Fremskritt innen fjernarbeid: Kan lønnsforskjeller mellom ansatte på kontoret og ansatte som jobber hjemmefra aksepteres?

Tokyo, som har mange brukere av fjernarbeid, offentliggjorde i mars 2021 en “Undersøkelse om mangfoldige arbeidsformer”. I denne undersøkelsen ble det rapportert at blant bedrifter med over 30 ansatte, hadde 6,8 % innført fjernarbeid i 2017, men dette tallet økte til 58,8 % i desember 2020.

Undersøkelse om mangfoldige arbeidsformer[ja]

For ansatte har fjernarbeid mange fordeler når de blir vant til det, men mange bedrifter sliter med utfordringer som vanskelig oppfølging av arbeidstid og manglende samsvar med arbeidsreglementet.

Videre har bedrifter som har opplevd dårligere resultater på grunn av koronapandemien, sett tilfeller der lønnen varierer mellom ansatte som jobber hjemmefra og de som møter opp på kontoret.

Derfor vil vi denne gangen forklare rettferdigheten av lønnsforskjeller mellom “kontorarbeid” og “fjernarbeid” under koronapandemien på en lettfattelig måte, delt inn i ulike tilfeller.

Tre typer av fjernarbeid

Selv om vi ofte snakker om fjernarbeid som en enhetlig arbeidsform, kan det deles inn i tre typer basert på hvor arbeidet utføres.

Hjemmekontor

Dette er en arbeidsform der ansatte utfører sine oppgaver hjemmefra uten å møte opp på kontoret. For ansatte innebærer dette redusert pendlebelastning og lavere risiko for smitte av nye koronavirus, samtidig som de kan sikre tid til husarbeid, barnepass og omsorgsoppgaver.

Satellittkontor

Dette er en arbeidsform der ansatte ikke møter opp på hovedkontoret, men i stedet arbeider fra et separat satellittkontor. Hvis dette kontoret er nær hjemmet, kan pendletiden reduseres, og man kan oppnå en arbeidsmiljø som tilsvarer hovedkontoret.

Mobilarbeid

Dette er en arbeidsform der ansatte bruker bærbare datamaskiner, nettbrett eller mobiltelefoner for å utføre sine oppgaver fra steder som hoteller på forretningsreiser, inne i Shinkansen-tog eller kafeer i byen. Så lenge det finnes en internettforbindelse, kan de fritt velge arbeidssted, noe som kan redusere reisetid og øke produktiviteten.

Reduksjon i lønn ved fjernarbeid på selskapets instruksjon

Den japanske arbeidsmiljøloven fastsetter at når et selskap inngår en arbeidskontrakt, har det en plikt til å tydeliggjøre arbeidsvilkårene for ansatte.

Artikkel 15 (Tydeliggjøring av arbeidsvilkår)
Arbeidsgiveren må ved inngåelse av en arbeidskontrakt tydeliggjøre lønn, arbeidstid og andre arbeidsvilkår for arbeidstakeren. I slike tilfeller må lønn og arbeidstid samt andre forhold fastsatt av Helse-, arbeids- og velferdsdepartementet tydeliggjøres på den måten som er fastsatt av departementet.

Innholdet i “lønn, arbeidstid og andre arbeidsvilkår” er regulert av forskriftene til den japanske arbeidsmiljøloven, og følgende innhold relatert til fjernarbeid må tydeliggjøres:

• Arbeidssted og arbeidsoppgaver
• Start- og sluttidspunkt, eventuell overtidsarbeid, pausetid, fridager, ferie samt skiftordninger ved delt arbeid
• Metoder for fastsettelse, beregning og utbetaling av lønn (unntatt pensjonsytelser og midlertidige utbetalinger), lønnsavslutning og utbetalingstidspunkt samt lønnsøkning

For å endre disse “arbeidsvilkårene” kreves det i henhold til den japanske arbeidskontraktsloven en individuell avtale mellom arbeidstaker og arbeidsgiver som hovedregel. Selv ved avtalt endring kan ikke arbeidsvilkårene være dårligere enn de som er fastsatt i arbeidsreglementet.

Endringer i arbeidsvilkår kan også gjøres gjennom endringer i arbeidsreglementet, men i så fall må følgende krav oppfylles:

• Informere ansatte om det endrede arbeidsreglementet
• Endringen må være rimelig med hensyn til graden av ulempe for ansatte og nødvendigheten av endringen

Med tanke på det ovennevnte, kan det konkluderes med at ved fjernarbeid på selskapets instruksjon, kan lønnen som hovedregel ikke reduseres uten ansattes samtykke, med mindre “fjernarbeid” er regulert i arbeidsreglementet.

For de som ønsker å vite mer om arbeidskontrakter, har vi utdypet dette i følgende artikkel, så vennligst les den sammen med denne artikkelen.

https://monolith-law.jp/corporate/checkpoints-of-employment-agreement[ja]

Reduksjon i lønn når ansatte selv ønsker å jobbe hjemmefra

Når selskapet godkjenner en ansatts forespørsel, kan arbeidsvilkårene endres i henhold til artikkel 8 i den japanske arbeidsavtaleloven. I slike tilfeller er det vanlig å vurdere arbeidsvilkår som “arbeidssted”, “arbeidsinnhold”, “arbeidstid” og “lønn” samlet.

For eksempel, hvis arbeidsreglementet fastsetter kontorarbeid, kan det være akseptabelt med en lønnsreduksjon hvis en ansatt jobber hjemmefra for å få tid til barnepass eller omsorg, så lenge det er enighet om dette. Men vær oppmerksom på følgende tilfeller.

Kutt i overtidsbetaling på grunn av “antatt arbeid utenfor arbeidsstedet”

Når ansatte utfører arbeid utenfor kontoret gjennom hjemmekontor, kan “antatt arbeidstid utenfor arbeidsstedet” i henhold til den japanske arbeidsmiljøloven gjelde hvis visse betingelser er oppfylt. Dette betyr at den fastsatte arbeidstiden i arbeidsreglementet anses som utført.

Artikkel 38-2, første ledd
Når en arbeidstaker utfører arbeid utenfor arbeidsstedet for hele eller deler av arbeidstiden, og det er vanskelig å beregne arbeidstiden, anses den fastsatte arbeidstiden som utført. Men hvis det er nødvendig å arbeide utover den fastsatte arbeidstiden for å utføre arbeidet, anses den tiden som normalt kreves for å utføre arbeidet som utført i henhold til forskrifter fra det japanske helsedepartementet.

Hvis “antatt arbeidstid utenfor arbeidsstedet” gjelder, vil det ikke påløpe overtidsbetaling med mindre det er spesielle tilfeller som krever arbeid utover den fastsatte arbeidstiden.

Men vær oppmerksom på at følgende to krav må være oppfylt for at “antatt arbeidstid utenfor arbeidsstedet” skal gjelde:

• Informasjons- og kommunikasjonsteknologi skal ikke være i en tilstand der det alltid er mulig å kommunisere etter selskapets instruksjoner.
• Arbeidet skal ikke utføres basert på konkrete instruksjoner fra arbeidsgiveren til enhver tid.

Med andre ord, hvis 1. ansatte har lov til å koble fra kommunikasjon eller være borte fra informasjons- og kommunikasjonsteknologi, 2. det ikke er en plikt til å svare umiddelbart på selskapets instruksjoner, og 3. arbeidet ikke utføres basert på konkrete instruksjoner fra selskapet, anses det ikke som vanskelig å beregne arbeidstiden.

Lønnsreduksjon på grunn av “mellomliggende tid”

Ved hjemmekontor eller annen fjernarbeid, kalles tiden en ansatt er borte fra arbeidet for “mellomliggende tid”.

Siden 1. april 2019, da den reviderte japanske arbeidsmiljøloven trådte i kraft, er selskaper pålagt å “objektivt registrere arbeidstiden”. Selskapet må derfor registrere start- og sluttidspunktet for hver arbeidsdag nøyaktig.

Hvis normal arbeidstid er fra 09:00 til 18:00 med en times pause, kan “mellomliggende tid” føre til redusert arbeidstid. I slike tilfeller kan 1. forskyvning av arbeidstid, 2. å ta ut årlig betalt ferie i timer, eller 3. lønnsreduksjon vurderes.

Men for 1 og 2 kreves endring av arbeidsreglementet eller inngåelse av en arbeidsavtale, og for 3 kreves individuell avtale mellom selskapet og den ansatte eller endring av arbeidsreglementet.

Når ansatte ønsker å unngå smitte av koronaviruset

Når ansatte ber om å jobbe hjemmefra med samme lønn for å unngå smitte av koronaviruset, vurderes følgende punkter for å avgjøre om det er rimelig:

• Det er objektivt klart at selskapets smitteverntiltak er utilstrekkelige, og at det er høy risiko for å bli smittet med koronaviruset ved å møte opp på kontoret.
• Det er mulig å oppnå samme sikkerhetsnivå utenfor kontoret, og det er ingen hindringer for å utføre arbeidet.

Hvis selskapet har iverksatt vanlige smitteverntiltak og de ovennevnte betingelsene ikke er oppfylt, kan selskapet be ansatte møte opp på kontoret. Hvis ansatte nekter, kan selskapet iverksette disiplinære tiltak, inkludert lønnsreduksjon eller oppsigelse, i henhold til arbeidsreglementet.

Men under en nødsituasjonserklæring kan disiplinære tiltak eller oppsigelse av ansatte som velger å jobbe hjemmefra, anses som ugyldige, selv om betingelsene for hjemmekontor ikke er fullt ut oppfylt, fordi liv og helse prioriteres.

Oppsummering

Så langt har vi forklart mulige tilfeller og relevante japanske lover angående lønnsforskjeller mellom kontorarbeid og hjemmekontor under koronapandemien.

Når arbeidstid og andre arbeidsforhold varierer mellom kontorarbeid og hjemmekontor, er det nødvendig å legge til bestemmelser om hjemmekontor i arbeidsreglementet.

Videre, hvis man vurderer å innføre “fleksitid” eller “antatt arbeidstid utenfor arbeidsstedet” i forbindelse med hjemmekontor, er det ikke bare nødvendig å endre arbeidsreglementet, men også å inngå arbeidsavtaler. Derfor anbefales det å konsultere en advokat med spesialisert kunnskap og omfattende erfaring med japanske arbeidslover på forhånd, i stedet for å gjøre en egen vurdering.

Veiledning om tiltak fra vårt firma

Monolith Advokatfirma er et advokatfirma med høy ekspertise innen IT, spesielt internett og jus. Nytten av fjernarbeid vil fortsette å få oppmerksomhet i kjølvannet av koronapandemien. Samtidig er det mange bedrifter som fortsatt er i ferd med å tilpasse arbeidsmiljøet og kontraktsforholdene knyttet til fjernarbeid. Vårt firma analyserer juridiske risikoer knyttet til eksisterende og planlagte forretningsaktiviteter, basert på ulike japanske lovreguleringer, og jobber for å sikre lovlighet uten å stoppe virksomheten så langt det er mulig. Detaljer er beskrevet i artikkelen nedenfor.