Wat zijn de procedures voor het uitwisselen van online visitekaartjes? Uitleg over aandachtspunten van de 'Japanse Wet op Specifieke Elektronische Mail

Door de impact van de verspreiding van het nieuwe coronavirus is telewerken populair geworden, en niet alleen voor interne vergaderingen, maar ook voor zakelijke besprekingen en onderhandelingen tussen bedrijven is online communicatie doorgedrongen.

Echter, in tegenstelling tot face-to-face ontmoetingen, is er geen uitwisseling van fysieke visitekaartjes, en vooral wanneer er meerdere mensen aan de andere kant zijn, kan het voorkomen dat je hun namen, afdelingen, en posities mist. Daarom wordt de “online visitekaartjesuitwisseling”, die ook kan worden gebruikt in videoconferenties, steeds meer opgemerkt.

Echter, aangezien het een relatief nieuw systeem is, zijn er waarschijnlijk veel mensen die het nog niet goed begrijpen.

Daarom zullen we in dit artikel de daadwerkelijke procedures, de voor- en nadelen van “online visitekaartjesuitwisseling”, en de risico’s van het gebruik ervan in detail bespreken.

Wat is online visitekaartjesuitwisseling?

Online visitekaartjesuitwisseling is het digitaliseren van papieren ‘visitekaartjes’ en deze online uitwisselen.

Zolang er een internetverbinding is, kunt u gegevens naar de andere partij sturen vanaf uw smartphone of computer, wat een zeer effectieve methode is in het tijdperk van ‘met corona’.

Hoewel het nog een nieuwe methode is en er geen standaard specificaties zijn, wordt het gebruik ervan in combinatie met visitekaartjesbeheertools geleidelijk aan populairder.

Voordelen van online visitekaartjes uitwisselen

Veel informatie kan worden overgedragen/opgeslagen

Met gedigitaliseerde visitekaartjesgegevens kunt u informatie zoals links naar uw bedrijfswebsite, de datum en tijd van zakelijke gesprekken en notities opslaan. Hierdoor kunt u meer informatie vasthouden dan met een papieren visitekaartje.

Eenvoudig visitekaartjes uitwisselen met mensen op afstand

Er is een zorg dat de realiteit bij online vergaderingen en zakelijke gesprekken minder is dan bij face-to-face gesprekken. Echter, door het gebruik van online visitekaartjes uitwisselen, kunt u zichzelf soepel introduceren aan nieuwe mensen en effectieve communicatie bevorderen.

Geen zorgen meer over het opraken van visitekaartjes

Voor verkoopmedewerkers die met veel klanten onderhandelen, is er het voordeel dat ze zich geen zorgen hoeven te maken over het opraken van visitekaartjes, omdat ze gemakkelijk visitekaartjesgegevens vanaf hun smartphone of laptop naar de andere partij kunnen sturen, in tegenstelling tot papieren visitekaartjes.

Efficiënt beheer van visitekaartjes

Bovendien, door de visitekaartjesgegevens die u ontvangt via online visitekaartjes uitwisselen te databaseren, heeft u geen visitekaartjeshouder meer nodig. Daarnaast kunt u informatie delen met teamleden en kunt u overal zoeken wanneer nodig met behulp van uw smartphone of laptop, wat zeer efficiënt is.

Nadelen van online visitekaartjes uitwisselen

Internetverbinding is vereist

Hoewel dit geen probleem is bij videoconferenties, is een communicatieapparaat zoals een smartphone of computer en een internetverbinding nodig om online visitekaartjes uit te wisselen als u onderweg bent.

Echter, als u een zakelijke professional bent, draagt u waarschijnlijk een smartphone of computer bij u en is internet beschikbaar op verschillende plaatsen, dus dit zou geen groot probleem moeten zijn.

Mogelijkheid van hogere kosten

Hoewel verkopers individueel gratis visitekaartjesbeheertools kunnen gebruiken, kan het nodig zijn om betaalde visitekaartjesbeheertools met meer functies te gebruiken als het bedrijf als geheel visitekaartjesgegevens wil delen en gebruiken, wat kan leiden tot hogere kosten.

Lage adoptiegraad van online visitekaartjes uitwisselen

Online visitekaartjes uitwisselen is afhankelijk van de andere partij, dus het is belangrijk dat het breed wordt geadopteerd om de voordelen te benutten. Bovendien kan het gebrek aan serviceproviders en beperkte keuzes ook een nadeel zijn.

Procedures voor het uitwisselen van online visitekaartjes

Bereid een visitekaartjesbeheertool voor

Het is mogelijk om online visitekaartjes uit te wisselen zonder een visitekaartjesbeheertool, maar als je denkt aan het maken van je eigen visitekaartjesgegevens en het opslaan en gebruiken van visitekaartjesgegevens die door de andere partij zijn verzonden, is het beter om een visitekaartjesbeheertool te gebruiken.

Maak je eigen visitekaartjesgegevens

Maak je eigen visitekaartje door het te scannen of te fotograferen met een smartphonecamera met behulp van een visitekaartjesbeheertool.

Verstuur je eigen visitekaartjesgegevens

De gebruikelijke manier om visitekaartjesgegevens te verzenden is door een URL of QR-code te gebruiken waarmee zelfs mensen zonder visitekaartjesbeheertool de visitekaartjesgegevens kunnen bekijken.

Methode om een URL te gebruiken

In het geval van tekstgebaseerde onderhandelingen of vergaderingen, zoals e-mail of chat, kan de andere partij de visitekaartjesgegevens bekijken door de URL van de visitekaartjesgegevens die je hebt gemaakt met de visitekaartjesbeheertool te plakken en te verzenden.

Methode om een QR-code te gebruiken

In het geval van beeldgebaseerde vergaderingen, zoals videoconferenties, kan de andere partij de visitekaartjesgegevens bekijken door de QR-code te scannen met een smartphone door de QR-code in de achtergrond te embedden met behulp van de virtuele achtergrondfunctie.

Methode om de functie van de visitekaartjesbeheertool te gebruiken

Als de andere partij dezelfde visitekaartjesbeheertool gebruikt, kun je gemakkelijk visitekaartjes uitwisselen door de visitekaartjesuitwisselingsfunctie van de visitekaartjesbeheertool te gebruiken.

Juridische kwesties bij het verzenden van specifieke elektronische e-mails

Is het wettelijk toegestaan om e-mails met advertenties en promoties van uw eigen diensten en producten te sturen naar e-mailadressen die u heeft verkregen via online visitekaartuitwisseling? De interactie met de Japanse ‘Specifieke Elektronische Mail Wet’ (特定電子メール法) kan een probleem vormen.

Wat is specifieke elektronische mail?

Specifieke elektronische mail verwijst naar e-mails die worden verzonden voor reclame- en promotiedoeleinden, inclusief die welke bedoeld zijn om mensen naar reclame- en promotiewebsites voor diensten en producten te leiden.

Bijvoorbeeld, het is niet ongebruikelijk en algemeen geaccepteerd om zakelijke e-mails te gebruiken voor reclame en promotie, zoals het plakken van de URL van uw eigen productadvertentie- en promotiewebsite in een bedankmail na een online vergadering.

Verzendbeperkingen onder de Specifieke Elektronische Mail Wet (Opt-in regelgeving)

Volgens de Specifieke Elektronische Mail Wet is het in principe verboden om specifieke elektronische mail te verzenden, tenzij de ontvanger uitdrukkelijk heeft ingestemd met de ontvangst ervan.

Echter, artikel 3, lid 2 van dezelfde wet maakt een uitzondering voor gevallen waarin “iemand zijn eigen e-mailadres heeft meegedeeld”. In dergelijke gevallen wordt aangenomen dat er een zekere voorspelbaarheid is dat er e-mails van de andere partij zullen worden verzonden, dus het is mogelijk om specifieke elektronische mail te verzenden, zelfs zonder toestemming.

Voor degenen die meer willen weten over de opt-in regelgeving, zie de gedetailleerde beschrijving hieronder in combinatie met dit artikel.

https://monolith.law/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure[ja]

Is het illegaal om specifieke elektronische mail te sturen naar iemand die je hebt ontmoet via online visitekaartuitwisseling?

Bij online visitekaartuitwisseling geef je visitekaartgegevens, inclusief e-mailadressen, aan de andere partij, wat valt onder de uitzondering van “het meedelen van je eigen e-mailadres”, dus het lijkt erop dat het niet illegaal is om specifieke elektronische mail te sturen.

Echter, volgens artikel 2, lid 1 van de Uitvoeringsverordening van de Specifieke Elektronische Mail Wet, wordt de methode voor het meedelen van je eigen e-mailadres gedefinieerd als “het meedelen via een schriftelijke methode”, en digitale visitekaartgegevens vallen hier niet onder.

Volgens de interpretatie van het Japanse Ministerie van Binnenlandse Zaken en Communicatie, kunnen elektronische visitekaarten momenteel niet worden beschouwd als “schriftelijk”, dus er is nog geen duidelijk oordeel over deze nieuwe methode van online visitekaartuitwisseling.

Conclusie

Als je specifieke elektronische mail wilt sturen naar een e-mailadres dat je hebt ontvangen via online visitekaartuitwisseling, kan dit strikt genomen een overtreding zijn van artikel 3 van de Specifieke Elektronische Mail Wet, omdat het geen schriftelijke toestemming is.

Echter, zelfs als het een online melding is, wordt de uitzondering in de Specifieke Elektronische Mail Wet geïnterpreteerd als “wanneer iemand zijn eigen e-mailadres heeft meegedeeld, wordt aangenomen dat er een zekere voorspelbaarheid is dat er e-mails van de andere partij zullen worden verzonden”, dus de illegaliteit is niet groot.

Bovendien, zelfs als het als een overtreding wordt beschouwd, wordt er niet onmiddellijk een straf opgelegd, maar wordt er eerst een “bevel tot verbetering van de methode van het verzenden van e-mails” gegeven, dus als je op dat moment maatregelen neemt, kun je straf vermijden.

Samenvatting: Online visitekaartjes uitwisselen en de Japanse Specifieke Elektronische Mail Wet

In dit artikel hebben we de ‘online uitwisseling van visitekaartjes’ besproken, met inbegrip van ① de voor- en nadelen, ② de benodigde procedures, en ③ de juridische problemen op basis van relevante wetten en regelgeving.

‘Online uitwisseling van visitekaartjes’ is nog een nieuwe methode, en er zijn aspecten waar de wet nog niet volledig op is afgestemd. Als u overweegt om specifieke elektronische mails te sturen naar degenen met wie u online visitekaartjes heeft uitgewisseld, raden we u aan om niet op eigen houtje te beslissen, maar vooraf advies in te winnen bij een advocaat met uitgebreide kennis en ervaring.

Informatie over de maatregelen van ons kantoor

Monolis Juridisch Adviesbureau is een advocatenkantoor met hoge expertise in IT, met name internet en recht. Tegenwoordig krijgt het online uitwisselen van visitekaartjes veel aandacht, maar er is een juridische controle nodig bij de implementatie ervan. Ons kantoor voert juridische controles uit voor veel bedrijven. De details worden beschreven in het onderstaande artikel.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]