Regnskapsrådgiver i japansk selskapsrett: En grundig forklaring av rollen og ansvaret

Den japanske selskapsloven (会社法) sikrer sunn drift og transparens i bedrifter ved å etablere ulike organer. Blant disse er “kaikei sanyo” (会計参与), en relativt ny, men ekstremt viktig posisjon introdusert med selskapslovens reform i 2006 (平成18年). Kaikei sanyo har en unik stilling som kombinerer en intern rolle som selskapets leder med et eksternt perspektiv som en ekspert på regnskap. Hovedformålet er å øke påliteligheten og nøyaktigheten av finansielle dokumenter, spesielt i små og mellomstore bedrifter der det ikke er påkrevd å ha et revisjonsutvalg eller en regnskapsrevisor. Kaikei sanyo samarbeider direkte med styret i utarbeidelsen av finansielle dokumenter, og sikrer dermed kvaliteten på finansiell rapportering fra innsiden. Dette systemet er en viktig mekanisme for å styrke tilliten til bedriftens finansielle informasjon og forbedre kredibiliteten blant interessenter som finansinstitusjoner og forretningspartnere. I denne artikkelen vil vi detaljert forklare det juridiske rammeverket for kaikei sanyo under japansk selskapsrett, inkludert dets betydning og formål, utnevnelsesmetoder og kvalifikasjonskrav, spesifikke oppgaver og myndigheter, samt juridiske forpliktelser og ansvar, basert på lovens bestemmelser.  

Betydningen og formålet med det japanske systemet for regnskapsmedvirkning

Det japanske systemet for regnskapsmedvirkning er en banebrytende ordning som ble introdusert med ikrafttredelsen av Japans selskapslov i 2006 (Heisei 18) for å forbedre påliteligheten av bedrifters finansielle rapportering. Bakgrunnen for etableringen av dette systemet var det langvarige problemet med å sikre nøyaktigheten av regnskapsdokumenter, spesielt i små og mellomstore bedrifter. Tidligere ble det vurdert å innføre systemer som “begrenset revisjon” eller “forenklet revisjon” utført av skatterådgivere, men på grunn av meningsforskjeller om rammeverket for revisjon og hvem som skulle utføre det, ble det aldri realisert.

Regnskapsmedvirkningssystemet løste dette historiske problemet med en annen tilnærming. I stedet for en ekstern “revisjon”, introduserte det et helt nytt konsept der regnskapseksperter fungerer som en “intern enhet” i selskapet og samarbeider med styret om å utarbeide regnskapsdokumentene. Denne “samarbeidsbaserte” tilnærmingen sikter mot å forhindre feil og aktivt sikre nøyaktighet ikke ved å sjekke ferdige dokumenter i etterkant, men ved å involvere eksperter fra utarbeidelsesfasen. Denne forebyggende tilnærmingen kan sies å være en mer effektiv og samarbeidsvennlig modell for små og mellomstore bedrifter enn tradisjonell ekstern revisjon.

Ved å implementere dette systemet kan selskaper oppnå mange praktiske fordeler. Det viktigste er at tilliten fra eksterne parter til regnskapsdokumentene øker betydelig. Finansiell informasjon som er utarbeidet med deltakelse av regnskapseksperter sender et sterkt signal til interessenter som finansinstitusjoner, handelspartnere og kreditorer om at selskapets finansielle situasjon er rapportert nøyaktig. Faktisk tilbyr mange finansinstitusjoner i Japan gunstigere lånevilkår og spesielle finansieringsprodukter til bedrifter som har etablert regnskapsmedvirkning. Dette er et bevis på at tilstedeværelsen av regnskapsmedvirkning direkte forbedrer et selskaps kredittverdighet. Videre kan man forvente sekundære effekter som styrking av selskapets finansielle styringssystem og økt forretningsdisiplin gjennom samarbeid med eksperter.

Utnevnelse og kvalifikasjoner for regnskapsmedhjelpere i Japan

For utnevnelse og kvalifikasjoner for regnskapsmedhjelpere, har japansk selskapsrett strenge bestemmelser for å sikre deres faglige ekspertise og uavhengighet.

Regnskapsmedhjelpere blir utnevnt av generalforsamlingen gjennom en ordinær beslutning, på samme måte som andre ledere. Deres mandat varer vanligvis til slutten av den regnskapsperioden som ender innen to år etter utnevnelsen, men ved selskaper med begrensninger på aksjeoverdragelse og visse andre typer selskaper, kan vedtektene tillate en forlengelse på opptil ti år.

Det mest karakteristiske er kvalifikasjonskravene. Artikkel 333, paragraf 1 i japansk selskapsrett begrenser de som kan bli regnskapsmedhjelpere til å være profesjonelle regnskapsførere, revisjonsselskaper, skatterådgivere eller skatterådgivningsselskaper. Dette er en essensiell forutsetning for å utføre oppgaven med å lage regnskapsdokumenter, som krever høy grad av spesialisert kunnskap.

For å sikre regnskapsmedhjelperens uavhengighet, fastsetter samme lov i paragraf 333, paragraf 3 strenge grunner for diskvalifikasjon. Følgende personer kan derfor ikke bli regnskapsmedhjelpere:

• En direktør, revisor, leder, forvalter eller annen ansatt i selskapet eller dets datterselskaper
• Personer som har mottatt en suspensjon av sin profesjonelle virksomhet i henhold til loven om autoriserte regnskapsførere eller skatterådgivere, og hvis suspensjonsperiode ikke er over
• Personer som er forhindret fra å utføre skatterådgivningsarbeid i henhold til skatterådgiverloven

Disse bestemmelsene er juridiske garantier for at regnskapsmedhjelperen kan utføre sine oppgaver uavhengig av selskapets ledelse. Selv om regnskapsmedhjelperen har en intern posisjon som ‘leder’ i selskapet, er kravene til deres kvalifikasjoner og uavhengighet basert på standarder for eksterne eksperter. Denne ‘innbakte uavhengigheten’ er kjernen i systemet for regnskapsmedhjelpere. De må samarbeide tett med styret samtidig som de opprettholder sin objektivitet og skepsis som eksperter, og om nødvendig uttrykke sine meninger til ledelsen. Denne iboende spenningen er utfordringen med rollen som regnskapsmedhjelper, og samtidig kilden til dens verdi.

Rollen og myndigheten til en regnskapsmedarbeider under japansk selskapsrett

Rollen og myndigheten til en regnskapsmedarbeider er klart definert i japansk selskapsrett, og kjernen i deres arbeid er å sikre påliteligheten av finansielle dokumenter.

Den viktigste oppgaven til en regnskapsmedarbeider, i henhold til artikkel 374, paragraf 1 i japansk selskapsrett, er å samarbeide med styremedlemmene for å utarbeide selskapets finansielle dokumenter (balanse, resultatregnskap, etc.) og tilhørende detaljerte rapporter. Dette “samarbeidet” betyr ikke bare å gjennomgå dokumentene som styremedlemmene har utarbeidet, men også å engasjere seg dypt i selve utarbeidelsesprosessen som en ekspert. I denne prosessen har regnskapsmedarbeideren ansvar for å sikre gyldigheten av regnskapsbehandlingen og nøyaktigheten av presentasjonen basert på sin faglige innsikt. Samtidig har regnskapsmedarbeideren også en plikt til å utarbeide en “regnskapsmedarbeiderrapport” som oppsummerer status for utførelsen av sine oppgaver.

For å effektivt utføre disse oppgavene, er regnskapsmedarbeidere gitt omfattende rettigheter til informasjonstilgang og undersøkelsesmyndighet. I henhold til artikkel 374, paragraf 2 i japansk selskapsrett, kan regnskapsmedarbeidere når som helst inspisere og kopiere selskapets regnskapsbøker og relaterte materialer, og kreve regnskapsrapporter fra styremedlemmer og ansatte. Disse rettighetene inkluderer vanligvis hovedbøker og hjelpebøker, men det er generelt antatt at protokoller fra styremøter ikke er inkludert.

I tillegg, når det er nødvendig for utførelsen av sine oppgaver, kan regnskapsmedarbeidere kreve regnskapsrapporter fra datterselskaper eller undersøke forholdene til datterselskapenes virksomhet og eiendeler. Imidlertid kan datterselskaper nekte slik undersøkelse hvis det finnes “gyldige grunner”, som beskyttelse av forretningshemmeligheter, i henhold til artikkel 374, paragraf 3 og 4 i japansk selskapsrett.

Regnskapsmedarbeidere er ikke bare skapere av finansielle dokumenter, men spiller også en viktig overvåkningsfunksjon i selskapets styring. Ifølge artikkel 375 i japansk selskapsrett, hvis regnskapsmedarbeidere oppdager uregelmessigheter begått av styremedlemmer eller alvorlige fakta som strider mot lover eller vedtekter i løpet av utførelsen av sine oppgaver, har de en plikt til å rapportere dette umiddelbart til aksjonærene (eller revisorer i selskaper med revisorer). De er også pålagt å delta på styremøter der finansielle dokumenter blir godkjent og, om nødvendig, uttale sine meninger (japansk selskapsrett artikkel 376). Disse rettighetene og pliktene utgjør det juridiske grunnlaget som støtter den finansielle integriteten til selskapet fra flere vinkler.

Forpliktelser og ansvar for regnskapsmedarbeidere under japansk lov

Regnskapsmedarbeidere bærer et tungt juridisk ansvar som følge av sine viktige oppgaver og myndighet. Dette ansvaret kan hovedsakelig deles inn i to kategorier: ansvar overfor selve selskapet og ansvar overfor tredjeparter som aksjonærer og kreditorer.

Først og fremst, med hensyn til ansvar overfor selskapet, fastsetter japansk selskapsrett (Companies Act) i artikkel 423, paragraf 1, at regnskapsmedarbeidere, inkludert andre ledere, er ansvarlige for å kompensere for skader de har påført selskapet ved å forsømme sine plikter (pliktforsømmelse). Eksempler på ‘pliktforsømmelse’ for en regnskapsmedarbeider kan være å overse alvorlige feil i regnskapsdokumentene, å godta upassende behandling som ikke er i samsvar med regnskapsstandarder, eller å unnlate å rapportere oppdaget svindel fra en direktør. Dette ansvaret kan delvis fritas eller begrenses under visse forhold, som med samtykke fra alle aksjonærer eller ved bestemmelser i vedtektene og spesielle resolusjoner fra generalforsamlingen.

Deretter er ansvar overfor tredjeparter også av stor betydning. Japansk selskapsrett i artikkel 429, paragraf 1, bestemmer at ledere er ansvarlige for å kompensere for skader påført tredjeparter hvis de har handlet med ondskapsfull hensikt eller grov uaktsomhet i utførelsen av sine plikter. For eksempel, hvis en finansinstitusjon som har gitt lån til et selskap på grunnlag av oppblåste regnskapstall involvert av en regnskapsmedarbeider, lider tap på grunn av selskapets konkurs, vil dette være relevant.

I tillegg har artikkel 429, paragraf 2, en spesielt streng bestemmelse for regnskapsmedarbeidere. Ifølge denne bestemmelsen, hvis det er falske opplysninger om vesentlige forhold i regnskapsdokumentene eller rapportene som regnskapsmedarbeideren har bidratt til å utarbeide, bærer regnskapsmedarbeideren ansvaret for å kompensere for skader overfor tredjeparter, med mindre de kan bevise at de ikke har forsømt sin aktsomhet. Dette overfører bevisbyrden til regnskapsmedarbeideren, noe som gjør det lettere for tredjeparter å forfølge ansvar. Dette indikerer at det er pålagt regnskapsmedarbeidere et svært høyt nivå av aktsomhetsplikt.

I tillegg til disse sivilrettslige ansvar, hvis det er brudd på selskapslovens bestemmelser, som for eksempel manglende oppbevaring av regnskapsdokumenter eller falske opplysninger, kan det også pålegges administrative sanksjoner som bøter på opptil 1 million yen.

Rettsavgjørelser om revisors oppmerksomhetsplikt i Japan

For å forstå standarden for oppmerksomhetsplikt som en revisor i Japan skal oppfylle, finnes det en rettsavgjørelse som tjener som en svært viktig retningslinje. Det er en dom avsagt av Japans høyesterett den 19. juli 2021 (Reiwa 3). Selv om denne rettsavgjørelsen direkte omhandler en “revisor i et aksjeselskap med vedtekter som begrenser revisjonen til kun å omfatte regnskap” (en revisor med begrenset ansvar for regnskap), er den juridiske logikken dypt relevant for revisors rolle og plikter.  

I denne saken ble det problematisk at en revisor med begrenset ansvar for regnskap ikke hadde oppdaget en ansatts langvarige underslag. Den ansatte hadde forfalsket bankens saldoattester, og revisoren hadde ikke lagt merke til dette og hadde utarbeidet en revisjonsrapport som godkjente regnskapsdokumentene. Lavere rettsinstans, høyesterett, uttalte at “så lenge det ikke er spesielle omstendigheter som lett kan avsløre at regnskapsbøkene mangler pålitelighet, er det tilstrekkelig å stole på selskapets regnskapsbøker for å utføre revisjonen” og avviste revisors ansvar.  

Men Japans høyesterett omgjorde denne avgjørelsen. Høyesterett uttalte at i selskaper uten en regnskapsrevisor, kan ikke en direktør som er ansvarlig for regnskapsrevisjonen, “ta for gitt at innholdet i regnskapsbøkene er korrekt som en selvfølge og utføre revisjon av regnskapsdokumenter og lignende”. Videre påpekte høyesterett at det i noen tilfeller er nødvendig å be om rapporter om tilstanden til regnskapsbøkenes utarbeidelse eller å verifisere underliggende dokumenter for å bekrefte om regnskapsdokumentene nøyaktig representerer selskapets finansielle situasjon.  

Effekten av denne høyesterettsdommen på revisors rolle i Japan kan ikke overvurderes. Hvis selv en revisor med begrenset ansvar for regnskap ikke kan stole blindt på regnskapsbøkene, er det logisk å tolke at en revisor som ikke bare gjennomgår, men “samarbeider om å utarbeide” regnskapsdokumentene med styret, har en like stor, om ikke større, oppmerksomhetsplikt. Denne rettsavgjørelsen antyder klart at en revisor har ansvar for å ikke bare ta informasjonen som ledelsen gir for god fisk, men som en profesjonell å ha en skeptisk holdning og aktivt verifisere gyldigheten av underliggende dokumenter.

Sammenligning med andre institusjoner

I henhold til japansk selskapsrett er det, i tillegg til en regnskapsrådgiver, også definert institusjoner som ‘revisor’ og ‘regnskapsrevisor’ som er involvert i tilsyn med et selskaps finanser og ledelse. Disse rollene kan ofte forveksles, men deres autoritet, kvalifikasjoner og posisjon i selskapet er fundamentalt forskjellige. For å forstå unikheten til regnskapsrådgiverens rolle, er det essensielt å sammenligne den med disse institusjonene.

Det mest fremtredende trekket ved en regnskapsrådgiver er at de som en intern institusjon (leder) ‘sammen med’ styret utarbeider regnskapsdokumenter. Formålet er å aktivt bygge opp nøyaktigheten av finansiell informasjon ved å involvere eksperter fra stadiet av dokumentenes utarbeidelse.

I motsetning til dette er revisoren også en intern institusjon (leder), men deres hovedoppgave er ikke å utarbeide regnskapsdokumenter, men å ‘revidere (overvåke)’ styrets generelle utførelse av sine plikter. Revisorens revisjonsomfang kan være begrenset til regnskapsrelaterte saker i henhold til vedtektene, men deres grunnleggende rolle er tilsyn med ledelsen, ikke involvering i utarbeidelsesprosessen. I motsetning til regnskapsrådgiveren, kreves det vanligvis ikke at revisoren har profesjonelle kvalifikasjoner som sertifiserte revisorer eller skatterådgivere.

På den annen side er regnskapsrevisoren en helt uavhengig ‘ekstern’ ekspert. En regnskapsrevisor må være en sertifisert revisor eller et revisjonsselskap, og deres oppgave er å uavhengig ‘revidere’ regnskapsdokumentene som selskapet har utarbeidet for å avgjøre om de er passende, og uttrykke sin mening gjennom en revisjonsrapport. Kravet om å ha en regnskapsrevisor er obligatorisk for visse selskaper, som store selskaper. Mens regnskapsrådgiveren støtter utarbeidelsen internt, verifiserer regnskapsrevisoren det ferdige produktet eksternt, noe som klart skiller deres posisjon og funksjon.

Oppsummert kan forskjellene mellom disse rollene illustreres som følger i tabellen nedenfor.

Slik spiller regnskapsrådgiveren en unik og viktig rolle i henhold til japansk selskapsrett, ved å være en intern leder samtidig som de har ekstern ekspertise, og involverer seg i den forhåndsliggende utarbeidelsesprosessen i stedet for å utføre tilsyn eller etterfølgende revisjon.

Oppsummering

Som beskrevet i denne artikkelen, er regnskapsmedhjelperen et unikt system etablert av den japanske selskapsloven for å internt øke påliteligheten til et selskaps regnskapsdokumenter. En regnskapsmedhjelper er en regnskapsekspert som, i rollen som selskapets offiser, samarbeider med styret for å utarbeide regnskapsdokumentene, og dermed aktivt sikrer nøyaktigheten av finansiell rapportering. Denne rollen bringer betydelige praktiske fordeler, som å forbedre selskapets kredittverdighet og bistå med smidig kapitalanskaffelse. Imidlertid medfører denne viktige myndigheten også betydelige juridiske ansvar overfor selskapet og tredjeparter. Nylige avgjørelser fra Japans høyesterett viser at standarden for omsorgsplikten som kreves av regnskapsmedhjelpere er ekstremt høy, og at utførelsen av deres oppgaver krever høy grad av faglig kompetanse og yrkesetikk.

Monolith Law Office har en omfattende track record i å tilby juridiske tjenester relatert til corporate governance, inkludert etablering og drift av regnskapsmedhjelpere, til et bredt spekter av klienter i Japan. Vårt firma har flere eksperter som er engelsktalende med utenlandske advokatbevillinger, og kan tilby spesialisert støtte for selskaper som driver internasjonal virksomhet for å overholde de komplekse kravene i japansk selskapslov, og for å bygge et effektivt og compliance-orientert governance-system.