Grundlig genomgång av visumprocessen för rekrytering av utländska anställda i Japan efter anställningsform

För moderna japanska företag är säkrandet av global talang en viktig del av affärsstrategin för att uppnå tillväxt. Dock styrs rekryteringsprocessen för utmärkta internationella talanger av de komplexa juridiska procedurerna som fastställs av Japans “Immigration Control and Refugee Recognition Act” (nedan kallad “Immigrationslagen”). Denna lag utgör grunden för förvaltningen av alla utländska medborgares aktiviteter i Japan och det är avgörande för företag att förstå och följa dess bestämmelser korrekt, då detta är en väsentlig juridisk skyldighet. Fel i processen kan leda till inte bara förseningar i rekryteringsplanerna utan också allvarliga juridiska risker. Syftet med denna artikel är att ge en omfattande förklaring av de procedurer och försiktighetsåtgärder som krävs för de tre typiska rekryteringsformerna som företagsledare, juridiska och personalansvariga står inför i praktiken vid anställning av utländsk arbetskraft. Specifikt kommer vi att behandla scenarier där man anställer en utländsk medborgare med ett “Family Stay” visum som fast anställd, anställer en person med ett “Status of Residence” visum, och erbjuder anställning till en utländsk medborgare som befinner sig i Japan på ett “Short-Term Stay”. Att korrekt förstå och genomföra dessa procedurer är inte bara en administrativ uppgift utan en kritisk del av att bygga ett företags compliance-struktur och hantera juridiska risker.

Grundprinciper för anställning av utländska medarbetare och företags juridiska ansvar i Japan

När företag anställer talanger oavsett nationalitet, åläggs de vissa juridiska skyldigheter. I fallet med anställning av utländska medarbetare finns det särskilt strikta kontrollskyldigheter enligt Japans invandringslagstiftning. Alla företag måste, innan de ingår anställningsavtal och låter arbetet påbörjas, kontrollera den berörda utländska medarbetarens uppehållskort eller pass för att säkerställa att personen har en giltig uppehållsstatus som tillåter arbete och att uppehållsperioden är giltig. Om ett företag försummar denna kontrollskyldighet och anställer en utländsk medarbetare som inte har tillstånd att arbeta, kan företaget ställas inför allvarligt juridiskt ansvar.

Artikel 73-2 i Japans invandringslag definierar brottet “främjande av olagligt arbete”. Detta är en bestämmelse som bestraffar de som låter någon utföra olagligt arbete i samband med affärsverksamhet eller som placerar någon under sin kontroll i syfte att utföra sådant arbete. Vid överträdelse kan den enskilda personen dömas till upp till tre års fängelse eller böter på upp till 3 miljoner yen, eller båda, medan en juridisk person kan bötfällas med upp till 3 miljoner yen. Den viktigaste aspekten av denna lag är att företag inte kan använda argumentet “vi visste inte” som en giltig försvarslinje. Även om det finns ett “förbiseende” såsom att försumma att kontrollera uppehållskortet, kan företaget bli föremål för straff. Med andra ord kräver lagen att företag aktivt och säkert etablerar ett kontrollsystem. Därför är det att följa de korrekta procedurerna för varje rekryteringsform som vi kommer att förklara, det enda sättet att undvika risken för brott mot främjande av olagligt arbete och att bevisa att företaget uppfyller sina juridiska skyldigheter.

Rekryteringsfokus ①: Att anställa utländska medborgare med ett “Familjevistelse”-visum som fast anställda

“Familjevistelse”-visumet i Japan är avsett för makar och barn som är beroende av en utländsk arbetstagare som arbetar i Japan, och dess huvudsakliga syfte är att möjliggöra vistelse i Japan som en familj. Därför tillåter detta visum inte arbete i sig. Men genom att erhålla ett “tillstånd för aktiviteter utanför kvalifikationerna” enligt artikel 19 i den japanska invandringslagen, kan arbete undantagsvis tillåtas. Detta tillstånd begränsas dock i princip till arbete upp till 28 timmar per vecka och är avsett för deltidsarbete eller extrajobb. Således är det inte möjligt att anställa en utländsk medborgare med ett “Familjevistelse”-visum som fast anställd utan att överskrida gränserna för detta tillstånd enligt lag.

För att anställa någon som fast anställd krävs det att personens nuvarande “Familjevistelse”-status ändras till en annan arbetsrelaterad visumstatus som tillåter arbete, såsom “Teknik, Mänskliga Kunskaper, Internationella Tjänster”. Denna process är en “ansökan om ändring av visumstatus” enligt artikel 20 i den japanska invandringslagen. Denna ansökan innebär inte bara en uppdatering av visumstatusen utan är en sträng granskning som är likvärdig med en ansökan om ett helt nytt arbetsvisum. Invandringsbyrån i Japan granskar från grunden om sökanden uppfyller kraven för den nya visumstatusen. Särskilt viktigt är sambandet mellan sökandens utbildning och arbetslivserfarenhet och de arbetsuppgifter som företaget planerar att tilldela. Till exempel, om en person med en ingenjörsexamen från universitetet ska anställas för en marknadsföringsposition, kan det vara svårt att få tillstånd om man inte kan förklara relevansen mellan arbetsuppgifterna och utbildningen på ett rimligt sätt. Företag måste vara medvetna om att denna ansökan inte är en formalitet utan en granskning där själva lämpligheten för anställningen ifrågasätts, och de måste förbereda sig noggrant.

Ansökan om ändring av visumstatus görs till den regionala invandringsbyrån som har jurisdiktion över sökandens bostadsort. Processen tar vanligtvis mellan en och två månader att granska. Om ansökan godkänns krävs en avgift på 6,000 yen vid personlig framställning eller 5,500 yen för onlineansökningar.

De dokument som krävs för processen förbereds av både sökanden och det mottagande företaget. De huvudsakliga dokumenten är följande:

• Dokument som sökanden förbereder
  • Ansökningsformulär för ändring av visumstatus
  • Fotografi (4 cm högt x 3 cm brett)
  • Pass och uppehållskort (för presentation)
  • Dokument som bevisar utbildning och arbetslivserfarenhet (exempelvis examensbevis, anställningsintyg)
• Dokument som företaget förbereder
  • Företagets registreringsbevis för handel och juridiska personer
  • Kopia av senaste årsredovisningen
  • Sammanställning av lagstadgade rapporter om anställdas löneinkomster för föregående år
  • Kopia av anställningsavtalet (med detaljer om arbetsuppgifter, lön, period etc.)
  • Anställningsmotivering (dokument som förklarar behovet av rekrytering)

Det finns ett kategorisystem som förenklar de dokument som ska lämnas in beroende på företagets storlek (börsnoterade företag, små och medelstora företag etc.), så det är viktigt att kontrollera vilken kategori ditt företag tillhör. Blanketter för ansökan och detaljer om de nödvändiga dokumenten kan kontrolleras på Invandringsbyråns webbplats.

Referens: Ansökan om ändring av visumstatus | Japans Invandringsbyrå

Referens: Visumstatus “Teknik, Mänskliga Kunskaper, Internationella Tjänster” | Japans Invandringsbyrå

Rekryteringsfokus ②: Anställning av utländska medborgare med statusrelaterade visum i Japan

Upppehållstillstånd såsom “permanent bosatt”, “make/maka till japansk medborgare” och “långvarig bosatt” baseras inte på specifika aktiviteter utan på individens status eller position och kallas därför “statusbaserade uppehållstillstånd” eller “statusrelaterade visum”. Utländska medborgare som innehar dessa uppehållstillstånd har inga lagliga begränsningar gällande arbete och kan därför anställas av företag med samma procedurer som japanska medborgare, oavsett jobbkategori eller arbetstid. Det är inte nödvändigt att genomföra några ändringar av uppehållstillstånd hos immigrationsmyndigheten, vilket gör rekryteringsprocessen mycket enkel.

Men denna enkelhet i processen kan paradoxalt nog leda till att juridiska skyldigheter förbises, så det är viktigt att vara uppmärksam. Även när man anställer utländska medborgare med statusrelaterade visum, har företag en skyldighet att rapportera till Hello Work (den offentliga arbetsförmedlingen) enligt artikel 28 i den japanska lagen om “omfattande främjande av arbetspolitik samt stabilitet i anställning och förbättring av yrkeslivet”. Denna rapportering kallas “anmälan om anställning av utländska medborgare” och är obligatorisk för alla arbetsgivare. Om man försummar att rapportera eller lämnar en falsk rapportering, kan man bli bötfälld med upp till 300 000 yen.

Eftersom det inte krävs någon ansökan till immigrationsmyndigheten, finns det en risk att rapporteringen till Hello Work kan glömmas bort i företagets standardrekryteringsflöde. För att förhindra sådana överträdelser av efterlevnaden är det mycket effektivt att inkludera en kontrollmekanism i onboardingprocessen vid rekrytering som automatiskt initierar rapporteringsprocessen till Hello Work när en ny anställd med utländskt medborgarskap (utom särskilda permanenta bosatta) identifieras.

Metoden för rapportering varierar beroende på om den utländska medborgaren blir försäkrad under arbetsförsäkringen eller inte.

1. Om personen blir försäkrad under arbetsförsäkringen
   • Procedur: När man lämnar in den vanliga “anmälan om förvärv av arbetsförsäkringskvalifikationer” (formulär nummer 2), kompletterar man med uppgifter om uppehållstillstånd, uppehållstid och nationalitet för att slutföra rapporteringen.
   • Inlämningsställe: Hello Work som har jurisdiktion över arbetsplatsens plats.
   • Sista inlämningsdag: Den 10:e dagen i månaden efter anställningen.
2. Om personen inte blir försäkrad under arbetsförsäkringen
   • Procedur: Man måste lämna in en separat “anmälan om anställningssituation för utländska medborgare” (formulär nummer 3).
   • Inlämningsställe: Hello Work som har jurisdiktion över arbetsplatsens plats.
   • Sista inlämningsdag: Sista dagen i månaden efter anställningen.

Vid avslutande av anställning är det också obligatoriskt att lämna in en anmälan om förlust av arbetsförsäkringskvalifikationer eller en “anmälan om anställningssituation för utländska medborgare (vid avslutande av anställning)”. Anmälningsformulären kan laddas ner från hemsidan för Japans hälsoministerium och arbetsministerium.

Referens: Om rapportering av anställningssituation för utländska medborgare | Japans hälsoministerium och arbetsministerium

Rekryteringsfokus för olika visumtyper ③: Anställning av personer med “korttidsvisum” i Japan

Visumet för “korttidsvistelse” i Japan är avsett för tillfälliga vistelser som inte innefattar ersättningsgivande aktiviteter, såsom turism, familjebesök och korta affärsbesök (möten, förhandlingar och liknande). Därför är det strikt förbjudet för utlänningar med detta visum att arbeta inom Japan. Även om ett företag intervjuar en kvalificerad kandidat som befinner sig i Japan på ett “korttidsvisum” och erbjuder en anställning, är det i princip inte tillåtet att omedelbart anställa personen och ändra visumstatusen till ett arbetsvisum.

Enligt paragraf 20, stycke 3 i den japanska invandringslagen får visumstatus från “korttidsvistelse” endast ändras under “oundvikliga speciella omständigheter”. Dessa “speciella omständigheter” avser fall där humanitära hänsyn krävs (till exempel om personen har gift sig med en japansk medborgare eller inte kan återvända på grund av en allvarlig sjukdom), och att enbart ha fått ett jobberbjudande från ett japanskt företag räknas inte som en sådan omständighet. Denna strikta tillämpning är avsedd att förhindra att personer undviker den noggranna visumgranskningen som normalt utförs av japanska ambassader och konsulat utomlands, och istället erhåller arbetsrättigheter genom enklare förfaranden efter att ha anlänt till landet, vilket skulle kunna underminera systemets grundläggande principer.

Därför måste företag som vill anställa utlänningar på “korttidsvisum” följa en tvåstegsprocess med korrekta förfaranden. Denna process är strikt reglerad enligt lag och att påbörja anställning utan att följa dessa steg utgör ett allvarligt lagbrott.

Första steget: Ansökan om utfärdande av Certificate of Eligibility (COE)

Först ansöker det mottagande företaget inom Japan som representant för utlänningen om utfärdande av ett “Certificate of Eligibility (COE)”. Detta är en process baserad på artikel 7-2 i den japanska invandringslagen, där justitieministern i förväg granskar och intygar att den planerade verksamheten uppfyller kraven för visumstatus innan utlänningen anländer till Japan. Med detta intyg kan visum utfärdas snabbare. Ansökan görs till den regionala invandringsmyndigheten som har jurisdiktion över företagets plats. Granskningen tar vanligtvis mellan en och tre månader, så företaget måste ta hänsyn till denna tid i sin rekryteringsplan.

Andra steget: Visumansökan och inresa i Japan

När Certificate of Eligibility (COE) har utfärdats skickar företaget det till personen som befinner sig utomlands. Vid denna tidpunkt måste personen i princip ha lämnat Japan. Personen lämnar sedan in intyget till den japanska ambassaden eller konsulatet i sitt hemland och får ett formellt arbetsvisum (visum) utfärdat. Med detta nya visum kan personen anlända till Japan och, efter att ha fått sitt uppehållskort vid flygplatsen, lagligt börja arbeta. Det är realistiskt att räkna med en period på minst tre till fyra månader från erbjudandet om anställning till arbetsstarten.

De dokument som krävs för ansökan om Certificate of Eligibility (COE) liknar de som behövs för ansökan om ändring av visumstatus, och företagets verksamhet och stabilitet samt relevansen mellan personens utbildning, arbetslivserfarenhet och arbetsuppgifter granskas noggrant.

Referens: Ansökan om utfärdande av Certificate of Eligibility | Immigration Services Agency of Japan

Jämförelse av olika förfaranden

De tre rekryteringsmetoder som vi hittills har beskrivit är alla lagliga vägar för att anställa utländsk arbetskraft i Japan, men de skiljer sig åt när det gäller juridiskt tillvägagångssätt, vem som ansvarar för processen, tidsåtgång och de punkter som företagen måste vara uppmärksamma på. Nyckeln till en smidig rekrytering och efterlevnad av regelverket är att först korrekt identifiera vilken typ av uppehållstillstånd kandidaten har och sedan välja rätt juridisk process som överensstämmer med detta. Tabellen nedan sammanfattar de viktigaste skillnaderna i förfarandena för de tre scenarierna.

Sammanfattning

För japanska företag är det en absolut förutsättning att rekryteringsprocessen för utländsk arbetskraft är i enlighet med lagstiftningen. Som vi har beskrivit i denna artikel, varierar de juridiska åtgärder som företagen måste vidta beroende på vilken typ av uppehållstillstånd kandidaten innehar. Att korrekt identifiera kandidatens juridiska status och noggrant genomföra de föreskrivna procedurerna är den enda vägen för att hantera företagets juridiska risker och säkerställa en smidig rekrytering av personal. Att välja fel procedur kan inte bara försena rekryteringsplanerna utan även leda till allvarliga överträdelser av compliance, såsom att främja olagligt arbete.

Monolith Law Office har en omfattande erfarenhet av att tillhandahålla juridiska tjänster relaterade till ansökan om arbetsvisum och komplexa invandringsförfaranden för ett stort antal klienter i Japan. Vår byrå har flera engelsktalande medarbetare med juridiska kvalifikationer från andra länder, vilket gör det möjligt för oss att erbjuda stöd för att lösa juridiska utmaningar genom tydlig och effektiv kommunikation, även för internationella ledningsgrupper och utländska intressenter. Om ni stöter på juridiska problem relaterade till anställning av utländsk arbetskraft, tveka inte att kontakta oss för rådgivning.