Uitleg over het beleid en de gerelateerde wetgeving voor buitenlandse arbeidskrachten in het Japanse arbeidsrecht

In de Japanse arbeidsmarkt wordt de aanwezigheid van buitenlands talent met het jaar prominenter. Voor bedrijven die duurzame groei nastreven, is het benutten van talent met diverse achtergronden een essentiële bedrijfsstrategie geworden. Echter, bij het in dienst nemen van buitenlands talent is het van cruciaal belang om het unieke juridische kader te begrijpen dat verschilt van het in dienst nemen van werknemers met de Japanse nationaliteit. Dit juridische kader bestaat uit twee hoofdlagen.

Ten eerste is er de “Immigratiecontrole en Vluchtelingenherkenning Wet” (hierna “Immigratiewet”), die bepaalt of buitenlanders in Japan mogen werken en een beloning mogen ontvangen, ongeacht het type activiteit. Dit is in feite de ‘toegangspoort’ tot de wet.

Ten tweede zijn er de Japanse arbeidswetten, waaronder de “Arbeidsnormenwet” en de “Arbeidsovereenkomstenwet”, die de arbeidsvoorwaarden en werkomgeving reguleren nadat een arbeidsovereenkomst is gesloten. Deze regels zijn ‘interne’ regels die, ongeacht nationaliteit, gelijkelijk van toepassing zijn op alle werknemers die in Japan werken.

In dit artikel zullen we systematisch de juridische systemen uitleggen waarmee bedrijfsleiders en juridische medewerkers geconfronteerd kunnen worden wanneer zij overwegen buitenlands talent in dienst te nemen. We zullen specifiek ingaan op de vereisten voor de verblijfsstatus ‘Technologie, Humanistische Kennis en Internationale Diensten’, die een centrale rol speelt bij de tewerkstelling van gespecialiseerd personeel, en de structuur en juridische verplichtingen van het “Technische Stagiaire Programma”, dat bedoeld is om internationale bijdragen te leveren maar in de praktijk functioneert als een substantiële arbeidskracht. Verder bevestigen we het fundamentele principe dat de Japanse arbeidswetgeving volledig van toepassing is op buitenlands talent dat onder deze systemen wordt aangenomen, en we zullen de praktische risico’s en verantwoordelijkheden die bedrijven moeten overwegen, verduidelijken aan de hand van daadwerkelijke rechtszaken.

De Juridische Kaders die het Beleid voor Buitenlandse Arbeidskrachten in Japan Ondersteunen

In Japan wordt de mogelijkheid voor buitenlanders om tegen betaling werkzaamheden te verrichten, oftewel werkzaam te zijn, uitsluitend bepaald door de ‘verblijfsstatus’ die zij bezitten. Dit principe is een fundamentele regel vastgelegd in de Japanse Immigratiewet. Wanneer bedrijven overwegen buitenlands talent aan te nemen, is het allereerst van belang om dit systeem van verblijfsstatus te begrijpen.  

Verblijfsstatussen worden grofweg in twee categorieën ingedeeld. De ene categorie betreft statussen die worden toegekend op basis van persoonlijke status of positie, zoals ‘permanente bewoners’ of ‘echtgenoten van Japanners’. Buitenlanders met deze statussen hebben geen enkele beperking op werkactiviteiten en kunnen, net als Japanners, in elk beroep werkzaam zijn. De andere categorie betreft statussen die worden toegekend met het doel specifieke activiteiten te ondernemen. Voorbeelden hiervan zijn ‘docent’, ‘medisch’ en ‘bedrijfsmanagement’, en momenteel werken veel buitenlanders in professionele en technische sectoren onder deze soort verblijfsstatus. Bij deze statussen is werk alleen toegestaan binnen de reikwijdte van de toegestane activiteiten.  

Onder dit systeem zijn bedrijven wettelijk verplicht de verblijfsstatus van potentiële buitenlandse werknemers te controleren. Concreet betekent dit dat bij aanname een ‘verblijfskaart’ moet worden getoond, en moet worden gecontroleerd of de status werk toestaat en of de toegestane activiteiten overeenkomen met de werkzaamheden die het bedrijf de buitenlander wil laten uitvoeren. Ook is er een verplichting om de tewerkstelling van buitenlanders te melden (bij aanname en vertrek). Als een bedrijf een buitenlander in dienst neemt die geen toestemming heeft om te werken, of als het werk buiten de reikwijdte van de verblijfsstatus valt, kan het bedrijf, ongeacht opzet of nalatigheid, aansprakelijk worden gesteld voor het bevorderen van illegale tewerkstelling. Dit kan leiden tot strenge straffen, zelfs als het bedrijf niet de intentie had om de wet te overtreden, en vormt een ernstig compliance-risico.  

Wat hier belangrijk is, is dat de regelgeving omtrent de tewerkstelling van buitenlanders een dubbele structuur heeft. De Immigratiewet bepaalt in eerste instantie of er het ‘recht’ is om in Japan te werken. Wanneer deze horde is genomen en er een arbeidsovereenkomst is gesloten tussen een bedrijf en een buitenlander met een legale verblijfsstatus, dan worden de ‘voorwaarden’ van de arbeidsovereenkomst volledig gereguleerd door de Japanse arbeidswetgeving. Zelfs als aan alle vereisten van de Immigratiewet is voldaan, zijn arbeidsvoorwaarden die in strijd zijn met de Arbeidsnormenwet niet toegestaan. Omgekeerd, hoe genereus de arbeidsvoorwaarden ook mogen zijn, als de juiste verblijfsstatus ontbreekt, is het werk zelf illegaal. Daarom wordt van bedrijven verwacht dat zij een dubbel compliance-systeem opzetten dat zowel de Immigratiewet als de arbeidswetgeving omvat.

Verblijfskwalificaties voor gespecialiseerde en technische domeinen: Vereisten voor ‘Technologie, Menselijke Kennis & Internationale Zaken’

Wanneer u buitenlands talent met gespecialiseerde kennis of technische vaardigheden en een universitaire graad of hoger wilt aannemen, is de meest algemeen gebruikte verblijfskwalificatie ‘Technologie, Menselijke Kennis & Internationale Zaken’. Deze verblijfskwalificatie omvat drie categorieën: natuurwetenschappelijke velden zoals wetenschap en engineering (Technologie), geesteswetenschappelijke velden zoals rechten en economie (Menselijke Kennis), en gebieden die denken en gevoeligheid vereisen die geworteld zijn in buitenlandse culturen (Internationale Zaken). Om goedkeuring voor deze verblijfskwalificatie te verkrijgen, moet men voldoen aan de strikte vereisten die zijn vastgesteld in de Immigratiewet en de bijbehorende ministeriële verordeningen.

Ten eerste is de meest cruciale vereiste dat er een nauwe relatie bestaat tussen de inhoud van het werk dat men wil uitvoeren en de academische achtergrond of werkervaring van de persoon. Een typisch voorbeeld is iemand die informatietechnologie heeft gestudeerd aan een universiteit en als systeemingenieur werkt, of iemand die is afgestudeerd in economie en als marketinganalist werkt. Als deze relatie niet objectief kan worden bewezen, wordt de aanvraag niet goedgekeurd. Zelfs als men niet voldoet aan de academische vereisten, is het mogelijk om aan deze vereiste te voldoen door werkervaring: meer dan 10 jaar in de ‘Technologie’ of ‘Menselijke Kennis’ sectoren, en meer dan 3 jaar in de ‘Internationale Zaken’ sector. Het bewijzen van deze ‘relatie’ is niet slechts een procedurele taak van het indienen van documenten. Het vereist het opbouwen van een overtuigend ‘verhaal’ dat concreet en logisch uitlegt waarom de specifieke expertise en ervaring van de buitenlander essentieel zijn voor het werk. Een generieke functieomschrijving is onvoldoende; een strategisch ontwerp van de functie met het oog op de aanvraag voor de verblijfskwalificatie vanaf het wervingsstadium is vereist.

Ten tweede, aangezien deze verblijfskwalificatie bedoeld is voor het uitvoeren van gespecialiseerde werkzaamheden, worden activiteiten die worden beschouwd als ‘eenvoudige arbeid’ niet toegestaan. Als de inhoud van het werk wordt beoordeeld als routinematige taken die geen gespecialiseerde kennis of analytisch denken vereisen, wordt de verblijfskwalificatie niet goedgekeurd.

Ten derde zijn er vereisten met betrekking tot de beloning. Het bedrag van de beloning die de buitenlandse werknemer ontvangt, moet gelijk zijn aan of hoger dan het bedrag dat Japanse werknemers ontvangen voor vergelijkbaar werk. Dit is een belangrijke bepaling om te voorkomen dat buitenlanders worden gebruikt als goedkope arbeidskrachten en om een eerlijke arbeidsmarkt te handhaven.

Ten slotte wordt ook de stabiliteit en continuïteit van het bedrijf van de werkgever beoordeeld. Er wordt gekeken of het bedrijf een solide zakelijke basis heeft om de buitenlandse werknemer in dienst te nemen en continu salaris te betalen, en of er een rationele zakelijke reden is om dat talent nodig te hebben, wat wordt bevestigd door middel van financiële documenten.

De Structuur van het Japanse Technical Intern Training Program en de Juridische Verplichtingen van Bedrijven

Het Technical Intern Training Program (技能実習制度) stelt Japanse bedrijven in staat om stagiairs uit ontwikkelingslanden te ontvangen en via On-the-Job Training (OJT) praktische technieken, vaardigheden en kennis over te dragen. Dit draagt bij aan de ontwikkeling van talent dat de economische groei in hun thuislanden kan ondersteunen. Het programma wordt gereguleerd door een specifieke wet, de ‘Act on Proper Technical Intern Training and Protection of Technical Intern Trainees’ (以下「技能実習法」).

Onder de Technical Intern Training Act is de Organization for Technical Intern Training (OTIT) opgericht om toezicht te houden op de juiste uitvoering van het programma. Bedrijven die stagiairs willen ontvangen, moeten een gedetailleerd ‘Technical Intern Training Plan’ opstellen voor elke stagiair en goedkeuring krijgen van OTIT. Dit plan moet specifieke details bevatten over de vaardigheden die worden aangeleerd, de duur en de behandeling van de stagiairs, en OTIT beoordeelt streng of het plan voldoet aan de wettelijke normen.

Bedrijven die als trainingsaanbieders fungeren, hebben veel juridische verplichtingen onder de Technical Intern Training Act. Vooral de bepalingen ter bescherming van de mensenrechten van de stagiairs zijn van groot belang. Het is bijvoorbeeld expliciet verboden om paspoorten of verblijfskaarten van stagiairs in beslag te nemen, hen te dwingen te sparen, of contracten op te stellen die boetes voor contractbreuk bevatten.

Hoewel ze in het systeem ‘stagiairs’ worden genoemd, sluiten technische stagiairs een arbeidsovereenkomst met het ontvangende bedrijf en werken als werknemers. Daarom, met uitzondering van de trainingsperiode na binnenkomst in Japan, zijn Japanse arbeidswetten zoals de Labor Standards Act, Minimum Wage Act en Occupational Safety and Health Act volledig van toepassing.

Het Technical Intern Training Program bevindt zich momenteel op een belangrijk keerpunt. De Japanse regering heeft besloten het programma af te schaffen en een nieuw ‘Specified Skilled Worker Program’ te creëren. De implementatiedatum is binnen drie jaar na de aankondiging in juni 2024 (2024年6月), maar staat op dit moment nog niet vast. Het belangrijkste kenmerk van het nieuwe systeem is de verschuiving van het doel van ‘internationale bijdrage’ naar ‘ontwikkeling en zekerstelling van talent in de Japanse industriesectoren’. Dit zal het kader veranderen naar een waarin buitenlandse werknemers formeel worden gepositioneerd en ondersteund voor langetermijncarrièreontwikkeling door middel van systematische training. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste verschillen tussen de twee systemen.

Deze systeemverandering suggereert dat het voor bedrijven belangrijker dan ooit wordt om een strategisch personeelsplan te ontwikkelen dat niet alleen gericht is op het gebruik van buitenlands talent als kortetermijnarbeidskrachten, maar ook op de langetermijnontwikkeling en integratie in de organisatie.

De toepassing van Japanse arbeidswetgeving ongeacht nationaliteit

Bij het in dienst nemen van buitenlandse werknemers is het meest fundamentele principe dat werkgevers moeten volgen, dat vanaf het moment dat de arbeidsrelatie tot stand komt, de Japanse arbeidswetgeving gelijkelijk van toepassing is op alle werknemers, ongeacht hun nationaliteit. Dit is een onwrikbare regel die is vastgesteld door de Japanse wetgeving en rechterlijke uitspraken.

De kern van dit principe is Artikel 3 van de Japanse Arbeidsnormenwet. Dit artikel bepaalt dat “een werkgever geen discriminerende behandeling mag geven op basis van de nationaliteit, geloof of sociale status van de werknemer met betrekking tot loon, arbeidstijden en andere arbeidsvoorwaarden”. Dit betekent dat het wettelijk verboden is om buitenlanders een lager loon te geven dan Japanse werknemers, of om hen nadelige arbeidstijden of vakantieregelingen op te leggen. Uiteraard is het minimumloon dat in elke prefectuur is vastgesteld ook van toepassing op buitenlandse werknemers. Bovendien is, wanneer er overuren worden gemaakt, de betaling van overwerkvergoeding net als bij Japanse werknemers vereist.

Ook wat betreft ontslag worden buitenlandse werknemers uitgebreid beschermd door de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet. Artikel 16 van deze wet bepaalt dat “een ontslag ongeldig is als het objectief gezien een redelijke grond mist en niet als passend wordt beschouwd volgens de sociale normen”. Dit staat bekend als de ‘misbruik van ontslagrecht’-doctrine en is een belangrijk principe dat de Japanse arbeidspraktijken juridisch ondersteunt, waarbij werknemers niet enkel op basis van de voorkeur van de werkgever ontslagen kunnen worden. Dit principe is volledig van toepassing op buitenlandse werknemers, waardoor er strikte eisen worden gesteld aan ontslag.

Verder is de Japanse Wet op Arbeidsveiligheid en -gezondheid, die de veiligheid en gezondheid van werknemers waarborgt, uiteraard ook van toepassing op buitenlandse werknemers. Bedrijven hebben de plicht om ook voor buitenlandse werknemers een veilige werkomgeving te bieden. Vooral bij het uitvoeren van onderwijs en training met betrekking tot veiligheid en gezondheid wordt verwacht dat dit gebeurt in een taal en op een manier die de werknemer kan begrijpen. Bijvoorbeeld, het gebruik van illustraties of documentatie in de moedertaal kan nodig zijn.

Het Japanse Ministerie van Gezondheid, Arbeid en Welzijn heeft richtlijnen gepubliceerd die bedoeld zijn om naleving van deze wetten te ondersteunen, getiteld “Richtlijnen voor de juiste behandeling van buitenlandse werknemers in het beheer van hun dienstverband”. Deze richtlijnen geven specifieke maatregelen aan die werkgevers moeten nemen in elke fase van het dienstverband, van werving en aanstelling tot ontslag. Bijvoorbeeld, het duidelijk maken van passende arbeidsvoorwaarden, het bieden van ondersteuning bij het leven, en het opzetten van een klachten- en adviessysteem worden aanbevolen. Hoewel deze richtlijnen zelf geen directe sancties bevatten, functioneren ze als een soort ‘soft law’. Met andere woorden, in het geval van een arbeidsconflict kunnen de rechtbanken de ‘redelijkheid’ en ‘oprechtheid’ van de reactie van een bedrijf beoordelen op basis van de naleving van deze richtlijnen. Daarom is het vanuit het oogpunt van risicobeheer uiterst belangrijk om een arbeidsbeheersysteem op te zetten dat in overeenstemming is met deze richtlijnen.

Praktische aandachtspunten vanuit Japanse rechtspraak

Niet alleen de wettekst zelf, maar ook hoe deze in de praktijk wordt geïnterpreteerd en toegepast in geschillen, is essentieel voor risicobeheer binnen bedrijven. Japanse rechtspraak met betrekking tot de tewerkstelling van buitenlandse werknemers geeft inzicht in de specifieke juridische risico’s waarmee bedrijven geconfronteerd kunnen worden.

Ten eerste is er de beoordeling van de ‘werknemersstatus’ van technische stagiairs. De zaak van de Chinese technische stagiairs in Amakusa (Kumamoto District Court, 29 januari 2010 (2010)) is een belangrijk precedent op dit gebied. In deze zaak oordeelde de rechtbank dat, ongeacht de officiële benaming als ‘stagiair’ of ‘trainee’, indien de realiteit is dat zij arbeid verrichten onder toezicht en leiding van een bedrijf en daarvoor een vergoeding ontvangen, zij onder de Japanse Arbeidsnormenwet als ‘werknemers’ worden beschouwd. Als gevolg hiervan werd het bedrijf opgedragen achterstallig loon te betalen volgens de Wet op het Minimumloon en een toeslag voor overwerk. Deze uitspraak toont de strikte houding van de rechterlijke macht dat bedrijven niet kunnen ontsnappen aan hun verplichtingen onder het arbeidsrecht door gebruik te maken van de termen ‘training’ of ‘stage’. Managers moeten zich ervan bewust zijn dat technische stagiairs werknemers zijn en volledig beschermd worden door het arbeidsrecht, en moeten zorgen voor een correct personeelsbeheer.

Ten tweede is er de beoordeling van de geldigheid van het ontslag van buitenlandse werknemers. Zoals eerder vermeld, stelt artikel 16 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet dat ontslag zonder objectief redelijke en maatschappelijk aanvaardbare redenen ongeldig is. Deze vereiste van ‘maatschappelijke aanvaardbaarheid’ wordt bij het ontslag van buitenlandse werknemers nog zorgvuldiger overwogen. Dit komt omdat ontslag voor buitenlanders die in Japan verblijven met een visum voor werkdoeleinden niet alleen het verlies van een baan betekent, maar ook het verlies van hun juridische basis om in Japan te verblijven, wat kan leiden tot zeer ernstige gevolgen. Rekening houdend met deze ernstige gevolgen, beoordeelt de rechtbank streng of een bedrijf alle mogelijke inspanningen heeft geleverd om ontslag te vermijden, zoals het bieden van kansen voor opleiding en training, het overwegen van herplaatsing (indien mogelijk binnen de grenzen van de verblijfsstatus), en het geleidelijk geven van begeleiding en waarschuwingen, voordat het als laatste redmiddel tot ontslag overgaat. In zaken waarin ontslag op basis van onvoldoende Japanse taalvaardigheden werd betwist, wordt bijvoorbeeld in overweging genomen welk niveau van vaardigheid er werd verwacht bij aanwerving en of er na indiensttreding ondersteuning is geboden om de vaardigheden te verbeteren. Bedrijven moeten zich bewust zijn van het risico dat een gemakkelijk ontslag juridisch ongeldig kan worden verklaard en moeten een uiterst voorzichtige aanpak hanteren op basis van objectief bewijs.

Samenvatting

Zoals besproken in dit artikel, wordt de tewerkstelling van buitenlands talent in Japan strikt beheerd door een dubbel juridisch raamwerk, bestaande uit de regelgeving van de ‘ingang’ door de Immigratiewet en de ‘interne’ discipline van de arbeidswetgeving die ongeacht nationaliteit wordt toegepast. Voor bedrijven om dit complexe systeem adequaat te hanteren en uitstekend buitenlands talent te werven en te benutten, is het essentieel om de vereisten voor verblijfskwalificaties nauwkeurig te begrijpen en de Japanse arbeidswetgeving volledig na te leven gedurende het gehele proces van aanwerving tot ontslag. Zoals rechtszaken aantonen, kan een simplistische interpretatie of formele aanpak leiden tot ernstige juridische geschillen en reputatierisico’s.

Monolith Law Office heeft een rijke ervaring in het adviseren van een groot aantal cliënten binnen Japan over de thema’s die in dit artikel worden behandeld. Ons kantoor beschikt over advocaten die goed thuis zijn in het Japanse rechtssysteem, evenals Engelssprekende advocaten met buitenlandse juridische kwalificaties, die unieke inzichten kunnen bieden om de kloof tussen de complexe Japanse regelgeving en de behoeften van wereldwijde bedrijven te overbruggen. Van het opstellen van strategieën voor het verkrijgen van verblijfskwalificaties tot het opstellen van arbeidsovereenkomsten in overeenstemming met de Japanse arbeidswet, advisering over dagelijks personeelsbeheer en ondersteuning bij eventuele geschillen, wij bieden een alomvattende juridische ondersteuning voor het gebruik van uw buitenlands talent.