Hva bør ledere designe med familieforvaltning? En detaljert forklaring på bygging og driftsstyringsmetoder

Mange bedriftsledere har i de senere år blitt oppmerksomme på nytten av “familiegovernance” og vurderer seriøst å designe og bygge dette opp.

Familiegovernance er et samlebegrep for alle regler som fastsettes for å sikre en families velstand. Spesielt for bedriftsledere kan familiegovernance sies å være av stor betydning, da det er tett knyttet til selskapets fremtid. Effektiviteten av familiegovernance for bedriftsledere forklares i detalj i denne artikkelen.

Relatert artikkel: Økende oppmerksomhet rundt bedriftslederes familiegovernance – Forklaring av effektiviteten for virksomheten etter type[ja]

Hvis du føler behovet for å etablere governance, er det neste steget å forstå hvilke spesifikke regler du bør designe.

I denne artikkelen forklarer vi i detalj prosedyrene for å designe familiegovernance og innholdet i reglene som bør opprettes. Vi tar også for oss viktige punkter å vurdere under designprosessen og driftsforvaltningen etter etablering, så dette er definitivt verdt å lese.

Oversikt over utforming av familiegovernance

Mange lurer på hva som er de riktige stegene og hva som skal opprettes når man bygger opp familiegovernance. Her vil vi forklare en oversikt over prosessen med å designe og etablere familiegovernance.

Formålet med og status for familiegovernance

Oppbyggingen av familiegovernance handler om å klargjøre familiens verdier og retningslinjer, og å sørge for at disse blir forstått og fulgt av hele familien.

Det å skape governance er ikke et mål i seg selv, men et middel for å beskytte eiendeler og sikre familiens velstand over tid. Det første steget er å sette så konkrete mål og formål som mulig for hva familien ønsker å oppnå.

Deretter ser vi på de implisitte reglene som allerede eksisterer innad i familien. Ved å gjøre denne statusgjennomgangen kan vi identifisere gapet mellom nåværende situasjon og de målene og formålene vi streber etter.

Med utgangspunkt i familiens nåværende styrker, begynner vi å bygge opp governance for å forbedre de områdene hvor familien mangler noe.

Gjennomføring av kommunikasjon

For å sikre at familiegovernance får gjennomslagskraft, er det avgjørende å etablere et miljø der effektiv kommunikasjon kan finne sted. Dersom verdisett og perspektiver som bør være enhetlige innad i familien blir fragmenterte, vil selv den beste familiegovernance ikke fungere optimalt.

I tillegg kan en situasjon der kommunikasjonen uteblir og relasjonene blir fortynnet, i seg selv utgjøre en risiko i governance-sammenheng.

For å sikre at den etablerte governance kan utnyttes samlet og effektivt, bør man fra et tidlig stadium arbeide tett for å harmonisere forståelsen og forventningene.

Utarbeidelse av skriftlige regler

Når vi utarbeider “regler” som fungerer som familiegovernance, forbereder vi følgende typer dokumenter:

• Familiecharter
• Familieregler
• Ektepakt, forhåndskontrakter
• Valgfrie vergemålsavtaler, tillitsavtaler, forvaltningsoppdrag osv.
• Testamenter, gave på dødsfall-kontrakter osv.
• Aksjonæravtaler

Skriftlige avtaler mellom familiemedlemmer blir ofte utfordret med hensyn til deres juridiske gyldighet, så prosessen med å lage disse dokumentene må utføres med forsiktighet. Når du lager dokumenter, bør du involvere eksperter og sørge for at alle parter forstår innholdet korrekt.

I tillegg bør viktige dokumenter notarialbekreftes. Dette kan forventes å styrke innholdets gyldighet og også forhindre risikoen for tap eller forfalskning.

Forbedring og Oppdatering

Det er viktig å konstruere familieforvaltning med tanke på at det ikke forutsetter hyppige forbedringer og oppdateringer. Vanligvis vil forretningsregler gjennomgå forbedringer og oppdateringer i tråd med PDCA-syklusen, tilpasset situasjonen som oppstår.

Men når det gjelder familieforvaltning, passer ikke alltid forbedringer og oppdateringer basert på PDCA-syklusen. For eksempel, en ektepakt som inngås før ekteskapet, kan sjelden endres etter at ekteskapsregistreringen er levert, selv om man skulle finne forbedringspunkter.

I tillegg er familiens relasjoner av en emosjonell natur og strekker seg utover de økonomiske forholdene som finnes i forretningsverdenen. Det er allerede utfordrende å etablere regler for en familie, og hvis disse reglene endres hyppig og uregelmessig, vil det være vanskelig å få en god forankring av forvaltningen.

For å unngå situasjoner hvor man må gjøre kortsiktige og uregelmessige endringer etter etableringen, er det viktig med en grundig initial utforming av familiens regler.

Dokumenter en bedriftsleder bør utarbeide ved design av familiegovernance

Det er mange regler å vurdere når man utformer familiegovernance. Her vil vi forklare de viktige dokumentene som enhver bedriftsleder må sørge for å utarbeide.

Familiekonstitusjonen

En familiekonstitusjon er et dokument som tydelig angir en families filosofi, verdier, handlingsretningslinjer og beslutningskriterier, og representerer familiens høyeste norm. Det er også kjent som familiens leveregler eller familiecharter, og fastsetter følgende:

• Verdier som skal prioriteres
• Standarder for atferd
• Familiens leder
• Medlemmer av familierådet
• Systemer og retningslinjer for forretningsdrift
• Systemer og retningslinjer for formuesforvaltning og arvefølge
• Grunnleggende regler for familiedrift
• Metoder for konfliktløsning
• Utdanning

En familiekonstitusjon endres vanligvis ikke etter at den er etablert. Den definerer tydelig innholdet som er universelt for familien, og sikter mot å skape en felles forståelse av den retningen familien skal gå. Selv om familiekonstitusjonen i seg selv ikke har juridisk bindende kraft, påvirker den som familiens høyeste norm, dokumenter som har juridisk bindende kraft. I tillegg vil den sannsynligvis utøve en faktisk tvangskraft gjennom gjensidig overvåkning. Når den utformes, er det viktig å fremme etableringen gjennom nøye konsultasjoner for å sikre enighet innad i familien.

Familiebestemmelser

Familiebestemmelser er en konkretisering av innholdet i en familiecharter. For å sikre at reglene, inkludert familiecharteret, blir akseptert på tvers av generasjoner, anbefaler vi at du inkluderer familiens historie og lederens tanker i innholdet.

Familiebestemmelser definerer spesifikke regler som påvirker familien, og de vil naturligvis kreve noen oppdateringer over tid for å reflektere endringer i omstendigheter og forutsetninger. Derfor er det fornuftig å sette av tid til å revidere innholdet etter en bestemt periode.

Når det gjelder juridisk bindende kraft, har familiebestemmelser, på samme måte som en familiecharter, ingen slik kraft. Imidlertid vil de reglene som er fastsatt i familiebestemmelser og familiecharteret danne grunnlaget for å regulere konkrete juridiske forhold.

Ekteskapskontrakter og Prenuptialavtaler

En ekteskapskontrakt er en avtale som et par som planlegger å gifte seg inngår før ekteskapet. Den definerer fordelingen av husarbeid og barnepass, forvaltning av eiendeler, og fordeling av eiendeler i tilfelle skilsmisse.

For en detaljert forklaring på ekteskapskontrakter i familieforvaltning, vennligst se relaterte artikler nedenfor.

Relaterte artikler: Kommer snart

Når en person som ikke er familiens ansvarsperson skal gifte seg, er det nødvendig med særlig forsiktig vurdering. Det er viktig å sørge for at den nye ektefellen ikke forårsaker uventede problemer for familien, og derfor bør man inngå en nøye utformet kontrakt. Innholdet og fokuspunktene i en ekteskapskontrakt kan variere avhengig av hvilken rolle personen som gifter seg har i familiebedriften.

Fremtidsfullmakter, tillitskontrakter og forvaltningsoppdragsavtaler

For å forberede seg på situasjoner der ens beslutningsevne kan bli redusert, er det viktig å inngå avtaler som fremtidsfullmakter og tillitskontrakter. Det er også nødvendig å vurdere bruk av forvaltningsoppdragsavtaler for tilfeller der man ikke lenger kan ta vare på seg selv fysisk.

Hvis en bedriftsleder blir ute av stand til å utføre juridiske handlinger, kan det ha stor innvirkning på selskapets interessenter og familie. Det er derfor essensielt å på forhånd fastsette hvilke tiltak som skal iverksettes i tilfelle ens beslutningsevne svekkes.

I tillegg er det fordelaktig å benytte seg av de nevnte avtalene for å forberede seg på en reduksjon i beslutningsevnen, ikke bare for de som er familiens ansvarspersoner, men også for de som har betydelige eiendeler eller som er dypt involvert i virksomheten.

Testament

For å forhindre problemer med arveoverføring, er det essensielt å opprette et testament. For bedriftseiere blir også spørsmålet om virksomhetsoverdragelse aktuelt, noe som gjør testamentet enda viktigere.

For en konkret forklaring av testamentets rolle i familieforvaltning, vennligst se følgende relaterte artikkel.

Relatert artikkel: Kommer snart

Et testament bør ikke bare opprettes av familiens ansvarsperson, men av alle familiemedlemmer. Siden et testament kan revideres flere ganger, bør alle først lage et sammen, og deretter jevnlig revurdere og oppdatere det etter hvert som omstendighetene endrer seg. Avhengig av hvilken rolle man har i familiebedriften, vil innholdet og fokuspunktene i testamentet variere.

Når det gjelder barn, er det mulig for dem å opprette et testament fra de er 15 år gamle. Testamentet må alltid lages av personen selv, så det er viktig å lage et testament når man fyller 15 år.

Aksjonæravtaler, preferanseaksjer og personlige bestemmelser

Når du driver en familiebedrift, vil du bruke aksjonæravtaler for å fastsette håndteringen av aksjer. Rollen til aksjonæravtaler er å forhindre spredning av aksjer og tap av kontroll over driften når flere personer er involvert som aksjonærer i familiebedriften.

Aksjonæravtaler fastsetter regler for tvungen overtakelse av aksjer, overføringsbegrensninger og begrensninger i stemmerettigheter, og gjør avtaler om håndtering og disponering av aksjer mellom aksjonærene.

Det er ikke bare aksjonæravtaler som brukes, men også preferanseaksjer og personlige bestemmelser i vedtektene kan benyttes for å regulere disse forholdene.

Kjennetegn og forholdsregler ved aksjonæravtaler i familieforvaltning

I familiebedrifter er det vanlig at familiemedlemmer og slektninger eier aksjer, og når det gjelder å beskytte disse eiendelene, blir utformingen av aksjonæravtaler et kritisk punkt. Derfor er det viktig for bedriftsledere som utformer familieforvaltning å ha en dyp forståelse av aksjonæravtaler.

Her vil vi forklare kjennetegnene ved aksjonæravtaler og hva man bør være oppmerksom på når man utarbeider dem.

Hovedelementene som defineres i en aksjonæravtale

Når vi utformer aksjonæravtaler for familieforvaltning, fastsetter vi regler for følgende saker:

• Overføringsforbud
• Informasjonslevering
• Bestemmelser om styrets beslutninger
• Vetorett
• Rettigheter til å nominere og avsette ledere
• Utbetalingspolitikk
• Tvangskjøp
• Forbud mot ansettelse
• Fastsettelse av erstatningsbeløp
• Bestemmelser ved arv
• Oppsigelsesgrunner

Når man driver en familiebedrift, involverer arv og håndtering av aksjer vanligvis mer komplekse risikoer enn normalt. Derfor kreves det at man forutser alle mulige problemer og etablerer regler som passer for ens egen familie.

Design- og driftskarakteristikker

En av egenskapene ved aksjonæravtaler er deres høye grad av fleksibilitet i forhold til innhold og prosedyrer for endringer, sammenlignet med preferanseaksjer eller personlige bestemmelser. For eksempel kan preferanseaksjer kun utstedes i henhold til lovfestede bestemmelser. Det er også begrensninger på hva som kan reguleres gjennom vedtekter med personlige bestemmelser.

På den annen side er aksjonæravtaler resultatet av frie forhandlinger mellom likestilte parter. Så lenge innholdet ikke strider mot imperativ lovgivning eller er urimelig, vil avtalen være gyldig.

Endringer i vedtekter eller innholdet i preferanseaksjer krever prosedyrer i henhold til selskapsloven. I motsetning tillater endringer i aksjonæravtaler, gitt at det er enighet blant partene, uten behov for spesielle prosedyrer.

Slik sett kan aksjonæravtaler sies å være et brukervennlig system med tanke på fleksibilitet i design og drift.

Kjennetegn ved effekten ved overtredelser

En ulempe med aksjonæravtaler er at hvis det forekommer overtredelser av avtalen, er tvangskraften for å holde noen ansvarlig svakere sammenlignet med preferanseaksjer eller personlige bestemmelser.

Handlinger utført av et selskap som bryter med vedtektene eller prosedyrene for generalforsamlingen for preferanseaksjonærer, kan føre til tvil om handlingens gyldighet. Styremedlemmer som bryter reglene kan bli holdt ansvarlig for brudd på sin plikt til å handle med forsiktighet, og det kan også være mulig å stoppe slike handlinger.

På den annen side, siden aksjonæravtaler bare er kontrakter, kan de ikke utfordre gyldigheten eller ansvarligheten til selskapets handlinger. Man kan holde en part ansvarlig for kontraktsbrudd og kreve erstatning for skader, men det er umulig å kreve ytterligere ansvar eller en forføyning for å stoppe handlinger. Derfor, fra et perspektiv om å gi hjelp til den part som har fått avtalen brutt eller for å forebygge skade, kan det sies at det er mer effektivt å bruke vedtekter eller preferanseaksjer i utformingen.

Det er imidlertid mulig å sikre hjelp ved overtredelser ved å på forhånd definere en straff for kontraktsbrudd i avtalen.

Viktige hensyn når mindreårige barn er arvinger

Når et mindreårig barn er arving og inngår en aksjonæravtale som part, er det viktig å være oppmerksom på retten til å annullere kontrakter knyttet til juridiske handlinger av mindreårige (Japansk sivillov artikkel 5).

Det er ingen problem å overføre aksjer til et mindreårig barn. Men når det inngås en aksjonæravtale, oppstår juridiske forpliktelser, og hvis avtalen inngås uten videre, kan annulleringsretten bli utøvd.

Selvfølgelig, hvis en lovlig representant, som en forelder med foreldreansvar, inngår avtalen, vil den være gyldig og effektiv for den mindreårige uten risiko for annullering. Imidlertid, hvis forelderen med foreldreansvar passer til en av partene i aksjonæravtalen, vil de handle uten autorisasjon selv om de inngår en avtale. I slike tilfeller må man få en spesiell representant utnevnt av en familiedomstol.

Viktige betraktninger vedrørende ektefeller

Når du overfører aksjer til din ektefelle, er det viktig å være oppmerksom på at retten til å annullere en aksjonæravtale, i henhold til den japanske sivillovens artikkel 754 (民法754条), ikke blir utøvd.

Hvis det er forventet at en av partene vil være involvert i en familiebedrift før ekteskapet, bør detaljene om denne involveringen fastsettes i en ektepakt (pre-nuptial agreement). Hvis avtalen blir inngått etter ekteskapet, sørg for å klargjøre at den relevante aksjeavtalen ikke er en avtale mellom ektefeller.

Metoder for drift og styring av familiegovernance for bedriftsledere

For å opprettholde effektiviteten av etablert familiegovernance, kreves det en smidig drift og styring. Her vil vi gi en oversikt over metoder for drift og styring av familiegovernance.

Drift av beslutningsorganer

For å spre etablert familiegovernance er kommunikasjon mellom familiemedlemmene viktig. En effektiv måte å bevisst fremme kommunikasjon på, er å etablere og drive beslutningsorganer. Avhengig av familiens størrelse og om det finnes en familiebedrift, bør man vurdere følgende former for beslutningsorganer:

• Velge ut medlemmer til beslutningsorganet eller ikke
• Ha et beslutningsorgan som tar avgjørelser
• Ha et rådgivende organ som ikke binder avgjørelser, men gir råd

Det kan være tilstrekkelig å starte med å bruke arrangementer som nyttårssamlinger som møter for familiegovernance. Deretter kan man gradvis innføre tiltak for å skape en følelse av alvor og understreke viktigheten av disse møtene.

Familiekontor

For å gjøre etablert familiegovernance og familiebeslutningsorganer til effektive systemer, er det nyttig å organisere et familiekontor. Et familiekontor bør ha følgende funksjoner:

• Forvaltning, drift og overføring av eiendeler
• Skattestrategier
• Investeringsstrategier
• Forebygging og løsning av konflikter

Ved å inkludere eksperter innen de ovennevnte områdene, kan man løse alle problemer som omgir en bedriftsleder på en omfattende og enkel måte. Dette er en svært effektiv metode for å sikre drift og styring av familiegovernance.

Oppsummering: Rådfør deg med en advokat for familiegovernance-spørsmål

Design av familiegovernance begynner med å fastsette familiens mål og deretter bygge opp det konkrete innholdet for å realisere disse idealene. Hvis det gjøres hyppige endringer etter konstruksjonen, blir det vanskelig å integrere governance i familien. Derfor er det viktig å utarbeide dette nøye mens man kommuniserer under designfasen.

Imidlertid krever design av familiegovernance at man fastsetter en rekke spesifikke avtaler mens man simulerer fremtidige utviklinger. I tillegg kreves det at betydningen kan fullføres i en skriftlig kontekst.

For å sikre at familiegovernance blir effektivt og fullført, anbefaler vi at du søker råd fra en advokat med omfattende kunnskap i et bredt spekter av juridiske felt.

Veiledning i tiltak fra vår advokatfirma

Monolith Advokatfirma har høy spesialisering innen IT, spesielt internett og jus. Når det gjelder å fremme familiegovernance, kan det noen ganger være nødvendig å utarbeide kontrakter. Vårt firma utfører opprettelse og gjennomgang av kontrakter for en rekke saker, fra Tokyo-børsens Prime-noterte selskaper til oppstartsselskaper. Hvis du har problemer med kontrakter, vennligst se artikkelen nedenfor.

Monolith Advokatfirmas tjenesteområder: Opprettelse og gjennomgang av kontrakter, etc.[ja]