Znaczny wzrost elektronicznych podpisów i umów w dobie pandemii koronawirusa - wyjaśniamy ich skuteczność

Wraz z rozwojem pracy zdalnej spowodowanej pandemią koronawirusa, obserwujemy wzrost liczby umów elektronicznych. W przypadku umów elektronicznych, nie ma potrzeby odsyłania podpisanych i opieczętowanych dokumentów pocztą, wystarczy jedynie sprawdzić treść na komputerze i podpisać, co pozwala zaoszczędzić znaczną ilość czasu i wysiłku.

W tym miejscu wyjaśnimy skuteczność podpisu elektronicznego i umów elektronicznych.

Umowa i umowa pisemna

Działanie, które powoduje powstanie prawnych praw i obowiązków poprzez porozumienie stron, nazywane jest “umową”. Jeśli prawa i obowiązki powstają poprzez porozumienie, to po co istnieje “umowa pisemna”?

Prawo cywilne i umowy

Umowa nie musi być zawarta na piśmie. Umowa może być zawarta ustnie, a nawet obietnica może stać się umową. Jednakże, jeśli kiedykolwiek pojawi się spór dotyczący umowy, musisz być w stanie udowodnić jej istnienie, a w przypadku umowy ustnej nie ma dowodów. W takich sytuacjach, umowa pisemna jest potrzebna jako dowód w przypadku sporu.

Jednakże, dowody, które można przedstawić jako dowód umowy w postępowaniu cywilnym, nie ograniczają się do umów pisemnych. Można również przedstawić jako dowód filmy nagrane na taśmie wideo lub dane elektroniczne zapisane na dysku magnetycznym.

Co do umów, Prawo cywilne (japońskie: Minpō) stanowi, że:

Artykuł 522 Prawa cywilnego (japońskie: Minpō) (Zawarcie i forma umowy)

Umowa jest zawierana, gdy strona, która wyraziła zamiar zawarcia umowy (zwanej dalej “ofertą”), otrzymuje akceptację od drugiej strony.

2. Zawarcie umowy nie wymaga sporządzenia dokumentu ani żadnej innej formy, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej.

Jest to przepis, który stanowi, że umowa jest zawierana, gdy strony zgadzają się co do jej treści, a w punkcie 2 stwierdza, że zawarcie umowy nie wymaga sporządzenia dokumentu, a forma jest dowolna. Dlatego obecnie prawie wszystkie umowy mogą być elektroniczne bez żadnych problemów.

Jednakże, jak wskazano w punkcie 2, “chyba że przepisy prawa stanowią inaczej”, niektóre przepisy prawa wymagają dokumentu pisemnego, a w takim przypadku, zazwyczaj umowa jest zawierana poprzez sporządzenie dokumentu na papierze.

Na przykład, umowy gwarancyjne i umowy najmu na czas określony na podstawie prawa najmu gruntów i budynków muszą być zawarte na piśmie, w przeciwnym razie ich skuteczność nie jest uznawana. Jednakże, w przypadku umów gwarancyjnych, mimo że artykuł 446 paragraf 2 Prawa cywilnego (japońskie: Minpō) stanowi, że “umowa gwarancyjna, która nie jest zawarta na piśmie, nie ma mocy prawnej”, paragraf 3 stanowi, że “jeżeli umowa gwarancyjna jest zawarta za pomocą zapisu elektromagnetycznego, umowa gwarancyjna jest uważana za zawartą na piśmie i stosuje się do niej przepis poprzedniego paragrafu”. Dlatego umowa elektroniczna jest ważna.

Z drugiej strony, umowy darowizny mogą być zawarte ustnie, ale jeśli nie są zawarte na piśmie, strony mogą je anulować. W umowach gwarancyjnych, umowa pisemna jest obowiązkowa, więc istnieje możliwość, że umowa gwarancyjna zawarta elektronicznie może być anulowana.

Ponadto, w przypadku sprzedaży na odległość, takiej jak sprzedaż door-to-door, sprzedawca ma obowiązek dostarczyć klientowi dokument pisemny wyjaśniający treść umowy, a jeśli tego nie zrobi, okres “cooling-off” nie zaczyna biec. Konsument również musi złożyć pisemne oświadczenie o odstąpieniu od umowy.

Prawo cywilne i umowy

Zgodnie z artykułem 522 paragraf 2 Kodeksu Cywilnego Japonii, umowa jest ważna nawet bez formy pisemnej, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Jednakże, fakt, że umowa jest ważna, a kwestia, czy umowa jest uznawana jako dowód w sądzie, to dwie różne sprawy. W przypadku sporu dotyczącego umowy, konieczne jest ustalenie jej ważności na podstawie dowodów.

Czy więc umowa w formie elektronicznej jest ważna w sądzie? W prawie cywilnym, w odniesieniu do przedstawiania dokumentów jako dowodów,

Artykuł 228 Kodeksu Postępowania Cywilnego Japonii (Utworzenie dokumentu)

Dokument musi udowodnić, że jego utworzenie jest prawdziwe.

(…)

4. Prywatne dokumenty, które nie są dokumentami publicznymi, są uważane za prawdziwie utworzone, gdy są podpisane lub opatrzone pieczęcią przez osobę, której dotyczą, lub jej pełnomocnika.

Artykuł 228 Kodeksu Postępowania Cywilnego Japonii stanowi, że dokument nie jest uznawany za dowód, chyba że udowodni się, że jego utworzenie jest prawdziwe. W praktyce jednak, udowodnienie, że utworzenie jest prawdziwe, może być trudne. Na przykład, nawet w przypadku umowy pożyczki, musi być jasne, kto ją napisał i kto ją stworzył, ale dowodzenie tego może być trudne.

W związku z tym, paragraf 4 tego artykułu zawiera “zasadę domniemania”, która mówi, że nawet prywatne dokumenty, które nie są dokumentami publicznymi, są uważane za prawdziwie utworzone, gdy są podpisane lub opatrzone pieczęcią przez osobę, której dotyczą, lub jej pełnomocnika. Innymi słowy, “podpis lub pieczęć” jest warunkiem domniemania, że dokument “został prawdziwie utworzony”.

Jednakże, nie wystarczy, że jest pieczęć, musi być udowodnione, że należy ona do osoby, której dotyczy. Jeśli jest to pieczęć oficjalna, można dołączyć certyfikat pieczęci, aby udowodnić, że pieczęć należy do osoby, której dotyczy, ale może być trudne do udowodnienia, jeśli używa się pieczęci o niskiej wartości, takich jak pieczęcie trzyliniowe.

W przypadku dokumentów elektronicznych, artykuł 231 Kodeksu Postępowania Cywilnego Japonii stanowi, że “przepisy tej sekcji stosuje się odpowiednio do przedmiotów, które nie są dokumentami, ale zostały stworzone do reprezentowania informacji, takich jak rysunki, zdjęcia, taśmy dźwiękowe, taśmy wideo i inne”. Dlatego też, dokumenty elektroniczne są traktowane jako równoważne z dokumentami na podstawie tego przepisu, a nawet e-maile są uznawane za dowody w sądzie, jeśli ich treść jest wiarygodna.

Ustawa o podpisie elektronicznym i umowy

“Ustawa o podpisie elektronicznym (Japońska ustawa o podpisie elektronicznym i usługach certyfikacyjnych)” definiuje “podpis elektroniczny” stosowany w dokumentach elektronicznych, jego skutki oraz reguluje działalność związaną z jego certyfikacją. Ustawa określa również prawną ważność podpisu elektronicznego.

Definicja podpisu elektronicznego jest następująca:

Artykuł 2 Ustawy o podpisie elektronicznym

W tej ustawie “podpis elektroniczny” oznacza działanie podjęte w odniesieniu do informacji, która może być zapisana w zapisie elektromagnetycznym (zapis wykonany w sposób elektroniczny, magnetyczny lub inny sposób, który nie może być rozpoznany przez zmysły człowieka, i który jest używany do przetwarzania informacji przez komputer. Dalej to samo.) i które spełnia wszystkie poniższe wymagania:

1 Jest to coś, co wskazuje, że informacja ta jest związana z twórcą, który podjął to działanie.

2 Jest to coś, co pozwala sprawdzić, czy informacja ta nie została zmieniona.

Podsumowując, “podpis elektroniczny” to “działanie podjęte w odniesieniu do informacji, która może być zapisana w zapisie elektromagnetycznym”, które “wskazuje, że osoba, która podjęła to działanie, jest twórcą” i “pozwala sprawdzić, czy informacja nie została zmieniona”.

Obecnie, mechanizm realizujący podpis elektroniczny opiera się na technologii kryptograficznej znanej jako kryptografia z kluczem publicznym. Tworzy ona parę kluczy: klucz szyfrujący i klucz deszyfrujący. Jeżeli istnieje zaszyfrowany tekst, który można odszyfrować za pomocą określonego klucza deszyfrującego, można udowodnić, że ten zaszyfrowany tekst jest zaszyfrowaną wersją oryginalnego tekstu, który nie był zaszyfrowany kluczem szyfrującym odpowiadającym temu kluczowi deszyfrującemu.

Jeżeli klucz deszyfrujący jest udostępniany innym jako klucz publiczny za pośrednictwem Internetu itp., a klucz szyfrujący jest trzymany w tajemnicy jako klucz prywatny, zaszyfrowany tekst, który można odszyfrować za pomocą klucza publicznego, jest uważany za zaszyfrowany przez administratora klucza prywatnego, który jest parą z tym kluczem publicznym. Ten mechanizm, który pozwala przypuszczać, kto jest twórcą pliku elektronicznego i czy plik ten nie został zmieniony, jest znany jako kryptografia z kluczem publicznym.

Jednakże, w przepisach Ustawy o podpisie elektronicznym nie wymaga się stosowania kryptografii z kluczem publicznym. Jest to wynikiem uwzględnienia możliwości, że w przyszłości, w wyniku rozwoju technologicznego, nowe technologie mogą stać się praktyczne, i że te technologie mogą być traktowane jako podpis elektroniczny w prawie, niezależnie od technologii kryptografii z kluczem publicznym. Może to wynikać z faktu, że w przyszłości może zostać znaleziony lepszy sposób na udowodnienie tożsamości osoby i niezmienności.

W Ustawie o podpisie elektronicznym, w odniesieniu do dokumentów elektronicznych, mówi się:

Artykuł 3 Ustawy o podpisie elektronicznym (Presumption of the Genuine Establishment of Electromagnetic Records)

Zapis elektromagnetyczny, który został stworzony w celu reprezentowania informacji (z wyjątkiem tych, które zostały stworzone przez urzędników publicznych w ramach ich obowiązków), jest uważany za prawdziwie ustanowiony, gdy podpis elektroniczny, który może być wykonany tylko przez osobę, która zarządza odpowiednimi kodami i przedmiotami niezbędnymi do jego wykonania, jest wykonany na informacji zapisanej w tym zapisie elektromagnetycznym.

Jeżeli podpis elektroniczny, który może być wykonany tylko przez osobę, jest wykonany, jest on uważany za prawdziwie ustanowiony.

Czy jest to podpis elektroniczny wykonany przez osobę, można udowodnić za pomocą certyfikatu elektronicznego. W przypadku pieczęci, certyfikat pieczęci jest używany do sprawdzenia, czy odcisk pieczęci i pieczęć są takie same, ale podpis elektroniczny może być sprawdzony za pomocą certyfikatu elektronicznego, czy jest prawidłowy. Ponieważ certyfikat elektroniczny zawiera “klucz publiczny”, który jest informacją służącą do weryfikacji podpisu elektronicznego, podpis elektroniczny, który można sprawdzić za pomocą klucza publicznego, może być udowodniony jako należący do osoby.

Podsumowanie

W komunikacji za pośrednictwem Internetu i innych podobnych środków, nie ma potrzeby spotykania się twarzą w twarz z drugą stroną. Dlatego konieczne jest sprawdzenie, czy nadawca i odbiorca informacji są naprawdę tymi, za kogo się podają, oraz czy informacje nie zostały zmienione w trakcie transmisji. Elektroniczny podpis jest skutecznym narzędziem do tego celu.

Elektroniczny podpis ma taką samą moc jak pieczęć. Nawet w przypadku umów elektronicznych, ich ważność jest uznawana, a w sądzie można użyć umowy elektronicznej jako dowodu.

Informacje o środkach podejmowanych przez naszą kancelarię

Kancelaria prawna Monolis specjalizuje się w IT, a w szczególności w prawie internetowym. Bezpieczne korzystanie z umów elektronicznych jest przewidywane jako coraz bardziej poszukiwane w przyszłości. W naszej kancelarii tworzymy i przeglądamy umowy dla różnych spraw, od firm notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Tokio (Tokyo Stock Exchange Prime) do startupów. Jeśli masz problemy z umową, zapoznaj się z poniższym artykułem.