Czym są regulacje Prawa o Zapobieganiu Przenoszeniu Dochodów z Przestępstw (Japanese Act on Prevention of Transfer of Criminal Proceeds) w transakcjach bezpośrednich, takich jak odbieranie poczty?

Zwracanie uwagi na zgodność z prawem podczas prowadzenia działalności gospodarczej stało się oczywistością dla firm. Szczególną uwagę zwraca się na “Ustawę o zapobieganiu przenoszeniu dochodów z przestępstw” (japońska: 犯罪収益移転防止法). Jak sama nazwa wskazuje, celem tej ustawy jest “zapobieganie” “przenoszeniu” “dochodów” uzyskanych z “przestępstw”. W ramach tej ustawy, dla pewnych transakcji o wysokim ryzyku wykorzystania do prania pieniędzy, nakłada się na przedsiębiorców obowiązek weryfikacji tożsamości kontrahenta. Na przykład, wymóg przedstawienia dokumentów potwierdzających tożsamość przy otwieraniu konta w instytucji finansowej jest odpowiedzią na Ustawę o zapobieganiu przenoszeniu dochodów z przestępstw.

Wielu ludzi może myśleć, że to prawo nie ma z nimi nic wspólnego, ale nie zawsze tak jest. Nawet jeśli nie uczestniczysz bezpośrednio w działaniach przestępczych, możesz nieświadomie przyczynić się do prania pieniędzy, na przykład poprzez kupno lub sprzedaż konta bankowego. Dlatego zakazane jest przenoszenie, otrzymywanie, wydawanie, dostarczanie itp. książeczek oszczędnościowych i kart płatniczych (art. 28 Ustawy o zapobieganiu przenoszeniu dochodów z przestępstw).

W obliczu globalizacji i coraz bardziej wyrafinowanych metod prania pieniędzy, nie tylko pracownicy instytucji finansowych, ale także zwykli biznesmeni muszą dobrze zrozumieć przepisy Ustawy o zapobieganiu przenoszeniu dochodów z przestępstw.

Ustawa o zapobieganiu przenoszeniu dochodów z przestępstw dotyczy nie tylko transakcji finansowych, ale także usług odbierania przesyłek pocztowych. Może to dotyczyć firm oferujących skrzynki pocztowe, biura do wynajęcia czy wirtualne biura.

Ostatnio coraz częściej transakcje są finalizowane online. W takich transakcjach nieosobistych problemem jest, jak przeprowadzić weryfikację tożsamości na podstawie Ustawy o zapobieganiu przenoszeniu dochodów z przestępstw.

W związku z tym, dla firm oferujących usługi odbierania przesyłek pocztowych i inne, wyjaśnimy regulacje wynikające z Ustawy o zapobieganiu przenoszeniu dochodów z przestępstw oraz weryfikację tożsamości w transakcjach nieosobistych.

Ustawa o zapobieganiu przenoszeniu dochodów z przestępstw (japońska Ustawa o zapobieganiu przenoszeniu dochodów z przestępstw) a usługi odbioru przesyłek pocztowych

Ustawa o zapobieganiu przenoszeniu dochodów z przestępstw (japońska Ustawa o zapobieganiu przenoszeniu dochodów z przestępstw) została wprowadzona w odpowiedzi na międzynarodowe wezwanie do zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Ustawa ta nakłada na “określone podmioty gospodarcze”, jak zdefiniowane w ustawie, obowiązek weryfikacji tożsamości podczas transakcji.

Jednym z “określonych podmiotów gospodarczych” w ramach Ustawy o zapobieganiu przenoszeniu dochodów z przestępstw są usługi odbioru przesyłek pocztowych. Konkretnie, dotyczy to podmiotów gospodarczych, które świadczą usługi spełniające następujące wymagania:

• Klient ma zgodę na korzystanie z własnego miejsca zamieszkania lub biura jako miejsca odbioru przesyłek pocztowych
• Odbierają przesyłki pocztowe adresowane do klienta w jego imieniu
• Przekazują otrzymane przesyłki pocztowe klientowi

Na przykład, w przypadku usług biur wynajmowanych lub wirtualnych, które odbierają przesyłki pocztowe adresowane do klienta w jego imieniu, są one objęte zakresem Ustawy o zapobieganiu przenoszeniu dochodów z przestępstw jako usługi odbioru przesyłek pocztowych.

Ponadto, istnieją usługi, które umożliwiają klientom odbieranie przesyłek dostarczanych do nich poprzez skrzynki wynajmowane w sklepach supermarketów lub sklepach convenience. Takie usługi mogą również być uznane za usługi odbioru przesyłek pocztowych.

W ten sposób, zakres stosowania Ustawy o zapobieganiu przenoszeniu dochodów z przestępstw jest dość szeroki. Dlatego ważne jest, aby właściwie ocenić, czy usługi świadczone przez Twoją firmę podlegają tej ustawie.

Co to jest weryfikacja tożsamości w ramach Japońskiej Ustawy o Zapobieganiu Przestępczym Przepływom Dochodów (Act on Prevention of Transfer of Criminal Proceeds)

Podmioty prowadzące działalność gospodarczą, które podlegają Japońskiej Ustawie o Zapobieganiu Przestępczym Przepływom Dochodów, są zobowiązane do przeprowadzenia weryfikacji tożsamości podczas transakcji. Poniżej przedstawiamy listę informacji, które muszą być potwierdzone przez podmioty podczas transakcji z klientem:

• Dane identyfikacyjne (nazwa, lokalizacja głównej siedziby lub głównego miejsca prowadzenia działalności)
• Dane identyfikacyjne przedstawiciela (imię i nazwisko, adres, data urodzenia)
• Uprawnienia do przeprowadzania transakcji przez przedstawiciela
• Cel transakcji
• Rodzaj prowadzonej działalności (w przypadku osób fizycznych, zawód)
• Jeżeli istnieje rzeczywisty beneficjent, dane identyfikacyjne rzeczywistego beneficjenta
• W przypadku transakcji o wysokim ryzyku, informacje o majątku i dochodach

Termin “przedstawiciel” odnosi się do przedstawiciela korporacyjnego, osoby odpowiedzialnej za transakcję, pełnomocnika itp.

Z kolei “transakcje o wysokim ryzyku” odnoszą się do następujących transakcji:

• Transakcje z klientami, którzy zostali zweryfikowani podczas poprzednich umów
• Transakcje, w których istnieje podejrzenie, że osoba udaje przedstawiciela
• Transakcje z klientami, którzy mogli podać fałszywe informacje podczas weryfikacji w ramach poprzednich umów
• Transakcje z osobami mieszkającymi lub przebywającymi w Iranie lub Korei Północnej
• Transakcje z zagranicznymi PEPs (osobami pełniącymi ważne funkcje publiczne, ich rodzinami, korporacjami, które są rzeczywiście kontrolowane przez te osoby lub ich rodziny)

Przypadki, w których wymagane jest uproszczone potwierdzenie tożsamości

Jeżeli klient, z którym prowadzisz transakcje, kwalifikuje się jako “państwo itp.”, obowiązek potwierdzenia tożsamości jest uproszczony. “Państwo itp.” obejmuje następujące podmioty (zgodnie z art. 4 ust. 5 Japońskiej Ustawy o Zapobieganiu Przestępczym Przychodom (Act on Prevention of Transfer of Criminal Proceeds)):

• Państwo
• Samorząd lokalny
• Stowarzyszenia lub organizacje bez osobowości prawnej
• Spółki publiczne itp.

W przypadku spółek publicznych i podobnych, choć mogłoby się wydawać, że nie są one zawarte w terminie “państwo” używanym w przepisach prawnych, należy zachować ostrożność. Podczas prowadzenia transakcji z powyższymi podmiotami lub organizacjami, wystarczy przeprowadzić następujące potwierdzenie tożsamości:

Metody weryfikacji w transakcjach niewymagających bezpośredniego kontaktu

W przypadku transakcji niewymagających bezpośredniego kontaktu, takich jak zawieranie umów online, pojawia się problem dotyczący sposobu przeprowadzania weryfikacji tożsamości zgodnie z japońskim prawem o zapobieganiu przenoszeniu dochodów z przestępstw.

Istnieje kilka metod, ale poniżej przedstawiamy szczególnie zalecane metody weryfikacji online dla firm IT.

Metody weryfikacji danych identyfikacyjnych podmiotu

W przypadku transakcji z ogólnymi klientami, jednym z elementów do sprawdzenia są dane identyfikacyjne podmiotu. Jako metodę weryfikacji danych identyfikacyjnych podmiotu online, można wykorzystać certyfikat elektroniczny oparty na japońskim prawie o podpisie elektronicznym.

Konkretnie, można otrzymać od reprezentanta klienta, który jest podmiotem, certyfikat elektroniczny i informacje dotyczące określonych transakcji, które są weryfikowane za pomocą tego certyfikatu elektronicznego. Certyfikat elektroniczny systemu uwierzytelniania elektronicznego opartego na rejestracji handlowej jest tworzony przez rejestratora w biurze rejestracji.

Referencje: Ministerstwo Sprawiedliwości Japonii | Informacje o uzyskiwaniu certyfikatu elektronicznego[ja]

Metody weryfikacji danych identyfikacyjnych reprezentanta

Do weryfikacji danych identyfikacyjnych reprezentanta, który jest jednym z elementów do sprawdzenia podczas transakcji z klientem, online, istnieją dwie metody:

• Wykorzystanie certyfikatu elektronicznego wydanego przez certyfikowanego dostawcę usług uwierzytelniania opartego na japońskim prawie o podpisie elektronicznym
• Metoda odbioru przez aplikację (zdjęcie twarzy + przesyłanie zdjęcia dokumentu tożsamości)

Generalnie, dla klientów indywidualnych, metoda odbioru przez aplikację jest łatwiejsza do wykorzystania. Konkretnie, weryfikacja jest przeprowadzana w następujący sposób:

1. Zezwolenie klientowi na korzystanie z oprogramowania dostarczanego przez określonego dostawcę usług
2. Zachęcanie klienta do zrobienia zdjęcia swojej twarzy i zdjęcia dokumentu tożsamości z fotografią
3. Natychmiastowe przesłanie tych informacji obrazowych do firmy lub podmiotu powierniczego
4. W firmie lub podmiotu powierniczego, sprawdzenie, czy dokument tożsamości jest prawdziwy i czy otrzymane zdjęcie nie jest zdjęciem twarzy lub zdjęciem dokumentu tożsamości wykonanym w przeszłości

Ważne jest, aby pamiętać, że w metodzie odbioru przez aplikację, musisz użyć oprogramowania dostarczanego przez określonego dostawcę usług do przesyłania zdjęć. Innymi słowy, nie jest dozwolone przesyłanie zdjęć wykonanych przez klienta za pomocą e-maila itp.

Ponadto, przy sprawdzaniu, czy dokument tożsamości jest prawdziwy, należy sprawdzić, czy nie ma nic niezwykłego w kształcie itp., które można wykryć z obrazu dokumentu tożsamości.

Weryfikacja, czy otrzymane zdjęcie nie jest zdjęciem twarzy lub zdjęciem dokumentu tożsamości wykonanym w przeszłości, może obejmować na przykład pokazanie klientowi losowych liczb itp. podczas weryfikacji danych identyfikacyjnych, a następnie zmuszenie klienta do zrobienia zdjęcia twarzy lub dokumentu tożsamości z papierem z tymi liczbami itp. i natychmiastowe otrzymanie przesyłki.

W przypadku otrzymywania i przechowywania dokumentów tożsamości online, konieczne jest zachowanie ostrożności w celu zapobieżenia wycieku informacji. Szczegółowe omówienie przypadków wycieku informacji i odpowiednich działań znajduje się w poniższym artykule.

Powiązane artykuły: Zarządzanie kryzysowe i rola prawnika na przykładzie wycieku informacji w Capcom[ja]

Uprawnienia do transakcji reprezentanta

Tradycyjnie, weryfikacja uprawnień do transakcji reprezentanta polegała na sprawdzeniu, czy dany reprezentant jest zarejestrowany jako dyrektor z uprawnieniami do reprezentowania danego klienta za pomocą certyfikatu potwierdzającego wpis do rejestru.

Jednak ostatnio coraz częściej zdarza się, że umowy są zawierane online, nawet w przypadku transakcji między firmami. Jako metodę weryfikacji uprawnień do transakcji reprezentanta bez wymiany dokumentów, można zadzwonić, wysłać faks lub e-mail do siedziby głównej klienta lub biura sprzedaży, aby potwierdzić, że reprezentant jest na stanowisku związanym z transakcją w imieniu klienta.

Cel transakcji

Cel transakcji można potwierdzić poprzez rozmowę telefoniczną lub e-mail.

Rodzaj działalności

Metody potwierdzania rodzaju działalności przez telefon lub e-mail nie są akceptowane. Zazwyczaj rodzaj działalności jest potwierdzany poprzez uzyskanie certyfikatu potwierdzającego wpis do rejestru od klienta.

Dane identyfikacyjne rzeczywistego kontrolera

Rzeczywisty kontroler to osoba fizyczna, która faktycznie kontroluje klienta, który jest podmiotem. Na przykład, jeśli klientem jest spółka akcyjna, osoba fizyczna posiadająca więcej niż 25% ogólnej liczby praw do głosu jest zasadniczo rzeczywistym kontrolerem.

Jeśli istnieje rzeczywisty kontroler, potwierdza się jego dane identyfikacyjne, takie jak imię i nazwisko, adres i data urodzenia, poprzez otrzymanie deklaracji od reprezentanta.

Chyba że transakcja jest wysokiego ryzyka, nie ma potrzeby potwierdzania danych identyfikacyjnych rzeczywistego kontrolera za pomocą jego dokumentu tożsamości, wystarczy deklaracja od reprezentanta.

Podsumowanie: Regulacje dotyczące Prawa o zapobieganiu przenoszeniu dochodów z przestępstw w transakcjach bezpośrednich

Prawo o zapobieganiu przenoszeniu dochodów z przestępstw jest często zmieniane, a zakres regulacji stale się zwiększa. Ze względu na cel, jakim jest zapobieganie przestępstwom, głównym organem odpowiedzialnym za to prawo jest Agencja Policji, która wymaga bardzo ścisłego stosowania.

Z drugiej strony, obowiązek weryfikacji tożsamości według Prawa o zapobieganiu przenoszeniu dochodów z przestępstw jest skomplikowany i trudny do zrozumienia. Błędna interpretacja przepisów i brak odpowiedniej weryfikacji tożsamości może stanowić duże ryzyko dla firmy.

Dlatego, gdy konieczne jest przeprowadzenie weryfikacji tożsamości na podstawie Prawa o zapobieganiu przenoszeniu dochodów z przestępstw, zalecamy skonsultowanie się z adwokatem specjalizującym się w dziedzinie IT, aby dowiedzieć się, jakiego systemu należy użyć.

Informacje o środkach zapobiegawczych w naszej kancelarii

Kancelaria prawna Monolis specjalizuje się w IT, a w szczególności w prawie internetowym. W ostatnich latach, japońska ustawa o zapobieganiu przenoszeniu dochodów z przestępstw (Act on Prevention of Transfer of Criminal Proceeds) przyciąga coraz więcej uwagi, a potrzeba kontroli prawnej stale rośnie. Nasza kancelaria oferuje rozwiązania związane z tą ustawą. Szczegóły znajdują się w poniższym artykule.