Работа в Японии: процедуры и стратегические аспекты для различных форм найма иностранных сотрудников по визе

В современной бизнес-среде, где глобализация набирает обороты, привлечение высококвалифицированных иностранных специалистов с разнообразным бэкграундом становится ключевой управленческой стратегией для японских компаний, чтобы поддерживать международную конкурентоспособность и генерировать новые инновации. Однако процесс найма иностранцев не заканчивается просто проведением рекрутинговых мероприятий. Законодательство Японии, включая Закон об иммиграционном контроле и признании беженцев (далее – “Иммиграционный закон”), строго регламентирует требования и процедуры для трудоустройства иностранцев в Японии, и крайне важно точно понимать и соблюдать эти юридические процедуры. Недочеты в процедуре или непонимание могут привести к значительным задержкам в планах по найму и, в худшем случае, к серьезным рискам в области соответствия нормативным требованиям. В данной статье мы сфокусируемся на трех основных формах найма иностранных специалистов в Японии: найм выпускников-иностранцев, переход на работу иностранцев, проживающих в Японии, и найм иностранцев, проживающих за рубежом. Мы подробно и конкретно рассмотрим юридические процедуры, необходимые документы и практические аспекты в каждом из этих сценариев на основе последних законодательных изменений, предоставляя руководство для управленческого состава компаний и специалистов в области права и кадров, чтобы стратегически и гладко продвигать каждый процесс найма.

Основы системы рабочих виз в Японии

Для понимания процедуры трудоустройства иностранцев необходимо в первую очередь ознакомиться с базовой структурой системы статуса пребывания в Японии.

Виды на жительство, позволяющие трудоустройство в Японии

Японское иммиграционное законодательство определяет «вид на жительство» как правовой статус иностранцев, пребывающих и осуществляющих деятельность в Японии. Возможности деятельности в Японии строго регламентированы для каждого вида на жительство, и возможность занятия оплачиваемой работой зависит от категории имеющегося вида на жительство.

Виды на жительство можно разделить на три основные группы в зависимости от возможности трудоустройства. Во-первых, существуют виды на жительство, такие как «постоянный житель» или «супруг(а) гражданина(ки) Японии и т.д.», которые не имеют ограничений на вид деятельности и позволяют работать в любой профессии. Во-вторых, есть виды на жительство с ограниченным спектром деятельности, к которым относится наиболее часто используемый компаниями для найма иностранных специалистов вид на жительство «техника, гуманитарные знания, международные дела». Иностранцы с таким видом на жительство могут заниматься только разрешенными видами деятельности. В-третьих, существуют виды на жительство, такие как «студент» или «краткосрочное пребывание», которые в принципе не позволяют заниматься трудовой деятельностью.

В данной статье мы сосредоточимся на виде на жительство «техника, гуманитарные знания, международные дела», который наиболее актуален для найма специалистов в области белых воротничков. Этот вид на жительство включает в себя следующие три сферы деятельности:

• Техника: деятельность, требующая знаний или навыков в области естественных наук, таких как физика, инженерия и другие. Конкретные примеры включают IT-инженеров, программистов, инженеров-конструкторов, исследователей и разработчиков.
• Гуманитарные знания: деятельность, требующая знаний в области гуманитарных наук, таких как право, экономика, социология и другие. К этой категории относятся такие профессии, как маркетологи, финансисты, юристы, консультанты по управлению.
• Международные дела: деятельность, требующая мышления или чувствительности, основанных на знании иностранной культуры. Сюда входят переводчики, интерпретаторы, преподаватели языков, специалисты по внешнеторговым операциям, дизайнеры и другие.

Общие требования для получения статуса резидента в Японии

Для получения статуса резидента в Японии по категории “Техника, гуманитарные знания и международные услуги”, как иностранный гражданин-заявитель, так и компания-работодатель должны соответствовать критериям, установленным в приказе Министерства юстиции.

Во-первых, среди требований, предъявляемых к заявителю, необходимо иметь академический фон или практический опыт, связанный с предполагаемой деятельностью. Конкретно это означает наличие диплома университета по соответствующей специальности или более чем десятилетний практический опыт. Однако для занятий в сфере “международных услуг”, за исключением перевода, интерпретации и преподавания языков, достаточно трехлетнего опыта работы в соответствующей области. При рассмотрении заявлений Агентством по иммиграции и управлению резидентами строго оценивается соответствие между специализацией заявителя и характером работы, которую он будет выполнять после найма.

Далее, важным требованием для компании-работодателя являются размер вознаграждения и стабильность управления. Вознаграждение должно быть таким, чтобы зарплата иностранного работника была равна или выше, чем у японских работников, занимающихся аналогичной деятельностью. Это критически важный критерий для предотвращения недопустимо низкой оплаты труда иностранных работников. Статья 3 Японского закона о трудовых стандартах также запрещает дискриминацию по национальному признаку в отношении заработной платы и других условий труда, и этот принцип учитывается при рассмотрении статуса резидента. Кроме того, компания-работодатель должна доказать стабильность и устойчивость своего бизнеса, что подтверждает способность компании обеспечить непрерывное трудоустройство и стабильную выплату зарплаты иностранному работнику.

Система категорий компаний при подаче заявления на получение вида на жительство

В процессе подачи заявления на получение вида на жительство в Японии, Иммиграционная служба разделяет компании-работодатели на четыре категории в зависимости от их размера и надежности, чтобы ускорить процедуру. Количество документов, необходимых для предоставления при подаче заявления, значительно различается в зависимости от категории.

• Категория 1: Компании, зарегистрированные на японской фондовой бирже, и организации, получившие государственное одобрение, такие как общественные корпорации.
• Категория 2: Организации и индивидуальные предприниматели, у которых общая сумма налога, удержанного из заработной платы за предыдущий год, составляет 10 миллионов иен и более.
• Категория 3: Организации и индивидуальные предприниматели, представившие общий отчет о доходах за предыдущий год (за исключением категории 2).
• Категория 4: Организации и индивидуальные предприниматели, не попадающие ни под одну из вышеуказанных категорий (например, новооснованные компании).

Компании, относящиеся к категориям 1 и 2, считаются обладающими высокой степенью социального доверия и стабильности управления, поэтому количество требуемых документов значительно уменьшается. В то же время компании категорий 3 и 4, особенно новооснованные, должны предоставить больше документов (например, бизнес-планы, финансовую отчетность) для подтверждения стабильности своего бизнеса. Эта система категорий не просто отличается административными процедурами. Понимание того, к какой категории относится ваша компания, имеет решающее значение для планирования графика найма и подготовки необходимых документов. Например, стартапы, относящиеся к категории 4, должны разрабатывать планы найма, исходя из предположения, что они будут подвергаться более длительной и детальной проверке на получение вида на жительство по сравнению с крупными компаниями категории 1. Это стратегический элемент, который напрямую влияет на распределение временных и человеческих ресурсов в процессе найма.

Формы набора персонала: Найм иностранных студентов-выпускников в Японии

Найм талантливых иностранных студентов, окончивших университеты и специализированные учебные заведения в Японии, представляет собой важную возможность для многих компаний по привлечению ценных кадров.

Общие сведения о процедуре: «Заявление на изменение статуса пребывания»

Студенты-иностранцы обычно имеют статус пребывания «Учеба», который предназначен для обучения и, как правило, не позволяет полноценно работать. Поэтому для начала официальной работы в компании после окончания учебы необходимо изменить статус пребывания на такой, который позволяет работать, обычно это «Инженерия, гуманитарные знания, международные услуги». Для этого необходимо подать заявление на изменение статуса пребывания, которое называется «Заявление на изменение статуса пребывания», и которое подается лично в местное управление иммиграции.

Процесс подачи заявления и необходимые документы

Хотя заявление подает сам студент, компания-работодатель обязана подготовить и предоставить множество необходимых документов для подачи заявления. Необходимые документы можно разделить на те, которые должен подготовить сам заявитель и те, которые должна подготовить компания.  

Основные документы, которые должен подготовить заявитель (студент), следующие:

• Форма заявления на изменение статуса пребывания
• Фотография для документов (4 см в высоту и 3 см в ширину)
• Паспорт и карта пребывания (предъявляются при подаче)
• Свидетельство о выпуске или подтверждение предстоящего выпуска
• Резюме

Основные документы, которые должна подготовить принимающая компания, следующие:

• Документы, подтверждающие категорию компании (например, копия отчета «Шикихо» для категории 1, копия итоговой таблицы законных отчетов о доходах от заработной платы за предыдущий год для категорий 2 и 3)  
• Свидетельство о регистрации
• Материалы, раскрывающие содержание бизнеса (компания-брошюра, памфлеты и т.д.)
• Копия финансовой отчетности за последний год (особенно для категорий 3 и 4)
• Копия трудового договора или уведомления о трудовых условиях (с указанием содержания работы, суммы заработной платы, срока трудоустройства и т.д.)

Официальный бланк заявления на изменение статуса пребывания можно скачать с веб-сайта Управления иммиграции.

• Название веб-сайта: Управление иммиграции
• Название страницы: Заявление на изменение статуса пребывания
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-2.html

Окно подачи заявления, сроки и особые указания

Заявление подается в окно приема местного управления иммиграции, которое находится в юрисдикции места жительства заявителя. Стандартный срок обработки заявления, опубликованный Управлением иммиграции, составляет от одного до двух месяцев, однако в период выпускных сезонов с марта по апрель количество заявлений увеличивается, что может привести к увеличению сроков рассмотрения. Поэтому компаниям разумно планировать график с запасом в два-три месяца.  

Важно также правильно выбрать время подачи заявления. Для студентов, выпускающихся в марте, обычно прием заявлений начинается примерно в декабре предыдущего года (в зависимости от юрисдикции). Как только студент получает предложение о работе, необходимо незамедлительно приступить к подготовке, чтобы получить разрешение до даты начала работы после выпуска. Также важно следить за сроком действия текущего статуса пребывания «Учеба», чтобы он не истек во время подачи заявления.

Формы найма: Прием на работу иностранцев, проживающих в Японии

Найм иностранцев, которые уже работают в Японии, часто практикуется многими компаниями, поскольку они могут быть немедленно эффективными сотрудниками. Процедура в таких случаях зависит от текущего статуса пребывания иностранного работника и характера его новой работы.

Проверка предпосылок: соответствие должностных обязанностей и статуса пребывания

Первым и самым важным шагом при найме является проверка соответствия между разрешенными видами деятельности по текущему статусу пребывания кандидата и предполагаемыми обязанностями в вашей компании. Например, если IT-инженер с визой “Технологии, гуманитарные знания и международные услуги” переходит в другую компанию на аналогичную должность, то скорее всего его деятельность будет в пределах разрешенного. Однако, если тот же IT-инженер будет нанят на должность в маркетинге, его деятельность может быть признана не соответствующей текущему статусу пребывания. Пренебрежение этой проверкой может привести к проблемам на последующих этапах.

Процедуры, если обязанности остаются в том же диапазоне

Если обязанности после смены работы остаются в пределах разрешенных текущим статусом пребывания, то изменение самого статуса не требуется. Однако, по закону, иностранный работник обязан сообщить о смене работодателя.

Эта процедура называется “Уведомление о смене контрактной организации” и предусмотрена статьей 19-16 Закона Японии о иммиграции и национальности. Конкретно, необходимо в течение 14 дней после увольнения из предыдущей компании подать уведомление о прекращении контракта, а затем в течение 14 дней после начала работы в новой компании подать уведомление о заключении нового контракта. Уведомление можно подать онлайн через электронную систему уведомлений Управления по въезду и пребыванию, лично в офисе местного управления или по почте в Токийское управление по въезду и пребыванию.

Кроме того, хотя это и не является юридическим обязательством, с точки зрения управления рисками компании настоятельно рекомендуется подать заявление на получение “Сертификата квалификации для работы”. Этот сертификат официально подтверждает, что новые обязанности работника соответствуют его текущему статусу пребывания. Хотя процедура является добровольной, она предоставляет значительные преимущества. Обновление статуса пребывания происходит каждые несколько лет, и при этом деятельность в новой компании будет вновь проверяться. Если при обновлении окажется, что обязанности выходят за рамки статуса пребывания, это может привести к отказу в обновлении и к серьезному риску невозможности продолжения работы. Получение “Сертификата квалификации для работы” при смене работы позволяет избежать этого риска заранее и является эффективным стратегическим средством для обеспечения стабильности занятости в будущем.

Процедуры, если обязанности отличаются

Если обязанности после смены работы выходят за рамки текущего статуса пребывания (например, найм человека с визой “Образование” на должность в планировании в компании), то необходимо подать заявление на изменение статуса пребывания. До получения разрешения на изменение статуса пребывания новые обязанности выполнять нельзя. Процесс и необходимые документы почти такие же, как и при найме выпускников-иностранцев.

Важные моменты при найме

При найме, особенно если кандидат в данный момент безработный, есть важные моменты, на которые следует обратить внимание. Закон о иммиграции и национальности позволяет отменить статус пребывания, если без уважительной причины деятельность, разрешенная статусом пребывания, не осуществляется в течение более трех месяцев. Это означает, что кандидаты, чей период безработицы превышает три месяца, могут столкнуться с риском отмены их статуса пребывания. При найме таких кандидатов необходимо понимать, что при последующем обновлении или изменении статуса пребывания проверка может быть более строгой, чем обычно.

Формы набора персонала: Найм иностранцев, проживающих за границей

При найме иностранных специалистов, проживающих за пределами Японии, необходимо соблюдение процедур, отличных от стандартных процедур найма внутри страны.

Обзор процедуры: «Заявление на выдачу Сертификата о признании статуса резидента»

В таких случаях японская принимающая компания выступает в роли представителя и подает заявление в местное управление иммиграции на получение «Сертификата о признании статуса резидента (Certificate of Eligibility, COE)». COE — это документ, который заранее подтверждает, что иностранный гражданин соответствует условиям въезда и пребывания в Японии, утвержденным министром юстиции. После получения COE, иностранный работник должен представить его в японское посольство или консульство в своей стране для получения официальной визы. Затем, используя эту визу, он может въехать в Японию, что является двухэтапным процессом.

Процесс подачи заявления и необходимые документы

Заявление на COE может подать сам заявитель или представитель принимающей организации.

Необходимые документы варьируются в зависимости от категории компании, но, как и в случае с заявлением на изменение статуса резидента, требуются документы как о самом заявителе, так и о принимающей компании.

Основные документы, которые должна подготовить принимающая компания, включают:

• Формуляр заявления на выдачу Сертификата о признании статуса резидента
• Фотография заявителя
• Конверт для ответа
• Документы, отправленные самим заявителем (диплом, резюме, описание профессионального опыта, сертификаты квалификации и т.д.)
• Документы, подтверждающие категорию компании, свидетельство о регистрации, копии последних финансовых отчетов, копии трудового договора и т.д.

Официальный бланк заявления на COE можно скачать с веб-сайта Управления иммиграции.

• Название веб-сайта: Управление иммиграции
• Название страницы: Заявление на выдачу Сертификата о признании статуса резидента
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-1.html

Окно подачи заявления, сроки и особые указания

Заявление подается в местное управление иммиграции, которое находится в юрисдикции места нахождения принимающей компании. Стандартный срок обработки составляет от одного до трех месяцев, что является самым длительным временем ожидания среди всех трех форм найма. Поэтому при планировании найма из-за границы необходимо учитывать этот период проверки и соответственно планировать график проекта.

Особое внимание следует уделить сроку действия выданного COE. Если в течение трех месяцев после выдачи COE иностранный гражданин не въедет в Японию, COE становится недействительным. В течение этого периода заявитель должен получить визу в своей стране и завершить поездку в Японию.

Сравнение времени, необходимого для различных процедур, имеет важное значение для разработки стратегии найма. Например, если необходимо срочно заполнить вакансию в течение двух месяцев, найм из-за границы, требующий от одного до трех месяцев для получения COE, может быть нереалистичным. В таком случае более быстрым решением будет найм переходящих работников, уже проживающих в стране. Однако и в этом случае требуется быстрая обработка документов, так как после начала работы возникает обязанность уведомления в течение 14 дней. Таким образом, комплексное понимание юридических требований и временных рамок каждой процедуры, а также выбор наиболее подходящего канала найма в соответствии с потребностями компании, является ключом к успеху.

Сравнение и обобщение различных процедур

Ниже представлена таблица, в которой суммированы основные различия в процедурах получения статуса пребывания для трех рассмотренных форм найма. Эта таблица поможет ответственным лицам компаний быстро уловить ключевые моменты каждого сценария и разработать соответствующий план найма.

Заключение

Япония активно привлекает иностранные таланты с профессиональными навыками и знаниями, однако система законодательства, регулирующая их трудоустройство, чрезвычайно сложна, и процедурные ошибки недопустимы. Для успешного найма иностранных специалистов необходимо точно понимать эти сложные юридические процедуры и планомерно управлять ими. Получение помощи от специалистов и проактивное продвижение этих процессов – это не просто затраты, а стратегическое инвестирование в обеспечение важных управленческих ресурсов и избежание юридических рисков.

Юридическая фирма “Монолит” обладает обширным опытом предоставления юридических услуг, связанных с темой данной статьи, для разнообразных клиентских компаний в Японии. Наше преимущество заключается в глубоких специализированных знаниях процедур трудоустройства иностранцев, а также в наличии адвокатов, владеющих английским языком и имеющих квалификацию иностранных юристов. Это позволяет нам предоставлять тонкую и эффективную поддержку компаниям, ведущим глобальный бизнес, преодолевая языковые и юридические барьеры. Если у вас возникнут трудности с процедурами подачи заявлений на получение вида на жительство, описанными в данной статье, пожалуйста, обратитесь в нашу фирму. Мы мощно поддержим вашу компанию в юридических аспектах гладкого приема ценных иностранных сотрудников.