Що керівники та члени правління повинні знати про відповідальність членів правління? Роз'яснення ризиків та заходів щодо їх уникнення

Для керівників та членів правління важливо приймати ключові рішення та виконувати завдання управління компанією, однак вони завжди супроводжуються юридичною відповідальністю та професійними ризиками. Невірні судження чи дії можуть призвести до судових позовів, вимог про компенсацію, конфліктів з акціонерами або працівниками, що може мати серйозні наслідки. Підготовка до таких ризиків, правильне розуміння відповідальності членів правління та вжиття належних заходів є невід’ємною частиною стабільного управління та сталого зростання бізнесу.

У цій статті ми детально розглянемо випадки, коли особи, залучені до управління, можуть бути притягнуті до відповідальності, та надамо конкретні заходи, які допоможуть керівникам та членам правління впевнено виконувати свої обов’язки.

Що таке відповідальність керівників

Особи, які займаються управлінням як керівники, повинні впорядкувати питання відповідальності керівників та вжити відповідних заходів. Будучи на посаді керівника, у наступних випадках ви несете відповідальність за відшкодування збитків:

• Якщо ви завдали шкоди компанії
• Якщо ви спричинили витік коштів з компанії
• Якщо через зловмисні дії або грубу недбалість у виконанні службових обов’язків третім особам було завдано шкоди

Бути предметом відповідальності з боку акціонерів чи третіх осіб є значним ризиком для керівників. Для забезпечення зростання компанії та захисту власної кар’єри та активів, необхідно вживати відповідних заходів управління ризиками, щоб бути готовим до питань відповідальності.

Особи, які перебувають на наступних посадах, можуть бути притягнуті до відповідальності керівників:

• Особи, які займають керівні посади в компаніях (публічних, стартапах, малих та середніх підприємствах)
• Особи, які заснували власну компанію та передали управління третім особам
• Особи, які прийняли запрошення стати незалежними директорами або незалежними аудиторами
• Особи, які лише надали своє ім’я для включення до списку керівників

Оскільки відповідальність керівників може бути піднята у непередбачуваних ситуаціях, важливо добре розуміти випадки, коли може бути притягнуто до відповідальності, та методи реагування на такі ситуації.

Ключові аспекти, на які слід звернути увагу, готуючись до відповідальності за збитки членів правління

Існує багато видів відповідальності членів правління, але є загальні аспекти підготовки, на які вони повинні завжди звертати увагу, щоб бути готовими до будь-якої відповідальності за збитки.

Підготовка доказів

Для належного ведення переговорів та відстоювання своїх позицій у разі притягнення до відповідальності необхідно мати докази.

Відповідальність членів правління має багато форм, і для кожної з них існують специфічні докази, які слід підготувати заздалегідь. Однак, у випадку притягнення до відповідальності за порушення обов’язку добросовісного управління або недбалості у виконанні обов’язків, наступні документи завжди є важливими доказами:

Особливо важливо забезпечити достовірність доказів щодо ключових фактів, щоб вони витримали судовий розгляд. Достовірними доказами можуть бути такі документи:

• Документи про відчуження
• Договори, квитанції
• Службові щоденники, накладні, товарні накладні
• Бухгалтерські книги

Щоб бути готовими до можливого притягнення до відповідальності, інформацію, яка може стати доказом, слід систематично зберігати та управляти нею.

Організація доказів

Не достатньо просто мати докази; вони повинні бути організовані таким чином, щоб можна було використовувати їх у разі притягнення до відповідальності.

Проблеми відповідальності членів правління не обмежуються лише порушенням обов’язку добросовісного управління чи недбалістю у виконанні обов’язків, але також можуть включати широкий спектр відповідальності за неправомірні дії за цивільним законодавством. Тому не завжди легко передбачити всі можливі ситуації, коли може виникнути відповідальність. У разі виникнення конкретної проблеми необхідно організувати докази, які відповідають конкретним обставинам.

Спочатку слід перевірити зміст притягнення до відповідальності та вибрати докази, які відповідають фактам, що складають позов, незалежно від того, чи є вони вигідними чи ні.

Потім слід розглянути докази, необхідні для підтвердження історії, яку ви плануєте розповісти під час судового розгляду.

На практиці рекомендується негайно звернутися до адвоката, як тільки ви помітите, що може виникнути проблема.

Випадок 1, коли може бути поставлено під сумнів відповідальність керівника: порушення обов’язків належного управління та вірності

Керівники можуть бути притягнуті до відповідальності за обов’язки, які вони несуть перед компанією у своїй діяльності. У цьому розділі ми розглянемо випадки, коли може бути поставлено під сумнів дотримання обов’язків належного управління та вірності.

Що таке порушення обов’язків належного управління та вірності

Керівники компаній несуть обов’язки належного управління та вірності перед компанією.

У разі порушення цих обов’язків, керівники несуть відповідальність за відшкодування збитків, завданих компанії через недбалість у виконанні своїх обов’язків.

Керівникам необхідно бути уважними, щоб не виникало підозр у порушенні обов’язків. Вони повинні належним чином виконувати обов’язки уваги та вірності, уникати умисних та необережних дій, а також забезпечити наявність документації, яка може підтвердити виконання цих обов’язків.

У разі порушення законодавства

У процесі управлінських рішень вибір дій, що порушують законодавство, ніколи не є припустимим, незалежно від обставин. Навіть у випадку відсутності вини, існує можливість нести відповідальність, тому необхідно бути уважним.

Термін «законодавство» тут охоплює всі закони, які компанія повинна дотримуватися під час ведення бізнесу. Для керівників важливо глибоко розуміти конкретні дії, які можуть призвести до порушення законодавства.

У разі порушення статуту компанії

Статут компанії — це основний документ, що визначає мету, організацію та методи управління компанією, і згідно з Японським корпоративним законом (Japanese Companies Act), всі члени правління зобов’язані його дотримуватися. До нього входять такі положення:

• Мета компанії та види діяльності
• Терміни повноважень членів правління та правила їх призначення та звільнення
• Правила розподілу прибутку та передачі акцій

Статут є офіційним документом, який реєструється та служить обіцянкою компанії перед її акціонерами та зацікавленими сторонами.

Чи входить діяльність у межі мети статуту, визначається на основі об’єктивної природи дій та необхідності, що випливає з цього. Однак, оскільки таке рішення залежить від конкретних обставин, передбачити його часто буває складно.

Необхідно регулярно перевіряти зміст статуту, пересвідчуватися у відповідності управлінської політики, зміцнювати систему перевірок між членами правління та співпрацю з юридичним відділом. У разі потреби внесення змін до статуту, слід провести відповідні процедури через загальні збори акціонерів.

Коли можуть бути оскаржені помилки управлінських рішень

Директорам надається дискреційне право у виконанні обов’язків на основі принципу управлінського рішення, тому вони зазвичай не несуть відповідальності за збитки, спричинені невдалими управлінськими рішеннями. Однак, помилки управлінських рішень можуть бути оскаржені у таких випадках:

• Якщо в процесі визначення фактів, що лягли в основу управлінського рішення (збір та аналіз інформації тощо), були допущені необережні помилки
• Якщо в процесі прийняття рішення на основі визначення фактів та самому змісті рішення є явна нераціональність

Приймаючи управлінські рішення з великим ризиком, важливо ретельно вивчити судову практику, щоб зрозуміти, що може бути оскаржено як порушення принципу управлінського рішення. Для того, щоб уникнути підозр у нераціональності прийнятих рішень, важливо мати добре організовані докази, такі як протоколи засідань та матеріали для розгляду.

Відповідальність за конфлікт інтересів у транзакціях

Транзакції з конфліктом інтересів відносяться до угод, в яких інтереси компанії та її керівників суперечать один одному. При здійсненні таких транзакцій необхідно отримати схвалення ради директорів. Навіть якщо таке схвалення було отримано, угода не повинна завдавати шкоди компанії. Керівники, які порушують це правило, можуть бути визнані винними у недбалості у виконанні своїх обов’язків.

Випадки притягнення до відповідальності за транзакції з конфліктом інтересів є численними, а юридична відповідальність за такі порушення є значною. Якщо існує ризик, що транзакція може бути кваліфікована як така, що містить конфлікт інтересів, необхідно докласти всіх зусиль, щоб запобігти завданню шкоди компанії.

Відповідальність за конкурентні угоди

Конкурентні угоди – це коли член правління компанії здійснює транзакції у тій же сфері діяльності, що й компанія, для себе або третьої сторони. Якщо це відбувається без схвалення ради директорів, це може бути розглянуто як порушення законодавства та недбалість у виконанні обов’язків.

При визначенні відповідальності за конкурентні угоди важливо встановити, чи відноситься діяльність члена правління до конкурентних угод.

До конкурентних угод належать транзакції, які конкурують з діяльністю компанії на ринку та призводять до конфлікту інтересів. Це стосується не лише вже існуючої діяльності, але й тієї, участь у якій є досить імовірною, або яка тимчасово призупинена.

Розмір збитків компанії оцінюється на основі прибутку, отриманого членом правління або третьою стороною в результаті конкурентних угод.

Випадки, коли можуть виникнути питання про порушення обов’язків нагляду та контролю

Обов’язки нагляду та контролю передбачають, що інші керівники чи співробітники не здійснюють неналежних дій під наглядом та контролем. При визначенні, чи було занедбано обов’язки нагляду та контролю, важливим є питання, чи є особа, яка підлягає нагляду та контролю, керівником чи співробітником, та чи була ситуація, в якій слід було здійснювати нагляд та контроль. Іншими словами, це питання про те, до якої міри існує обов’язок діяти.

Для ретельної профілактики варто звернутися за консультацією до адвоката. Сам факт звернення за консультацією до адвоката та отримання від нього поради є доказом виконання обов’язків нагляду та контролю. Також важливо створити та впровадити систему, яка дозволить виявляти проблемну поведінку інших керівників, навіть якщо ці питання не піднімаються на засіданні правління.

Випадки, коли можуть виникнути претензії щодо порушення обов’язку створення системи внутрішнього контролю

Обов’язок створення системи внутрішнього контролю полягає в необхідності створення відповідної структури для забезпечення належності ведення справ компанії. Якщо система не була створена зовсім або створена, але не відповідає необхідним стандартам і не може запобігти або вирішити проблемні дії керівників чи співробітників, то керівники можуть бути притягнуті до відповідальності за порушення обов’язків.

При визначенні порушення обов’язку враховуються наступні випадки, коли порушення вважається відсутнім:

• Якщо була створена система управління, здатна запобігти зловживанням, які зазвичай можна передбачити;
• Якщо у директорів не було особливих обставин, які дозволяли б передбачити виникнення зловживань;

Необхідно враховувати загальноприйняті стандарти, індивідуальні обставини компанії та офіційні настанови, залучаючи до обговорення фахівців.

Випадки відповідальності керівників 2: Законодавча спеціальна відповідальність

Тут ми розглянемо випадки, коли керівників можуть притягнути до законодавчої спеціальної відповідальності.

Випадки відповідальності за надання вигод

Якщо компанія надає вигоди, пов’язані з реалізацією прав акціонерів, керівники, які брали участь у цьому, зобов’язані сплатити компанії суму, еквівалентну вартості наданих вигод, солідарно з особами, які їх отримали.

Наприклад, якщо компанія виплачує гроші акціонерам як “відкупне” за нерозголошення інформації про особисті неприємності керівництва на загальних зборах акціонерів тощо.

При здійсненні угод, які можуть виглядати як надання вигод, необхідно діяти обережно. Важливо чітко визначити, що це законна оплата за необхідні компанії послуги, та впорядкувати обставини так, щоб уникнути підозр.

Випадки відповідальності за розподіл надлишкового капіталу

Розподіл надлишкового капіталу означає виплату дивідендів з надлишкового капіталу або витрати, пов’язані з придбанням власних акцій компанії.

Проблема виникає, коли при розподілі надлишкового капіталу виплачуються кошти, що перевищують суму, яка може бути розподілена на дату набуття чинності такого розподілу. Виконавці, які здійснювали відповідні дії, та директори, які вносили пропозиції, зобов’язані солідарно відшкодувати компанії виплачені суми.

Сума до сплати відповідає бухгалтерській вартості отриманих коштів.

Щоб уникнути відповідальності, необхідно обережно проводити процедури, перевіряючи правильність та адекватність фінансової звітності та пропозицій щодо дивідендів разом з директорами та бухгалтерами.

Як діяти, якщо керівництво компанії притягується до відповідальності

Тут ми розглянемо, які кроки повинні вжити керівники компанії, коли їх притягують до відповідальності перед компанією.

Першочергові дії, які потрібно виконати

Якщо акціонери подають позовну заяву, необхідно негайно поінформувати інших членів керівництва та обговорити план дій. Щоб уникнути подання позову від імені акціонерів, необхідно протягом 60 днів з моменту отримання вимоги проаналізувати зміст претензій та дослідити фактичні обставини. Важливо, щоб не тільки керівники, які є предметом вимог, але й інші члени керівництва співпрацювали для розгляду належної відповіді.

Крім того, при реагуванні на претензії до відповідальності керівництва, зазвичай залучають адвокатів, які не є юридичними радниками компанії. Це пов’язано з тим, що між компанією та її керівництвом може виникнути конфлікт інтересів, тому юридичні радники компанії не повинні представляти керівників.

Методи часткового звільнення від відповідальності

Навіть якщо керівництво визнається відповідальним, існують способи часткового звільнення від відповідальності, якщо вони діяли добросовісно та з незначною необережністю.

Відповідальність, яка не підлягає частковому звільненню, включає наступне:

• Надання вигод
• Відповідальність за розподіл дивідендів або інших виплат, що перевищують дозволену суму, та відповідальність за покриття збитків
• Відповідальність за угоди з конфліктом інтересів, у яких безпосередньо брали участь директори

Часткове звільнення від відповідальності може бути здійснене за допомогою таких методів:

• Рішення загальних зборів
• Рішення ради директорів на підставі уповноваження статуту
• Договір про обмеження відповідальності

Однак слід зазначити, що часткове звільнення від відповідальності рідко використовується на практиці. Це пов’язано з тим, що зменшення відповідальності бажано проводити після того, як суд встановить зміст відповідальності, але змінити вже встановлену суму компенсації збитків буває складно.

Методи повного звільнення від відповідальності

Для повного звільнення від відповідальності директорів необхідна згода всіх акціонерів. Тому на практиці це малоймовірно для публічних компаній.

Навіть якщо є акціонер, який володіє 100% акцій, для звільнення від відповідальності потрібна відповідна воля компанії.

Заява про надання застави

Директори можуть подати клопотання до суду, щоб зобов’язати акціонера, який подав позов, надати належну заставу. Якщо суд видасть таке розпорядження, але акціонер не надасть заставу, позов акціонера може бути відхилений до розгляду суті.

Однак слід звернути увагу на те, що клопотання про надання застави можливе лише у випадку, коли акціонер подав позов зі зловмисними намірами.

Зміст та особливості відповідальності керівників за шкоду, завдану третім особам

Якщо керівники завдають шкоди третім особам (наприклад, кредиторам), вони можуть нести особливу відповідальність згідно зі статтею 429 Японського корпоративного закону (Japanese Companies Act). У цьому розділі ми розглянемо зміст та особливості відповідальності за шкоду, яку керівники можуть нести перед третіми особами.

Існують непрямі та прямі порушення

Згідно зі статтею 429 Японського корпоративного закону, “шкода” може бути непрямою або прямою. Зміст непрямих та прямих порушень викладено нижче.

Перш за все, важливо зрозуміти, у яких випадках керівники можуть бути притягнуті до відповідальності.

Зверніть увагу на неправдиві записи у фінансовій звітності

Керівники можуть здійснювати неправдиві записи щодо важливих пунктів у фінансових документах, а також проводити неправдиві реєстрації та оголошення. Якщо це призводить до шкоди третім особам, вони несуть відповідальність за компенсацію згідно з Японським корпоративним законом.

Відповідальність за недбалість у виконанні обов’язків перед третіми особами вимагає “злого умислу або грубої недбалості”. Однак, у випадку неправдивих записів тощо, відповідальність може настати навіть за легку недбалість (стаття 429, пункт 2 Японського корпоративного закону).

Відповідальність несуть лише ті особи, які брали участь у прийнятті рішення про неправдиві записи тощо. Інші члени правління, які лише підтримали рішення про неправдиві записи, не несуть відповідальності, але можуть бути притягнуті до відповідальності за порушення обов’язку нагляду.

Методи використання корпоративних компенсаційних угод та страхування відповідальності керівників компаній

Як заходи, що заслуговують на увагу при притягненні керівників до відповідальності, можна виділити корпоративні компенсаційні угоди та страхування відповідальності керівників компаній. У цій статті ми розглянемо основні аспекти цих двох інструментів та їх впровадження.

Що таке корпоративний договір компенсації

Корпоративний договір компенсації – це угода, за якою компанія зобов’язується відшкодовувати такі види витрат:

• Витрати, які виникають у випадку, коли дії керівника під час виконання своїх обов’язків викликають підозру у порушенні законодавства, та необхідність відповідати за ці дії
• Витрати на відшкодування збитків третім особам, які виникли під час виконання обов’язків, а також витрати на урегулювання спорів та виплату компенсацій

Оскільки для введення такого договору не потрібно вносити зміни до статуту компанії, достатньо лише рішення загальних зборів акціонерів (або ради директорів, якщо така існує). Рішення має включати критерії та об’єкти, максимальну суму компенсації, та терміни виплат.

Керівники несуть ризик, пов’язаний з прийняттям рішень у процесі ведення бізнесу, але наявність такого договору може зменшити їхні побоювання щодо ризиків, спрощуючи наймання кваліфікованих фахівців на посади керівників та директорів. Крім того, корпоративний договір компенсації дозволяє керівникам приймати рішення, оптимальні для інтересів компанії, без надмірного страху перед ризиками. Це сприяє агресивній бізнес-стратегії та очікується, що внесе вклад у зростання компанії.

Що таке страхування відповідальності керівників компанії?

Страхування відповідальності керівників компанії – це один із видів страхових договорів, який компанія укладає зі страховою компанією, відомий також як D&O страхування. Воно передбачає компенсацію збитків, що виникають через відповідальність, яку несуть керівники у зв’язку з виконанням своїх обов’язків.

Для визначення умов страхування відповідальності керівників необхідне рішення загальних зборів акціонерів (або ради директорів, якщо компанія має таку). До змісту страхового полісу зазвичай входять наступні пункти:

• Страхова компанія
• Особи, що страхуються
• Страховий внесок
• Термін дії страхування
• Підстави для виплат
• Ліміт виплат
• Обсяг компенсації
• Виключення відповідальності та особливі умови

Об’єктами страхування є компенсації, виплати за мировими угодами, а також витрати на юридичні послуги, такі як адвокатські гонорари та інші судові витрати.

Коли керівники стикаються з ризиком судових позовів, пряма компенсація з боку компанії може становити значне фінансове навантаження. D&O страхування допомагає зменшити це навантаження та захищає капітал компанії. Наявність D&O страхування свідчить про те, що компанія приділяє увагу управлінню ризиками та має здорову систему корпоративного управління, що підвищує довіру інвесторів, акціонерів та бізнес-партнерів.

Порівняння корпоративних компенсаційних угод та страхування відповідальності керівників компаній

Корпоративні компенсаційні угоди та страхування відповідальності керівників компаній на перший погляд здаються схожими системами.

Однак, як показано нижче, існує кілька відмінностей між цими двома системами.

Детальніше про обидві системи ви можете прочитати в наступній статті.

Пов’язана стаття: Що таке страхування відповідальності керівників компаній? Пояснення процедур після змін у Японському корпоративному законі та відмінностей від корпоративних компенсацій[ja]

Ключові аспекти впровадження корпоративних компенсаційних угод та страхування відповідальності керівників компаній

Корпоративні компенсаційні угоди та страхування відповідальності керівників компаній є інструментами, які можуть сприяти залученню талановитих керівників та мотивувати їх до виконання своїх обов’язків без страху перед можливими ризиками. Оскільки кожен з цих інструментів має свої сильні та слабкі сторони, ефективним рішенням є комбіноване використання обох систем.

Спочатку розгляньте страхування відповідальності керівників компаній, яке зазвичай легше впровадити через відносно низький рівень конфлікту інтересів. Після цього, виключаючи вже застраховані ризики, можна впровадити корпоративні компенсаційні угоди.

При впровадженні цих систем важливо створити таку модель, яка була б зрозумілою та прийнятною для всіх зацікавлених сторін.

Підсумок: Консультуйтеся з адвокатом щодо заходів проти відповідальності керівників

Особи, які як керівники беруть участь у управлінні компанією, завжди несуть ризик бути притягнутими до відповідальності за збитки, завдані компанії або третім особам. Для захисту зростання компанії та особистих активів необхідно глибоко розуміти, у яких випадках може бути висунуто претензії та вживати відповідні заходи.

У питаннях відповідальності керівників важливо бути готовими з доказами та вміти вирішувати спори, а також у повсякденній управлінській діяльності приймати рішення на основі юридичних знань. Тому, коли ви розглядаєте заходи щодо відповідальності керівників, рекомендується звернутися за консультацією до адвоката.

Створення системи, яка дозволяє своєчасно звертатися за порадою до адвоката, допоможе правильно розуміти законодавство про відповідальність керівників та приймати адекватні рішення для підготовки до можливих ризиків.

Заходи, що пропонує наша юридична фірма

Юридична фірма “Моноліт” спеціалізується на IT, зокрема на інтернет-праві та юридичних аспектах, володіючи високою професійністю в обох цих сферах. У процесі розвитку сімейного управління іноді виникає необхідність у створенні контрактів. Наша фірма пропонує послуги зі створення та перегляду контрактів для різноманітних справ, від компаній, що котируються на Токійській фондовій біржі Prime, до стартапів. Якщо у вас виникли труднощі з контрактами, будь ласка, ознайомтеся з наступною статтею.

Сфери послуг юридичної фірми “Моноліт”: створення та перегляд контрактів тощо[ja]