Prinsipper for arbeidstid og fridager i japansk arbeidsrett, samt overtid og arbeid på fridager

I forvaltningen av menneskelige ressurser, som er fundamentet for bedriftsaktiviteter, er reguleringen av arbeidstid og hviledager en av de mest grunnleggende og viktige elementene. Japansk arbeidsrett, og spesielt den japanske arbeidsstandardloven (Labor Standards Act), fastsetter strenge prinsipper for arbeidstid og hviledager for å beskytte arbeidstakernes helse og velferd. Disse reguleringene er ikke noe som kan fastsettes fritt gjennom interne retningslinjer eller avtaler mellom parter, men må følge lovfestede grenser og prosedyrer som alle selskaper er forpliktet til å overholde. Som hovedregel er det forbudt ved lov å arbeide utover den lovfestede arbeidstiden eller på lovfestede hviledager, og brudd på dette kan medføre straff. For å lovlig kunne pålegge overtid eller arbeid på hviledager som et unntak fra dette forbudet, må det inngås en spesifikk arbeidsgiver- og arbeidstakeravtale kjent som en “36-avtale” (Article 36 Agreement), og det kreves en streng prosedyre som inkluderer å rapportere dette til de administrative myndighetene. I denne artikkelen vil vi først klargjøre definisjonen av “arbeidstid” i japansk lov gjennom rettsavgjørelser, og deretter forklare de grunnleggende prinsippene for arbeidstid og hviledager. Videre vil vi gå i dybden på rammeverket for overtid og arbeid på hviledager basert på 36-avtalen, samt forpliktelsen til å betale tilleggslønn som følger med dette. Til slutt vil vi undersøke stillingen som “ledende eller tilsynsførende arbeidstaker” (managerial or supervisory employee), som er et viktig unntak fra disse prinsippene, og vurdere de strenge kravene sammen med rettsavgjørelser. En nøyaktig forståelse og overholdelse av disse reguleringene er avgjørende for å sikre compliance og bygge sunne arbeidsgiver- og arbeidstakerforhold.  

Definisjonen av ‘arbeidstid’ i henhold til japansk lov

For å forstå japansk arbeidsrett er det avgjørende å først få et grep om hvordan ‘arbeidstid’ er juridisk definert. Dette er fordi om en periode regnes som arbeidstid eller ikke, danner grunnlaget for lønnsbetalingsplikten, spesielt beregningen av overtidstillegg. Japans høyesterett har fastslått en konsekvent standard som sier at ‘arbeidstid’ ikke bestemmes av arbeidskontrakten eller arbeidsreglementet, men objektivt vurderes som tiden ‘arbeidstakeren er under arbeidsgiverens kommando og kontroll’. Begrepet ‘under kommando og kontroll’ inkluderer ikke bare eksplisitte instruksjoner, men også implisitte instruksjoner eller situasjoner der en bestemt handling er uunngåelig, noe som betyr at omfanget av hva som anses som arbeidstid kan være bredere enn hva bedrifter forventer.

Det finnes to viktige rettsavgjørelser som konkretiserer dette kriteriet. Den første er saken vedrørende forberedelsesaktiviteter hos Mitsubishi Heavy Industries Nagasaki Shipyard (Høyesterettsdom av 9. mars 2000). I denne saken ble det argumentert om tiden ansatte brukte før arbeidsstart på å ta på seg bestemt arbeidstøy og verneutstyr i garderoben og deretter bevege seg til arbeidsstedet, skulle regnes som arbeidstid. Høyesterett konkluderte med at siden selskapet hadde pålagt bruk av arbeidstøy osv. av helse- og sikkerhetsmessige årsaker og instruert at dette skulle gjøres på et bestemt sted på arbeidsstedet, kunne disse handlingene vurderes som å være under arbeidsgiverens kommando og kontroll. Med andre ord, selv om det ikke er selve arbeidet, regnes tiden som er nødvendig for forberedelsesaktiviteter som er avgjørende for arbeidet og som er sted- og tidsbestemt av selskapet, som juridisk arbeidstid.

Den andre er saken om ventetid (håndteringstid) i Daihoshi Building Management (Høyesterettsdom av 28. februar 2002). I denne saken ble det diskutert om hviletiden som var satt inn i en 24-timers vakt for ansatte i bygningsvedlikehold, skulle regnes som arbeidstid. Ansatte ble beordret til å vente i hvilerommet og måtte umiddelbart reagere hvis en alarm gikk av eller det kom en nødsituasjon. Høyesterett konkluderte med at under slike omstendigheter, selv om de faktisk kunne sove fordi ingenting skjedde, var de ansatte ikke ‘fullstendig frigjort fra arbeidet’ og derfor under arbeidsgiverens kommando og kontroll. Med andre ord, tiden brukt på å vente i beredskap for å kunne utføre arbeid når som helst, selv om det kalles ‘pause’ eller ‘hvile’, anses juridisk som arbeidstid.

Som disse rettsavgjørelsene viser, blir arbeidstid anerkjent ikke basert på formelle navn eller kontraktsinnhold, men objektivt basert på om arbeidstakeren faktisk er under arbeidsgiverens kontroll og deres frihet til å handle er begrenset. Dette antyder at bedrifter, selv uten intensjon, kan skape ‘skjult arbeidstid’ og risikere krav om ubetalt lønn.

Arbeidstid og hviledager etter japanske prinsipper

Den japanske arbeidsstandardloven (Japanese Labor Standards Act) fastsetter to hovedprinsipper som minimumsstandarder for arbeidstid og hviledager. Disse prinsippene gjelder for alle arbeidsplasser, uavhengig av bedriftens størrelse eller bransje.

Først og fremst er det en øvre grense for arbeidstid. Artikkel 32 i den japanske arbeidsstandardloven fastslår at arbeidsgivere ikke kan pålegge arbeidstakere å jobbe mer enn 40 timer per uke, ekskludert pausetid, og ikke mer enn 8 timer per dag. Dette kalles “lovbestemt arbeidstid”, og arbeid utover dette er i utgangspunktet ulovlig. Denne doble grensen på “8 timer per dag og 40 timer per uke” er streng og tillater ikke overskridelse av noen av delene.

For det andre er det plikten til å gi hviledager. Artikkel 35 i den japanske arbeidsstandardloven krever at arbeidsgivere gir arbeidstakere minst én hviledag per uke. Dette er kjent som “prinsippet om ukentlig hvile”. Som et unntak tillater paragraf 2 i samme artikkel “minst fire hviledager i løpet av en fireukers periode”, men dette er ment for å imøtekomme uregelmessige arbeidsmønstre, og hovedregelen er én hviledag per uke. “Hviledag” her refererer til en kalenderdag (24 timer fra midnatt til midnatt) hvor arbeidstakeren er fullstendig fritatt fra arbeidsplikten i henhold til arbeidskontrakten.

Prinsippene om lovbestemt arbeidstid og hviledager har viktige konsekvenser i praksis. For eksempel, hvis en bedrift har fastsatt en standard arbeidstid på 8 timer per dag, vil en arbeidsuke på fem dager tilsvare 40 timer (8 timer x 5 dager), og dermed nå grensen for lovbestemt arbeidstid. Å jobbe en sjette dag vil bryte regelen om maksimalt 40 timer per uke. Derfor må bedrifter som adopterer en 8-timers arbeidsdag, i praksis etablere to hviledager per uke for å overholde både prinsippet om ukentlig hvile og 40-timers uken.

Disse to hviledagene har forskjellig juridisk status. Én dag er en “lovbestemt hviledag” pålagt av artikkel 35 i den japanske arbeidsstandardloven, mens den andre dagen er en “planlagt hviledag” (ikke-lovbestemt hviledag) som bedriften fastsetter etter eget skjønn. Denne distinksjonen er svært viktig når det gjelder beregning av overtidsbetaling. Arbeid utført på en lovbestemt hviledag behandles som “hviledagsarbeid” og krever et tillegg på minst 35% av lønnen. På den annen side, hvis arbeid utføres på en planlagt hviledag, vil bare det arbeidet som overstiger 40 timer i uken bli behandlet som “overtidsarbeid”, og krever et tillegg på minst 25% av lønnen. Derfor er det avgjørende å klart definere hvilken ukedag som er den lovbestemte hviledagen i arbeidsreglementet eller lignende, både fra et arbeids- og kostnadsstyringsperspektiv.

Arbeidstid som overskrider grensene: Overtids- og helgearbeid i henhold til den japanske 36-avtalen

I Japan er de lovfestede arbeidstidene fastsatt av den japanske arbeidsstandardloven (8 timer per dag og 40 timer per uke) og prinsippene for lovfestede fridager ikke absolutte. Gjennom spesifikke juridiske prosedyrer er det mulig å tillate arbeid som overstiger disse grensene under visse omstendigheter. Det grunnleggende rettslige grunnlaget for overtid og helgearbeid er arbeidsavtalen i henhold til artikkel 36 i arbeidsstandardloven (kjent som “36-avtalen”). Imidlertid er det i tilfeller av katastrofer og andre midlertidige nødvendigheter (artikkel 33 i arbeidsstandardloven) mulig å arbeide utover disse grensene med tillatelse eller etterfølgende rapportering.

Å pålegge arbeid utover de lovfestede arbeidstimene eller på lovfestede fridager uten å inngå en 36-avtale er ulovlig, selv om arbeidstakeren har samtykket, og kan føre til straff. For å gyldiggjøre en 36-avtale, må det først inngås en skriftlig avtale med en arbeidstakerorganisasjon som representerer flertallet av arbeidstakerne på arbeidsplassen, eller, hvis en slik organisasjon ikke finnes, med en representant for flertallet av arbeidstakerne. Det mest kritiske trinnet er deretter å rapportere den inngåtte avtalen til sjefen for den lokale arbeidsstandardinspeksjonen. Denne rapporteringen er et krav for at 36-avtalen skal ha juridisk effekt, og det er kun etter inngåelse av en 36-avtale og rapportering til den lokale arbeidsstandardinspeksjonen at overtid og helgearbeid blir tillatt.

Selv om en 36-avtale er inngått, er det ikke tillatt med ubegrenset overtid. Loven setter strenge grenser for overtid. I prinsippet er grensen for overtid 45 timer per måned og 360 timer per år.  

Likevel, i tilfeller av uforutsette økninger i arbeidsmengden eller andre midlertidige spesielle omstendigheter, er det mulig å inngå en “36-avtale med spesielle klausuler” som tillater arbeid utover disse grensene. Disse “midlertidige spesielle omstendighetene” kan ikke være abstrakte grunner som “når det er nødvendig for virksomheten”, men må være konkrete og midlertidige, som for eksempel uforutsette endringer i spesifikasjoner eller håndtering av store klager.  

Selv med anvendelse av spesielle klausuler, fastsetter loven følgende absolutte grenser som ikke kan overskrides (med straffebestemmelser):

1. Overtidsarbeid må ikke overstige 720 timer per år.  
2. Totalt overtid og helgearbeid må ikke overstige 100 timer per måned.  
3. For totalt overtid og helgearbeid, må gjennomsnittet for perioder på 2, 3, 4, 5 eller 6 måneder ikke overstige 80 timer per måned.  
4. Overtidsarbeid kan overstige 45 timer per måned kun i opptil 6 måneder i året.  

Spesielt fungerer den tredje regelen, “gjennomsnitt på maks 80 timer over flere måneder”, som et kraftig system for å begrense kontinuerlig overtid i bedrifter. For eksempel, hvis totalt overtid og helgearbeid når 99 timer i en måned (rett under grensen på 100 timer), kan ikke det totale antallet timer den påfølgende måneden overstige 61 timer ((99 timer + 61 timer) ÷ 2 måneder = 80 timer). På denne måten, hvis det er en måned med økt arbeidstid, må bedriften betydelig redusere arbeidstiden i de påfølgende månedene, og det kreves at bedriften ikke bare registrerer arbeidstiden, men også planlegger fremtidig arbeidstid på en systematisk måte.

Økonomiske kostnader: Overtidsbetaling

I Japan er bedrifter forpliktet til å betale overtidslønn (premium pay) utover vanlig lønn for arbeid som overstiger de lovfestede arbeidstimene, arbeid på lovfestede fridager, eller arbeid på nattestid. Denne forpliktelsen er fastsatt i Japans arbeidsstandardlov (Labor Standards Act) artikkel 37 og har en direkte økonomisk innvirkning på bedriftens finanser.

Overtidslønnens rate varierer avhengig av arbeidstypen.

• Overtidsarbeid: For arbeid som overstiger de lovfestede arbeidstimene (8 timer per dag eller 40 timer per uke), må det betales en overtidslønn som er minst 25% høyere enn vanlig lønn.
• Overtidsarbeid over 60 timer per måned: For den delen av overtid som overstiger 60 timer i løpet av en måned, økes overtidssatsen til minst 50%. Denne reguleringen gjelder for alle bedrifter, inkludert små og mellomstore bedrifter, fra og med 1. april 2023.
• Arbeid på fridager: Når arbeid utføres på lovfestede fridager som definert i Japans arbeidsstandardlov artikkel 35, kreves det en overtidslønn på minst 35%. Dette er forskjellig fra arbeid på foreskrevne fridager (ikke-lovfestede fridager).
• Nattarbeid: For arbeid utført mellom klokken 22:00 og 05:00, må det betales en nattillegg på minst 25%.

Disse overtidssatsene kan kombineres. For eksempel, hvis arbeid utføres utover de lovfestede arbeidstimene i løpet av nattetid, vil overtidssatsen på 25% og nattillegget på 25% legges sammen, og det kreves en total overtidslønn på minst 50%. På samme måte, hvis arbeid utføres på en lovfestet fridag i løpet av nattetid, vil overtidssatsen for fridagsarbeid på 35% og nattillegget på 25% kombineres til en overtidssats på minst 60%.

Grunnlaget for beregning av disse overtidslønnene er arbeidstakerens vanlige lønn for den normale arbeidstiden eller arbeidsdagen. Imidlertid tillater Japans arbeidsstandardlov gjennomføringsregler artikkel 21 at visse typer lønn kan ekskluderes fra denne grunnlønnen. Lønn som kan ekskluderes er begrenset til de som betales basert på arbeidstakerens personlige omstendigheter, og inkluderer spesifikt følgende:

• Familiestønad
• Reisestønad
• Tillegg for å bo separat
• Stønad for barns utdanning
• Boligstønad
• Lønn betalt på en engangsbasis
• Lønn betalt for perioder som overstiger en måned (som bonuser)

Likevel, om disse tilleggene kan ekskluderes eller ikke, avgjøres ikke av navnet, men av substansen. For eksempel, selv om det kalles “boligstønad”, hvis det utbetales et likt beløp til alle ansatte, vil det ikke anses som relatert til personlige omstendigheter og kan derfor ikke ekskluderes fra grunnlønnen.

Nedenfor oppsummeres overtidssatsene.

Denne overtidslønnen, spesielt den høye satsen på 50% for arbeid som overstiger 60 timer per måned, reflekterer ikke bare en regel for lønnsberegning, men også en politisk intensjon om å økonomisk begrense lange arbeidstimer for bedrifter og beskytte arbeidstakernes helse.

Viktig unntak: «Ledende eller tilsynsansvarlige»

De strenge reguleringene vi har diskutert om arbeidstid, pauser og fridager i Japan, har et viktig unntak fastsatt i artikkel 41 i den japanske arbeidsstandardloven. Denne artikkelen fastslår at for personer i en ledende eller tilsynsposisjon, uavhengig av virksomhetstype (heretter referert til som «ledende eller tilsynsansvarlige»), gjelder ikke bestemmelsene om arbeidstid, pauser og fridager. Dette betyr at arbeidsgivere ikke er forpliktet til å betale overtid eller helgetillegg til ansatte som faller inn under denne kategorien.

Imidlertid er ikke avgjørelsen om en ansatt kvalifiserer som «ledende eller tilsynsansvarlig» basert på den formelle stillingstittelen gitt av selskapet (for eksempel «avdelingsleder» eller «seksjonsleder»), men blir strengt vurdert basert på den faktiske jobbinnsatsen, ansvar og myndighet, samt arbeidsmønsteret til den ansatte. Japanske domstoler har en tendens til å tolke dette unntaket svært begrenset og tillater ikke enkel anvendelse av det. Gjennom administrativ tolkning og mange rettsavgjørelser har det blitt fastslått at for å bli anerkjent som en «ledende eller tilsynsansvarlig», må følgende tre kriterier alle være oppfylt:

1. Viktige jobbfunksjoner, ansvar og myndighet i en posisjon integrert med ledelsen: Det kreves at man har viktige fullmakter innen personalledelse, som ansettelse, oppsigelse, personalvurderinger og fastsettelse av arbeidsvilkår, og at man er dypt involvert i beslutningstaking på ledelsesnivå. Det er ikke tilstrekkelig å bare ha underordnede; man må ha nok autoritet til å bli vurdert som integrert med ledelsen, for eksempel ved å kunne bestemme avdelingens politikk etter eget skjønn.
2. En arbeidsmåte som ikke er underlagt streng kontroll av arbeidstiden: Det er nødvendig å ha betydelig skjønn med hensyn til egne arbeidstider og måten arbeidet utføres på. Hvis man blir strengt kontrollert av selskapet med hensyn til arbeidstid, eller hvis lønnen reduseres på grunn av forsinkelser eller tidlig avreise, vil man ikke bli anerkjent som en «ledende eller tilsynsansvarlig». Det er avgjørende å være i en posisjon hvor man kan justere arbeidstiden fleksibelt basert på ledelsens behov.
3. En behandling som passer til posisjonen, inkludert lønn: Det er nødvendig at lønnen, inkludert grunnlønn og stillingstillegg, er en privilegert behandling som passer til de viktige jobbansvarene, sammenlignet med vanlige ansatte. Hvis behandlingen ikke kompenserer tilstrekkelig for mangelen på overtidstillegg, er det ikke tilstrekkelig. Hvis den faktiske arbeidstiden resulterer i en timepris som er lavere enn for vanlige ansatte eller deltidsansatte, blir dette et viktig element som benekter statusen som «ledende eller tilsynsansvarlig».

Et eksempel på en rettsavgjørelse som symboliserer disse strenge vurderingskriteriene er saken med Japan McDonald’s (Tokyo District Court, 28. januar 2008). I denne saken konkluderte retten med at en hamburgerbutikkleder, til tross for å ha en viss myndighet over butikkdriften, ikke var involvert i beslutningene om selskapets overordnede forretningsstrategi, og hadde begrenset skjønn over arbeidstiden, spesielt i tider med personellmangel hvor de måtte ta skift selv, og lønnen var ikke tilstrekkelig for en «ledende eller tilsynsansvarlig», og dermed ble de ikke ansett som en slik.

Dermed er unntaket for «ledende eller tilsynsansvarlige» et av de mest konfliktfylte områdene i japansk arbeidsrett. Det såkalte «navnet alene lederstillinger», hvor man bare gir en lederstilling for å unngå å betale overtid, er ikke juridisk anerkjent og kan senere føre til en betydelig risiko for krav om betaling av store beløp i ubetalte lønninger.

For øvrig, selv om en ansatt rettmessig anerkjennes som en «ledende eller tilsynsansvarlig», er ikke forpliktelsen til å betale tillegg for nattarbeid (fra kl. 22.00 til kl. 05.00) opphevet. I tillegg er retten til å ta årlig betalt ferie også garantert på samme måte som for vanlige arbeidere.

Oppsummering

Som beskrevet i denne artikkelen, er reguleringene av arbeidstid og hviledager under japansk arbeidsrett fundamentale for bedrifters personalforvaltning, og reglene er svært strenge. Juridisk «arbeidstid» vurderes ikke basert på kontrakter, men på objektive realiteter, og er i utgangspunktet begrenset til «8 timer per dag og 40 timer per uke». Overtidsarbeid og arbeid på fridager utover disse grensene er kun tillatt med en korrekt inngått og rapportert 36-avtale (saburoku kyoutei), og selv da kan man ikke overstige de absolutte maksimaltidene fastsatt ved lov. Videre er det pålagt ved lov å betale lønn med et tillegg for slikt arbeid. Det finnes et unntak for «ledere og tilsynspersoner», men anvendelsesområdet for dette unntaket er tolket svært snevert i rettspraksis, og en lettvint anvendelse innebærer en stor juridisk risiko. Å forstå og overholde disse reguleringene er en grunnleggende plikt for å drive virksomhet i Japan, og er også essensielt fra et compliance-ledelsesperspektiv.

Monolith Law Office har omfattende erfaring i å tilby juridisk rådgivning og konflikthåndtering relatert til arbeidstid og hviledager, som diskutert i denne artikkelen, til et stort antall klienter i Japan. Vårt firma har flere eksperter som ikke bare har japanske advokatbevillinger, men også utenlandske advokatbevillinger og er engelsktalende, noe som gjør oss i stand til å håndtere de unike utfordringene som bedrifter med internasjonal virksomhet står overfor. Vi tilbyr nøyaktig og praktisk støtte for alle henvendelser relatert til komplekse japanske arbeidsrettsreguleringer, inkludert etablering av arbeidstidsstyringssystemer, korrekt bruk av 36-avtaler, og vurdering av om en person kvalifiserer som leder eller tilsynsperson.