Обов'язкове впровадження BCP у закладах догляду | Пояснення методів розробки та переваг

BCP це план продовження діяльності, який передбачає заходи для забезпечення неперервності та відновлення бізнесу у випадку стихійних лих, епідемій чи інших непередбачуваних обставин. З квітня (Рейва 6 (2023) року) установи соціального догляду зобов’язані розробляти BCP. Однак, можливо, у вас виникають питання, як правильно його створити та чи існують переваги від його розробки.

У цій статті ми розглянемо основні аспекти BCP для установ соціального догляду, деталі розробки плану, його переваги та методику створення. Також ми розповімо про ризики, які можуть виникнути, якщо BCP не буде створено, тому рекомендуємо вам ознайомитися з цією інформацією.

Що таке BCP/BCM у сфері догляду за людьми

BCP – це абревіатура від Business Continuity Plan, що означає план забезпечення безперервності бізнесу. Цей план розробляється для того, щоб у випадку непередбачуваних обставин, таких як стихійні лиха, епідемії, терористичні акти та інші, важливі бізнес-процеси не припинялися або їх можна було швидко відновити.

BCM, у свою чергу, є скороченням від Business Continuity Management, що перекладається як управління безперервністю бізнесу і включає в себе організацію та управління процесами, пов’язаними з BCP.

У настановах з планування бізнесу[ja] Кабінету Міністрів Японії (Japanese Cabinet Office) зазначено наступне про BCP та BCM:

У випадку виникнення непередбачуваних обставин, таких як великі землетруси, поширення інфекційних захворювань, терористичні акти, серйозні аварії, перерви в ланцюгах поставок, раптові зміни в умовах ведення бізнесу та інше, план, який визначає політику, структуру, процедури та інше для забезпечення безперервності важливих бізнес-процесів або їхнього найшвидшого відновлення, називається планом забезпечення безперервності бізнесу (Business Continuity Plan, BCP).
Діяльність, пов’язана з розробкою BCP, його підтримкою та оновленням, забезпеченням бюджету та ресурсів для реалізації безперервності бізнесу, впровадженням запобіжних заходів, проведенням навчань та тренувань для засвоєння підходів, перевіркою та постійним удосконаленням, є управлінням безперервністю бізнесу (Business Continuity Management, BCM) і розглядається як стратегічна діяльність на рівні управління.

Цитата: Інформація про запобігання лихам від Кабінету Міністрів Японії | Настанови з планування бізнесу[ja]

Створення BCP для закладів догляду є обов’язковим

Згідно з переглядом японських тарифів на догляд у році Рейва 3 (2021), після трьох років перехідного періоду, створення плану продовження діяльності (BCP) та виконання управління продовженням діяльності (BCM) у закладах догляду стане повністю обов’язковим з квітня року Рейва 6 (2024). У документі Міністерства охорони здоров’я, праці та соціального забезпечення «Про основні пункти перегляду тарифів на догляд у фінансовому році Рейва 3[ja]» зазначено наступне:

З метою створення системи, яка дозволить надавати необхідні послуги догляду навіть у разі виникнення інфекційних захворювань або катастроф, всім підприємствам, що надають послуги догляду, наказано розробляти плани для продовження діяльності, проводити навчання та тренування (симуляції). (※Трьохрічний перехідний період передбачений)

Цитата: Міністерство охорони здоров’я, праці та соціального забезпечення | Про основні пункти перегляду тарифів на догляд у фінансовому році Рейва 3[ja]

Ризики, які виникають у разі недбалості щодо створення BCP у закладах догляду

Якщо заклади догляду не створюють план дій на випадок надзвичайних ситуацій (BCP), вони можуть зіткнутися з наступними ризиками:

• Стати об’єктом адміністративного керівництва
• Мати потенційну відповідальність за відшкодування збитків
• Не отримати додаткові платежі за догляд

Далі ми розглянемо кожен з цих пунктів детальніше.

Стати об’єктом адміністративного керівництва

У разі відсутності BCP, наразі не передбачено конкретних штрафних санкцій. Однак, це може стати причиною адміністративного керівництва через порушення стандартів управління, тому будьте уважні. Якщо не дотримуватися вказівок, може бути застосовано такі адміністративні заходи, як анулювання ліцензії.

У разі отримання рішення про анулювання ліцензії, принаймні протягом 5 років не можна отримати нову ліцензію. Якщо це юридична особа, то до санкцій можуть бути залучені не тільки керівники, але й інші члени правління, материнська компанія та інші особи, які фактично контролюють діяльність, і вони також не зможуть займатися доглядовою діяльністю протягом 5 років. (Закон про страхування догляду, стаття 70, пункти 2-6 до 6-3)

Мати потенційну відповідальність за відшкодування збитків

Відсутність BCP не призводить до штрафів, але у разі виникнення нещасного випадку або збитків без розробленого BCP, може бути порушено обов’язок забезпечення безпеки, що призведе до судової відповідальності за відшкодування збитків.

Як приклад, коли обов’язок забезпечення безпеки був важливим аспектом, можна навести випадок з автобусом дитячого садка “Хійорі” під час Великого землетрусу на сході Японії.

У дитячому садку “Хійорі” було розроблено BCP, і в інструкції було зазначено: “У разі сильного землетрусу, коли існує загроза стихійного лиха, всіх слід направити до північного двору, заспокоїти, не допускаючи паніки, і стежити за дітьми. Дітей слід передати батькам, коли вони прийдуть за ними”. Однак, на практиці інструкції не були належним чином розповсюджені, а також не проводилися навчання з евакуації, як це передбачено інструкцією.

В результаті прийняття рішення відправити дітей до батьків, шкільний автобус був затоплений цунамі, і п’ятеро дітей загинули. За недбалість у зборі інформації директор дитячого садка та юридична особа, що управляє садком, були визнані відповідальними за відшкодування збитків.

Джерело: Верховний суд Японії | Справа про цунамі та автобус дитячого садка “Хійорі” (рішення Сендайського окружного суду від 17 вересня 2013 року)[ja]

Не отримати додаткові платежі за догляд

У фінансовому році 2021 (Рейва 3), тарифи за догляд були підвищені на 0.7%. Однак, якщо не дотримуватися наступних стандартів, може бути застосовано зниження тарифів:

• Розробка BCP з урахуванням можливості виникнення інфекційних захворювань, природних катастроф
• Вжиття необхідних заходів відповідно до розробленого BCP

Розмір зниження залежить від виду послуги: для “закладів та житлових послуг” це 3% від встановленої одиниці, для “інших послуг” – 1% від встановленої одиниці. Існує перехідний період, протягом якого до 31 березня 2026 року (Рейва 7) зниження не застосовується.

Зміст плану дій у надзвичайних ситуаціях для закладів догляду

Від постачальників послуг з догляду вимагається виконання трьох основних ролей:

• Забезпечення безперервності послуг
• Забезпечення безпеки клієнтів
• Забезпечення безпеки персоналу

Японський Закон про трудові договори, стаття 5

Роботодавець зобов’язаний забезпечити необхідні умови, щоб працівник міг виконувати свою роботу, забезпечуючи безпеку свого життя та здоров’я.

На основі вищезазначеного, у плані дій у надзвичайних ситуаціях закладів догляду необхідно розробити методи реагування на нові інфекційні захворювання, такі як COVID-19, та природні катастрофи. Далі ми розглянемо деталі кожного з цих аспектів.

Методи реагування на новий коронавірус

У закладах догляду та підприємствах вимагається створення плану дій на випадок надзвичайних ситуацій (BCP) для реагування на новий коронавірус. Зміст BCP під час спалаху інфекційного захворювання може включати наступне:

Джерело: Міністерство охорони здоров’я, праці та соціального забезпечення Японії | Керівництво з продовження роботи закладів догляду та підприємств під час спалаху нового коронавірусу[ja]

Залежно від типу закладу, такого як денний догляд, стаціонарний догляд, відвідування на дому, ситуація та реакція після появи інфекційного захворювання можуть відрізнятися, тому важливо звертати увагу на вміст BCP, який ви розробляєте. У керівництві Міністерства охорони здоров’я, праці та соціального забезпечення Японії “Керівництво з планування продовження роботи для надавачів послуг соціального забезпечення під час спалаху нового коронавірусу[ja]” зазначено, що важливо розробляти BCP до початку епідемії. Важливо розробити BCP, який дозволить швидко реагувати у разі виникнення інфекційного захворювання, та регулярно проводити тренування та навчання, забезпечуючи запаси необхідних засобів.

Методи реагування на природні катастрофи

У закладах догляду та підприємствах необхідно розробити план дій на випадок природних катастроф, таких як землетруси чи повені. Зміст плану дій на випадок природних катастроф може включати наступне:

Джерело: Міністерство охорони здоров’я, праці та соціального забезпечення Японії | Керівництво з продовження роботи закладів догляду та підприємств у разі природних катастроф[ja]

У плані дій на випадок природних катастроф необхідно передбачити не тільки заходи на час звичайної ситуації та надзвичайної ситуації, а й розробити співпрацю з іншими установами та громадою, тому він може бути об’ємнішим, ніж план дій на випадок інфекційних захворювань.

Переваги створення BCP для закладів догляду

Створення BCP вимагає часу та зусиль. Однак, не можна заперечувати, що розробка BCP надає такі переваги, як забезпечення безпеки мешканців та персоналу, а також можливість отримання податкових пільг. У цьому розділі ми розглянемо переваги формування BCP.

Забезпечення безпеки мешканців та персоналу

Якщо визначено методи реагування на час поширення інфекційних захворювань або природних катастроф, це дозволить забезпечити не тільки безпеку мешканців, але й персоналу, та зробити надзвичайні заходи більш ефективними. Хоча існує ризик, що в разі надзвичайної ситуації діяльність може бути паралізована через паніку, наявність плану дій у надзвичайних ситуаціях (BCP) дозволяє пріоритетно виконувати важливі завдання та швидко відновлювати роботу. Крім того, це сприяє здобуттю довіри від користувачів, їхніх родин та місцевої громади.

Пільги в системі оподаткування

Якщо компанія включить до свого плану забезпечення продовження діяльності (BCP), який визначений Міністром економіки, торгівлі та промисловості Японії (заходи щодо створення системи, попередні заходи тощо), та отримає схвалення «Плану посилення здатності до продовження діяльності», то може скористатися спеціальними податковими пільгами. Зокрема, для інвестицій у засоби запобігання та зменшення наслідків стихійних лих передбачено спеціальну амортизацію у розмірі 18% (після 1 квітня (Reiwa 7) 2023 року – 16%).

Конкретні приклади обладнання включають:

• Машини та обладнання (вартістю понад 1 мільйон ієн): наприклад, генератори власної енергії, насоси для водовідведення тощо.
• Прилади та інвентар (вартістю понад 300 тисяч ієн): наприклад, системи захисту від вібрацій, сейсмічні стійки, супутникові телефони тощо.
• Обладнання, призначене для будівель (вартістю понад 600 тисяч ієн): наприклад, водонепроникні бар’єри, протипожежні штори тощо.

Дотації та фінансова підтримка

Якщо ви розробите план дій на випадок надзвичайних ситуацій (BCP) та отримаєте сертифікацію плану зміцнення бізнес-континуїтету, ви зможете скористатися пільгами при отриманні дотацій. Доступна підтримка включає наступне:

Зміст дотацій BCP відрізняється в залежності від місцевої влади. Крім того, деякі приватні фінансові установи пропонують кредитні програми для компаній, які розробляють BCP. При створенні BCP, рекомендуємо звернутися до місцевої влади, де розташовані ваші об’єкти, або до фінансових установ, з якими у вас є угоди.

Пріоритетна вакцинація

На підставі статті 28 Закону Японії “Про спеціальні заходи щодо нового грипу та інших інфекційних захворювань” (特別措置法), під час поширення інфекційних захворювань, зареєстровані підприємства, які розробили план дій на випадок надзвичайних ситуацій (BCP), можуть проводити спеціальну вакцинацію. Спеціальна вакцинація передбачає пріоритетне вакцинування працівників зареєстрованих підприємств.

Щоб стати зареєстрованим підприємством, яке має право на пріоритетну вакцинацію, необхідно заздалегідь подати заявку на реєстрацію до уряду.

Як створити BCP для закладів догляду

Можливо, ви не знаєте, як правильно створити BCP. Тут ми пояснимо, як розробити план продовження діяльності (BCP) для закладів догляду.

Створення комітету для розробки BCP

Для початку роботи над BCP необхідно створити комітет. До складу комітету слід включити керівників та відповідальних осіб з кожного підрозділу та кожної служби, а також осіб, які можуть збирати відгуки з місця подій. Після створення комітету слід перевірити поточний стан закладу догляду та визначити проблемні питання.

Використання гайдлайнів та шаблонів

Міністерство охорони здоров’я, праці та соціального забезпечення (Japanese Ministry of Health, Labour and Welfare) надає гайдлайни та шаблони для створення BCP. Якщо ви не знаєте, з чого почати або як правильно створити план, ви можете скористатися шаблонами, що відповідають вашому типу закладу, дотримуючись гайдлайнів Міністерства.

Шаблони розроблені для різних типів закладів, таких як денні та стаціонарні, тому створюйте свій BCP, виходячи з шаблону, який відповідає наданому вами сервісу.

Гайдлайни та шаблони доступні на наступному сайті, тому скористайтеся ними для довідки.

Міністерство охорони здоров’я, праці та соціального забезпечення | Тренінги з підтримки створення плану продовження діяльності (BCP) у закладах та установах догляду[ja]

Підсумок: Негайно приступайте до створення BCP для закладів догляду

З квітня року Рейва 6 (2024) створення плану продовження діяльності (BCP) стало обов’язковим для закладів догляду. Для закладів догляду розробка BCP є важливою, адже вона дозволяє швидко реагувати на поширення інфекційних захворювань та природні катастрофи та оперативно відновлювати роботу. Крім того, існують такі переваги, як податкові пільги, субсидії, фінансова підтримка, а також пріоритетне вакцинування. Створіть BCP, щоб бути готовими до непередбачуваних надзвичайних ситуацій, які можуть виникнути в майбутньому.

Якщо у вас виникають труднощі зі створенням BCP або ви не знаєте, як правильно його розробити, рекомендуємо звернутися за консультацією до адвоката.

Юридична фірма “Моноліт” має багатий досвід у сфері ІТ, особливо в інтернет-праві. Якщо у вас виникли питання щодо BCP, будь ласка, не вагайтеся звертатися до нас за консультацією.

Заходи, що пропонує наша юридична фірма

Галузь догляду за літніми людьми регулюється різноманітними законами, такими як Закон про догляд за страхуванням, Закон про добробут літніх людей, Корпоративний закон та інші. Юридична фірма “Моноліт” є консультантом Всеукраїнської асоціації підприємців у сфері догляду за літніми людьми та виконує обов’язки юридичного радника для організацій догляду за літніми людьми у всіх префектурах країни, маючи значний досвід та знання у сфері законодавства, пов’язаного з доглядом за літніми.

Сфери діяльності юридичної фірми “Моноліт”: Корпоративне право IT та стартапів[ja]