Uwagi dotyczące korzystania z usług agentów aplikujących o dotacje i wyjaśnienie niezbędnych elementów umowy

Podczas prowadzenia firmy, możemy rozważać składanie wniosków o różnego rodzaju dotacje.

Dotacje to środki finansowe, które rząd lub samorządy lokalne przyznają częściowo do finansowania działań przedsiębiorców zgodnych z celami polityki, w celu ich realizacji.

Dotacje są zasadniczo bezzwrotne, co stanowi ogromną pomoc dla płynności finansowej firmy.

Jednakże, dotacje nie są dostępne dla każdego, kto składa wniosek. Wnioski o dotacje mają skomplikowane wymagania, a treść biznesu składającego wniosek o dotację, zgodnie z tymi wymaganiami, musi być jasno opisana i złożona w dokumentach aplikacyjnych.

Ze względu na duży objętość dokumentów dotyczących wniosków o dotacje, przygotowanie wniosku podczas wykonywania codziennych obowiązków firmy może być znacznym obciążeniem. Dlatego też, często zdarza się, że firmy zlecają przygotowanie wniosków o dotacje zewnętrznym konsultantom.

W związku z tym, dla firm zlecających przygotowanie wniosków o dotacje zewnętrznym konsultantom, omówimy kwestie, na które należy zwrócić uwagę przy zawieraniu umowy konsultingowej dotyczącej przygotowania wniosków o dotacje.

Procedura wnioskowania o dofinansowanie

Dofinansowanie, jak wyjaśniliśmy na początku, to system, który pokrywa część niezbędnych kosztów, aby wspierać działania przedsiębiorców zgodnie z celami politycznymi kraju i samorządów lokalnych.

Głównie Ministerstwo Gospodarki, Przemysłu i Technologii zajmuje się wieloma formami dofinansowania.

Podczas składania wniosku o dofinansowanie, konieczne jest uzyskanie najnowszych informacji o naborze i określonych formularzy wniosków, a następnie złożenie dokumentów do sekretariatu na czas, aby zdążyć przed terminem składania wniosków o dofinansowanie.

Następnie sekretariat ocenia wniosek o dofinansowanie i decyduje, czy go przyjąć, czy nie.

Należy przeprowadzić działania objęte dofinansowaniem po decyzji o przyjęciu.

Ponadto, dofinansowanie nie jest natychmiast wypłacane firmie po jego przyjęciu.

Firmy, które otrzymały dofinansowanie, muszą najpierw ponieść wszystkie koszty, a następnie zgłosić realizację projektu itp., aby otrzymać dofinansowanie.

Zazwyczaj dofinansowanie ma pewien limit budżetowy, więc nie wszystkie wnioski są akceptowane.

Na przykład, popularne wśród przedsiębiorców “dofinansowanie do produkcji” ma stopę akceptacji na poziomie około 50%.

W związku z tym, wiele firm zleca profesjonalnym konsultantom przygotowanie wniosków o dofinansowanie, aby zwiększyć szanse na ich przyjęcie.

Warto również wspomnieć, że istnieje coś podobnego do dofinansowania, mianowicie “dotacje”. Dotacje, podobnie jak dofinansowanie, są przyznawane przez kraj i samorządy lokalne, a ich zwrot nie jest wymagany. Różnica między dofinansowaniem a dotacjami polega na tym, że dotacje są zasadniczo przyznawane, jeśli spełnione są określone warunki. Ponadto, głównym rodzajem dotacji są te związane z zatrudnieniem, które są pod nadzorem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej.

Kogo poprosić o pomoc w składaniu wniosków o dofinansowanie?

Jeśli zdecydujesz się na zlecenie składania wniosków o dofinansowanie, kogo powinieneś poprosić o pomoc? Mówiąc wprost, nie ma specjalnych kwalifikacji wymaganych do składania wniosków o dofinansowanie. Z tego powodu, jest wielu agentów, którzy nazywają siebie konsultantami ds. wniosków o dofinansowanie.

Jednakże, wydaje się, że często osoby posiadające kwalifikacje konsultanta, takie jak certyfikowany doradca dla małych i średnich przedsiębiorstw, zajmują się składaniem wniosków o dofinansowanie.

Ponadto, wydaje się, że wielu doradców podatkowych i biegłych rewidentów również prowadzi konsultacje dotyczące wniosków o dofinansowanie.

Mówi się, że istnieją pewne kluczowe punkty do napisania wniosku o dofinansowanie. Dlatego, jeśli zdecydujesz się na zlecenie składania wniosków o dofinansowanie, warto skonsultować się z konsultantem, który ma bogate doświadczenie w tej dziedzinie.

Co więcej, opłata za składanie wniosków o dofinansowanie zazwyczaj składa się z dwóch części: opłaty wstępnej i premii za sukces.

W takim przypadku, opłata wstępna wynosi zazwyczaj od 10 do 15 tysięcy jenów, a premia za sukces to około 10% kwoty przyznanej. Dlatego, jeśli opłata jest znacznie wyższa niż ta, warto rozważyć, czy warto zlecić składanie wniosku.

Umowa konsultingowa dotycząca wnioskowania o dofinansowanie

W przypadku zlecenia zewnętrznemu podmiotowi wnioskowania o dofinansowanie, konieczne jest sporządzenie i podpisanie umowy o świadczenie usług konsultingowych. W tym artykule szczegółowo omówimy punkty, na które należy zwrócić uwagę przy sprawdzaniu umowy konsultingowej.

W poniższym szablonie umowy, “Strona A” oznacza firmę zlecającą wnioskowanie o dofinansowanie, a “Strona B” oznacza konsultanta, który wykonuje wnioskowanie o dofinansowanie.

Podczas tworzenia rzeczywistej umowy, zamiast korzystać z poniższych przykładowych klauzul jako szablonu, należy dostosować je do rzeczywistych okoliczności stron.

Szczegółowe informacje na temat zawartości standardowej umowy o świadczenie usług można znaleźć również w poniższym artykule.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Klauzula dotycząca zakresu usług

Artykuł ○ (Zakres usług)
Strona A zleca Stronie B wykonanie poniższych usług (zwanych dalej “Usługami”), a Strona B przyjmuje to zlecenie.
(1) Przygotowanie wniosku o dofinansowanie na rok ○○ (rok gregoriański) i innych niezbędnych dokumentów
(2) Usługi towarzyszące wynikające z wykonania usług określonych w poprzednim punkcie

Centralną klauzulą w umowie konsultingowej jest ta dotycząca zakresu usług konsultingowych. Tutaj sprawdzamy, czy zakres i charakter usług są jasno określone. Konkretnie, punktem kluczowym jest jasne określenie, które wnioski o dofinansowanie są zlecone.

Dofinansowanie jest zazwyczaj określane przez rok, w którym jest oferowane, i nazwę dofinansowania. Dlatego należy sprawdzić, czy nazwa dofinansowania itp. jest poprawna, porównując ją z ogłoszeniem o naborze dofinansowania przez kraj lub samorząd lokalny.

Klauzula dotycząca wynagrodzenia

Artykuł ○ (Wynagrodzenie)
Wynagrodzenie za Usługi jest ustalane jak poniżej.
(1) Opłata wstępna
Strona A płaci Stronie B opłatę wstępną w wysokości ○○ zł (z podatkiem VAT).
(2) Wynagrodzenie za sukces
Jeżeli wniosek o dofinansowanie złożony w ramach Usług zostanie przyjęty, Strona A płaci Stronie B ○○% (z podatkiem VAT) kwoty przyznanego dofinansowania.

Klauzula dotycząca wynagrodzenia za usługi jest równie ważna jak klauzula dotycząca zakresu usług. Jak wcześniej wspomniano, wynagrodzenie za wnioskowanie o dofinansowanie zazwyczaj składa się z opłaty wstępnej i wynagrodzenia za sukces.

Dlatego, jako firma zlecająca wnioskowanie o dofinansowanie, musisz sprawdzić, czy metoda obliczania i kwota wynagrodzenia są jednoznacznie określone w umowie konsultingowej.

Ponadto, jeśli umowa określa opłaty lub koszty, które firma musi ponieść oprócz opłaty wstępnej i wynagrodzenia, należy dokładnie sprawdzić treść tych kosztów, aby uniknąć problemów.

W ostatnim czasie, ze względu na wzrost liczby konsultantów zajmujących się wnioskami o dofinansowanie, niektórzy konsultanci wydają się stosować system wynagrodzenia oparty wyłącznie na sukcesie, bez opłaty wstępnej.

Klauzula dotycząca podzlecania

Artykuł ○ (Podzlecenie)
(1) Jeżeli Strona B zamierza podzlecić Usługi osobie trzeciej, musi uzyskać uprzednią pisemną zgodę Strony A.
(2) Jeżeli Strona B podzleca Usługi osobie trzeciej na podstawie poprzedniego punktu, musi nałożyć na tę osobę trzecią obowiązki co najmniej równe obowiązkom, które sama ponosi na mocy niniejszej umowy.

Ze względu na to, że wnioski o dofinansowanie mają określone terminy składania wniosków co kilka miesięcy, konsultanci, którzy wykonują wnioskowanie o dofinansowanie, mają tendencję do skupiania się na pracy w określonym czasie.

W związku z tym, mogą oni podzlecić przygotowanie wniosków o dofinansowanie zewnętrznym współpracownikom.

Nawet w takim przypadku, strona zlecająca musi być w stanie stwierdzić, czy usługi są podzlecane. Dlatego w powyższym przykładowym artykule, warunkiem jest uzyskanie pisemnej zgody, zgodnie z punktem 1.

Jeżeli od początku wiadomo, że usługi będą podzlecane, można rozważyć dodanie do punktu 1 takiego sformułowania jak “Strona B może podzlecić Usługi ○○, a Strona A wyraża na to zgodę”.

Jako strona zlecająca, najlepiej jest, jeśli możliwe, uzyskać od konsultanta ujawnienie nazwy podwykonawcy.

Ponadto, dokumenty dotyczące wnioskowania o dofinansowanie zawierają informacje biznesowe o charakterze poufnym dla firmy. Dlatego nawet jeśli usługi są podzlecane zewnętrznemu wykonawcy, należy przynajmniej sprawdzić, czy na podwykonawcę nałożono minimalne obowiązki, takie jak zachowanie poufności.

Powyższy przykładowy artykuł zawiera ten cel w punkcie 2.

Klauzula dotycząca rozwiązania umowy

Artykuł ○ (Rozwiązanie umowy)
1. Strona A lub Strona B może rozwiązać niniejszą umowę, powiadamiając o tym na piśmie drugą stronę, jeżeli ta druga strona spełnia jeden z poniższych warunków:
(1) Narusza jakiekolwiek postanowienia niniejszej umowy
(2) Jej sytuacja kredytowa ulega pogorszeniu
(3) Istnieją inne powody, dla których nie jest możliwe osiągnięcie celu niniejszej umowy
2. Jeżeli Strona A odmówi odbioru dofinansowania po jego przyznaniu, lub jeżeli Strona A nie jest w stanie otrzymać dofinansowania z powodu niewykonania projektu, niniejsza umowa nie może być rozwiązana.

Pierwszy punkt przykładowego artykułu to standardowa klauzula dotycząca rozwiązania umowy. Szczególnie problematyczny w przypadku zlecania wnioskowania o dofinansowanie jest drugi punkt przykładowego artykułu. Wynagrodzenie za sukces w przypadku wnioskowania o dofinansowanie zazwyczaj jest naliczane w momencie przyznania dofinansowania.

Jednakże, rzeczywiste otrzymanie dofinansowania przez firmę-klienta jest możliwe dopiero po wykonaniu projektu, który został przyznany. Zgodnie z drugim punktem przykładowego artykułu, nawet jeśli klient nie jest w stanie rzeczywiście otrzymać dofinansowania z powodu swoich okoliczności po przyznaniu dofinansowania, wynagrodzenie za sukces jest naliczane.

Jeżeli klient nie podjął działań niezbędnych do otrzymania dofinansowania po jego przyznaniu, nie jest to odpowiedzialność konsultanta, więc taka klauzula jest nieunikniona.

Klauzule ogólne

Oprócz powyższych przykładowych klauzul, w umowie są zazwyczaj określone klauzule ogólne.

Przykładowe klauzule ogólne obejmują klauzule dotyczące odpowiedzialności za odszkodowanie, klauzule dotyczące sądu właściwego w przypadku sporu z drugą stroną, klauzule dotyczące obowiązku zachowania poufności, itp.

Z tych, w przypadku wnioskowania o dofinansowanie, firma dostarcza konsultantowi informacje o wysokim stopniu poufności, takie jak plany biznesowe i informacje finansowe, dlatego klauzula dotycząca obowiązku zachowania poufności jest bardzo ważna. Istnieje ryzyko, że firma poniesie straty, jeśli informacje te wyciekły do konkurencji.

Obowiązek zachowania poufności może być określony w umowie konsultingowej, ale ze względu na jego ważność, często sporządza się osobną umowę o zachowaniu poufności, znaną jako NDA.

Szczegółowe informacje na temat umowy o zachowaniu poufności (NDA) można znaleźć w poniższym artykule.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-nondisclosure-agreement[ja]

Podsumowanie

Umiejętne wykorzystanie zewnętrznych konsultantów do uzyskania dofinansowania może przynieść firmie znaczne korzyści.

W przypadku zlecania zewnętrznym firmom zadań związanych z wnioskowaniem o dofinansowanie, zawsze należy zawrzeć umowę.

Szczególną uwagę należy zwrócić na treść umowy, zwłaszcza w zakresie zakresu prac i wynagrodzenia, ponieważ to są obszary, w których najczęściej dochodzi do problemów. Jeśli masz wątpliwości co do treści umowy, możesz skonsultować się i uzyskać poradę od prawnika specjalizującego się w prawie korporacyjnym.

Informacje o środkach podejmowanych przez naszą kancelarię

Jak wspomniano powyżej, przy bezpiecznym korzystaniu z usług pośrednictwa w uzyskiwaniu dotacji niezbędne jest sporządzenie umowy.

Kancelaria prawna Monolith to firma specjalizująca się w prawie IT, a w szczególności w prawie internetowym. W naszej kancelarii sporządzamy i przeglądamy umowy dla różnych spraw, od firm notowanych na pierwszym rynku Giełdy Papierów Wartościowych w Tokio (Tokyo Stock Exchange Prime) do startupów.

Jeśli masz problemy z umową, zapoznaj się z poniższym artykułem.