Grundig forklaring av visumprosedyrer for rekruttering av utenlandske ansatte i Japan, etter ansettelsestype

I dagens Japan er det for moderne japanske selskaper en viktig ledelsesstrategi å sikre globalt talent for å oppnå forretningsvekst. Imidlertid er rekrutteringsprosessen for dyktige utenlandske talenter regulert av komplekse juridiske prosedyrer fastsatt av “Immigration Control and Refugee Recognition Act” (heretter referert til som “Immigration Act”) i Japan. Denne loven er kjernen i styringen av alle utenlandske borgeres aktiviteter som kommer til og oppholder seg i Japan, og det er avgjørende for selskaper å forstå og overholde dens bestemmelser som en essensiell juridisk forpliktelse. Feil i prosedyrene kan føre til mer enn bare forsinkelser i rekrutteringsplanene; de kan også utløse alvorlige juridiske risikoer. Denne artikkelen har som mål å gi en omfattende forklaring av prosedyrene og hensynene for tre typiske rekrutteringsformer som bedriftsledere og ansatte innen juridisk og HR-avdelinger kan møte i praksis ved ansettelse av utenlandske arbeidstakere. Spesifikt vil vi se på tre scenarioer: ansettelse av utenlandske borgere med “Dependent” visum som fast ansatte, ansettelse av utenlandske borgere med “Status of Residence” visum, og tilbud om jobb til utenlandske borgere som er i Japan på et “Short-term Stay” visum. Å forstå og gjennomføre disse prosedyrene nøyaktig er ikke bare en administrativ oppgave, men en svært viktig del av å bygge et selskaps compliance-struktur og håndtere juridiske risikoer.

Grunnprinsipper for ansettelse av utlendinger og bedrifters juridiske ansvar i Japan

Når bedrifter ansetter talenter uavhengig av nasjonalitet, pålegges de visse juridiske forpliktelser. I tilfelle av ansettelse av utlendinger, eksisterer det imidlertid spesielt strenge kontrollforpliktelser i henhold til Japans innvandringslov. Alle bedrifter må, før de inngår en arbeidskontrakt og lar arbeidet starte, kontrollere den aktuelle utlendingens oppholdskort eller pass for å forsikre seg om at vedkommende har den nødvendige oppholdstillatelsen for arbeid og at oppholdstiden er gyldig. Hvis en bedrift forsømmer denne kontrollforpliktelsen og ansetter en utlending uten arbeidstillatelse, kan den bli stilt overfor alvorlig juridisk ansvar.

Artikkel 73-2 i Japans innvandringslov definerer “forbrytelsen om å fremme ulovlig arbeid”. Dette er en bestemmelse som straffer de som lar andre utføre ulovlig arbeid i forbindelse med forretningsaktiviteter, eller som plasserer dem under sin kontroll for å gjøre det. Ved brudd på denne bestemmelsen kan den enkelte bli straffet med opptil tre års fengsel eller en bot på opptil 3 millioner yen, eller begge deler, mens en juridisk person kan bli ilagt en bot på opptil 3 millioner yen. Det viktigste punktet i denne loven er at bedrifter generelt ikke kan hevde at de “ikke visste” som et forsvar. Selv et “uhell” som å forsømme å kontrollere et oppholdskort, kan føre til straff. Med andre ord krever loven at bedrifter aktivt og sikkert etablerer et kontrollsystem. Derfor er det å følge de riktige prosedyrene for hver rekrutteringsform som vil bli forklart her, den eneste måten å unngå risikoen for å fremme ulovlig arbeid og bevise at en bedrift oppfyller sine juridiske forpliktelser.

Rekrutteringsstrategier i Japan: Å ansette utenlandske statsborgere med “Familieopphold”-visum som fast ansatte

“Familieopphold”-visum i Japan er ment for ektefeller og barn som er avhengige av en utenlandsk arbeidstaker i Japan, og hovedformålet er å tillate familier å bo sammen i landet. Derfor tillater ikke denne visumkategorien i utgangspunktet arbeidsaktiviteter. Imidlertid kan utenlandske statsborgere med dette visumet få tillatelse til å arbeide i Japan gjennom en “tillatelse for aktiviteter utenfor kvalifikasjoner” i henhold til artikkel 19 i den japanske innvandringsloven, men dette er vanligvis begrenset til 28 timer per uke og antas å være for deltidsarbeid eller deltidsjobber. Derfor er det ikke mulig å ansette en utenlandsk statsborger med “Familieopphold”-visum som fulltidsansatt uten å overstige grensene for denne tillatelsen.

For å ansette noen som fast ansatt, er det nødvendig å endre deres nåværende “Familieopphold”-visum til en annen type visum som tillater arbeid, for eksempel “Teknologi, Humaniora/Kunnskap, Internasjonale Tjenester”, avhengig av jobbens natur. Denne prosessen krever en søknad om endring av oppholdsstatus i henhold til artikkel 20 i den japanske innvandringsloven. Denne søknaden innebærer en streng vurdering, ikke bare en oppdatering av visumtypen, men en fullstendig ny vurdering av om søkeren oppfyller kravene for den nye visumkategorien. Det er spesielt viktig at det er en sammenheng mellom søkerens utdannelse og arbeidserfaring og de jobboppgavene som bedriften planlegger å tildele dem. For eksempel, hvis en person med en ingeniørgrad fra universitetet skal ansettes i en markedsføringsrolle, kan det være vanskelig å få godkjennelse uten en rasjonell forklaring på hvordan disse feltene er relatert. Bedrifter må forstå at denne søknaden er en vurdering av selve ansettelsens rimelighet og må forberede seg grundig.

Søknaden om endring av oppholdsstatus må sendes til den regionale innvandringskontoret som har jurisdiksjon over søkerens bosted. Prosessen tar vanligvis mellom en og to måneder. Når søknaden er godkjent, kreves det et gebyr på 6,000 yen ved personlig oppmøte eller 5,500 yen for online søknader.

Nødvendige dokumenter for prosessen må forberedes av både søkeren og bedriften. De viktigste dokumentene er som følger:

• Dokumenter forberedt av søkeren
  • Søknadsskjema for endring av oppholdsstatus
  • Fotografi (4 cm høyde x 3 cm bredde)
  • Pass og oppholdskort (for visning)
  • Dokumenter som beviser utdanning og arbeidserfaring (diplomer, ansettelsesbevis, etc.)
• Dokumenter forberedt av bedriften
  • Bedriftens registreringsbevis for handel og juridiske personer
  • Kopi av siste års finansregnskap
  • Samlet oversikt over lovpålagte rapporter om ansattes lønnsinntekt og kildeskatt for foregående år
  • Kopi av arbeidskontrakten (som spesifiserer jobboppgaver, lønn, varighet, etc.)
  • Begrunnelse for ansettelse (dokument som forklarer behovet for ansettelsen)

Det er et kategorisystem som forenkler dokumentinnleveringen basert på bedriftens størrelse (børsnoterte selskaper, små og mellomstore bedrifter, etc.), så det er viktig å sjekke hvilken kategori din bedrift faller under. Skjemaer for søknad og detaljer om nødvendige dokumenter kan bekreftes på nettstedet til Immigrasjonsbyrået.

Referanse: Søknad om endring av oppholdsstatus | Immigrasjonsbyrået

Referanse: Oppholdsstatus “Teknologi, Humaniora/Kunnskap, Internasjonale Tjenester” | Immigrasjonsbyrået

Rekrutteringsstrategier for ulike visumtyper i Japan: Ansettelse av utenlandske arbeidstakere med statusrelaterte visum

Oppholdstillatelser som “permanent bosatt”, “ektefelle til en japansk statsborger osv.”, “ektefelle til en permanent bosatt osv.” og “langsiktig bosatt” blir tildelt basert på en persons status eller posisjon, ikke på spesifikke aktiviteter. Derfor kalles disse “oppholdstillatelser basert på status” eller “statusrelaterte visum”. Utenlandske arbeidstakere med disse oppholdstillatelsene har ingen juridiske restriksjoner på arbeidsaktiviteter i Japan og kan derfor ansettes av bedrifter på samme måte som japanske ansatte, uavhengig av jobbtype eller arbeidstid. Det er ikke nødvendig med prosedyrer som endring av oppholdstillatelse hos immigrasjonskontoret, og rekrutteringsprosessen er veldig enkel.

Men denne enkelheten i prosedyren kan paradoksalt nok føre til at juridiske forpliktelser overses, så det er viktig å være oppmerksom. Selv når man ansetter utenlandske arbeidstakere med statusrelaterte visum, pålegger den japanske “Lov om omfattende fremme av arbeidspolitikk, stabilisering av sysselsetting og forbedring av arbeidslivet” (Artikkel 28) en pliktrapportering til Hello Work (offentlig arbeidsformidling). Denne rapporteringen, kjent som “rapport om ansettelsesforhold for utenlandske arbeidstakere”, er obligatorisk for alle arbeidsgivere. Hvis denne rapporten forsømmes eller det rapporteres falske opplysninger, kan det resultere i en bot på opptil 300 000 yen.

Siden det ikke er nødvendig å søke hos immigrasjonskontoret, er det en risiko for at rapporteringen til Hello Work kan bli oversett i bedriftens standard rekrutteringsflyt. For å forhindre slike brudd på compliance, er det svært effektivt å integrere en sjekkmekanisme i onboardingprosessen ved ansettelse som bekrefter nasjonalitet og automatisk initierer rapporteringsprosessen til Hello Work hvis personen har utenlandsk statsborgerskap (med unntak av spesielle permanente beboere).

Rapporteringsmetoden varierer avhengig av om den utenlandske arbeidstakeren blir en forsikret person under arbeidsforsikringen eller ikke.

1. Hvis personen blir en forsikret person under arbeidsforsikringen:
   • Prosess: Når du sender inn den vanlige “Melding om oppnåelse av kvalifikasjoner for arbeidsforsikring” (Skjema nr. 2), fullfører du rapporteringen ved å legge til informasjon om oppholdstillatelse, oppholdstid og nasjonalitet.
   • Innleveringssted: Hello Work som har jurisdiksjon over arbeidsstedets beliggenhet.
   • Frist for innlevering: Innen den 10. dagen i måneden etter ansettelsen.
2. Hvis personen ikke blir en forsikret person under arbeidsforsikringen:
   • Prosess: Du må sende inn en separat “Rapport om ansettelsesforhold for utenlandske arbeidstakere” (Skjema nr. 3).
   • Innleveringssted: Hello Work som har jurisdiksjon over arbeidsstedets beliggenhet.
   • Frist for innlevering: Innen utgangen av måneden etter ansettelsen.

Ved avslutning av arbeidsforholdet er det også påkrevd å sende inn en “Melding om tap av kvalifikasjoner for arbeidsforsikring” eller en “Rapport om ansettelsesforhold for utenlandske arbeidstakere (ved avslutning av arbeidsforhold)”. Rapportskjemaene kan lastes ned fra nettstedet til det japanske helse-, arbeids- og velferdsdepartementet.

Referanse: Om rapportering av ansettelsesforhold for utenlandske arbeidstakere | Helse-, arbeids- og velferdsdepartementet

Rekrutteringsfokus basert på ansettelsestype ③: Når du tilbyr en jobb til en person på korttidsopphold i Japan

“Korttidsopphold”-visum i Japan er ment for midlertidige opphold uten lønnet arbeid, som turisme, familiebesøk, eller korte forretningsreiser (møter, forhandlinger, etc.). Derfor er det strengt forbudt for personer med dette visumet å arbeide i Japan. Selv om et selskap intervjuer og tilbyr en jobb til en talentfull person som er i Japan på et korttidsopphold, er det i utgangspunktet ikke tillatt å umiddelbart ansette denne personen i Japan og endre visumstatusen til en arbeidsvisum.

Artikkel 20, avsnitt 3 i den japanske innvandringsloven (Immigration Control and Refugee Recognition Act) spesifiserer at endring av visumstatus fra “korttidsopphold” kun er tillatt under “uunngåelige spesielle omstendigheter”. Dette refererer til tilfeller som krever humanitær hensyn (for eksempel: ekteskap med en japansk statsborger, alvorlig sykdom som forhindrer retur til hjemlandet), og ikke bare fordi man har mottatt et jobbtilbud fra et japansk selskap. Denne strenge praksisen er for å forhindre at personer unngår den grundige visumkontrollen som normalt utføres ved japanske ambassader og konsulater i utlandet, og deretter oppnår arbeidstillatelse i Japan gjennom enklere prosedyrer etter ankomst, noe som ville undergrave systemets grunnleggende prinsipper.

Derfor må selskaper som ønsker å ansette personer på korttidsopphold i Japan følge en totrinns offisiell prosedyre. Denne prosedyren er juridisk fastsatt i en bestemt rekkefølge, og å ignorere den for å starte arbeidet kan føre til alvorlige lovbrudd.

Første trinn: Søknad om Certificate of Eligibility (COE)

Først må mottakende selskap i Japan søke om “Certificate of Eligibility (COE)” på vegne av den utenlandske personen. Dette er en prosedyre basert på artikkel 7-2 i den japanske innvandringsloven, hvor justisministeren på forhånd vurderer om den planlagte aktiviteten til den utenlandske personen oppfyller kriteriene for visumstatus før vedkommende ankommer Japan. Med dette sertifikatet kan visumutstedelsen senere utføres raskt. Søknaden sendes til den regionale innvandringskontoret som har jurisdiksjon over selskapets beliggenhet. Vurderingen tar vanligvis mellom en og tre måneder, så selskapet må ta hensyn til denne perioden i sin rekrutteringsplan.

Andre trinn: Visumsøknad og innreise til Japan

Når Certificate of Eligibility (COE) er utstedt, sender selskapet det til personen som befinner seg i utlandet. På dette tidspunktet må personen vanligvis ha forlatt Japan. Personen må deretter levere dette sertifikatet til den japanske ambassaden eller konsulatet i sitt hjemland og motta et offisielt arbeidsvisum (visum). Med dette nye visumet kan personen ankomme Japan og først da, etter å ha mottatt sitt oppholdskort på flyplassen, lovlig begynne å arbeide. Det er realistisk å forvente at hele denne prosessen, fra jobbtilbud til faktisk arbeidsstart, tar minst tre til fire måneder.

Dokumentene som kreves for søknad om Certificate of Eligibility (COE) ligner de som kreves for søknad om endring av visumstatus, og selskapets forretningsinnhold og stabilitet, samt relevansen mellom personens utdannings- og arbeidshistorikk og jobbinnhold, blir strengt vurdert.

Referanse: Søknad om Certificate of Eligibility | Immigration Services Agency of Japan

Sammenligning av ulike prosedyrer

De tre rekrutteringsformene vi har forklart til nå, er alle lovlige måter å ansette utlendinger på i Japan, men de juridiske tilnærmingene, prosedyrenes aktører, tidsrammene og de punktene bedrifter må være oppmerksomme på varierer betydelig. Det er nøkkelen til en smidig ansettelse og overholdelse av compliance å først nøyaktig forstå hvilken type oppholdsstatus jobbkandidaten har, og deretter velge den riktige juridiske prosedyren som passer. Tabellen nedenfor oppsummerer de viktigste forskjellene i prosedyrene for de tre scenarioene.

Oppsummering

For japanske selskaper som ønsker å sikre utenlandsk talent, er det en absolutt forutsetning at rekrutteringsprosessen er i samsvar med lovgivningen. Som beskrevet i denne artikkelen, varierer de juridiske prosedyrene et selskap må følge grunnleggende avhengig av hvilken type oppholdstillatelse jobbkandidaten har. Å nøyaktig identifisere kandidatens juridiske status og utføre de foreskrevne prosedyrene uten mangler eller overskudd, er den eneste veien for å håndtere selskapets juridiske risiko og oppnå en smidig talentanskaffelse. Feil i prosedyrevalget kan ikke bare forsinke rekrutteringsplanene, men også føre til alvorlige compliance-brudd ved å fremme ulovlig arbeid.

Monolith Law Office har omfattende erfaring i å tilby juridiske tjenester relatert til søknad om arbeidsvisum og komplekse innvandringsprosedyrer for et stort antall klienter i Japan. Vårt firma har flere engelsktalende advokater med utenlandsk juridisk kvalifikasjon, som kan tilby støtte for å løse juridiske utfordringer gjennom klar og effektiv kommunikasjon med internasjonale ledere og utenlandske interessenter. Hvis du har utfordringer med juridiske prosedyrer knyttet til ansettelse av utenlandsk talent, vennligst kontakt oss for konsultasjon.