Forklaring av systemet for selskaper med nominasjonskomité osv. i henhold til japansk selskapsrett

Den japanske selskapsloven tilbyr flere alternativer for styringsstrukturer i aksjeselskaper, det vil si for corporate governance. Blant disse er “selskaper med nominasjonskomité” et spesielt avansert institusjonelt design som tar sikte på å forbedre ledelsens gjennomsiktighet og tilsynsfunksjon. Dette systemet har sitt utspring i “selskaper med komitéer” som ble introdusert med en revisjon av handelsloven i 2002 (Heisei 14) og ble videreført i den japanske selskapsloven som ble vedtatt i 2005 (Heisei 17). I motsetning til de tradisjonelle selskapene med revisjonsutvalg som var vanlige i Japan, skiller selskaper med nominasjonskomité tydelig mellom tilsynsfunksjonen og den operative ledelsen. Mer spesifikt fokuserer styret på å fastsette grunnleggende forretningsprinsipper og tilsyn, mens den daglige driften håndteres av en rolle kjent som “eksekutiv offiser”. Det er også obligatorisk å etablere tre komitéer innad i styret: en nominasjonskomité, en revisjonskomité og en kompensasjonskomité. Disse komitéene har ansvar for å ta uavhengige og objektive beslutninger om henholdsvis utnevnelse av direktører, revisjon av forretningsutførelse og fastsettelse av lederkompensasjon, som er spesielt viktige saker innen corporate governance. Kravet om at flertallet av medlemmene i hver komité må være uavhengige eksterne direktører, er en viktig mekanisme for å sikre systemets objektivitet. I denne artikkelen vil vi detaljert forklare systemet med selskaper med nominasjonskomité, dets struktur og rolle, basert på bestemmelsene i den japanske selskapsloven. Vi vil spesifikt avklare funksjonene til styret og direktørene i dette systemet, samt hvilke myndigheter og ansvar de tre komitéene – nominasjonskomitéen, revisjonskomitéen og kompensasjonskomitéen – hver især har.

Hva er et selskap med nominasjonskomité i Japan?

Et selskap med nominasjonskomité er en type organisasjonsdesign for aksjeselskaper definert i artikkel 2, punkt 12 i den japanske selskapsloven (Companies Act). Selskaper som adopterer dette systemet er juridisk forpliktet til å etablere tre komiteer: en nominasjonskomité, en revisjonskomité og en kompensasjonskomité. Det sentrale formålet med dette systemet er å skille “overvåkning” og “forretningsutførelse” i selskapets ledelse. Dette gjør at styret kan distansere seg fra den daglige forretningsdriften og konsentrere seg om rollen som objektiv overvåker av ledelsens arbeid. Den faktiske forretningsutførelsen blir håndtert av “eksekutive offiserer” som er utnevnt av styret. Denne klare separasjonen mellom overvåkning og utførelse bidrar til å øke beslutningstakingens gjennomsiktighet i ledelsen og styrker ansvarligheten overfor aksjonærer og andre interessenter. Spesielt blant utenlandske investorer blir denne formen for styring ofte vurdert som nær internasjonale standarder. I et selskap med nominasjonskomité har de tre nevnte komiteene betydelig autoritet over kjerneforhold som ledelsespersonell, revisjon og kompensasjon. I tillegg krever artikkel 400, avsnitt 3 i den japanske selskapsloven at flertallet av medlemmene (komiteemedlemmene) i hver komité må være “eksterne styremedlemmer” som er uavhengige av selskapets ledelse. Dette kravet sikter mot å forhindre beslutninger om personell og kompensasjon som er basert på ledelsens egeninteresser og å realisere en objektiv og rettferdig styring.

Rollen til styret i japanske selskaper med nominasjonskomitéer

I japanske selskaper med nominasjonskomitéer, skiller styrets rolle seg betydelig fra styrene i selskaper med andre organisasjonsstrukturer. Den viktigste forskjellen er at styret i prinsippet ikke direkte utfører selskapets forretningsdrift.

Artikkel 416, paragraf 1 i den japanske selskapsloven (Companies Act) definerer styrets myndighet i selskaper med nominasjonskomitéer. Ifølge denne er styrets hovedroller som følger:

1. Å bestemme grunnleggende forretningsstrategier
2. Å treffe beslutninger nødvendige for revisjonskomiteens arbeid
3. Å overvåke utførelsen av oppgaver av ledende ansatte

Først og fremst bestemmer styret grunnleggende retningslinjer for selskapets drift, som for eksempel utvikling av mellomlangsiktige forretningsplaner eller beslutninger om store investeringer, som er fundamentale for selskapet. Men utførelsen av de spesifikke oppgavene basert på disse retningslinjene er ikke styrets ansvar, men overlates til de ledende ansatte.

Deretter har styret ansvaret for å etablere et system som sikrer at revisjonskomiteens aktiviteter for å overvåke utførelsen av oppgaver av ledende ansatte og styremedlemmer blir effektivt utført.

Den viktigste rollen er imidlertid overvåkningen av de ledende ansatte. Styret overvåker om de ledende ansatte utfører sine oppgaver korrekt i henhold til de grunnleggende retningslinjene og evaluerer deres resultater. For å sikre at denne overvåkningsfunksjonen er effektiv, har styret også myndighet til å utnevne og avsette ledende ansatte og styremedlemmer (i henhold til artikkel 416, paragraf 1 i den japanske selskapsloven). Men forslag til utnevnelse og avsettelse av styremedlemmer som skal legges frem for generalforsamlingen, bestemmes av nominasjonskomiteen som vil bli diskutert senere.

På denne måten fungerer styremedlemmene i selskaper med nominasjonskomitéer ikke som forretningsførere, men som tilsynsholdere av ledelsen. Dette er en avgjørende forskjell fra styremedlemmer i selskaper med andre organisasjonsstrukturer, som ofte også utfører forretningsdriften selv. I tillegg, basert på artikkel 415 i den japanske selskapsloven, kan styret delegere beslutninger om forretningsdrift til de ledende ansatte i stor grad, bortsett fra saker som loven eller vedtektene krever at styret selv må avgjøre. Dette sikrer en klar juridisk separasjon mellom ledelsesovervåkning og operasjonell utførelse.

De tre komiteene og deres felles organisatoriske krav

Kjernen i styringen av selskaper med nominasjonskomitéer i Japan, er de tre komiteene: nominasjonskomiteen, revisjonskomiteen og kompensasjonskomiteen. Disse komiteene er organer som er etablert innenfor styret, og hver av dem utøver viktige, uavhengige fullmakter.

De tre komiteene har felles organisatoriske krav som er fastsatt i artikkel 400 i den japanske selskapsloven (Companies Act). For det første må hver komité bestå av minst tre styremedlemmer (samme artikkel, første ledd). For det andre, og dette er det mest vesentlige punktet, må flertallet av medlemmene i hver komité være eksterne styremedlemmer (samme artikkel, tredje ledd). Eksterne styremedlemmer er de som ikke er offiserer eller ansatte som utfører forretningsoperasjoner for selskapet eller dets datterselskaper, og som står uavhengig av selskapets ledelse (japansk selskapslov, artikkel 2, punkt 15). Dette kravet sikrer objektivitet og rettferdighet i hver komités overveielser og beslutninger.

Nominasjonskomiteen under japansk selskapsrett

Nominasjonskomiteen har myndighet til å bestemme innholdet i forslagene til valg og avsettelse av styremedlemmer som skal legges frem for generalforsamlingen (i henhold til artikkel 404, paragraf 1 i den japanske selskapsloven). Med andre ord, det er ikke administrerende direktør eller presidenten som bestemmer hvem som skal være kandidater til styret eller hvilke styremedlemmer som skal avsettes, men denne nominasjonskomiteen. Ved at et flertall av medlemmene i nominasjonskomiteen er eksterne styremedlemmer, kan man forhindre det som kalles “nepotisme” i utvelgelsen av styremedlemmer, hvor ledelsen velger personer som er beleilige for dem selv. Dette sikrer objektivitet og mangfold i sammensetningen av styret og fører til en styrking av dets tilsynsfunksjon.

Revisjonsutvalget i Japan

Revisjonsutvalget har myndighet til å overvåke utførelsen av oppgaver av utøvende offiserer og styremedlemmer og til å utarbeide en revisjonsrapport i henhold til den japanske selskapslovens (Heisei 17 (2005)) artikkel 404, paragraf 2, punkt 1. Dette inkluderer omfattende myndighet til å undersøke selskapets forretningsdrift og finansielle tilstand. Revisjonsutvalget kan når som helst kreve rapporter om virksomheten fra utøvende offiserer og ansatte og undersøke selskapets forretningsdrift og finansielle tilstand i henhold til den japanske selskapslovens artikkel 405, paragraf 1. Videre, hvis de oppdager ulovlige handlinger eller betydelig urimelige forhold, har de en plikt til å rapportere dette til styret i henhold til samme paragraf, punkt 2. I tillegg har revisjonsutvalget myndighet til å bestemme innholdet i forslagene angående utnevnelse, avskjedigelse eller ikke-gjenvalg av selskapets regnskapsrevisorer, som sikrer uavhengigheten av regnskapsrevisjonen, i henhold til den japanske selskapslovens artikkel 404, paragraf 2, punkt 2. Sammenlignet med revisorer i selskaper med et revisjonsråd, har revisjonsutvalget sterkere myndighet og er som en intern institusjon i styret mer direkte involvert i tilsynet med ledelsen.

Lønnskomiteen Under Japansk Selskapsrett

Lønnskomiteen har myndighet til å bestemme innholdet i individuell kompensasjon for utøvende tjenestemenn og styremedlemmer i henhold til den japanske selskapslovens (Heisei 17 (2005)) artikkel 404, paragraf 3. I henhold til japansk selskapsrett, refererer “kompensasjon etc.” til lønn, bonuser og andre økonomiske fordeler mottatt fra selskapet som vederlag for utførelse av tjenester. Lønnskomiteen bestemmer de individuelle styremedlemmenes lønnsbeløp i samsvar med objektive kriterier basert på selskapets ytelse og hvert styremedlems bidrag. Ved at et flertall av medlemmene i lønnskomiteen er eksterne styremedlemmer, sikres det at styremedlemmenes kompensasjon ikke blir urimelig høy og at beslutningsprosessen forblir gjennomsiktig. Gjennomsiktigheten og rettferdigheten i prosessen for å bestemme styremedlemmenes kompensasjon er av største betydning for å oppnå tillit fra aksjonærene, og lønnskomiteen spiller en viktig rolle i å institusjonelt sikre dette.

Sammenligning med andre organisasjonsdesign

For å bedre forstå selskaper med nominasjonskomiteer i Japan, sammenligner vi dem med “selskaper med et revisjonsutvalg”, som er det mest vanlige organisasjonsdesignet i japanske selskaper. Tabellen nedenfor oppsummerer de viktigste forskjellene mellom de to.

Som tabellen viser, har selskaper med nominasjonskomiteer, etc. i Japan en organisatorisk separasjon mellom tilsynsfunksjonen og gjennomføringsfunksjonen, og eksterne styremedlemmer er sterkt involvert i beslutninger om viktige saker som personell og kompensasjon. Dette sikter mot å realisere en mer objektiv og transparent styring, noe som er en grunnleggende forskjell fra selskaper med et revisjonsutvalg.

Oppsummering

I denne artikkelen har vi forklart det systematiske rammeverket, rollene til de ulike organene, og sammenlignet med andre systemer for selskaper med nominasjonskomitéer osv., som er fastsatt i henhold til japansk selskapsrett. Selskaper med nominasjonskomitéer osv. har som mål å skille tilsynsfunksjonen til styret fra den operative funksjonen til ledelsen, og gjennom de tre komiteene for nominasjon, revisjon og kompensasjon som er etablert internt i styret, å øke objektiviteten og gjennomsiktigheten i ledelsen. Spesielt er kravet om at flertallet av medlemmene i hver komité skal være eksterne styremedlemmer, en viktig faktor for å vinne tilliten fra internasjonale investorer. For bedrifter som driver virksomhet i Japan, eller som vurderer transaksjoner eller investeringer med japanske selskaper, er det avgjørende å forstå motpartens styringssystem.

Monolith Law Office har omfattende erfaring og et solid track record innenfor alle aspekter av forretningsjus, inkludert japansk selskapsrett. Vårt firma har flere eksperter som ikke bare har kvalifikasjoner som japanske advokater, men også som utenlandske advokater, og som er flytende i både japansk og engelsk. Vi har tilbudt praktisk og konkret juridisk rådgivning til våre nasjonale og internasjonale klienter om overgang til selskaper med nominasjonskomitéer osv., utnevnelse av eksterne styremedlemmer, drift av komiteer, og andre komplekse spørsmål relatert til japansk selskapsrett. Når du trenger å bygge et robust styringssystem i Japan eller håndtere relaterte juridiske utfordringer, vennligst kontakt Monolith Law Office for konsultasjon.