Het Japanse verblijfskwalificatiesysteem: Het juridische raamwerk van verblijfsstatus gebaseerd op activiteiten, status of positie en de impact op bedrijfspraktijken

In het zakendoen binnen Japan is het inzetten van buitenlandse talenten een essentiële managementstrategie geworden. Echter, voor buitenlanders om in Japan te verblijven en enige activiteit uit te voeren, is een wettelijke toestemming, bekend als ‘verblijfsstatus’, altijd vereist. De wet die dit hele systeem reguleert, is de ‘Japanse Immigratiecontrole en Vluchtelingenherkenning Act’ (hierna te noemen ‘Immigratiewet’). Deze wet stelt een strikt kader vast voor het juridisch beheren van de activiteiten en de verblijfsduur van alle buitenlanders die Japan binnenkomen en er verblijven. Daarom is het correct begrijpen van dit systeem niet slechts een kwestie van administratieve procedures, maar een cruciaal element dat de kern vormt van de compliance-structuur en personeelsstrategie van een bedrijf. Vooral belangrijk is dat de Immigratiewet alle verblijfsstatussen classificeert in twee grote categorieën, gebaseerd op de bijbehorende wetten in de bijlagen. De ene is ‘Bijlage 1 van de verblijfsstatus’, toegestaan voor het uitvoeren van specifieke activiteiten, en de andere is ‘Bijlage 2 van de verblijfsstatus’, toegekend op basis van persoonlijke status of positie. Deze classificatie bepaalt fundamenteel de reikwijdte van de toegestane activiteiten, dus het is van het grootste belang voor bedrijfsleiders en juridische medewerkers om dit onderscheid duidelijk te begrijpen. In dit artikel zullen we de juridische basis en de specifieke inhoud van deze twee categorieën van verblijfsstatus, en de juridische verantwoordelijkheden die bedrijven moeten dragen, uitleggen op basis van wetgeving en jurisprudentie.

De Juridische Basis van het Japanse Verblijfsstatussysteem

Het Japanse systeem van verblijfsstatussen is volledig gebaseerd op de Immigratiewet van Japan. Artikel 1 van de Japanse Immigratiewet stelt als doel “het eerlijk beheren van de binnenkomst en het vertrek van alle personen die Japan binnenkomen of verlaten, en het verblijf van alle buitenlanders in het land”. Het centrale concept om dit “eerlijk beheer” te realiseren, is de “verblijfsstatus”. Artikel 2, lid 2, paragraaf 1 van de Japanse Immigratiewet definieert de “verblijfsstatus” als een classificatie van de activiteiten die een buitenlander mag uitvoeren tijdens zijn verblijf in Japan. Buitenlanders mogen in principe niet in Japan verblijven zonder een van de verblijfsstatussen die door deze wet zijn vastgesteld.

De meest fundamentele structuur van dit systeem is dat de verblijfsstatussen zijn onderverdeeld in twee categorieën, zoals aangegeven in de bijlagen van de Immigratiewet. De eerste categorie, “Bijlage 1”, omvat verblijfsstatussen die worden verleend op basis van specifieke beroeps- of academische activiteiten die in Japan worden uitgevoerd. De tweede categorie, “Bijlage 2”, omvat verblijfsstatussen die worden toegekend op basis van persoonlijke “status of positie”, zoals een huwelijk met een Japanner of het zijn van een permanente inwoner. Deze classificatie brengt een beslissend verschil in de reikwijdte van activiteiten die een buitenlander in Japan kan uitvoeren, met name op het gebied van werk. Wanneer bedrijven buitenlanders in dienst nemen of als bestuurder aanstellen, is het als eerste stap in alle juridische risicobeheer van essentieel belang om te bevestigen welke categorie van verblijfsstatus de betreffende persoon bezit of naar verwachting zal verkrijgen. Het beheer van deze verblijfsstatussen omvat een reeks administratieve procedures, zoals de aanvraag voor een “Certificaat van Geschiktheid voor Verblijfsstatus” bij nieuwe binnenkomst, een “Aanvraag voor Wijziging van Verblijfsstatus” bij verandering van activiteiten, en een “Aanvraag voor Verlenging van de Verblijfsperiode” om het verblijf te verlengen. Bedrijven moeten deze processen continu beheren.

Verblijfsstatus Gebaseerd op Activiteiten: Bijlage 1 (Appendix 1)

De verblijfsstatus zoals gedefinieerd in Bijlage 1 wordt toegekend om buitenlanders toe te staan specifieke professionele, technische of zakelijke activiteiten in Japan uit te voeren. Het meest kenmerkende aspect van deze categorie is dat de activiteiten die de buitenlander in Japan mag uitvoeren strikt beperkt zijn tot de reikwijdte van de toegekende verblijfsstatus. Dit weerspiegelt het economisch beleid van Japan, dat gericht is op het nauwkeurig accepteren van talent met gespecialiseerde vaardigheden in bepaalde velden. Wanneer bedrijven buitenlanders met een verblijfsstatus uit deze categorie in dienst nemen, dragen zij de verantwoordelijkheid om aan te tonen dat de specialisatie van de persoon en de door het bedrijf aangeboden functie overeenkomen met de wettelijk vastgestelde specifieke categorieën. Hieronder volgt een uitleg van de belangrijkste verblijfsstatussen die met name relevant zijn voor bedrijfsbeheer.

Management en Beheer Onder Japans Recht

Deze verblijfsstatus is in Japan ingesteld voor activiteiten zoals het leiden van handel of andere zakelijke ondernemingen, of het beheren van dergelijke ondernemingen. Specifiek gaat het om posities zoals die van vertegenwoordigend directeur of directeur van een naamloze vennootschap, of posities zoals filiaalmanager of fabrieksmanager. De vereisten voor het verkrijgen van deze verblijfsstatus zijn strikt. Ten eerste moet er fysiek een kantoorruimte binnen Japan beschikbaar zijn voor het bedrijven van de onderneming. In recente jaren worden virtuele kantoren in principe niet geaccepteerd. Vervolgens wordt er geëist dat de omvang van de onderneming een kapitaal of totale investering heeft van ten minste 5 miljoen yen, of dat er ten minste twee fulltime medewerkers woonachtig in Japan in dienst zijn. Als men als manager werkzaam is, is het vereist dat men meer dan drie jaar ervaring heeft met het leiden of beheren van een onderneming, en dat men een salaris ontvangt dat gelijkwaardig is aan of hoger dan het salaris dat een Japanner voor dezelfde functie zou ontvangen. Vooral bij de verlenging van de verblijfsperiode wordt de continuïteit en stabiliteit van de onderneming streng beoordeeld. Bijvoorbeeld, als de financiële overzichten over een langere periode verliezen of een situatie van overmatige schulden laten zien, kan er gevraagd worden om aanvullende documentatie zoals een bedrijfsplan of financieringsbewijzen te overleggen. Het gaat dus niet alleen om het voldoen aan formele vereisten, maar ook om de daadwerkelijke financiële gezondheid van de onderneming, die door de Japanse Immigratiedienst wordt beoordeeld.

Technologie, Geesteswetenschappen en Internationale Diensten

Deze verblijfsstatus in Japan richt zich op een zeer breed scala aan professionals en is een van de meest gebruikte werkgerelateerde kwalificaties. De status is onderverdeeld in drie hoofdgebieden. Ten eerste het gebied van ‘Technologie’, dat werkzaamheden omvat die technische of wetenschappelijke kennis vereisen binnen de natuurwetenschappen, zoals informatica en werktuigbouwkunde, met typische voorbeelden zoals IT-engineers en machineontwerpers. Ten tweede het gebied van ‘Geesteswetenschappen’, dat werkzaamheden omvat die kennis vereisen binnen disciplines zoals rechten, economie en sociologie, en werkzaamheden zoals planning, marketing en boekhouding omvat. Ten derde het gebied van ‘Internationale Diensten’, dat werkzaamheden omvat die denkwijzen of gevoeligheden vereisen die geworteld zijn in buitenlandse culturen, zoals vertalen, tolken, taalonderwijs en internationale handel. Het meest cruciale aspect bij de beoordeling van deze verblijfsstatus is dat er een directe en rationele relatie bestaat tussen de opleiding of werkervaring van de aanvrager en de werkzaamheden die hij of zij in Japan wil uitvoeren. In principe is het vereist dat men een universitaire opleiding heeft afgerond of een diploma van een Japanse vakschool heeft behaald met de titel van specialist. Zelfs als men niet aan deze opleidingseis voldoet, wordt men in de gebieden ‘Technologie’ of ‘Geesteswetenschappen’ met meer dan tien jaar werkervaring, en in het gebied ‘Internationale Diensten’ met meer dan drie jaar ervaring, geacht aan de werkervaringseis te voldoen. Door de wetswijziging van 2015 (Heisei 27) zijn de tot dan toe afzonderlijke verblijfsstatussen voor ‘Technologie’ en ‘Geesteswetenschappen & Internationale Diensten’ geïntegreerd, waardoor bijvoorbeeld technici die promotie maken naar een managementpositie in de verkoop, nu flexibel kunnen inspelen op moderne carrièrepaden waarin wetenschappelijke en geesteswetenschappelijke kennis samensmelten.

Interne Bedrijfsoverplaatsingen in Japan

Deze verblijfsstatus is speciaal ingericht voor medewerkers die voor een bepaalde periode van een buitenlandse vestiging naar een Japanse vestiging worden overgeplaatst. De activiteiten die onder deze status vallen, moeten overeenkomen met werkzaamheden die in Japan onder de verblijfsstatus ‘Technologie, Humaniora, Internationale Diensten’ vallen. Overplaatsingen kunnen plaatsvinden tussen het hoofdkantoor en filialen binnen hetzelfde bedrijf, maar ook tussen moederbedrijven, dochterondernemingen en gelieerde bedrijven. Een cruciale vereiste voor deze verblijfsstatus is dat de aanvrager direct voorafgaand aan de overplaatsing naar Japan minstens één jaar onafgebroken werkzaam is geweest bij het hoofdkantoor, een filiaal of een andere vestiging in het buitenland. Een strategisch voordeel van deze verblijfsstatus is dat er geen eisen worden gesteld aan de opleiding. Zo kan bijvoorbeeld een uitstekende manager of technicus zonder universitair diploma, maar met jarenlange praktijkervaring, toch naar Japan worden uitgezonden als zij voldoen aan de eis van meer dan één jaar in dienst zijn, terwijl zij voor de verblijfsstatus ‘Technologie, Humaniora, Internationale Diensten’ niet aan de opleidingseisen zouden voldoen. Het is echter belangrijk te benadrukken dat deze verblijfsstatus strikt bedoeld is voor overplaatsingen binnen dezelfde bedrijfsgroep; het is niet mogelijk om met dezelfde status van baan te veranderen en bij een ander bedrijf te gaan werken. Bij een baanwissel moet een nieuwe aanvraag voor een andere verblijfsstatus, zoals ‘Technologie, Humaniora, Internationale Diensten’, worden ingediend.

Hooggespecialiseerde Beroepen onder Japans Immigratierecht

“Hooggespecialiseerde Beroepen” is geen specifieke verblijfsstatus, maar een voorkeursregeling die is opgezet om buitenlanders met geavanceerde vaardigheden naar Japan te lokken. Het systeem maakt gebruik van een puntensysteem, waarbij punten worden toegekend voor de opleiding, werkervaring, jaarinkomen en onderzoeksprestaties van de aanvrager. Als het totaal 70 punten of meer bedraagt, wordt de verblijfsstatus “Hooggespecialiseerde Beroepen 1” toegekend. Deze verblijfsstatus wordt, afhankelijk van de onderliggende activiteiten, geclassificeerd als “Hooggespecialiseerde Beroepen 1-i (onderzoeksactiviteiten, etc.)”, “Hooggespecialiseerde Beroepen 1-ro (professionele en technische activiteiten)” of “Hooggespecialiseerde Beroepen 1-ha (management- en administratieve activiteiten)”. Houders van deze verblijfsstatus krijgen verschillende voorkeursmaatregelen, zoals toestemming voor activiteiten die meerdere verblijfsstatussen beslaan, een uniforme verblijfsperiode van vijf jaar en een aanzienlijke verkorting van de verblijfsperiode die nodig is voor het aanvragen van permanente verblijfsvergunning (normaal gesproken is 10 jaar vereist, maar dit kan worden teruggebracht tot slechts 1 tot 3 jaar). Bovendien kunnen buitenlanders die meer dan drie jaar als “Hooggespecialiseerde Beroepen 1” hebben gewerkt, een aanvraag indienen om hun status te wijzigen naar “Hooggespecialiseerde Beroepen 2”, waarbij de verblijfsperiode onbeperkt wordt en er vrijwel geen beperkingen meer zijn op de activiteiten. Dit systeem weerspiegelt een duidelijke beleidsintentie van Japan om in de internationale strijd om talent, met name hooggekwalificeerde individuen aan te trekken en te behouden, en kan voor bedrijven een krachtig instrument zijn om getalenteerd personeel met een buitenlandse nationaliteit te werven en hen op lange termijn actief te laten zijn.

Verblijfsstatus Gebaseerd op Persoonlijke Status of Positie: Bijlage 2

Terwijl de verblijfsstatus in Bijlage 1 gebaseerd is op specifieke ‘activiteiten’ die toestemming geven, wordt de verblijfsstatus gedefinieerd in Bijlage 2 toegekend op basis van de ‘persoonlijke status of positie’ van de aanvrager. Voorbeelden hiervan zijn het zijn van de echtgenoot van een Japanner of het hebben van de status van permanente inwoner. Het meest bepalende en belangrijke kenmerk van deze categorie verblijfsstatus is dat er in principe geen beperkingen zijn op activiteiten binnen Japan. Dit geldt ook voor werkactiviteiten; binnen de grenzen van de wet is het juridisch mogelijk om in elk beroep te werken, van gespecialiseerde taken tot eenvoudige arbeid.

Vanuit het perspectief van bedrijfsmanagement zijn buitenlanders met een verblijfsstatus uit Bijlage 2 de meest flexibele en juridisch minst risicovolle kandidaten om aan te nemen. Bedrijven hoeven geen sponsor te zijn om de verblijfsstatus te verkrijgen en hoeven niet constant te controleren of de werkzaamheden van de persoon binnen de reikwijdte van een specifieke verblijfsstatus vallen. Omdat het behoud van de verblijfsstatus niet afhankelijk is van de arbeidsrelatie, kan het aannameproces bijna net zo worden uitgevoerd als bij het aannemen van Japanners. Daarom, als er meerdere kandidaten met vergelijkbare vaardigheden zijn, worden houders van een verblijfsstatus uit Bijlage 2 zeer aantrekkelijke kandidaten voor bedrijven vanwege de eenvoud van het aannameproces en de juridische stabiliteit.

Hieronder volgen de belangrijkste verblijfsstatussen uit Bijlage 2:

• Permanente inwoner: De verblijfsperiode is onbeperkt en er zijn geen beperkingen op activiteiten. De vereisten voor goedkeuring omvatten onder andere een ononderbroken verblijf in Japan van ten minste 10 jaar en een goed gedrag, evenals het vermogen om zelfstandig een bestaan op te bouwen.
• Echtgenoot van een Japanner, etc.: Dit betreft de echtgenoot van een Japanner, personen geboren als kind van een Japanner, of speciale adoptiekinderen van een Japanner. Er zijn geen beperkingen op werkactiviteiten.
• Echtgenoot van een permanente inwoner, etc.: Dit betreft de echtgenoot van een ‘permanente inwoner’ of ‘speciale permanente inwoner’, en kinderen geboren in Japan. Ook voor deze verblijfsstatus zijn er geen beperkingen op werkactiviteiten.
• Langdurige inwoner: Deze verblijfsstatus is voornamelijk bedoeld voor personen van Japanse afkomst en anderen die om speciale redenen toestemming hebben om in Japan te verblijven. De Minister van Justitie verleent toestemming op basis van individuele omstandigheden, en ook deze verblijfsstatus kent geen beperkingen op werkactiviteiten.

Verschillen tussen Bijlage 1 en Bijlage 2

Zoals we tot nu toe in detail hebben besproken, is het Japanse systeem van verblijfskwalificaties verdeeld in twee fundamentele categorieën: Bijlage 1 en Bijlage 2. Dit onderscheid bepaalt de mate van vrijheid die buitenlanders hebben in hun activiteiten in Japan en heeft directe invloed op de wettelijke verplichtingen van bedrijven bij het in dienst nemen en beheren van buitenlandse werknemers. De verblijfskwalificaties van Bijlage 1 worden verleend op basis van het uitvoeren van specifieke professionele activiteiten, en de reikwijdte van deze activiteiten is strikt gedefinieerd. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het verzekeren dat de buitenlandse werknemer alleen werkzaamheden uitvoert binnen de toegestane reikwijdte. Aan de andere kant zijn de verblijfskwalificaties van Bijlage 2 gebaseerd op persoonlijke statusrelaties en zijn er geen beperkingen op de activiteiten. Daarom kunnen werkgevers de inhoud van de baan vrij bepalen, en wordt de last van het beheren van de instandhouding van de verblijfskwalificatie aanzienlijk verminderd. Het is essentieel om dit fundamentele verschil duidelijk te begrijpen om een passende personeelsstrategie te ontwikkelen en juridische risico’s te vermijden.

De verschillen tussen beide kunnen als volgt worden samengevat:

Beheer van Verblijfsstatus en Juridische Verantwoordelijkheden van Bedrijven in Japan

Wanneer bedrijven in Japan buitenlandse werknemers in dienst nemen, zijn zij wettelijk verplicht ervoor te zorgen dat deze werknemers zich houden aan de activiteiten die zijn toegestaan onder hun verblijfsstatus. Het laten uitvoeren van activiteiten buiten de toegestane reikwijdte, vooral werkactiviteiten, wordt beschouwd als ‘activiteiten buiten de kwalificatie’ en vormt een overtreding van de Japanse Immigratiewet. Als bedrijven deze regelgeving overtreden, kunnen zij te maken krijgen met ernstige juridische consequenties.

Het meest directe risico waarmee bedrijven geconfronteerd kunnen worden, is het misdrijf van het bevorderen van illegale tewerkstelling zoals gedefinieerd in artikel 73-2 van de Japanse Immigratiewet. Deze bepaling stelt dat personen die buitenlanders laten deelnemen aan illegale werkactiviteiten of die dergelijke activiteiten bemiddelen, kunnen worden gestraft met een gevangenisstraf van maximaal drie jaar of een boete van maximaal 3 miljoen yen, of beide. Het is belangrijk om te beseffen dat deze verantwoordelijkheid niet alleen geldt voor de directe werkgever, maar ook voor bedrijven die uitzendkrachten in dienst hebben. Er zijn gevallen geweest waarin bedrijven die buitenlandse werknemers via een uitzendbureau hadden ingehuurd, onderzocht werden op verdenking van het bevorderen van illegale tewerkstelling omdat de buitenlanders werkzaamheden verrichtten die niet waren toegestaan onder hun verblijfsstatus. Dit suggereert dat bedrijven de verplichting hebben om te controleren of de verblijfsstatus van alle buitenlandse werknemers die op hun terrein werken overeenkomt met de daadwerkelijk uitgevoerde werkzaamheden.

De verantwoordelijkheid van bedrijven beperkt zich niet tot strafrechtelijke sancties. Er bestaat ook een mogelijkheid om aansprakelijk te worden gesteld voor civielrechtelijke schadevergoeding, zoals blijkt uit jurisprudentie. Een belangrijke uitspraak in deze context is die van het Hooggerechtshof van Hiroshima op 26 maart 2021 (2021). In deze zaak werd een buitenlander die in Japan verbleef onder de verblijfsstatus ‘technische stage’, gedwongen om werkzaamheden uit te voeren die buiten het toegestane bereik van het stageplan vielen, wat resulteerde in zijn arrestatie wegens activiteiten buiten de kwalificatie. De rechtbank oordeelde dat niet alleen de directe werkgever, het stage-uitvoerende orgaan, maar ook de toezichthoudende organisatie die verantwoordelijk was voor het toezicht op dat orgaan, nalatig waren geweest in hun plicht om activiteiten buiten de kwalificatie te voorkomen en daarom aansprakelijk waren voor schadevergoeding op basis van onrechtmatige daad. Deze uitspraak maakt duidelijk dat bedrijven die de ontvangst van buitenlands personeel uitbesteden aan externe organisaties, niet ontkomen aan de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor naleving. Ontvangende bedrijven hebben de plicht om toezicht te houden op de rechtmatigheid van de activiteiten van buitenlanders die onder hun beheer werken, zelfs als er geen directe arbeidsrelatie is, en het verzuimen hiervan kan leiden tot civielrechtelijke aansprakelijkheid.

Samenvatting

Het Japanse systeem van verblijfsstatussen reguleert strikt de juridische status van buitenlanders op basis van het type activiteiten dat zij in Japan ondernemen. De kern van dit systeem wordt gevormd door de fundamentele onderscheiding tussen ‘Status of Residence Table 1’, die is gebaseerd op specifieke activiteiten en toestemming verleent, en ‘Status of Residence Table 2’, die gebaseerd is op de persoonlijke status van het individu en geen beperkingen stelt aan activiteiten. Voor bedrijfsleiders en juridische medewerkers in Japan is het van essentieel belang om het verschil tussen deze twee categorieën nauwkeurig te begrijpen voor de strategische inzet van buitenlands talent, het opbouwen van een compliancestructuur en het vermijden van ernstige juridische risico’s zoals het bevorderen van illegale tewerkstelling. Het beheer van de verblijfsstatus is geen eenmalige procedure, maar een managementuitdaging die voortdurende aandacht en gespecialiseerde kennis vereist.

Monolith Law Office heeft een uitgebreide staat van dienst in het ondersteunen van talrijke binnenlandse cliënten met complexe juridische vraagstukken gerelateerd aan de Japanse immigratiewetgeving. Ons kantoor beschikt over Japanse advocaten die zowel het Japans als het Engels beheersen, evenals experts met buitenlandse juridische kwalificaties, waardoor we een krachtige ondersteuning kunnen bieden aan bedrijven die wereldwijd opereren. Van het aanvragen van een nieuwe verblijfsstatus tot het opzetten van een compliancestructuur en het reageren op eventuele problemen, we kunnen optimale juridische diensten bieden op basis van gespecialiseerde kennis. Als u vragen heeft over dit onderwerp, neem dan gerust contact op met ons kantoor.