Arbetstillstånd för anställning av utländska medborgare i Japan: Förfaranden och krav för de fem huvudsakliga uppehållstillstånden

I den japanska arbetsmarknaden har närvaron av utländsk arbetskraft blivit allt mer framträdande under de senaste åren. Enligt uppgifter från Japans ministerium för hälsa, arbete och välfärd fortsätter antalet utländska arbetstagare i Japan att slå rekord, och statistik från Japans justitieministerium visar även att det totala antalet utländska invånare i Japan är på en ökande trend. Denna tendens speglar många japanska företags strävan efter att säkra talang över landsgränserna. Utmaningen för företagen ligger dock inte enbart i att hitta begåvade individer. Snarare handlar det om att korrekt förstå och följa Japans komplexa lagstiftning kring in- och utreseregler. Missförstånd och felaktigheter i ansökningsprocessen för uppehållstillstånd (allmänt kallat “visum”) kan leda till betydande förseningar i rekryteringsprocessen, juridiska risker och förlorade möjligheter i den globala konkurrensen om talanger. Denna artikel har skapats som en omfattande och praktisk guide för företagsledare, juridiska avdelningar och HR-personal för att förstå de juridiska procedurerna som är nödvändiga när man anställer utländsk arbetskraft i Japan. I artikeln fokuserar vi på de fem huvudsakliga arbetsrelaterade uppehållstillstånden i Japan, nämligen “Teknik, Mänskliga Kunskaper, Internationella Tjänster”, “Skicklighet”, “Företagsintern Överföring”, “Förvaltning och Administration” samt “Specifika Aktiviteter”. För varje uppehållstillstånd förklarar vi de juridiska kraven, villkoren som ställs på både sökanden och det mottagande företaget, samt detaljerade steg i ansökningsprocessen, baserat på specifika japanska lagar såsom “Immigrationskontroll- och flyktingigenkänningslagen” och relaterade förordningar från justitieministeriet.

Grundläggande förfaranden: Förståelse för intyg om behörighet att vistas i Japan

När man anställer utländska medborgare som bor utomlands för arbete i Japan, är det standardförfarandet att ansöka om ett “intyg om behörighet att vistas” (Certificate of Eligibility, nedan kallat COE). COE är ett dokument utfärdat av den japanska justitieministern som bevisar att den utländska medborgaren uppfyller villkoren för landstigning enligt artikel 7-2 i “Japans lag om in- och utresekontroll och flyktingigenkänning”. Genom att skaffa detta COE kan visumansökningsprocessen vid Japans ambassader och konsulat utomlands samt landstigningskontrollen vid japanska flygplatser och liknande snabbas på.

Den övergripande processen ser ut som följer. Först förbereder och lämnar det mottagande företaget i Japan in en ansökan om COE på den anställdas vägnar. Ansökningsstället är den regionala invandringsbyrån som har jurisdiktion över företagets plats eller där den utländska medborgaren planerar att bo. Därefter granskar invandringsbyrån ansökan för att se om sökandens utbildning och arbetslivserfarenhet, samt det mottagande företagets stabilitet och kontinuitet, uppfyller kriterierna för den önskade uppehållsstatusen. Om ansökan godkänns efter granskningen, utfärdas COE och skickas till det mottagande företaget i Japan. På senare tid har det även blivit möjligt att ta emot COE via e-post. Företaget skickar sedan det ursprungliga COE-dokumentet eller elektroniska data till personen utomlands. Personen som mottagit COE lämnar in det tillsammans med pass och andra nödvändiga dokument till den japanska ambassaden eller konsulatet i sitt hemland och ansöker om visum. COE är giltigt i princip tre månader, och visumansökan måste göras inom denna period. Inresa ska ske inom giltighetstiden för det utfärdade visumet. Denna tre månaders giltighetstid är extremt viktig. Vid landstigningskontrollen på japanska flygplatser och liknande presenterar man sitt pass och visum och lämnar in sitt COE, vilket resulterar i att ett uppehållskort utfärdas och man kan officiellt börja arbeta i Japan.

Den standardmässiga granskningstiden för COE är ungefär en till tre månader från ansökan till utfärdande, men detta kan variera beroende på typen av uppehållsstatus, företagets storlek och arbetsbelastningen hos de regionala invandringsbyråerna. COE-systemet kan tolkas som en avsiktlig design av den japanska regeringen för att hantera risker. Genom att centralisera den kärnfulla delen av granskningen till den japanska invandringsbyrån, som har expertkunskap om japansk lag och företagens verklighet, minskas belastningen på granskningen vid utlandsmyndigheterna och säkerställer enhetlighet i besluten. Utlandsmyndigheternas roll begränsas huvudsakligen till att verifiera sökandens identitet och COE:s äkthet, medan det verkliga tillståndet för godkännande redan har gjorts. Detta system innebär att ansökan om COE är det största hindret för företagen, och att efter att ha passerat detta steg, kan utfärdandet av visum fortskrida med hög säkerhet.

Detaljerad analys av de fem huvudsakliga arbetsvisumen under japansk lag

Teknik, humaniora och internationella affärer

Denna visumkategori är en av de mest allmänna och mångsidiga arbetsvisum som riktar sig till professionella yrkesverksamma. Enligt Japans “Immigration Control and Refugee Recognition Act” (出入国管理及び難民認定法), Anhang 1, Punkt 2, omfattar denna status aktiviteter som utförs på kontrakt med offentliga eller privata organisationer i Japan inom områdena naturvetenskap såsom vetenskap och teknik (“teknik”) eller inom områden som kräver färdigheter eller kunskaper relaterade till humaniora, såsom juridik, ekonomi, sociologi (“humaniora”), eller arbete som kräver tänkande eller känslighet grundad i en utländsk kultur (“internationella affärer”).

För att erhålla denna visumstatus finns det specifika kriterier för landstigningstillstånd som anges i Japans “Ordinance on Standards for Permission of Landing under the Immigration Control and Refugee Recognition Act, Article 7, Paragraph 1, Item 2”. För de som är aktiva inom “teknik” eller “humaniora” krävs det i allmänhet att sökanden har avslutat universitetsstudier inom det relevanta området eller har motsvarande eller högre utbildning, eller har mer än tio års praktisk erfarenhet. Dock finns det ett undantag för IT-specialister som har klarat vissa specifika prov som justitieministern har bestämt, där dessa krav kan vara mer flexibla. Inom området “internationella affärer” (till exempel översättning, tolkning, marknadsföring, internationell handel etc.) krävs det i allmänhet att man har minst tre års praktisk erfarenhet. Men om arbetet innebär översättning, tolkning eller språkundervisning, är det treåriga kravet på praktisk erfarenhet inte nödvändigt för de som har en universitetsexamen. En viktig gemensam krav för alla dessa områden är att den ersättning sökanden ska få måste vara lika med eller högre än vad en japansk medborgare skulle få för samma arbete.

De dokument som krävs för ansökningsprocessen varierar beroende på de fyra “kategorierna” som är baserade på storleken och tillförlitligheten hos det mottagande företaget. Denna kategorisystem har införts av Japans Immigration Bureau för att effektivisera granskningsprocessen. Kategori 1 inkluderar företag noterade på den japanska börsen, kategori 2 omfattar organisationer eller individer som har en källskatt på löneinkomst på över 10 miljoner yen från föregående år, kategori 3 inkluderar organisationer eller individer som har lämnat in en sammanställning av lagstadgade rapporter från föregående år (utom de i kategori 2), och kategori 4 gäller för nystartade företag och liknande.

De dokument som ska lämnas in inkluderar “Ansökningsformulär för utfärdande av visumcertifikat” (med foto) och ett svarskuvert, som är gemensamma för alla kategorier, samt dokument som bevisar företagets kategori (till exempel en kopia av “Shikiho” för kategori 1), sökandens akademiska och yrkesmässiga meriter såsom examensbevis och anställningsintyg, och för mottagande företagets registreringsbevis och de senaste finansiella rapporterna (särskilt för kategori 3 och 4). Dessutom är en kopia av anställningsavtalet eller meddelandet om arbetsvillkor, som specificerar arbetsuppgifter, lön och anställningsperiod i enlighet med Japans “Labor Standards Act” (労働基準法), Artikel 15, också avgörande. Ansökningsblanketterna kan hämtas från Immigration Bureaus webbplats, och ansökningar ska göras till den regionala immigrationsbyrån som har jurisdiktion över företagets plats.

Färdigheter

Visumkategorin “Färdigheter” riktar sig till experter med specialiserade färdigheter inom specifika industrisektorer, snarare än akademiska meriter. Exempel på yrken som omfattas är kockar specialiserade på utländsk mat, idrottstränare, piloter och hantverkare som arbetar med ädelmetaller. Denna visumkategori skiljer sig från “Specifika färdigheter”, som syftar till att ta emot en bredare arbetskraft inom vissa branscher där det råder brist på arbetskraft, genom att den kräver hög grad av specialisering.

Kärnan i kriterierna för landningstillstånd är inte akademiska meriter utan många års praktisk erfarenhet. Enligt Japans justitieministeriets förordningar är det specificerat hur många års praktisk erfarenhet som krävs för varje yrke. Till exempel, för en kock specialiserad på utländsk mat, krävs mer än tio års praktisk erfarenhet inklusive tiden för utbildning vid relevanta institutioner. För en idrottstränare krävs minst tre års praktisk erfarenhet eller erfarenhet av att ha deltagit i internationella tävlingar som Olympiska spelen eller världsmästerskapen. Sommelierer och piloter krävs också att ha minst fem års praktisk erfarenhet eller specifika flygtimmar och kvalifikationer. Dessutom, precis som med andra arbetsvisum, är det ett obligatoriskt krav att få en lön som är minst lika med den som en japansk medborgare skulle få för motsvarande arbete.

Ansökningsprocessen följer det standardiserade flödet för utfärdande av COE (Certificate of Eligibility). De inlämnade dokumenten fokuserar på att objektivt bevisa sökandens omfattande praktiska erfarenhet. Viktiga bevis inkluderar anställningsintyg utfärdade av tidigare arbetsgivare som detaljerat beskriver position, specifika arbetsuppgifter och anställningsperiod. Ansökningsformuläret “Ansökan om utfärdande av certifikat för visumstatus (Färdigheter)” finns tillgängligt på Immigration Services Agency of Japans webbplats, och ansökningar lämnas in till den regionala immigrationsbyrån som har jurisdiktion.

Företagsinterna överföringar i Japan

Denna visumkategori är specialiserad för anställda som arbetar vid utländska kontor och som överförs till det japanska huvudkontoret, filialer eller dotterbolag för att arbeta under en viss period. De aktiviteter som utförs i Japan måste vara inom ramen för arbete som är tillåtet enligt visumkategorin “Teknik, humaniora och internationella tjänster”.

Kriterierna för landningstillstånd har tydliga krav för både sökanden och företaget. För sökanden krävs det att personen, direkt före överföringen, har varit kontinuerligt anställd i mer än ett år i arbete som motsvarar “Teknik, humaniora och internationella tjänster” vid det utländska kontoret. För företaget krävs det att det finns ett tydligt kapitalförhållande mellan det kontor som överför och det som tar emot, såsom ett moder- eller dotterbolagsförhållande eller huvudkontor och filialer. När det gäller ersättning måste den vara minst lika hög som den som en japansk medborgare skulle få för motsvarande arbete.

Visumkategorin för företagsinterna överföringar är ett viktigt verktyg för globala företag att strategiskt placera sin personal. Speciellt eftersom det vanliga kravet på universitetsexamen för “Teknik, humaniora och internationella tjänster” inte uttryckligen nämns i kriterierna för denna visumkategori. Istället betonas erfarenheten av att ha arbetat mer än ett år vid det kontor som överför. Detta gör det möjligt för företag att överföra utmärkt personal till Japan som kanske inte har en akademisk examen men som har lång erfarenhet inom företaget och hög specialisering. Med andra ord värderar detta system intern prestation och erfarenhet högre än externa akademiska meriter och är ett oumbärligt verktyg för företag som vill utveckla sin personal internt och utnyttja deras förmågor över gränserna.

Ansökningsprocessen använder den standardiserade processen för utfärdande av COE (Certificate of Eligibility) och det tidigare nämnda företagskategori systemet. Kärnan i de dokument som ska lämnas in är dokument som bevisar kapitalförhållandet mellan det kontor som överför och det som tar emot (till exempel dokument som visar investeringsrelationer), ett intyg som bevisar sökandens mer än ett års anställning vid det kontor som överför, samt överföringsorder eller utnämningsbrev utfärdade av företaget. Ansökningsblanketten “Ansökan om utfärdande av visumkategoricertifikat (företagsinterna överföringar)” kan hämtas från Immigration Services Agency of Japans webbplats och lämnas in till den lokala immigrationsmyndigheten med ansvarsområde.

Företagsledning och administration

Visumkategorin “Företagsledning och administration” riktar sig till utländska medborgare som bedriver handel eller annan affärsverksamhet i Japan, eller som är engagerade i förvaltningen av sådan verksamhet. Detta inkluderar företagsrepresentanter, styrelseledamöter och chefer.

Kriterierna för att beviljas detta visum är särskilt strikta jämfört med andra arbetsvisum i Japan. Enligt japanska justitieministeriets förordningar måste man först och främst ha en fysisk affärsplats säkrad inom Japans gränser. Virtuella kontor eller enbart en bostadsadress godkänns i princip inte. Vidare finns det krav på affärsverksamhetens storlek, där man måste uppfylla något av följande: antingen anställa minst två heltidspersonal som är bosatta i Japan, förutom de som är engagerade i ledning eller administration, eller ha ett kapital eller en total investering på över 5 miljoner yen. Dessutom, om sökanden inte är en investerare eller företagsägare utan agerar som en administratör, krävs minst tre års erfarenhet av företagsledning eller administration (inklusive perioder av specialiserade studier inom ledning eller administration på forskarnivå). När det gäller ersättning måste den vara minst lika hög som vad en japansk medborgare skulle få för en motsvarande position.

Ansökningsprocessen för Certificate of Eligibility (COE) är standard, men de dokument som måste lämnas in är mycket omfattande. Förutom sökandens personliga dokument krävs en detaljerad affärsplan som visar affärsidéns konkretisering och genomförbarhet, dokumentation som bevisar en investering på över 5 miljoner yen (till exempel banktransaktionsdetaljer som bekräftar insättning av kapital), hyresavtal för affärslokalen, företagets registreringsbevis och, om man anställer minst två heltidspersonal, kopior av deras anställningsavtal och uppehållskort. Ansökningsblanketten “Ansökan om utfärdande av Certificate of Eligibility (Företagsledning och administration)” finns tillgänglig på Immigration Services Agency of Japans webbplats, och ansökningar ska göras till den regionala immigrationsbyrån som har jurisdiktion över företagets plats.

Specifika aktiviteter under japansk lagstiftning

“Specifika aktiviteter” är en omfattande och speciell kategori som är avsedd för utlänningar som engagerar sig i aktiviteter som inte klassificeras under någon annan uppehållstillståndskategori enligt Japans “Immigration Control and Refugee Recognition Act”. Till skillnad från andra uppehållstillstånd som definieras i lagen, beviljas detta tillstånd genom att justitieministern individuellt specificerar aktiviteterna för varje utlänning. Denna uppehållstillståndskategori kan delas in i aktiviteter som är fördefinierade av justitieministeriets anmälan (anmälda specifika aktiviteter) och de som inte är fördefinierade men beviljas med hänsyn till individuella omständigheter (icke-anmälda specifika aktiviteter). Det är viktigt att notera att denna kategori är mycket dynamisk och kan inkludera nya aktiviteter som svar på förändringar i den socioekonomiska situationen.

Några av de huvudsakliga “specifika aktiviteterna” relaterade till företagsverksamhet inkluderar:

• Jobbsökande för akademiker från japanska universitet: Detta är en uppehållstillståndskategori för internationella studenter som har avslutat sina studier vid japanska universitet eller yrkesskolor och som önskar stanna kvar i Japan för att fortsätta sin jobbsökning. Vanligtvis är uppehållstillståndet sex månader långt, med möjlighet till en förlängning på ytterligare sex månader (maximalt ett år). För att kvalificera sig krävs en rekommendation från det universitet där studenten var inskriven.
• Internship: Detta tillstånd beviljas studenter inskrivna vid utländska universitet som deltar i ett internship hos ett japanskt företag som en del av deras utbildningsprogram. Det krävs att det finns ett kontrakt mellan universitetet och det mottagande företaget, och att internshipets längd vanligtvis inte överstiger ett år och inte är längre än hälften av den totala studietiden vid universitetet.
• Working Holiday: Detta är ett program för unga människor från länder eller regioner som har ett avtal med Japan, där de kan vistas i Japan med semester som huvudsyfte och samtidigt utföra tillfälligt arbete för att finansiera sin vistelse. Det finns vanligtvis en åldersgräns på 18 till 30 år.
• Digital nomad: En ny kategori som infördes år 2024, riktad mot utlänningar som arbetar på distans utan att vara bundna till en specifik plats och samtidigt tjänar en hög inkomst. Huvudkraven inkluderar en årsinkomst på över 10 miljoner yen, att vara medborgare i ett land eller region som är undantaget från visumkrav och som har ett skatteavtal med Japan, samt att vara ansluten till en privat sjukförsäkring. Uppehållstillståndet är sex månader långt och kan inte förnyas.

Ansökningsprocessen för dessa aktiviteter varierar kraftigt beroende på aktivitetens natur. Till exempel är grundläggande förfaranden för digitala nomader och internships att kallas in från utlandet (utfärdande av COE), medan jobbsökande efter universitetsexamen vanligtvis innebär att internationella studenter som redan befinner sig i Japan ändrar sin uppehållsstatus. De dokument som krävs skiljer sig också åt mellan aktiviteterna; för jobbsökande behövs en rekommendation från universitetet, för internships ett kontrakt mellan universitetet och företaget, och för digitala nomader bevis på inkomst och försäkring. Information om ansökningsprocessen finns på Immigration Services Agency of Japans webbplats på sidan “Uppehållstillstånd ‘Specifika aktiviteter'”.

Jämförelseöversikt av huvudsakliga arbetsvisum i Japan

De fem huvudsakliga uppehållstillstånden som vi har beskrivit hittills har alla olika syften och krav. För att rekryterare och företagsledare snabbt ska kunna avgöra vilket uppehållstillstånd som bäst passar den utländska talangens bakgrund och den tänkta arbetsrollen, presenterar vi här en jämförelsetabell över deras egenskaper.

Som denna jämförelse visar är valet av uppehållstillstånd inte bara en administrativ procedur utan är djupt kopplat till rekryteringsstrategin i sig. Till exempel, om ett företag vill anställa en skicklig mjukvaruutvecklare med 15 års praktisk erfarenhet men som inte har en universitetsexamen, uppfyller personen inte kraven för utbildning för ‘Teknik, humaniora och internationella tjänster’, men kan ansöka baserat på arbetslivserfarenhet. Om talangen dessutom har arbetat i ett koncernföretag i över ett år, kan ‘Företagsintern överföring’ bli ett alternativ som kan förenkla processen ytterligare. På detta sätt är det av yttersta vikt att analysera kandidatens bakgrund i förväg och välja det uppehållstillstånd som har högst sannolikhet för godkännande för att underlätta rekryteringsprocessen. Att personal- och juridikavdelningen är involverade från början av rekryteringen och utformar en optimal visumstrategi är inte bara en fråga om att effektivisera administrativa processer, utan det är också nyckeln till att säkra en konkurrensfördel i den globala kampen om talanger.

Viktiga juridiska skyldigheter för företag som anställer utlänningar

Företag som anställer utländska medarbetare måste inte bara följa procedurerna enligt Japans immigrationskontrollag, utan också uppfylla skyldigheter enligt japanska arbetsrelaterade lagar. Särskilt följande två punkter är extremt viktiga eftersom de är direkt relaterade till ansökan och upprätthållandet av uppehållstillstånd.

Skyldigheten att klart ange arbetsvillkor

Artikel 15 i den japanska “Arbetsstandardlagen” (Labor Standards Act) kräver att arbetsgivare vid ingående av arbetskontrakt skriftligen ska specificera löner, arbetstider och andra huvudsakliga arbetsvillkor för arbetstagaren. Detta dokument, som allmänt kallas “meddelande om arbetsvillkor”, är också ett nödvändigt dokument vid ansökan om uppehållstillstånd för att bevisa existensen av ett giltigt anställningsförhållande samt för att verifiera ersättning och arbetsuppgifter. De “absoluta angivelsekraven” som måste specificeras skriftligen inkluderar arbetskontraktets varaktighet, arbetsplatsen och de arbetsuppgifter som ska utföras, arbetstidens början och slut, helgdagar och semester, metoder för bestämning och betalning av lön samt villkor relaterade till uppsägning.

Skyldigheten att ansluta till socialförsäkring och arbetsförsäkring

Enligt lag måste utländska anställda som uppfyller samma krav som japanska anställda anslutas till Japans socialförsäkrings- och arbetsförsäkringssystem. Detta inkluderar hälsoförsäkring, välfärdspensionsförsäkring, arbetslöshetsförsäkring och arbetsskadeförsäkring (workers’ compensation insurance). Att följa dessa försäkringsanslutningsskyldigheter är inte bara en fråga om arbetsrätt. På senare tid har Japans immigrationsbyrå en tendens att noggrant kontrollera anslutningen till socialförsäkringen vid granskning av ansökningar om förlängning av uppehållstillstånd. Om ett företag inte har anslutit sina anställda till försäkringen på rätt sätt kan detta bli en anledning till att förnyelse av uppehållstillstånd nekas, vilket direkt riskerar att företaget inte kan behålla sin värdefulla utländska arbetskraft.

Sammanfattning

En korrekt hantering av systemet för arbetsvisum i Japan är en komplex process som kräver specialiserad juridisk kunskap och noggrann strategisk planering. Att exakt förstå kraven för varje uppehållstillstånd, förbereda en omfattande mängd dokument utan brister och kontinuerligt anpassa sig till lagändringar kan vara en stor börda för många företag. Den minsta felaktigheten i processen kan innebära en risk att hela rekryteringsplanen fallerar. Monolith Law Office har en omfattande erfarenhet av att tillhandahålla ett brett utbud av juridiska tjänster till ett stort antal inhemska och internationella klienter, från ansökan om arbetsvisum, som beskrivits i denna artikel, till förvaltning av uppehållstillstånd. Vår styrka ligger inte bara i vår djupgående kunskap om japansk lagstiftning, utan också i att vi har flera engelsktalande medlemmar med juridiska kvalifikationer från andra länder. Baserat på denna djupa förståelse av både japansk lag och internationella affärspraxis kan vi erbjuda smidigt och omfattande stöd för de utmaningar våra klientföretag står inför. Företag som står inför utmaningar med anställning av utländsk arbetskraft, eller som planerar att göra det, är välkomna att konsultera vårt team av experter på Monolith Law Office.