Juridisk forklaring av utarbeidelsen av vedtekter ved etablering av selskaper i Japan

I prosessen med å etablere et selskap i Japan, er utarbeidelsen av vedtektene ikke bare et trinn i prosedyren. Vedtektene er et juridisk dokument som definerer selskapets organisasjon, drift og grunnleggende regler, og blir ofte omtalt som “selskapets grunnlov”. Hvordan dette dokumentet utformes og opprettes, vil ha en dyp innvirkning på selskapets styringsstruktur, beslutningsprosesser og potensial for fremtidig vekst. Bestemmelsene i vedtektene har en kraftig bindende juridisk effekt på aksjonærer, styremedlemmer og selve selskapet, og deres utarbeidelse krever overholdelse av strenge regler fastsatt i den japanske selskapsloven. Denne artikkelen vil forklare den grunnleggende strukturen til vedtektene under japansk selskapsrett, detaljert diskutere de juridiske kravene og praktiske hensynene for de obligatoriske elementene som må inkluderes, elementene som må inkluderes for å gi spesifikke effekter, og de valgfrie elementene som kan reflektere selskapets unike karakter. Vi vil spesielt fokusere på viktige diskusjonspunkter som er direkte knyttet til forretningsbeslutninger, som tolkningen av “formål” som definerer virksomhetens omfang, og den komplekse reguleringen av “innskudd i natura”, som er bidrag av eiendeler annet enn penger. Til slutt vil vi detaljert beskrive de nødvendige autentiseringsprosedyrene for at de opprettede vedtektene skal ha juridisk effekt, og dermed tilby en omfattende juridisk kunnskap for å bygge grunnlaget for et selskaps etablering.

Grunnstrukturen i vedtektene: Tre typer bestemmelser

I henhold til japansk selskapsrett (Companies Act), er bestemmelsene i vedtektene klassifisert i tre kategorier basert på deres juridiske natur. Disse er “absolutte bestemmelser”, “relative bestemmelser”, og “valgfrie bestemmelser”. Denne tredelte strukturen reflekterer den lovgivende intensjonen om å sikre et minimum av juridisk rammeverk som er felles for alle selskaper, samtidig som det gir hvert enkelt selskap fleksibilitet til å utforme sin egen styring tilpasset deres spesifikke situasjon.

Absolute bestemmelser er, som navnet antyder, elementer som må inkluderes i vedtektene uten unntak. Hvis selv ett av disse elementene mangler eller er juridisk ugyldig, vil vedtektene i sin helhet være ugyldige, og selskapets etablering vil ikke bli anerkjent. Dette er fordi de inkluderer essensiell informasjon som er nødvendig for å identifisere selskapets grunnleggende identitet, som for eksempel firmanavn, formål og hovedkontorets beliggenhet, for å sikre trygghet i transaksjoner.

Deretter har vi de relative bestemmelsene, som ikke påvirker gyldigheten av vedtektene hvis de utelates. Men hvis et selskap ønsker å etablere regler om disse sakene, må de inkluderes i vedtektene for å ha juridisk effekt. For eksempel, bestemmelser som begrenser overføring av aksjer eller etablering av et styre faller inn under denne kategorien. Disse er ofte forskjellige fra de prinsipielle reglene fastsatt av japansk selskapsrett, og ved å inkludere dem i vedtektene, blir deres effekt klargjort, og de binder alle aksjonærer og interessenter.

Til slutt er de valgfrie bestemmelsene de som ikke tilhører de to foregående kategoriene og som selskapet fritt kan bestemme, så lenge de ikke strider mot japansk selskapsrett eller andre imperative lovbestemmelser eller offentlig orden og moral. Eksempler på dette kan være bestemmelser om regnskapsåret eller tidspunktet for innkalling til ordinær generalforsamling. Selv om disse sakene også kan reguleres i interne selskapsdokumenter, øker inkluderingen i vedtektene viktigheten av bestemmelsene, og endringer krever strenge prosedyrer som spesielle aksjonærbeslutninger, noe som bidrar til å sikre stabilitet i ledelsen. Derfor er valget av hvilke saker som skal inkluderes i vedtektene og i hvilken kategori, en viktig strategisk beslutning med tanke på selskapets fremtidige drift.

Avgjørende innholdskrav for selskapets grunnleggende struktur under japansk lov

De absolutte innholdskravene utgjør grunnlaget for et selskaps juridiske personlighet og er den mest kritiske informasjonen. Artikkel 27 i den japanske selskapsloven fastsetter at følgende fem elementer må være inkludert i vedtektene til et aksjeselskap:

1. Formål
2. Firmanavn
3. Hovedkontorets beliggenhet
4. Verdien av eiendeler bidratt ved etablering eller deres minimumsverdi
5. Navn eller firmanavn og adresse til grunnleggerne

Blant disse er spesielt oppføringen av ‘formål’ ekstremt viktig, da det juridisk definerer selskapets virkeområde. Selskapets formål må være lovlig, profittorientert og klart definert. Imidlertid eksisterer det en viktig forskjell mellom juridisk teori og praktiske krav når det gjelder tolkningen av ‘formålets omfang’.

Den japanske høyesterett har konsekvent vist en holdning om at et selskaps rettskapasitet er begrenset av formålet som er angitt i vedtektene, som i dommen kjent som Yawata Steel-saken (Høyesterettsdom 24. juni 1970). Ifølge rettspraksis strekker selskapets handlinger seg ikke bare til de aktivitetene som er eksplisitt nevnt i formålet, men også til ‘alle handlinger som er direkte eller indirekte nødvendige’ for å oppfylle dette formålet. Denne tolkningen fokuserer primært på å beskytte tredjeparter som inngår transaksjoner med selskapet og sikre tryggheten i disse transaksjonene. Hvis selskapets handlinger var strengt begrenset til formålet, ville motpartene i transaksjonene stadig måtte bekrefte om handlingene falt innenfor rammen av motpartens vedtekter, noe som ville hindre smidig økonomisk aktivitet.

Likevel er det ikke slik at denne juridisk brede tolkningen gjelder i alle praktiske situasjoner. For eksempel, når man søker om lån fra finansinstitusjoner, kan det bli vanskelig å få godkjent lån hvis virksomheten som skal finansieres ikke er eksplisitt nevnt i selskapets formål. I tillegg, i bransjer som bygge- eller bemanningsbransjen, hvor det kreves offentlig godkjenning for å drive virksomhet, blir det en forutsetning at virksomhetens innhold er oppført i selskapets formål. Under skatteinspeksjoner kan det også oppstå tvil om kostnader fra en virksomhet som ikke er oppført i vedtektene, vil bli anerkjent som selskapets utgifter.

Derfor, selv om selskapets virkeområde juridisk sett er bredt anerkjent, er det en klok strategi å inkludere ikke bare de virksomhetene som for øyeblikket drives, men også potensielle fremtidige virksomheter, så konkret og omfattende som mulig i vedtektenes formål for å forhindre praktiske hindringer og sikre en smidig drift av virksomheten.

Krav til virkningsfulle relative bestemmelser i vedtektene

Relative bestemmelser er elementer som krever inkludering i vedtektene for å være gyldige, da de, samtidig som de respekterer selskapets autonomi, kan ha en betydelig innvirkning på interessenter som aksjonærer og kreditorer. Uten en slik oppføring i vedtektene, vil selv vedtak fattet i generalforsamlingen være juridisk ugyldige.

Vanlige eksempler på relative bestemmelser inkluderer regler om overføringsbegrensninger av aksjer, etablering av styre og revisorer, og opprettelse av en aksjeeierregisterfører. Disse bestemmelsene tillater selskaper å tilpasse de uniforme reglene i den japanske selskapsloven til sine egne behov, men på grunn av deres betydning kreves det at de er nedtegnet i vedtektene, som er selskapets grunnleggende regler.

Blant de relative bestemmelsene er det spesielt strenge regler for det som kalles “unormale etableringsforhold” i henhold til artikkel 28 i den japanske selskapsloven. Dette begrepet refererer til etableringsforhold som avviker fra den vanlige pengeinnskuddsprosessen. De unormale etableringsforholdene inkluderer følgende fire punkter:

• Innskudd i natura: Bidrag med eiendom annet enn penger.
• Overdragelse av eiendom: Kontrakter som lover at grunnleggerne vil overta bestemte eiendeler etter selskapets etablering.
• Grunnleggernes kompensasjon eller andre spesielle fordeler: Økonomiske fordeler som grunnleggerne mottar for deres innsats i etableringen av selskapet.
• Kostnader selskapet påtar seg i forbindelse med etableringen.

Det som er felles for disse forholdene er risikoen for at selskapets økonomiske grunnlag kan bli skadet av grunnleggernes skjønn i en sårbar fase hvor det ennå ikke finnes en uavhengig beslutningstakende organ. For eksempel, hvis verdiløse eiendeler blir overvurdert som innskudd i natura, eller grunnleggerne mottar urimelig høye kompensasjoner, kan det resultere i et selskap med kun nominell kapital og ingen reell verdi, et “tomt selskap”.

For å forhindre slike situasjoner og sikre selskapets økonomiske grunnlag, krever den japanske selskapsloven at disse unormale etableringsforholdene blir nedtegnet i vedtektene. I tillegg pålegges det som en generell regel en undersøkelse av en inspektør utnevnt av domstolen, som en del av flere kontrollfunksjoner.

Kjernen i unormale etableringstiltak: Innskudd i natura og deres juridiske regulering i Japan

Innenfor unormale etableringstiltak er innskudd i natura det som brukes hyppigst i praksis og som har de mest detaljerte reguleringene. Innskudd i natura innebærer å bidra med eiendeler som fast eiendom, kjøretøy eller immaterielle rettigheter i stedet for penger, og i bytte motta aksjer i selskapet. Dette gir fordelen at selv med begrensede kontantressurser, kan man benytte seg av eiendeler man allerede eier for å styrke selskapets kapital.

For å sikre objektiviteten i vurderingen og forhindre urettmessig inflasjon av kapitalverdien, pålegger Japans selskapslov strenge reguleringer på innskudd i natura. Disse reguleringene er basert på det grunnleggende prinsippet om “kapitalforsterkning” for å sikre selskapets økonomiske grunnlag og beskytte kreditorene.

Først og fremst, når man utfører et innskudd i natura, må man i henhold til Japans selskapslov (artikkel 28, punkt 1), spesifisere detaljene i selskapets vedtekter. Dette inkluderer navnet på innskyteren, eiendelene som bidras og deres verdi, samt antall aksjer som skal tildeles innskyteren.

For det andre, som en generell regel, etter godkjenning av vedtektene, må man søke retten om utnevnelse av en inspektør for å få en vurdering av eiendelens verdi (Japans selskapslov artikkel 33). Denne prosedyren krever tid og penger, og er derfor en betydelig praktisk byrde.

Derfor har Japans selskapslov etablert unntak fra denne strenge inspektørundersøkelsen. I praksis utføres de fleste innskudd i natura ved å benytte seg av disse unntaksbestemmelsene. Unntakene gjelder hovedsakelig i følgende tre tilfeller:

• Når den totale verdien av eiendelene som er oppført i vedtektene for innskudd i natura er under 5 millioner yen.
• Når innskuddseiendelen er verdipapirer med en markedspris, og verdien oppført i vedtektene ikke overstiger denne markedsprisen.
• Når verdien oppført i vedtektene anses som passende basert på sertifisering fra en profesjonell som en advokat, sertifisert offentlig regnskapsfører eller skatterådgiver (i tilfelle av fast eiendom, kreves i tillegg en vurdering fra en eiendomsvurderer).

Tredje, Japans selskapslov har etablert et system for ansvarliggjøring i etterkant. Artikkel 52 i Japans selskapslov fastsetter at hvis den faktiske verdien av eiendelene bidratt ved selskapets etablering er “betydelig lavere” enn verdien oppført i vedtektene, skal grunnleggerne og direktørene ved etableringen være solidarisk ansvarlige for å betale selskapet differansen (ansvar for verdikompensasjon). Dette ansvaret er et strengt ansvar som ikke avhenger av om det foreligger uaktsomhet, og det er en betydelig byrde. Eksperter som har bekreftet verdien er også solidarisk ansvarlige, med mindre de kan bevise at de ikke har forsømt sin aktsomhet. En dom fra Osaka High Court datert 19. februar 2016 (2016) involverte en sak der en advokat som hadde bekreftet verdien av innskuddseiendommen ble holdt ansvarlig, og dette markerer et eksempel på den tunge byrden eksperter kan bære.

På denne måten sikrer Japans selskapslov substansielt prinsippet om kapitalforsterkning gjennom en tredobbelt disiplin av vedtektsoppføringer, forhåndsinspeksjoner og ansvar i etterkant, for å forhindre misbruk av innskudd i natura.

Valgfrie bestemmelser som reflekterer selskapets identitet

Valgfrie bestemmelser er regler som et selskap kan inkludere i sine vedtekter etter eget ønske, utover de obligatoriske og relative bestemmelsene, for å lette driften. Disse bestemmelsene blir ikke juridisk ugyldige selv om de ikke er nevnt i vedtektene, og kan også fastsettes i underordnede regler som styreinstrukser. Imidlertid har det stor betydning å bevisst inkludere dem i vedtektene, som er selskapets høyeste norm.

For å endre bestemmelser som er nevnt i vedtektene, kreves det som hovedregel et spesielt vedtak fra generalforsamlingen, det vil si at aksjeeiere med flertall av stemmerett må være til stede, og at minst to tredjedeler av de tilstedeværende aksjeeiernes stemmerettigheter må være for endringen. Dette er et langt strengere krav sammenlignet med selskapets interne regler, som kan endres enklere gjennom styrets vedtak.

Derfor blir det en strategisk beslutning å vurdere hvilke bestemmelser som skal inkluderes som valgfrie i vedtektene, med tanke på balansen mellom ‘fleksibilitet’ og ‘stabilitet’ i ledelsen. For eksempel er det vanlig å fastsette følgende som valgfrie bestemmelser:

• Tidspunkt for innkalling til ordinær generalforsamling
• Antall styremedlemmer og revisorer
• Metode for å bestemme godtgjørelse til ledelsen
• Regnskapsår

Spesielt i joint ventures med flere aksjeeiere eller selskaper som har mottatt investeringer fra eksterne investorer, kan det å ‘fikse’ spesifikke driftsregler som valgfrie bestemmelser i vedtektene være et effektivt middel for å beskytte minoritetsaksjeeieres rettigheter og sikre overholdelse av avtaler mellom grunnleggere. For eksempel, ved å spesifikt definere antall styremedlemmer i vedtektene, kan man forhindre at flertallsaksjeeiere ensidig endrer styrets sammensetning. På denne måten fungerer valgfrie bestemmelser som et styringsverktøy som reflekterer selskapets identitet og dynamikken mellom interessentene, og bidrar til å forebygge fremtidige konflikter.

Det siste steget i å utarbeide vedtekter: Bekreftelsesprosedyren

I etableringen av et aksjeselskap i Japan, må vedtektene (de opprinnelige vedtektene) som er utarbeidet av grunnleggerne, bekreftes av en notarius publicus for å være gyldige, som fastsatt i artikkel 30, paragraf 1 i den japanske selskapsloven. Denne bekreftelsesprosedyren er en viktig prosess som sikrer klarheten i vedtektene, forebygger fremtidige tvister og offentlig bekrefter at vedtektene er utarbeidet i henhold til lovlige prosedyrer.

Det finnes to metoder for bekreftelse: den tradisjonelle “skriftlige bekreftelsen” og den moderne “elektroniske vedtektsbekreftelsen”. Den største forskjellen mellom de to er i kostnader, spesielt når det gjelder frimerkeavgift. Skriftlige vedtekter er underlagt frimerkeavgift i henhold til den japanske loven om frimerkeavgift, og krever en inntektsfrimerke på 40 000 yen. På den annen side, siden elektroniske vedtekter er elektroniske data og ikke anses som “dokumenter”, påløper det ingen frimerkeavgift.

Men for å utarbeide og få bekreftet elektroniske vedtekter, trenger man spesialutstyr som programvare for elektronisk signatur og IC-kortlesere, samt et elektronisk sertifikat lagret på for eksempel et My Number-kort. Hvis man skal forberede dette miljøet fra bunnen av som privatperson, kan de innledende investeringene overstige besparelsene fra frimerkeavgiften. Derfor, spesielt i tilfeller av en engangsbedriftsetablering, kan det ofte være mest kostnadseffektivt og tidsbesparende å be om hjelp fra en juridisk profesjonell som en juridisk skriver eller advokat som allerede har et elektronisk bekreftelsesmiljø på plass.

Tabellen nedenfor oppsummerer de viktigste forskjellene mellom skriftlig bekreftelse og elektronisk bekreftelse.

Som tabellen viser, har elektronisk bekreftelse en klar fordel ved at det ikke påløper frimerkeavgift, men for å dra nytte av denne fordelen kreves det teknisk forberedelse. Det er viktig å velge den metoden som passer best for din bedrifts situasjon.

Oppsummering

Som vi har detaljert i denne artikkelen, er vedtektene ikke bare et av stiftelsesdokumentene, men det mest kritiske dokumentet som definerer en bedrifts juridiske identitet, styring og kjernen i forretningsdriften. På fundamentet av de absolutte bestemmelsene, som er obligatoriske, skaper man ved hjelp av de relative bestemmelsene en strategisk institusjonell design, og med de valgfrie bestemmelsene veves unike driftsregler inn, noe som resulterer i en skreddersydd ‘grunnlov’ for hver enkelt bedrift. Spesielt er den juridiske tolkningen og den praktiske balansen som kreves ved å definere bedriftens ‘formål’, samt de komplekse reglene rundt ‘innskudd i natura’ for å realisere prinsippet om tilstrekkelig kapital, utfordrende å håndtere uten spesialisert kunnskap. Å forstå disse bestemmelsene nøyaktig og reflektere dem korrekt i vedtektene er avgjørende for å bygge et solid fundament for å minimere fremtidige juridiske risikoer og oppnå bærekraftig vekst.

Monolith Law Office har en omfattende track record i å betjene et bredt spekter av klienter i Japan, relatert til temaet i denne artikkelen. Vårt firma har flere tospråklige advokater med japansk advokatbevilling, samt engelsktalende advokater med utenlandske advokatbevillinger, noe som gjør oss i stand til å tilby skreddersydd juridisk støtte som passer de unike behovene til klienter som driver internasjonal virksomhet. Fra utarbeidelsen og godkjenningen av vedtekter til etableringen av styringssystemer etter oppstart, tilbyr vi optimale løsninger basert på vår spesialiserte kunnskap på hvert trinn.