Puncte de verificare în crearea unui contract de confidențialitate (NDA)

În tranzacțiile între companii, există adesea cazuri în care se solicită încheierea unui contract de confidențialitate, separat de contractul legat de tranzacție în sine. În domeniul IT, de exemplu, în dezvoltarea de sisteme, există multe ocazii în care se intră în contact cu secretele comerciale ale clientului, motiv pentru care se încheie adesea contracte de confidențialitate. Contractele de confidențialitate sunt relativ standardizate în cadrul contractelor, deci dacă organizezi o dată punctele cheie, acestea pot fi aplicate și la contractele de confidențialitate încheiate cu alte companii. Prin urmare, vom explica punctele de verificare ale contractului de confidențialitate.

Ce este un contract de confidențialitate

Un contract de confidențialitate este un acord încheiat cu scopul de a proteja informațiile cu un grad ridicat de confidențialitate, cum ar fi secretele comerciale sau informațiile personale, care sunt furnizate sau partajate între părțile contractante. Este adesea numit NDA, un acronim pentru Non Disclosure Agreement în engleză. Secretele comerciale sunt linia de viață a activităților corporative. Dacă secretele comerciale sunt divulgate către concurenți, acest lucru poate deveni o problemă majoră care afectează supraviețuirea companiei. În plus, este necesar să se încheie un contract de confidențialitate adecvat înainte de a aplica Legea japoneză privind prevenirea concurenței neloiale, în cazul în care secretele comerciale sunt divulgate. Detalii despre prevenirea concurenței neloiale și divulgarea secretelor comerciale sunt explicate în detaliu în articolul de mai jos.

https://monolith.law/corporate/trade-secrets-unfair-competition-prevention-act[ja]

În ceea ce privește informațiile personale, interesul social a crescut odată cu adoptarea Legii japoneze privind protecția informațiilor personale. Odată cu divulgarea informațiilor personale, companiile nu pot evita criticile sociale. Detalii despre Legea japoneză privind protecția informațiilor personale sunt explicate în detaliu în articolul de mai jos.

https://monolith.law/corporate/act-on-the-protection-of-personal-information-privacy-issues[ja]

Prin urmare, se poate spune că este important pentru companii să încheie contracte de confidențialitate cu scopul de a proteja informațiile secrete importante în desfășurarea activităților lor de afaceri. Exemple tipice de cazuri în care se încheie contracte de confidențialitate includ următoarele:

• Când este necesar ca clientul să furnizeze secrete comerciale sau informații personale către contractor în contracte precum cele de dezvoltare a sistemelor
• Când este necesar să se partajeze secretele comerciale ale părților contractante în cadrul due diligence-ului efectuat în etapele de examinare a fuziunilor și achizițiilor, inclusiv transferul de afaceri

Recent, totuși, din cauza creșterii criticii sociale față de divulgarea informațiilor personale, numărul de cazuri în care se solicită încheierea unui contract de confidențialitate, chiar și în afara scenariilor tipice menționate mai sus, a crescut. De asemenea, în ceea ce privește confidențialitatea, nu numai că se poate încheia un contract de confidențialitate separat de contractul referitor la tranzacția în sine, dar și clauzele de confidențialitate pot fi stabilite ca clauze generale în contractul de bază referitor la tranzacție.

Puncte de verificare pentru contractul de confidențialitate

Scopul dezvăluirii

Articolul ○ (Scopul dezvăluirii)
Partea A și Partea B își dezvăluie sau furnizează reciproc informații secrete cu scopul de a implementa și a examina ●● (denumit în continuare “Scopul acestui subiect”).

Se stabilește în mod concret scopul dezvăluirii informațiilor secrete. Deoarece contractul de confidențialitate este adesea încheiat în etapa preliminară a încheierii contractului legat de tranzacție în sine, descrierea scopului dezvăluirii tinde să fie abstractă. Cu toate acestea, este important să specificați cât mai mult posibil, cum ar fi “dezvoltarea sistemului ○○”, “transferul afacerii ○○ a Părții A”, “serviciul ○○ furnizat de Partea A către Partea B”. În această clauză, este important să clarificați scopul dezvăluirii informațiilor pentru a preveni utilizarea informațiilor secrete în afara scopului. Vom discuta mai detaliat despre utilizarea în afara scopului mai târziu. Deoarece furnizarea de informații secrete are loc adesea reciproc, dacă există chiar și o mică posibilitate de a furniza informații din partea companiei dvs., este mai sigur să specificați că informațiile sunt “dezvăluite reciproc”, așa cum este exemplificat în clauză. Cu toate acestea, dacă dezvăluirea informațiilor este clar unilaterală, este suficient să specificați “informațiile secrete dezvăluite de Partea A către Partea B”.

Domeniul informațiilor secrete

Articolul ○ (Informații secrete)
1. În acest contract, “informații secrete” se referă la informații tehnice, informații comerciale și alte informații care au fost dezvăluite de o parte la alta în acest contract, indiferent de mediul în care sunt stocate, cum ar fi documente, e-mailuri, suporturi de stocare electronică etc., și care sunt marcate explicit ca fiind secrete sau care trebuie păstrate secrete, într-o formă tangibilă, fie prin scris, fie prin alte mijloace. De asemenea, se referă la informațiile dezvăluite verbal, dacă la momentul dezvăluirii a fost anunțat că sunt secrete și dacă în termen de 30 de zile de la dezvăluire, a fost notificat în scris că sunt secrete și care este esența lor.
2. Informațiile următoare nu sunt incluse în informațiile secrete menționate mai sus:
(1) Informații pe care destinatarul le deținea deja la momentul dezvăluirii
(2) Informații pe care destinatarul le-a obținut în mod legitim de la terți fără a avea obligația de a le păstra secrete
(3) Informații pe care destinatarul le-a dezvoltat independent, fără a se baza pe informațiile furnizate de dezvăluitor
(4) Informații care au devenit publice, înainte sau după primire, fără a încălca acest contract

Clauza privind domeniul informațiilor secrete este extrem de importantă. Primul paragraf al exemplului de clauză limitează informațiile care sunt protejate la cele care au fost “dezvăluite explicit ca fiind secrete”. În tranzacții, informațiile care sunt dezvăluite reciproc pot fi diverse, iar dacă toate aceste informații ar trebui gestionate ca informații secrete, acest lucru ar reprezenta o sarcină mare pentru destinatarul informațiilor. Prin urmare, este obișnuit să se solicite o indicare explicită a secretului. Un aspect care poate deveni relativ problematic este dezvăluirea verbală a informațiilor secrete. Acest lucru se datorează faptului că este dificil de dovedit că informațiile au fost dezvăluite și că au fost indicate explicit ca fiind secrete. Deși partea care dezvăluie informațiile ar dori să includă și dezvăluirile verbale în domeniul protecției, partea care primește informațiile poate fi reticentă să includă dezvăluirile verbale, deoarece domeniul devine neclar.

Prin urmare, o soluție de compromis între cele două părți, așa cum este exemplificat în clauză, este de a include informațiile secrete dezvăluite verbal în domeniul protecției, dar de a solicita ca informațiile furnizate verbal să fie transpuse în scris într-o anumită perioadă de timp după dezvăluire. De asemenea, când partea care furnizează informațiile secrete le furnizează efectiv, se va indica explicit că sunt informații secrete prin imprimarea sau ștampilarea cuvântului “confidențial” pe document.
Al treilea paragraf al exemplului de clauză este o prevedere privind informațiile care sunt excluse din domeniul informațiilor secrete, și un conținut similar este stabilit în multe contracte de confidențialitate. (1) nu are secret, iar (2) (3) (4) sunt informații pentru care nu este rezonabil să se impună destinatarului informațiilor o obligație de confidențialitate.

Domeniul obligației de confidențialitate

Articolul ○ (Confidențialitate)
1. Partea care primește informațiile trebuie să păstreze toate documentele și suporturile media (inclusiv copiile acestora) referitoare la informațiile secrete dezvăluite de către partea care dezvăluie, cu atenția unui administrator bun.
2. Partea care primește informațiile nu trebuie să copieze documentele sau alte suporturi media referitoare la informațiile secrete fără consimțământul prealabil în scris al părții care dezvăluie.
3. Partea care primește informațiile poate dezvălui informațiile secrete directorilor și angajaților săi în măsura necesară pentru scopul acestui caz.
4. Când partea care primește informațiile dezvăluie aceste informații directorilor și angajaților săi, aceasta trebuie să se asigure că aceștia respectă obligația de confidențialitate stabilită în acest contract.

Acest articol stabilește obligația de a păstra informațiile primite ca fiind secrete și, alături de prevederile menționate anterior referitoare la domeniul informațiilor secrete, constituie nucleul contractului de confidențialitate. De exemplu, alineatul 2 interzice în principiu copierea suporturilor media pe care sunt înregistrate informațiile secrete, o prevedere necesară în special atunci când confidențialitatea informațiilor furnizate este deosebit de mare. Dacă se permite copierea liberă a suporturilor media pe care sunt înregistrate informațiile secrete, riscul de scurgere a acestor informații către exterior crește. Cu toate acestea, pentru partea care primește informațiile, obținerea consimțământului furnizorului de fiecare dată când este necesar să copieze documentele pe care sunt înregistrate informațiile, de exemplu pentru a împărtăși informațiile în cadrul companiei, poate fi complicat. În astfel de cazuri, se poate lua în considerare eliminarea alineatului 2 în sine sau, dacă nu, se poate specifica în contractul de confidențialitate situațiile în care se prevede crearea de copii și se poate stabili că se permite în mod general crearea de copii. Alineatele 3 și 4 sunt prevederi care presupun utilizarea informațiilor secrete de către angajații companiei care a primit informațiile secrete. Este de la sine înțeles că directorii și angajații care sunt responsabili vor utiliza informațiile secrete dezvăluite companiei, deci acestea sunt prevederi obligatorii. Cu toate acestea, nu toți angajații au nevoie să utilizeze informațiile secrete, așa că este important pentru partea care dezvăluie informațiile să adauge o limitare, cum ar fi “în măsura necesară pentru scopul acestui caz”, așa cum este exemplificat în prevederile articolului.

Interzicerea divulgării către terți

Articolul X (Interzicerea divulgării către terți)
1. Persoana care primește informațiile secrete nu trebuie să le divulge terților fără consimțământul prealabil în scris al divulgatorului. Cu toate acestea, aceasta nu se aplică în cazul în care divulgarea este necesară în conformitate cu legile sau la cererea unei autorități publice competente. În acest caz, persoana care primește informațiile trebuie să notifice imediat divulgatorul și să indice că informațiile secrete trebuie păstrate confidențiale atunci când le divulga autorităților.
2. În cazul în care informațiile secrete sunt divulgate terților cu consimțământul menționat în paragraful anterior, persoana care primește informațiile trebuie să încheie un acord de confidențialitate cu acești terți, cu aceleași condiții ca acest contract. Dacă terțul încalcă acordul de confidențialitate, se consideră că persoana care a primit informațiile a încălcat acest contract.

Partea care primește informațiile poate avea nevoie să consulte experți externi (avocați, contabili autorizați, consultanți fiscali, etc.) în legătură cu proiectul. În astfel de cazuri, paragraful 1 al acestui articol prevede că trebuie obținut consimțământul în scris al divulgatorului înainte de a face acest lucru. În cazul în care este necesar să se furnizeze informații secrete unui expert extern, cum ar fi în cazul unei tranzacții de fuziune și achiziție, este posibil să se stabilească de la început în acordul de confidențialitate că este permisă “divulgarea către avocați, contabili autorizați, consultanți fiscali, etc.” În special atunci când compania dvs. este partea care primește informațiile, este important să luați în considerare în ce măsură este posibil să fie necesar să furnizați informații terților și să evaluați dacă clauzele sunt rezonabile și dacă este necesar să le modificați.

De asemenea, excepția menționată în paragraful 1 permite divulgarea informațiilor secrete în cazul în care există o cerere de divulgare din partea unei autorități publice. Un scenariu tipic ar fi atunci când partea care primește informațiile primește o ordonanță de prezentare a documentelor care conțin informații secrete de la un tribunal. Deoarece nerespectarea unei astfel de ordonanțe poate duce la sancțiuni pecuniare, este necesar să se ridice interdicția de divulgare a informațiilor către terți. Cu toate acestea, nu toate informațiile secrete, cum ar fi secretele tehnice sau de afaceri, sunt supuse unei ordonanțe de prezentare a documentelor de la un tribunal, deci nu este obligatoriu să se respecte o astfel de ordonanță pentru toate informațiile secrete. Dacă furnizați informații fără a fi obligat să o faceți, există posibilitatea să fiți considerat în încălcare a acordului de confidențialitate, deci este important să fiți precaut. În ceea ce privește paragraful 2, este obișnuit ca, atunci când se divulga informații secrete către terți, să se impună acestora o obligație de confidențialitate similară.

Interzicerea utilizării în afara scopului

Articolul X (Interzicerea utilizării în afara scopului)
Destinatarul trebuie să utilizeze informațiile secrete numai în scopul acestui caz și nu trebuie să le utilizeze în niciun alt scop decât acesta.

Dacă destinatarul poate utiliza informațiile secrete indiferent de scop, riscul de scurgere a informațiilor secrete crește. Prin urmare, este de la sine înțeles că utilizarea în afara scopului este interzisă. Pentru ca clauza care interzice utilizarea în afara scopului să aibă sens, este necesar ca scopul divulgării informațiilor secrete să fie clar definit, așa cum a fost stipulat în clauza privind scopul divulgării menționată anterior. Reglementările privind scopul divulgării sunt ușor de omis, așa că este necesar să fiți atenți și să le verificați.

Netransferabilitatea drepturilor și negarea garanțiilor

Articolul ○ (Netransferabilitatea drepturilor și negarea garanțiilor)
1. Părțile A și B confirmă reciproc că divulgarea informațiilor secrete în baza acestui contract nu garantează în niciun fel acuratețea, integralitatea sau orice alt aspect al acestor informații secrete.
2. Părțile A și B confirmă reciproc că divulgarea informațiilor secrete în baza acestui contract nu transferă sau stabilește niciun drept de implementare pentru partea care primește informațiile, iar toate aceste drepturi sunt rezervate de către partea care le divulga.

Primul alineat stipulează că divulgarea informațiilor secrete nu garantează acuratețea acestor informații. Scopul contractului de confidențialitate este strict de a reglementa modul de divulgare și gestionare a informațiilor secrete. În mod normal, acuratețea informațiilor este garantată în contractul care reglementează tranzacția în sine, dacă este necesar. De asemenea, informațiile secrete pot include proprietate intelectuală. Este evident că divulgarea acestora ca informații secrete nu implică neapărat acordarea unei licențe pentru utilizarea proprietății intelectuale. Dacă se acordă o licență pentru utilizarea proprietății intelectuale, ar trebui încheiat un contract de licență separat. Acest lucru este stipulat precaut în al doilea alineat.

Restituirea informațiilor secrete

Articolul ○ (Restituirea informațiilor secrete etc.)
Destinatarul trebuie, la cererea divulgatorului sau atunci când informațiile secrete nu mai sunt necesare, sau când acest contract se încheie, să returneze imediat toate documentele și suporturile media (inclusiv copiile acestora) legate de informațiile secrete divulgatorului, conform instrucțiunilor acestuia, sau să le distrugă sau să ia alte măsuri necesare.

Când informațiile secrete nu mai sunt necesare, este necesară restituirea sau distrugerea acestora. În cazul informațiilor secrete furnizate pe suporturi de hârtie, cum ar fi documente sau broșuri, este suficient să se distrugă suporturile de hârtie prin ștergere sau dizolvare și să se furnizeze divulgatorului de informații un document sau altceva care să ateste că acesta a fost procesat. Când informațiile secrete sunt furnizate sub formă de date digitale, este obișnuit să se returneze suporturile de înregistrare, cum ar fi CD-ROM-urile, divulgatorului sau să se distrugă sub responsabilitatea destinatarului și să se furnizeze un certificat de distrugere.

Perioada de confidențialitate

Articolul ○ (Perioada de confidențialitate)
Partea A și Partea B vor continua să își îndeplinească obligațiile stabilite în acest contract pentru o perioadă de ● ani după finalizarea scopului acestuia.

Este destul de comun să se mențină obligația de confidențialitate pentru o perioadă limitată, chiar și după finalizarea scopului divulgării. În teorie, este posibil să nu se stabilească o limită de timp, dar în general, după o anumită perioadă, informațiile se învechesc și nu mai este necesară o gestionare strictă ca informații confidențiale. Din acest motiv, în special pentru receptorii de informații, este preferabil să se stabilească o anumită perioadă. Cu toate acestea, dacă informațiile sunt extrem de importante pentru furnizorul de informații, ar trebui să se ia în considerare stabilirea unei perioade nelimitate sau a unei perioade destul de lungi, chiar dacă se stabilește o limită. În orice caz, este important să se țină cont de faptul că conținutul adecvat al reglementării poate varia în funcție de dacă compania dvs. este furnizorul sau receptorul informațiilor, precum și de valoarea informațiilor furnizate.

Despăgubiri

Articolul ○ (Despăgubiri)
Dacă Partea A sau Partea B încalcă acest contract, aceasta va plăti părții adverse suma de ● mii de yene ca penalitate.

În ceea ce privește contractul de confidențialitate, acesta este important pentru companii din punct de vedere al protecției secretelor comerciale și a informațiilor personale. Cu toate acestea, se spune că este adesea dificil să se obțină despăgubiri de la partea care a divulgat informațiile secrete, din cauza dificultății de a calcula și dovedi suma daunelor cauzate de scurgerea de informații.
Prin urmare, deși nu este foarte comun, în cazul în care se dezvăluie informații secrete deosebit de importante, este posibil să se stabilească o penalitate, așa cum este exemplificat în acest articol. Dacă există o astfel de penalitate, nu este necesară dovedirea daunelor atâta timp cât se poate dovedi încălcarea obligațiilor de către partea adversă. Cu toate acestea, este necesar să se stabilească o sumă rezonabilă pentru penalitate, deoarece există riscul ca aceasta să fie considerată invalidă dacă se abate semnificativ de la suma care ar putea fi cauzată de încălcarea obligației de confidențialitate.

Rezumat

Contractul de confidențialitate este un acord frecvent întâlnit în tranzacțiile între companii. Deoarece este un contract standard, există posibilitatea să vă asumați obligații neașteptate dacă îl încheiați fără a verifica în detaliu conținutul acestuia. Pe de altă parte, există și riscul ca informațiile importante ale companiei dvs. să fie divulgate extern. În special atunci când furnizați secrete comerciale vitale pentru companie, informații interne sau informații de credit cu un grad ridicat de confidențialitate, este esențial să consultați un expert, cum ar fi un avocat, și să analizați cu atenție conținutul contractului de confidențialitate.

Informații despre crearea și revizuirea contractelor de către biroul nostru juridic

La Biroul Juridic Monolis, ca firmă de avocatură specializată în IT, internet și afaceri, oferim servicii de creare și revizuire a contractelor, nu doar pentru contractele de confidențialitate, ci și pentru o varietate de alte tipuri de contracte, pentru clienții noștri corporativi și consultanți. Dacă sunteți interesat, vă rugăm să consultați detaliile de mai jos.

https://monolith.law/contractcreation[ja]