Ứng dụng Chiến lược Hệ thống Thời gian Làm việc Linh hoạt trong Luật Lao động Nhật Bản và Rủi ro Pháp lý

Môi trường kinh doanh hiện đại đặc trưng bởi sự thay đổi không ngừng và tính không thể dự đoán. Để duy trì sức cạnh tranh và phát triển trong môi trường như vậy, tổ chức cần có sự nhanh nhẹn trong việc ứng phó nhanh chóng và hiệu quả với sự biến động trong khối lượng công việc. Tuy nhiên, hệ thống luật lao động của Nhật Bản, với nguyên tắc bảo vệ người lao động, đặt ra quy định nghiêm ngặt và đồng nhất về thời gian làm việc. Nguyên tắc này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sức khỏe của người lao động, nhưng mặt khác, nó cũng tạo ra hạn chế trong việc sử dụng linh hoạt nhân sự và cải thiện năng suất cho doanh nghiệp. Điều 32 của Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản (Japanese Labor Standards Act) giới hạn thời gian làm việc theo nguyên tắc là 8 giờ một ngày và 40 giờ một tuần, và bất kỳ công việc nào vượt quá giới hạn này được coi là “làm thêm giờ” và được quản lý chặt chẽ, với việc phải trả lương thêm giờ bắt buộc.

Để lấp đầy khoảng cách giữa khuôn khổ nguyên tắc này và yêu cầu thực tế của việc quản lý doanh nghiệp, luật lao động Nhật Bản đã thiết lập một số hệ thống ngoại lệ. Đó là “hệ thống thời gian làm việc biến đổi” và “hệ thống thời gian làm việc linh hoạt” được đại diện bởi hệ thống làm việc linh hoạt và hệ thống làm việc theo sự tự quyết. Những hệ thống này không chỉ là lựa chọn quản lý mà còn là công cụ chiến lược mạnh mẽ để tối ưu hóa năng suất công ty, chi phí nhân công và cân bằng công việc – cuộc sống của nhân viên. Hệ thống thời gian làm việc biến đổi cho phép phân bổ thời gian làm việc theo kế hoạch phù hợp với sự thay đổi công việc, hệ thống làm việc linh hoạt cho phép người lao động tự quyết định thời gian bắt đầu và kết thúc công việc, và hệ thống làm việc theo sự tự quyết chuyển từ quản lý thời gian làm việc sang quản lý kết quả công việc đối với một số chuyên nghiệp cụ thể. Mỗi hệ thống có mục tiêu và đặc điểm khác nhau, nhưng lợi ích chiến lược mà chúng mang lại có mối quan hệ không thể tách rời với nghĩa vụ pháp lý và quản lý nghiêm ngặt đòi hỏi trong việc triển khai và vận hành chúng. Nếu không đáp ứng mọi yêu cầu của hệ thống, việc áp dụng sẽ bị coi là vô hiệu theo pháp luật, và có thể dẫn đến việc phải trả một khoản tiền lương thêm giờ chưa thanh toán lớn tính lùi về quá khứ, gây ra rủi ro tài chính nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ phân tích sâu về cấu trúc pháp lý của các hệ thống thời gian làm việc này, yêu cầu triển khai và rủi ro tiềm ẩn từ góc độ quản lý doanh nghiệp.

Nguyên tắc quản lý thời gian làm việc theo luật lao động Nhật Bản

Nguyên tắc cốt lõi trong quản lý thời gian làm việc trong hệ thống luật lao động Nhật Bản là “nguyên tắc thời gian làm việc theo quy định”. Điều này được quy định theo Điều 32 của Luật Lao động Nhật Bản, theo đó người sử dụng lao động không được phép bắt người lao động làm việc quá 40 giờ mỗi tuần và 8 giờ mỗi ngày, không kể thời gian nghỉ ngơi, là giới hạn nghiêm ngặt được đặt ra. Thời gian làm việc theo quy định này đóng vai trò như một tiêu chuẩn tối thiểu để ngăn chặn lao động quá sức và bảo vệ sức khỏe người lao động. Bất kỳ hành động nào làm việc vượt quá giới hạn này được định nghĩa là “làm thêm giờ ngoài giờ làm việc theo quy định” và được coi là biện pháp ngoại lệ theo pháp luật.

Để yêu cầu người lao động làm thêm giờ, người sử dụng lao động cần phải đáp ứng hai yêu cầu pháp lý quan trọng. Đầu tiên, họ phải ký kết một thỏa thuận bằng văn bản về làm thêm giờ với công đoàn đại diện cho đa số người lao động, hoặc nếu không có công đoàn, với người đại diện cho đa số người lao động. Thỏa thuận này, dựa trên Điều 36 của Luật Lao động Nhật Bản, thường được gọi là “Thỏa thuận 36”. Thứ hai, sau khi ký kết Thỏa thuận 36 và thực sự yêu cầu làm thêm giờ, người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải trả tiền lương tăng ca theo tỷ lệ tăng thêm theo quy định (ít nhất là 25% trở lên).

Ở đây, có một sự phân biệt cực kỳ quan trọng trong thực tiễn và pháp lý, đó là sự khác biệt giữa “thời gian làm việc theo quy định” và “thời gian làm việc dự kiến”. Trong khi thời gian làm việc theo quy định là giới hạn tối đa được định rõ bởi pháp luật, “thời gian làm việc dự kiến” là thời gian làm việc mà từng doanh nghiệp tự đặt ra thông qua quy tắc làm việc hoặc hợp đồng lao động. Ví dụ, nếu một công ty quy định giờ bắt đầu làm việc là 9 giờ, giờ kết thúc là 17 giờ và thời gian nghỉ ngơi là 1 giờ, thì thời gian làm việc dự kiến của công ty đó là 7 giờ. Thời gian làm việc dự kiến này phải luôn nằm trong phạm vi của thời gian làm việc theo quy định là 8 giờ mỗi ngày và 40 giờ mỗi tuần. Sự phân biệt này có ý nghĩa quyết định trong việc tính toán tiền lương tăng ca. Thời gian làm việc vượt quá thời gian làm việc dự kiến (ví dụ: 7 giờ) nhưng chưa đạt đến thời gian làm việc theo quy định (8 giờ, trong trường hợp này là 1 giờ) được gọi là “làm thêm giờ trong giới hạn quy định”, và không phát sinh nghĩa vụ phải trả tiền lương tăng ca theo luật (tuy nhiên, quy tắc làm việc có thể quy định trả tiền riêng). Mặt khác, thời gian làm việc vượt quá 8 giờ theo quy định là “làm thêm giờ ngoài giờ làm việc theo quy định”, và cần phải thực hiện Thỏa thuận 36 và trả tiền lương tăng ca như đã đề cập trước đó.

Việc hiểu rõ tính nghiêm ngặt của nguyên tắc quản lý này là điểm xuất phát khi xem xét đến hệ thống làm việc linh hoạt hoặc các chế độ khác. Các chế độ được đề cập sau đây không gì khác ngoài “ngoại lệ” mà pháp luật đặc biệt cho phép đối với nguyên tắc “8 giờ mỗi ngày, 40 giờ mỗi tuần”. Theo lý thuyết pháp lý, để được áp dụng ngoại lệ, cần phải hoàn toàn đáp ứng tất cả các yêu cầu mà quy định đó đặt ra. Nếu việc áp dụng bị xem là không đáp ứng đủ yêu cầu do những sai sót nhỏ trong thủ tục hoặc lỗi trong quá trình thực hiện, thì việc áp dụng ngoại lệ sẽ không được chấp nhận và thời gian làm việc sẽ được tính toán trở lại dựa trên nguyên tắc. Điều này tiềm ẩn rủi ro lớn đối với quản lý doanh nghiệp. Ví dụ, nếu một công ty được cho là đã áp dụng hệ thống làm việc linh hoạt nhưng sau vài năm phát hiện ra rằng có sơ hở trong quy trình triển khai, toàn bộ hệ thống đó có thể bị xem là vô hiệu và tất cả thời gian làm việc vượt quá 8 giờ mỗi ngày và 40 giờ mỗi tuần trong toàn bộ thời gian trước đó có thể được tính toán lại như làm thêm giờ. Kết quả là, doanh nghiệp có thể phải chịu trách nhiệm thanh toán một khoản tiền lương tăng ca chưa thanh toán lớn mà không lường trước được. Do đó, việc nhận thức rằng những chế độ linh hoạt này không chỉ là công cụ tiện lợi mà còn là khuôn khổ pháp lý có rủi ro cao đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt là điều cần thiết.

Hệ thống Thời gian làm việc linh hoạt: Khung pháp lý để đáp ứng biến động công việc

Hệ thống thời gian làm việc linh hoạt là một cơ chế nhằm ứng phó một cách có kế hoạch với sự biến động theo mùa hoặc hàng tháng của khối lượng công việc, hướng tới việc phân bổ lực lượng lao động một cách hiệu quả và giảm tổng số giờ làm việc. Điểm mấu chốt của hệ thống này là, nếu trong một khoảng thời gian nhất định (kỳ hạn đối tượng), số giờ làm việc trung bình hàng tuần không vượt quá 40 giờ làm việc theo quy định pháp luật, thì việc làm việc quá 8 giờ trong một ngày cụ thể hoặc quá 40 giờ trong một tuần cụ thể sẽ không ngay lập tức được coi là làm thêm giờ, miễn là điều này được quy định trong thỏa thuận lao động hoặc quy tắc làm việc. Nhờ đó, các công ty có thể đặt thời gian làm việc theo quy định dài hơn trong thời kỳ bận rộn và ngắn hơn trong thời kỳ ít việc, từ đó đồng bộ hóa thời gian làm việc với biến động công việc. Kết quả là, có thể cắt giảm thời gian chờ đợi không hiệu quả trong thời kỳ ít việc và kiểm soát việc làm thêm giờ trong thời kỳ bận rộn, nhằm tối ưu hóa chi phí nhân công và cải thiện năng suất.

Luật Tiêu chuẩn lao động của Nhật Bản quy định hai loại hệ thống thời gian làm việc linh hoạt chính dựa trên độ dài của kỳ hạn đối tượng.

Hệ thống làm việc theo thời gian biến đổi hàng tháng dưới Luật Lao động Nhật Bản

Hệ thống làm việc theo thời gian biến đổi hàng tháng được áp dụng trong một khoảng thời gian cố định không quá một tháng, phù hợp với các doanh nghiệp có công việc phát sinh theo chu kỳ trong một tháng. Ví dụ điển hình là bộ phận kế toán bận rộn vào cuối tháng, hoặc ngành dịch vụ tổ chức sự kiện vào những tuần nhất định. Để triển khai hệ thống này, cần ký kết thỏa thuận lao động và thông báo cho Sở Giám sát Tiêu chuẩn Lao động có thẩm quyền, hoặc đặt ra quy định liên quan đến hệ thống trong nội quy lao động hoặc các văn bản tương tự. Yêu cầu quan trọng nhất trong việc vận hành hệ thống này là xác định trước cụ thể số giờ làm việc hàng ngày trong khoảng thời gian một tháng đó, trước khi kỳ làm việc bắt đầu, thông qua lịch làm việc hoặc bảng phân ca và làm cho người lao động biết trước. Nguyên tắc chung là không được phép thay đổi số giờ làm việc đã xác định theo ý muốn của người sử dụng lao động.  

Hệ thống làm việc linh hoạt theo đơn vị năm tại Nhật Bản

Hệ thống làm việc linh hoạt theo đơn vị năm tại Nhật Bản được áp dụng cho các khoảng thời gian từ trên một tháng đến trong vòng một năm, phù hợp với các ngành nghề có khối lượng công việc biến đổi lớn theo mùa, như ngành xây dựng, du lịch, hoặc các nhà sản xuất chuyên về một số sản phẩm cụ thể. Do thời gian áp dụng kéo dài, hệ thống này có những quy định nghiêm ngặt hơn so với hệ thống theo đơn vị tháng để bảo vệ người lao động. Để áp dụng, việc đưa ra quy định trong nội quy lao động, ký kết thỏa thuận lao động và thông báo thỏa thuận đó đến Sở Giám sát Tiêu chuẩn Lao động là bắt buộc.

Hệ thống này bao gồm nhiều quy định giới hạn nhằm ngăn chặn tình trạng lao động quá sức cho người lao động. Cụ thể, giới hạn thời gian làm việc trong một ngày là 10 giờ, và giới hạn thời gian làm việc trong một tuần là 52 giờ. Ngoài ra, cũng có giới hạn về tổng số ngày làm việc trong khoảng thời gian áp dụng, với nguyên tắc là không quá 280 ngày trong một năm. Hơn nữa, số ngày làm việc liên tục được phép là tối đa 6 ngày. Những giới hạn này là tuyệt đối và phải được tuân thủ, ngay cả khi thời gian làm việc trung bình hàng tuần trong một năm không vượt quá 40 giờ.

Yêu cầu “Cụ thể” và Rủi ro Pháp lý

Khái niệm pháp lý quan trọng nhất quyết định tính hiệu lực của hệ thống thời gian làm việc linh hoạt là yêu cầu “cụ thể”. Điều này có nghĩa là, trong kỳ hạn áp dụng, thời gian làm việc hàng ngày phải được xác định trước một cách cụ thể và chắc chắn. Nếu yêu cầu “cụ thể” này không được đáp ứng, có rủi ro hệ thống thời gian làm việc linh hoạt sẽ bị coi là vô hiệu. Tòa án Nhật Bản giải thích yêu cầu này một cách rất nghiêm ngặt và không cho phép người sử dụng lao động có quyền lực thay đổi thời gian làm việc sau thực tế một cách rộng rãi.

Một ví dụ quan trọng về phán quyết liên quan đến vấn đề này là vụ án JR Tây Nhật Bản (Chi nhánh Hiroshima) (Phán quyết của Tòa án Cấp cao Hiroshima ngày 25 tháng 6 năm 2002 (2002)). Trong vụ án này, quy định làm việc của công ty có điều khoản “trong trường hợp cần thiết vì công việc, có thể thay đổi thời gian làm việc đã chỉ định”. Tòa án đã quyết định rằng những quy định chung chung và trừu tượng như vậy cho phép người sử dụng lao động thay đổi thời gian làm việc một cách tùy ý dựa trên nhu cầu công việc, điều này làm mất đi mục đích “cụ thể” của thời gian làm việc mà Luật Lao động Nhật Bản yêu cầu. Kết quả là, điều khoản này đã bị coi là vô hiệu và việc áp dụng hệ thống thời gian làm việc linh hoạt đã bị từ chối.

Trong vụ án Dairex (Phán quyết của Tòa án Quận Nagasaki ngày 26 tháng 2 năm 2021 (2021)), lịch trình làm việc do công ty tạo ra đã bao gồm thời gian làm việc ngoài giờ dự kiến trước một cách cố định. Tòa án đã quyết định rằng hệ thống thời gian làm việc linh hoạt, theo đó thời gian làm việc trung bình hàng tháng không được vượt quá 40 giờ mỗi tuần, đã bị vượt quá ngay từ ban đầu và do đó, hệ thống thời gian làm việc linh hoạt đã bị coi là vô hiệu.

Từ những phán quyết này, chúng ta có thể rút ra những gợi ý quản lý cực kỳ quan trọng. Hệ thống thời gian làm việc linh hoạt, trái với ấn tượng từ tên gọi của nó, không phải là một hệ thống cho phép thay đổi thời gian làm việc một cách linh hoạt theo tình hình hàng ngày. Thay vào đó, đó là một hệ thống cho phép tái phân bổ thời gian làm việc dựa trên “kế hoạch trước” đối với sự biến động “có thể dự đoán” của khối lượng công việc. Một khi lịch trình đã được thiết lập, nó thường không thể thay đổi và có tính cứng nhắc. Do đó, các nhà quản lý doanh nghiệp cần tự hỏi liệu sự biến động khối lượng công việc của công ty họ có thể dự đoán được đến mức có thể xác định thời gian làm việc hàng ngày trước khi kỳ hạn áp dụng (1 tháng hoặc 1 năm) bắt đầu hay không. Nếu mô hình kinh doanh đòi hỏi phải thay đổi nhân sự hàng ngày do các yếu tố không thể dự đoán như đơn hàng đột xuất hoặc xử lý sự cố không lường trước được, thì hệ thống thời gian làm việc linh hoạt không phải là giải pháp mà có thể trở thành cái bẫy gây ra rủi ro pháp lý nghiêm trọng.

Hệ thống giờ làm việc linh hoạt: Phương pháp tận dụng quyền tự quyết của người lao động

Trái ngược với hệ thống giờ làm việc biến đổi, một phương pháp top-down phân bổ thời gian làm việc dựa trên kế hoạch của người sử dụng lao động, hệ thống giờ làm việc linh hoạt (Flextime) và hệ thống lao động theo sự tự quyết (Discretionary Labor System) mà chúng tôi sẽ giải thích sau đây dựa trên tư duy bottom-up, tận dụng quyền tự quyết và tính tự chủ của từng người lao động. Những hệ thống này nhằm thay đổi cơ bản phương pháp quản lý thời gian làm việc, hướng tới việc nâng cao năng suất và thực hiện các phương thức làm việc đa dạng.

Hệ thống làm việc linh hoạt (Flextime) theo Luật Lao động Nhật Bản

Hệ thống làm việc linh hoạt được quy định trong Điều 32, Khoản 3 của Luật Lao động Nhật Bản, cho phép người lao động tự quyết định thời gian bắt đầu và kết thúc công việc hàng ngày trong phạm vi tổng số giờ làm việc đã được xác định trước trong một khoảng thời gian nhất định (kỳ thanh toán). Mục đích của hệ thống này là để người lao động có thể chọn lựa thời gian làm việc hiệu quả nhất trong khi vẫn cân bằng được công việc và cuộc sống cá nhân. Các công ty có thể tự do thiết lập ‘thời gian cốt lõi’ mà tất cả nhân viên phải làm việc và ‘thời gian linh hoạt’ mà nhân viên có thể tự do đến và rời công ty miễn là trong khung giờ đã quy định.

Để áp dụng hệ thống này, cần phải quy định trong nội quy lao động rằng “thời gian bắt đầu và kết thúc công việc sẽ do người lao động quyết định” và ký kết thỏa thuận lao động, đồng thời xác định các vấn đề sau:

• Phạm vi áp dụng cho người lao động
• Kỳ thanh toán (giới hạn trong vòng 3 tháng)
• Tổng số giờ làm việc trong kỳ thanh toán (giờ làm việc quy định)
• Thời gian làm việc tiêu chuẩn trong một ngày

Điều đặc biệt quan trọng là việc xử lý kỳ thanh toán. Theo sửa đổi luật năm 2019 (Reiwa 1), giới hạn kỳ thanh toán đã được kéo dài từ 1 tháng lên đến 3 tháng, cho phép vận hành hệ thống một cách linh hoạt hơn. Tuy nhiên, nếu kỳ thanh toán vượt quá 1 tháng, công ty có nghĩa vụ phải thông báo thỏa thuận lao động đã ký kết với Giám đốc Sở Quản lý Tiêu chuẩn Lao động khu vực.

Quan điểm về làm thêm giờ trong hệ thống làm việc linh hoạt khác biệt so với các hệ thống khác. Làm thêm giờ không được tính theo từng ngày hay từng tuần, mà dựa trên tổng số giờ làm việc thực tế sau khi kỳ thanh toán kết thúc, nếu tổng số giờ làm việc vượt quá số giờ làm việc tổng cộng đã được quy định trước. Nếu kỳ thanh toán vượt quá 1 tháng, việc tính toán trở nên phức tạp hơn, cần phải kiểm tra xem có tháng nào có số giờ làm việc trung bình hàng tuần vượt quá 50 giờ không, sau đó mới tính toán số giờ vượt quá trong toàn bộ kỳ thanh toán dựa trên tổng số giờ làm việc theo quy định của pháp luật.

Xét từ góc độ quản lý doanh nghiệp, lợi ích trực tiếp của hệ thống làm việc linh hoạt không chỉ là giảm chi phí nhân công mà còn nằm ở việc nâng cao tự chủ của nhân viên, từ đó cải thiện năng suất làm việc, tăng cường sự hài lòng của nhân viên thông qua việc cải thiện cân bằng công việc và cuộc sống, và do đó giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cũng như thu hút và giữ chân nhân tài.

Chế độ làm việc theo sự phán đoán cá nhân dưới Luật Lao động Nhật Bản

Chế độ làm việc theo sự phán đoán cá nhân (裁量労働制) là một hệ thống cho thấy sự lệch lạc lớn nhất từ nguyên tắc quản lý thời gian làm việc. Đối với những công việc cần thiết phải giao quyền tự quyết định phương pháp thực hiện và phân bổ thời gian làm việc cho người lao động, hệ thống này coi như người lao động đã làm việc trong số giờ đã được quy định trước (giờ làm việc được tính như đã làm) bất kể thời gian làm việc thực tế. Dưới hệ thống này, tiêu chuẩn đánh giá chuyển từ “thời gian” sang “kết quả” hoàn toàn. Do đó, miễn là giờ làm việc được tính như đã làm không vượt quá 8 giờ làm việc theo quy định pháp luật, nguyên tắc chung là không phát sinh tiền lương tăng ca. Tuy nhiên, đối với việc làm vào ban đêm (từ 22 giờ đến 5 giờ sáng hôm sau) hoặc vào ngày nghỉ theo quy định pháp luật, cần phải trả thêm tiền lương tăng ca.

Có hai loại hình chế độ làm việc theo sự phán đoán cá nhân dựa trên tính chất công việc.

Thứ nhất là chế độ làm việc theo sự phán đoán cá nhân cho công việc chuyên môn. Hệ thống này chỉ áp dụng cho 20 loại công việc chuyên môn cụ thể được quy định bởi Quy tắc thi hành Luật Lao động Nhật Bản và thông báo của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi. Điều này bao gồm các nhà nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, công nghệ mới, nhà phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, nhà thiết kế, luật sư, kế toán viên công chứng, v.v. Danh sách này là một danh sách hạn chế và tòa án có xu hướng giải thích rất nghiêm ngặt về việc công việc có thuộc diện áp dụng hay không. Để áp dụng, cần phải ký kết thỏa thuận lao động và thông báo cho Sở Quản lý Lao động, và thêm vào đó, theo sửa đổi luật vào tháng 4 năm 2024 (2024年4月), việc thu thập sự đồng ý cá nhân từ từng người lao động áp dụng hệ thống này đã trở thành bắt buộc.

Thứ hai là chế độ làm việc theo sự phán đoán cá nhân cho công việc kế hoạch. Hệ thống này áp dụng cho người lao động tham gia vào “công việc lập kế hoạch, đề xuất, điều tra và phân tích liên quan đến việc quản lý kinh doanh” tại “nơi làm việc như trụ sở chính hoặc cửa hàng chính nơi các quyết định quan trọng về quản lý kinh doanh được thực hiện”. Khác với loại hình chuyên môn, công việc áp dụng được định nghĩa một cách trừu tượng, do đó phạm vi áp dụng cần được xem xét cẩn thận hơn. Quy trình áp dụng rất nghiêm ngặt. Đầu tiên, cần thiết lập “Ủy ban Lao động” gồm đại diện của người sử dụng lao động và người lao động, và thông qua quyết định của ủy ban với đa số ít nhất 4/5 thành viên để xác định chi tiết của hệ thống, sau đó thông báo cho Sở Quản lý Lao động và thu thập sự đồng ý cá nhân từ người lao động được áp dụng.

Việc áp dụng và vận hành chế độ làm việc theo sự phán đoán cá nhân đi kèm với những rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Trong vụ án Legacy và một công ty khác (phán quyết của Tòa án Cấp cao Tokyo ngày 27 tháng 2 năm 2014), tòa án đã quyết định rằng công việc của “nhà tư vấn thuế” thuộc phạm vi áp dụng chế độ làm việc theo sự phán đoán cá nhân cho công việc chuyên môn chỉ giới hạn ở những người có chứng chỉ quốc gia về tư vấn thuế và được đăng ký trong danh sách tư vấn thuế. Do đó, ngay cả khi nhân viên không có chứng chỉ thực hiện công việc tương tự, không thể áp dụng hệ thống này. Phán quyết này rõ ràng thể hiện thái độ nghiêm ngặt của tư pháp trong việc giải thích các yêu cầu hình thức của công việc áp dụng. Ngoài ra, có trường hợp áp dụng hệ thống này mặc dù thực tế người lao động không được giao quyền tự quyết định trong việc thực hiện công việc. Những chế độ làm việc theo sự phán đoán cá nhân chỉ là danh nghĩa như vậy được coi là phương tiện trốn tránh việc trả tiền lương tăng ca và trở thành đối tượng của khuyến nghị sửa đổi từ Sở Quản lý Lao động hoặc của các vụ kiện.

Xét đến những điểm này, có thể thấy rằng chế độ làm việc theo sự phán đoán cá nhân là một hệ thống hạn chế rất nhiều so với “miễn trừ cho nhân viên văn phòng” rộng rãi được thấy trong hệ thống luật lao động của châu Âu và Mỹ. Đặc biệt, việc thiết lập Ủy ban Lao động và yêu cầu quyết định cao với tỷ lệ 4/5 là những rào cản pháp lý cố ý để ngăn chặn việc mở rộng hệ thống một cách dễ dàng. Mục đích ban đầu của hệ thống này là để công nhận cách làm việc của một số ít chuyên gia cao cấp, nơi mà không có mối liên hệ nào giữa thời lượng làm việc và kết quả. Do đó, các nhà quản lý không nên coi hệ thống này là phương tiện giảm chi phí nhân công một cách dễ dàng. Câu hỏi không phải là “Công việc của nhân viên chúng tôi có phù hợp với định nghĩa pháp lý nghiêm ngặt này không”, mà là “Tổ chức của chúng tôi có những chuyên gia tự chủ đến mức quản lý lao động theo khái niệm thời gian là vô nghĩa không”. Đây là cách tiếp cận thông minh để tránh rủi ro pháp lý.

Phân tích So Sánh và Lựa Chọn Chiến Lược Các Hệ Thống Dưới Luật Lao Động Nhật Bản

Các hệ thống thời gian làm việc mà chúng tôi đã chi tiết trước đây đều có mục đích, yêu cầu và rủi ro khác nhau. Để doanh nghiệp lựa chọn hệ thống phù hợp nhất với tình hình của mình, việc so sánh đa chiều và đưa ra quyết định chiến lược là cần thiết. Không chỉ dừng lại ở việc hiểu bề nổi của các hệ thống, mà còn cần phân tích sâu về mô hình kinh doanh, bản chất công việc, cấu trúc nhân sự và mức độ chi phí quản lý cũng như rủi ro pháp lý mà doanh nghiệp có thể chấp nhận.

Các trục quyết định cho việc lựa chọn chiến lược chủ yếu được tóm gọn trong bốn điểm sau:

Thứ nhất, “bản chất của sự biến động trong khối lượng công việc”. Nếu sự biến động trong khối lượng công việc có thể dự đoán được một cách chính xác theo chu kỳ hàng tháng hoặc theo mùa, thì hệ thống thời gian làm việc biến đổi có thể là một lựa chọn hiệu quả. Đặc biệt, nếu biến động theo năm thì hệ thống thời gian làm việc biến đổi hàng năm sẽ trực tiếp đóng góp vào việc tối ưu hóa chi phí nhân công. Tuy nhiên, nếu sự biến động không thể dự đoán và cần sự phân bổ nhân sự linh hoạt hàng ngày, thì yêu cầu “kế hoạch và cố định trước” của hệ thống thời gian làm việc biến đổi sẽ trở thành rào cản, và việc áp dụng không phải là thực tế.

Thứ hai, “nguồn gốc của năng suất”. Trong ngành sản xuất và một số ngành dịch vụ, nơi năng suất được tối đa hóa thông qua kế hoạch tập trung và sắp xếp nhân sự hiệu quả, hệ thống thời gian làm việc biến đổi phù hợp. Ngược lại, trong các công việc tập trung vào kiến thức, nơi năng suất phát sinh từ sự tự chủ, sáng tạo và quản lý thời gian chủ động của từng nhân viên, như nghiên cứu và phát triển hoặc tư vấn, hệ thống thời gian làm việc linh hoạt hoặc hệ thống làm việc theo sự phán đoán cá nhân sẽ cung cấp môi trường để phát huy tối đa khả năng của họ.

Thứ ba, “đặc điểm của nhân viên mục tiêu”. Hệ thống thời gian làm việc biến đổi và hệ thống thời gian làm việc linh hoạt có thể áp dụng cho tất cả nhân viên theo nguyên tắc. Trong khi đó, hệ thống làm việc theo sự phán đoán cá nhân chỉ có thể áp dụng cho những người làm việc trong các lĩnh vực chuyên môn cụ thể được quy định chặt chẽ trong luật, hoặc những người đảm nhận công việc kế hoạch và lập kế hoạch ở trung tâm quản lý doanh nghiệp. Do đó, hệ thống làm việc theo sự phán đoán cá nhân nên được xem xét như một biện pháp cụ thể cho một số ít nhân viên.

Thứ tư, “khả năng quản lý và mức độ chấp nhận rủi ro”. Xét về độ dễ dàng trong việc triển khai và vận hành, cũng như mức độ thấp của rủi ro pháp lý, hệ thống thời gian làm việc linh hoạt với kỳ thanh toán trong vòng một tháng là lựa chọn ít gây áp lực nhất. Ngược lại, hệ thống thời gian làm việc biến đổi hàng năm yêu cầu tuân thủ nhiều quy định giới hạn và quản lý kế hoạch hàng năm cứng nhắc, đòi hỏi khả năng quản lý cao. Và hệ thống làm việc theo sự phán đoán cá nhân, đặc biệt là loại hình kế hoạch, đi kèm với quy trình triển khai phức tạp và rủi ro pháp lý nghiêm trọng liên quan đến tính hợp lệ của công việc và người thực hiện, không nên xem xét triển khai nếu không có hệ thống quản lý pháp lý và lao động cùng mức độ chấp nhận rủi ro cao nhất.

Khi tổng hợp các phân tích này, chúng ta có thể thấy rằng mỗi hệ thống có thể được sử dụng một cách rõ ràng. Bảng dưới đây sắp xếp nội dung đã thảo luận từ góc độ chiến lược, để các nhà quản lý có thể sử dụng làm tài liệu so sánh và xem xét khi đưa ra quyết định.

Bằng cách sử dụng bảng này, các doanh nghiệp có thể đánh giá nhanh chóng và chính xác hệ thống nào phù hợp nhất với mục tiêu và tình hình của mình, cũng như rủi ro đi kèm với lựa chọn đó.

Tổng kết

Bài viết này đã chi tiết giải thích về hệ thống làm việc linh hoạt theo thời gian biến đổi, hệ thống làm việc theo thời gian linh hoạt, và hệ thống làm việc theo sự tự quyết dưới luật lao động của Nhật Bản, bao gồm cấu trúc pháp lý, yêu cầu vận hành, và vị trí trong chiến lược quản lý kinh doanh. Từ nguyên tắc nghiêm ngặt của hệ thống thời gian làm việc Nhật Bản làm điểm xuất phát, các hệ thống này đã được làm rõ là công cụ mạnh mẽ nhưng cũng đầy rủi ro để đáp ứng các thách thức quản lý kinh doanh hiện đại như hiệu quả công việc, tối ưu hóa chi phí nhân công, và thực hiện các phương thức làm việc đa dạng. Hệ thống làm việc theo thời gian biến đổi cho phép phản ứng kế hoạch đối với sự biến động công việc có thể dự đoán, hệ thống làm việc theo thời gian linh hoạt thúc đẩy tự chủ của nhân viên, và hệ thống làm việc theo sự tự quyết hỗ trợ sự chuyển đổi sang mô hình làm việc dựa trên kết quả. Tuy nhiên, tất cả đều yêu cầu quy trình nghiêm ngặt và quản lý vận hành. Nếu không tuân thủ các yêu cầu pháp lý này, lợi ích của hệ thống sẽ mất đi và doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với rủi ro tài chính và pháp lý nghiêm trọng. Do đó, việc áp dụng các hệ thống này không chỉ là quyết định quản lý lao động mà còn là phán đoán quản trị kinh doanh cao cấp, tích hợp pháp lý, tài chính và chiến lược kinh doanh.

Văn phòng luật sư Monolith có kiến thức chuyên môn sâu rộng về luật lao động Nhật Bản và kinh nghiệm thực tiễn phong phú với nhiều khách hàng trong và ngoài nước. Chúng tôi cung cấp hỗ trợ pháp lý toàn diện từ việc lập kế hoạch triển khai các hệ thống thời gian làm việc phức tạp như đã giải thích trong bài viết này, đến việc tạo và xem xét thỏa thuận lao động và quy tắc làm việc, cũng như xây dựng hệ thống tuân thủ sau khi triển khai. Văn phòng chúng tôi có nhiều chuyên gia nói tiếng Anh với bằng cấp luật sư nước ngoài, có khả năng giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống luật lao động đặc thù của Nhật Bản thông qua giao tiếp trôi chảy với ban quản lý quốc tế, hỗ trợ thành công kinh doanh của khách hàng. Nếu quý công ty có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề pháp lý lao động trong việc mở rộng kinh doanh tại Nhật Bản, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.