Japans arbetsvisum 'Specifik Färdighet': En juridisk förklaring av berörda industrisektorer och arbetsomfång

För att bemöta den allvarliga bristen på arbetskraft som japanska företag står inför, genomgick Japans “Immigrationskontroll- och flyktingigenkänningslag” (hädanefter kallad “Immigrationslagen”) en viktig ändring år 2019 (Heisei 31/Reiwa 1), där den nya visumkategorin “Specifik Färdighet” skapades. Detta system syftar till att snabbt integrera utländska arbetstagare med viss expertis och färdigheter i specifika branscher där det är särskilt svårt att hitta personal. Sedan systemets införande har dess betydelse för att stödja Japans ekonomiska grundval ökat, och systemet har kontinuerligt expanderat, med planer på att inkludera nya branscher år 2024. Visumkategorin “Specifik Färdighet” delas in i två kategorier: “Specifik Färdighet 1” och “Specifik Färdighet 2”. “Specifik Färdighet 1” riktar sig till utländska arbetstagare som utför arbete som kräver betydande kunskap eller erfarenhet inom en specifik bransch, medan “Specifik Färdighet 2” riktar sig till de som utför arbete som kräver avancerade färdigheter inom en specifik bransch. Skillnaderna mellan dessa kategorier sträcker sig över flera områden, inklusive längden på vistelsen, möjligheten att ta med familjemedlemmar och de stödåtgärder som företagen måste tillhandahålla. I denna artikel kommer vi att detaljerat och omfattande förklara detta system för specifika färdigheter, som är avgörande för företag som anställer utländsk arbetskraft, inklusive dess rättsliga ramverk, de berörda branscherna och de specifika arbetsområdena, samt ansökningsprocessen, baserat på relevanta japanska lagar och förordningar.

Den juridiska ramen för ‘Specifik Färdighet’ i Japan

För att förstå utländsk arbetskraft i Japan är det avgörande att först korrekt greppa skillnaden mellan “visum” och “uppehållstillstånd”. De två termerna blandas ofta ihop, men ett visum utfärdas av japanska ambassader och konsulat i utlandet och fungerar som en rekommendation som visar att personens inresa är berättigad. Å andra sidan är ett uppehållstillstånd en juridisk tillåtelse att utföra specifika aktiviteter inom Japan, och det beviljas av Japans immigrationsbyrå. ‘Specifik Färdighet’ är en av dessa uppehållstillståndskategorier.

Den japanska immigrationslagen delar upp ‘Specifik Färdighet’ i två kategorier. Den första är ‘Specifik Färdighet 1’, som riktar sig till utländska arbetstagare som kan utföra arbete på en viss nivå inom specifika industrisektorer utan behov av ytterligare träning, tack vare en betydande mängd kunskap eller erfarenhet. Den andra kategorin är ‘Specifik Färdighet 2’, som riktar sig till utländska arbetstagare med avancerade färdigheter som stöds av många års praktisk erfarenhet inom samma sektor och som i vissa fall även kan ha förmågan att instruera och övervaka andra anställda. Skillnaden i kompetensnivå mellan dessa två kategorier skapar grundläggande skillnader i deras juridiska status och behandling.

Systematisk jämförelse mellan ‘Specifik kompetens visum kategori 1’ och ‘Specifik kompetens visum kategori 2’ i Japan

För företag som utformar sin talangstrategi är det av yttersta vikt att förstå de systematiska skillnaderna mellan ‘Specifik kompetens visum kategori 1’ och ‘Specifik kompetens visum kategori 2’ under japansk lagstiftning. Dessa skillnader sträcker sig från den period under vilken anställning är möjlig till bestämmelser om familjemedlemmar och möjligheten att erhålla permanent uppehållstillstånd.

För det första finns det en stor skillnad i tillåten vistelsetid. För ‘Specifik kompetens visum kategori 1’ krävs förnyelse varje år, sex månader eller fyra månader, och den totala tillåtna vistelsetiden i Japan är begränsad till högst fem år. Detta system är utformat med tanke på en tillfällig arbetskraftsroll. I kontrast till detta har ‘Specifik kompetens visum kategori 2’ ingen övre gräns för vistelsetiden; så länge anställningsförhållandet fortsätter kan individen arbeta i Japan på lång sikt genom att förnya sitt visum var tredje år, varje år eller var sjätte månad.

För det andra skiljer sig de krav på kompetensnivå som ställs. ‘Specifik kompetens visum kategori 1’ kräver “betydande kunskap eller erfarenhet” som bevisas genom att klara en färdighetsprov specificerat för varje industrisektor. Å andra sidan kräver ‘Specifik kompetens visum kategori 2’ “avancerade färdigheter” som bevisas genom att klara ett mer avancerat färdighetsprov eller genom praktisk erfarenhet, och ofta förväntas individen ha förmågan att leda och övervaka andra arbetare som en ledare på arbetsplatsen.

För det tredje skiljer sig kraven på japanska språkfärdigheter. För att erhålla ‘Specifik kompetens visum kategori 1’ krävs i princip kunskaper i japanska motsvarande N4-nivån på Japanese Language Proficiency Test (JLPT) eller A2-nivån på Japan Foundation Basic Japanese Test (JFT-Basic). De som har slutfört ‘Teknisk praktik visum kategori 2’ i Japan med goda resultat är dock undantagna från detta prov. För ‘Specifik kompetens visum kategori 2’ är i princip inget språkprov nödvändigt på grund av betoningen på avancerade yrkesfärdigheter. Dock kan vissa sektorer, som fiskeri och restaurangbranschen, kräva en viss nivå av japanska för smidig kommunikation med kunder och kollegor i praktiken.

För det fjärde skiljer sig bestämmelserna om familjemedlemmars medföljande på ett avgörande sätt. Innehavare av ‘Specifik kompetens visum kategori 1’ tillåts i princip inte att ta med sig make eller barn till Japan. Däremot kan de som har ‘Specifik kompetens visum kategori 2’ under vissa förutsättningar ta med sig sin make och barn till Japan under en ‘Familjevistelse’ visumstatus.

För det femte skiljer sig de stödskyldigheter som åläggs mottagande organisationer, det vill säga företagen. Företag som tar emot utländska arbetstagare med ‘Specifik kompetens visum kategori 1’ har en laglig skyldighet att utarbeta och genomföra en detaljerad “Stödplan för utländska arbetstagare med Specifik kompetens visum kategori 1”, som omfattar stöd för att säkra boende och tillhandahålla möjligheter att lära sig japanska. Å andra sidan anses utländska arbetstagare med ‘Specifik kompetens visum kategori 2’ ha en mer stabil livsbas i Japan, och därför finns det ingen sådan omfattande stödskyldighet för företagen.

Slutligen skiljer sig effekten på framtida ansökningar om permanent uppehållstillstånd. För att ansöka om permanent uppehållstillstånd i Japan krävs i princip en vistelsetid på över tio år, men den tid som tillbringats som innehavare av ‘Specifik kompetens visum kategori 1’ räknas inte in i denna period. Däremot räknas tiden som innehavare av ‘Specifik kompetens visum kategori 2’, vilket öppnar möjligheten att i framtiden söka permanent uppehållstillstånd.

Dessa systematiska skillnader speglar den japanska regeringens tydliga politiska avsikter. ‘Specifik kompetens visum kategori 1’ har en stark karaktär av att vara ett tidsbegränsat system för att ta emot arbetskraft för att täcka tillfällig arbetskraftsbrist, medan ‘Specifik kompetens visum kategori 2’ kan ses som en del av en omfattande invandringspolitik som syftar till att långsiktigt välkomna och etablera högkvalificerade talanger i det japanska samhället. Därför är valet mellan vilken kvalifikation man ska ta emot talang under inte bara en fråga om rekryteringsförfaranden, utan en viktig ledningsbeslut som berör långsiktig personalstrategi och affärskontinuitetsplanering för företag.

Jämförelsetabell mellan ‘Specifik färdighet typ 1’ och ‘Specifik färdighet typ 2’ i Japan

Industrier och arbetsområden där arbete är tillåtet

De specifika industriområden och arbetsuppgifter där utländska arbetstagare med särskild kompetens kan arbeta är strikt reglerade enligt en japansk förordning, nämligen ‘Ministerial Ordinance Prescribing Fields of Industry Pertaining to Specified Skilled Workers under the Immigration Control and Refugee Recognition Act, Appendix Table 1-II’. Varje område övervakas av de ministerier som ansvarar för respektive bransch, och företag måste förstå exakt vilket område deras verksamhet tillhör och vilka arbetsuppgifter som är tillåtna.

Detta system kännetecknas av en flexibel men strikt tillämpning som anpassas efter varje industris särdrag. De ansvariga ministerierna har fastställt detaljerade regler, kallade ‘operativa riktlinjer’, som ställer specifika krav på företag som tar emot arbetstagare (till exempel krav på att inneha vissa affärstillstånd eller medlemskap i branschorganisationer). Därför måste företag följa inte bara invandringslagen utan även de operativa riktlinjerna för den industri de tillhör. Till exempel, om ett företag med flera affärsdivisioner som bygg, livsmedelsproduktion och transport vill ta emot utländska arbetstagare med särskild kompetens i varje division, måste de följa helt olika regelverk som fastställts av olika ministerier som Ministry of Land, Infrastructure, Transport and Tourism eller Ministry of Agriculture, Forestry and Fisheries. Denna decentraliserade regleringsstruktur komplicerar efterlevnaden och understryker behovet av specialiserad juridisk rådgivning.

Nedan följer en genomgång av alla 16 områden som omfattas av Specified Skilled Worker No. 1 och om Specified Skilled Worker No. 2 är tillämplig eller inte, samt de huvudsakliga arbetsuppgifter som är tillåtna inom varje område.

1. Vårdsektorn
   • Ansvarigt ministerium: Ministry of Health, Labour and Welfare
   • Specified Skilled Worker No. 2: Inte tillämplig
   • Arbetsuppgifter: Kroppsvård anpassad till klientens fysiska och mentala tillstånd (hjälp med bad, måltider, toalettbesök etc.) samt relaterade stödtjänster. Hemtjänst är också möjlig om vissa utbildnings- och arbetslivserfarenhetskrav är uppfyllda.
2. Byggnadsrengöring
   • Ansvarigt ministerium: Ministry of Health, Labour and Welfare
   • Specified Skilled Worker No. 2: Tillämplig
   • Arbetsuppgifter: Rengöring inom byggnader. Mottagande organisationer måste vara registrerade enligt den japanska lagen ‘Law on Maintenance of Sanitary and Healthy Environment in Buildings’.
3. Industriell produktionssektor
   • Ansvarigt ministerium: Ministry of Economy, Trade and Industry
   • Specified Skilled Worker No. 2: Tillämplig
   • Arbetsuppgifter: Uppdelat i 10 arbetsområden som ‘maskin- och metallbearbetning’, ‘montering av elektriska och elektroniska apparater’, ‘metallytbehandling’ etc., och arbetar inom de tillverkningsprocesser som definieras för varje område.
4. Byggsektorn
   • Ansvarigt ministerium: Ministry of Land, Infrastructure, Transport and Tourism
   • Specified Skilled Worker No. 2: Tillämplig
   • Arbetsuppgifter: Det finns en mängd olika arbetsområden som ‘formarbete’, ‘putsning’, ‘ställningsbyggnad’ etc. Mottagande organisationer måste ha tillstånd enligt den japanska ‘Construction Business Act’.
5. Skeppsbyggnads- och marina industrisektorn
   • Ansvarigt ministerium: Ministry of Land, Infrastructure, Transport and Tourism
   • Specified Skilled Worker No. 2: Tillämplig
   • Arbetsuppgifter: Arbetar med tillverkning och reparation av fartyg och marina maskiner, inklusive ‘svetsning’, ‘målning’, ‘järnarbete’ etc.
6. Bilreparationssektorn
   • Ansvarigt ministerium: Ministry of Land, Infrastructure, Transport and Tourism
   • Specified Skilled Worker No. 2: Tillämplig
   • Arbetsuppgifter: Daglig underhållsservice, regelbunden service och överhalning av fordon. Mottagande organisationer måste vara certifierade av den lokala transportbyrån enligt den japanska ‘Road Transport Vehicle Act’.
7. Luftfartssektorn
   • Ansvarigt ministerium: Ministry of Land, Infrastructure, Transport and Tourism
   • Specified Skilled Worker No. 2: Tillämplig
   • Arbetsuppgifter: Det finns två arbetsområden: ‘flygplats markhantering (markstöd, hantering av bagage och last etc.)’ och ‘flygplansunderhåll (underhåll av flygkroppar, utrustning etc.)’.
8. Boendesektorn
   • Ansvarigt ministerium: Ministry of Land, Infrastructure, Transport and Tourism
   • Specified Skilled Worker No. 2: Tillämplig
   • Arbetsuppgifter: Arbetar med alla typer av boendetjänster inklusive reception, planering och PR, kundservice, restaurangservice etc.
9. Jordbrukssektorn
   • Ansvarigt ministerium: Ministry of Agriculture, Forestry and Fisheries
   • Specified Skilled Worker No. 2: Tillämplig
   • Arbetsuppgifter: Uppdelat i ‘allmänt jordbruk (odlingshantering, insamling och sortering av jordbruksprodukter etc.)’ och ‘djurhållning (skötselhantering, insamling och sortering av djurprodukter etc.)’. I detta område är det också möjligt att anställa genom arbetsförmedling.
10. Fiskerisektorn
    • Ansvarigt ministerium: Ministry of Agriculture, Forestry and Fisheries
    • Specified Skilled Worker No. 2: Tillämplig
    • Arbetsuppgifter: Uppdelat i ‘fiske (tillverkning och reparation av fiskeredskap, fångst av vattenlevande djur och växter etc.)’ och ‘odlingsfiske (hantering av odlingsmaterial, uppfödning etc.)’. Liksom inom jordbruket är arbetsförmedling möjlig.
11. Livsmedelsproduktionssektorn
    • Ansvarigt ministerium: Ministry of Agriculture, Forestry and Fisheries
    • Specified Skilled Worker No. 2: Tillämplig
    • Arbetsuppgifter: Tillverkning och bearbetning av livsmedel (utom alkoholhaltiga drycker), säkerhets- och hygienhantering etc., inom livsmedelsproduktion.
12. Restaurangsektorn
    • Ansvarigt ministerium: Ministry of Agriculture, Forestry and Fisheries
    • Specified Skilled Worker No. 2: Tillämplig
    • Arbetsuppgifter: Matlagning, kundservice, butikshantering etc., inom restaurangbranschen.
13. Motorfordonstransportsektorn
    • Ansvarigt ministerium: Ministry of Land, Infrastructure, Transport and Tourism
    • Specified Skilled Worker No. 2: Inte tillämplig
    • Arbetsuppgifter: Ett område som lades till 2024, där arbete som ‘lastbilsförare’, ‘bussförare’, ‘taxiförare’ etc. ingår.
14. Järnvägssektorn
    • Ansvarigt ministerium: Ministry of Land, Infrastructure, Transport and Tourism
    • Specified Skilled Worker No. 2: Inte tillämplig
    • Arbetsuppgifter: Ett område som lades till 2024, där arbete som ‘spårunderhåll’, ‘elektrisk utrustningsunderhåll’, ‘fordonsunderhåll’, ‘transportpersonal (stationspersonal, konduktörer etc.)’ ingår.
15. Skogsbrukssektorn
    • Ansvarigt ministerium: Ministry of Agriculture, Forestry and Fisheries
    • Specified Skilled Worker No. 2: Inte tillämplig
    • Arbetsuppgifter: Ett område som lades till 2024, där arbete som ‘skogsodling’, ‘råmaterialproduktion’ etc. ingår.
16. Träindustrisektorn
    • Ansvarigt ministerium: Ministry of Agriculture, Forestry and Fisheries
    • Specified Skilled Worker No. 2: Inte tillämplig
    • Arbetsuppgifter: Ett område som lades till 2024, där arbete inom sågverk och plywoodtillverkning, såsom träbearbetning, ingår.

Juridiska krav på mottagningsorganisationer (Specifika kompetensinstitutioner) i Japan

Företag som tar emot utländska arbetstagare med specifika färdigheter (juridiskt benämnda som “Specifika kompetensinstitutioner”) är skyldiga att följa många juridiska krav enligt den japanska förordningen “Ministerial Ordinance on Standards for Employment Contracts and Support Plans for Type 1 Specified Skilled Workers”. Dessa krav syftar till att säkerställa en lämplig arbetsmiljö och livsförhållanden för utländska arbetstagare och ställer höga krav på företagens efterlevnad av regelverket.

Först och främst granskas innehållet i anställningsavtalen noggrant. Särskilt när det gäller lönen, är det ett absolut krav att den ska vara likvärdig eller högre än vad japanska arbetstagare som utför motsvarande arbete får. Detta är en viktig bestämmelse för att förhindra att utländska arbetstagare utnyttjas som billig arbetskraft.

Därefter krävs det att företaget självt är kvalificerat. Det innebär att det inte får ha begått några allvarliga överträdelser av invandringslagen eller arbetsrelaterade lagar under de senaste fem åren, och att det måste ha en stabil affärsgrund för att kunna fullgöra anställningsavtalen på ett stabilt sätt.

Särskilt viktigt är uppbyggnaden av ett stödsystem för utländska arbetstagare med specifika färdigheter av typ 1. Mottagningsorganisationerna måste skapa en “Supportplan för utländska arbetstagare med specifika färdigheter av typ 1” och genomföra den på ett uppriktigt sätt för att säkerställa att de utländska arbetstagarna kan verka stabilt och smidigt i Japan. Denna plan inkluderar obligatoriskt stöd i tio punkter, såsom ① att tillhandahålla livsstilsguidning före ankomst, ② transport till och från flygplatsen vid in- och utresa, ③ hjälp med att säkra boende, ④ genomförande av livsstilsorientering, ⑤ assistans med offentliga förfaranden, ⑥ tillhandahållande av möjligheter att lära sig japanska, ⑦ hantering av konsultationer och klagomål, ⑧ främjande av utbyte med japaner, och mer. Dessa stödåtgärder går utöver det vanliga arbetsgivaransvaret och lägger en omfattande och vägledande roll på företagen för att stödja utländska arbetstagares anpassning till det japanska samhället. Detta kräver därför betydande förvaltningskostnader och specialkunskaper från företagen.

För företag som finner det svårt att själva utföra dessa stödåtgärder finns möjligheten att överlåta genomförandet av hela stödplanen till en “Registrerad stödorganisation” som är godkänd av chefen för Immigrationsbyrån. För små och medelstora företag som saknar resurser att bygga upp ett eget stödsystem kan användningen av detta system vara en effektiv strategi.

Slutligen är alla mottagningsorganisationer skyldiga att ansluta sig till en “rådgivande kommitté” som inrättats av den ansvariga ministeriet för den industriella sektor där de utländska arbetstagarna är anställda. Denna kommitté är en institution som delar information och främjar efterlevnad av lagar för att säkerställa en korrekt hantering av systemet, och medlemskap är ett obligatoriskt villkor för att kunna ta emot utländska arbetstagare med specifika färdigheter.

Ansökningsprocessen för anställning: En praktisk guide under japansk lag

När du anställer en utländsk person som bor utomlands med en specifik färdighetsvisumstatus i Japan, är den vanligaste proceduren att ansöka om ett “Certificate of Eligibility (COE)”. Förberedelser och efterlevnad från företagets sida är nyckeln till framgång i denna process.

Det första steget i proceduren är att ingå ett anställningsavtal för specifika färdigheter med den utländska personen och, i fallet med Specifika Färdigheter 1, att utarbeta en stödplan för utländska personer med Specifika Färdigheter 1. Efter dessa förberedelser kan mottagningsorganisationen agera som ansökningsagent och lämna in en COE-ansökan till den regionala invandringsbyrån som har jurisdiktion över företagets plats.

Efter ansökan genomförs en granskning av invandringsbyrån. Den standardiserade granskningsperioden är ungefär en till tre månader, men det kan ta längre tid under perioder med hög ansökningsvolym. Under denna granskning utvärderas inte bara den utländska personens kvalifikationer utan även mottagningsorganisationens affärsstatus, betalningsstatus för skatter och socialförsäkringsavgifter, samt efterlevnaden av arbetslagstiftningen. Med andra ord är ansökan om COE också en process som testar företagets egen governance och efterlevnadssystem.

När COE har beviljats skickar mottagningsorganisationen det till den sökande som befinner sig utomlands. Sökanden måste sedan lämna in COE till den japanska ambassaden eller konsulatet på sin plats för att ansöka om visum. Efter att visumet har utfärdats kommer personen att resa in i Japan. Det är viktigt att notera att COE är giltigt i tre månader från utfärdandedatumet. Sökanden måste slutföra sin ansökan om att landa i Japan inom denna tidsram.

Ansökningsprocessen kräver noggrann förberedelse eftersom det finns ett brett utbud av dokument som måste lämnas in. Dessa dokument kan i stort delas upp i de som förbereds av mottagningsorganisationen och de som förbereds av sökanden själv.

• Huvuddokument som förbereds av mottagningsorganisationen
  • Ansökningsformulär för Certificate of Eligibility
  • Översikt över organisationen för specifika färdigheter
  • Registreringsbevis
  • Kopia av finansiella rapporter
  • Intyg om betalning av arbetsförsäkring, socialförsäkring och skatter
  • Kopia av anställningsavtal för specifika färdigheter
  • Kopia av anställningsvillkor
  • Kopia av stödplanen för Specifika Färdigheter 1 (om tillämpligt)
• Huvuddokument som förbereds av sökanden
  • Passfoto
  • Dokument som bevisar kompetensnivå (t.ex. certifikat för godkänd färdighetsprov)
  • Dokument som bevisar japanska språkkunskaper (t.ex. certifikat för godkänd japanska språktest)
  • Personligt hälsoundersökningsformulär

Dessa dokumentmallar och en detaljerad lista finns tillgängliga på Japans Invandringsbyrås webbplats. Det är avgörande att företagsrepresentanter kontinuerligt kontrollerar den senaste informationen.

Referens: Lista över ansöknings- och anmälningsformulär för Specifika Färdigheter

Referens: Guidebok för Specifika Färdigheter – För företag som överväger att anställa utländska personer med Specifika Färdigheter

Sammanfattning

Det specifika kompetenssystemet är en oumbärlig rättslig ram för att hantera den strukturella utmaningen med brist på arbetskraft som Japans industri står inför. Dock är dess tillämpning ytterst specialiserad och komplex, och företag i Japan är skyldiga att inte bara följa invandringslagen, utan även de detaljerade driftsinstruktionerna som fastställs av de ministerier som ansvarar för respektive industrisektor, samt att tillhandahålla omfattande stöd till utländska arbetstagare med specifik kompetens av typ 1. Att korrekt förstå och uppfylla dessa rättsliga krav är nyckeln till att säkerställa efterlevnad och stabil rekrytering av kvalificerad personal. Företag måste se detta system inte bara som ett sätt att säkra arbetskraft, utan som en strategisk personal- och rättslig fråga med ett långsiktigt perspektiv.

Monolith Law Office har djupgående kunskaper och en omfattande meritlista inom japansk invandringsrätt, arbetsrätt och företagsrätt. Vi har framgångsrikt lett många inhemska och internationella klienter genom de komplexa juridiska processerna som rör anställning av utländsk arbetskraft, inklusive det specifika kompetenssystemet. Vår byrå har flera experter som är kvalificerade som japanska advokater och som även har juridiska kvalifikationer från andra länder och är engelsktalande, vilket gör det möjligt för oss att utan språkliga eller kulturella hinder möta de unika behoven hos företag i en internationell affärsmiljö. För rådgivning om anställning av utländsk arbetskraft med specifik kompetens, vänd dig med förtroende till Monolith Law Office.