Beoordeling van de geldigheid van disciplinaire ontslagen onder het Japanse arbeidsrecht

In het Japanse arbeidsrecht is disciplinair ontslag de zwaarste straf die een werkgever aan een werknemer kan opleggen. Het is niet alleen een beëindiging van de arbeidsovereenkomst, maar heeft ook de aard van een sanctie voor het overtreden van de bedrijfsorde door de werknemer. Daarom kan disciplinair ontslag ernstige nadelen voor de carrière van een werknemer met zich meebrengen, zoals het niet uitbetalen of verminderen van de ontslagvergoeding en aanzienlijke belemmeringen voor de herintreding op de arbeidsmarkt. Gezien de ernst van disciplinair ontslag, beoordelen Japanse rechtbanken de geldigheid ervan uiterst streng. Het is essentieel dat bedrijfsleiders en juridische medewerkers de juridische vereisten nauwkeurig begrijpen en zorgvuldige procedures volgen wanneer zij disciplinair ontslag overwegen. Een overhaaste beslissing kan leiden tot een ongeldig ontslag en onvoorziene juridische en economische risico’s voor het bedrijf.

Dit artikel legt uit hoe Japanse rechtbanken de geldigheid van disciplinair ontslag beoordelen, gebaseerd op de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet. We richten ons met name op de twee vereisten die door de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet worden gesteld: ‘objectief redelijke gronden’ en ‘billijkheid volgens sociale normen’, en analyseren hoe deze concepten in de praktijk worden toegepast aan de hand van specifieke rechtszaken. Dit artikel heeft als doel Japanse bedrijven die in Japan actief zijn te helpen bij het adequaat beheren van arbeidsgerelateerde risico’s en het naleven van de wetgeving door middel van goed personeels- en arbeidsmanagement.

De Essentiële Verschillen tussen Disciplinaire Ontslag en Gewoon Ontslag Onder Japans Arbeidsrecht

In Japan bestaan er hoofdzakelijk twee typen ontslag: gewoon ontslag en disciplinaire ontslag. Hoewel beide leiden tot de beëindiging van een arbeidsovereenkomst, verschillen ze fundamenteel in juridische aard en vereisten. Het begrijpen van dit verschil is cruciaal voor het beoordelen van de geldigheid van een disciplinaire ontslag.

Gewoon ontslag vindt vaak plaats op grond van onvoldoende prestaties van de werknemer, slechte werkhouding, of onvermogen om te werken door ziekte of letsel, wat neerkomt op wanprestatie van de arbeidsovereenkomst. Dit is een reactie op de moeilijkheid om de overeenkomst voort te zetten en heeft geen bestraffend karakter.

Disciplinaire ontslag daarentegen, is een vorm van disciplinaire maatregel die wordt opgelegd in reactie op ernstige schendingen van de bedrijfsorde door de werknemer, zoals verduistering in dienstverband, ernstige intimidatie, of ongerechtvaardigde langdurige afwezigheid zonder toestemming. De essentie ervan ligt in het handhaven van de bedrijfsorde door middel van een ‘straf’. Dit bestraffende karakter is de grootste onderscheidende factor ten opzichte van gewoon ontslag. Rechtbanken voeren een strengere toetsing uit op de geldigheid van disciplinaire ontslag, als een sanctie die aanzienlijke nadelen voor de werknemer met zich meebrengt, dan bij gewoon ontslag. Dit betekent dat voor een disciplinaire ontslag om als geldig te worden beschouwd, de werkgever niet alleen moet bewijzen dat er een reden voor ontslag is, maar ook dat de opgelegde straf gerechtvaardigd is door een zeer ernstige schending van de discipline.

De Twee Juridische Grondslagen die de Geldigheid van Disciplinaire Ontslagen Reguleren Onder Japans Recht

De geldigheid van disciplinaire ontslagen wordt voornamelijk beoordeeld op basis van twee artikelen in de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet. Omdat een disciplinair ontslag zowel een ‘disciplinaire’ als een ‘ontslag’-component heeft, is het onderhevig aan de regelgeving van beide artikelen. Zonder door deze dubbele juridische filter te komen, wordt een disciplinair ontslag niet als geldig beschouwd.

De eerste grondslag is Artikel 15 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet. Dit artikel reguleert alle vormen van disciplinaire maatregelen en stelt: “In gevallen waarin een werkgever een werknemer mag disciplineren, wordt de disciplinaire actie als ongeldig beschouwd als deze, gezien de aard en de manier van het gedrag van de betrokken werknemer en andere omstandigheden, objectief gezien een redelijke grond mist en niet als passend wordt beschouwd volgens sociale normen.” Dit beoordeelt of het betwiste gedrag een disciplinaire maatregel rechtvaardigt en, zo ja, of de gekozen disciplinaire maatregel niet onevenredig is (proportionaliteitsbeginsel).

De tweede grondslag is Artikel 16 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet. Dit artikel heeft betrekking op ontslagen in het algemeen en bepaalt: “Een ontslag wordt als ongeldig beschouwd als het, objectief gezien, een redelijke grond mist en niet als passend wordt beschouwd volgens sociale normen.” Dit is een codificatie van de rechtspraak bekend als ‘misbruik van het recht om te ontslaan’ en dient als een standaard om te beoordelen of het überhaupt toegestaan is om een werknemer te ontslaan.

Disciplinaire ontslagen worden beoordeeld door zowel de geldigheid als ‘ontslag’ onder Artikel 16 van de Arbeidsovereenkomstenwet als de gepastheid als ‘disciplinaire maatregel’ onder Artikel 15 toe te passen. Deze strenge beoordeling maakt de drempel voor de geldigheid van disciplinaire ontslagen uiterst hoog.

Kerncriteria voor de Beoordeling van de Geldigheid van Ontslag op Staande Voet onder Japans Arbeidsrecht

De termen “objectief redelijke gronden” en “maatschappelijk aanvaardbare redelijkheid”, die beide worden gebruikt in artikel 15 en artikel 16 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet, zijn essentiële criteria bij het beoordelen van de geldigheid van ontslag op staande voet. Het is cruciaal om te begrijpen wat deze abstracte criteria concreet betekenen.

“Objectief redelijke gronden” verwijzen voornamelijk naar het bestaan en de rechtvaardiging van de feiten die ten grondslag liggen aan het ontslag. Ten eerste moet de werkgever kunnen bewijzen dat het problematische gedrag van de werknemer met objectief bewijs aantoonbaar is. Een subjectieve beoordeling of vermoeden van de werkgever is onvoldoende. Ten tweede moeten de bewezen feiten duidelijk overeenkomen met de redenen voor ontslag op staande voet zoals vooraf vastgelegd in de arbeidsreglementen. Het is niet mogelijk om iemand te ontslaan op staande voet op basis van gedrag dat niet in de arbeidsreglementen is gespecificeerd.

Aan de andere kant betekent “maatschappelijk aanvaardbare redelijkheid” de evenwichtigheid van de sanctie, oftewel het proportionaliteitsbeginsel. Zelfs als er een handeling is die overeenkomt met de redenen voor ontslag zoals vastgelegd in de arbeidsreglementen, moet de aard en de wijze van de handeling, en andere omstandigheden in overweging genomen worden om te bepalen of ontslag op staande voet, een uiterst zware sanctie, maatschappelijk aanvaardbaar is. Rechtbanken overwegen de motieven en de wijze van de handeling, de mate van schade toegebracht aan het bedrijf, de eerdere werkhouding en disciplinaire geschiedenis van de werknemer, het al dan niet tonen van berouw na de overtreding, en de eerlijkheid in vergelijking met eerdere sancties voor vergelijkbare gevallen binnen het bedrijf om de redelijkheid te beoordelen.

Hieronder volgt een tabel die de relatie tussen deze twee criteria samenvat.

Belangrijkste Redenen voor Disciplinaire Ontslagen en Analyse van Rechtspraak in Japan

In dit gedeelte bespreken we de typische redenen voor disciplinaire ontslagen en analyseren we hoe Japanse rechtbanken de geldigheid ervan hebben beoordeeld aan de hand van specifieke rechtszaken.

Carrièrevervalsing onder Japans recht

Om een disciplinair ontslag op basis van carrièrevervalsing geldig te laten zijn, moet de vervalsing betrekking hebben op een ‘belangrijk aspect van de carrière’. Een belangrijk aspect van de carrière is iets waarvan, als de werkgever de waarheid had geweten, hij de werknemer waarschijnlijk niet zou hebben aangenomen, of in ieder geval niet onder dezelfde arbeidsvoorwaarden een contract zou hebben gesloten.

Een leidende rechtszaak op dit gebied is de Sumiken Seiko-zaak (beslissing van het Japanse Hooggerechtshof op 19 september 1981 (1981)). In deze zaak werd een werknemer die zijn universitaire studie had afgebroken en zich valselijk als middelbare school afgestudeerde had voorgesteld, effectief disciplinair ontslagen nadat de onderneming werknemers had geworven met een opleidingsniveau van middelbare school of lager. De rechtbank oordeelde dat het vervalsen van de opleiding niet slechts een simpele valse verklaring was, maar een ernstige daad die de kern van het personeelsbeheer, zoals de samenstelling van de werknemers en het loonsysteem van het bedrijf, en dus de bedrijfsorde verstoort, en de vertrouwensrelatie tussen werkgever en werknemer vernietigt. Deze uitspraak benadrukt het belang van de impact van carrièrevervalsing op de bedrijfsorde.

Daarentegen, als de vervalste carrièregegevens niet direct gerelateerd zijn aan de inhoud van de baan, of als de vacature duidelijk vermeldde dat ‘opleidingsniveau niet van belang is’ of ‘onervaren kandidaten welkom zijn’, dan kan de vervalsing niet worden beschouwd als een belangrijk aspect van de carrière, en is de kans groot dat een disciplinair ontslag ongeldig wordt verklaard.

Overtreding van Werkopdrachten Onder Japans Recht

De geldigheid van disciplinair ontslag op grond van het overtreden van werkinstructies hangt in de eerste plaats af van de rechtmatigheid van de werkinstructies zelf. Deze instructies moeten noodzakelijk zijn voor het werk, mogen niet in strijd zijn met wetten of arbeidsovereenkomsten en mogen niet gebaseerd zijn op oneigenlijke motieven (zoals pesterijen).

Een bekend precedent waarin de rechtmatigheid van werkinstructies werd erkend, is de zaak van het Nippon Telegraph and Telephone Public Corporation Obihiro Office (Hooggerechtshof van Japan, 13 maart 1986 (1986)). In deze zaak werd een disciplinaire maatregel tegen een werknemer die weigerde een gedetailleerd medisch onderzoek te ondergaan, zoals voorgeschreven door het gezondheidsbeleid van het bedrijf, als geldig beschouwd. De rechtbank oordeelde dat het volgen van werkinstructies met een rationeel doel, zoals het waarborgen van de gezondheid van werknemers, een verplichting is onder het arbeidscontract. In recentere gevallen is ook geoordeeld dat ontslag van een werknemer die herhaaldelijk werkinstructies negeerde en geen verbetering toonde ondanks eerdere disciplinaire maatregelen, geldig was (Tokyo High Court, 2 oktober 2019 (2019)).

Aan de andere kant, als werkinstructies geen zakelijke noodzaak hebben of inhoudelijk onredelijk zijn volgens maatschappelijke normen (zoals het bevelen van wieden als straf), of als de werknemer een legitieme reden heeft om de instructies te weigeren (zoals gezondheidsproblemen) maar de werkgever dit negeert en toch instructies geeft, dan is disciplinair ontslag op basis van het niet naleven van die instructies ongeldig.

Bedrijfsembezzlement en verduistering onder Japans recht

Embezzlement en verduistering van geld door werknemers worden gezien als uiterst ernstige vormen van verraad die de vertrouwensrelatie met de werkgever volledig vernietigen. Daarom worden zelfs in gevallen waarin het schadebedrag klein is, disciplinaire ontslagen vaak als rechtsgeldig beschouwd. Een voorbeeld hiervan is de zaak van een buschauffeur die de buskosten verduisterde (West Japan Railway Bus Incident, Fukuoka District Court, 30 april 1985 (1985)). Ongeacht het bedrag werd het disciplinaire ontslag als rechtsgeldig beschouwd, omdat vanwege de aard van de taak – het innen van buskosten van passagiers – een hoge mate van integriteit vereist is.

Echter, Japanse rechtbanken hanteren geen simpel zero-tolerance (onverdraagzaamheid) principe. Dit wordt geïllustreerd door een belangrijke rechtszaak, het Korin Motors Incident (Tokyo District Court, 7 februari 2006 (2006)). In deze zaak had een werknemer ongeveer 4,5 jaar lang ongeveer 350.000 yen aan onterechte reiskostenvergoeding ontvangen, maar het disciplinaire ontslag werd als ongeldig beschouwd. De rechtbank oordeelde dat de motivatie voor de onrechtmatige ontvangst was om de loonsverlaging van het bedrijf te compenseren en dat de kwaadaardigheid laag was, dat het beheersysteem van het bedrijf voor reiskostenvergoedingen slordig was, en dat de aard en het bedrag van de fraude niet in verhouding stonden tot de zware sanctie van disciplinair ontslag, waardoor het ontbrak aan de redelijkheid volgens sociale normen. Deze zaak toont duidelijk de houding van de rechtbank aan, die zelfs in het geval van duidelijk wangedrag zoals embezzlement, de omstandigheden op de achtergrond in overweging neemt en de redelijkheid van de sanctie strikt beoordeelt.

Misdragingen in het Privéleven

Het disciplinair ontslaan van een werknemer op basis van misdragingen in het privéleven (bijvoorbeeld criminele activiteiten) wordt in principe slechts beperkt toegestaan. Dit komt omdat de disciplinaire bevoegdheid van een bedrijf in Japan hoofdzakelijk gericht is op het handhaven van de bedrijfsorde en niet onbeperkt van toepassing is op het privéleven van werknemers.

Om een disciplinair ontslag geldig te laten zijn, moet de misdraging in het privéleven direct verband houden met de bedrijfsactiviteiten van de onderneming, of moet er een concreet risico bestaan dat het de sociale reputatie van de onderneming schaadt. Dit beoordelingscriterium werd geïllustreerd in de Yokohama Rubber-zaak (uitspraak van het Japanse Hooggerechtshof op 28 juli 1970 (1970)). In deze zaak werd een disciplinair ontslag van een fabrieksarbeider, die buiten werktijd dronken was en een woning was binnengedrongen en vervolgens veroordeeld werd tot een boete wegens huisvredebreuk, als ongeldig beschouwd. De rechtbank oordeelde dat de privé-activiteiten van een arbeider geen directe invloed hadden op de bedrijfsactiviteiten van de bandenfabrikant, noch de sociale reputatie van het bedrijf concreet schaadde.

Echter, in gevallen waarbij bijvoorbeeld een werknemer van het openbaar vervoer een ernstige verkeersovertreding begaat, of een bedrijfsfunctionaris zijn sociale positie misbruikt om een misdrijf te plegen en dit wordt gerapporteerd in de media waardoor de reputatie van het bedrijf ernstig wordt beschadigd, kan disciplinair ontslag als geldig worden beschouwd.

Praktische managementoverwegingen bij het overwegen van disciplinaire ontslagen onder Japans arbeidsrecht

Op basis van de tot nu toe bekeken juridische principes en jurisprudentie, presenteren we enkele praktische overwegingen die bedrijven in acht moeten nemen bij het overwegen van disciplinaire ontslagen.

Ten eerste is er het belang van het arbeidsreglement. De gronden voor disciplinair ontslag moeten allemaal specifiek en duidelijk zijn vastgelegd in het arbeidsreglement. Als het arbeidsreglement niet goed is opgesteld of als de bepalingen vaag zijn, mist het disciplinaire ontslag in de eerste plaats een juridische basis.

Ten tweede is er het belang van een grondig feitenonderzoek en het veiligstellen van objectief bewijs. Beslissingen over disciplinaire ontslagen moeten niet gebaseerd zijn op speculatie of geruchten, maar op objectief bewijs. Een zorgvuldig onderzoeksproces, inclusief interviews met betrokkenen en het controleren van documenten en elektronische gegevens, is essentieel.

Ten derde is het bieden van een kans om zich te verdedigen van cruciaal belang. Voordat een disciplinaire maatregel wordt vastgesteld, is het uiterst belangrijk om de betrokken werknemer de kans te geven om uitleg te geven over de feiten waarvan hij of zij wordt verdacht en om verweer of verklaringen te geven. Het verzuimen van deze procedure kan ertoe leiden dat, zelfs als er een geldige reden voor ontslag is, het ontslag als ongeldig wordt beschouwd vanwege procedurele gebreken.

Ten slotte moet de proportionaliteit van de sanctie worden overwogen. Disciplinair ontslag is een laatste redmiddel en afhankelijk van de ernst van het wangedrag, moet men altijd overwegen om lichtere disciplinaire maatregelen te kiezen, zoals berisping, salarisverlaging of schorsing. Het behouden van evenwicht met eerdere disciplinaire maatregelen binnen het bedrijf is ook vereist vanuit het oogpunt van eerlijkheid.

Samenvatting

Zoals in detail besproken in dit artikel, wordt disciplinair ontslag onder het Japanse rechtssysteem, vanwege zijn bestraffende aard, onderworpen aan zeer strikte juridische beperkingen. De geldigheid van een disciplinair ontslag wordt beoordeeld op basis van ‘objectief redelijke gronden’ en ‘maatschappelijke aanvaardbaarheid’, twee vereisten die door de rechtbank zorgvuldig worden getoetst aan de specifieke omstandigheden van de zaak. Vanuit het perspectief van bedrijfsvoering is het belangrijk te erkennen dat disciplinair ontslag een optie is met een zeer hoog juridisch risico en alleen als laatste redmiddel moet worden overwogen. Voordat men tot deze beslissing komt, is het essentieel om zorgvuldig verschillende stappen te doorlopen: het opstellen van arbeidsreglementen, een eerlijk onderzoek gebaseerd op objectief bewijs, naleving van de juiste procedures en een zorgvuldige beoordeling van de proportionaliteit van de sanctie.

Monolith Law Office heeft een rijke ervaring in het verlenen van juridische diensten op het gebied van arbeidsrecht, zoals besproken in dit artikel, aan een groot aantal cliënten in Japan. In het bijzonder hebben we strategisch advies gegeven vanuit een bedrijfsmanagementperspectief over het voorkomen en aanpakken van geschillen met betrekking tot personeelszaken, inclusief disciplinaire ontslagen. Ons kantoor heeft meerdere advocaten in dienst die gekwalificeerd zijn in buitenlandse rechtsgebieden en Engels spreken, waardoor we gedetailleerde ondersteuning kunnen bieden zonder taalbarrières voor bedrijven die te maken hebben met unieke uitdagingen op het gebied van arbeidsrecht in Japan bij hun internationale activiteiten. Van het herzien van arbeidsreglementen tot het beoordelen van de rechtmatigheid van disciplinaire maatregelen in individuele gevallen, en van het omgaan met arbeidsgeschillen tot rechtszaken, wij bieden optimale juridische diensten afgestemd op de situatie van uw bedrijf.