Jakie są procedury wymiany wizytówek online? Wyjaśnienie punktów do zwrócenia uwagi w 'Japońskiej Ustawie o Specyficznej Poczcie Elektronicznej

W wyniku rozprzestrzeniania się nowego koronawirusa, praca zdalna stała się powszechna, a spotkania online zyskały na popularności nie tylko wewnątrz firm, ale także podczas spotkań i negocjacji między różnymi przedsiębiorstwami.

Jednak w przeciwieństwie do spotkań twarzą w twarz, nie ma wymiany wizytówek, a zwłaszcza gdy jest więcej niż jedna osoba po drugiej stronie, łatwo jest przegapić takie informacje jak imię i nazwisko, dział czy stanowisko. Dlatego coraz większą uwagę zwraca się na “wymianę wizytówek online”, która może być używana również podczas wideokonferencji.

Jednakże, jako że jest to system, który dopiero co powstał, wiele osób może jeszcze nie do końca go rozumieć.

W związku z tym, w tym artykule szczegółowo omówimy rzeczywiste procedury, zalety i wady “wymiany wizytówek online”, a także ryzyko związane z jej korzystaniem.

Co to jest wymiana wizytówek online?

Wymiana wizytówek online polega na cyfryzacji papierowych “wizytówek” i wymianie ich online.

Jeśli masz dostęp do internetu, możesz wysłać dane do drugiej osoby za pomocą smartfona lub komputera, co jest bardzo skuteczną metodą w dobie koronawirusa.

Chociaż jest to nadal nowa metoda i nie ma standardów, stopniowo zyskuje na popularności dzięki integracji z narzędziami do zarządzania wizytówkami.

Zalety wymiany wizytówek online

Możliwość przekazania/zapisania wielu informacji

Digitalizacja danych wizytówki umożliwia zapisanie informacji takich jak link do strony internetowej firmy, data i godzina spotkania biznesowego czy notatki. W porównaniu do tradycyjnej wizytówki, pozwala to na przechowywanie znacznie większej ilości informacji.

Łatwa wymiana wizytówek z osobami z daleka

Podczas spotkań i rozmów biznesowych online, w porównaniu do spotkań twarzą w twarz, może istnieć obawa o brak realności. Jednak dzięki wymianie wizytówek online, nawet przy pierwszym spotkaniu, można łatwo się przedstawić i nawiązać płynną komunikację.

Brak obaw o wyczerpanie wizytówek

Dla pracowników handlowych, którzy prowadzą rozmowy z wieloma klientami, zaletą jest to, że w przeciwieństwie do tradycyjnych wizytówek, mogą łatwo wysłać dane wizytówki do drugiej osoby ze smartfona lub laptopa, nie martwiąc się o brak wizytówek.

Efektywne zarządzanie wizytówkami

Ponadto, digitalizacja danych wizytówek otrzymanych za pośrednictwem wymiany wizytówek online sprawia, że nie ma potrzeby posiadania wizytowników. Możliwość udostępniania informacji innym członkom zespołu oraz możliwość wyszukiwania potrzebnych danych za pomocą smartfona lub laptopa z dowolnego miejsca sprawia, że jest to bardzo efektywne.

Wady wymiany wizytówek online

Potrzebne jest połączenie z internetem

Jeśli chodzi o spotkania telewizyjne, nie ma się czym martwić, ale jeśli chcesz wymieniać wizytówki online na zewnątrz, potrzebujesz urządzenia komunikacyjnego, takiego jak smartfon lub komputer, oraz połączenia z internetem.

Jednakże, jeśli jesteś biznesmenem, zazwyczaj masz przy sobie smartfona lub komputer, a internet jest dostępny w wielu miejscach, więc to nie powinno stanowić dużego problemu.

Możliwość wzrostu kosztów

Jeśli sprzedawca korzysta z niego indywidualnie, możliwe jest korzystanie z darmowego narzędzia do zarządzania wizytówkami, ale jeśli cała firma chce współdzielić i korzystać z danych wizytówek, może być potrzebne narzędzie do zarządzania wizytówkami z wieloma funkcjami, co może zwiększyć koszty.

Niska popularność wymiany wizytówek online

Wymiana wizytówek online zależy od drugiej strony, więc aby wykorzystać jej zalety, ważne jest, aby była szeroko rozpowszechniona. Ponadto, niewielka liczba dostawców usług i ograniczony wybór mogą również stanowić jedną z wad.

Procedury wymagane do wymiany wizytówek online

Przygotuj narzędzie do zarządzania wizytówkami

Wymiana wizytówek online jest możliwa nawet bez narzędzia do zarządzania wizytówkami, ale biorąc pod uwagę tworzenie własnych danych wizytówkowych oraz zapisywanie i wykorzystywanie danych wizytówkowych otrzymanych od innych, lepiej jest skorzystać z narzędzia do zarządzania wizytówkami.

Utwórz dane swojej wizytówki

Tworzysz dane swojej wizytówki, skanując ją lub fotografując za pomocą kamery smartfona, korzystając z narzędzia do zarządzania wizytówkami.

Wyślij dane swojej wizytówki

Typowym sposobem wysyłania danych wizytówki jest użycie URL lub kodu QR, które mogą być sprawdzone nawet przez osoby, które nie mają narzędzia do zarządzania wizytówkami.

Metoda korzystania z URL

W przypadku rozmów handlowych lub spotkań opartych na tekście, takich jak e-mail czy czat, można wysłać URL danych wizytówki utworzonych za pomocą narzędzia do zarządzania wizytówkami, a osoba odbierająca może sprawdzić dane wizytówki za pomocą tego URL.

Metoda korzystania z kodu QR

W przypadku spotkań, podczas których można zobaczyć obraz, takich jak konferencje wideo, można umieścić kod QR na tle za pomocą funkcji wirtualnego tła, a osoba odbierająca może odczytać kod QR za pomocą smartfona i sprawdzić dane wizytówki.

Metoda korzystania z funkcji narzędzia do zarządzania wizytówkami

Jeśli osoba odbierająca korzysta z tego samego narzędzia do zarządzania wizytówkami, można łatwo wymienić wizytówki, korzystając z funkcji wymiany wizytówek narzędzia do zarządzania wizytówkami.

Prawne problemy związane z wysyłaniem określonych e-maili

Czy wysyłanie e-maili z reklamą swoich usług lub produktów na adres e-mail uzyskany podczas wymiany wizytówek online jest legalne? Problemem staje się zgodność z Japońską Ustawą o Określonych E-mailach (特定電子メール法).

Co to jest określony e-mail?

Określony e-mail to e-mail wysyłany w celu reklamy, który obejmuje również przypadki, gdy jednym z celów wysyłki jest przekierowanie do strony internetowej reklamującej usługi lub produkty.

Na przykład, przypadek, gdy do e-maila z podziękowaniami za spotkanie online dołączony jest link do strony internetowej reklamującej produkty firmy. Wykorzystywanie e-maili służbowych do celów reklamowych nie jest rzadkością i jest praktykowane na ogół.

Ograniczenia wysyłki w Ustawie o Określonych E-mailach (regulacja opt-in)

Według Japońskiej Ustawy o Określonych E-mailach, zasadą jest, że wysyłka określonych e-maili jest zabroniona, chyba że odbiorca wyraził zgodę na ich otrzymywanie.

Jednakże, zgodnie z artykułem 3, punkt 2 tej ustawy, wyjątkiem jest sytuacja, gdy “osoba podała swój adres e-mail”, ponieważ w takim przypadku można przewidzieć, że otrzyma ona e-mail od drugiej strony, nawet bez wyrażenia zgody.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o regulacji opt-in, zapraszamy do zapoznania się z poniższym artykułem.

https://monolith.law/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure[ja]

Czy wysyłanie określonych e-maili do osób, z którymi wymieniliśmy się wizytówkami online, jest nielegalne?

Podczas wymiany wizytówek online, informacje na wizytówce, w tym adres e-mail, są przekazywane drugiej stronie, co wydaje się spełniać warunek “osoba podała swój adres e-mail”, co oznacza, że wysyłanie określonych e-maili nie jest nielegalne.

Jednakże, zgodnie z artykułem 2, ustęp 1 Japońskiego Rozporządzenia Wykonawczego do Ustawy o Określonych E-mailach, “metoda podawania własnego adresu e-mail polega na podaniu go na piśmie”, co nie obejmuje danych z wizytówki cyfrowej.

Według stanowiska Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Komunikacji Japonii, obecnie nie można uznać, że cyfrowa wizytówka jest “na piśmie”, więc wydaje się, że nie ma jeszcze jasnej decyzji dotyczącej nowej metody wymiany wizytówek online.

Wniosek

Jeśli wysyłasz określone e-maile na adres e-mail otrzymany podczas wymiany wizytówek online, może to być potencjalne naruszenie artykułu 3 Japońskiej Ustawy o Określonych E-mailach, ponieważ nie jest to zgoda na piśmie.

Jednakże, nawet jeśli jest to komunikacja online, nie jest prawdopodobne, że będzie to miało duże konsekwencje prawne, ponieważ celem wyjątku w Ustawie o Określonych E-mailach jest “przewidywanie, że osoba, która podała swój adres e-mail, otrzyma e-mail od drugiej strony”.

Ponadto, nawet jeśli zostanie to uznane za naruszenie, nie oznacza to natychmiastowego nałożenia kary, ale najpierw zostanie wydane “zalecenie dotyczące poprawy metody wysyłki e-maili”, więc jeśli podejmiesz działania na tym etapie, możesz uniknąć kary.

Podsumowanie: Wymiana wizytówek online i Japońska ustawa o określonym mailu elektronicznym

W tym artykule omówiliśmy “wymianę wizytówek online”, skupiając się na ① zaletach i wadach, ② wymaganych procedurach oraz ③ problemach prawnych, opierając się na odpowiednich przepisach prawnych.

“Wymiana wizytówek online” to stosunkowo nowa metoda, a prawo może nie być w pełni dostosowane do niej. Dlatego, jeśli planujesz wysłać określony e-mail do osoby, z którą wymieniłeś się wizytówką online, zamiast podejmować decyzje samodzielnie, zalecamy skonsultowanie się i uzyskanie porady od prawnika z bogatą wiedzą i doświadczeniem.

Informacje o środkach podejmowanych przez naszą kancelarię

Kancelaria prawna Monolis specjalizuje się w IT, a w szczególności w prawie internetowym. W ostatnim czasie wymiana wizytówek online zyskuje na popularności, jednak jej wdrożenie wymaga przeprowadzenia kontroli prawnej. Nasza kancelaria przeprowadza takie kontrole dla wielu firm. Szczegóły znajdują się w poniższym artykule.