Obowiązkowe opracowanie BCP (Planu ciągłości działania) dla placówek opieki długoterminowej | Metody tworzenia i korzyści

BCP to skrót od Business Continuity Plan, czyli planu kontynuacji działalności, który określa działania niezbędne do podtrzymania i przywrócenia działalności biznesowej w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji, takich jak katastrofy naturalne czy epidemie. Od kwietnia roku Reiwa 6 (2024) obowiązek tworzenia BCP został wprowadzony w placówkach opiekuńczych. Niemniej jednak, niektórzy mogą mieć wątpliwości, jak go przygotować czy jakie korzyści niesie za sobą jego stworzenie.

W związku z tym niniejszy artykuł wyjaśnia ogólne zasady BCP w placówkach opiekuńczych, szczegółowe treści dotyczące jego opracowania, korzyści oraz metody tworzenia. Przedstawimy również ryzyka związane z nieprzygotowaniem BCP, więc zachęcamy do zapoznania się z tym materiałem.

Czym jest BCP/BCM w placówkach opiekuńczych

BCP to skrót od Business Continuity Plan, czyli Plan Kontynuacji Działalności, który ma na celu zapewnienie, że kluczowe procesy biznesowe będą kontynuowane lub szybko przywrócone do działania w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych zdarzeń takich jak katastrofy naturalne, epidemie chorób zakaźnych, ataki terrorystyczne itp.

Z kolei BCM, czyli Business Continuity Management, to zarządzanie kontynuacją działalności, które polega na operacyjnym wdrażaniu i zarządzaniu BCP, a w języku japońskim określane jest jako zarządzanie ciągłością działalności.

W wytycznych dotyczących planowania działalności opublikowanych przez Gabinet Japonii (Japanese Business Planning Guidelines[ja]) BCP i BCM są opisane w następujący sposób:

Plan kontynuacji działalności (Business Continuity Plan, BCP) to plan, który określa politykę, strukturę i procedury mające na celu zapewnienie, że kluczowe procesy biznesowe nie zostaną przerwane lub zostaną przywrócone w możliwie najkrótszym czasie, nawet w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych zdarzeń takich jak poważne trzęsienia ziemi, rozprzestrzenianie się chorób zakaźnych, ataki terrorystyczne, poważne wypadki, przerwy w łańcuchu dostaw, nagłe zmiany w środowisku biznesowym itp.
BCP obejmuje opracowanie i utrzymanie planu, zapewnienie budżetu i zasobów niezbędnych do kontynuacji działalności, wdrażanie środków prewencyjnych, przeprowadzanie szkoleń i ćwiczeń w celu wdrożenia podejścia, przeglądy oraz ciągłe doskonalenie. Działania te, prowadzone w normalnych warunkach, są nazywane zarządzaniem kontynuacją działalności (Business Continuity Management, BCM) i są uznawane za działania strategiczne na poziomie zarządzania.

Źródło: Informacje o zarządzaniu kryzysowym Gabinetu Japonii | Wytyczne dotyczące planowania działalności[ja]

Tworzenie BCP w placówkach opiekuńczych jest obowiązkowe

W wyniku rewizji opłat za opiekę w roku Reiwa 3 (2021), po trzyletnim okresie przejściowym, całkowite obowiązkowe tworzenie Planu Kontynuacji Działalności (BCP) i realizacja Zarządzania Ciągłością Biznesu (BCM) w placówkach opiekuńczych zostały wprowadzone od kwietnia roku Reiwa 6 (2024). W dokumencie Ministerstwa Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej Japonii pt. „Główne kwestie związane z rewizją opłat za opiekę w roku Reiwa 3[ja]” znajdują się następujące informacje:

Z perspektywy budowania systemu, który umożliwia ciągłe świadczenie niezbędnych usług opiekuńczych nawet w przypadku wystąpienia chorób zakaźnych lub katastrof, wszystkim przedsiębiorcom świadczącym usługi opiekuńcze nakłada się obowiązek opracowania planów kontynuacji działalności, przeprowadzania szkoleń oraz ćwiczeń (symulacji). (※Ustanowiono trzyletni okres przejściowy)

Źródło: Ministerstwo Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej Japonii | Główne kwestie związane z rewizją opłat za opiekę w roku Reiwa 3[ja]

Ryzyko związane z zaniedbaniem opracowania BCP przez placówki opiekuńcze

Jeśli placówka opiekuńcza zaniedba opracowanie BCP (Planu Kontynuacji Działalności), może to wiązać się z następującymi ryzykami:

• Stanie się przedmiotem nadzoru administracyjnego
• Może ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą
• Nie będzie mogła otrzymać dodatkowych świadczeń z tytułu opieki

Poniżej wyjaśniamy szczegóły każdego z tych ryzyk.

Stanie się przedmiotem nadzoru administracyjnego

W przypadku braku BCP, na chwilę obecną nie ogłoszono konkretnych sankcji karnych. Jednakże, może to zostać uznane za naruszenie standardów działalności i stać się przedmiotem nadzoru administracyjnego, dlatego należy zachować ostrożność. Ponadto, nieprzestrzeganie wytycznych może skutkować sankcjami administracyjnymi, takimi jak odwołanie zezwolenia.

Otrzymanie sankcji administracyjnej oznacza, że przez co najmniej 5 lat nie można uzyskać nowego zezwolenia. W przypadku osób prawnych, nie tylko przedsiębiorca (reprezentant), ale również inni członkowie zarządu, spółka-matka czy inni rzeczywiści kontrolerzy stają się przedmiotem sankcji i podobnie jak przedsiębiorca, przez 5 lat nie mogą prowadzić działalności opiekuńczej. (Zgodnie z artykułem 70, punkty 2(6) do 2(6-3) Japońskiej Ustawy o Ubezpieczeniach Opiekuńczych)

Może ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą

Brak BCP nie skutkuje nałożeniem grzywny. Jednakże, jeśli w wyniku braku BCP dojdzie do wypadku lub innych szkód, może to zostać uznane za naruszenie obowiązku dbałości o bezpieczeństwo i skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą w wyniku procesu sądowego.

Przykładem, gdzie obowiązek dbałości o bezpieczeństwo został szeroko omówiony, jest incydent z autobusem przedszkola Biyori podczas wielkiego trzęsienia ziemi we wschodniej Japonii.

Przedszkole Biyori opracowało BCP, a w instrukcji zawarto, że “w przypadku silnego trzęsienia ziemi i ryzyka katastrofy, wszystkich należy skierować na północny plac zabaw, uspokoić i czuwać nad dziećmi. Dzieci powinny czekać na odbiór przez rodziców”. Jednakże, instrukcja nie była w pełni rozpowszechniona, a także nie przeprowadzono ćwiczeń ewakuacyjnych zgodnie z instrukcją.

W wyniku decyzji o wysłaniu dzieci do rodziców, autobus przedszkolny został pochłonięty przez tsunami, co skutkowało śmiercią pięciorga dzieci. Zarówno dyrektor przedszkola, jak i zarządzająca nim osoba prawna zostali uznani za odpowiedzialnych za szkody z powodu zaniedbania obowiązku zbierania informacji.

Źródło: Sąd Najwyższy Japonii | Incydent z autobusem przedszkola Biyori podczas tsunami (wyrok Sądu Okręgowego w Sendai z dnia 17 września 2013 roku)[ja]

Nie będzie mogła otrzymać dodatkowych świadczeń z tytułu opieki

W roku 2021 (Reiwa 3), świadczenia opiekuńcze zostały podniesione o 0,7%. Jednakże, jeśli nie spełnia się następujących kryteriów, stosuje się obniżkę świadczeń:

• Opracowanie BCP uwzględniającego wystąpienie chorób zakaźnych oraz BCP na wypadek klęsk żywiołowych
• Podjęcie niezbędnych działań zgodnie z opracowanym BCP

Wysokość obniżki różni się w zależności od rodzaju usługi. W przypadku “usług związanych z zakwaterowaniem”, obniżka wynosi 3% ustalonej jednostki, a dla “innych usług” – 1%. Istnieje okres przejściowy, w którym przez rok, do 31 marca 2026 roku (Reiwa 7), obniżki nie są stosowane.

Treści, które muszą zostać opracowane w BCP placówek opieki długoterminowej

Od przedsiębiorców świadczących usługi opiekuńcze oczekuje się spełnienia trzech głównych ról:

• Kontynuacja świadczenia usług
• Zapewnienie bezpieczeństwa użytkowników
• Zapewnienie bezpieczeństwa personelu

Artykuł 5. Japanese Labor Contract Law (Japońska Ustawa o Umowach Pracy)

Pracodawca jest zobowiązany do podjęcia niezbędnych środków, aby pracownik mógł wykonywać pracę, zapewniając bezpieczeństwo swojego życia i zdrowia.

W związku z powyższym, BCP placówek opieki długoterminowej musi zawierać metody radzenia sobie z pandemią COVID-19 oraz katastrofami naturalnymi. Poniżej wyjaśniamy szczegóły każdego z tych aspektów.

Metody reagowania na chorobę zakaźną COVID-19

W placówkach opiekuńczych i przedsiębiorstwach wymagane jest opracowanie Planu Kontynuacji Działania (BCP) w odpowiedzi na chorobę zakaźną COVID-19. BCP w przypadku wystąpienia choroby zakaźnej powinien zawierać następujące elementy:

Źródło: Ministerstwo Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej Japonii | Wytyczne dotyczące kontynuacji działalności w placówkach opiekuńczych i przedsiębiorstwach w przypadku wystąpienia choroby zakaźnej COVID-19[ja]

W zależności od rodzaju placówki, takiej jak dzienna, stacjonarna czy wizytująca, sytuacja i odpowiedź po wystąpieniu choroby zakaźnej mogą się różnić, dlatego należy zwrócić uwagę na to, że zawartość BCP również powinna być dostosowana. Według wytycznych Ministerstwa Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej Japonii dotyczących BCP dla usługodawców wspierających osoby niepełnosprawne w przypadku wystąpienia COVID-19, znajdujących się tutaj: Wytyczne dotyczące planu kontynuacji działalności w przypadku wystąpienia COVID-19[ja], kluczowe jest przygotowanie BCP przed rozpoczęciem epidemii. Istotne jest opracowanie BCP, które umożliwi sprawną reakcję w przypadku wystąpienia choroby zakaźnej, oraz regularne przeprowadzanie szkoleń i ćwiczeń oraz zapewnienie odpowiednich zapasów.

Metody reagowania na klęski żywiołowe

W placówkach opiekuńczych oraz przedsiębiorstwach konieczne jest opracowanie Planu Kontynuacji Działania (BCP) na wypadek klęsk żywiołowych takich jak trzęsienia ziemi czy powodzie. W skład BCP na czas klęski żywiołowej wchodzą następujące elementy:

Źródło: Ministerstwo Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej Japonii | Wytyczne dotyczące kontynuacji działalności w placówkach opiekuńczych i przedsiębiorstwach w przypadku wystąpienia klęsk żywiołowych[ja]

BCP na wypadek klęsk żywiołowych wymaga opracowania nie tylko na czas normalnej działalności i sytuacji kryzysowych, ale również uwzględnienia współpracy z innymi placówkami i lokalną społecznością, co sprawia, że jest bardziej rozbudowane niż BCP na wypadek chorób zakaźnych.

Korzyści z opracowania BCP przez placówki opiekuńcze

Opracowanie Planu Kontynuacji Działalności (BCP) wymaga czasu i wysiłku. Jednakże, niezaprzeczalne są korzyści, takie jak zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańców i personelu oraz możliwość skorzystania z ulg podatkowych, które można uzyskać dzięki stworzeniu BCP. Poniżej wyjaśniamy korzyści płynące z opracowania BCP.

Zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańców i personelu

Jeśli ustalone są procedury postępowania w czasie rozprzestrzeniania się chorób zakaźnych lub w przypadku klęsk żywiołowych, możliwe staje się płynne reagowanie w sytuacjach kryzysowych zarówno dla mieszkańców, jak i dla personelu. Wystąpienie sytuacji awaryjnej może wiązać się z ryzykiem niemożności wykonywania pracy z powodu chaosu, jednakże posiadanie przygotowanego Planu Kontynuacji Działalności (BCP) pozwala na priorytetowe zajmowanie się najważniejszymi zadaniami i szybką reaktywację. Dodatkowo, przyczynia się to do zdobycia zaufania użytkowników, ich rodzin oraz lokalnej społeczności.

Preferencje podatkowe

Gdy plan “Wzmocnienie zdolności kontynuacji działalności” zostanie zatwierdzony przez Ministra Gospodarki, Handlu i Przemysłu, uwzględniając określone przez niego kryteria (takie jak budowa systemu czy środki prewencyjne) w ramach BCP (Business Continuity Plan), możliwe jest uzyskanie specjalnego traktowania podatkowego w postaci 18% specjalnej amortyzacji na inwestycje w urządzenia przeciwdziałające katastrofom i ograniczające ich skutki. Po 1 kwietnia (Reiwa 7) (2025) stopa ta zostanie obniżona do 16%.

Konkretne przykłady wyposażenia to:

• Maszyny i urządzenia (wartość powyżej 1 miliona jenów): takie jak agregaty prądotwórcze czy pompy do odprowadzania wody
• Wyposażenie i przybory (wartość powyżej 300 tysięcy jenów): takie jak systemy tłumiące wibracje, telefony satelitarne itp.
• Wyposażenie budynków (wartość powyżej 600 tysięcy jenów): takie jak zasuwy przeciwpowodziowe czy rolety przeciwpożarowe

Dofinansowania i wsparcie finansowe

Jeśli opracujesz Business Continuity Plan (BCP) i uzyskasz certyfikację planu wzmocnienia ciągłości działania przedsiębiorstwa, możesz liczyć na preferencyjne traktowanie przy przyznawaniu dotacji. Wsparcie, które można otrzymać, obejmuje między innymi:

Zawartość dotacji BCP różni się w zależności od samorządu terytorialnego. Niektóre prywatne instytucje finansowe oferują również systemy kredytowe dla firm opracowujących BCP. W przypadku tworzenia BCP warto skontaktować się z lokalnymi władzami samorządowymi lub instytucjami finansowymi, z którymi współpracujesz.

Priorytetowe szczepienia przeciwko wirusowi

Na podstawie artykułu 28. japońskiej Ustawy o Specjalnych Środkach Przeciwdziałania Grypie i Podobnym Chorobom (2009), zarejestrowani przedsiębiorcy, którzy opracowali plan ciągłości działania (BCP) na wypadek rozprzestrzeniania się chorób zakaźnych, mogą przeprowadzać szczepienia priorytetowe. Szczepienia priorytetowe to szczepienia profilaktyczne przeprowadzane z wyprzedzeniem wśród pracowników zarejestrowanych przedsiębiorstw.

Aby stać się zarejestrowanym przedsiębiorcą uprawnionym do otrzymania priorytetowych szczepień, konieczne jest wcześniejsze złożenie wniosku o rejestrację do państwa.

Jak stworzyć BCP dla placówek opiekuńczych

Może się zdarzyć, że nie wiesz, jak stworzyć BCP. W tym miejscu wyjaśnimy, jak opracować BCP dla placówek opiekuńczych.

Utworzenie komitetu ds. tworzenia BCP

Aby móc zająć się tworzeniem BCP, najpierw należy utworzyć komitet. W skład komitetu powinni wejść menedżerowie i osoby odpowiedzialne za poszczególne lokalizacje i usługi, a także osoby, które mogą zbierać opinie z terenu. Po utworzeniu komitetu należy przeanalizować obecną sytuację placówki opiekuńczej i zidentyfikować problemy.

Wykorzystanie wytycznych i szablonów

Ministerstwo Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej przygotowało wytyczne i szablony do tworzenia BCP. Jeśli nie wiesz, od czego zacząć lub jak opracować BCP, możesz skorzystać ze szablonów zgodnie z wytycznymi Ministerstwa, aby stworzyć BCP.

Szablony są przygotowane z podziałem na różne rodzaje placówek, takie jak dziennego pobytu czy całodobowego pobytu, więc możesz stworzyć BCP, korzystając ze szablonu odpowiedniego dla świadczonych przez Ciebie usług.

Wytyczne i szablony są dostępne na poniższej stronie, więc skorzystaj z nich jako źródła informacji.

Ministerstwo Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej｜Szkolenie wsparcia w tworzeniu planu kontynuacji działalności (BCP) dla placówek i przedsiębiorstw opiekuńczych[ja]

Podsumowanie: Obowiązek tworzenia BCP w placówkach opiekuńczych wymaga natychmiastowego działania

Od kwietnia (Reiwa 6) 2024 roku, tworzenie Planu Kontynuacji Działalności (BCP) stało się obowiązkowe dla placówek opiekuńczych. Dla placówek opiekuńczych, opracowanie BCP jest kluczowe, aby móc sprawnie reagować w czasie rozprzestrzeniania się chorób zakaźnych lub w przypadku klęsk żywiołowych i szybko przywracać normalne funkcjonowanie. Istnieją również korzyści, takie jak ulgi podatkowe, subwencje, wsparcie finansowe, czy priorytetowe szczepienia. Aby móc odpowiednio reagować na nieprzewidziane sytuacje kryzysowe, które mogą wystąpić w przyszłości, należy opracować BCP.

Jeśli masz problemy z opracowaniem BCP lub nie wiesz, jak się za to zabrać, zaleca się skonsultowanie się z prawnikiem.

Kancelaria Prawna Monolith to firma z bogatym doświadczeniem w dziedzinie IT, a w szczególności prawa internetowego i prawnego. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości dotyczące BCP, zapraszamy do kontaktu i skorzystania z naszych usług.

Informacje o środkach zaradczych stosowanych przez naszą kancelarię

Branża opieki długoterminowej jest regulowana przez różnorodne przepisy prawne, takie jak Japońska Ustawa o Ubezpieczeniach Opieki Długoterminowej, Japońska Ustawa o Dobrobycie Osób Starszych oraz Japońska Ustawa o Spółkach. Kancelaria Prawna Monolith pełni funkcję doradcy prawnego dla Ogólnokrajowego Związku Przedsiębiorców Opieki Długoterminowej oraz dla przedsiębiorców opieki długoterminowej w różnych prefekturach, dysponując bogatym doświadczeniem i wiedzą specjalistyczną w zakresie prawa dotyczącego opieki długoterminowej.

Zakres usług Kancelarii Prawnej Monolith: Prawo korporacyjne IT i startupów[ja]