【Invoering in oktober van Reiwa 6 (2024)】De voor- en nadelen van het niet openbaar maken van het adres van de vertegenwoordigende directeur in registraties, grondig uitgelegd

Vanaf 1 oktober 2024 (Reiwa 6) wordt de “Maatregel voor het niet tonen van adressen van vertegenwoordigende directeuren en dergelijke” ingevoerd. Hierdoor is het mogelijk om de thuisadressen van vertegenwoordigende directeuren van naamloze vennootschappen in de registratie-informatie niet openbaar te maken.

Hoewel dit op het eerste gezicht een goed systeem lijkt dat bijdraagt aan de bescherming van privacy, bestaan er veel nadelen voor de algehele bedrijfsactiviteiten.

In dit artikel leggen we op een begrijpelijke manier de voor- en nadelen uit van het systeem voor het niet tonen van adressen van vertegenwoordigende directeuren.

Wat houdt de maatregel voor het niet tonen van adressen van directeuren in?

De maatregel voor het niet tonen van adressen van directeuren houdt in dat onder bepaalde voorwaarden het adres van de directeuren van een naamloze vennootschap niet wordt weergegeven op het certificaat van geregistreerde informatie, de samenvatting van geregistreerde informatie, en de dienst voor het verstrekken van registratie-informatie.

Referentie: Stichting voor Civielrechtelijke Zaken | Dienst voor het verstrekken van registratie-informatie[ja]

Dit systeem is opgezet om zowel de privacy van ondernemers te beschermen als de soepele bedrijfsvoering van ondernemingen te bevorderen.

Om gebruik te maken van dit systeem moet de directeur zelf een verzoek indienen bij het juridisch bureau. Als het verzoek wordt goedgekeurd, worden alleen de stad, wijk, dorp of gemeente van het adres weergegeven op het certificaat van geregistreerde informatie. Huisnummers en gebouwnamen worden niet getoond.

Echter, openbare instanties zoals rechtbanken en belastingdiensten kunnen nog steeds de geregistreerde adresinformatie inzien.

Voor het indienen van een verzoek moet u tegelijk met de registratieaanvraag de vereiste documenten bijvoegen. Voor meer informatie, zie de website van het Ministerie van Justitie[ja].

Voordelen en nadelen van het niet tonen van het adres van de CEO

Het is belangrijk om zorgvuldig te overwegen of u van dit systeem gebruik wilt maken. Het is cruciaal om niet alleen de voordelen van het niet weergeven van het adres van de CEO te begrijpen, maar ook de nadelen, en dit af te wegen tegen de situatie en risico’s van uw eigen bedrijf.

Specifiek zijn er de volgende voordelen en nadelen.

Voordelen:

• Bescherming van de privacy van de directeur
• Bevordering van de deelname van een divers personeelsbestand, waaronder vrouwen en buitenlanders, in het management
• Vermindering van administratieve lasten door vereenvoudiging van de registratiegegevens

Nadelen:

• Het verkrijgen van leningen van financiële instellingen wordt moeilijker
• De vertrouwensrelatie met zakelijke partners kan worden geschaad
• Juridische procedures worden ingewikkelder
• De locatie van maatschappelijke verantwoordelijkheid kan onduidelijk worden

Nadelen van het niet tonen van het adres van de directeur

Op de website van het Ministerie van Justitie wordt met rode letters nadrukkelijk gewaarschuwd voor mogelijke ongemakken.

※ Waarschuwing ※

Als maatregelen worden genomen om het adres van de directeur niet te tonen, kan het adres van de bedrijfsvertegenwoordiger niet worden geverifieerd met een certificaat van geregistreerde informatie, wat ongemak kan veroorzaken bij het verkrijgen van leningen van financiële instellingen of kan leiden tot de noodzaak van extra documenten (zoals een bedrijfszegelcertificaat) bij vastgoedtransacties, wat bepaalde belemmeringen met zich mee kan brengen.

Daarom vragen wij u om, voordat u maatregelen neemt om het adres van de directeur en dergelijke niet te tonen, zorgvuldig en grondig na te denken over dergelijke mogelijke gevolgen.

Bron: Ministerie van Justitie | Over maatregelen om het adres van de directeur en dergelijke niet te tonen[ja]

Het wordt moeilijker om leningen te krijgen van financiële instellingen

Bij het verkrijgen van leningen is het adres van de directeur een van de belangrijke beoordelingscriteria. Door gebruik te maken van het systeem om adressen niet te tonen, kunnen financiële instellingen de vermogenssituatie en kredietwaardigheid van de directeur niet verifiëren, wat het moeilijker kan maken om leningen te krijgen.

Dit kan vooral een grote klap zijn voor leningen aan nieuwe bedrijven of bedrijven die net zijn gestart.

De vertrouwensrelatie met handelspartners wordt geschaad

Ook in contracten en onderhandelingen met handelspartners is het adres van de directeur belangrijke informatie. Door gebruik te maken van het systeem om adressen niet te tonen, kunnen handelspartners zich onzeker voelen omdat ze de gezichten van de bedrijfsleiders niet kunnen zien.

Als gevolg hiervan kan de vertrouwensrelatie met handelspartners worden geschaad, wat het moeilijker maakt om nieuwe handel te verwerven of bestaande handel voort te zetten.

Juridische procedures worden ingewikkelder

In verschillende juridische procedures binnen een bedrijf is vaak een bewijs van het adres van de directeur nodig. Door gebruik te maken van het systeem om adressen niet te tonen, kunnen deze procedures ingewikkelder worden, wat kan leiden tot de noodzaak van extra certificaten en daarmee tot meer tijd en kosten.

Ook in transacties met het buitenland kan het niet tonen van adressen de procedures compliceren.

De locatie van sociale verantwoordelijkheid wordt onduidelijk

Wanneer een bedrijf een maatschappelijk probleem veroorzaakt, is het adres van de directeur belangrijk om de verantwoordelijkheid te verduidelijken. Door gebruik te maken van het systeem om adressen niet te tonen, kan het moeilijker worden om problemen op te lossen of verantwoordelijkheid na te streven.

In een tijdperk waarin de maatschappelijke verantwoordelijkheid van bedrijven ter discussie staat, vormt dit een groot risico.

Samenvatting: Zorgvuldig overwegen alvorens de maatregel voor het niet tonen van het adres van de directeur aan te vragen

Het systeem om het adres van de directeur niet te tonen lijkt op het eerste gezicht voordelen te hebben, maar er bestaan veel nadelen voor zowel de ondernemers als de bedrijfsactiviteiten. Overweeg zorgvuldig voordat u een aanvraag indient en verminder de bedrijfsrisico’s van uw onderneming.

Bij het aanvragen van de maatregel om het adres van de directeur en dergelijke niet te tonen, raden wij u aan om advies in te winnen bij een specialist, zoals een advocaat.

Maatregelen van ons kantoor

Monolith Advocatenkantoor is een advocatenkantoor met hoge expertise in zowel IT, met name het internet, als in de rechtspraak. Ons kantoor biedt een breed scala aan juridische ondersteuning, waaronder het opstellen en beoordelen van contracten, voor een diversiteit aan cliënten, van bedrijven genoteerd aan de Tokyo Stock Exchange tot startende ondernemingen. Voor meer details, zie het onderstaande artikel.

Behandelingsgebieden van Monolith Advocatenkantoor: IT & Startup Bedrijfsjuridische zaken[ja]