Стратегічне використання гнучких систем робочого часу в японському трудовому праві та юридичні ризики

Сучасне бізнес-середовище характеризується постійними змінами та непередбачуваністю. Для того, щоб компанії могли підтримувати конкурентоспроможність та зростати в таких умовах, необхідна організаційна спритність, яка дозволяє швидко та ефективно реагувати на коливання обсягу роботи. Однак, японське трудове законодавство, яке базується на захисті працівників, принципово накладає строгі та уніфіковані правила щодо робочого часу. Цей принцип відіграє важливу роль у забезпеченні здоров’я працівників, але також може обмежувати гнучке використання персоналу та підвищення продуктивності компаній. Згідно з 32-ю статтею Японського закону про трудові стандарти (Japanese Labor Standards Act), робочий час обмежений до восьми годин на день та сорока годин на тиждень, а робота понад ці ліміти розглядається як “надурочна робота” і підлягає строгому контролю та обов’язковій виплаті додаткової оплати.

Для того, щоб заповнити прогалину між цими принциповими рамками та практичними потребами бізнесу, японське трудове законодавство передбачає деякі виняткові системи. Серед них – “змінний робочий час” та “гнучкі системи робочого часу”, які представлені флекситаймом та системою дискреційного працевлаштування. Ці системи можуть стати не лише варіантами управління, але й потужними стратегічними інструментами для оптимізації продуктивності компанії, витрат на персонал та балансу між роботою та особистим життям співробітників. Змінний робочий час дозволяє планувати робочий час відповідно до завантаженості роботи, флекситайм дає працівникам можливість самостійно визначати час початку та завершення робочого дня, а система дискреційного працевлаштування переводить управління з робочого часу на управління результатами для певних спеціалізованих професій. Однак, стратегічні переваги цих систем тісно пов’язані з жорсткими юридичними та управлінськими обов’язками, які вимагаються для їх впровадження та використання. Якщо компанія не виконає хоча б одну з вимог системи, її застосування може бути визнано юридично недійсним, що може призвести до зобов’язань з виплати значних сум недоплаченої додаткової оплати за минулий період, створюючи потенційно руйнівний фінансовий ризик для компанії. У цій статті ми детально розглянемо юридичну структуру цих систем робочого часу, вимоги до їх впровадження та потенційні ризики з точки зору управління компанією.

Принципове регулювання робочого часу в Японії

Кутовим каменем управління робочим часом у системі японського трудового права є “принцип законодавчо встановленого робочого часу”. Він визначений у статті 32 Японського закону про трудові стандарти і вимагає від роботодавців не змушувати працівників працювати понад 40 годин на тиждень і 8 годин на день, не враховуючи часу на перерву. Це строге обмеження служить мінімальним стандартом для запобігання надмірній праці та захисту здоров’я працівників. Робота понад ці межі визначається як “надурочна робота” (робота поза встановленими годинами) і є винятковим заходом з юридичної точки зору.

Для того, щоб роботодавець міг наказати працівникам працювати понаднормово, необхідно виконати дві важливі юридичні вимоги. По-перше, необхідно укласти письмову угоду про надурочну роботу з профспілкою, що представляє більшість працівників, або, у випадку її відсутності, з представником, який представляє більшість працівників. Це відомо як “угода 36” (Сабуроку кьодай), заснована на статті 36 Японського закону про трудові стандарти. По-друге, після укладення угоди 36 і фактичного здійснення надурочної роботи, роботодавець зобов’язаний виплатити працівникам додаткову оплату за надурочні години, розраховану за законодавчо встановленою надбавкою (як правило, не менше 25%).

Тут важливо розуміти різницю між двома ключовими поняттями, які мають велике практичне та юридичне значення: “законодавчо встановлений робочий час” та “передбачений робочий час”. Законодавчо встановлений робочий час є абсолютним лімітом, встановленим законом, тоді як “передбачений робочий час” визначається кожною компанією індивідуально через правила внутрішнього трудового розпорядку або трудовий договір. Наприклад, якщо компанія встановлює початок робочого дня о 9 ранку, кінець о 17 годині та одногодинну перерву, то передбачений робочий час для цієї компанії становитиме 7 годин. Цей передбачений робочий час завжди має бути в межах законодавчо встановленого робочого часу, тобто не більше 8 годин на день та 40 годин на тиждень. Ця різниця має вирішальне значення при розрахунку додаткової оплати. Робота понад передбачений робочий час (наприклад, 7 годин), але не досягаючи законодавчо встановленого робочого часу (8 годин), називається “роботою в межах норми” і не вимагає виплати додаткової оплати за законом (хоча правила внутрішнього трудового розпорядку можуть передбачати інше). З іншого боку, робота, що перевищує законодавчо встановлений робочий час (8 годин), вважається надурочною, і тут необхідно дотримуватися угоди 36 та виплачувати додаткову оплату.

Розуміння цієї принципової регуляції є вихідним пунктом при розгляді системи змінного робочого часу та інших гнучких механізмів. Наступні системи, про які йтиметься далі, є “винятками”, які закон спеціально дозволяє відносно зазначеного принципу “8 годин на день та 40 годин на тиждень”. З юридичної точки зору, для застосування виняткових положень необхідно повністю відповідати всім вимогам, які вони встановлюють. Якщо виявиться, що вимоги не були виконані через незначні процедурні недоліки або помилки у виконанні, застосування виняткових положень не буде дозволено, і робочий час буде розраховуватися згідно з основним принципом. Це може нести в собі значний ризик для управління компанією. Наприклад, якщо компанія вважає, що вона впровадила систему змінного робочого часу, але через кілька років виявляється, що були недоліки у процедурі впровадження, весь цей механізм може бути визнаний недійсним, і всі години роботи, що перевищують 8 годин на день та 40 годин на тиждень за весь період, будуть перераховані як надурочні. В результаті компанія може зіткнутися з несподіваним зобов’язанням виплатити значну суму невиплаченої додаткової оплати. Тому ці гнучкі системи не просто зручні інструменти, а складні юридичні конструкції, що вимагають строгого дотримання правил.

Змінний робочий час: рамки для відповіді на коливання в роботі

Змінний робочий час — це система, яка дозволяє планувати відповідь на сезонні та місячні коливання в обсязі роботи, спрямована на ефективне розподілення робочої сили та скорочення загальної кількості робочого часу. Суть цієї системи полягає в тому, що якщо середній тижневий робочий час за певний період (відповідний період) не перевищує 40 годин, які є законодавчо встановленим робочим часом, то роботодавець може дозволити працювати понад 8 годин на день або 40 годин на тиждень без відразу ж вважати це надурочною роботою, відповідно до угоди між працівниками та роботодавцем або правилами праці. Це дозволяє компаніям встановлювати довші робочі години під час пікових періодів та скорочувати їх під час спадів, синхронізуючи робочий час з коливаннями в роботі. В результаті, можна зменшити неефективний час очікування під час спадів та обмежити надурочну роботу під час пікових періодів, що призводить до оптимізації витрат на оплату праці та підвищення продуктивності.

Японський Закон про стандарти праці визначає два основні типи змінного робочого часу в залежності від тривалості відповідного періоду.

Місячний змінний робочий час за японським законодавством

Система місячного змінного робочого часу в Японії передбачає визначення робочого часу протягом певного періоду до одного місяця, що ідеально підходить для бізнесу, де навантаження на працівників циклічно змінюється протягом місяця. Типовими прикладами є бухгалтерські відділи, де робота концентрується наприкінці місяця, або сфера послуг, де події відбуваються протягом певних тижнів. Для впровадження цієї системи необхідно укласти угоду між працівниками та роботодавцем та подати відповідне повідомлення до місцевого відділення Інспекції праці або включити положення про систему до правил роботи чи інших аналогічних документів. Найважливішою вимогою при застосуванні цієї системи є попереднє визначення робочого часу на кожен день протягом місяця до початку цього періоду за допомогою робочого календаря чи графіка змін та інформування про це працівників. Зміна вже визначеного робочого часу за бажанням роботодавця, як правило, не допускається.  

Річний змінний робочий час за японським законодавством

Річний змінний робочий час в Японії передбачає період, що перевищує один місяць, але не більше одного року, і є відповідним для бізнесу, де обсяг роботи значно коливається в залежності від сезону, наприклад, у будівельній галузі, туризмі, або виробництві певних товарів. Через те, що цей період охоплює тривалий час, на нього накладаються більш суворі регуляції, ніж на місячну систему. Для впровадження необхідно включити положення до правил праці, укласти угоду між працівниками та роботодавцем, а також зареєструвати цю угоду в Інспекції праці.

У цій системі існує кілька обмежень, щоб запобігти надмірній праці працівників. Зокрема, максимальна тривалість робочого дня становить 10 годин, а максимальна тривалість робочого тижня – 52 години. Також існує обмеження на загальну кількість робочих днів за вказаний період, яке становить не більше 280 днів на рік за замовчуванням. Крім того, працівників можна залучати до роботи без перерви максимум 6 днів поспіль. Ці обмеження є абсолютними і мають бути дотримані, навіть якщо середній тижневий робочий час за рік не перевищує 40 годин.

Вимоги до «специфікації» та юридичні ризики в Японії

Одним із найважливіших юридичних понять, що впливають на ефективність системи змінного робочого часу, є вимоги до «специфікації». Це означає принцип, згідно з яким робочий час кожного робочого дня у визначений період має бути заздалегідь конкретно та остаточно встановлений. Якщо визнано, що вимоги до «специфікації» не виконані, існує ризик, що сама система змінного робочого часу буде визнана недійсною. Японські суди тлумачать цю вимогу дуже строго і не дозволяють роботодавцям широко змінювати робочий час після факту.

Важливим судовим прецедентом у цій сфері є справа JR Західна Японія (філія в Хіросімі) (рішення Вищого суду Хіросіми від 25 червня 2002 року). У цій справі в правилах праці компанії була стаття, яка гласила: «У разі необхідності для бізнесу, призначений робочий час може бути змінений». Суд вирішив, що таке загальне та абстрактне положення дозволяє роботодавцю змінювати робочий час на свій розсуд за потребою бізнесу, що суперечить духу «специфікації» робочого часу, який вимагається Законом про стандарти праці. В результаті ця стаття була визнана недійсною, і застосування системи змінного робочого часу було відхилено.

У справі Dai-lex (рішення суду Нагасакі від 26 лютого 2021 року) компанія створила робочий графік, який включав попередньо визначену кількість понаднормових годин до встановленого робочого часу. Суд вирішив, що оскільки середній робочий час за місяць має бути не більше 40 годин на тиждень, система змінного робочого часу, яка перевищує цей загальний законодавчий ліміт з самого початку, є недійсною.

Ці судові рішення дають важливі управлінські настанови. Система змінного робочого часу, незважаючи на свою назву, не є системою для гнучкої зміни робочого часу відповідно до щоденних обставин. Натомість, це система для перерозподілу робочого часу на основі «попереднього планування» у відповідь на «передбачувані» коливання обсягу роботи. Встановлений графік, як правило, не може бути змінений, що надає йому певної жорсткості. Тому керівникам компаній необхідно задати собі питання, чи можна передбачити коливання обсягу роботи їхньої компанії достатньо точно, щоб визначити щоденний робочий час до початку відповідного періоду (місяць або рік). Якщо бізнес-модель передбачає необхідність постійних змін у розстановці персоналу через непередбачувані замовлення або вирішення непередбачених проблем, система змінного робочого часу може стати не рішенням, а пасткою, що призводить до серйозних юридичних ризиків.

Гнучка система робочого часу: підхід, що використовує дискреційні права працівників

На відміну від системи змінного робочого часу, яка є топ-даун підходом, заснованим на плануванні роботодавця, система гнучкого робочого часу та система дискреційного робочого часу, про які піде мова далі, базуються на боттом-ап підході, що використовує індивідуальну дискрецію та автономію працівників. Ці системи прагнуть до підвищення продуктивності та реалізації різноманітних форм праці шляхом кардинальної зміни методів управління робочим часом.

Флекситайм в Японії

Флекситайм, визначений у статті 32-3 Японського закону про стандарти праці (Labor Standards Act), є системою, яка дозволяє працівникам самостійно визначати час початку та завершення робочого дня в межах загальної кількості робочих годин, встановлених заздалегідь для певного періоду (розрахункового періоду). Метою цієї системи є надання працівникам можливості вибирати найбільш ефективний час для роботи, забезпечуючи при цьому гармонію між роботою та особистим життям. Компанії можуть встановлювати “основний час” (core time), коли всі співробітники повинні бути на роботі, та “гнучкий час” (flexible time), протягом якого співробітники можуть приходити та йти на роботу за власним вибором.

Для впровадження цієї системи необхідно включити до правил роботи положення про “визначення часу початку та завершення роботи на розсуд працівника”, а також укласти угоду між працівниками та роботодавцем, в якій визначаються наступні пункти:

• Категорії працівників, на яких поширюється система
• Розрахунковий період (не більше 3 місяців)
• Загальна кількість робочих годин за розрахунковий період (нормований робочий час)
• Стандартна кількість робочих годин на день

Особливо важливим є питання розрахункового періоду. Завдяки змінам у законодавстві 2019 року (року Рейва 1), максимальний розрахунковий період було збільшено з одного до трьох місяців, що дозволило більш гнучке застосування системи. Однак, якщо розрахунковий період перевищує один місяць, існує обов’язок повідомити про укладену угоду між працівниками та роботодавцем до відповідного відділу нагляду за стандартами праці.

Підхід до надурочних робіт у системі флекситайм суттєво відрізняється від інших систем. Надурочні роботи враховуються не за день чи тиждень, а за розрахунковий період: якщо загальна кількість відпрацьованих годин перевищує встановлену загальну кількість робочих годин, то надурочні роботи враховуються за час, що перевищує цю кількість. Якщо розрахунковий період перевищує один місяць, розрахунки стають складнішими: спочатку перевіряється, чи не перевищує середня кількість робочих годин за тиждень 50 годин на місяць, а потім визначається час, що перевищує загальну кількість робочих годин за весь розрахунковий період.

З точки зору управління, безпосередні переваги системи флекситайм полягають не стільки у скороченні витрат на оплату праці, скільки у підвищенні автономності співробітників, що призводить до зростання продуктивності, покращення балансу між роботою та особистим життям, підвищення задоволеності співробітників, а також зниження плинності кадрів та залучення та утримання талановитих працівників.

Система дискреційної праці в Японії

Система дискреційної праці (裁量労働制) є одним із найбільших відступів від традиційних принципів управління робочим часом. Вона передбачає, що для певних видів робіт, які за своєю природою вимагають значної свободи працівника у виборі методів виконання та розподілі часу, робочий час вважається таким, як було заздалегідь визначено між працівником та роботодавцем (припущений робочий час), незалежно від фактично відпрацьованого часу. Під цією системою критерієм оцінки стає не «час», а «результат». Таким чином, якщо припущений робочий час не перевищує встановлені законом 8 годин, то, як правило, доплата за понаднормову роботу не нараховується. Однак, за роботу вночі (з 22:00 до 5:00) та у вихідні дні передбачена окрема доплата.

Існують два типи системи дискреційної праці.

Перший – це система для фахівців. Ця система обмежена лише 20 видами професійних робіт, які конкретно визначені у Правилах виконання Японського закону про стандарти праці та повідомленнях Міністерства охорони здоров’я, праці та соціального забезпечення. До них належать розробники нових товарів та технологій, аналітики та проектувальники інформаційних систем, дизайнери, адвокати, сертифіковані бухгалтери тощо. Цей список є вичерпним, і суди схильні дуже строго тлумачити, чи відповідає робота визначеним критеріям. Для впровадження системи необхідно укласти угоду між працівниками та роботодавцем та подати повідомлення до інспекції праці, а з квітня 2024 року (Рейва 6) також потрібно отримати індивідуальну згоду від кожного працівника, на якого поширюється система.

Другий тип – це система для планувальників. Ця система застосовується до працівників, які займаються плануванням, розробкою, дослідженням та аналізом питань, пов’язаних з управлінням бізнесом, у «головних офісах та інших ключових місцях прийняття рішень у бізнесі». На відміну від системи для фахівців, види робіт тут визначені більш абстрактно, тому їх застосування вимагає обережного розгляду. Процедура впровадження дуже строга. Спочатку необхідно створити «комітет з питань праці», до складу якого входять представники роботодавців та працівників, і визначити деталі системи шляхом рішення, прийнятого більшістю у п’ять чвертей членів комітету, після чого подати повідомлення до інспекції праці та отримати індивідуальну згоду від кожного працівника, на якого поширюється система.

Впровадження та використання системи дискреційної праці супроводжується серйозними юридичними ризиками. У справі Legacy та інших (рішення Токійського вищого суду від 27 лютого 2014 року) суд вирішив, що система для фахівців, що стосується «роботи податкового консультанта», обмежена лише тими, хто має національну кваліфікацію податкового консультанта та зареєстрований у відповідному реєстрі. Таким чином, навіть якщо працівник без відповідної кваліфікації фактично виконує подібну роботу, систему до нього застосувати не можна. Це рішення чітко демонструє судову позицію щодо строгого формального тлумачення вимог до видів робіт. Крім того, існують випадки, коли система застосовується, незважаючи на те, що працівникам насправді майже не надається свободи у виконанні роботи. Така номінальна система дискреційної праці може розглядатися як спосіб уникнення виплати доплати за понаднормову роботу і стати предметом виправлення з боку інспекції праці або судових позовів.

Враховуючи ці аспекти, можна зрозуміти, що японська система дискреційної праці значно відрізняється від широкого застосування «винятку для білих комірців», який існує в трудовому законодавстві Європи та США, і є дуже обмеженою. Зокрема, вимога створення комітету з питань праці та високий поріг для прийняття рішень у п’ять чвертей голосів є навмисними юридичними бар’єрами, щоб запобігти легкому розширенню системи. Основна мета цієї системи полягає у визнанні способу роботи дуже обмеженої кількості висококваліфікованих фахівців, для яких тривалість робочого часу та результати їхньої роботи не корелюють. Тому керівникам не слід сприймати цю систему як легкий спосіб зниження витрат на персонал. Правильний підхід полягає не в тому, щоб запитувати, чи відповідає робота працівників цього строгого юридичного визначення, а в тому, чи існують у організації професіонали з високим рівнем автономії, для яких сама концепція управління робочим часом є безглуздою. Це дозволить уникнути юридичних ризиків.

Порівняльний аналіз систем і стратегічний вибір в Японії

Різні системи регулювання робочого часу, які ми детально розглядали, мають свої цілі, вимоги та ризики. Щоб компанія могла вибрати систему, яка найкраще підходить до її ситуації, необхідно провести багатогранне порівняння цих характеристик та здійснити стратегічне прийняття рішень. Недостатньо просто слідувати за поверхневими особливостями систем; глибокий аналіз бізнес-моделі компанії, характеру роботи, складу працівників та прийнятного рівня управлінських витрат і юридичних ризиків є життєво важливим.

Основними критеріями для стратегічного вибору є наступні чотири пункти:

Перше – «характер коливань обсягу роботи». Якщо коливання обсягу роботи виникають сезонно або щомісяця і можуть бути передбачені з високою точністю, то система змінного робочого часу може бути ефективним варіантом. Особливо якщо коливання відбуваються на річній основі, то річна система змінного робочого часу може безпосередньо сприяти оптимізації витрат на оплату праці. Однак, якщо коливання обсягу роботи непередбачувані і потрібне гнучке розподілення персоналу щодня, то вимога системи змінного робочого часу до «попереднього планування та фіксації» може стати перешкодою, і її впровадження не буде реалістичним.

Друге – «джерело продуктивності». У виробничій сфері та деяких сферах послуг, де продуктивність максимізується за допомогою централізованого планування та ефективного розподілу персоналу, система змінного робочого часу є відповідною. З іншого боку, у сферах, де продуктивність залежить від автономності, креативності працівників та їх здатності самостійно управляти своїм часом, наприклад, у дослідженнях та консалтингу, система гнучкого робочого часу та система дискреційного робочого часу можуть надати умови для максимального розкриття їхніх здібностей.

Третє – «особливості цільових працівників». Система змінного робочого часу та система гнучкого робочого часу, як правило, можуть бути застосовані до всіх працівників. У той час як система дискреційного робочого часу може бути застосована лише до осіб, які займаються певними спеціалізованими видами робіт, строго визначеними законом, або до осіб, які відповідають за планування та розробку в центрі управління компанії. Таким чином, система дискреційного робочого часу повинна розглядатися не як загальнофірмова система, а як точковий захід, спрямований на окремих працівників.

Четверте – «здатність управління та ступінь прийняття ризиків». З точки зору легкості впровадження та експлуатації, а також низького юридичного ризику, система гнучкого робочого часу з розрахунковим періодом до одного місяця є найменш обтяжливою. У порівнянні з цим, річна система змінного робочого часу вимагає дотримання численних верхніх обмежень та управління жорстким річним планом, що вимагає високих управлінських навичок. І, нарешті, система дискреційного робочого часу, особливо для планувальних робіт, супроводжується дуже складними процедурами впровадження та серйозними юридичними ризиками щодо відповідності обраних робіт та працівників, тому без найвищого рівня юридичного та управлінського контролю та готовності приймати ризики, впровадження такої системи не слід розглядати.

Загальний аналіз цих систем показує, що можливе чітке розмежування їх використання. Нижче наведена таблиця, яка систематизує обговорюваний матеріал зі стратегічної точки зору, щоб керівники могли використовувати її як матеріал для порівняльного аналізу та прийняття рішень.

Використовуючи цю таблицю, компанії можуть швидко та точно оцінити, яка система найкраще підходить до їхніх цілей та обставин, а також які ризики супроводжують цей вибір.

Підсумки

У цій статті ми детально розглянули системи змінної робочої години, гнучкого графіка та дискреційної праці, які визначені японським трудовим законодавством, їхню правову структуру, вимоги до впровадження та місце в управлінській стратегії. Виходячи зі строгих принципів японського законодавства про робочий час, стало зрозуміло, що ці системи є потужними, але водночас високоризикованими інструментами для вирішення сучасних управлінських завдань, таких як оптимізація бізнес-процесів, оптимізація витрат на персонал та реалізація різноманітних форм праці. Система змінної робочої години дозволяє планувати роботу з урахуванням передбачуваних коливань навантаження, гнучкий графік сприяє автономності працівників, а дискреційна праця дозволяє перейти на систему оплати за результатами. Однак, всі ці системи передбачають дотримання строгих процедур та управління. Якщо не дотримуватися цих правових вимог, переваги систем можуть бути втрачені, і компанія може зіткнутися з серйозними фінансовими та юридичними ризиками. Тому впровадження цих систем має розглядатися не просто як рішення з управління персоналом, а як складне управлінське рішення, що інтегрує юридичні, фінансові та бізнес-стратегії.

Юридична фірма “Моноліт” має глибокі спеціалізовані знання японського трудового законодавства та багатий практичний досвід роботи з клієнтами як в Японії, так і за її межами. Ми надаємо комплексну юридичну підтримку, починаючи від розробки планів впровадження складних систем робочого часу, які були описані в цій статті, створення та перегляду колективних договорів і правил праці, і закінчуючи побудовою системи дотримання вимог після їх впровадження. У нашій фірмі працюють фахівці, які володіють англійською мовою та мають кваліфікацію іноземних адвокатів, що дозволяє нам ефективно спілкуватися з міжнародними керівними командами та вирішувати проблеми, пов’язані з унікальними аспектами японського трудового законодавства, тим самим підтримуючи успіх бізнесу наших клієнтів. Якщо у вашої компанії виникнуть питання, пов’язані з трудовим правом в Японії, будь ласка, звертайтеся до нас за консультацією.