Ansettelse av utlendinger i Japan: En juridisk guide til arbeidsvisum og oppholdsstatus for bedrifter å følge

I et globalt marked preget av økende konkurranse, har det blitt en essensiell forretningsstrategi for japanske selskaper å sikre seg talentfulle medarbeidere uavhengig av nasjonalitet for å oppnå vedvarende vekst og innovasjon. Imidlertid strekker prosessen med å ansette utenlandske arbeidstakere seg langt utover vanlige rekrutteringsaktiviteter. Det innebærer også juridiske prosedyrer som krever en nøyaktig forståelse og overholdelse av komplekse regelverk, inkludert den japanske “Immigration Control and Refugee Recognition Act” (heretter referert til som “Japansk innvandringslov”). Spesielt er konseptet som vanligvis kalles “visum” juridisk sett sammensatt av to forskjellige systemer: “visum” utstedt av japanske ambassader i utlandet og “residence status” godkjent av Japans Immigration Services Agency innenlands. Å forstå denne distinksjonen er det første skrittet. Denne artikkelen har som mål å gi pålitelig informasjon som hjelper bedriftsansvarlige i Japan med å få en helhetlig forståelse av prosessen med å ansette utenlandske arbeidstakere, og å unngå potensielle juridiske risikoer. Vi vil spesifikt forklare alt fra de grunnleggende kategoriene av oppholdsstatus, til søknadsprosedyrene for “Certificate of Eligibility for Status of Residence” for å ansette talenter fra utlandet, til dokumentasjonskrav som varierer avhengig av bedriftens størrelse, og til slutt de strenge straffene et selskap kan møte hvis de forsømmer compliance med japanske lover og regler.

Grunnleggende om visum og oppholdsstatus: Den juridiske grunnlaget for arbeid i Japan

Når man ansetter utlendinger, er det først og fremst viktig å forstå den juridiske forskjellen mellom “visum” og “oppholdsstatus”. Et visum er som en “anbefaling” fra en japansk ambassade eller konsulat i utlandet, som bekrefter at den utenlandske personens pass er gyldig og at det ikke er noen hindringer for innreise til Japan. På den annen side er oppholdsstatus den juridiske kvalifikasjonen som kreves for at en utlending skal kunne lande og oppholde seg i Japan, og den definerer hvilke aktiviteter som kan utføres og hvor lenge man kan oppholde seg. Denne oppholdsstatusen administreres av Immigrasjonsbyrået, som er en ekstern enhet av det japanske Justisdepartementet, og utgjør kjernen i aktivitetene som kan utføres i Japan.

Sett fra en rekrutterers perspektiv, kan oppholdsstatusen grovt deles inn i tre grupper basert på om arbeid er tillatt eller ikke.

For det første er det “oppholdsstatus uten arbeidsrestriksjoner”. Disse er hovedsakelig basert på personens status eller posisjon, som for eksempel permanent bosatt, ektefelle til en japansk statsborger, ektefelle til en permanent bosatt, og langtidsresident. Utlendinger med denne oppholdsstatusen har ingen juridiske restriksjoner på sine aktiviteter og kan derfor ansettes i enhver jobbtype, akkurat som japanske borgere.

For det andre er det “oppholdsstatus med arbeid tillatt innenfor bestemte områder”. Dette er den mest vanlige kategorien når man ansetter utlendinger for spesialiserte eller tekniske jobber. For eksempel inkluderer dette “Teknologi, humaniora/kunnskap og internasjonale tjenester” for teknikere innen naturvitenskap eller ansatte innen planlegging og markedsføring, “Intra-company transferee” for de som overføres fra et utenlandsk hovedkontor eller filial, og “Skills” for utenlandske kokker. Et viktig punkt i denne kategorien er de strenge begrensningene som kun tillater aktiviteter innenfor det godkjente omfanget av oppholdsstatusen.

For det tredje er det “oppholdsstatus som i utgangspunktet ikke tillater arbeid”. Dette inkluderer “Student”, “Familieopphold”, “Kulturell aktivitet”, og lignende. Imidlertid, selv de med disse oppholdsstatusene kan unntaksvis få tillatelse til å arbeide hvis de har fått “tillatelse til aktiviteter utenfor kvalifikasjonene” fra Immigrasjonsbyrået. Basert på artikkel 19, paragraf 2 i den japanske innvandringsloven, kan for eksempel en student med “Student” oppholdsstatus få denne tillatelsen og dermed lov til å jobbe deltid opp til 28 timer i uken. Når et selskap ansetter en utlending i denne kategorien, er det essensielt å alltid sjekke oppholdsstatuskortet for å bekrefte om det finnes en tillatelse for aktiviteter utenfor kvalifikasjonene og omfanget av de tillatte arbeidstimene.

Å forstå disse klassifiseringene er grunnleggende for å avgjøre om en jobbkandidat lovlig kan arbeide eller ikke. Nedenfor er en tabell som sammenligner disse konseptene.

Ansettelse av talent fra utlandet: Prosedyrer for søknad om Certificate of Eligibility i Japan

Når man ansetter utenlandske borgere bosatt i utlandet for arbeid i Japan, er det vanlig å gjennomføre en søknad om “Certificate of Eligibility”. Dette sertifikatet er definert i artikkel 7-2 i den japanske innvandringsloven og tjener som en forhåndsbekreftelse fra justisministeren på at den planlagte aktiviteten til den utenlandske borgeren oppfyller kravene for en spesifikk oppholdskvalifikasjon før innreise til Japan. Systemet er designet for å lette visumsøknadsprosessen ved japanske utenriksstasjoner og innreisekontroll ved flyplasser i Japan.

Prosedyren følger disse fem trinnene:

1. Søknad innenlands i Japan: Først vil mottakende selskap handle som agent og søke om utstedelse av Certificate of Eligibility til den regionale innvandringskontoret som har jurisdiksjon over selskapets beliggenhet. Det er vanlig at søknaden utføres av en representant for selskapet i Japan eller en advokat eller administrativ juridisk skriver som har fått fullmakt, og ikke av den utenlandske borgeren selv.
2. Vurdering av innvandringsbyrået: Når søknaden er akseptert, vil en eksaminator fra innvandringsbyrået vurdere de innsendte dokumentene for å bekrefte selskapets stabilitet og kontinuitet, søkerens utdannings- og arbeidshistorikk, og om de planlagte arbeidsoppgavene møter kriteriene for oppholdskvalifikasjonen. Vurderingstiden varierer avhengig av søknadens innhold og tidspunkt, men tar vanligvis mellom en og tre måneder.
3. Utlevering og sending av sertifikatet: Hvis det blir bestemt at kravene er oppfylt etter vurderingen, vil Certificate of Eligibility bli utstedt (eller sendt via e-post hvis søknaden er online eller hvis det er registrert for online bruk). Selskapet vil deretter sende det originale sertifikatet til den utenlandske borgeren i utlandet via internasjonal post, eller videresende e-posten hvis sertifikatet ble utstedt elektronisk.
4. Visumsøknad ved utenlandske stasjoner: Når den utenlandske borgeren har mottatt Certificate of Eligibility, søker vedkommende om visum ved den japanske ambassaden eller konsulatet i sitt bostedsland. Ved å fremvise sertifikatet eller e-posten som er videresendt fra selskapet, anses den vesentlige vurderingen som allerede fullført i Japan, og visumet blir vanligvis utstedt raskt, innen omtrent fem virkedager.
5. Innreise til Japan og utlevering av oppholdskort: Etter at visumet er utstedt, reiser den utenlandske borgeren til Japan. Det er viktig å merke seg at Certificate of Eligibility kun er gyldig i tre måneder fra utstedelsesdatoen, og innreise til Japan må skje innen denne perioden. Ved innreisekontrollen på en japansk flyplass, vil passet, visumet og Certificate of Eligibility bli presentert, og ved ankomst på flyplasser som Haneda, Narita International, Chubu Centrair International, Kansai International, New Chitose, Hiroshima og Fukuoka, vil et oppholdskort bli utstedt på stedet. Ved andre flyplasser eller havner, vil oppholdskortet bli sendt til den angitte bostedsadressen etter innreise. Dette oppholdskortet fungerer som offisiell identifikasjon i Japan.

Denne totrinnsprosessen er basert på et rasjonelt design som konsoliderer den vesentlige vurderingen til innvandringsbyrået i Japan, reduserer belastningen på utenlandske stasjoner og øker forutsigbarheten for både arbeidsgivere og utenlandske borgere. Dette forhindrer situasjoner hvor en utenlandsk borger har brukt mye tid og penger på å reise, bare for å bli nektet innreise ved Japans grenseporter.

Fire kategorier basert på bedriftsstørrelse og deres definisjoner

I forbindelse med søknader om arbeidsrelaterte oppholdstillatelser, klassifiserer Japans immigrasjonsbyrå mottakende bedrifter (tilhørende organisasjoner) i fire kategorier basert på deres størrelse og pålitelighet. Denne klassifiseringen er en administrativ mekanisme som bestemmer graden av forenkling i søknadsprosessen, og mengden av dokumentasjon som kreves varierer betydelig avhengig av hvilken kategori bedriften faller inn under. For bedrifter er det avgjørende å forstå nøyaktig hvilken kategori de tilhører for å forberede en smidig søknad.

Kategori 1 gjelder organisasjoner som anses som svært pålitelige. Dette inkluderer spesifikt bedrifter notert på Japans børser, gjensidige forsikringsselskaper, nasjonale og lokale offentlige organisasjoner, og andre offentlige juridiske personer som ligner disse. Disse institusjonene anses for å ha høy sosial kredibilitet og en stabil forretningsgrunnlag, derfor blir dokumentasjonen som kreves ved søknad betydelig redusert.

Kategori 2 gjelder hovedsakelig store og stabile ikke-børsnoterte bedrifter. Kriteriene for denne kategorien er at beløpet av kildeskatt oppgitt i ‘det totale skjemaet for lovpålagte rapporter om lønnsinntekt’ for foregående år er på 10 millioner yen eller mer. Organisasjoner som ikke møter denne kildeskattstandarden, men som har fått godkjenning til å bruke ‘Online System for Oppholdssøknader’ fra immigrasjonsbyrået, behandles også som kategori 2.

Kategori 3 gjelder hovedsakelig små og mellomstore bedrifter. Dette inkluderer spesifikt organisasjoner og enkeltpersoner som har levert det totale skjemaet for lovpålagte rapporter til skattekontoret for foregående år, og hvor kildeskattbeløpet er mindre enn 10 millioner yen. Flertallet av bedriftene i Japan faller inn under denne kategorien.

Kategori 4 gjelder organisasjoner og enkeltpersoner som ikke passer inn i noen av de ovennevnte kategoriene. Det mest typiske eksempelet er nystartede selskaper. Disse bedriftene har ennå ikke fullført et regnskapsår og har ikke levert det totale skjemaet for lovpålagte rapporter, så de må bevise stabiliteten og kontinuiteten i virksomheten med andre dokumenter.

Dette kategorisystemet er ment for å effektivisere vurderingsprosessen. Bedrifter i kategori 1 og 2 har allerede bevist stabiliteten i virksomheten gjennom offentlige eller objektive indikatorer, så fokuset i vurderingen ligger hovedsakelig på den utenlandske personens egnethet. På den annen side, for bedrifter i kategori 3, og spesielt kategori 4, blir både den utenlandske personen og den mottakende bedriftens virksomhetsinnhold og finansielle situasjon gjenstand for vurdering, noe som krever flere bevisdokumenter.

Nedenfor vises en tabell som oppsummerer definisjonene og konkrete eksempler for hver kategori.

Dokumenter Bedrifter i Japan Må Forberede Kategorivis

Når man søker om Certificate of Eligibility for Status of Residence i Japan, varierer dokumentene en bedrift må forberede basert på de fire nevnte kategoriene. Her vil vi konkret forklare de nødvendige dokumentene ved å bruke kategorien “Engineering, Humanities Knowledge, International Services”, som mange bedrifter benytter seg av.

Først og fremst er det dokumenter som er nødvendige for alle kategorier. Disse er grunnlaget for søknaden.

• Søknadsskjema for Certificate of Eligibility: Bruk det nyeste skjemaet som kan lastes ned fra Immigration Services Agency of Japan sitt nettsted. (Immigration Services Agency of Japan “Engineering, Humanities Knowledge, International Services” https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html)
• Fotografi: Et passfoto av søkeren som oppfyller de fastsatte standardene og skal festes til søknadsskjemaet.
• Returkonvolutt: For å motta beskjeden om søknadsresultatet, må den være adressert og ha et frimerke for rekommandert post.
• Kopi av arbeidsvilkårsnotifikasjon eller arbeidskontrakt: Dokumenter som tydelig angir arbeidsforhold som jobbinnhold, lønn og arbeidstider.
• Dokumenter som beviser søkerens utdanningsbakgrunn og arbeidshistorikk: Dette inkluderer universitetsdiplomer og CV-er som beskriver tidligere arbeidserfaring.

Deretter, i tillegg til de ovennevnte felles dokumentene, vil bedrifter i de forskjellige kategoriene måtte levere følgende dokumenter for å bevise sin kategori.

Bedrifter i kategori 1 må levere ett av følgende dokumenter for å bevise sin status:

• Kopi av “Shikiho” (Japans kvartalsrapport) eller dokumenter som beviser at bedriften er notert på en japansk børs.
• Kopi av dokumenter som beviser at bedriften har mottatt tillatelse til etablering fra den relevante myndigheten.

Bedrifter i kategori 2 og 3 må levere dokumenter som viser bedriftens størrelse:

• Kopi av den totale oversikten over lovpålagte rapporter for ansattes lønnsinntekt fra det foregående året (med mottaksstempel fra skattekontoret).

Bedrifter i kategori 4 har ennå ikke en skattebetalingshistorikk, og må derfor objektivt demonstrere virksomhetens stabilitet og kontinuitet. Derfor kreves det flere dokumenter enn for bedrifter opp til kategori 3. Vanligvis må følgende dokumenter leveres:

• Forretningsplan: Et dokument som forklarer den konkrete forretningsideen, inntektsforventninger, og hvorfor det er nødvendig å ansette den utenlandske arbeidstakeren på en rasjonell måte.
• Registreringsbevis for selskapet: Et offisielt dokument utstedt av Legal Affairs Bureau som bekrefter grunnleggende informasjon om selskapet.
• Kopi av de siste årsregnskapene: Dette leveres hvis selskapet har fullført minst én regnskapsperiode etter etableringen. Hvis det er et nyetablert selskap uten regnskap, må dette forklares.

Disse forskjellene i dokumentkrav reflekterer logikken bak risikovurderingen utført av Immigration Services Agency of Japan. For bedrifter i kategori 1 og 2, hvor virksomhetens pålitelighet allerede er sikret, fokuserer evalueringen hovedsakelig på den individuelle søkerens kvaliteter. Imidlertid, for bedrifter i kategori 3, og spesielt kategori 4, vil inspektørene nøye vurdere ikke bare søkeren, men også om bedriften selv har kapasitet til å fortsette å ansette utlendinger på en stabil måte, og om virksomheten er lovlig og har en faktisk drift. Derfor representerer søknaden om oppholdsstatus for bedrifter i kategori 4, som er nyetablerte, ikke bare en ansettelsesprosess, men også en mulighet til å bevise virksomhetens legitimitet og fremtidsutsikter overfor myndighetene.

Straffene et selskap kan møte: Risikoen for å medvirke til ulovlig arbeid under japansk lov

Når bedrifter i Japan ansetter utenlandske arbeidstakere, har de ikke bare ansvar for å forstå og følge visumregelverket korrekt og utføre riktige prosedyrer, men også for å kontinuerlig overholde lovene gjennom hele ansettelsesperioden. Hvis en bedrift forsømmer denne plikten, kan den stå overfor en alvorlig juridisk risiko kjent som “medvirkning til ulovlig arbeid”, som er definert i artikkel 73-2 i den japanske innvandringskontrolloven, og som pålegger strenge straffer for de som tillater ulovlig arbeidsaktivitet.

Handlinger som typisk fører til at man blir dømt for medvirkning til ulovlig arbeid, kan deles inn i tre hovedkategorier. For det første, å ansette utenlandske borgere som ulovlig oppholder seg i Japan eller som har visumkategorier som ikke tillater arbeid (for eksempel korttidsopphold). For det andre, å la utenlandske arbeidstakere jobbe utover de aktivitetene som er tillatt av deres visumkategori. Et eksempel på dette kan være å la en ingeniør med visum for “teknologi, humaniora/kunnskap og internasjonale tjenester” utføre enkle fabrikkarbeidsoppgaver som ikke krever spesialkunnskap. For det tredje, å la utenlandske arbeidstakere jobbe mer enn de timene som er tillatt under deres tillatelse for aktiviteter utenfor kvalifikasjonene. For eksempel, å la en utenlandsk student som er begrenset til å jobbe 28 timer i uken, jobbe 40 timer.

Hvis en bedrift begår disse overtredelsene, kan arbeidsgiveren bli straffet med “opp til tre års fengsel, en bot på opptil 3 millioner yen, eller begge deler”. Videre, under japansk lov, er det ofte en dobbel straffepolicy hvor ikke bare den direkte ansvarlige personen, men også selve selskapet kan bli bøtelagt, noe som betyr at hele bedriften kan holdes ansvarlig.

Det som spesielt bør bekymre bedrifter, er behandlingen av “uaktsomhet” i henhold til den japanske innvandringskontrolloven. Loven sier at å ikke vite at en aktivitet utgjør ulovlig arbeid, er i utgangspunktet ikke en gyldig unnskyldning for å unngå straff. Imidlertid, hvis det kan bevises at det ikke var noen uaktsomhet i ikke å vite dette, kan straffen bli unngått. Dette betyr at bedrifter har en aktiv plikt til å nøye sjekke visumstatusen og arbeidstillatelsen til utenlandske arbeidstakere de ønsker å ansette, for eksempel ved å kontrollere originalen av oppholdskortet. Hvis en bedrift bare sjekker en kopi av oppholdskortet eller tar arbeidstakerens ord for god fisk og ender opp med å ansette dem for ulovlig arbeid, kan de bli ansett som uaktsomme og dermed straffbare.

En dom for medvirkning til ulovlig arbeid kan ha alvorlige konsekvenser for en bedrifts virksomhet, utover direkte straffer som bøter og fengsel. For eksempel, bedrifter som er dømt for medvirkning til ulovlig arbeid, kan bli diskvalifisert fra å benytte seg av systemer som teknisk internopplæring eller spesifikke ferdighetsprogrammer, som er viktige for å skaffe arbeidskraft i visse industrier. Dette viser at brudd på compliance kan utvikle seg fra å være et rent juridisk problem til å bli en trussel mot selve forretningsdriften.

Prosedyrer etter ansettelse: Rapportering av utenlandsk arbeidsforhold i Japan

Ansettelsesprosedyrer for utenlandske arbeidstakere er ikke fullført bare ved å få tillatelse til opphold og bekrefte ansettelsen. Etter at ansettelsen har startet, finnes det juridiske forpliktelser som bedriften må oppfylle. En av disse er innsending av “Rapportering av utenlandsk arbeidsforhold”. Dette er en prosedyre som er pålagt alle arbeidsgivere i Japan, basert på “Lov om omfattende fremme av arbeidspolitikk, stabilitet i arbeidstakeres ansettelse og forbedring av deres yrkesliv”.

Dette rapporteringsskjemaet skal sendes til den lokale offentlige arbeidsformidlingen (Hello Work) når en utenlandsk arbeidstaker blir nyansatt eller når en utenlandsk arbeidstaker slutter. Formålet med dette systemet er å gi regjeringen en nøyaktig forståelse av ansettelsessituasjonen for utenlandske arbeidstakere, og å fremme riktig ansettelsesforvaltning og støtte til gjenansettelse.

Måten å rapportere på varierer avhengig av om den utenlandske arbeidstakeren er forsikret under arbeidsforsikringen eller ikke. Hvis personen er forsikret under arbeidsforsikringen, vil innsending av “Melding om oppnåelse av kvalifikasjoner for arbeidsforsikring” også dekke rapporteringen av utenlandsk arbeidsforhold, så ingen ytterligere dokumenter er nødvendige.

På den annen side, hvis du ansetter en utenlandsk arbeidstaker som ikke er forsikret under arbeidsforsikringen på grunn av arbeidstid eller andre forhold, må du sende inn “Rapportering av utenlandsk arbeidsforhold (Skjema nr. 3)”. Dette skjemaet kan lastes ned fra nettstedet til Helsedepartementet og Arbeid (Ministry of Health, Labour and Welfare). (https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/index.html).

Fristen for innsending er satt til slutten av måneden etter måneden da ansettelsen eller oppsigelsen fant sted. Hvis du forsømmer å sende inn denne rapporten, eller hvis du sender inn en falsk rapport, kan det resultere i en bot på opptil 300 000 yen, så det er viktig å være oppmerksom. Denne prosedyren utføres under forskjellige administrative formål: arbeidsmarkedets forvaltning, som er underlagt Helsedepartementet og Arbeid, og oppholdsstyring, som er underlagt Justisdepartementet (Immigration Bureau), og bedrifter må overholde begge regelverkene.

Oppsummering

Å ansette utenlandsk spesialistpersonell er en kraftfull metode for japanske selskaper å øke sin globale konkurranseevne. Men for å realisere dette, er det absolutt nødvendig å overholde de komplekse og strenge juridiske reguleringene som er sentrert rundt Japans innvandringslov. Som vi har detaljert i denne artikkelen, er en nøyaktig forståelse av oppholdsstatus, forberedelse av passende dokumenter tilpasset bedriftens størrelse, og unngåelse av alvorlige juridiske risikoer som å fremme ulovlig arbeid, ansvar som pålegges alle selskaper. Disse prosedyrene krever spesialisert kunnskap og stor oppmerksomhet, og forsømmelse kan føre til uforutsette tidsmessige tap og juridiske sanksjoner.

Vårt firma, Monolith Law Office, har en rik historie med å tilby juridiske tjenester relatert til arbeidsvisum og oppholdsstatus, som beskrevet i denne artikkelen, til et stort antall klienter i Japan. Vår styrke ligger i vår dype forståelse av det japanske rettssystemet, i tillegg til at vi har flere advokater som snakker engelsk og har juridiske kvalifikasjoner fra andre land. Dette gjør det mulig for oss å støtte juridiske prosedyrer på tvers av landegrenser nøyaktig, samtidig som vi kommuniserer effektivt ikke bare med bedriftens juridiske og HR-personell, men også direkte med utenlandske kandidater. Hvis du har problemer med de komplekse prosedyrene knyttet til ansettelse av utenlandske arbeidstakere eller oppbygging av et compliance-system, vennligst konsulter vårt kontor.