Viktige punkter for å oppnå arbeidsvisum etter bransje: Ansettelse av utenlandske arbeidstakere i restaurant- og matserveringsbransjen

Den japanske mat- og drikkevareindustrien står overfor en strukturell utfordring med alvorlig mangel på arbeidskraft. For å bryte gjennom denne situasjonen har mange selskaper funnet en løsning i å ansette utenlandsk arbeidskraft. Imidlertid går ansettelse av utlendinger utover bare rekrutteringsaktiviteter og krever absolutt overholdelse av strenge juridiske reguleringer, inkludert Japans “Immigration Control and Refugee Recognition Act” (heretter referert til som “Immigration Act”). Hvis et selskap lar en utenlandsk person arbeide uten riktig oppholdsstatus, kan det bli gjenstand for alvorlige straffer for “fremming av ulovlig arbeid”, og både representanter og HR-ansvarlige kan også risikere straff. Derfor er det avgjørende for suksessen til utenlandsk ansettelse i mat- og drikkevareindustrien å integrere rekrutteringsstrategier med juridisk compliance fra et ledelsesperspektiv. For at utlendinger skal kunne arbeide i Japan, er det obligatorisk å oppnå en “oppholdsstatus” som samsvarer med deres arbeidsaktiviteter. Det finnes hovedsakelig to typer oppholdsstatus som tillater ansettelse i mat- og drikkevareindustrien: “oppholdsstatus basert på status eller posisjon”, som ikke har begrensninger på arbeidsaktiviteter, og “aktivitetstype status” (vanligvis referert til som arbeidsvisum), som kun tillater engasjement i spesifikke godkjente jobber. Den sistnevnte inkluderer “Spesialist i humaniora/internasjonale tjenester og teknologi” for fagfolk, “Ferdigheter” for dyktige kokker, og “Spesifikke ferdigheter” hovedsakelig for ansettelse av feltarbeidere, hver med sine egne krav og begrensninger. Denne artikkelen har som mål å gi juridiske og praktiske retningslinjer for bedriftseiere og juridiske/HR-ansvarlige i mat- og drikkevareindustrien for å ta informerte beslutninger om ansettelse av utenlandsk arbeidskraft. Vi vil forklare de spesifikke kravene til hver oppholdsstatus, det tillatte omfanget av arbeid, og de juridiske forpliktelsene selskaper må oppfylle, basert på relevante lover og forskrifter. 

Helhetsbildet av oppholdsstatus som muliggjør ansettelse av utlendinger i restaurantbransjen i Japan

Når man vurderer ansettelse av utlendinger, er det viktig å forstå den juridiske forskjellen mellom “visum” og “oppholdsstatus” nøyaktig. “Visumet” som utstedes av japanske utenriksstasjoner (ambassader og generalkonsulater) er et dokument som anbefaler at den utenlandske personens pass er gyldig og at det ikke er noen hindringer for innreise til Japan. På den annen side er “oppholdsstatus” en kvalifikasjon som juridisk tillater aktiviteter innenfor Japan, og som blir tildelt av Immigrasjonsbyrået. Det offisielle identitetskortet som beviser denne oppholdsstatusen er “oppholdskortet”, og bedrifter har en juridisk forpliktelse til å alltid sjekke innholdet i oppholdskortet til kandidater i rekrutteringsaktiviteter.

Når man ansetter utlendinger i restaurantbransjen, kan oppholdsstatusen deles inn i to hovedkategorier basert på deres juridiske natur.

Den første er “oppholdsstatus basert på personlig status eller posisjon”. Dette inkluderer “permanent bosatt”, “ektefelle til en japansk person osv.”, “ektefelle til en permanent bosatt osv.” og “langsiktig bosatt”. Disse oppholdsstatusene blir tildelt basert på individets status eller tilknytning til Japan, og det er ingen restriksjoner på arbeidsaktiviteter innenfor Japan. Derfor kan utlendinger med disse statusene, inkludert matlaging, kundeservice, rengjøring og andre oppgaver som anses som “enkelt arbeid” som vil bli nevnt senere, engasjere seg i alle typer jobber på samme måte som japanere. Dette er den mest fleksible arbeidskraften for bedrifter, men det er også viktige forbehold. Oppholdsstatus som “ektefelle til en japansk person osv.” og “ektefelle til en permanent bosatt osv.” forutsetter at ekteskapsforholdet fortsetter. Hvis man mister denne statusen på grunn av skilsmisse eller dødsfall, kan det hende at fornyelse av oppholdsstatus ikke blir godkjent, og man kan ikke fortsette å arbeide. Bedrifter må regelmessig sjekke gyldigheten av oppholdskortet etter ansettelse og håndtere compliance-risikoer.

Den andre kategorien er “aktivitetstypestatus”, eller arbeidsvisum. Dette er en oppholdsstatus som blir tildelt for å utføre spesifikke profesjonelle aktiviteter, og aktiviteter utenfor det tillatte arbeidsområdet er strengt begrenset. I restaurantbransjen blir mange arbeidsoppgaver, som kundeservice i salen, oppvask eller enkel anretning, klassifisert som “enkelt arbeid” som ikke krever spesialkompetanse i henhold til tolkningen av innvandringsloven. Arbeidsvisum for tradisjonelle spesialyrker, spesielt “teknologi, humaniora/kunnskap, internasjonale tjenester”, tillater i utgangspunktet ikke slikt enkelt arbeid som hovedoppgave. Denne juridiske begrensningen har lenge vært en stor barriere for restaurantbransjen når det gjelder å ansette utenlandsk personale for butikkdrift. “Spesifikk ferdighet” er en oppholdsstatus som ble opprettet for å løse dette strukturelle problemet, som vil bli diskutert senere. Å forstå denne bakgrunnen er det første skrittet for å nøyaktig forstå hensikten og begrensningene til hver oppholdsstatus og for å lovlig ansette personell som passer bedriftens behov.

Oppholdstillatelse for spesialister og ledere i Japan: “Teknologi, humaniora og internasjonal virksomhet”

Den japanske oppholdstillatelsen “Teknologi, humaniora og internasjonal virksomhet” er designet for utlendinger som arbeider med spesialisert teknologi og kunnskap innen naturvitenskap og humaniora, eller med oppgaver som krever tankegang og følsomhet grunnlagt på utenlandsk kultur. I mat- og drikkebransjen er anvendelsesområdet begrenset, men det spiller en viktig rolle under visse forhold.

Tillatte og forbudte arbeidsoppgaver

Kjernen i denne oppholdstillatelsen er at den er begrenset til ikke-manuelle spesialiserte yrker. Tillatte arbeidsoppgaver inkluderer markedsføring, finans, personal, strategisk planlegging og ansvar for internasjonal virksomhetsutvikling i hovedkontorfunksjoner. Også stillinger som supervisor (SV) eller områdeleder kan være aktuelle, forutsatt at arbeidet er dedikert til ledelsesoppgaver som analyse av salgsdata, utvikling av opplæringsprogrammer for ansatte og utforming av markedsføringsstrategier.

Derimot anses operasjonelle oppgaver som matlaging, kundeservice, rengjøring og kassearbeid i butikk som “enkelt arbeid” som ikke krever spesialkompetanse, og faller utenfor aktivitetsområdet for denne oppholdstillatelsen. Selv om man har en tittel som “butikksjef” eller “manager”, vil det ikke bli godkjent hvis hoveddelen av arbeidet faktisk er feltarbeid. Det at det følger med noe feltarbeid i jobben som er nødvendig for å utføre arbeidsoppgavene, vil ikke umiddelbart være en grunn til avslag, men innvandringsmyndighetene vil foreta en substansiell vurdering basert på de spesifikke arbeidsoppgavene som er beskrevet i arbeidskontrakten og jobbeskrivelsen, ikke bare stillingstittelen.

Denne strenge inndelingen er nært knyttet til bedriftens størrelse og organisasjonsstruktur. I små, privatdrevne spisesteder blir det ofte vurdert at ledelsesoppgaver og feltarbeid er uadskillelige, og det kan være vanskelig å rasjonelt forklare behovet for personell som er dedikert til ledelsesoppgaver. I kontrast vil det være lettere å anerkjenne behovet for spesialiserte ledere i hovedkontor eller overordnede avdelinger i kjedebedrifter som driver flere utsalgssteder. Med andre ord kan muligheten for å oppnå “Teknologi, humaniora og internasjonal virksomhet”-visum også tjene som en indikator på om en bedrift har nådd en virksomhetsstørrelse og organisatorisk modenhet som krever ikke-manuelle spesialister.

Krav til søkere og bedrifter

For å oppnå denne oppholdstillatelsen må både den utenlandske personen og bedriften som ansetter vedkommende oppfylle strenge krav.

Kravene som stilles til den utenlandske personen er utdannings- eller arbeidserfaring. Som hovedregel er det nødvendig å ha fullført universitet i et felt relatert til arbeidet man ønsker å utføre, eller å ha fullført en fagskole i Japan. Hvis man ikke oppfyller utdanningskravene, kan man erstatte dette med mer enn 10 års arbeidserfaring innen “teknologi” eller “humaniora”, eller mer enn 3 års arbeidserfaring innen “internasjonal virksomhet” (oversettelse, tolking, utenlandshandel osv.). Det er viktig at det er en klar sammenheng mellom utdanning eller arbeidserfaring og arbeidsoppgavene som skal utføres i Japan.

Kravene som stilles til bedriften er stabilitet og kontinuitet i virksomheten, samt tilbud om passende ansettelsesvilkår. Ved søknadstidspunktet må man bevise at bedriften er i en sunn økonomisk tilstand gjennom blant annet årsregnskap. Videre er det fastsatt at lønnen som betales til den utenlandske arbeidstakeren må være lik eller høyere enn lønnen til japanske ansatte som utfører tilsvarende arbeid. Dette er for å forhindre at utlendinger ansettes som billig arbeidskraft og for å sikre passende behandling for spesialister.

Oppholdskvalifikasjon for erfarne kokker: ‘Ferdigheter’

Oppholdskvalifikasjonen ‘Ferdigheter’ er en status for utlendinger som arbeider i Japan innen “spesialiserte fagfelt i industrien som krever dyktige ferdigheter”. I mat- og drikkeindustrien fungerer den i praksis som en dedikert oppholdskvalifikasjon for å ansette spesialkokker (cooks) i utenlandske matretter.

Over 10 års praktisk erfaring og bevis på dette

Det mest strenge og sentrale kravet for ‘Ferdigheter’-visumet er i prinsippet over 10 års praktisk erfaring. Denne erfaringen må være som kokk innen en spesifikk utenlandsk matrett (for eksempel kinesisk, fransk, indisk mat osv.). Det er ikke tillatt å kombinere erfaring fra ulike matlagingsgenrer. For eksempel, selv om du har jobbet 5 år i en kinesisk restaurant og 5 år i en fransk restaurant, vil ikke dette til sammen telle som 10 års erfaring som oppfyller kravene. Det finnes imidlertid en spesiell unntaksregel for thailandske kokker, hvor kravet til praktisk erfaring er redusert til over 5 år, basert på en bilateral avtale mellom Japan og Thailand.

Å bevise denne praktiske erfaringen er en av de største utfordringene i søknadsprosessen. Søkere må skaffe offisielle ‘attester for ansettelse’ fra alle restauranter de har jobbet i, som tydelig angir arbeidsperioden, stillingen og arbeidsoppgavene. Immigrasjonsmyndighetene undersøker disse attestenes autentisitet nøye og kan noen ganger ringe de oppførte restaurantene internasjonalt for å bekrefte ansettelsesfakta. Hvis tidligere arbeidsgivere har gått ut av virksomhet eller nekter å utstede en attest på grunn av en uvennlig avgang, kan det bli ekstremt vanskelig å samle objektive bevisdokumenter for søknaden. Denne strenge praksisen er et tiltak for å forhindre at denne kvalifikasjonen blir misbrukt som en enkel vei for arbeidskraftinnføring, og bedrifter må derfor nøye vurdere om det er mulig å bekrefte en kandidats karrierehistorikk på forhånd.

Krav til restauranten og arbeidsoppgavene

Det er også krav som må oppfylles av restauranten som ansetter. For det første må restauranten faktisk tilby autentisk utenlandsk mat som er spesialiteten til kokken de ansetter. For eksempel, hvis du ansetter en kokk som spesialiserer seg på kinesisk mat, må hoveddelen av menyen bestå av autentisk kinesisk mat. Restauranter som hovedsakelig serverer retter som ramen eller curry ris, som har utviklet seg unikt i Japan, kan ikke bli godkjent.

For det andre må kokkens arbeidsomfang strengt begrenses til selve matlagingen. Det er ikke tillatt å la dem utføre tilleggsoppgaver som kundeservice i salen, rengjøring, oppvask eller kassearbeid. Derfor må bedrifter bevise at de har sikret annet personell for servering og rengjøring separat.

For det tredje blir restaurantens størrelse også vurdert. Det kreves en meny med et bredt utvalg, et visst antall sitteplasser (vanligvis anses 25 seter eller mer som en retningslinje), og en forretningsstørrelse som objektivt sett nødvendiggjør ansettelse av en dyktig spesialkokk. Dette er for å bekrefte virksomhetens stabilitet og for å avgjøre om det finnes en solid forretningsgrunnlag som kan betale kokken en lønn på lik linje med eller bedre enn det japanske arbeidere får, på en kontinuerlig basis.

Oppholdstillatelse for feltarbeidere: “Spesifikk Ferdighet” under japansk lov

Oppholdstillatelsen “Spesifikk Ferdighet” er et relativt nytt system, etablert i april 2019 (Reiwa 1), for å akseptere utenlandske arbeidere med visse fagkunnskaper og ferdigheter i spesifikke industrier hvor det er vanskelig å sikre innenlandske arbeidsressurser. Restaurantbransjen (offisielt kalt “spisesteder”) er en av sektorene som er målrettet av dette systemet på grunn av alvorlig mangel på arbeidskraft, og “Spesifikk Ferdighet” har blitt den mest sentrale og praktiske løsningen for å sikre operativt personell på stedet.

Arbeidsomfang og nivåer av oppholdstillatelse

Det mest fremtredende trekket ved “Spesifikk Ferdighet” er det brede spekteret av arbeidsoppgaver det dekker. I restaurantsektoren er generelle oppgaver relatert til “matlaging, kundeservice og butikkstyring” tillatt, inkludert assistanse med matlaging, servering, kassearbeid, rengjøring, lagerstyring og bestillingsoppgaver. Dette har gjort det mulig å la utenlandske arbeidere utføre kjerneoppgaver på stedet, noe som var umulig med tradisjonelle arbeidsvisum.

Denne oppholdstillatelsen er delt inn i to nivåer basert på ferdighetsnivå.

“Spesifikk Ferdighet 1” er det grunnleggende inngangsnivået for denne tillatelsen. For å oppnå den, må man bestå en ferdighetstest for restaurantsektoren (“Spesifikk Ferdighet 1 for restaurantbransjen”) og en test for nødvendig japansk språkkunnskap (enten “Japan Foundation Basic Japanese Test” eller “Japanese-Language Proficiency Test N4 eller høyere”). Oppholdstiden er begrenset til totalt maksimalt 5 år, og prinsippet tillater ikke familiemedlemmer å bli med til Japan (familieakkompagnement).

“Spesifikk Ferdighet 2” er en høyere kvalifikasjon som kan oppnås av de som har fullført nivå 1 og kan bevise høyere ferdighetsnivå. I restaurantsektoren kreves det mer enn to års praktisk erfaring (inkludert erfaring med å veilede og overvåke flere ansatte), samt bestått en mer avansert ferdighetstest for restaurantbransjen (“Spesifikk Ferdighet 2 for restaurantbransjen”) og “Japanese-Language Proficiency Test N3 eller høyere”. Med nivå 2 er det ingen øvre grense for fornyelse av oppholdstiden, noe som i praksis muliggjør langsiktig arbeid. Det tillater også familieakkompagnement, inkludert ektefelle og barn, noe som åpner for en karrierevei med tanke på permanent bosetting i Japan.

Juridiske forpliktelser pålagt bedrifter

Bedrifter som tar imot “Spesifikk Ferdighet” utenlandske arbeidere (spesifikke ferdighetsinstitusjoner) er pålagt flere strenge forpliktelser definert ved lov, som ikke finnes for andre oppholdstillatelser. Dette er ment for å sikre riktig drift av systemet og beskyttelse av utenlandske arbeidere, og bedrifter må etablere systemer for å overholde disse forpliktelsene.

1. Direkte ansettelse: Bedrifter må ansette “Spesifikk Ferdighet” utenlandske arbeidere direkte, og kan ikke ta dem inn som vikarbyråarbeidere.
2. Utvikling og implementering av støtteplaner: Bedrifter er forpliktet til å gi yrkesmessig, daglig og sosial støtte til utenlandske arbeidere på nivå 1. Lovgivningen definerer ti punkter for denne støtten, inkludert informasjon før innreise, transport til og fra flyplassen, hjelp til å sikre bolig, orientering om livet i Japan, tilbud om muligheter til å lære japansk, og håndtering av henvendelser og klager. Selv om bedrifter kan utføre disse støtteoppgavene selv, outsourcer mange til “registrerte støtteorganisasjoner” godkjent av sjefen for Immigration Services Agency. Det påløper ekstra kostnader for å outsource disse tjenestene.
3. Medlemskap i rådgivende råd: Alle bedrifter som tar imot “Spesifikk Ferdighet” utenlandske arbeidere i restaurantsektoren er pålagt å bli medlem av “Council for Food Industry Specific Skills,” etablert av Ministry of Agriculture, Forestry and Fisheries. Denne registreringsprosessen må fullføres før man søker om den første “Spesifikk Ferdighet” oppholdstillatelsen for en utenlandsk arbeider.
4. Arbeidsstedbegrensninger: Det er forbudt å la utenlandske arbeidere jobbe i virksomheter som driver med underholdning og servering, som definert i Japans “Law on Control and Improvement of Amusement and Entertainment Businesses” (for eksempel nattklubber, vertinnebarer osv.).

Disse forpliktelsene bør sees på ikke bare som administrative prosedyrer, men som en slags sosial kontrakt mellom regjeringen og bedriftene. Bedrifter har et ansvar for å støtte utenlandske arbeideres tilpasning til det japanske samfunnet som en motytelse for arbeidskraften de mottar. Å forstå dette fullt ut og integrere støttestrukturer og relaterte kostnader i forretningsplanen er nøkkelen til å utnytte systemet effektivt.

Sammenligning av oppholdskvalifikasjoner: Hvilket visum bør du velge?

De ulike oppholdskvalifikasjonene vi har forklart til nå har hver sine spesifikke formål og krav. For å velge den oppholdskvalifikasjonen som best møter ditt firmas rekrutteringsbehov, er det essensielt å sammenligne disse egenskapene på tvers og ta strategiske beslutninger. For eksempel vil valget av oppholdskvalifikasjon være fundamentalt forskjellig om du søker etter høyt kvalifiserte individer for å håndtere markedsføringsstrategier i hovedkontoret, sammenlignet med å sikre kokker og servitører for en ny restaurant. Tabellen nedenfor sammenligner og oppsummerer egenskapene til de viktigste arbeidsrelaterte oppholdskvalifikasjonene som brukes i restaurantbransjen. Bruk denne tabellen for å gjøre en helhetlig vurdering av hver kvalifikasjons fordeler og ulemper, samt de forpliktelsene som kreves av bedriften.

Som det er tydelig fra denne sammenligningen, hvis du ønsker å ansette talent med spesialiserte eller administrative jobbfunksjoner, og de har relevant utdannelse eller arbeidserfaring, blir “Teknologi, humaniora og internasjonal virksomhet” et alternativ. På den annen side, hvis du ønsker å sikre en kokk med avanserte ferdigheter i en bestemt utenlandsk matrett, er “Ferdigheter” det eneste alternativet. Og hvis du ønsker å ansette personale som kan håndtere essensielle oppgaver som matlaging, kundeservice og butikkledelse i en restaurant, blir “Spesifikke ferdigheter” den mest praktiske og effektive løsningen. Men når du benytter deg av “Spesifikke ferdigheter”, er det viktig å forstå de unike juridiske forpliktelsene som pålegges bedriften, som å gjennomføre en støtteplan og bli med i konsultative råd, og å forberede nødvendig infrastruktur og kostnader for dette.

Konkrete prosedyrer for ansettelse av utenlandske arbeidstakere i Japan

Etter å ha bestemt seg for å ansette utenlandsk talent, må man følge de formelle prosedyrene fastsatt i den japanske innvandringskontrolloven for at personen lovlig skal kunne starte arbeidet i Japan. Prosessen for disse prosedyrene varierer betydelig avhengig av om den aktuelle utenlandske arbeidstakeren bor i utlandet eller allerede oppholder seg i Japan med en annen type oppholdstillatelse.

Når du ansetter utenlandsboende utlendinger: Søknad om utstedelse av “Certificate of Eligibility” i Japan

Når du skal ansette en utenlandsboende utlending og bringe dem til Japan, må du søke om utstedelse av et “Certificate of Eligibility (COE)”. Denne prosessen er regulert av artikkel 7-2 i den japanske innvandringsloven. COE er en forhåndsgodkjenning fra justisministeren som bekrefter at den utenlandske personens planlagte aktiviteter i Japan er i samsvar med kravene for oppholdstillatelse. Med dette sertifikatet kan visumutstedelse ved utenlandske konsulater og landingssjekker ved ankomst til Japan utføres raskt.

Den generelle prosedyren er som følger:

1. En arbeidskontrakt inngås mellom selskapet og den utenlandske personen.
2. Det japanske selskapet fungerer som agent og sender en søknad om COE til den regionale innvandringskontoret som har jurisdiksjon over selskapets beliggenhet.
3. Etter godkjennelse i vurderingen, blir COE utstedt. Den standard vurderingsperioden er vanligvis mellom en og tre måneder.
4. Selskapet sender den originale COE (eller en elektronisk COE) til den utenlandsboende utlendingen.
5. Den utenlandske personen søker om visum ved den japanske ambassaden eller generalkonsulatet i sitt hjemland, med COE inkludert i søknaden.
6. Etter at visumet er utstedt, reiser personen til Japan. COE er gyldig i tre måneder fra utstedelsesdatoen, og personen må ankomme Japan innen denne perioden.

Dokumentene som kreves for søknaden varierer avhengig av den oppholdstillatelsen man søker om (som “Teknologi, Humaniora/Kunnskap, Internasjonale Tjenester”, “Ferdigheter”, “Spesifikke Ferdigheter”, osv.), men generelt inkluderer de følgende:

• Søknadsskjema for Certificate of Eligibility
• Fotografi av søkeren
• Returkonvolutt
• Registreringsbevis for selskapet som ansetter og de nyeste finansielle dokumentene
• Dokumenter som beviser søkerens utdannelse og arbeidserfaring (diplomer, arbeidsattester, osv.)
• Kopi av arbeidskontrakten

Det er svært viktig å sjekke det nyeste søknadsskjemaet og detaljene om nødvendige dokumenter på det offisielle nettstedet til Japans innvandringsbyrå.

Referanse: Japans innvandringsbyrå: “Søknad om utstedelse av Certificate of Eligibility”

Når du ansetter utenlandske borgere bosatt i Japan: Søknad om “Endring av oppholdsstatus”

Når du ansetter en utenlandsk borger som allerede har en form for oppholdsstatus i Japan, som for eksempel en studentvisum eller et annet arbeidsvisum, og arbeidet de skal utføre ikke er tillatt under deres nåværende oppholdsstatus, er det nødvendig å søke om “Endring av oppholdsstatus”. Denne prosessen er basert på artikkel 20 i den japanske innvandringskontrolloven. Et eksempel på dette er når en utenlandsk student som har uteksaminert fra et japansk universitet, ansettes som en kandidat for butikkledelse under kvalifikasjonen for “Teknologi, humaniora/kunnskap og internasjonale tjenester”.

Den generelle prosessen er som følger:

1. Arbeidsgiveren inngår en arbeidskontrakt med den utenlandske borgeren.
2. Den utenlandske borgeren selv må søke som søker, og rette søknaden om “Endring av oppholdsstatus” til den regionale innvandringskontoret som har jurisdiksjon over deres bosted. I prinsippet er det ikke tillatt med en søknadsrepresentant, men en advokat, administrativ skribent eller en ansatt i en mottaksorganisasjon som har mottatt nødvendig godkjenning eller rapportering, kan handle som en “søknadsagent” og utføre prosessen på vegne av søkeren.
3. Etter godkjennelse av søknaden, vil en ny oppholdskort med den nye oppholdsstatusen bli utstedt. Den standard gjennomgangsperioden er fra to uker til en måned.

Det viktigste punktet i denne søknaden er å sørge for at den blir gjort før den nåværende oppholdsperioden utløper. I tilfelle oppholdsperioden utløper mens søknaden er under vurdering, vil det være en spesiell periode hvor man lovlig kan fortsette oppholdet i opptil to måneder fra utløpsdatoen.

Nødvendige dokumenter varierer avhengig av den nåværende og fremtidige oppholdsstatusen, men grunnleggende dokumenter inkluderer søknadsskjemaet, bedriftens lovpålagte rapporter, bevis på personens utdannelse og arbeidshistorikk, arbeidskontrakten, og lignende.

Referanse: Japans innvandringskontor: “Søknad om Endring av oppholdsstatus”

Juridiske punkter som bedrifter i Japan bør være spesielt oppmerksomme på

For å lykkes med ansettelse av utenlandske arbeidstakere er det avgjørende ikke bare å håndtere prosedyrer for oppholdstillatelse, men også å overholde relevante juridiske forskrifter og etablere et system for å håndtere potensielle risikoer.

Først og fremst er det viktig å understreke risikoen knyttet til “forbrytelsen om å fremme ulovlig arbeid” under japansk lov. Dette gjelder når en arbeidsgiver lar en utenlandsk arbeidstaker jobbe utover det som er tillatt av deres oppholdstillatelse, eller ansetter en utenlandsk arbeidstaker som ulovlig oppholder seg i landet etter at oppholdstillatelsen er utløpt. Unnskyldningen om at man ikke visste om dette, vil ikke holde, og både bedriften og den ansvarlige personen kan bli gjenstand for straffeforfølgelse. Derfor er det essensielt å grundig sjekke oppholdskortet ved ansettelse og kontinuerlig overvåke oppholdstillatelsens gyldighetsperiode etter ansettelsen.

For det andre er det en juridisk forpliktelse til å melde seg inn i sosial- og arbeidsforsikringssystemene. Selv for utenlandske ansatte, hvis de oppfyller kravene for medlemskap basert på arbeidstid og antall arbeidsdager, er det en juridisk forpliktelse å melde dem inn i helseforsikring, velferdspensjonsforsikring, arbeidsledighetstrygd og arbeidsulykkesforsikring, akkurat som for japanske ansatte. Hvis disse prosedyrene blir forsømt, kan det føre til etterberegning av avgifter og straff som et brudd på loven.

Tredje punkt er den strategiske bruken av “årsaksskriv for ansettelse”. Selv om dette dokumentet ikke er et juridisk påkrevd dokument for søknad om oppholdstillatelse, spiller det en svært viktig rolle i vurderingen av innvandringsmyndighetene. Årsaksskrivet forklarer konkret og logisk hvorfor det er nødvendig å ansette den spesifikke utenlandske arbeidstakeren fremfor en japansk person, og hvordan den ansattes spesialkompetanse eller ferdigheter er essensielle for bedriftens virksomhet. Spesielt for oppholdstillatelser som “teknologi, humaniora/kunnskap og internasjonale tjenester”, hvor det stilles strenge krav til relevansen mellom arbeidsinnholdet og den ansattes spesialkompetanse, kan et overbevisende årsaksskriv være avgjørende for utfallet av søknaden. Når man utarbeider dette dokumentet, er det nødvendig å være svært nøye med å sikre at det ikke er noen motsetninger mellom det og andre innsendte dokumenter, som CV og arbeidskontrakt.

Oppsummering

I den japanske mat- og drikkeindustrien er utenlandsk arbeidskraft nå en uunnværlig del av virksomhetens vekst og overlevelse. Likevel er deres ansettelse basert på de komplekse og strenge reglene fastsatt av Japans “Immigration Control and Refugee Recognition Act” (Utlendingskontroll- og flyktninganerkjennelsesloven). Som vi har detaljert i denne artikkelen, har de viktigste arbeidsvisumene som “Engineering, Humanities, International Services,” “Skilled Labor,” og “Specified Skilled Worker,” hver sine målgrupper, tillatte arbeidsområder, og forpliktelser som pålegges bedriftene. Bedriftsledere må forstå disse juridiske forskjellene dypt og velge oppholdskvalifikasjoner som passer til deres forretningsstrategi og rekrutteringsbehov med et strategisk perspektiv. For å unngå risikoer som forsinkelser i prosedyrer, avslag, og enda alvorligere, risikoen for ulovlig arbeid og betydelige compliance-brudd, er det avgjørende med oppdatert kunnskap basert på de nyeste lovene og forsiktig praktisk håndtering.

Monolith Law Office er en advokatfirma med dyp innsikt i IT, internett og forretningssektorene. Vi har i mange år tilbudt juridisk støtte relatert til ansettelse av utenlandsk arbeidskraft til et stort antall klienter i Japan. Vårt firma har flere advokater og ansatte som snakker engelsk og har juridiske kvalifikasjoner fra andre land, og vi har en rik historie med å håndtere komplekse juridiske utfordringer i et internasjonalt forretningsmiljø. Fra søknad om oppholdskvalifikasjon til utarbeidelse av arbeidskontrakter og etablering av compliance-systemer, kan vi kraftig støtte din bedrifts strategi for ansettelse av utenlandsk arbeidskraft fra et juridisk perspektiv. Hvis du har spørsmål om dette temaet, vennligst kontakt oss hos Monolith Law Office.