【Kwiecień rok Reiwa 7 (2025)】Wzmocnienie regulacji zakazujących "premii gratulacyjnej za zatrudnienie": wyjaśnienie problemów prawnych i działań, które powinni podjąć przedsiębiorcy.

W branży usług związanych z zasobami ludzkimi w Japonii istniał system “gratyfikacji” wypłacanych przez operatorów stron z ofertami pracy, gdy osoba znajdowała zatrudnienie lub zmieniała pracę. Jednak ten system “gratyfikacji” od dawna budził kontrowersje i został zakazany na mocy zmian w Japońskiej Ustawie o Stabilności Zatrudnienia (職業安定法) z roku Reiwa 3 (2021). Od kwietnia roku Reiwa 7 (2025) zakaz “gratyfikacji” będzie egzekwowany z pełną surowością.

Skąd więc wzięły się problemy związane z systemem “gratyfikacji” i dlaczego ostatecznie został on zakazany?

W niniejszym artykule wyjaśniamy treść regulacji dotyczących “gratyfikacji” w usługach pośrednictwa pracy oraz działania, które przedsiębiorcy powinni podjąć w odpowiedzi na te regulacje. Informacje te mogą służyć jako pomoc w ocenie, czy Państwa usługi nie naruszają obowiązujących przepisów.

Przegląd i powody zakazu systemu gratyfikacji za zatrudnienie i zmianę pracy w Japonii

Jakie problemy wiążą się z systemem gratyfikacji za zatrudnienie i zmianę pracy? W tym miejscu wyjaśniamy zarówno kluczowe kwestie, jak i tło powstania regulacji.

Czym jest gratyfikacja za zatrudnienie i zmianę pracy

Gratyfikacja za zatrudnienie i zmianę pracy to nagrody pieniężne lub rzeczowe oferowane przez operatorów usług pośrednictwa pracy osobom, które za ich pośrednictwem znajdą nowe zatrudnienie.

Reklamy typu “Zarejestruj się w naszym serwisie, a jeśli zostaniesz zatrudniony, otrzymasz gratyfikację” są wykorzystywane do promowania korzystania z własnych usług i zachęcania do zatrudnienia lub zmiany pracy.

Do gratyfikacji za zatrudnienie i zmianę pracy zaliczają się między innymi:

• Pieniądze
• Bony upominkowe
• Punkty (na karty lub aplikacje)
• Zwrot kosztów za zdobycie kwalifikacji lub uczestnictwo w szkoleniach

W przeszłości, szczególnie w branżach dotkniętych niedoborem pracowników, często można było spotkać się z ofertami gratyfikacji za zatrudnienie.

Dlaczego stosuje się system gratyfikacji

System gratyfikacji jest wykorzystywany w usługach pośrednictwa pracy, aby zwiększyć liczbę udanych zatrudnień za pośrednictwem własnych usług.

Operatorzy tych usług zazwyczaj otrzymują prowizję, gdy za ich pośrednictwem dojdzie do zatrudnienia. Ustanowienie gratyfikacji jako zachęty ma na celu promowanie korzystania z własnych usług w poszukiwaniu pracy.

Ponadto, wzrost liczby udanych zatrudnień zwiększa wiarygodność usługi.

Im więcej użytkowników korzysta z usługi, tym większe możliwości rozwoju biznesu i zwiększenia przychodów, dlatego gratyfikacja była wykorzystywana jako skuteczny sposób na zdobywanie nowych klientów.

Problemy związane z systemem gratyfikacji

Problemem systemu gratyfikacji jest możliwość zakłócenia właściwego procesu decyzyjnego przez osoby szukające pracy. Istnieje ryzyko, że w procesie poszukiwania pracy, kandydaci mogą zostać zwiedzeni gratyfikacją i wybrać usługę o niskiej jakości.

Zamiast oferować pieniądze, usługi pośrednictwa pracy powinny przyciągać klientów poprzez podnoszenie jakości i promowanie swoich usług. Jeśli jednak decyzje kandydatów są kierowane przez gratyfikacje finansowe, może to uniemożliwić racjonalny wybór.

Ponadto, zgłaszano przypadki osób, które w celu otrzymania gratyfikacji wielokrotnie zmieniały pracę, co przysparzało problemów firmom zmagającym się z dużą rotacją pracowników. System gratyfikacji może zniekształcać funkcję regulacji podaży i popytu na rynku pracy oraz utrudniać stabilność zatrudnienia pracowników.

Wprowadzenie regulacji zakazujących gratyfikacji

W odpowiedzi na problemy wywołane przez system gratyfikacji, w oparciu o zmienioną w kwietniu roku Reiwa 3 (2021) Ustawę o Stabilności Zatrudnienia, wprowadzono wytyczne zakazujące zasadniczo oferowania gratyfikacji w działalności pośrednictwa pracy.

Wytyczne te zakazują również zachęcania do zmiany pracy przez okres dwóch lat od daty zatrudnienia pracownika pozyskanego przez własne usługi.

Źródło: Ministerstwo Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej Japonii | Zakazano oferowania pieniędzy i innych korzyści pod pretekstem ‘gratyfikacji za zatrudnienie’ w celu promowania aplikowania o pracę

Jednakże, mimo wprowadzenia wytycznych, sytuacja nie uległa poprawie, a przypadki naruszeń nadal miały miejsce po 2021 roku. W związku z tym, od roku 2025 zostaną wprowadzone dodatkowe środki w celu wzmocnienia regulacji.

Wzmocnienie regulacji zakazujących gratyfikacji dla agencji pośrednictwa pracy w Japonii

Wyjaśniamy treść i skutki zmian w regulacjach zakazujących gratyfikacji dla agencji pośrednictwa pracy.

Dodanie zakazu gratyfikacji do warunków zezwolenia na prowadzenie agencji pośrednictwa pracy

Od 2021 roku agencje pośrednictwa pracy w Japonii nie mogły oferować gratyfikacji. Jednakże, aby jeszcze bardziej wzmocnić regulacje, od stycznia roku Reiwa 7 (2025) zakaz gratyfikacji zostanie dodany do warunków zezwolenia na prowadzenie tego typu działalności.

„Pośrednictwo pracy” oznacza działalność polegającą na przyjmowaniu ofert pracy i aplikacji od kandydatów, a następnie pośredniczeniu w nawiązaniu stosunku pracy między pracodawcą a pracownikiem. Przykładem mogą być agencje rekrutacyjne (zgodnie z artykułem 4 ustęp 1 Ustawy o Stabilności Zatrudnienia).

Jeśli chcesz prowadzić działalność w zakresie pośrednictwa pracy, musisz uzyskać zezwolenie od Ministra Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej – zawsze w przypadku usług płatnych, a w przypadku usług bezpłatnych z pewnymi wyjątkami (zgodnie z artykułem 30 ustęp 1 i artykułem 33 ustęp 1 Ustawy o Stabilności Zatrudnienia).

Zmiany wprowadzone w 2025 roku oznaczają, że agencje, które nie przestrzegają zakazu gratyfikacji, nie będą mogły uzyskać zezwolenia na prowadzenie działalności pośrednictwa pracy.

Warunki zezwolenia na prowadzenie agencji pośrednictwa pracy

Zawartość nowo dodanych warunków zezwolenia obejmuje następujące dwa punkty:

Źródło: Ministerstwo Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej | Dodane zostają warunki zezwolenia na prowadzenie agencji pośrednictwa pracy

Od 1 stycznia 2025 roku, nowe zezwolenia oraz odnowienia zezwoleń będą zawierać te dodatkowe warunki. Jeśli przed terminem odnowienia zostaną naruszone te wytyczne, Ministerstwo Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej przeprowadzi korektę i nałoży odpowiednie warunki zezwolenia.

Skutki zmian

Dodanie zakazu gratyfikacji do warunków zezwolenia na prowadzenie agencji pośrednictwa pracy sprawiło, że regulacje te nabrały mocy prawnej. Agencje, które utrzymują system gratyfikacji, nie będą mogły uzyskać zezwolenia na prowadzenie tego rodzaju działalności. Naruszenie tych przepisów może skutkować odwołaniem zezwolenia na prowadzenie agencji pośrednictwa pracy.

W porównaniu do wytycznych z 2021 roku, które miały słabą siłę przymusu, zmiany wprowadzone w 2025 roku znacznie wzmocniły skuteczność regulacji.

Wprowadzenie zakazu gratyfikacji dla dostawców informacji o rekrutacji w Japonii

Wyjaśniamy powody i treść zmian w regulacjach dotyczących zakazu gratyfikacji dla dostawców informacji o rekrutacji w Japonii.

Zakaz korzystania z premii gratulacyjnych przez dostawców informacji o rekrutacji w Japonii

Wytyczne dotyczące zakazu premii gratulacyjnych, przedstawione w 2021 roku (Reiwa 3), były skierowane do agencji pośrednictwa pracy. Jednakże, począwszy od kwietnia 2025 roku (Reiwa 7), zakaz ten będzie również dotyczył dostawców informacji o rekrutacji.

Termin “dostawca informacji o rekrutacji” odnosi się do działalności opisanej w następujący sposób (zgodnie z artykułem 4, punkt 6 Ustawy o Stabilności Zatrudnienia):

1. Otrzymywanie zleceń od agencji pośrednictwa pracy i innych, i dostarczanie informacji o rekrutacji pracowników osobom poszukującym pracy lub innym agencjom pośrednictwa pracy.
2. Poza punktem 1, zbieranie informacji o rekrutacji pracowników w celu ułatwienia wyboru zawodu osobom poszukującym pracy i dostarczanie tych informacji tym osobom lub agencjom pośrednictwa pracy.
3. Otrzymywanie zleceń od osób poszukujących pracy lub agencji pośrednictwa pracy i dostarczanie informacji o osobach poszukujących pracy pracodawcom, osobom zajmującym się rekrutacją lub innym agencjom pośrednictwa pracy.
4. Poza punktami 1-3, zbieranie informacji o osobach poszukujących pracy w celu ułatwienia pracodawcom pozyskania potrzebnej siły roboczej i dostarczanie tych informacji tym osobom lub agencjom pośrednictwa pracy.

Typowym przykładem działalności dostawcy informacji o rekrutacji są strony internetowe z ogłoszeniami o pracę.

Przyczyny zastosowania zakazu premii gratulacyjnych również do dostawców informacji o rekrutacji obejmują następujące kwestie:

• Występowanie problemów podobnych do tych, które dotyczą agencji pośrednictwa pracy, takich jak utrudnianie odpowiedniego wyboru przez pracowników czy wzrost liczby osób rezygnujących z pracy.
• Problem związany z pracownikami, którzy w celu otrzymania premii gratulacyjnej zgłaszają decyzję o zatrudnieniu do wielu dostawców informacji o rekrutacji, co skutkuje sytuacją, w której pracodawcy otrzymują żądania zapłaty prowizji od kilku firm.

Sytuacja, w której osoby poszukujące pracy nie mogą z ufnością korzystać z usług pośrednictwa pracy, stanowi poważny problem dla rynku pracy. Dlatego też, począwszy od kwietnia 2025 roku (Reiwa 7), zasada zakazująca dostawcom informacji o rekrutacji oferowania premii gratulacyjnych wejdzie w życie.

Nowe obowiązki wynikające z nowelizacji przepisów

Podmioty prowadzące działalność w zakresie dostarczania informacji o rekrutacji muszą przestrzegać następujących zasad:

• Nie wolno oferować osobom poszukującym pracy kwot pieniężnych lub innych korzyści przekraczających poziom uznawany za stosowny według ogólnie przyjętych norm społecznych.
• Podmioty te muszą w sposób zrozumiały i jednoznaczny przedstawić głównemu zleceniodawcy treść umowy, w tym opłaty za korzystanie z usług rekrutacyjnych, kary umowne, warunki ich nałożenia oraz metody rozwiązania umowy, za pomocą pisemnej umowy lub e-maila, lub innymi odpowiednimi metodami, aby uniknąć nieporozumień.

Samodzielne umieszczenie treści umowy na stronie internetowej nie jest wystarczające.

Aby uniknąć problemów w przyszłości, należy zapewnić, że główny zleceniodawca może ponownie przeczytać ten sam dokument, wysyłając mu treść umowy w formie pisemnej lub e-mailowej.

Źródło: Ministerstwo Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej Japonii | Zasada zakazu oferowania pracownikom pieniędzy lub bonów podarunkowych[ja]

Kryteria oceny „stopnia uznawanego za odpowiedni według ogólnie przyjętych norm społecznych” w Japonii

Decydując, czy oferowanie gratyfikacji pieniężnej mieści się w ramach „stopnia uznawanego za odpowiedni według ogólnie przyjętych norm społecznych” w Japonii, należy rozważyć, czy nie istnieje ryzyko wystąpienia następujących problemów lub komplikacji:

• Zachęcanie do zmiany pracy za pomocą pieniędzy i związane z tym obciążenie płatnikiem opłat rekrutacyjnych
• Możliwość otrzymania przez płatnika wielokrotnych żądań zapłaty od różnych przedsiębiorców

Konkretnie, należy wziąć pod uwagę następujące elementy i dokonać kompleksowej oceny wpływu na rynek pracy:

• Cel oferowanych środków pieniężnych
• Wysokość kwoty lub wartość ekonomiczna
• Metoda oferowania
• Skuteczność zachęty do zmiany pracy
• Czy forma zachęty sprzyja powstawaniu problemów lub czy już w przeszłości prowadziła do komplikacji z wieloma przedsiębiorcami

Co nie podlega definicji “dostarczania pieniędzy lub innych wartości”

Istnieją sytuacje, w których dostarczanie pieniędzy lub innych wartości nie narusza zakazu wręczania gratyfikacji. Poniżej przedstawiamy przykłady, które nie są objęte regulacją:

• Przypadki, w których w celu poprawy jakości świadczonych usług, od użytkowników usług żąda się odpowiedzi na ankiety i podobne, a następnie w drodze losowania oferuje się ograniczonej liczbie osób elektroniczne bony upominkowe o wartości około 500 jenów.
• W celu zapewnienia obecności uczestników na wydarzeniach, elektroniczne bony upominkowe o wartości około 500 jenów oferowane są osobom odwiedzającym targi pracy oraz stoiska (z wyjątkiem przypadków, gdy są one oferowane jako wynagrodzenie za rejestrację na stronie z ofertami pracy).

Ryzyko związane z oferowaniem gratyfikacji w Japonii

Wyjaśniamy potencjalne kary, które mogą grozić za naruszenie wytycznych poprzez oferowanie gratyfikacji.

Otrzymanie nakazu poprawy od Ministra Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej

Jeśli agencje pośrednictwa pracy lub dostawcy informacji o rekrutacji naruszą wytyczne poprzez oferowanie gratyfikacji, mogą otrzymać nakaz poprawy od Ministra Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej w Japonii.

Minister Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej może wydać nakaz podjęcia działań w celu poprawy zarządzania działalnością dla podmiotów, które naruszyły wytyczne (zgodnie z artykułem 48-3, ustęp 1 Ustawy o Stabilności Zatrudnienia).

Nieprzestrzeganie nakazu poprawy może skutkować jego publikacją, co wymaga szczególnej uwagi (zgodnie z tym samym artykułem, ustęp 3).

Otrzymanie nakazu wstrzymania działalności

Płatne agencje pośrednictwa pracy lub określeni dostawcy informacji o rekrutacji, którzy naruszą polecenia Ministra Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej, mogą zostać zobowiązani do czasowego wstrzymania całej lub części swojej działalności (zgodnie z artykułem 32-9, ustęp 2 oraz artykułem 43-4 Ustawy o Stabilności Zatrudnienia).

Płatne agencje pośrednictwa pracy to podmioty, które otrzymują opłaty lub wynagrodzenie za pośrednictwo w znalezieniu pracy. Z kolei określeni dostawcy informacji o rekrutacji to podmioty, które zbierają informacje o osobach poszukujących pracy i oferują informacje rekrutacyjne.

Anulowanie zezwolenia dla płatnych agencji pośrednictwa pracy

Jeśli płatna agencja pośrednictwa pracy naruszy warunki zezwolenia, Minister Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej może anulować to zezwolenie (zgodnie z artykułem 32-9, ustęp 1, punkt 3 Ustawy o Stabilności Zatrudnienia). Anulowanie zezwolenia uniemożliwia prowadzenie działalności pośrednictwa pracy.

Jakie działania powinni podjąć przedsiębiorcy w związku z wzmocnieniem regulacji zakazujących gratyfikacji w Japonii

Agencje pośrednictwa pracy w Japonii powinny już od 2021 roku (Reiwa 3) zaprzestać oferowania gratyfikacji, jednak od stycznia 2025 roku (Reiwa 7) należy zwrócić uwagę na zaostrzenie regulacji. Istnieje ryzyko, że naruszenie tych przepisów może skutkować odwołaniem licencji działalności, dlatego należy unikać wszelkich podejrzanych działań.

Jeśli jako dostawca informacji rekrutacyjnych oferujesz gratyfikacje, musisz zakończyć ten system do końca marca 2025 roku (Reiwa 7).

Ponadto, firmy chcące publikować oferty pracy w usługach rekrutacyjnych powinny upewnić się, że wybrane media nie oferują gratyfikacji.

Podsumowanie: W sprawie zakazu gratyfikacji świątecznej należy skonsultować się z adwokatem

Od roku Reiwa 3 (2021) zatrudnienie pośredników pracy korzystających z gratyfikacji świątecznej jest zabronione. Jednakże, po nowelizacji w styczniu Reiwa 7 (2025), do warunków zezwolenia na prowadzenie działalności pośrednictwa pracy dodano zakaz gratyfikacji świątecznej, co jeszcze bardziej wzmacnia regulacje.

Dodatkowo, od kwietnia 2025 roku nowe regulacje będą również dotyczyć dostawców informacji o rekrutacji, co przyczyni się do dalszej stabilizacji rynku pracy.

Jeśli istnieje podejrzenie oferowania gratyfikacji świątecznej, może to prowadzić do sytuacji, w której działalność firmy zostanie zawieszona lub cofnięte zostanie zezwolenie na jej prowadzenie. Zaleca się, aby zwrócić się do adwokata o przeprowadzenie prawnej weryfikacji, czy usługi Twojej firmy są prowadzone zgodnie z prawem.

Informacje o działaniach podejmowanych przez naszą kancelarię

Kancelaria Prawna Monolith specjalizuje się w dziedzinie IT, a w szczególności w prawie internetowym i prawie ogólnym. Oferujemy szeroki zakres wsparcia prawnego dla firm, od spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Tokio (東証 Tōshō) do przedsiębiorstw na wczesnym etapie rozwoju, w tym tworzenie i przeglądanie umów. Więcej informacji znajdą Państwo w poniższym artykule.

Obszary praktyki Kancelarii Prawnej Monolith: Prawo korporacyjne dla IT i startupów[ja]