Medlemskap i et japansk LLC: En fullstendig forklaring av prosedyrer basert på selskapsloven

Det japanske selskapsformatet kjent som Godo Kaisha (合同会社), eller LLC (Limited Liability Company) på engelsk, har fått økt oppmerksomhet i de senere år på grunn av sin enkle etableringsprosess og fleksible drift. Dette selskapsformatet, som er attraktivt for utenlandske investorer og entreprenører, opererer innenfor en klar juridisk ramme fastsatt av den japanske selskapsloven. En nøyaktig forståelse av denne loven er nøkkelen til en smidig forretningsdrift. I juridiske termer relatert til Godo Kaisha, er det spesielt viktig å være oppmerksom på ordet “shain” (社員), som ikke refererer til generelle ansatte, men til eierne som har investert i selskapet, det vil si bedriftslederne selv i henhold til japansk selskapsrett. Å forstå denne grunnleggende definisjonen er avgjørende for å få grep om strukturen til en Godo Kaisha. I denne artikkelen vil vi fokusere på temaet “tilslutning av shain”, som blir viktig ved vekst eller strategiske endringer i en Godo Kaisha. Vi vil forklare i detalj og omfattende de juridiske prosedyrene for å ta imot nye shain, samt prosedyrene for eksisterende shain som ønsker å gjøre ytterligere investeringer, basert på bestemmelsene i japansk selskapsrett. Tilslutning av shain er ikke bare en intern administrativ oppgave, men en viktig handling som kan føre til grunnleggende endringer i selskapets juridiske struktur og kapitalsammensetning, og det kreves at man strengt følger de prosedyrer som er fastsatt i lovgivningen.

Grunnleggende prinsipper for medlemskap i et japansk LLC (合同会社)

Japansk selskapsrett tillater at et LLC (合同会社) tar inn nye medlemmer (etter Japansk selskapsrett artikkel 604, første ledd). Å ta inn nye medlemmer kan være en viktig metode for å oppnå ulike forretningsmål, som vekststrategier, innføring av ny spesialkunnskap, eller kapitalanskaffelse. Det finnes hovedsakelig to måter et medlem kan bli tatt opp på. Den ene er at den som ønsker å bli medlem gjør en ny investering i selskapet. Den andre er at en eksisterende medlem overfører en del eller hele sin eierandel (rettigheter som tilsvarer eierskap i selskapet) til en annen. Denne artikkelen vil fokusere på den første metoden, det vil si prosedyrer for å ta inn nye medlemmer gjennom nye investeringer, som øker selskapets totale eiendeler. Valget mellom disse to metodene kan ha stor innvirkning på selskapets finansielle situasjon og registreringsprosedyrer. Når man aksepterer nye investeringer, øker både selskapets eiendeler og kapital, noe som juridisk kan kreve spesifikke registreringsprosedyrer. På den annen side, når eierandeler overføres, er det en transaksjon mellom medlemmene, og selskapets totale kapital forblir uendret, noe som kan medføre forskjellige prosedyrer. Å forstå denne grunnleggende forskjellen er det første steget i å velge riktig prosedyre.

Prosedyrer for innlemmelse av nye ansatte i Japan

Når nye ansatte tas inn gjennom ny kapitalinnskudd i Japan, krever den japanske selskapsloven en rekke gradvise og strenge prosedyrer. Å følge disse prosedyrene er avgjørende for å sikre gyldigheten av innlemmelsen og for å unngå fremtidige juridiske tvister.

Samtykke fra alle selskapsmedlemmer og endring av vedtektene

Å innlemme nye medlemmer i et selskap er en viktig beslutning som berører selskapets kjerne. Derfor er det nødvendig å først endre selskapets grunnleggende regler, nemlig vedtektene. I henhold til artikkel 576, paragraf 1 i den japanske selskapsloven (Companies Act of Japan), må vedtektene til et selskap med begrenset ansvar inneholde navn eller firmanavn og adresse til alle medlemmer, samt verdien av hver medlems innskudd. Følgelig, når et nytt medlem skal innlemmes, er det obligatorisk å gjennomføre en endringsprosedyre for å legge til denne informasjonen i vedtektene.

For å endre vedtektene kreves det som hovedregel samtykke fra alle eksisterende medlemmer (samtykke fra alle selskapsmedlemmer). Dette er fastsatt i artikkel 637 i den japanske selskapsloven, noe som reflekterer at et selskap med begrenset ansvar er en organisasjon basert på personlige tillitsforhold. Det er imidlertid mulig å myke opp dette kravet ved å sette en spesiell bestemmelse i vedtektene. For eksempel, ved å på forhånd inkludere en bestemmelse i vedtektene om “samtykke fra flertallet av selskapsmedlemmene”, kan beslutningsprosessen akselereres. Men uten en slik bestemmelse vil innlemmelsen av et nytt medlem ikke realiseres hvis selv én medlem motsetter seg.

Utførelsen av kapitalinnskudd og tidspunktet for dets rettsvirkning i Japan

Det er ikke nok å endre vedtektene med samtykke fra alle selskapsmedlemmene for å fullføre inntreden av en ny medlem. Japansk selskapsrett har svært viktige bestemmelser om når effekten av å bli medlem oppstår. Artikkel 604, paragraf 3 i den japanske selskapsloven (Companies Act) fastsetter at en person som ønsker å bli medlem, ikke blir det før vedkommende har fullført betalingen eller ydelsen knyttet til kapitalinnskuddet på tidspunktet for vedtektsendringen.

Dette regelverket betyr at opprettelsen av en juridisk status som medlem er knyttet til fullstendig utførelse av det lovet kapitalinnskuddet (utførelsen av kapitalinnskuddet). Selv om det er samtykke fra alle selskapsmedlemmene og en signert kontrakt, blir ikke personen juridisk behandlet som et medlem før kapitalinnskuddet er betalt til selskapet. Dette systemet er etablert for å beskytte selskapet og dets kreditorer. Medlemmer av et ansvarlig selskap har begrenset ansvar og er kun ansvarlige innenfor rammen av deres kapitalinnskudd for selskapets gjeld. Derfor er kapitalen som selskapet har, den eneste sikkerheten for kreditorene. Hvis medlemsrettigheter (for eksempel stemmerett i forretningsutførelse) blir gitt før kapitalinnskuddet er fullført, kan en person som ennå ikke har bidratt med eiendeler til selskapet, påvirke selskapets ledelse og sette selskapets økonomiske grunnlag i fare. Loven knytter strengt opprettelsen av medlemskvalifikasjon til utførelsen av kapitalinnskudd for å forhindre slike situasjoner.

Ansvar for nytiltrådte medlemmer i et japansk selskap

Et av de viktigste punktene å vurdere når man vurderer å bli medlem i et japansk “Godo Kaisha” (合同会社), eller et japansk partnerskapsselskap, er omfanget av ansvar etter innmelding. Artikkel 605 i den japanske selskapsloven (会社法) fastsetter at medlemmer som har sluttet seg til selskapet etter dets etablering, også er ansvarlige for å betale selskapets gjeld som oppsto før de ble medlemmer. Imidlertid har medlemmene i et “Godo Kaisha” begrenset ansvar (artikkel 580, avsnitt 2), og deres ansvar er begrenset til deres bidragsverdi. Selskapets eiendeler brukes først til å betale gjeld, og medlemmenes ansvar er sekundært (artikkel 580).

Dette betyr at nye medlemmer tar på seg ansvar for all selskapets gjeld som ble pådratt før deres involvering, på lik linje med de andre medlemmene. Denne “retrospektive ansvaret” kan representere en uventet og betydelig risiko, spesielt for investorer som er vant til selskapslovgivningen i andre jurisdiksjoner. På grunn av denne bestemmelsen blir å bli medlem i et selskap ikke bare en investering i fremtiden, men også en overtagelse av hele selskapets historie. Derfor er det avgjørende å utføre en grundig due diligence (eiendomsvurdering) før man bestemmer seg for å bli medlem. Det er nødvendig å undersøke selskapets finansielle uttalelser, kontraktsforhold, rettssaksrisiko og tilstedeværelsen av eventuelle kontingente forpliktelser som ikke vises i bøkene, for å fullt ut forstå potensielle risikoer før man tar en beslutning.

Grenser for vedtektsautonomi sett fra rettspraksis i Japan

I Japan anses det at et selskap med begrenset ansvar (Godo Kaisha) har stor frihet til å utforme interne regler gjennom sine vedtekter, kjent som “vedtektsautonomi”. Imidlertid finnes det juridiske grenser for denne autonomien. En viktig rettsavgjørelse som antyder dette er dommen fra Tokyo District Court den 13. oktober 1996 (Heisei 8). Selv om saken gjaldt et partnerskap (Goshi Kaisha) og fokuserte på en partner sin “utmelding”, er de juridiske prinsippene som ligger til grunn for avgjørelsen også relevante for medlemskap i et selskap med begrenset ansvar.

I denne rettssaken ble gyldigheten av en vedtektsbestemmelse som sa at “et medlem kan trekke seg fra selskapet ved en beslutning fra flertallet av de andre medlemmene” utfordret. Retten fant at denne vedtektsbestemmelsen var ugyldig fordi den omgikk de strenge prosedyrene for utelukkelse av medlemmer (som krever domstolens involvering) som loven fastsetter. Domstolen uttalte at lovens bestemmelser er imperativ lovgivning som sikter mot å balansere selskapets autonomi og beskyttelsen av medlemmenes rettigheter, og at forenkling av prosedyrer som strider mot lovens hensikt gjennom vedtektene ikke er tillatt.

Prinsippet som denne rettsavgjørelsen illustrerer, nemlig at “vedtektsautonomi ikke kan tilsidesette lovens imperativ lovgivning”, gjelder også for prosedyrer for medlemskap. For eksempel, hvis vedtektene ignorerer bestemmelsen i den japanske selskapsloven (Companies Act) artikkel 637, som krever samtykke fra alle medlemmer for å endre vedtektene, og i stedet fastsetter at “nye medlemmer kan bli tatt opp kun ved beslutning fra de som utfører selskapets drift”, er det sannsynlig at gyldigheten av en slik vedtektsbestemmelse vil bli avvist. Når det gjelder handlinger som endrer grunnlaget for et selskaps medlemskap, prioriteres overholdelse av de prosedyrer som loven fastsetter over vedtektsbestemmelser.

Tilleggsinvesteringer fra eksisterende aksjonærer under japansk selskapsrett

En annen metode for å styrke selskapets kapital er at eksisterende aksjonærer foretar tilleggsinvesteringer. Denne prosessen må også, på samme måte som ved inntreden av nye aksjonærer, følge prosedyrene fastsatt i den japanske selskapsloven.

Oversikt over prosedyren

Når eksisterende aksjonærer foretar tilleggsinvesteringer, er kjernen i prosedyren den samme som ved inntreden av nye aksjonærer. Tilleggsinvesteringer innebærer en endring i den aktuelle aksjonærens investeringsbeløp, noe som krever en oppdatering av “aksjonærenes investeringsbeløp”, en post i vedtektene. Derfor er endring av vedtektene også et krav i dette tilfellet, og i prinsippet kreves det samtykke fra alle aksjonærer. Etter å ha oppnådd samtykke, fullfører man prosedyren ved å utarbeide de endrede vedtektene og gjennomføre den tilleggsinvesteringen fra den aktuelle aksjonæren.

Valget mellom aksjekapital og overkursfond

Ved tilleggsinvesteringer står selskapet overfor et svært viktig strategisk valg: om de investerte pengene skal regnskapsføres som “aksjekapital” eller som “overkursfond”. Japansk selskapsrett tillater at ikke hele investeringsbeløpet regnskapsføres som aksjekapital, men at en del eller hele beløpet behandles som overkursfond. Dette valget har direkte innvirkning på registreringsprosedyrer, kostnader og fremtidige finansielle strategier.

Hvis investeringsbeløpet regnskapsføres som “aksjekapital”, er aksjekapitalens størrelse en offentlig informasjon som er oppført i selskapets registreringsattest (registerutskrift), og en endringsregistrering for å reflektere økningen er juridisk påkrevd. Denne registreringssøknaden medfører en skatt kalt registreringslisensavgift, som beløper seg til 7/1000 av det økte aksjekapitalbeløpet (hvis dette beregnede beløpet er mindre enn 30 000 yen, er avgiften 30 000 yen).

På den annen side, hvis hele investeringsbeløpet regnskapsføres som “overkursfond”, endres ikke aksjekapitalens størrelse. Overkursfond er ikke en registreringspost, så hvis man velger dette alternativet, er det ikke nødvendig med en endringsregistrering av aksjekapitalens størrelse. Som et resultat oppstår det heller ingen registreringslisensavgift.

Dette systemet blir et viktig finansielt strategisk verktøy for selskapet. Å øke aksjekapitalens størrelse kan forventes å forbedre selskapets eksterne kredittverdighet, men prosedyren er komplisert og kostbar. I kontrast gir regnskapsføring som overkursfond en forenkling av prosedyrer og kostnadsreduksjon, og øker fleksibiliteten for fremtidig bruk av disse midlene, for eksempel til utdeling.

Kommersiell registrering knyttet til nyansettelser i Japan

Etter at interne prosedyrer relatert til nyansettelser eller tilleggsinvesteringer er fullført, kan det være nødvendig med en kommersiell registrering for å offentliggjøre endringene juridisk. Imidlertid, i tilfelle av et japansk selskap med begrenset ansvar (Godo Kaisha), er det ikke alltid nødvendig med registrering for hver nyansettelse.

Når registrering er nødvendig

Kommersiell registrering er juridisk påkrevd kun når det er endringer i informasjonen som er oppført i sertifikatet for registrerte saker. Under japansk selskapsrett, hvis det oppstår endringer i registrerte saker, må en endringsregistrering sendes inn til det juridiske kontoret som har jurisdiksjon over selskapets hovedkontor, vanligvis innen to uker fra endringsdatoen (Artikkel 915, paragraf 1 for aksjeselskaper, og Artikkel 919, paragraf 1 for selskaper med begrenset ansvar og andre selskaper med delt eierskap).

De viktigste tilfellene der registrering er nødvendig i forbindelse med nyansettelser er som følger:

1. Når beløpet av aksjekapitalen øker: Hvis det nyinnskuttede kapitalet regnes som “aksjekapital” og det registrerte beløpet av aksjekapitalen endres, er det nødvendig med en endringsregistrering.
2. Når det er endringer i ledende ansatte eller representanter: I et japansk selskap med begrenset ansvar inkluderer de registrerte sakene navnene og adressene til “ledende ansatte” som har myndighet til å utføre selskapets virksomhet, og “representanter” som har myndighet til å representere selskapet. Hvis en nyansatt tar en av disse posisjonene, er det nødvendig med en endringsregistrering for å oppføre deres navn og andre relevante detaljer i registret.

Et viktig punkt som kan utledes fra denne regelen er at det finnes tilfeller der det ikke er nødvendig med noen registreringsprosedyrer selv når en ny ansatt blir med i selskapet. Spesifikt, hvis (1) den nyansatte ikke tar en posisjon som ledende ansatt eller representant og ikke har myndighet til å utføre virksomheten, og (2) hele beløpet av deres investering regnes som “overskuddskapital” og aksjekapitalen ikke endres i det hele tatt. I dette scenarioet oppstår det ingen endringer i de registrerte sakene, og det er derfor ingen forpliktelse til å søke om registrering. Å forstå dette punktet kan være svært gunstig for å forenkle prosedyrer og redusere kostnader.

Oversikt over registreringsprosedyrer

Når registrering er nødvendig, må en søknad sendes inn til det juridiske kontoret som har jurisdiksjon over selskapets hovedkontor innen to uker fra dagen endringene fant sted. Hvis denne fristen ikke overholdes, kan det pålegges en administrativ bot på opptil 1 million yen mot den representanten personlig (dette er en administrativ straff og ikke en kriminell sanksjon).

Ved søknad er det vanligvis nødvendig med vedlagte dokumenter som en søknad om endringsregistrering, et samtykke fra alle selskapets medlemmer som godkjenner endringen av vedtektene, og dokumentasjon som beviser innskudd av investeringskapital (innskuddsbekreftelse). Eksempler på disse dokumentene og deres formater kan finnes på det juridiske kontorets nettside. Prosedyrene kan være komplekse, så det kan være en god idé å konsultere en ekspert.

Oppsummering

I denne artikkelen har vi detaljert forklart prosedyren for å innlemme nye medlemmer i et japansk selskap med begrenset ansvar, basert på Japans selskapsrett. Prosessen med å ønske nye medlemmer velkommen krever en streng prosedyre som er juridisk definert, inkludert endring av vedtektene med samtykke fra alle medlemmer, fullstendig oppfyllelse av bidrag fra den som blir medlem, og om nødvendig, kommersiell registrering. Spesielt er bestemmelsen om at medlemmer som blir med også er ansvarlige for selskapets eksisterende gjeld, og det strategiske valget om å registrere bidragskapitalen som aksjekapital eller som overskuddskapital, kritiske elementer som kan ha stor innvirkning på selskapets fremtid. En nøyaktig forståelse av disse juridiske kravene og strategiske alternativene, og en planlagt tilnærming til prosedyrene, er nøkkelen til å realisere sunn vekst og stabil drift av et selskap med begrenset ansvar.

Monolith Law Office har omfattende erfaring med å tilby juridiske tjenester relatert til medlemskap i selskaper med begrenset ansvar, som diskutert i denne artikkelen, til et bredt spekter av klienter i Japan. Vårt firma har flere eksperter, inkludert engelsktalende med juridiske kvalifikasjoner fra utlandet, som kan tilby omfattende støtte til våre klienters varierte behov i det japanske forretningsmiljøet. Hvis du ønsker spesialisert rådgivning tilpasset din situasjon, vennligst kontakt oss for en konsultasjon.