Три причини, чому спостереження за електронною поштою співробітників компанії не порушує приватність

У багатьох компаніях електронна пошта використовується для внутрішнього та зовнішнього спілкування. Чи не становить порушення приватності, якщо компанія контролює та досліджує вміст електронних листів своїх співробітників?

Для керівників компаній, з огляду на зростання свідомості про дотримання корпоративних норм (комплаєнс), контроль та дослідження електронних листів співробітників може бути важливим питанням.

Висновок такий: згідно з трьома причинами, які ми розглянемо в цій статті, інтерпретується, що контроль та дослідження електронних листів співробітників компанією не є незаконним. Однак, необхідно бути обережним, оскільки не всі види контролю та дослідження допустимі.

Тому в цій статті ми пояснимо, які види контролю та дослідження допустимі, звертаючись до керівників компаній, і представимо реальні судові випадки.

Пов’язана стаття: Детальне пояснення права на приватність. Що таке три вимоги до порушення[ja]

Причини, чому компанія може контролювати та досліджувати електронні листи співробітників

Причина 1: Забезпечення порядку в компанії

Компанія має право забезпечувати порядок в організації для ефективного управління. Це включає в себе запобігання помилковій відправці електронних листів співробітниками та блокування вірусних інфекцій.

Особливо, якщо співробітник помилково відправляє електронний лист, існує ризик витоку корпоративної таємниці. Тому, в рамках права на забезпечення порядку в компанії, вважається, що компанія може перевіряти службові електронні листи своїх співробітників.

Причина 2: Використання обладнання компанії

Комп’ютери та мобільні телефони, які співробітники використовують у компанії або які надаються їм на користування, зазвичай є власністю компанії. Навіть якщо співробітник працює на своєму ноутбуку, він, швидше за все, відправляє та отримує електронні листи через деякі засоби компанії, такі як мережеві лінії або поштові сервери.

Отже, обладнання компанії включає в себе комп’ютери та мобільні телефони, які співробітники використовують для роботи, а також саму систему. Оскільки це обладнання компанії, вважається, що компанія має право перевіряти використання електронної пошти своїми співробітниками.

Причина 3: Існує обов’язок зосередженості на роботі

“Обов’язок зосередженості на роботі” означає “обов’язок працівника протягом робочого часу слідувати вказівкам роботодавця та зосередитися на своїх обов’язках”. У законах про державних та місцевих службовців Японії цей обов’язок прямо визначено.

Щодо працівників приватного сектора, не існує закону, який би прямо визначав обов’язок зосередженості на роботі. Однак вважається, що цей обов’язок існує як природний елемент трудового договору.

Компанія може досліджувати, чи працюють її працівники чесно, тобто чи дотримуються вони обов’язку зосередженості на роботі, а також чи дотримуються вони обов’язку зберігати таємницю та не допускають витоку інформації. Перевірка електронних листів може бути частиною цього процесу.

Але чи можуть компанія або керівники без дозволу працівника без обмежень переглядати його службові електронні листи?

Схожа стаття: Чи є публікація особистої інформації в Інтернеті порушенням приватності?[ja]

【Приклад судової практики №1】 Спостереження за корпоративною електронною поштою працівників та сексуальне домагання

Ми представляємо вам випадок, коли працівник компанії вимагав відшкодування від компанії за порушення приватності, оскільки його особисту електронну пошту незаконно спостерігали керівники. В результаті було вирішено, що це не порушує приватності.

Огляд справи

Жінка-працівник X1, яка є позивачем, отримала від свого безпосереднього керівника, відповідача Y (директора департаменту), листа зі словами: “Я хотів би, щоб ви відвели час і розповіли мені про проблеми нашого департаменту”. Вона сприйняла це як спокусу і обговорила це зі своїм чоловіком X2.

X1, яка відчула сильне обурення, намагалася відправити X2 електронний лист через внутрішню комп’ютерну мережу компанії з таким змістом: “Він втручається навіть у дрібниці та відносини між жінками. Завданням на майбутнє є виконання роботи, незважаючи на все. Це просто запрошення на пити”. Однак вона помилково відправила цей лист Y.

Тоді Y дізнався, що X1 та X2 збираються звинуватити його в сексуальному домаганні, і попросив IT-відділ компанії почати спостереження за електронною поштою X1.

Після цього X1, X2 та Y спробували обговорити ситуацію, але переговори зазнали невдачі. X1 та X2 подали до суду позов про відшкодування збитків за незаконні дії, вважаючи, що вони стали жертвами сексуального домагання від Y, а також порушення приватності через незаконне читання їхніх приватних листів.

З іншого боку, Y подав відповідний позов, стверджуючи, що звинувачення X1 та X2 в тому, що він вчинив сексуальне домагання, є дискредитацією його честі.

Основні питання

У цьому випадку, основними питаннями були наявність сексуального домагання від Y, а також чи є скарга X та інших образою честі. Однак, далі ми зосередимося на питанні, чи є нагляд за електронними листами X від Y порушенням приватності, та розглянемо рішення суду.

Рішення суду

Спочатку, суд висловив наступну думку щодо того, чи допускається приватне використання службової електронної пошти:

Якщо працівник веде соціальне життя як працююча особа, то, звичайно, допускається використання телефонного апарату компанії як місця прийому дзвінків, які зазвичай необхідні для ведення повсякденного соціального життя. Більше того, якщо це не заважає виконанню обов’язків у компанії і не створює значного економічного навантаження на компанію, то в межах необхідності і розумності для належного реагування на ці зовнішні контакти, використання телефонного апарату компанії для вихідних дзвінків також вважається прийнятним у суспільстві. Це також має бути вважано в основному прийнятним для відправлення та отримання приватних електронних листів за допомогою мережевої системи компанії.

Рішення Токійського окружного суду від 3 грудня 2001 року (Heisei 13)

Отже, працівники можуть використовувати систему електронної пошти компанії для приватних цілей в межах необхідності та розумності.

Однак, суд також висловив наступну думку, що спостереження за корпоративною електронною поштою працівників в даному випадку не є порушенням приватності:

Очікуваний рівень захисту приватності при приватному використанні електронної пошти за допомогою корпоративної мережевої системи працівниками повинен бути значно нижчим, ніж у випадку звичайного телефонного апарату. Якщо людина, яка не має відповідального становища для спостереження за приватним використанням електронної пошти працівниками, спостерігає за ним, або якщо людина, яка має відповідальне становище, спостерігає за цим без абсолютної робочої необхідності, або якщо людина спостерігає за цим за допомогою методів, заснованих на особистій волі, приховуючи факт спостереження від внутрішнього управлінського відділу або інших внутрішніх третіх сторін, то враховуючи мету, засоби та характер спостереження, а також збитки, які виникли у сторони, за якою спостерігали, порушенням права на приватність буде лише спостереження, яке значно відхиляється від суспільно прийнятних меж.

Те саме

З іншими словами, можна сказати, що було вирішено, що “дії спостереження відповідають суспільно прийнятним межам, і позивач повинен терпіти такий рівень спостереження”.

Важливі моменти рішення: можливий нагляд за керівником

У рішенні зазначено, що такий нагляд є “наглядом, який перевищує прийнятні межі в суспільстві”.

1. Якщо нагляд за приватним використанням електронної пошти працівників проводить особа, яка не має на це права (не є частиною керівництва)
2. Навіть якщо нагляд проводить особа, яка має відповідальну посаду, але немає розумних підстав для нагляду (нагляд проводиться з особистої цікавості)
3. Якщо нагляд проводиться на основі особистого розсуду, приховуючи факт нагляду від третіх осіб

У даному випадку, що стосується пункту 1, відповідач був керівником відділу і продовжував нагляд, звертаючись до відповідного відділу, тому він не проводив нагляд виключно особисто.

Варто зазначити, що в цій компанії на той час не було строго заборонено приватне використання електронної пошти, і компанія не повідомляла працівникам заздалегідь, що може переглядати їхні повідомлення.

Навіть у таких випадках, якщо не перевищено прийнятні межі в суспільстві, компанія або керівник можуть наглядати за електронною поштою працівників.

【Приклад судової практики №2】Дослідження електронних листів працівника, щодо якого є підозра в домаганнях та образах в компанії

Ми розглянемо випадок, коли компанія проводила слухання обставин щодо працівника, якого підозрювали в тому, що він є відправником електронних листів з образами, виявлених під час розслідування інциденту з відправкою таких листів в компанії.

У цьому випадку, не було визнано порушення прав на честь та приватність у зв’язку з даним розслідуванням. Крім того, були винесені на обговорення питання “підтримання корпоративного порядку” та “обов’язку зосередженості на роботі”.

Огляд справи

Декілька разів на адресу директора управління було надіслано електронні листи, що ображають працівника A. Компанія, яка отримала скаргу від A, провела розслідування і виявила, що ці листи були надіслані на службову електронну адресу A з комп’ютера, яким користується відділ продажів, за допомогою безкоштовної електронної пошти.

Оскільки кількість людей, які знали обставини, зазначені в листі, була обмеженою, підозрюваним став позивач X, який мав мотив завадити зближенню A і жіночого працівника B. Було проведено перше слухання.

Оскільки позивач заперечив відправку листів, компанія перевірила приблизно річну історію електронних листів позивача на власному файловому сервері, але не змогла знайти доказів, що він пов’язаний з образливими листами.

Однак під час розслідування стало відомо про наявність численних особистих листів X, які не стосуються роботи.

Після цього компанія провела два слухання з X щодо образливих та особистих листів, а потім покарала його за порушення правил праці (подання письмового попередження) через особисті листи.

Тоді X подав на компанію позов, стверджуючи, що метод слухання порушує його права на честь та інші особисті права, а також те, що компанія перевірила його листи, дозволила іншим людям їх переглядати і не повернула їх йому, порушує його права власності та приватності щодо особистої інформації в його приватному житті, і вимагає відшкодування збитків.

Основні питання

У цьому випадку основним питанням було, чи є опитування порушенням прав особистості. Однак, далі ми розглянемо судове рішення щодо того, чи є перевірка електронної пошти в компанії для вирішення внутрішніх проблем порушенням права на приватність.

Рішення суду

Суд висловив наступну думку щодо перевірки електронної пошти, вирішивши, що в даному випадку перевірка електронної пошти не порушує права на приватність.

У справі про образливі електронні листи були обставини, які розумно змушували підозрювати позивача у відправці, але після вислуховування обставин, позивач заперечив, що він є відправником, але не зміг відкинути ці підозри. Тому була необхідна подальша перевірка. Оскільки інцидент стався в компанії за допомогою електронної пошти, інформація, яка може допомогти в ідентифікації злочинця, могла бути записана в файлі електронної пошти позивача, тому було необхідно перевірити її вміст. Крім того, коли стало відомо про наявність великої кількості особистих листів, не пов’язаних з роботою, виникла необхідність провести нове розслідування щодо позивача. І чи є лист особистим і не пов’язаним з роботою, не можна точно визначити лише за його назвою, тому було необхідно визначити це з його вмісту. Жодне з цих досліджень не можна вважати незаконною дією, яка порушує душевну свободу позивача за межами соціально прийнятних меж.

Рішення Токійського окружного суду від 26 лютого 2002 року (Гейсей 14)

Хоча є деякі відмінності в формулюванні, можна сказати, що цей судовий прецедент також робить висновок з точки зору “чи перевищує це соціально прийнятні межі” (чи відхиляється від розумних соціальних норм).

Важливі моменти вироку: обов’язок зосередженості на роботі та підтримка корпоративного порядку

Також було вказано на обов’язок зосередженості на роботі та підтримку корпоративного порядку наступним чином:

Особисті електронні листи, які відправник створює та відправляє, порушують обов’язок зосередженості на роботі відправника, а також порушують корпоративний порядок, використовуючи компанійські засоби для особистих цілей. Це, звичайно, заважає роботі одержувача, змушуючи його читати особисті листи. Крім того, у цьому випадку, згідно з доказами, існує значна кількість випадків, коли відправник вимагав відповіді, і особисті листи були відправлені як відповідь. Це не тільки порушує обов’язок зосередженості на роботі відправника, але й змушує одержувача порушувати корпоративний порядок, використовуючи компанійські засоби для особистих цілей.

Там само

Отже, можна сказати, що в разі, коли порушення обов’язку зосередженості на роботі визнається обґрунтованим, необхідно та виправдано проводити таке дослідження електронної пошти, як у цьому випадку, для підтримки корпоративного порядку.

Однак, незважаючи на те, що це не порушує права на приватність, необхідно бути обережним, оскільки методи можуть порушити інші особисті права, такі як честь та гідність.

Пов’язана стаття: Скільки становить відшкодування за порушення приватності? Адвокат пояснює реальну ситуацію[ja]

Зрозумілі правила роботи з корпоративною електронною поштою

Для компанії важливо чітко визначити правила корпоративної електронної пошти та поділитися ними зі своїми співробітниками заздалегідь, щоб перевірка електронної пошти відбувалася відповідним чином.

Правила корпоративної електронної пошти повинні застосовуватися до всіх співробітників, тому їх краще встановити у вигляді правил праці.

Якщо правила корпоративної електронної пошти чітко визначені в правилах праці, ризик виникнення конфліктів зі співробітниками при перевірці їхньої електронної пошти з метою виявлення порушень правил праці знижується.

Підсумок: Якщо у вас виникли проблеми з контролем електронної пошти співробітників, зверніться до адвоката

Я вважаю, що деякі компанії дозволяють своїм співробітникам використовувати електронну пошту для особистих потреб до певної міри в рамках роботи. Однак, це не повинно перевищувати встановлені межі.

Крім того, компанія не може безумовно контролювати або досліджувати електронну пошту. Це дозволено лише для підтримки корпоративного порядку, виконання обов’язків по роботі, а також для захисту обладнання компанії.

Для визначення, чи порушує контроль електронної пошти співробітників право на приватність, а також для створення та зміни правил праці, потрібні висококваліфіковані спеціальні знання. Якщо у вас виникли проблеми з оцінкою ситуації або створенням/зміною правил праці, обов’язково зверніться до адвоката.

Інформація про заходи, що проводяться нашим бюро

Юридичне бюро “Моноліт” – це юридична фірма, яка має високу спеціалізацію в галузі ІТ, особливо в інтернеті та праві. Ми розробляємо інструкції для широкого кола працівників, таких як студенти, які працюють підробітно, або співробітники, які працюють на умовах аутсорсингу, а також розробляємо рекомендації щодо використання інтернету та соціальних мереж. Ми також надаємо підтримку в цих питаннях. Одним з наших ключових пріоритетів є запобігання юридичним проблемам та мінімізація навантаження на ключових співробітників вашої компанії. Деталі наведено нижче.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]