En genomgång av förfarandet för likvidation av bolag enligt japansk bolagsrätt

När ett företag avslutar sin verksamhet under japansk bolagslag (日本の会社法) innebär det inte nödvändigtvis att det är ett resultat av misslyckad ledning. Bortsett från specifika skäl såsom fusioner eller beslut om att inleda konkursförfaranden, innebär inte upplösningen av ett företag att det juridiska personen omedelbart upphör att existera. Istället går företaget in i en juridiskt reglerad process som kallas “likvidation”. Syftet med denna process är att avsluta företagets återstående verksamhet, omvandla tillgångar till kontanter, betala av alla skulder och slutligen distribuera den kvarvarande egendomen (överskottsegendomen) till aktieägarna. Ett företag som befinner sig i denna process kallas för “likviderande aktiebolag”, och dess juridiska aktiviteter är begränsade till det som är nödvändigt för att uppnå syftet med likvidationen. Den här likvidationsprocessen avser den “normala likvidationen” som sker när företagets tillgångar överstiger dess skulder, det vill säga när det finns en tillgångsöverskott. Detta är inte sällan ett val som görs som ett resultat av strategiska ledningsbeslut, såsom frivillig avveckling på grund av brist på efterträdare eller planerad avslutning av verksamheten efter att ett specifikt projekt har slutförts. Således är likvidation en kontrollerad process för att avsluta ett företag samtidigt som man upprätthåller den juridiska ordningen. I denna artikel kommer vi att detaljerat förklara förfarandet för denna normala likvidation enligt japansk bolagslag, från rollen som likvidatorer och likvidatorförsamlingen spelar, till den specifika arbetsflödet och fram till avslutningen av förfarandet, baserat på bestämmelserna i lagstiftningen.

Likvidator: Exekutivt organ för likvidationsförfaranden

Utnämning av likvidator

Efter att ett bolag har upplösts är “likvidatorn” den centrala institutionen som genomför likvidationsärendena. Likvidatorn ersätter bolagets styrelse eller verkställande direktör före upplösningen och ansvarar för att utföra och representera det likviderande aktiebolagets verksamhet.

Enligt artikel 478, paragraf 1 i den japanska bolagslagen (Companies Act) finns det tre rangordnade metoder för att utse en likvidator. Först och främst, om det i bolagsordningen anges vem som ska vara likvidator, är det den personen som tillträder. För det andra, även om det inte finns någon bestämmelse i bolagsordningen, kan en särskild person utses genom beslut vid bolagsstämman. I praktiken utser många bolag en likvidator vid samma bolagsstämma där upplösningen beslutas. Om en likvidator inte utses genom någon av dessa metoder, blir den tredje möjligheten att de styrelseledamöter som fanns vid upplösningen automatiskt blir likvidatorer. Detta kallas för en lagstadgad likvidator och är särskilt vanligt i små och medelstora företag. I de sällsynta fall där en likvidator inte kan utses genom dessa metoder, kan aktieägare eller andra intressenter ansöka hos domstolen, som då utser en likvidator. När en likvidator har utsetts måste denne inom två veckor från upplösningens dag registrera upplösningen och likvidatorn samt den representativa likvidatorn hos Legal Affairs Bureau.

Likvidatorns uppgifter

Likvidatorns uppgifter är många och varierade, men de centrala uppgifterna inkluderar att avsluta bolagets pågående verksamhet (“avslutning av nuvarande affärer”), att återvinna och omvandla bolagets tillgångar till kontanter (“indrivning av fordringar och likvidation av egendom”), samt att betala alla bolagets skulder (“betalning av skulder”). I utförandet av dessa uppgifter har likvidatorn en skyldighet att agera med en god förvaltares omsorg (omsorgsplikt) och att vara lojal mot bolaget (lojalitetsplikt), likt en styrelseledamot. Dessa juridiska skyldigheter är inte bara formella. Om en likvidator försummar sina uppgifter och orsakar skada på bolaget, till exempel genom att försumma att indriva en fordran eller genom att sälja bolagets tillgångar till ett orättvist lågt pris, kan denne bli ansvarig för försummelse och personligen skyldig att ersätta skadan till bolaget. Därför måste särskilt de styrelseledamöter som automatiskt blir likvidatorer vara medvetna om att deras roll innebär en betydande juridisk risk och utföra sina uppgifter med försiktighet. Efter att ha tillträtt måste likvidatorn utan dröjsmål undersöka bolagets finansiella situation och upprätta en inventeringslista och en balansräkning för att få godkännande från bolagsstämman. Detta är en skyldighet enligt artikel 492 i den japanska bolagslagen och utgör ett viktigt steg som lägger grunden för hela likvidationsförfarandet.

Likvidatorssammanträde: Beslutsfattande och tillsyn av verksamheten

Inrättande av likvidatorssammanträde

Det är inte alltid nödvändigt för ett likviderande aktiebolag i Japan att inrätta ett organ motsvarande styrelsen. Men för att hantera situationer där striktare styrning krävs, erbjuder den japanska bolagslagen alternativet att inrätta en institution kallad “likvidatorssammanträde”.

Enligt artikel 477.2 i den japanska bolagslagen kan ett likviderande aktiebolag frivilligt inrätta ett likvidatorssammanträde genom att fastställa detta i bolagsordningen. Om bolaget hade en revisionskommitté innan det upplöstes, är det dock juridiskt obligatoriskt att inrätta ett likvidatorssammanträde (enligt samma lag, artikel 477.3). När ett likvidatorssammanträde inrättas måste antalet likvidatorer vara tre eller fler (enligt artikel 331.5 som tillämpas genom artikel 478.8).

Likvidatorssammanträdets befogenheter

Likvidatorssammanträdet består av alla likvidatorer (enligt lagens artikel 489.1) och dess befogenheter kan huvudsakligen delas in i tre kategorier. För det första, beslutsfattande gällande utförandet av bolagets verksamhet. För det andra, att övervaka att varje likvidators arbetsutförande sker på ett korrekt sätt. För det tredje, att utse och avsätta den representativa likvidatorn som representerar bolaget. Denna maktstruktur liknar den hos en aktivt verksamt bolags styrelse och syftar till att säkerställa noggranna beslut genom kollegialt beslutsfattande för viktiga verksamhetsbeslut. Särskilt artikel 489.6 i den japanska bolagslagen förbjuder likvidatorssammanträdet att delegera beslut om särskilt viktiga frågor, såsom avyttring av viktiga tillgångar eller upptagande av stora lån, till enskilda likvidatorer, vilket betonar vikten av organisatoriskt beslutsfattande.

Att inrätta ett likvidatorssammanträde är inte bara ett procedurmässigt val utan en strategisk bedömning som avgör hur styrningen ska se ut under likvideringsprocessen. I situationer där det finns flera aktieägare eller där det kan uppstå intressekonflikter gällande avyttring av tillgångar, kan inrättandet av ett likvidatorssammanträde öka transparensen i beslutsprocessen och förstärka tillsynen över varje likvidators handlingar. Detta kan förebygga framtida tvister och bidra till en smidigare genomförande av likvideringsförfarandet.

Den konkreta processen för likvidation

Efter att en likvidator har utsetts, följer likvidationsprocessen de specifika steg som är fastställda av den japanska bolagslagen. Syftet med denna process är att skydda intressenternas, särskilt borgenärernas, rättigheter samtidigt som företagets tillgångar avvecklas på ett rättvist och effektivt sätt.

Godkännande vid bolagsstämma

Först och främst måste likvidatorn, som nämnts tidigare, upprätta en inventarieförteckning och en balansräkning för att fastställa företagets tillgångar vid tidpunkten för upplösningen och få dessa godkända vid en bolagsstämma (enligt artikel 492 i den japanska bolagslagen).

Förfaranden för skydd av borgenärer

Nästa steg, som är av yttersta vikt i likvidationsprocessen, är “förfarandet för skydd av borgenärer”. Enligt artikel 499.1 i den japanska bolagslagen måste ett likviderande aktiebolag utan dröjsmål efter upplösningen publicera en kungörelse i den officiella tidningen, Kanpo. I denna kungörelse uppmanas alla borgenärer att anmäla sina fordringar inom en bestämd period på minst två månader. Denna tvåmånadersperiod kan inte förkortas och är en avgörande faktor för den kortaste möjliga tidsramen för hela likvidationsprocessen. Utöver kungörelsen i Kanpo är företaget också skyldigt att skicka individuella uppmaningar till de “kända borgenärerna” som företaget är medvetet om. Om detta förfarande försummas kan det orättvist skada borgenärernas rättigheter, varför strikt efterlevnad krävs. Borgenärer som inte anmäler sig inom perioden utesluts i princip från likvidationsförfarandet, men för kända borgenärer måste skulden betalas även om de inte har anmält sig.

Fördelning av överskottstillgångar

Efter att fordringsanmälningsperioden har löpt ut och alla fordringar har fastställts, betalar likvidatorn ut företagets skulder från dess tillgångar. Om det fortfarande finns tillgångar kvar efter att alla skulder har betalats, blir dessa “överskottstillgångar” som ska fördelas till aktieägarna. Artikel 504.3 i den japanska bolagslagen fastställer som princip att dessa överskottstillgångar ska fördelas rättvist till aktieägarna i förhållande till antalet aktier de innehar (principen om aktieägarnas likhet). Om företaget har utfärdat olika typer av aktier med olika bestämmelser för fördelning av överskottstillgångar i sina bolagsordningar (till exempel aktier som ger vissa aktieägare företräde vid fördelning), ska dessa bestämmelser följas.

I detta sammanhang finns det ett intressant rättsfall som visar på giltigheten av överenskommelser mellan aktieägare i privatägda företag. En dom från Tokyo District Court den 7 september 2015 (Heisei 27) fastslog att även om en överenskommelse om att fördela överskottstillgångar på ett sätt som avviker från aktieinnehavsförhållandet (en personlig bestämmelse) inte formellt återspeglas i bolagsordningen, är den giltig om den grundas på en överenskommelse mellan alla aktieägare. Detta rättsfall antyder att flexibla överenskommelser mellan aktieägare i företag med få aktieägare och nära relationer kan respekteras juridiskt, vilket ger mycket viktiga praktiska implikationer.

Avslutande av likvidation och bolagets upphörande under japansk lag

När alla likvidationsåtgärder är slutförda, går bolaget in i den sista fasen för att juridiskt upphöra. Denna process består av tre huvudsteg: godkännande av slutredovisningen, registrering av likvidationens avslutande och slutligen bevarandet av bokföringsmaterial som är den sista skyldigheten.

Godkännande av slutredovisningen

För det första måste likvidatorn, när allt inkasso av fordringar och betalning av skulder samt fördelning av kvarvarande tillgångar är avslutade, utan dröjsmål upprätta en “slutredovisning” enligt artikel 507.1 i den japanska bolagslagen. I denna slutredovisning ska man enligt bestämmelserna i bolagslagens genomförandeförordningar inkludera uppgifter om inkomster och kostnader under likvidationsperioden samt beloppet av de tillgångar som distribuerats till aktieägarna. Den upprättade slutredovisningen ska lämnas in till bolagsstämman och godkännas genom ett vanligt beslut enligt artikel 507.3 i samma lag. Med detta godkännande från bolagsstämman anses bolagets likvidation juridiskt “avslutad”. Dessutom befrias likvidatorn i princip från ansvar för försummelse av sina uppgifter genom detta godkännande, men detta gäller inte om det har förekommit oegentligheter i utförandet av tjänsten enligt artikel 507.4.

Registrering av likvidationens avslutande

För det andra måste likvidatorn, inom två veckor från det att slutredovisningen godkänts av bolagsstämman, ansöka om “registrering av likvidationens avslutande” hos den juridiska byrån som har jurisdiktion över bolagets huvudkontor enligt artikel 929 i den japanska bolagslagen. När denna registrering är genomförd stängs bolagets registreringsposter och bolagets juridiska person upphör helt. Detta innebär att bolaget avslutar sin existens som en juridisk enhet.

Bevarande av bokföringsmaterial

För det tredje återstår en sista viktig skyldighet för likvidatorn även efter att bolaget har upphört. Det är “bevarandet av bokföringsmaterial”. Artikel 508.1 i den japanska bolagslagen ålägger likvidatorn att bevara bokföringsmaterial och viktiga dokument relaterade till verksamheten och likvidationen av det likviderade aktiebolaget i tio år från dagen för registreringen av likvidationens avslutande. Denna skyldighet är personlig för likvidatorn och innebär ett långsiktigt personligt ansvar. Med tanke på denna långsiktiga börda bör valet av likvidator göras noggrant och i vissa fall kan det vara klokt att utse en specialist. Det är också möjligt för en intressent att genom en ansökan få domstolen att utse någon annan att bevara dokumenten i likvidatorns ställe enligt artikel 508.2.

Sammanfattning

Den vanliga likvidationen av ett företag enligt japansk bolagsrätt (日本の会社法) är en juridisk process som skiljer sig från företagskonkurs och syftar till en planerad och ordnad avveckling av ett företag. Processen inleds med utnämningen av en likvidator och omfattar en strikt kreditorskyddsprocedur som tar minst två månader, betalning av alla skulder och distribution av kvarvarande tillgångar till aktieägarna. Slutligen upphör företagets juridiska personlighet efter godkännande av bokslutet vid bolagsstämman och registrering av likvidationens avslut hos Legal Affairs Bureau, men likvidatorn har en skyldighet att bevara bokföringsdokument i ytterligare tio år. Denna serie av åtgärder är ett viktigt system för att uppfylla företagets sociala ansvar samtidigt som det skyddar rättigheterna för alla intressenter.

Monolith Law Office har en omfattande erfarenhet av att representera ett stort antal inhemska och internationella klienter i likvidationsförfaranden enligt japansk bolagsrätt. Vår byrå har flera specialister, inklusive engelsktalande med utländsk advokatexamen, vilket gör oss kapabla att hantera komplexa internationella ärenden. Vi erbjuder omfattande juridiskt stöd i alla skeden, från rådgivning om utnämning av likvidatorer till genomförande av specifika likvidationsåtgärder, tillträde som likvidator och även långsiktiga skyldigheter efter avslutad likvidation. Om du behöver pålitligt expertstöd under den kritiska fasen av företagslikvidation, tveka inte att kontakta oss på Monolith Law Office.