Anställning av utländsk arbetskraft inom handelsbranschen: Viktiga punkter för att erhålla arbetsvisum

I en värld där globaliseringen fördjupas, betraktar handelssektorn i Japan säkrandet av talanger med olika bakgrunder som en viktig ledningsfråga för att bibehålla och utöka den internationella konkurrenskraften. Förmågan att förhandla med utländska kunder, utforska nya marknader och hantera komplex internationell logistik är avgörande för företagens tillväxt, och dessa färdigheter finns ofta hos utländska specialister med språkkunskaper, kulturell insikt och en internationell affärskänsla. Men för att anställa dessa värdefulla internationella talanger måste företagen noggrant förstå och följa det specialiserade och strikta juridiska förfarandet som utgörs av Japans invandringskontrollsystem. I synnerhet kan processen att skaffa en arbetsvisering, officiellt känd som en uppehållstillståndskvalifikation för arbete, vara komplex och tidskrävande för många företag. Brister i förfarandet eller missförstånd kring kraven kan leda direkt till avslag på visumansökningar och därmed medföra betydande förseningar i affärsplanerna. Denna artikel syftar till att organisera de juridiska utmaningarna som företag inom handelssektorn står inför när de anställer utländska specialister och att presentera lösningar på dessa. Artikeln fokuserar huvudsakligen på uppehållstillståndskvalifikationen ‘Teknik, humaniora och internationella tjänster’, som många specialister inom handelssektorn är berättigade till. Baserat på Japans ‘Immigration Control and Refugee Recognition Act’ och tillhörande förordningar från justitieministeriet, ger artikeln en omfattande förklaring av visumtyper, specifika krav för att erhålla dem, detaljer kring ansökningsprocessen och punkter som företagen särskilt bör vara uppmärksamma på, för att ge ansvariga en praktisk vägledning och en korrekt överblick av hela processen.

Val av arbetsvisum inom handelsbranschen i Japan

För att utländska medborgare ska kunna engagera sig i specialiserade yrken i Japan, är det nödvändigt att förvärva en uppehållsstatus som motsvarar deras arbetsinnehåll. För specialister inom handelsbranschen är den mest allmänna och omfattande uppehållsstatusen som täcker ett brett spektrum av aktiviteter den som definieras som “Teknik, humaniora kunskaper och internationella tjänster” enligt bilaga 1, punkt 2 i Japans “Immigrationskontroll- och flyktingigenkänningslag”.

Denna uppehållsstatus inkluderar tre områden: “Teknik”, som kräver kunskap inom naturvetenskap såsom fysik och ingenjörsvetenskap; “Humaniora kunskaper”, som kräver kunskap inom humaniora såsom juridik och ekonomi; och “Internationella tjänster”, som kräver en förståelse för utländska kulturer och en känslighet för dessa. Många av de arbetsuppgifter som finns inom handelsbranschen, såsom utländsk försäljning, marknadsföring, handelsadministration, juridiska tjänster och redovisning, faller under kategorierna “Humaniora kunskaper” eller “Internationella tjänster”.

Det är värt att notera att en lagändring i Japan år 2015 (Heisei 27) resulterade i en integration av de tidigare separata uppehållsstatusarna “Teknik” och “Humaniora kunskaper & Internationella tjänster”. Denna integration var ett svar på komplexiteten i det moderna affärsklimatet. Till exempel, inom handelsbranschen har det blivit vanligare med arbetsuppgifter som korsar olika områden, såsom att förstå de tekniska specifikationerna för en produkt (Teknik) och sedan förhandla avtal med utländska kunder (Humaniora kunskaper & Internationella tjänster). Denna integration har gjort det möjligt för företag att täcka sådana komplexa arbetsuppgifter med en enda uppehållsstatus, vilket möjliggör en mer flexibel användning av personalresurser.

Om man däremot är verksam som företagsledare eller i en ledande position, tillämpas en annan uppehållsstatus som kallas “Företagsledning & Administration”. Det är viktigt att klart skilja den uppehållsstatus som beskrivs i denna artikel, “Teknik, humaniora kunskaper & Internationella tjänster”, som uteslutande riktar sig till specialiserade anställda som utför arbete baserat på ett kontrakt med ett företag.

Förståelse av aktivitetsinnehållet för ‘Teknik, humaniora och internationella affärer’-visum i Japan

För att korrekt ansöka om uppehållstillstånd för ‘Teknik, humaniora och internationella affärer’ i Japan, är det nödvändigt att tydligt bevisa att de arbetsuppgifter som förväntas inom handelsbranschen faller inom ramen för de aktiviteter som tillåts av denna visumkategori. Inom handelsbranschen är det framför allt de två områdena ‘humaniora’ och ‘internationella affärer’ som står i centrum.

Arbetsuppgifter som faller under humaniora

‘Humaniora’ avser arbete som kräver kunskap inom områden som juridik, ekonomi, sociologi, företagsekonomi och andra humanistiska vetenskaper. Detta innebär att arbete som kräver tillämpning av akademisk kompetens förvärvad vid universitet eller andra högre utbildningsinstitutioner efterfrågas. Exempel på specifika arbetsuppgifter inom ett handelsföretag inkluderar:

• Utommarknadsundersökning och marknadsföring: Använda kunskaper i ekonomi och företagsekonomi för att analysera marknadstrender i specifika länder eller regioner och utforma försäljningsstrategier.
• Handelsfinansiering och redovisning: Använda kunskaper om internationella redovisningsstandarder och valutaväxling för att hantera finansiella transaktioner och bokföring i import- och exportaffärer.
• Utomlands försäljning och inköp: Använda kunskaper om internationell kontraktsrätt och handelsbruk för att förhandla om priser, sluta avtal och hantera leveranstider med utländska affärspartners.
• Rättsliga och compliance-uppgifter: Baserat på kunskaper i internationell juridik, granska efterlevnaden av handelsrelaterade lagar och regler samt granska och utforma kontrakt.

Det är viktigt att dessa arbetsuppgifter inte bara är administrativa, utan innefattar analys och beslutsfattande baserat på specialkunskaper.

Arbetsuppgifter som faller under internationella affärer

‘Internationella affärer’ avser arbete som kräver tänkande eller känslighet grundad i en utländsk kultur. Detta innebär inte bara att kunna tala ett främmande språk, utan också att tillämpa en djup förståelse för kulturen, samhället och den historiska bakgrunden i det land där språket talas i arbetet. Enligt riktlinjerna från Japans immigrationsbyrå inkluderar specifika arbetsuppgifter ‘översättning, tolkning, språkundervisning, PR, reklam eller utländska handelsaktiviteter, design relaterad till kläder eller inredning, produktutveckling och andra liknande arbetsuppgifter’.

Det faktum att ‘utländska handelsaktiviteter’ uttryckligen nämns är av yttersta vikt för handelsföretag. Detta innebär att många av handelsbranschens kärnaktiviteter, såsom kommunikation med utländska affärspartners, förhandlingar baserade på lokala affärsseder och produktplanering med hänsyn till kulturell bakgrund, med stor sannolikhet faller under kategorin ‘internationella affärer’.

Distinktionen mellan ‘humaniora’ och ‘internationella affärer’ har en viktig betydelse i ansökningsstrategin, eftersom kraven på utbildning och praktisk erfarenhet skiljer sig åt. Till exempel, om en sökande har avslutat universitetsstudier inom ett relevant område men har begränsad praktisk erfarenhet, kan det vara lämpligt att strukturera ansökan baserat på utbildningskraven för ‘humaniora’. Å andra sidan, om en person saknar relevant utbildning men har många års erfarenhet av internationell försäljning, kan det vara mer fördelaktigt att strukturera ansökan baserat på praktiska erfarenhetskrav för ‘internationella affärer’. Företag måste därför noggrant granska kandidaters bakgrund och strategiskt avgöra vilket krav som är mest rationellt att ansöka under.

Kärnan i visumanskaffning: Krav för landningstillstånd

För att erhålla visum med uppehållstillstånd för “teknik, humaniora och internationella tjänster” måste både sökanden och det mottagande företaget uppfylla kraven för landningstillstånd som fastställs i Japans “Förordning om kriterier enligt utlänningskontroll- och flyktingerkännandelagen Artikel 7, Paragraf 1, Punkt 2” (nedan kallad “Kriterieförordningen”). Dessa krav är de mest avgörande bedömningskriterierna i visumprocessen.

Krav relaterade till sökanden själv

De akademiska eller praktiska erfarenhetskrav som sökanden själv måste uppfylla varierar beroende på om de ska arbeta inom området för “humaniora och internationella tjänster” eller “internationella tjänster”.

När det gäller arbete inom “humaniora och internationella tjänster” (samt “tekniska tjänster”) måste sökanden uppfylla något av följande krav:

1. Ha avslutat en universitetsutbildning med inriktning på ämnen som är relevanta för den tänkta tjänsten, eller ha erhållit en utbildning som är likvärdig eller högre.
2. Ha fullföljt en yrkesinriktad kurs på en japansk yrkesskola (senmon gakkou) med inriktning på ämnen som är relevanta för den tänkta tjänsten, där titeln “senmonshi” eller “koudo senmonshi” har tilldelats.
3. Ha mer än 10 års praktisk erfarenhet av den tänkta tjänsten, inklusive perioder av studier inom relevanta ämnen på universitet eller liknande.

Det viktiga här är “relevansen” mellan universitetsstudiernas inriktning och arbetsuppgifterna. Till exempel, om någon som har examen från en ekonomisk fakultet ska arbeta med handelsfinansiering, är relevansen tydlig. Men om en person med en examen i litteratur ska utföra samma arbete, kan det bli svårt att förklara en direkt relevans mellan studieinriktningen och arbetsuppgifterna, vilket ökar risken för att ansökan avslås.

Å andra sidan, när det gäller arbete inom “internationella tjänster”, måste sökanden uppfylla följande krav:

1. Arbeta med översättning, tolkning, språkundervisning, PR, reklam, internationell handel, design, produktutveckling och liknande tjänster.
2. Ha minst tre års praktisk erfarenhet inom det relevanta arbetsområdet.

Det finns dock ett viktigt undantag. Om en person med universitetsexamen ska arbeta med “översättning, tolkning eller språkundervisning”, krävs inte denna treåriga praktiska erfarenhet.

Krav på mottagande företag i Japan

För företag som tar emot utländsk arbetskraft i Japan finns det tre viktiga krav som måste uppfyllas.

För det första, yrkesspecifik expertis. Arbetsuppgifterna som den utländska arbetstagaren ska utföra måste kräva specialiserad teknik eller kunskap och får inte vara enkla rutinuppgifter som vem som helst kan utföra. Till exempel, även om en person anställs som handläggare för handelsadministration, om arbetsuppgifterna enbart består av att kopiera dokument, packa varor eller utföra enkla datatjänster, kommer det att anses sakna specialisering och därmed inte godkännas. I ansökan måste det tydligt framgå att arbetsuppgifterna är konkreta och specialiserade.

För det andra, rimligheten i ersättningen. Enligt de japanska standardföreskrifterna är det obligatoriskt att den ersättning som utländska arbetstagare får ska vara “minst lika mycket som en japansk arbetstagare skulle få för samma arbete”. Detta är en regel som syftar till att förhindra orättvis exploatering av utländska arbetstagare och att ta hänsyn till inverkan på den inhemska arbetsmarknaden. Om lönen som erbjuds är avsevärt lägre jämfört med vad japanska anställda med samma arbetsuppgifter får, kan det leda till att tillståndet nekas.

För det tredje, företagets stabilitet och kontinuitet. Japans immigrationsbyrå granskar om företaget kan anställa utländska arbetstagare på ett stabilt och långsiktigt sätt och fortsätta att betala löner. Särskilt för nystartade företag eller företag med dåliga finansiella resultat krävs det att de genom att lämna in affärsplaner och resultaträkningar kan bevisa företagets framtidsutsikter och finansiella hälsa med objektiva dokument.

När dessa krav sammanställs blir resultatet som följande tabell visar.

【Praktisk guide】Detaljer om ansökningsprocessen för arbetsvisum i Japan

När man anställer en utländsk medarbetare från utlandet börjar processen vanligtvis med en ansökan om utfärdande av ett “Certificate of Eligibility (COE)” för att fastställa uppehållsstatus. Detta är ett system där justitieministern i Japan i förväg intygar att den utländska personens planerade aktiviteter i Japan uppfyller kraven för den relevanta uppehållsstatusen innan personen i fråga anländer till Japan.

Processflödet

Den generella processen för att använda ett Certificate of Eligibility (COE) i Japan är som följer:

1. Det mottagande företaget ansöker om ett “Certificate of Eligibility” hos den regionala invandringsbyrån som har jurisdiktion över företagets plats. Ansökan görs i regel av en anställd på företaget som ombud.
2. Den regionala invandringsbyrån granskar ansökningshandlingarna. Granskningstiden är vanligtvis mellan en och tre månader.
3. Om granskningen godkänns, utfärdas ett Certificate of Eligibility (COE) till företaget.
4. Företaget skickar sedan originalet av det utfärdade COE via internationell post till den utländska medborgaren som befinner sig utomlands.
5. Den utländska medborgaren lämnar in det mottagna COE och andra nödvändiga dokument till den japanska ambassaden eller konsulatet i sitt hemland och ansöker om visum.
6. Efter att visumet har utfärdats reser personen till Japan. Vid ankomsten till en japansk flygplats eller liknande genomgår personen en landningskontroll där ett uppehållskort utfärdas.

En mycket viktig sak att notera här är giltighetsperioden för COE. Om man inte reser in i Japan inom tre månader från utfärdandedatumet förlorar COE sin giltighet. Därför måste företaget och den blivande anställda snabbt förbereda för inresa till Japan efter att COE har utfärdats. 

Detaljer om inlämnade dokument och företagskategoriernas system i Japan

De dokument som ska lämnas in varierar beroende på mottagande företags storlek och ledningssituation. Japans Invandringsbyrå klassificerar företag i följande fyra kategorier och har förenklat de dokument som krävs för varje kategori.

• Kategori 1: Företag noterade på den japanska börsen, ömsesidiga försäkringsbolag, nationella och lokala offentliga organisationer, med mera.
• Kategori 2: Organisationer eller individer vars totala belopp av källskatt på löneinkomster för föregående år överstiger 10 miljoner yen.
• Kategori 3: Organisationer eller individer som har lämnat in en sammanställning av lagstadgade rapporter för källskatt på anställdas löneinkomster för föregående år (exklusive kategori 2).
• Kategori 4: Organisationer eller individer som inte faller under någon av ovanstående kategorier (till exempel nystartade företag).

Detta system med kategorier kan ses som en form av riskbedömning utförd av Japans Invandringsbyrå. Stora företag och stabila företag som tillhör kategori 1 och 2 anses ha högt socialt anseende och en hög sannolikhet för att följa regelverk, varför de är undantagna från att lämna in många dokument. Å andra sidan krävs det att små och medelstora företag samt nystartade företag, särskilt de i kategori 3 och 4, lämnar in fler dokument för att mer detaljerat bevisa affärsstabilitet och anställningssäkerhet. Detta innebär att företagets tillförlitlighet också utvärderas noggrant under ansökningsprocessen.

De inlämnade dokumenten varierar, men de viktigaste är följande:

Dokument gemensamma för alla kategorier

• Ansökningsformulär för utfärdande av visumkvalifikationscertifikat: Den senaste versionen kan laddas ner från Justitieministeriets webbplats. Den officiella benämningen är “Ansökningsformulär för utfärdande av visumkvalifikationscertifikat”.
  Formulärsida: Japans Invandringsbyrå “Ansökningsförfarande för visumkvalifikationscertifikat”
• Fotografi (4 cm höjd x 3 cm bredd) 1 styck
• Svarskuvert (med frimärke för rekommenderat brev)
• Dokument som bevisar sökandens utbildning och arbetslivserfarenhet: examensbevis, betyg, anställningsintyg, etc.

Dokument som krävs beroende på företagskategori

• Kategori 1-företag: Kopior av kvartalsrapporter eller dokument som bevisar börsnotering, etc. Inga ytterligare dokument om verksamhetens innehåll krävs i princip.
• Kategori 2-företag: Kopior av sammanställningen av lagstadgade rapporter för källskatt på anställdas löneinkomster för föregående år.
• Kategori 3-företag: Förutom kopior av sammanställningen av lagstadgade rapporter för källskatt på anställdas löneinkomster för föregående år, dokument som klargör innehållet i sökandens aktiviteter (till exempel kopior av anställningsavtal) och dokument som klargör verksamhetens innehåll (till exempel företagsbroschyrer, bevis om registrerade företagsuppgifter).
• Kategori 4-företag: Förutom dokumenten för kategori 3, kopior av den senaste årsredovisningen (resultaträkning, balansräkning, etc.). Om det är ett nystartat företag som saknar årsredovisning, måste en affärsplan för det kommande året lämnas in för att konkret förklara affärsstabilitet och kontinuitet.

Ansökningsmottagning och granskningstid

Ansökningar ska lämnas in personligen vid kontoret för den regionala invandringsmyndigheten (regionala invandringsbyrån, dess filialer eller dess fältkontor) som har jurisdiktion över företagets huvudkontors plats. Ansökningar via post accepteras inte, men det är möjligt att använda det onlinebaserade systemet för uppehållstillståndsansökningar. Den standardiserade behandlingstiden för granskning har offentliggjorts som mellan en och tre månader, men beroende på perioder med hög ansökningsvolym (till exempel runt examenssäsongen i mars) eller komplexiteten i enskilda fall, kan processen ta längre tid.

Viktiga punkter för att undvika risk för avslag på arbetsvisum i Japan

Att ansöka om arbetsvisum innebär inte automatiskt att det beviljas bara för att man uppfyller kraven och lämnar in nödvändiga dokument. Genom att analysera de fall av avslag som publicerats av Japans immigrationsmyndighet blir det tydligt vilka vanliga fallgropar företag bör undvika. Att förstå dessa risker i förväg och vidta åtgärder är nyckeln till en smidig visumprocess.

Inkongruens mellan utbildning/arbetslivserfarenhet och arbetsuppgifter

Detta är en av de vanligaste orsakerna till avslag. Granskarna bedömer noggrant hur den sökandes akademiska kunskaper eller tidigare arbetslivserfarenhet kan tillämpas på de arbetsuppgifter som ska utföras i Japan. Till exempel, i ett fall där en person med en yrkesexamen i smyckesdesign ansökte om att arbeta med tolkning och översättning på ett IT-företag, avslogs ansökan eftersom det inte fanns någon relevans mellan utbildningen och arbetsuppgifterna. Det är företagets ansvar att i dokument som anställningsmotiveringar förklara konkret och logiskt varför “denna person” är nödvändig och vilken stark koppling som finns mellan personens expertis och företagets behov av arbetskraft.

Brist på specialisering i arbetsuppgifterna

Om de arbetsuppgifter som ansökan gäller bedöms vara enkla och inte kräver någon specialisering, kan det också leda till avslag. Till exempel, om någon ansöker om att utföra tolk- och översättningsarbete men i verkligheten är arbetsmängden mycket liten och majoriteten av arbetet består av enkla uppgifter som kundservice, varuexponering eller städning i en butik, anses detta inte överensstämma med syftet med visumet. Dessutom, om ett företag med få anställda ansöker om att en person ska hantera ett brett spektrum av administrativa uppgifter som bokföring och personalhantering, blir frågan om det verkligen finns tillräckligt med arbete för att motivera en heltidsanställning av en specialist. Arbetsbeskrivningen måste tydligt visa att de specialiserade uppgifterna utgör en stor del av det totala arbetet.

Problem med ersättning

Om den ersättning som anges i ansökan är orimligt låg jämfört med vad japanska medborgare får för samma arbete, blir detta en tydlig orsak till avslag. Till exempel, i ett fall där en sökande skulle arbeta med tolkning och översättning på ett import- och exportföretag och hade en månadslön på 170 000 yen, medan en japansk medarbetare i samma position hade en månadslön på 200 000 yen, ledde detta till avslag. Detta indikerar inte bara att de lagliga kraven inte uppfylls, utan kan också ge intryck av låg medvetenhet om företagets efterlevnad av regler.

Problem med sökandens uppförande

Om sökanden redan vistas i Japan med en visumstatus som “student”, kommer tidigare vistelse att ha stor inverkan på bedömningen. Speciellt om det upptäcks att personen har arbetat betydligt mer än de 28 timmar per vecka som är tillåtna för studenter under en längre period, kan detta leda till att en ansökan om arbetsvisum avslås på grund av att “vistelsen inte bedöms vara tillfredsställande”. Detta beror på att tidigare regelbrott ses som en oro för framtida uppförande under vistelsen.

Problem med företagets trovärdighet

Företagets trovärdighet, som ligger till grund för ansökan, ifrågasätts också. Om det inte finns någon faktisk verksamhet på den adress som anges i ansökningshandlingarna, om det finns motsägelser i de inlämnade finansiella rapporterna, eller om företagets kontaktperson av misstag svarar att “det finns inga planer på att anställa en sådan utländsk person” när immigrationsmyndigheten ställer frågor, kan brister i företagets ledningssystem leda till avslag. Visumansökan är inte bara en individuell process utan testar också hela organisationens trovärdighet. Gemensamt för dessa avslagsfall är bristen på konsekvens och trovärdighet i ansökningsinnehållet. Ansökningshandlingarna ska inte ses som oberoende dokument utan måste sammanfalla som en övertygande berättelse där sökandens bakgrund, företagets verksamhet, anställningsavtalet och anställningsmotiveringarna är i harmoni. Om det uppstår inkonsekvenser eller tvivel någonstans, kan granskaren ifrågasätta hela ansökningens trovärdighet, vilket ökar risken för avslag.

Sammanfattning

Att anställa utländsk specialistkompetens inom handelsbranschen är av yttersta vikt för att öka ett företags internationella konkurrenskraft, men det kräver samtidigt en djup förståelse för Japans strikta immigrationslagstiftning. Som vi har beskrivit i denna artikel är förvärvandet av uppehållstillståndet “Teknik, humaniora/kunskap och internationella tjänster” en central procedur i denna process. Nyckeln till framgång ligger först och främst i att visa en tydlig och logisk koppling mellan sökandens utbildning och arbetslivserfarenhet och de arbetsuppgifter som företaget erbjuder. För det andra, att arbetsuppgifterna innefattar specialkompetens och att ersättningen är likvärdig eller högre än för japanska medborgare, vilket är ett juridiskt krav. Och för det tredje, att företagets affärsstabilitet och kontinuitet kan bevisas med objektiva handlingar. Om något av dessa krav saknas, medför det en risk att ansökan avslås. Företag måste därför se ansökningsprocessen inte bara som en administrativ rutin, utan som en viktig möjlighet att visa den offentliga myndigheten legitimiteten i sin affärsplan och personalstrategi, och förbereda sig med stor omsorg.

Monolith Law Office har en omfattande erfarenhet av att tillhandahålla juridiska tjänster relaterade till ansökan om arbetsvisum, som behandlats i denna artikel, till ett stort antal klienter både inom och utanför Japan. Vår byrå har flera experter som inte bara är kvalificerade som japanska advokater, utan också har juridiska kvalifikationer från andra länder och är engelsktalande, vilket gör det möjligt för oss att noggrant hantera komplexa juridiska behov som internationella affärsmiljöer kräver. Vi erbjuder konsekvent stöd från strategisk rådgivning i ansökningsprocessen för uppehållstillstånd, till att skapa ansökningsdokument och förhandlingar med Immigration Bureau, för att säkerställa att våra klientföretag smidigt kan säkra global talang. Om ni har några frågor om detta ämne, tveka inte att kontakta oss på Monolith Law Office.