3 motive pentru care supravegherea e-mailurilor angajaților companiei nu constituie o încălcare a confidențialității

În multe companii, e-mailul este folosit pentru comunicare internă și externă. Dacă o companie ar monitoriza sau investiga conținutul e-mailurilor angajaților, ar fi considerat o încălcare a dreptului la viață privată?

Pentru managerii de companii, din cauza creșterii conștientizării conformității corporative, monitorizarea și investigarea e-mailurilor angajaților poate fi, de asemenea, o preocupare importantă.

Concluzia este că, din cele trei motive explicate în acest articol, se interpretează că nu este ilegal pentru o companie să monitorizeze sau să investigheze e-mailurile angajaților. Cu toate acestea, este necesară precauție, deoarece nu toate tipurile de monitorizare sau investigare sunt permise.

Prin urmare, în acest articol, vom explica pentru managerii de companii, prezentând și exemple de cazuri reale, ce tipuri de monitorizare sau investigare sunt permise.

Articolul corelat: Explicarea exhaustivă a dreptului la viață privată. Care sunt cele trei cerințe de încălcare[ja]

Motivele pentru care o companie poate monitoriza și investiga e-mailurile angajaților

Motivul 1: Pentru menținerea ordinii în cadrul companiei

Companiile au dreptul de a menține ordinea în cadrul organizației pentru a-și gestiona afacerile. Pentru a menține această ordine, companiile trebuie să prevină “trimiterea greșită a e-mailurilor” de către angajați și să blocheze infecțiile cu viruși.

În special, dacă un angajat “trimite greșit un e-mail”, există riscul de a scurge secretele companiei. Prin urmare, se consideră că companiile au dreptul de a verifica e-mailurile de serviciu ale angajaților pentru a menține ordinea în cadrul companiei.

Motivul 2: Deoarece utilizează echipamentele companiei

Computerele și telefoanele mobile pe care angajații le folosesc la companie sau care le sunt împrumutate de companie sunt, în majoritatea cazurilor, proprietatea și echipamentele companiei. Chiar și atunci când angajații își aduc propriile laptopuri pentru a lucra, ar trebui să trimită și să primească e-mailuri prin intermediul unor facilități ale companiei, cum ar fi linii de comunicații și servere de e-mail.

Prin urmare, echipamentele companiei includ computerele și telefoanele mobile pe care angajații le folosesc pentru muncă, precum și sistemul în sine. Dacă este o facilitate a companiei, compania are dreptul de a verifica modul în care angajații folosesc e-mailul.

Motivul 3: Deoarece există o obligație de a se concentra asupra muncii

“Obligația de a se concentra asupra muncii” se referă la “obligația lucrătorilor de a se concentra asupra muncii lor în timpul orelor de lucru, în conformitate cu ordinele și instrucțiunile angajatorului”. Legile japoneze pentru funcționarii publici naționali și locali (Legea funcționarilor publici naționali și Legea funcționarilor publici locali) stipulează obligația de a se concentra asupra muncii.

În ceea ce privește lucrătorii din sectorul privat, nu există o lege care să codifice explicit obligația de a se concentra asupra muncii. Cu toate acestea, se consideră că există o obligație de a se concentra asupra muncii ca o obligație care însoțește contractul de muncă.

Companiile pot investiga dacă lucrătorii lucrează cu sinceritate, adică dacă își îndeplinesc obligația de a se concentra asupra muncii și dacă își respectă obligația de confidențialitate și nu scurg informații. Verificarea e-mailurilor este considerată o parte a acestui proces.

Deci, pot companiile și șefii să citească e-mailurile angajaților fără permisiunea acestora, fără restricții?

Articolul conex: Publicarea informațiilor personale pe internet constituie o încălcare a vieții private?[ja]

【Exemplu de judecată ①】Supravegherea e-mailurilor angajaților de către companie și comportamentul de hărțuire sexuală

Prezentăm un caz în care un angajat a cerut despăgubiri companiei pentru încălcarea dreptului la viață privată, deoarece e-mailurile sale personale au fost supravegheate de șef fără permisiune. În concluzie, s-a decis că nu a fost o încălcare a dreptului la viață privată.

Rezumatul cazului

Angajata X1, care este reclamanta, a interpretat un e-mail primit de la șeful ei direct, inculpatul Y (directorul departamentului), care spunea “Aș dori să îmi dedici timp pentru a-mi spune problemele departamentului nostru”, ca o invitație la o băutură și a discutat despre acest lucru cu soțul ei, X2.

X1, care a fost profund deranjată, a încercat să trimită un e-mail către X2 prin sistemul de rețea al companiei, cu conținutul “Se amestecă chiar și în relațiile dintre femei. Provocarea este cum să lucrezi fără a te implica. Este doar o invitație la băutură”, dar a trimis greșit e-mailul către Y.

Atunci, Y a aflat că X încerca să îl acuze de hărțuire sexuală și a început să supravegheze e-mailurile lui X1 prin intermediul departamentului IT al companiei.

După aceea, X și Y au avut o ocazie de a discuta, dar discuțiile au eșuat. X a dat în judecată pentru despăgubiri pe baza unui act ilicit, susținând că a fost supus hărțuirii sexuale de către Y și că dreptul la viață privată a fost încălcat prin citirea e-mailurilor private fără permisiune.

Pe de altă parte, Y a dat în judecată pentru defăimare, susținând că acuzațiile lui X că a fost supus hărțuirii sexuale de către Y sunt defăimătoare.

Principalele puncte de dispută

În acest caz, dacă există sau nu hărțuire sexuală de către Y și dacă acuzațiile lui X sunt defăimătoare au fost, de asemenea, puncte de dispută, dar să ne uităm la judecata instanței cu privire la dacă supravegherea e-mailurilor lui X de către Y încalcă dreptul la viață privată.

Judecata instanței

În primul rând, instanța a indicat următoarele cu privire la dacă este permisă utilizarea privată a e-mailurilor angajaților:

Atâta timp cât o persoană lucrează și duce o viață socială, este evident că este permis să folosească telefonul companiei ca punct de contact pentru comunicările externe care sunt în mod normal necesare pentru a duce o viață socială de zi cu zi. În plus, dacă nu împiedică îndeplinirea sarcinilor la locul de muncă și dacă sarcina economică a companiei este extrem de mică, ar trebui să fie acceptabil, într-o măsură necesară și rezonabilă, să folosească telefonul companiei pentru a răspunde corespunzător la aceste comunicări externe. Acest lucru este valabil și pentru trimiterea și primirea de e-mailuri private folosind sistemul de rețea al companiei.

Judecata Tribunalului Districtual Tokyo, 3 decembrie 2001 (Anul 13 al erei Heisei)

Adică, este permis ca angajații să folosească sistemul de e-mail al companiei pentru uz personal într-o măsură necesară și rezonabilă.

Pe de altă parte, instanța a indicat următoarele și a decis că supravegherea e-mailurilor angajaților în acest caz nu încalcă dreptul la viață privată:

În cazul în care un angajat folosește e-mailuri private folosind sistemul de rețea internă al companiei, protecția dreptului la viață privată pe care o poate aștepta este considerabil redusă în comparație cu cazul în care folosește un telefon obișnuit, și ar trebui să accepte acest lucru. În cazul în care o persoană care nu are o poziție responsabilă de a supraveghea utilizarea privată a e-mailurilor angajaților supraveghează, sau chiar dacă este o persoană într-o poziție responsabilă, supraveghează fără nicio necesitate rațională de serviciu, pur și simplu din curiozitate personală, sau supraveghează prin metode și mijloace bazate pe voința personală, păstrând secret faptul supravegherii față de departamentul de management intern sau alte terțe părți interne, se consideră că este o încălcare a dreptului la viață privată numai atunci când supravegherea depășește în mod semnificativ ceea ce este considerat rezonabil în societate, luând în considerare scopul, mijloacele și modul de supraveghere și dezavantajul cauzat persoanei supravegheate.

Același

În alte cuvinte, “se poate spune că supravegherea de către inculpat nu a depășit ceea ce este considerat rezonabil în societate, și reclamantul ar trebui să accepte acest nivel de supraveghere”, a fost decizia.

Punctul cheie al deciziei: Supravegherea ca manager este posibilă

În decizia, următoarea supraveghere este considerată “supraveghere care depășește ceea ce este considerat rezonabil în societate”:

1. Când o persoană care nu este într-o poziție de a supraveghea utilizarea privată a e-mailurilor angajaților (nu este în stratul de management) supraveghează
2. Chiar și în cazul supravegherii de către o persoană într-o poziție responsabilă, când nu există niciun motiv rațional pentru supraveghere (când supraveghează din curiozitate personală)
3. Când supraveghează pe baza voinței personale, păstrând secret faptul supravegherii față de terțe părți

În acest caz, în ceea ce privește 1 de mai sus, inculpatul este directorul departamentului și a continuat să supravegheze prin intermediul departamentului responsabil de la un moment dat, deci nu a continuat să supravegheze pur și simplu pe cont propriu.

De asemenea, în această companie, la momentul respectiv, nu s-a insistat pe interzicerea utilizării private a e-mailurilor, nici nu s-a informat angajații în prealabil că compania ar putea citi.

Chiar și în astfel de cazuri, dacă nu depășește ceea ce este considerat rezonabil în societate, este permis ca compania sau șeful să supravegheze e-mailurile angajaților.

【Exemplu de judecată②】Investigarea e-mailurilor unui angajat suspectat de defăimare în cadrul companiei

Vom discuta un caz în care o companie a efectuat o audiere a unui angajat suspectat de a fi expeditorul, în legătură cu un e-mail privat descoperit în timpul investigării unui incident în care un e-mail defăimător a fost trimis în cadrul companiei.

În acest caz, nu s-a recunoscut încălcarea drepturilor de personalitate, cum ar fi onoarea și viața privată, în legătură cu investigația respectivă. De asemenea, s-a ridicat problema “menținerii ordinii corporative” și a “obligației de a se dedica datoriei”.

Rezumatul cazului

Mai multe e-mailuri defăimătoare împotriva angajatului A au fost trimise către managerul departamentului de administrare, iar compania, după ce a primit o plângere de la A, a descoperit că e-mailul respectiv a fost trimis la adresa de e-mail internă a lui A folosind un e-mail gratuit de pe un computer partajat de departamentul de vânzări.

Datorită faptului că numărul de persoane care cunosc situația descrisă în e-mail era limitat, s-a suspectat că reclamantul X, care avea un motiv de a împiedica A să se apropie de angajata B, a fost audiat în prima rundă de investigații.

Deoarece reclamantul a negat că a trimis e-mailul, compania a investigat aproximativ un an de înregistrări de corespondență prin e-mail legate de reclamant de pe serverul de fișiere pe care îl deține și îl administrează, dar nu a putut găsi dovezi care să indice implicarea reclamantului în e-mailul defăimător.

Însă, în cursul investigației, a devenit evidentă existența unui număr mare de e-mailuri private nelegate de muncă trimise de X.

Ulterior, compania a efectuat două runde de audieri cu X în legătură cu e-mailul defăimător și e-mailul privat, și apoi a decis să-l sancționeze pe X pentru încălcarea regulamentului de muncă prin trimiterea de e-mailuri private (prezentând o scrisoare de mustrare).

Atunci, X a cerut companiei despăgubiri pentru daune, susținând că modul în care a fost efectuată audierea a încălcat drepturile sale de personalitate, cum ar fi onoarea, și că faptul că compania a investigat e-mailul și l-a permis altor persoane să-l vadă, și nu i l-a returnat, a încălcat dreptul său de proprietate și dreptul la viață privată în ceea ce privește informațiile personale în viața sa privată.

Principalele puncte de dispută

În acest caz, dacă audierea încalcă drepturile de personalitate a fost un punct de dispută, dar să ne uităm la judecata instanței cu privire la dacă investigarea e-mailurilor pentru rezolvarea problemelor din cadrul companiei încalcă dreptul la viață privată.

Judecata instanței

Instanța a indicat următoarele cu privire la investigarea e-mailurilor și a decis că investigarea e-mailurilor în acest caz nu încalcă dreptul la viață privată.

Există circumstanțe care permit să se suspecteze în mod rezonabil că reclamantul este expeditorul incidentului cu e-mailul defăimător, și, deși a negat că este expeditorul în urma audierii, nu a putut elimina suspiciunea, deci era necesar să continue investigația. Având în vedere că incidentul a avut loc în cadrul companiei folosind e-mailul, exista posibilitatea ca informațiile care să conducă la identificarea autorului să fie scrise în fișierul de e-mail al reclamantului, deci era necesar să se verifice conținutul acestuia. În plus, odată ce a devenit evidentă existența unui număr mare de e-mailuri private nelegate de muncă, a fost necesar să se efectueze o nouă investigație cu privire la acestea în legătură cu reclamantul. Și dacă este un e-mail privat nelegat de muncă nu poate fi determinat corect doar din titlu, era necesar să se judece din conținut. Niciuna dintre investigații nu poate fi considerată o acțiune ilegală care încalcă libertatea psihică a reclamantului peste limita acceptabilă social.

Judecata Districtului Tokyo, 26 februarie 2002 (anul 14 al erei Heisei)

Deși există diferențe minore în exprimare, se poate spune că și în acest exemplu de judecată, se judecă din perspectiva “dacă depășește limita acceptabilă social” (dacă deviază de la ceea ce este considerat rezonabil în societate).

Punctul cheie al deciziei: obligația de a se dedica datoriei și menținerea ordinii corporative

De asemenea, a indicat următoarele cu privire la obligația de a se dedica datoriei și menținerea ordinii corporative.

E-mailurile private, prin faptul că expeditorul gândește și creează documentul și îl trimite, nu numai că încalcă obligația de a se dedica datoriei și comite un act de încălcare a ordinii corporative prin utilizarea facilităților companiei în scopuri private, dar și împiedică munca destinatarului prin faptul că îl face să citească e-mailul privat. În plus, în acest caz, nu se oprește aici, conform dovezilor (dovezi omise), există un număr semnificativ de e-mailuri în care se cere un răspuns destinatarului, și într-adevăr, un număr semnificativ de e-mailuri private au fost trimise ca răspuns. Acest lucru nu numai că încalcă obligația de a se dedica datoriei și altele, dar și face ca destinatarul să gândească și să creeze un document de răspuns și să îl trimită, făcându-l pe destinatar să încalce obligația de a se dedica datoriei și să comită un act de încălcare a ordinii corporative prin utilizarea facilităților companiei în scopuri private.

Idem

În alte cuvinte, se poate spune că atunci când se poate recunoaște în mod rezonabil încălcarea obligației de a se dedica datoriei, este recunoscută necesitatea și proporționalitatea efectuării unei investigații de e-mail, cum ar fi în acest caz, pentru menținerea ordinii corporative.

Pe de altă parte, chiar dacă nu se încalcă dreptul la viață privată, în funcție de metoda etc., există posibilitatea de a încălca alte drepturi de personalitate, cum ar fi onoarea, deci este necesară precauție.

Articolul corelat: Cât este compensația pentru încălcarea vieții private? Un avocat explică prețul practic[ja]

Clarificarea regulilor de muncă legate de e-mailurile angajaților

Este important ca compania să clarifice în prealabil regulile privind e-mailurile angajaților și să le împărtășească cu angajații, pentru a efectua verificarea e-mailurilor într-un mod corect.

De asemenea, regulile privind e-mailurile angajaților ar trebui să se aplice tuturor angajaților, deci ar fi mai bine să le stabiliți sub forma unor reguli de muncă.

Dacă regulile privind e-mailurile angajaților sunt clar definite ca reguli de muncă, probabilitatea de a avea probleme cu angajații atunci când verificați e-mailurile din motive de “nepătrundere a regulilor de muncă” va fi redusă.

Concluzie: Dacă aveți probleme cu monitorizarea e-mailurilor angajaților, consultați un avocat

Cred că există companii care permit un anumit grad de e-mailuri private în cadrul activității. Cu toate acestea, nu trebuie să depășească limitele.

De asemenea, compania nu poate monitoriza sau investiga e-mailurile în mod necondiționat. Acest lucru este permis doar pentru menținerea ordinii în cadrul companiei, pentru îndeplinirea obligațiilor de serviciu și pentru utilizarea echipamentelor companiei.

Este necesară o cunoaștere foarte specializată pentru a determina dacă monitorizarea e-mailurilor angajaților încalcă dreptul la viață privată sau pentru a elabora regulamente de muncă. Dacă aveți probleme cu evaluarea situației sau cu elaborarea sau revizuirea regulamentelor de muncă, nu ezitați să consultați un avocat.

Prezentarea măsurilor noastre de către firma noastră

Cabinetul nostru de avocatură Monolis este specializat în IT, în special în aspectele legale ale internetului. Oferim elaborarea și suport pentru manualele adresate angajaților cu sens larg, cum ar fi lucrătorii part-time sau cei cu contract de prestări servicii, precum și pentru ghidurile privind utilizarea internetului și a rețelelor sociale de către angajați. Considerăm că unul dintre punctele cheie este să evităm orice eșec legal și să reducem cât mai mult posibil sarcina personalului cheie al companiei dumneavoastră. Detalii sunt furnizate mai jos.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]