Przekształcenie zleconych zadań w pracę zdalną. Treści niezbędne do zawarcia nowej umowy (protokołu).

W wyniku wpływu nowego koronawirusa, “praca zdalna” nagle zyskała na popularności. Wraz ze wzrostem liczby usług internetowych i darmowych narzędzi do pracy z domu, oczekuje się, że praca zdalna będzie nadal się rozszerzać.

Jednakże, gdy firma zlecająca pracę wykonuje zlecane zadania zdalnie w ramach umowy o zlecenie między firmami, konieczne jest zawarcie nowego kontraktu (porozumienia).

W tym artykule szczegółowo omówimy każdy punkt porozumienia dotyczącego wykonywania zleconych zadań zdalnie w ramach umowy o zlecenie.

Porozumienie omówione w tym artykule to dokument, który jest zawierany, gdy strony chcą wprowadzić pewne zmiany lub dodatki do treści klauzul umowy, którą już zawarły. W tym przypadku, przedstawiamy go jako dokument do wprowadzania dodatków, takich jak “porozumienie dotyczące wykonywania zadań zdalnie”, do oryginalnej umowy, która już została zawarta.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Opis na początku notatki

【Notatka】
Spółka Akcyjna ●● (zwana dalej “Stroną A”.) oraz Spółka Akcyjna ●● (zwana dalej “Stroną B”.) uzgodniły, że w dniu ●● roku ●● miesiąca ●● zawierają umowę o zlecenie (zwana dalej “Umową pierwotną”.) i w związku z tym zawierają niniejszą notatkę (zwana dalej “Niniejszą Notatką”.).

Na początku notatki, musisz określić, do której umowy, już zawartej między stronami, odnosi się niniejsza notatka. Dlatego, jak w podanym przykładzie, podajemy datę zawarcia umowy pierwotnej i jej nazwę, aby określić, do której umowy pierwotnej odnosi się notatka.

Klauzula dotycząca celu

Artykuł 1 (Cel)
Ten memorandum ma na celu zapewnienie płynnego wykonania zleconych zadań (zwanych dalej “zadaniem”) przez pracowników odpowiedzialnych za wykonanie zadań w ramach umowy o świadczenie usług w ich domach, w celu zapobiegania rozprzestrzenianiu się nowego koronawirusa. Określa podstawowe kwestie związane z wykonaniem zadania.

Klauzula dotycząca celu opisuje cel zawarcia memorandum. W tym przypadku memorandum jest zawierane w celu zapobiegania rozprzestrzenianiu się nowego koronawirusa, co jest zaznaczone w treści.

W przykładowych klauzulach tego memorandum zakłada się, że pracownik odpowiedzialny za wykonanie zadań w ramach umowy o świadczenie usług wykonuje te zadania w swoim domu. W zależności od przypadku, może być konieczne zmienienie treści opisującej sposób wykonania zadania.

Klauzule dotyczące pracy zdalnej

Artykuł 2 (Praca zdalna)
Praca zdalna oznacza, że osoba odpowiedzialna za wykonanie zleconych zadań pracuje w swoim domu, korzystając z różnych linii sieciowych, wyposażenia i urządzeń udostępnionych lub wypożyczonych do realizacji tych zadań (zwanych dalej “wypożyczonym wyposażeniem itp.”) oraz wyposażenia i urządzeń, które posiada.

W umowie mogą być zawarte definicje poszczególnych terminów, a w przykładzie klauzuli podana jest definicja “pracy zdalnej”. Zawartość może być modyfikowana w zależności od charakteru pracy i używanego sprzętu czy urządzeń.

Definicja jest podana celowo, aby jasno określić znaczenie pracy zdalnej przewidywane przez strony umowy i zapobiec konfliktom wynikającym z różnic w rozumieniu. Praca zdalna jest kluczowym elementem tej umowy, dlatego ma sens definiowanie tego terminu, nawet jeśli jest on powszechnie używany.

Postanowienia dotyczące wdrożenia pracy zdalnej

Artykuł 3 (Wdrożenie pracy zdalnej)
1. Druga strona, na żądanie pierwszej strony, zobowiązuje się do przestrzegania poniższych zasad podczas wykonywania pracy zdalnej:
1) Dni i godziny wykonywania głównych zadań są zasadniczo zgodne z dniem roboczym i godzinami pracy określonymi przez pierwszą stronę.
2) Druga strona zobowiązuje się do natychmiastowego zgłaszania “rozpoczęcia pracy”, “zakończenia pracy”, “rozpoczęcia i zakończenia przerw i przemieszczeń” jako raportów z pracy.
2. Wszystkie koszty związane z pracą zdalną drugiej strony (w tym koszty energii i komunikacji, ale nie tylko) są pokrywane przez drugą stronę.
3. Pierwsza strona zobowiązuje się do powiadomienia drugiej strony z wyprzedzeniem, gdy okres wdrożenia pracy zdalnej dobiega końca.

Ten artykuł szczegółowo określa datę, godzinę, treść raportów i pokrywanie kosztów przez pracowników drugiej strony podczas wykonywania pracy zdalnej, a także powiadamianie o zakończeniu okresu wdrożenia pracy zdalnej.

W powyższym artykule 3, punkt 1, mówi się “na żądanie pierwszej strony”, ale można również rozważyć sytuację, w której druga strona wyraża takie życzenie. W zależności od potrzeb, można rozważyć określenie warunków wdrożenia pracy zdalnej w innej treści niż powyższy przykład.

Ponadto, można rozważyć dodanie “treści pracy” do “raportów z pracy” w punkcie 2 artykułu 3 powyższego przykładu, w zależności od potrzeb. W pracy zdalnej, treść pracy wykonanej przez wykonawcę jest trudna do zobaczenia, co może prowadzić do konfliktów, czy praca została wykonana czy nie. W celu uniknięcia takich problemów, istotne jest określenie raportowania treści pracy jako “raporty z pracy”. Aby uniknąć późniejszych problemów między stronami, ważne jest, aby dokładnie omówić, które kwestie powinny być zgłaszane.

Klauzula dotycząca obsługi sprzętu udostępnionego na zasadzie pożyczki

Artykuł 4 (Obsługa sprzętu udostępnionego na zasadzie pożyczki)
1. Druga strona, po przeprowadzeniu niezbędnej inspekcji, używa sprzętu udostępnionego na zasadzie pożyczki, przechowując i zarządzając nim z należytą starannością dobrego administratora. Jeżeli pierwsza strona ustali dodatkowe zasady dotyczące sprzętu udostępnionego na zasadzie pożyczki, druga strona przechowuje i zarządza nim zgodnie z tymi zasadami.
2. Druga strona nie przekazuje, podnajmuje, przenosi posiadanie, dostarcza zabezpieczenia ani nie używa sprzętu udostępnionego na zasadzie pożyczki w celach innych niż przewidziane.
3. Druga strona, po zakończeniu zadania lub na żądanie pierwszej strony, zwraca pierwszej stronie wszelkie materiały (w tym kopie i duplikaty) udostępnione przez pierwszą stronę.
4. Jeżeli sprzęt udostępniony na zasadzie pożyczki zostanie zniszczony lub uszkodzony z winy drugiej strony, lub jeżeli jego zwrot stanie się niemożliwy (w tym w przypadku kradzieży lub zagubienia), druga strona niezwłocznie informuje o tym pierwszą stronę, na przykład telefonicznie, a następnie dostarcza szczegółowe informacje na piśmie i postępuje zgodnie z instrukcjami pierwszej strony. W takim przypadku, pierwsza strona może żądać od drugiej strony odszkodowania, a sposób i kwotę odszkodowania ustala się po konsultacjach między stronami.

Ta klauzula określa, jak strona zobowiązana powinna zarządzać sprzętem udostępnionym na zasadzie pożyczki podczas wykonywania zadań, jakie są jej obowiązki dotyczące ostrożności, jakie działania powinna podjąć i jakie są jej obowiązki odszkodowawcze w przypadku utraty lub uszkodzenia sprzętu.

Zawartość sprzętu udostępnionego na zasadzie pożyczki może się różnić, ale na przykład, jeżeli strona zobowiązana zgubi dokumenty strony zlecającej, można przewidzieć, że strona zlecająca poniesie szkody, jeżeli treść tych dokumentów wycieknie na zewnątrz. Ponieważ pracownicy strony zobowiązanej wykonują swoje zadania w prywatnym miejscu, jakim jest dom, można powiedzieć, że potrzebują większej świadomości dotyczącej zarządzania sprzętem udostępnionym na zasadzie pożyczki, niż gdyby wykonywali swoje zadania w biurze lub wyznaczonym miejscu. Dlatego też, dla sprzętu udostępnionego na zasadzie pożyczki, ustanowiliśmy niezależną klauzulę.

Postanowienia dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa

Artykuł 5 (Zapewnienie bezpieczeństwa)
1. Druga strona zobowiązuje się do zapewnienia bezpieczeństwa środowiska połączenia i sprzętu udostępnionego, a także do zapobiegania nieautoryzowanemu dostępowi do obszaru, w którym wykonywane są prace, utracie sprzętu udostępnionego, infekcji wirusem komputerowym itp.
2. W przypadku jakiegokolwiek incydentu, druga strona musi natychmiast zgłosić to pierwszej stronie.

W tym artykule określono obowiązek drugiej strony do podjęcia działań w celu zapobiegania szkodom związanym z bezpieczeństwem środowiska sprzętowego i sieciowego podczas wykonywania zadań, a także obowiązek zgłoszenia w przypadku wystąpienia szkód. Jest to konieczne, ponieważ poziom bezpieczeństwa w pracy zdalnej może być niższy niż w przypadku wykonywania zadań w biurze lub wyznaczonym miejscu drugiej strony. Na przykład, może zdarzyć się, że komputer pracownika drugiej strony, na którym wykonywane są zadania, nie ma zainstalowanego oprogramowania zabezpieczającego, a ryzyko włamania do domu pracownika drugiej strony jest ogólnie większe niż ryzyko włamania do biura drugiej strony. W zależności od potrzeb, można rozważyć zwiększenie poziomu obowiązków drugiej strony w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa, a także określenie konkretnych wymagań dotyczących zapewnienia bezpieczeństwa ze strony zlecającego.

Podsumowanie

W tym artykule omówiliśmy memorandum dotyczące umowy o zlecenie, która zezwala na pracę zdalną. Droga do zakończenia pandemii nowego koronawirusa jest niepewna, ale firmy muszą nadal zwracać uwagę na stan zdrowia swoich pracowników i pokonać ten trudny okres.

Jeśli obecnie rozważasz wprowadzenie pracy zdalnej i masz obawy lub niepokoje dotyczące sposobu pracy związanej z pracą zdalną dla poszczególnych projektów, lub sposobu zapisywania umów, zalecamy skonsultowanie się z prawnikiem o bogatej wiedzy specjalistycznej.

Informacje o tworzeniu i przeglądaniu umów przez naszą kancelarię

W kancelarii prawnej Monolis, jako prawnicy specjalizujący się w prawie IT, internetowym i biznesowym, oferujemy nie tylko usługi na zlecenie, ale także tworzenie i przeglądanie różnych umów dla naszych stałych klientów i firm klientów.

Jeśli jesteś zainteresowany, zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami poniżej.