En forklaring av ansvarsfraskrivelse og ansvarsbegrensning for styremedlemmer i henhold til japansk selskapslovgivning

I japanske aksjeselskaper har styremedlemmer og revisorer, som er kjent som “yakuin,” et betydelig ansvar overfor selskapet. Japansk selskapslov, artikkel 423, paragraf 1, fastsetter at dersom en yakuin forsømmer sine plikter (任務懈怠) og dette resulterer i skade på selskapet, er de ansvarlige for å erstatte denne skaden. Dette erstatningsansvaret kan noen ganger bli ekstremt høyt og utgjør en betydelig risiko for enkeltpersoner som tiltrer som yakuin. Nylige rettsavgjørelser, som den som påla tidligere ledelse i Tokyo Electric Power Company å betale over 13 billioner yen i erstatning, illustrerer omfanget av denne risikoen.

Imidlertid, mens japansk selskapslov pålegger strenge ansvar på yakuin, tilbyr den også et sofistikert, flerlags system for å frita eller begrense dette ansvaret innenfor rimelige grenser. Dette systemet er designet for å balansere mellom to viktige mål. Det ene er å tydeliggjøre yakuins ansvar og beskytte interessene til selskapet og dets eiere, aksjonærene. Det andre er å forhindre at dyktige individer nøler med å tiltre som yakuin på grunn av frykt for overdreven ansvar, eller at yakuins forretningsbeslutninger blir for forsiktige. For å oppnå en sunn selskapsstyring og dristig bedriftsledelse, er det avgjørende å forstå denne rammen for ansvarsfritak.

I denne artikkelen vil vi gi en omfattende forklaring på de viktigste systemene for fritak og begrensning av yakuins ansvar for pliktforsømmelse, som fastsatt i japansk selskapslov, basert på spesifikke lovbestemmelser og rettsavgjørelser. Konkret vil vi ta for oss følgende systemer:

1. Fullstendig fritak for ansvar med samtykke fra alle aksjonærer (Selskapslov, artikkel 424)
2. Delvis fritak for ansvar ved spesialvedtak i generalforsamlingen (Selskapslov, artikkel 425)
3. Delvis fritak for ansvar ved styrevedtak (Selskapslov, artikkel 426)
4. Ansvarsbegrensningsavtale med ikke-utøvende styremedlemmer (Selskapslov, artikkel 427)
5. Forlik i aksjonærrepresentantsøksmål (Selskapslov, artikkel 850)

Disse systemene har hver sine krav, prosedyrer og effekter. Å forstå disse forskjellene nøyaktig er av største betydning for yakuin, ledere og investorer i selskaper som opererer i Japan, fra et risikostyrings- og styringsperspektiv.

Fullstendig fritak for ansvar med samtykke fra alle aksjonærer (Japansk selskapslov § 424)

Den mest grunnleggende og kraftfulle metoden for å frita en direktør fra ansvar for forsømmelse av plikter er å få samtykke fra alle aksjonærer. Japansk selskapslov § 424 fastsetter at “ansvaret i henhold til første ledd i forrige paragraf kan ikke fritas uten samtykke fra alle aksjonærer.” Dette betyr at hvis alle aksjonærene, som er selskapets eiere, samtykker, kan direktørens økonomiske erstatningsansvar overfor selskapet bli fullstendig fritatt.

Den største egenskapen ved denne metoden er at den kan frita for “hele” ansvaret. Dette står i kontrast til andre systemer som kun tillater delvis fritak av ansvar. Videre kan fritak gis selv om direktørens handlinger var forårsaket av ond tro eller grov uaktsomhet.

Imidlertid har dette systemet betydelige praktiske begrensninger. Det krever samtykke fra “alle aksjonærer,” bokstavelig talt hver eneste aksjonær. I børsnoterte selskaper med mange aksjonærer eller selskaper med en spredt aksjonærstruktur, er det praktisk talt umulig å oppnå samtykke fra alle aksjonærer. Derfor er denne metoden kun en realistisk mulighet i tilfeller hvor aksjonærene er få og spesifikke, som i et enmannsselskap, et heleid datterselskap hvor morselskapet eier 100% av aksjene, eller et familieeid selskap med få aksjonærer. Videre gjelder dette fritaket kun for ansvar som allerede har oppstått i fortiden, og det kan ikke brukes til å frita for fremtidig ansvar på en omfattende måte.

Dette systemet inneholder også viktige teoretiske problemstillinger, spesielt i forhold til beskyttelse av selskapets kreditorer. En direktørs erstatningskrav mot selskapet er en del av selskapets eiendeler. Når aksjonærene samtykker til å gi avkall på dette kravet, reduserer de selskapets eiendeler. Spesielt i lukkede selskaper hvor aksjonærene og ledelsen er nærmest identiske, kan det oppstå situasjoner hvor ledelsen påfører selskapet skade gjennom risikable transaksjoner, for deretter å frita seg selv fra ansvar som aksjonærer, noe som resulterer i en reduksjon av selskapets eiendeler og påfører eksterne kreditorer tap. Japansk selskapslov har ingen generelle begrensningsbestemmelser på dette punktet, og det kan tolkes som at loven prioriterer aksjonærenes vilje. Imidlertid finnes det bestemmelser som begrenser fritak i spesifikke situasjoner, som ansvar for ulovlig utdeling av overskudd, noe som indikerer at lovgiverne er klar over dette problemet.

Delvis fritak for ansvar ved spesialvedtak i generalforsamlingen (Japansk selskapslov § 425)

I Japan, for børsnoterte selskaper hvor det er vanskelig å oppnå enighet fra alle aksjonærer, er det mer praktisk å benytte seg av systemet for delvis fritak for ansvar ved spesialvedtak i generalforsamlingen. Japansk selskapslov § 425 tillater, under visse betingelser, at en generalforsamling ved spesialvedtak kan frita styremedlemmer for en del av deres erstatningsansvar. Et spesialvedtak krever som hovedregel at aksjonærer som representerer mer enn halvparten av stemmerettighetene er til stede, og at minst to tredjedeler av de tilstedeværende aksjonærene stemmer for vedtaket (Japansk selskapslov § 309, andre ledd, punkt 8).  

For å benytte dette systemet, må flere strenge krav oppfylles. For det første, som det viktigste subjektive kravet, må det ansvarlige styremedlemmet ha handlet “i god tro og uten grov uaktsomhet” i utførelsen av sine plikter. Med andre ord, hvis det foreligger “ond tro” ved at vedkommende var klar over forsømmelsen, eller “grov uaktsomhet” som lett kunne vært oppdaget med litt oppmerksomhet, vil fritak ikke bli innvilget under dette systemet.  

For det andre, fritaket er begrenset til “en del” av ansvaret. Styremedlemmer må fortsatt bære ansvar opp til det lovbestemte “minimumsansvarsbeløpet.” Dette minimumsansvarsbeløpet varierer avhengig av styremedlemmets posisjon og beregnes basert på årlig styrehonorar i henhold til beregningsmetoden i Japansk selskapslovs forskrift § 113. Konkret er det fastsatt at for en representerende direktør er det seks ganger årlig honorar, for en utøvende direktør fire ganger, og for andre ikke-utøvende direktører eller revisorer to ganger.  

For det tredje, som et prosedyrekrav, må selskapet gi aksjonærene tilstrekkelig informasjon når de fremmer forslaget om ansvarsfritak til generalforsamlingen. Spesifikt har selskapet plikt til å forklare årsaken til ansvaret, erstatningsbeløpet, grensen for fritak og grunnlaget for beregningen, samt årsaken til at fritak bør innvilges og det konkrete fritaksbeløpet.  

Videre er det innført en svært viktig prosedyremessig barriere fra et selskapsstyringsperspektiv. For at styret skal kunne fremme forslaget om ansvarsfritak til generalforsamlingen, må de på forhånd innhente “samtykke fra hver revisor” (eller revisor i selskaper uten revisjonskomité) (Japansk selskapslov § 425, tredje ledd). Dette er en mekanisme for å forhindre at ansvarsfritak gis lettvint gjennom kameraderi blant styremedlemmer. Revisorene har en uavhengig rolle i å beskytte selskapets og aksjonærenes interesser, og de vurderer strengt om det aktuelle styremedlemmet virkelig handlet i god tro og uten grov uaktsomhet, samt om ansvarsfritak er i selskapets interesse. Revisors samtykke er ikke bare en formell prosedyre, men fungerer som en reell portvokter for å sikre integriteten i ansvarsfritaksprosessen.  

Ansvarsbegrensning ved styrevedtak (Japansk selskapslov § 426)

Den japanske selskapsloven tilbyr en mer dynamisk metode for ansvarsbegrensning enn ved generalforsamlingsvedtak, gjennom en ordning for delvis fritak ved styrevedtak. Japansk selskapslov § 426 fastsetter at visse typer selskaper kan, ved å inkludere bestemmelser i vedtektene, delvis frita styremedlemmer for ansvar gjennom styrevedtak.  

Forutsetningene for å benytte denne ordningen er strenge. Først må selskapet inkludere en bestemmelse i vedtektene som sier at “styret kan frita styremedlemmer for erstatningsansvar innenfor lovens grenser”. Denne endringen i vedtektene krever et spesielt vedtak fra generalforsamlingen. Videre er det kun selskaper med et etablert internt kontrollsystem, som selskaper med revisor, selskaper med revisjonskomité eller selskaper med nominasjonskomité, som kan innføre denne ordningen.  

De materielle kravene for fritak er de samme som for fritak ved generalforsamlingsvedtak i henhold til selskapslovens § 425. Det vil si at styremedlemmet må ha handlet i god tro og uten grov uaktsomhet, og fritaksbeløpet er begrenset til den delen som overstiger minimumsansvarsgrensen.  

Det mest fremtredende trekket ved denne ordningen er dens unike mekanisme for å balansere ledelsens dynamikk med aksjonærbeskyttelse. Å innkalle til generalforsamling krever tid og kostnader, men med styrevedtak kan beslutninger tas raskere. Dette medfører imidlertid også en risiko for maktmisbruk av styret. Derfor gir selskapslovens § 426 en sterk vetorett til minoritetsaksjonærer for å dempe denne risikoen. Konkret må selskapet, når styret har vedtatt ansvarsbegrensning, uten opphold varsle eller kunngjøre innholdet til aksjonærene. Dersom aksjonærer som innehar minst 3% av de totale stemmerettighetene fremsetter innsigelser innen en periode på minst én måned, vil styrets fritak miste sin gyldighet. Denne “innsigelsesretten for minoritetsaksjonærer” fungerer som en sterk kontrollmekanisme for å sikre at styret ikke kan ignorere innflytelsesrike minoritetsaksjonærer eller aktivistaksjonærer når de beslutter ansvarsbegrensning. Dette gjør det mulig for styret å ta effektive beslutninger, samtidig som aksjonærenes tilsyn reelt ivaretas.  

Begrensning av ansvar gjennom ansvarskontrakter (Japansk selskapslov § 427)

I motsetning til de etterfølgende ansvarsfritakssystemene vi har sett på tidligere, er “ansvarskontrakter” et system der man på forhånd fastsetter en grense for ansvaret til styremedlemmer gjennom en kontrakt. Japansk selskapslov § 427 gir aksjeselskaper muligheten til å fastsette i vedtektene at de kan inngå kontrakter med spesifikke styremedlemmer for å begrense erstatningsansvaret ved pliktforsømmelse til et visst omfang.

Kjernen i dette systemet er at omfanget av styremedlemmer som kan inngå slike kontrakter, er strengt begrenset. Ansvarskontrakter kan kun inngås med styremedlemmer (unntatt “utøvende styremedlemmer”), regnskapsdeltakere, revisorer og regnskapsrevisorer. Her refererer “utøvende styremedlemmer” til representerende styremedlemmer eller de som er valgt til å utføre selskapets virksomhet gjennom styrevedtak (Japansk selskapslov § 2, nr. 15). Dette betyr at ledelsen som er direkte involvert i den daglige driften og har stor myndighet, er unntatt fra denne kontrakten.

For å benytte seg av dette systemet, må det først vedtas en spesiell beslutning på generalforsamlingen om å fastsette i vedtektene at ansvarskontrakter kan inngås, og dette må registreres. Selv om en kontrakt inngås, vil ansvaret faktisk kun være begrenset dersom det aktuelle styremedlemmet har handlet i god tro og uten grov uaktsomhet ved utførelsen av sine plikter. Ansvarsbegrensningen er den høyeste av enten minimumsansvarsgrensen fastsatt i selskapslovens § 425 (for ikke-utøvende styremedlemmer, to ganger årlig godtgjørelse) eller et høyere beløp fastsatt i vedtektene.

Selskapslovens § 427 er ikke bare en enkel ansvarsfritaksordning, men er også en viktig politisk mekanisme for å styrke japansk selskapsstyring. Spesielt er den ment å sikre høykvalitets, uavhengige eksterne styremedlemmer. En av de største hindringene for erfarne fagfolk og ledere som vurderer å bli eksterne styremedlemmer, er risikoen for å pådra seg personlig ansvar for store erstatningskrav i selskaper de ikke er direkte involvert i. Ansvarskontrakter setter en grense for denne økonomiske risikoen, og gir dermed et insentiv for dyktige personer til å trygt påta seg roller som eksterne styremedlemmer eller revisorer. At utøvende styremedlemmer er klart unntatt, reflekterer dette politiske målet. Ved å pålegge de som har myndighet og ansvar for driften et tyngre ansvar, og gi passende beskyttelse til de som har tilsyns- og rådgivningsroller, fremmes en separasjon mellom ledelse og tilsyn, noe som øker effektiviteten av styringen.

En viktig rettsavgjørelse som viser hvordan denne ansvarskontrakten fungerer i praksis, er Osaka Høyesteretts dom av 21. mai 2015 (den såkalte Seikrest-saken). I denne saken ble ansvaret til en ekstern revisor stilt spørsmål ved, da det ikke ble forhindret ulovligheter utført av selskapets representerende styremedlem. Det var inngått en ansvarskontrakt mellom selskapet og den aktuelle revisoren. Retten fastslo at revisoren hadde forsømt sin plikt ved å ikke anbefale etablering av et internt kontrollsystem, men vurderte at denne forsømmelsen ikke utgjorde “grov uaktsomhet”, og anerkjente gyldigheten av ansvarskontrakten. Som et resultat ble revisorens erstatningsansvar begrenset til to års godtgjørelse i henhold til kontrakten. Denne dommen viser at selv om retten respekterer ansvarskontrakter, vil den konkret vurdere om styremedlemmers handlinger utgjør “grov uaktsomhet”, og at inngåelse av en kontrakt ikke reduserer styremedlemmers aktsomhetsplikt.

Sammenligning av Hver Unntaks- og Begrensningsordning

De fire hovedansvarsunntaks- og begrensningsordningene under den japanske selskapsloven som vi har forklart så langt, har hver sine unike formål og funksjoner. Ved å sammenligne disse ordningene kan hvert aksjeselskap strategisk avgjøre hvilken ordning som bør benyttes, avhengig av selskapets situasjon og styringspolitikk.

Samtykke fra alle aksjonærer (Selskapsloven §424) er den eneste metoden som kan gi fullstendig ansvarsunntak, men anvendelsesområdet er i praksis begrenset til lukkede selskaper med et svært lite antall aksjonærer. Spesialvedtak i generalforsamlingen (Selskapsloven §425) er en bredere tilgjengelig etterfølgende løsning, men det finnes en vesentlig hindring i form av subjektive krav som god tro og fravær av grov uaktsomhet, samt behovet for samtykke fra revisor. Styrevedtak (Selskapsloven §426) gir en smidig prosedyre uten å gå gjennom generalforsamlingen, men krever en bestemmelse i vedtektene, og inkluderer en sterk kontrollfunksjon i form av innsigelsesrett fra minoritetsaksjonærer på 3%. Til slutt er ansvarsbegrensningsavtalen (Selskapsloven §427) den eneste metoden for å håndtere risiko på forhånd, spesielt med sikte på å sikre eksterne styremedlemmer og andre ikke-utøvende direktører, men utøvende direktører er ikke inkludert.

Hovedtrekkene ved disse ordningene er oppsummert i tabellen nedenfor.

Forlik i Aksjonærrepresentantsøksmål (Japansk Selskapslov §850)

Et typisk scenario der ansvaret til en direktør faktisk blir forfulgt, er i et aksjonærrepresentantsøksmål. Dette er en rettssak som aksjonærer reiser på vegne av selskapet for å forfølge direktørens ansvar. I løpet av denne rettsprosessen kan aksjonærene og direktørene, som er partene, komme til et “forlik i rettssak.” Dette forliket har en sterk funksjon ved å begrense eller frita direktørens ansvar i praksis.

Den juridiske grunnlaget for dette forliket er Japansk Selskapslov §850. Det mest betydningsfulle punktet i denne paragrafen er at den etablerer et viktig unntak fra prinsippet om “samtykke fra alle aksjonærer” som kreves av Japansk Selskapslov §424. Hvis et forlik i et aksjonærrepresentantsøksmål gyldig inngås, kan direktørens ansvar begrenses til innholdet i forliket uten samtykke fra alle aksjonærer, og tvisten avsluttes.

Denne ordningen reflekterer lovgivers praktiske vurdering av å unngå kostnader og usikkerhet ved langvarige rettssaker, og gir partene en realistisk og fleksibel løsning på tvisten. Det kan ofte være til selskapets beste å oppnå en viss økonomisk gjenoppretting gjennom forhandlinger og raskt gjenopprette stabiliteten i ledelsen, i stedet for å kjempe alle rettssaker til doms.

Imidlertid, for å forhindre at det inngås lettvinte forlik mellom saksøkende aksjonærer og saksøkte direktører som skader selskapets interesser, har Japansk Selskapslov §850 innført prosessuelle beskyttelsestiltak. Hvis selskapet ikke deltar direkte i forliksforhandlingene, må retten varsle selskapet om forlikets innhold og gi selskapet mulighet til å fremsette innsigelser. Selskapet kan fremsette innsigelser skriftlig innen to uker etter å ha mottatt varselet. Hvis selskapet ikke fremsetter innsigelser innen denne perioden, anses det som at selskapet har godkjent forlikets innhold. Gjennom denne mekanismen sikres det, under rettens tilsyn, at selskapets interesser ikke blir urimelig skadet. Som sett i saker som Daiwa Bank, Duskin og Sumitomo Electric Industries, spiller forlik i rettssaker en viktig rolle i japansk selskapsstyringspraksis.

Oppsummering

Som vi har sett i denne artikkelen, er den japanske selskapsloven (Japan) bygget på en nøye balansert kombinasjon av strenge ansvarskrav for styremedlemmer og en rekke fritaks- og begrensningsmekanismer. Fra fullstendig fritak med samtykke fra alle aksjonærer, til delvis fritak gjennom generalforsamlingen eller styret, forhåndsavtaler om ansvarsbegrensning, og forlik i rettssaker, finnes det mange metoder. Disse systemene er ikke bare ment for å beskytte styremedlemmer. Snarere har de et større mål om å fremme bedriftsledelse som innebærer sunn risikotaking, tiltrekke seg høyt kvalifiserte personer til ledelsen og tilsynsorganer, og til slutt støtte selskapets konkurranseevne og bærekraftig vekst.

Å forstå disse komplekse systemene nøyaktig og anvende dem riktig i henhold til selskapets situasjon er avgjørende, spesielt for selskaper som driver internasjonal virksomhet. Monolith Advokatfirma har omfattende erfaring og dyp ekspertise innen dette feltet, og har støttet mange klienter både innenlands og utenlands. Vårt firma har ikke bare advokater som er godt kjent med den japanske selskapsloven, men også flere profesjonelle med utenlandske advokatbevillinger og flytende engelsk. Denne unike strukturen gjør det mulig for oss å gi klare forklaringer på de subtile aspektene ved det japanske rettssystemet til utenlandske styremedlemmer og morselskaper, og tilby sømløse og høykvalitets juridiske tjenester fra utarbeidelse og gjennomgang av vedtekter og ansvarsbegrensningsavtaler, veiledning i generalforsamlinger, strategisk rådgivning ved tvister, til rettslig representasjon. Hvis du står overfor utfordringer knyttet til japansk selskapsstyring og styremedlemsansvar, er du velkommen til å kontakte vårt firma.