Trzy powody, dla których monitorowanie poczty e-mail pracowników firmy nie narusza prywatności

W wielu firmach e-mail jest używany do komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Czy jednak, jeśli firma monitoruje i bada treść e-maili pracowników, nie narusza to prywatności?

Dla menedżerów firm, z uwagi na rosnącą świadomość zgodności z prawem w biznesie, monitorowanie i badanie e-maili pracowników może być ważnym zagadnieniem.

Podsumowując, na podstawie trzech powodów omówionych w tym artykule, interpretuje się, że monitorowanie i badanie e-maili pracowników przez firmę nie jest nielegalne. Jednakże, niezależnie od rodzaju monitoringu i badania, nie wszystko jest dozwolone, dlatego należy zachować ostrożność.

W tym artykule, skierowanym do menedżerów firm, omówimy, jakie monitorowanie i badania są dozwolone, prezentując również rzeczywiste przypadki sądowe.

Powiązane artykuły: Dogłębne wyjaśnienie prawa do prywatności. Trzy wymagania naruszenia[ja]

Dlaczego firmie wolno monitorować i kontrolować e-maile pracowników

Powód 1: Utrzymanie porządku w firmie

Firma ma prawo do utrzymania porządku, ponieważ musi działać jako organizacja dla celów zarządzania. Aby chronić porządek w firmie, musi zapobiegać “błędnemu wysyłaniu e-maili” przez pracowników i zatrzymać infekcje wirusowe.

Szczególnie, gdy dochodzi do “błędnego wysyłania e-maili” przez pracowników, istnieje również ryzyko wycieku tajemnic firmowych. Dlatego uważa się, że firma ma prawo sprawdzać służbowe e-maile pracowników jako prawo przyznane jej w celu utrzymania porządku w firmie.

Powód 2: Korzystanie z urządzeń firmy

Komputery używane przez pracowników w firmie i telefony komórkowe udostępniane przez firmę są zazwyczaj własnością firmy. Nawet jeśli pracownik przyniesie własny laptop do pracy, powinien wysyłać i odbierać e-maile za pośrednictwem jakiegoś urządzenia firmy, takiego jak linia komunikacyjna lub serwer e-mail.

W skrócie, urządzenia firmy obejmują komputery i telefony komórkowe używane przez pracowników do celów służbowych, a także sam system. Jako że są to urządzenia firmy, firma ma prawo sprawdzać, jak pracownicy korzystają z e-maili.

Powód 3: Obowiązek skupienia się na pracy

“Obowiązek skupienia się na pracy” oznacza “obowiązek pracownika, aby podczas godzin pracy przestrzegać poleceń pracodawcy i skupić się na swoich obowiązkach”. W prawie japońskim dotyczącym pracowników państwowych i lokalnych (Krajowe Prawo o Pracownikach Publicznych, Prawo o Pracownikach Lokalnych) obowiązek ten jest wyraźnie określony.

Z drugiej strony, nie ma prawa, które wyraźnie określałoby obowiązek skupienia się na pracy dla pracowników sektora prywatnego. Jednak uważa się, że obowiązek ten istnieje jako obowiązek towarzyszący umowie o pracę.

Firma ma prawo sprawdzić, czy pracownik pracuje uczciwie, czyli czy przestrzega obowiązku skupienia się na pracy, czy przestrzega obowiązku zachowania tajemnicy i czy nie dochodzi do wycieku informacji. Kontrola e-maili jest częścią tego procesu.

Czy zatem firma lub przełożony mogą bez zgody pracownika nieograniczenie przeglądać e-maile pracownika?

Artykuł powiązany: Czy publikowanie prywatnych informacji w Internecie stanowi naruszenie prywatności?[ja]

【Przykład sądowy ①】Nadzór nad firmowym e-mailem pracowników i działania związane z molestowaniem seksualnym

Przedstawiamy przypadek, w którym pracownik firmy domagał się odszkodowania od firmy, twierdząc, że nieautoryzowane monitorowanie jego prywatnych e-maili przez przełożonego stanowi naruszenie prywatności. Wniosek był taki, że nie doszło do naruszenia prywatności.

Podsumowanie sprawy

Pracownica X1, będąca powódką, po otrzymaniu e-maila od swojego bezpośredniego przełożonego, pozwanego Y (dyrektora działu), który napisał: “Chciałbym, abyś poświęciła mi trochę czasu i powiedziała mi o problemach naszego działu”, zinterpretowała to jako zaproszenie na posiłek i skonsultowała się z tym ze swoim mężem X2.

X1, która była mocno zaniepokojona, próbowała wysłać e-mail do X2 za pomocą firmowego systemu komputerowego, w którym napisała: “Wtrąca się nawet w drobne sprawy i relacje między kobietami. Wydaje mi się, że naszym zadaniem na przyszłość jest pracować bez angażowania się w to. To jest po prostu zaproszenie na drinka, prawda?”. Niestety, e-mail ten został przypadkowo wysłany do Y.

Wtedy Y dowiedział się, że X próbują go oskarżyć o molestowanie seksualne, i poprosił dział IT firmy o rozpoczęcie monitorowania e-maili X1.

Po tym incydencie, X i Y próbowali porozmawiać, ale rozmowy zakończyły się niepowodzeniem. X złożyli pozew o odszkodowanie za czyn niezgodny z prawem, twierdząc, że byli molestowani seksualnie przez Y i że ich prywatność została naruszona przez nieautoryzowane czytanie ich prywatnych e-maili.

Z drugiej strony, Y kontratakował, twierdząc, że oskarżenie X o molestowanie seksualne stanowi zniesławienie.

Główne punkty sporne

W tej sprawie, oprócz kwestii, czy doszło do molestowania seksualnego przez Y i czy oskarżenie X stanowi zniesławienie, skupimy się na pytaniu, czy monitorowanie e-maili X przez Y stanowi naruszenie prywatności, i przyjrzymy się decyzji sądu.

Decyzja sądu

Na początku, sąd wyraził swoje stanowisko na temat tego, czy prywatne korzystanie z firmowego e-maila jest dozwolone, w następujący sposób:

Jako pracownik prowadzący życie społeczne, oczywiście jest dozwolone korzystanie z firmowego systemu telefonicznego jako miejsca odbioru kontaktów zewnętrznych, które są zwykle niezbędne do prowadzenia codziennego życia społecznego. Ponadto, jeśli nie przeszkadza to w wykonywaniu obowiązków służbowych w firmie i ekonomiczne obciążenie firmy jest bardzo niewielkie, w ramach niezbędnych i rozsądnych granic, korzystanie z firmowego systemu telefonicznego do inicjowania kontaktów jest dozwolone według powszechnie przyjętych norm społecznych. To samo powinno obowiązywać w przypadku prywatnego wysyłania i odbierania e-maili za pomocą firmowego systemu sieciowego.

Sąd Okręgowy w Tokio, wyrok z 3 grudnia 2001 roku (Heisei 13)

W skrócie, jest dozwolone, aby pracownicy korzystali z firmowego systemu e-mailowego do prywatnych celów, o ile jest to konieczne i rozsądne.

Jednak z drugiej strony, sąd stwierdził, że monitorowanie firmowego e-maila pracowników w tym przypadku nie stanowi naruszenia prywatności, jak pokazano poniżej:

Jeśli pracownik korzysta z firmowego systemu sieciowego do prywatnego korzystania z e-maila, zakres ochrony prywatności, której można oczekiwać, jest znacznie mniejszy niż w przypadku zwykłego systemu telefonicznego, i powinien zaakceptować to obniżenie. Naruszenie prawa do prywatności występuje tylko wtedy, gdy monitorowanie jest przeprowadzane przez osobę, która nie ma odpowiedzialnej pozycji do monitorowania prywatnego korzystania z e-maila przez pracownika, lub nawet jeśli jest to osoba na odpowiedzialnej pozycji, monitoruje to bez żadnej racjonalnej konieczności służbowej, tylko z ciekawości, lub monitoruje to, ukrywając fakt monitorowania przed działem zarządzania firmy lub innymi wewnętrznymi trzecimi stronami, za pomocą środków i metod opartych na osobistych upodobaniach, po zważeniu celu, środków i sposobu monitorowania oraz szkody poniesionej przez stronę monitorowaną, i porównaniu ich, tylko wtedy, gdy monitorowanie przekracza rozsądne granice według powszechnie przyjętych norm społecznych.

Jak wyżej

W skrócie, “monitorowanie przez pozwanego nie przekroczyło rozsądnych granic według powszechnie przyjętych norm społecznych, a powód powinien zaakceptować monitorowanie na tym poziomie”.

Kluczowy punkt wyroku: Monitorowanie jako menedżer jest możliwe

W wyroku stwierdzono, że następujące rodzaje monitorowania stanowią “monitorowanie, które przekracza rozsądne granice według powszechnie przyjętych norm społecznych”:

1. Monitorowanie prywatnego korzystania z e-maila przez pracownika przez osobę, która nie jest na pozycji do tego (nie jest na poziomie zarządzania)
2. Monitorowanie przez osobę na odpowiedzialnej pozycji, nawet jeśli nie ma racjonalnego powodu do monitorowania (monitorowanie z ciekawości)
3. Monitorowanie na podstawie osobistych upodobań, ukrywając fakt monitorowania przed trzecią stroną

W tym przypadku, co do punktu 1, pozwany był dyrektorem działu i zlecił monitorowanie odpowiedniemu działowi w trakcie procesu, nie kontynuując monitorowania wyłącznie na własną rękę.

Warto zauważyć, że w tej firmie w tamtym czasie nie egzekwowano zakazu prywatnego korzystania z e-maila, a także nie informowano pracowników z góry, że firma może to przeglądać.

Nawet w takich przypadkach, jeśli nie przekracza to rozsądnych granic według powszechnie przyjętych norm społecznych, firma lub przełożony może monitorować e-maile pracowników.

【Przykład sądowy ②】 Badanie e-maili pracownika podejrzanego o zniesławienie w firmie

Omówimy przypadek, w którym firma przeprowadziła przesłuchanie pracownika podejrzanego o bycie nadawcą, w odniesieniu do prywatnych e-maili odkrytych podczas śledztwa w sprawie incydentu z wysyłaniem e-maili zniesławiających innego pracownika w firmie.

W tym przypadku, sąd nie uznał, że badanie naruszało prawa osobiste, takie jak honor czy prywatność. Ponadto, kwestie “utrzymania porządku w firmie” i “obowiązku skupienia się na pracy” stały się problemem.

Podsumowanie sprawy

Wielokrotnie wysłano e-maile zniesławiające pracownika A do dyrektora działu administracji, a firma, która otrzymała skargę od A, odkryła, że e-maile te zostały wysłane na wewnętrzny adres e-mail A za pomocą darmowego e-maila z komputera współdzielonego przez dział sprzedaży.

Ze względu na ograniczoną liczbę osób znających okoliczności opisane w e-mailu, podejrzewano, że powód X, który miał motyw do przeszkadzania w zbliżaniu się A i pracownicy B, przeprowadzono pierwsze przesłuchanie.

Ponieważ powód zaprzeczył wysyłaniu, firma zbadała około roczne zapisy komunikacji e-mailowej powoda na serwerze plików, który posiada i zarządza, ale nie znaleziono dowodów na udział powoda w e-mailach zniesławiających.

Jednakże, w trakcie śledztwa, odkryto istnienie wielu prywatnych e-maili niewiązanych z pracą wysłanych przez X.

Następnie, firma przeprowadziła dwa przesłuchania X w sprawie e-maili zniesławiających i prywatnych e-maili, a następnie ukarała go za naruszenie regulaminu pracy poprzez wysłanie prywatnych e-maili (poprzez złożenie pisemnej reprymendy).

Wtedy X złożył do firmy roszczenie o odszkodowanie, twierdząc, że sposób przesłuchania naruszał jego prawa osobiste, takie jak honor, a także to, że firma badała jego e-maile, pozwoliła innym na ich przeglądanie i nie zwróciła ich, naruszało jego prawo własności i prawo do prywatności w odniesieniu do informacji osobistych w jego prywatnym życiu.

Główne punkty sporne

W tej sprawie, czy przesłuchanie naruszało prawa osobiste stało się punktem spornym, ale skupmy się na pytaniu, czy badanie e-maili w celu rozwiązania problemów w firmie naruszało prawo do prywatności, i przyjrzyjmy się orzeczeniu sądu.

Orzeczenie sądu

Sąd wydał następujące oświadczenie na temat badania e-maili, orzekając, że badanie e-maili w tej sprawie nie naruszało prawa do prywatności:

Były uzasadnione powody do podejrzenia, że powód był nadawcą e-maili zniesławiających, a po przesłuchaniu nie udało się rozwiać tych podejrzeń, więc konieczne było dalsze śledztwo. Ponieważ incydent związany z e-mailami miał miejsce w firmie, możliwe było, że informacje prowadzące do zidentyfikowania sprawcy były zapisane w plikach e-mailowych powoda, więc konieczne było sprawdzenie ich zawartości. Ponadto, po odkryciu istnienia wielu prywatnych e-maili niewiązanych z pracą, konieczne było przeprowadzenie nowego śledztwa w odniesieniu do powoda. Nie można było dokładnie ocenić, czy były to prywatne e-maile niewiązane z pracą, tylko na podstawie ich tytułów, więc konieczne było ocenienie ich na podstawie ich zawartości. Żadne z tych badań nie przekroczyło społecznie akceptowalnych granic i nie naruszyło prawa powoda do wolności psychicznej w sposób nielegalny.

Wyrok Sądu Okręgowego w Tokio z dnia 26 lutego 2002 roku (rok Heisei 14)

Mimo drobnych różnic w sformułowaniach, można powiedzieć, że ten przykład sądowy również ocenia sytuację z punktu widzenia “czy przekracza społecznie akceptowalne granice” (czy odbiega od rozsądnych norm społecznych).

Kluczowe punkty wyroku: obowiązek skupienia się na pracy i utrzymanie porządku w firmie

Sąd wydał również następujące oświadczenie na temat obowiązku skupienia się na pracy i utrzymania porządku w firmie:

Prywatne e-maile, oczywiście, naruszają obowiązek skupienia się na pracy nadawcy, który musi myśleć i tworzyć dokument, a następnie go wysłać, a także stanowią naruszenie porządku w firmie, ponieważ nadawca korzysta z urządzeń firmy do celów prywatnych. Ponadto, zmuszają odbiorcę do czytania prywatnych e-maili, co przeszkadza w pracy odbiorcy. W tej sprawie, nie kończyło się to tylko na tym, ale jak wynika z dowodów (dowody pominięte), istniało wiele e-maili, które prosiły o odpowiedź, i faktycznie wysłano wiele prywatnych e-maili jako odpowiedzi. To nie tylko narusza obowiązek skupienia się na pracy i porządek w firmie przez nadawcę, ale także zmusza odbiorcę do myślenia, tworzenia i wysyłania odpowiedzi, co narusza obowiązek skupienia się na pracy i porządek w firmie przez odbiorcę.

Jak wyżej

W skrócie, jeśli można uzasadnienie uznać naruszenie obowiązku skupienia się na pracy (lub jeśli istnieją uzasadnione powody do podejrzenia), to można uznać, że konieczne i odpowiednie jest przeprowadzenie badania e-maili, takiego jak to w tej sprawie, w celu utrzymania porządku w firmie.

Z drugiej strony, nawet jeśli nie narusza to prawa do prywatności, sposób, w jaki jest przeprowadzane, może naruszać inne prawa osobiste, takie jak honor, więc należy zachować ostrożność.

Powiązane artykuły: Ile wynosi odszkodowanie za naruszenie prywatności? Adwokat wyjaśnia praktyczne ceny rynkowe[ja]

Jasne zasady dotyczące korporacyjnej korespondencji e-mailowej

Firma powinna jasno określić zasady dotyczące korporacyjnej korespondencji e-mailowej i podzielić się nimi z pracownikami z wyprzedzeniem, aby monitorowanie e-maili było przeprowadzane w odpowiedni sposób.

Zasady dotyczące korporacyjnej korespondencji e-mailowej powinny być stosowane do wszystkich pracowników, dlatego najlepiej jest je ustalić w formie regulaminu pracy.

Jeżeli zasady dotyczące korporacyjnej korespondencji e-mailowej są jasno określone w regulaminie pracy, ryzyko konfliktu z pracownikami podczas sprawdzania ich e-maili pod kątem “naruszenia regulaminu pracy” jest mniejsze.

Podsumowanie: Skonsultuj się z prawnikiem, jeśli masz problemy z monitorowaniem poczty pracowników

W ramach obowiązków służbowych, pewien stopień prywatnej korespondencji e-mailowej jest dopuszczalny w niektórych firmach. Jednakże, nie może to przekraczać pewnych granic.

Ponadto, firma nie ma prawa do bezwarunkowego monitorowania lub badania e-maili. Jest to dozwolone tylko w celu utrzymania porządku w firmie, na podstawie obowiązku skupienia się na pracy, a także ze względu na wyposażenie firmy.

Wymagana jest wysoko specjalistyczna wiedza do oceny, czy monitorowanie poczty pracowników narusza prawo do prywatności, oraz do tworzenia regulaminów pracy. Jeśli masz problemy z oceną sytuacji lub tworzeniem/zmienianiem regulaminów pracy, skonsultuj się z prawnikiem.

Informacje o środkach podejmowanych przez naszą kancelarię

Kancelaria prawna Monolis specjalizuje się w IT, a w szczególności w prawie internetowym. Oferujemy wsparcie w tworzeniu instrukcji dla pracowników w szerokim tego słowa znaczeniu, takich jak pracownicy dorywczy czy kontraktowi, a także w tworzeniu wytycznych dotyczących korzystania z internetu i mediów społecznościowych przez pracowników. Uważamy, że jednym z kluczowych aspektów jest zapobieganie prawnym problemom i minimalizowanie obciążenia dla kluczowego personelu firmy. Szczegóły znajdują się poniżej.