Роз'яснення важливих регуляцій щодо заробітної плати, робочого часу та відпусток у японському трудовому праві

Управління бізнесом в Японії вимагає глибокого розуміння трудового права, зокрема регулювання виплати заробітної плати, робочого часу та відпусток, що є не лише питанням управління персоналом, а й ключовим елементом управління юридичними ризиками компанії. Ці регуляції розроблені для захисту стабільності життя та здоров’я працівників і їх дотримання є юридичним обов’язком, покладеним на компанії. Японський Закон про стандарти праці встановлює детальні правила, що охоплюють від строгих принципів щодо методів виплати заробітної плати до складних ієрархічних структур регулювання надурочних, обов’язків роботодавця забезпечити використання щорічної оплачуваної відпустки, а також спеціальних положень для захисту певних категорій працівників, таких як жінки та неповнолітні. Ці правила мають безпосередній вплив на повсякденне управління компанією, дизайн системи оплати праці та зміст трудових договорів. У цій статті ми розглянемо ці важливі теми з професійної та практичної точки зору, базуючись на японському законодавстві та ключових судових рішеннях.

Основні принципи виплати заробітної плати за законодавством Японії

Стаття 24 Японського закону про стандарти праці встановлює п’ять основних принципів виплати заробітної плати з метою забезпечення стабільності життя працівників. Ці принципи відомі як “п’ять основних принципів виплати заробітної плати” і формують основу практики виплати заробітної плати в Японії. Ці принципи є суворими юридичними вимогами, але також передбачають винятки для відповідності сучасним комерційним звичаям. Однак для застосування цих винятків необхідно не просто усну згоду, а дотримання строгих процедур, встановлених законом.

Принцип виплати готівкою

По-перше, заробітна плата повинна виплачуватися у законній валюті Японії, тобто готівкою. Це забороняє виплату заробітної плати у натуральній формі (наприклад, власною продукцією компанії), яка може мати нестабільну вартість або бути важкою для обміну, щоб забезпечити працівникам надійну виплату стабільної вартості.

Існують важливі винятки з цього принципу. Найпоширенішим є переказ на банківський рахунок працівника за його згодою. У цьому випадку роботодавець повинен забезпечити можливість працівника зняти готівку у встановлений день виплати. Крім того, завдяки недавнім змінам у законодавстві, за згодою працівника тепер можлива так звана “цифрова виплата” на рахунок у фінансовій установі, яка має ліцензію Міністерства охорони праці та соціального забезпечення. У будь-якому випадку, для використання будь-якого винятку необхідна чітка згода кожного працівника, і роботодавець не має права односторонньо визначати спосіб виплати.

Принцип прямої виплати

По-друге, заробітна плата повинна виплачуватися безпосередньо працівникові, без посередників. Цей принцип має на меті запобігти проміжному вилученню заробітної плати третіми особами. Таким чином, навіть батьки або законні представники працівника не можуть отримувати заробітну плату замість нього, як правило. Однак, якщо працівник через хворобу або інші причини не може отримати заробітну плату, його сім’я може отримати її як “посланець”, що передає волю працівника, що відрізняється від дій в якості представника.

Принцип виплати повної суми

По-третє, заробітна плата повинна виплачуватися у повному обсязі. Роботодавець не має права односторонньо вираховувати з неї штрафи чи компенсації за збитки (залік).

Однак існують винятки з цього принципу. Податки на доходи фізичних осіб, місцеві податки, внески на соціальне страхування та інші платежі, визначені іншими законами, можуть бути законно утримані з заробітної плати. Крім того, для утримання таких пунктів, як оренда службового житла або членські внески, які не передбачені законодавством, необхідно укласти письмову угоду (так звану угоду між працівниками та роботодавцем) з профспілкою, що представляє більшість працівників, або з представником, який представляє більшість працівників. У недавніх судових рішеннях було встановлено, що крім угоди між працівниками та роботодавцем, необхідно також мати відповідні положення у правилах праці, що підкреслює строгість процедур.

Принципи щомісячної виплати та виплати у встановлені терміни

Четвертий і п’ятий принципи вимагають, щоб заробітна плата виплачувалася “не рідше одного разу на місяць” і “у встановлені терміни”. Ці два принципи мають на меті забезпечити працівникам регулярний і передбачуваний дохід для стабілізації їхнього життя. “Встановлений термін” повинен бути конкретно визначений, наприклад, “25-го числа кожного місяця”, і не може бути вказаний з великим діапазоном, таким як “між 20-м і 25-м числами кожного місяця”, або змінюватися в залежності від місяця, як “кожного третього п’ятниці місяця”.

Ці принципи не застосовуються до виплати бонусів або вихідних допомог, які виплачуються разово.

Надурочна, святкова та нічна праця та доплати за неї в Японії

Японський Закон про стандарти праці захищає здоров’я працівників, встановлюючи строгі ліміти на робочий час. Згідно з основним принципом, робочий час не повинен перевищувати 8 годин на день та 40 годин на тиждень (стаття 32 Японського Закону про стандарти праці). Законодавство вважає роботу понад ці години або працю в законні вихідні дні винятковими заходами.

Основа для надурочних робіт: «Угода 36» в Японії

Щоб залучити працівників до надурочних робіт (понаднормової роботи) поза законодавчо встановленим робочим часом або змусити їх працювати у вихідні дні, роботодавець у Японії має укласти письмову угоду з профспілкою, що представляє більшість працівників на підприємстві, або, якщо такої немає, з представником, який представляє більшість працівників. Після цього необхідно подати цю угоду до відповідного відділу інспекції праці. Ця угода, яка базується на статті 36 Японського закону про стандарти праці, зазвичай називається «Угода 36» (Сабуроку кйотей). Останнім часом уряд рекомендує подавати цю угоду онлайн через електронну систему подання заявок «e-Gov», що також дозволяє головному офісу компанії подавати угоди відразу за кілька підприємств.

Регулювання лімітів на понаднормову роботу в Японії

У зв’язку зі змінами в законодавстві 2019 року (року Рейва 1), в Японії було встановлено строгі штрафні ліміти на понаднормову роботу, яку можна продовжити за домовленістю 36. Це регулювання є важливим заходом для запобігання серйозним проблемам, таким як смерть від перевтоми. Регулювання має дворівневу структуру. По-перше, за замовчуванням, ліміт понаднормової роботи становить 45 годин на місяць та 360 годин на рік.

Далі, у випадку раптового збільшення обсягу роботи чи інших надзвичайних обставин, можна встановити “спеціальні положення” у домовленості 36, що дозволяє перевищити ці стандартні ліміти. Однак, навіть при застосуванні спеціальних положень, існують абсолютні ліміти, встановлені законом, які не можна перевищувати:

• Понаднормова робота має бути в межах 720 годин на рік.
• Сумарна кількість понаднормової та вихідних днів роботи має бути менше 100 годин на місяць.
• Середня кількість понаднормової роботи та роботи у вихідні дні за будь-який період двох, трьох, чотирьох, п’яти або шести послідовних місяців не повинна перевищувати 80 годин на місяць.
• Понаднормова робота, що перевищує 45 годин на місяць, дозволяється не більше ніж шість разів на рік.

Ці ліміти застосовуються до всіх підприємств, незалежно від їх розміру. Крім того, з квітня 2024 року (року Рейва 6) ці ліміти будуть застосовуватися до сфер, які раніше були відтерміновані, таких як будівельна галузь, робота водіїв автомобілів та лікарів, хоча для них будуть застосовуватися деякі відмінні стандарти.

Ставки надбавок до заробітної плати

Згідно зі статтею 37 Японського Закону про стандарти праці, роботодавці зобов’язані виплачувати надбавки до звичайної заробітної плати за роботу понаднормово, у вихідні дні та вночі. Законодавчо встановлені мінімальні ставки надбавок наступні:

• Понаднормова робота (робота, що перевищує встановлену тривалість робочого часу): не менше 25%
• Робота у вихідні дні (робота у законодавчо встановлені вихідні): не менше 35%
• Нічна робота (зазвичай з 22:00 до 5:00): не менше 25%
• Понаднормова робота, що перевищує 60 годин на місяць: не менше 50%

Ця вища ставка надбавки за понаднормову роботу, що перевищує 60 годин на місяць, функціонує як фінансовий стимул для стримування надмірно тривалої понаднормової роботи. Ці правила слід розуміти не просто як набір окремих цифр, а як систематичну систему, спрямовану на багатогранне обмеження надмірно тривалої роботи. Регулювання максимальної тривалості робочого часу обмежує фізичний час роботи, тоді як ставки надбавок накладають економічне навантаження, що в цілому сприяє скороченню тривалості робочого часу.

Юридичні вимоги до системи фіксованої оплати за надурочні в Японії

Не рідкість для компаній в Японії вводити систему, за якою частина заробітної плати виплачується як фіксована оплата за певну кількість надурочних годин. Однак, щоб така система вважалася юридично дійсною, вона має відповідати дуже строгим вимогам. Суди послідовно вимагають дотримання вимоги «чіткого розмежування». Це означає, що частина зарплати, яка є винагородою за звичайний робочий час, та частина, яка є доплатою за надурочні години, мають бути чітко розрізнені за сумами.

Важливим прецедентом у цій сфері є справа “International Automobile Incident” (вердикт Верховного Суду Японії від 30 березня 2020 року). У цій справі Верховний Суд зазначив, що недостатньо мати лише розділені назви на виписці зарплати, а також необхідно встановити, чи дійсно виплати мають характер доплат за надурочні. У запитаній системі оплати, при розрахунку комісійних, сума виплачених доплат (еквівалент фіксованої оплати за надурочні) віднімалася. Верховний Суд вирішив, що така система, по суті, лише змінює назву частини комісійних, які мали бути виплачені, і не має сутності доплат за надурочні. В результаті, ця система не відповідала вимозі чіткого розмежування і була визнана недійсною.

Цей прецедент показує рішучу позицію суду, який не дозволяє роботодавцям уникати зобов’язань щодо виплати доплат за надурочні, створюючи формальні та штучні системи оплати. Для ефективного використання системи фіксованої оплати за надурочні, необхідно, щоб така виплата була незалежною від інших статей заробітної плати і функціонувала виключно як винагорода за роботу понад нормований час.

Правова рамка щорічної оплачуваної відпустки в Японії

Щорічна оплачувана відпустка в Японії є системою відпочинку, яка гарантує виплату заробітної плати та встановлена статтею 39 Японського Закону про стандарти праці з метою відновлення фізичного та психічного здоров’я працівників та забезпечення їхнього комфортного життя.

Критерії надання та кількість днів

Право на отримання щорічної оплачуваної відпустки виникає для всіх працівників, які відповідають наступним двом умовам :

1. Продовжувати працювати безперервно протягом 6 місяців з дня найму.
2. Присутність на роботі протягом цих 6 місяців у 80% або більше від усіх робочих днів.

Якщо ці умови виконані, працівнику надається 10 робочих днів щорічної оплачуваної відпустки. З подальшим продовженням терміну роботи кількість днів відпустки збільшується, і після 6 років та 6 місяців роботи вона може досягти максимуму в 20 днів . Надане право на відпустку залишається дійсним протягом 2 років .

Обов’язок роботодавця щодо визначення часу відпустки згідно з японським законодавством

Зі змінами в законодавстві 2019 року (року Рейва 1), роботодавцям було накладено новий обов’язок. Він полягає в тому, що працівникам, яким надається 10 і більше днів щорічної оплачуваної відпустки, роботодавець має гарантувати використання принаймні 5 днів цієї відпустки протягом року з дня надання . Якщо працівник самостійно використовує 5 або більше днів відпустки, проблем немає, але якщо працівник використав менше ніж 5 днів, роботодавець має, враховуючи думку працівника, визначити час для відпустки . Це потужний захід, спрямований на усунення вагань щодо використання відпустки та стимулювання її отримання.

Право працівника на визначення часу відпустки та право роботодавця на зміну цього часу в Японії

Юридичне ядро використання щорічної оплачуваної відпустки полягає у взаємовідносинах між двома правами: “правом працівника на визначення часу відпустки” та “правом роботодавця на зміну цього часу”. За принципом, працівник має право самостійно вирішувати, коли він хоче взяти відпустку, що є “правом на визначення часу”. Як тільки працівник вказує “я хочу взяти відпустку в цей день”, відпустка юридично вважається наданою.

У відповідь на це, роботодавець може скористатися “правом на зміну часу” лише в дуже обмежених обставинах. Це право дозволяє роботодавцю вимагати зміни часу відпустки на інший період, якщо надання відпустки у час, визначений працівником, “перешкоджає нормальній діяльності підприємства”.

Цю природу права визначив випадок з Білою Скалою лісового управління (рішення Верховного Суду Японії від 2 березня 1973 року). У цьому рішенні Верховний Суд встановив, що щорічна оплачувана відпустка не є “запитом”, який потребує “згоди” роботодавця, а є “конститутивним правом”, яке виникає внаслідок односторонньої волевиявлення працівника (визначення часу). Таким чином, якщо роботодавець не скористається правом на зміну часу, відпустка на вказаний працівником день вважається підтвердженою. Також це рішення встановило важливий принцип, що мета використання відпустки є на власний розсуд працівника, і роботодавець не має права відмовляти у наданні відпустки або використовувати право на зміну часу на основі цієї мети.

Ця юридична взаємодія навмисно розроблена як несиметрична. Працівникам надаються потужні права, тоді як роботодавці мають лише обмежені захисні права. Тому внутрішні правила компанії, які вимагають “згоди” керівника для отримання відпустки або запитують “причину” відпустки, юридично вважаються неналежними та несуть ризики з точки зору дотримання норм. У корпоративному управлінні важливо не шукати причини для відмови у наданні відпустки, а планувати робочу систему таким чином, щоб працівники могли безперешкодно отримувати відпустку, зокрема, забезпечуючи заміну персоналу.

Про випадки призупинення роботи з ініціативи роботодавця та виплати компенсації в Японії

Коли компанія змушена призупинити роботу своїх працівників з управлінських причин, існує система, спрямована на захист життєвого рівня працівників. Згідно з 26-ю статтею Японського закону про стандарти праці, якщо роботодавець призупиняє роботу працівника з причин, що залежать від роботодавця, він повинен виплатити працівнику компенсацію (відпускні) у розмірі не менше 60% від середньої заробітної плати.

Найважливішим у визначенні настання цього обов’язку є тлумачення фрази “причини, що підлягають відповідальності роботодавця”. Це поняття трактується дуже широко в трудовому праві. Воно включає не тільки випадки умислу чи недбалості з боку роботодавця, але й призупинення роботи, що виникають через перешкоди в управлінні та керуванні з боку роботодавця. Наприклад, нестача сировини, скорочення замовлень через фінансові труднощі материнської компанії, поломка обладнання – навіть якщо в цьому немає безпосередньої вини роботодавця, такі причини вважаються “причинами, що підлягають відповідальності роботодавця”.

Важливим прецедентом, що підтверджує цю широку інтерпретацію, є справа Northwest Airlines (рішення Верховного суду Японії від 17 липня 1987 року). У цьому рішенні, що стосувалося призупинення роботи через страйк, було висловлено думку, що мета статті 26 Закону про стандарти праці ширша, ніж причини, що підлягають відповідальності за цивільним правом, і включає загальні управлінські перешкоди роботодавця. Юридичне звільнення від обов’язку виплати виникає лише у випадках справжньої форс-мажорної ситуації, такої як землетруси чи тайфуни, які виникають поза межами бізнесу і яких роботодавець не може уникнути навіть за умови дотримання максимальної обережності.

За цією правовою інтерпретацією стоїть концепція розподілу ризиків, пов’язаних з веденням бізнесу. Ризики, такі як зміни на ринку чи обставини, що стосуються контрагентів, які є внутрішніми для управління бізнесом, в основному повинні нести роботодавці, як це визначено соціальною політикою. Таким чином, якщо причина призупинення роботи виникає в межах “сфери контролю” роботодавця, навіть якщо вона спричинена зовнішніми факторами, роботодавець зобов’язаний виплатити працівникам мінімальну компенсацію для забезпечення їх життєвого рівня.

Захист жінок та неповнолітніх за японським законодавством

Японський Закон про стандарти праці (Japanese Labor Standards Act), враховуючи історичний контекст та фізичні особливості, встановлює спеціальні захисні положення для жіночих працівників та неповнолітніх, які потребують особливого захисту.

Захист материнства жіночих працівників

Для захисту здоров’я жінок під час вагітності та після пологів (у законодавстві вони називаються “вагітними та породіллями”) встановлені наступні положення. По-перше, гарантовано відпустку перед та після пологів (згідно зі статтею 65 японського Закону про стандарти праці). Відпустка перед пологами може бути надана за запитом працівника за шість тижнів до передбачуваної дати пологів (у випадку багатоплідної вагітності – за 14 тижнів). У свою чергу, відпустка після пологів починається наступного дня після пологів і триває вісім тижнів, протягом яких роботодавець не має права допускати працівника до роботи незалежно від її запиту. Особливо перші шість тижнів після пологів є абсолютним періодом відпустки для відновлення матері, і навіть якщо працівник бажає працювати, її не можна допускати до роботи. Однак, після закінчення шести тижнів після пологів, працівник може повернутися до роботи, якщо вона цього побажає і лікар визнає, що це не завдасть шкоди.

Крім того, на працю вагітних та породіль накладаються різні обмеження. Роботодавець не має права залучати вагітних та породіль до роботи з важкими предметами або на робочих місцях з викидами шкідливих газів та інших небезпечних та шкідливих видів діяльності (згідно зі статтею 64-3 японського Закону про стандарти праці). Також, якщо вагітна або породілля цього вимагає, їй не можна доручати роботу понаднормово, у вихідні дні та вночі (згідно зі статтею 66 японського Закону про стандарти праці). Ці захисні положення поділяються на ті, що вимагають запиту для виникнення обов’язку (наприклад, звільнення від понаднормової роботи) та абсолютні обов’язки, які роботодавець повинен дотримуватися незалежно від запиту (наприклад, відпустка шість тижнів після пологів). Компанії повинні точно розуміти цю різницю та створювати відповідну систему управління трудовими ресурсами.

Захист неповнолітніх

Працівники віком до 18 років (у законодавстві вони називаються “молодшими працівниками”) підлягають особливо строгим регулюванням для захисту їх здорового фізичного та психічного розвитку.

Як правило, молодшим працівникам не можна доручати понаднормову роботу чи роботу у вихідні дні, а також заборонено залучати їх до роботи вночі (з 22:00 до 05:00) (згідно зі статтями 60 та 61 японського Закону про стандарти праці). Також повністю заборонено залучати їх до роботи на кранах, висотних роботах та в шахтах (згідно зі статтями 62 та 63 японського Закону про стандарти праці).

Існують також особливі правила щодо укладення трудових договорів. Батьки або опікуни не можуть укладати трудові договори від імені неповнолітніх, і договори повинні укладатися безпосередньо з самими неповнолітніми (згідно зі статтею 58 японського Закону про стандарти праці). Крім того, заробітну плату необхідно виплачувати безпосередньо неповнолітнім у повному обсязі, і заборонено, щоб батьки або інші особи отримували її замість них (згідно зі статтею 59 японського Закону про стандарти праці). Ці положення є важливими захисними заходами, щоб запобігти економічному використанню неповнолітніх та примусу до небажаної праці.

Підсумки

Як ми розглянули у цій статті, регулювання заробітної плати, робочого часу, відпусток та захисту певних категорій працівників за японським трудовим законодавством є надзвичайно детальним та багаторівневим. Ці правила не просто рекомендації, але при їх порушенні можуть наступати суворі юридичні зобов’язання, включаючи штрафи та цивільну відповідальність. Особливо, такі нещодавні зміни в законодавстві, як введення верхньої межі для надурочних та обов’язковість надання щорічної оплачуваної відпустки, вимагають від роботодавців більш активного управління трудовими ресурсами, ніж раніше. Також, тенденції в судовій практиці щодо фіксованої оплати за надурочні та виплати у зв’язку з вимушеним прогулом показують, що формальний підхід недостатній і важливою є сутність системи. Точне розуміння та дотримання цих складних регуляцій є невід’ємною основою для побудови здорових відносин між працівниками та роботодавцями та забезпечення сталого зростання компанії.

Юридична фірма “Моноліт” має досвід надання багатогранних порад та підтримки у сфері японського трудового права для численних клієнтів як в Японії, так і за її межами, включаючи теми, описані в цій статті. У нашій фірмі також працюють адвокати, які володіють кваліфікацією іноземних юристів та володіють англійською мовою, що дозволяє нам заповнювати прогалини між міжнародними бізнес-практиками та японськими законодавчими нормами, надаючи точні та практичні рішення для конкретних викликів, з якими стикаються наші клієнти. Ми пропонуємо професійну юридичну підтримку для подолання цього складного регулятивного середовища.