Wat is de clausule voor het detacheren van bestuurders in investeringsovereenkomsten?

Het komt voor dat er in een investeringsovereenkomst een clausule is opgenomen over het detacheren van bestuurders, wanneer een start-up investeringen ontvangt van een venture capital (VC) bedrijf.
Hoewel u waarschijnlijk een algemeen idee heeft van wat een bestuursdetacheringclausule inhoudt, is het mogelijk dat u niet volledig begrijpt wat deze clausule precies is en welke juridische betekenis deze heeft.
In dit artikel zullen we de bestuursdetacheringclausule in een investeringsovereenkomst uitleggen.

https://monolith.law/corporate/belang-en-noodzaak-van-investeringscontract [ja]

Wat is een clausule voor het detacheren van bestuurders?

Een clausule voor het detacheren van bestuurders is een bepaling waarbij investeerders zoals VC’s (Venture Capitalists) hun eigen medewerkers detacheren om bestuurder te worden bij start-ups en dergelijke. Het doel hiervan is om hun eigen medewerkers aan te stellen als bestuurders van deze start-ups en dergelijke.

De betekenis van de clausule voor het detacheren van bestuurders

In investeringscontracten zijn er twee belangrijke redenen waarom een clausule voor het detacheren van bestuurders wordt opgenomen:

1. Toezicht op en controle van de besluitvorming van de raad van bestuur
2. Functie om interne bedrijfsinformatie te begrijpen

Toezicht op en controle van de besluitvorming van de raad van bestuur

De eerste reden is dat investeerders, zoals venture capitalists (VC’s), door het detacheren van hun eigen medewerkers als bestuurders, kunnen toezien op en controleren of de bedrijfsvoering van start-ups en dergelijke correct wordt uitgevoerd. Door VC’s en dergelijke te betrekken bij de raad van bestuur van start-ups als bestuurders, kunnen zij toezien op en controleren of de bedrijfsvoering in overeenstemming is met het bedrijfsplan.

Wettelijk gezien, volgens artikel 309, lid 1, van de Japanse Bedrijfswet, wordt de resolutie van de algemene vergadering van aandeelhouders, tenzij anders bepaald in de statuten, genomen door de meerderheid van de stemgerechtigde aandeelhouders die aanwezig zijn en die de meerderheid van de stemrechten hebben. Als er minder dan de helft van het aantal bestuurders wordt gedetacheerd, kunnen VC’s en dergelijke de besluitvorming van de raad van bestuur van start-ups en dergelijke niet wettelijk controleren. Echter, het is mogelijk dat de situatie ontstaat waarin de besluitvorming van de raad van bestuur in wezen wordt gecontroleerd door de betrokkenheid van en het uiten van meningen door de medewerkers van VC’s en dergelijke.

Daarnaast, als de gedetacheerde bestuurder spreekt in de raad van bestuur en de andere bestuurders negeren deze opmerkingen en nemen beslissingen die schade toebrengen aan het bedrijf, neemt het risico toe dat de andere bestuurders die de opmerkingen van de gedetacheerde bestuurder negeren, worden beoordeeld als in strijd met hun plicht van zorgvuldigheid en loyaliteit. Als gevolg hiervan kan worden verwacht dat er passende beslissingen worden genomen.

https://monolith.law/corporate/investment-contract-clause-management-company [ja]

Functie om interne bedrijfsinformatie te begrijpen

De tweede reden voor de clausule voor het detacheren van bestuurders in investeringscontracten is de functie om interne bedrijfsinformatie te begrijpen. Als VC’s en dergelijke hun eigen medewerkers betrekken bij de raad van bestuur van start-ups als bestuurders, kunnen zij toegang krijgen tot interne informatie die wordt gepresenteerd in de raad van bestuur. Bovendien, omdat zij betrokken zijn als bestuurders, kunnen zij ook vragen om informatie te verstrekken aan andere bestuurders om hun taken als bestuurders uit te voeren.

Omdat de gedetacheerde bestuurders van VC’s en dergelijke ook bestuurders zijn, als andere bestuurders worden gevraagd om informatie te verstrekken om hun taken uit te voeren door de gedetacheerde bestuurders van VC’s en dergelijke, zou het moeilijk zijn om dit te weigeren.

Uitzending als waarnemer

Een methode die vergelijkbaar is met het uitzenden van eigen medewerkers als bestuurders door VC’s en dergelijke, is het uitzenden als waarnemer in plaats van als bestuurder. Hoewel dit niet betekent dat men als bestuurder betrokken is bij de raad van bestuur van start-ups en dergelijke, zal men wel betrokken zijn als waarnemer, wat een vergelijkbaar effect zal hebben als een clausule voor het uitzenden van bestuurders. Wanneer men als waarnemer wordt uitgezonden, zal de invloed in principe kleiner zijn dan wanneer men als bestuurder betrokken is, maar men zal in staat zijn om risico’s te vermijden, zoals het dragen van de verantwoordelijkheid als bestuurder of het onvermogen om te stoppen als bestuurder.

Aandachtspunten voor start-ups en dergelijke met betrekking tot clausules voor het detacheren van bestuurders

We hebben de betekenis van de clausules voor het detacheren van bestuurders uitgelegd.

Hieronder zullen we de aandachtspunten bespreken voor start-ups en dergelijke met betrekking tot clausules voor het detacheren van bestuurders in investeringsovereenkomsten.

Aantal gedetacheerde bestuurders

Zoals eerder vermeld, wordt gesteld dat “besluiten van de algemene vergadering van aandeelhouders, tenzij anders bepaald in de statuten, worden genomen door de meerderheid van de stemrechten van de aandeelhouders die aanwezig zijn en die de meerderheid van de stemrechten kunnen uitoefenen” (Artikel 309, lid 1, van de Japanse Bedrijfswet). Daarom moeten start-ups en dergelijke voorzichtig zijn, want als ze te veel VC’s en dergelijke als bestuurders accepteren, kunnen ze de controle en het management van het bedrijf aan de VC’s en dergelijke verliezen.

Zelfs als start-ups en dergelijke de meerderheid van de stemmen hebben, moeten ze voorzichtig zijn als ze net de meerderheid hebben. Dit komt omdat het mogelijk is dat de bestuurders van start-ups en dergelijke zich aansluiten bij de VC’s en dergelijke, en de meerderheid van de stemmen aan hen verliezen. Bovendien kan het voorkomen dat de bestuurders van de start-up, afhankelijk van het voorstel, niet kunnen deelnemen aan de stemming als een speciale belanghebbende (Artikel 369, lid 2, van de Japanse Bedrijfswet), en dat ze niet de meerderheid kunnen bereiken.

Daarom is het wenselijk voor start-ups en dergelijke om een comfortabele meerderheid te behouden.

Karakter en persoonlijkheid van de gedetacheerde bestuurders

Er zijn verschillende soorten mensen met verschillende karakters, denkwijzen en persoonlijkheden die als bestuurders worden gedetacheerd. Als de gedetacheerde bestuurder niet goed past bij de start-up, kan dit leiden tot een situatie waarin de bestuurders van de start-up zich terugtrekken, en er geen constructieve discussies of soepele besluitvorming mogelijk zijn.

Daarom is het belangrijk voor start-ups en dergelijke die bestuurders detacheren om ook de compatibiliteit met de gedetacheerde bestuurders te overwegen, en als de compatibiliteit niet goed is, om een systeem op te zetten waarin ze de VC’s en dergelijke kunnen vragen om andere mensen als bestuurders te detacheren.

Belangrijke punten voor investeerders zoals VC’s bij het controleren van bestuursleden detacheringsclausules

We hebben eerder de aandachtspunten besproken vanuit het perspectief van start-ups en dergelijke met betrekking tot bestuursleden detacheringsclausules. Hieronder zullen we de aandachtspunten bespreken vanuit het perspectief van investeerders zoals VC’s in investeringscontracten.

Verantwoordelijkheid als bestuurslid

Wanneer een medewerker van een VC of dergelijke wordt gedetacheerd als bestuurslid bij een start-up, draagt deze natuurlijk de verantwoordelijkheid als bestuurslid. Daarom is het noodzakelijk om medewerkers te detacheren die hun taken als bestuurslid correct kunnen uitvoeren zonder in strijd te zijn met hun plicht tot trouw en zorgvuldigheid.

Wanneer een VC of dergelijke een bestuurslid detacheert, is het raadzaam om een aansprakelijkheidsbeperkingscontract af te sluiten voor de gedetacheerde bestuursleden en om een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten voor het geval dat.

Relatie met belangenconflicten

De gedetacheerde bestuursleden zijn tegelijkertijd medewerkers van de VC en bestuursleden van de start-up. In dat geval kan er een situatie ontstaan waarin men gedwongen wordt om acties te ondernemen die noodzakelijk zijn voor het voortbestaan van het bedrijf, maar die de waarde van de aandelen kunnen doen dalen. In dergelijke gevallen moet de gedetacheerde bestuurder zorgvuldig overwegen welke acties en uitspraken passend zijn.

Verantwoordelijkheid voor bestuursleden van start-ups, etc.

Als een medewerker van een VC of dergelijke wordt gedetacheerd als bestuurslid bij een start-up en betrokken is bij de raad van bestuur, wordt in feite erkend dat de VC of dergelijke een deel van de verantwoordelijkheid draagt als er problemen ontstaan. Dit maakt het in feite moeilijk voor de VC of dergelijke om de verantwoordelijkheid te zoeken bij de start-up of andere bestuursleden van de start-up.

Moeilijkheid om af te treden als bestuurslid

Er kunnen situaties ontstaan waarin het wenselijk is dat de gedetacheerde bestuursleden aftreden, bijvoorbeeld als er een belangenconflict ontstaat of als er geen uitzicht is op het terugvorderen van de investering. Echter, volgens artikel 346, lid 1, van de Japanse Bedrijvenwet (Companies Act), “Als een bestuurslid (in het geval van een bedrijf met een auditcomité, een bestuurslid dat een auditcomité lid is of een ander bestuurslid of een accounting advisor. Hetzelfde geldt hierna in dit artikel.) ontbreekt of als het aantal bestuursleden bepaald door deze wet of de statuten ontbreekt, heeft het bestuurslid dat is afgetreden door het verstrijken van zijn termijn of door ontslag nog steeds de rechten en plichten van een bestuurslid totdat een nieuw bestuurslid (inclusief degenen die de taken van een tijdelijk bestuurslid moeten uitvoeren.) aantreedt.” Daarom kan er een situatie ontstaan waarin men in feite niet kan aftreden als bestuurslid totdat een nieuw bestuurslid is gekozen. Bovendien, als meerdere VC’s en dergelijke bestuursleden detacheren, kan het door de relatie tussen artikel 346, lid 1, van de Bedrijvenwet en het aantal bestuursleden zo zijn dat of men kan aftreden of niet wordt bepaald door wie het eerst komt.

Daarom, wanneer een VC of dergelijke een bestuurslid detacheert, is het noodzakelijk om zorgvuldig te overwegen of men een bestuurslid wil detacheren, rekening houdend met het aantal bestuursleden van de start-up en het aantal bestuursleden dat door andere VC’s en dergelijke is gedetacheerd.

Informatieverschaffing aan VC’s en dergelijke als aandeelhouders

Zelfs voor bestuursleden die zijn gedetacheerd vanuit een VC of dergelijke, geldt dezelfde zorgplicht als voor gewone bestuursleden. Daarom, als de gedetacheerde bestuursleden onzorgvuldig informatie verstrekken aan de VC of dergelijke, die slechts een aandeelhouder is, kunnen zij in strijd zijn met hun zorgplicht als bestuurslid. Daarom is het belangrijk voor VC’s en dergelijke om, wanneer zij een bestuurslid detacheringsclausule in het investeringscontract opnemen, tegelijkertijd een clausule op te nemen die het de gedetacheerde bestuursleden toestaat om informatie die zij als bestuurslid hebben verkregen, te verstrekken aan de VC of dergelijke.

Samenvatting

We hebben zojuist de clausule over de benoeming van bestuurders in investeringsovereenkomsten besproken. Wanneer we deze clausule beschrijven vanuit het oogpunt van zowel startende ondernemingen als investeerders, lijkt het een bepaling te zijn waarbij uiterste voorzichtigheid geboden is. Echter, er zijn veel ervaren en getalenteerde professionals bij venture capital bedrijven en dergelijke. Startende ondernemingen kunnen profiteren van deze talenten om hun bedrijf te laten groeien, terwijl venture capital bedrijven en dergelijke hun personeel kunnen inzetten om het bedrijf te laten groeien en zo een groter rendement te behalen. Dit creëert een win-win situatie, wat het uiteindelijke doel is van de clausule over de benoeming van bestuurders. Om de oorspronkelijke rol van deze clausule volledig tot zijn recht te laten komen, is het raadzaam om een gespecialiseerde advocaat een investeringsovereenkomst te laten opstellen of advies te vragen aan een advocaat.