Bắt buộc lập kế hoạch Phục hồi hoạt động kinh doanh (BCP) tại các cơ sở chăm sóc người già | Giải thích cách thức lập kế hoạch và những lợi ích của nó

BCP, hay kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh, là kế hoạch nhằm đảm bảo việc tiếp tục và phục hồi hoạt động kinh doanh khi đối mặt với các tình huống bất ngờ như thiên tai hay dịch bệnh. Từ tháng 4 năm Reiwa 6 (2024), việc lập BCP đã trở thành nghĩa vụ đối với các cơ sở chăm sóc. Tuy nhiên, có người vẫn còn băn khoăn không biết nên lập kế hoạch như thế nào, hay liệu có lợi ích gì khi lập kế hoạch này không.

Do đó, bài viết này sẽ giải thích tổng quan về BCP tại các cơ sở chăm sóc, chi tiết nội dung đề xuất, lợi ích, cách thức lập kế hoạch, và cả những rủi ro nếu không lập BCP. Hãy xem xét nó như một tài liệu tham khảo quý báu.

BCP/BCM trong cơ sở chăm sóc là gì?

BCP là viết tắt của Business Continuity Plan, tức là kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh, nhằm đảm bảo rằng các hoạt động kinh doanh quan trọng có thể tiếp tục hoạt động hoặc nhanh chóng phục hồi sau khi bị gián đoạn do các sự cố bất ngờ như thiên tai, dịch bệnh lan rộng, sự kiện khủng bố, và các tình huống khác.

BCM, viết tắt của Business Continuity Management, là việc quản lý và vận hành BCP, được dịch sang tiếng Nhật là quản lý duy trì hoạt động kinh doanh.

Theo hướng dẫn về kế hoạch kinh doanh của Văn phòng Nội các (Japanese Cabinet Office) tại đây[ja], BCP và BCM được mô tả như sau:

Kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh (Business Continuity Plan, BCP) là kế hoạch chỉ ra các chính sách, cơ cấu tổ chức, và thủ tục nhằm đảm bảo rằng các hoạt động kinh doanh quan trọng không bị gián đoạn, hoặc nếu có gián đoạn thì sẽ được phục hồi trong thời gian ngắn nhất có thể, ngay cả khi xảy ra các tình huống bất ngờ như động đất lớn, dịch bệnh lan rộng, sự kiện khủng bố, tai nạn lớn, đứt gãy chuỗi cung ứng, hoặc thay đổi đột ngột trong môi trường kinh doanh.
Hoạt động quản lý liên tục như xây dựng BCP, duy trì và cập nhật, đảm bảo ngân sách và nguồn lực để thực hiện duy trì hoạt động kinh doanh, thực hiện các biện pháp phòng ngừa trước, tiến hành giáo dục và đào tạo để lan tỏa các nỗ lực, kiểm tra và cải tiến liên tục, được gọi là quản lý duy trì hoạt động kinh doanh (Business Continuity Management, BCM), và được định vị là hoạt động chiến lược cấp độ quản lý.

Trích dẫn từ: Thông tin phòng chống thiên tai của Văn phòng Nội các | Hướng dẫn kế hoạch kinh doanh[ja]

Việc lập Kế hoạch Tiếp tục Hoạt động (BCP) tại các cơ sở chăm sóc đã được quy định bắt buộc

Theo sự điều chỉnh tiền công chăm sóc của năm Reiwa 3 (2021), sau khi thiết lập một giai đoạn chuyển tiếp kéo dài ba năm, việc lập Kế hoạch Tiếp tục Hoạt động (BCP) và thực hiện Quản lý Tiếp tục Hoạt động (BCM) tại các cơ sở chăm sóc đã được quy định bắt buộc hoàn toàn từ tháng 4 năm Reiwa 6 (2024). Trong tài liệu của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản có tiêu đề “Về các vấn đề chính của việc điều chỉnh tiền công chăm sóc năm Reiwa 3[ja]“, có ghi như sau:

Từ quan điểm xây dựng hệ thống có khả năng cung cấp dịch vụ chăm sóc cần thiết một cách liên tục ngay cả khi có sự bùng phát của bệnh truyền nhiễm hoặc thảm họa, tất cả các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc đều được yêu cầu phải lập kế hoạch cho việc tiếp tục hoạt động, thực hiện đào tạo và tiến hành các bài tập (mô phỏng) (※ có một giai đoạn chuyển tiếp kéo dài ba năm).

Trích dẫn từ: Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản | Về các vấn đề chính của việc điều chỉnh tiền công chăm sóc năm Reiwa 3[ja]

Rủi ro khi cơ sở chăm sóc không lập kế hoạch BCP

Khi cơ sở chăm sóc không lập kế hoạch BCP (Business Continuity Plan – Kế hoạch Duy trì Hoạt động Kinh doanh), có thể phải đối mặt với các rủi ro sau:

• Trở thành đối tượng của hướng dẫn hành chính
• Có khả năng phải chịu trách nhiệm bồi thường
• Không nhận được phụ cấp chăm sóc

Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết từng rủi ro.

Trở thành đối tượng của hướng dẫn hành chính

Nếu không lập BCP, hiện tại chưa có hình phạt cụ thể nào được công bố. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc không tuân thủ tiêu chuẩn hoạt động có thể dẫn đến việc trở thành đối tượng của hướng dẫn hành chính. Nếu không tuân theo hướng dẫn, cơ sở có thể bị hủy bỏ chỉ định, là một hình thức xử phạt hành chính.

Khi bị hủy bỏ chỉ định, ít nhất trong vòng 5 năm, cơ sở không thể được chỉ định lại. Đối với các tổ chức pháp nhân, không chỉ người đại diện (chủ doanh nghiệp) mà cả các thành viên ban lãnh đạo khác, công ty mẹ, và những người có quyền kiểm soát thực tế cũng sẽ trở thành đối tượng của quyết định này và không thể tiến hành hoạt động chăm sóc trong vòng 5 năm. (Theo Điều 70, Khoản 2, Mục 6 đến 6-3 của Luật Bảo hiểm Chăm sóc Nhật Bản)

Có khả năng phải chịu trách nhiệm bồi thường

Không lập BCP không dẫn đến việc phải nộp phạt. Tuy nhiên, nếu không lập BCP và xảy ra tai nạn hoặc thiệt hại, cơ sở có thể bị coi là vi phạm nghĩa vụ cẩn trọng về an toàn và có nguy cơ phải chịu trách nhiệm bồi thường thông qua kiện tụng.

Một ví dụ nổi bật về nghĩa vụ cẩn trọng về an toàn đối với nhân viên và khách hàng là vụ việc liên quan đến trường mẫu giáo Hiwari trong thảm họa động đất lớn Đông Nhật Bản. Trường mẫu giáo Hiwari đã lập BCP và hướng dẫn trong tài liệu là “Khi cảm nhận được động đất mạnh và có khả năng xảy ra thảm họa, hãy dẫn tất cả mọi người đến sân chơi phía Bắc và giữ cho họ bình tĩnh, quan sát trẻ em cho đến khi phụ huynh đến đón.” Tuy nhiên, thực tế là việc thông báo hướng dẫn không được thực hiện triệt để và cũng không có việc tổ chức diễn tập sơ tán theo hướng dẫn.

Kết quả là, quyết định gửi trẻ em về với phụ huynh đã dẫn đến việc xe đưa đón bị sóng thần cuốn trôi, làm 5 trẻ em thiệt mạng. Người đứng đầu trường mẫu giáo và tổ chức quản lý trường mẫu giáo đã bị xác định là có trách nhiệm bồi thường thiệt hại do đã không thu thập thông tin đầy đủ.

Tham khảo: Tòa án Tối cao Nhật Bản | Vụ việc xe buýt trường mẫu giáo Hiwari bị sóng thần (Phán quyết ngày 17 tháng 9 năm 2013 của Tòa án quận Sendai)[ja]

Không nhận được phụ cấp chăm sóc

Trong đợt điều chỉnh phụ cấp chăm sóc năm 2021 (Reiwa 3), phụ cấp chăm sóc đã được tăng lên 0.7%. Tuy nhiên, nếu không đáp ứng các tiêu chuẩn sau đây, phụ cấp có thể bị giảm:

• Lập BCP dựa trên giả định về sự bùng phát của bệnh truyền nhiễm, và BCP dựa trên giả định về sự xảy ra của thiên tai
• Thực hiện các biện pháp cần thiết theo BCP đã lập

Mức độ giảm phụ cấp tùy thuộc vào dịch vụ, đối với “Dịch vụ liên quan đến cơ sở và nơi ở” là 3% của số đơn vị quy định, đối với “Các dịch vụ khác” là 1% của số đơn vị quy định. Có một biện pháp chuyển tiếp được thiết lập, trong đó, chỉ trong vòng 1 năm đến ngày 31 tháng 3 năm 2026 (Reiwa 7), phụ cấp sẽ không bị giảm.

Nội dung cần xác định trong BCP của cơ sở chăm sóc

Các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc cần đảm nhận ba vai trò sau:

• Duy trì dịch vụ
• Đảm bảo an toàn cho người sử dụng dịch vụ
• Đảm bảo an toàn cho nhân viên

Luật Hợp đồng Lao động (Japanese Labor Contract Law) Điều 5

Người sử dụng lao động phải xem xét cần thiết để người lao động có thể làm việc trong điều kiện đảm bảo an toàn cho tính mạng, cơ thể và các yếu tố khác.

Từ những điều trên, BCP của cơ sở chăm sóc cần phải xác định phương pháp ứng phó với bệnh COVID-19 mới và các thảm họa tự nhiên. Dưới đây là giải thích chi tiết về từng vấn đề.

Phương pháp ứng phó với bệnh truyền nhiễm do virus Corona mới

Tại các cơ sở chăm sóc và doanh nghiệp, việc xây dựng BCP (Kế hoạch Tiếp tục Hoạt động Kinh doanh) để ứng phó với bệnh truyền nhiễm do virus Corona mới là điều cần thiết. Nội dung của BCP khi có bệnh truyền nhiễm bao gồm các điểm sau đây:

Tham khảo: Bộ Lao động, Y tế và Phúc lợi Nhật Bản｜Hướng dẫn kế hoạch tiếp tục hoạt động kinh doanh tại các cơ sở chăm sóc và doanh nghiệp khi có sự bùng phát của bệnh truyền nhiễm do virus Corona mới[ja]

Tùy thuộc vào loại hình cơ sở như dịch vụ ngày, dịch vụ lưu trú, dịch vụ thăm viếng, tình hình và cách ứng phó sau khi bệnh truyền nhiễm bùng phát sẽ khác nhau, do đó nội dung BCP cần được điều chỉnh cho phù hợp. Theo hướng dẫn của Bộ Lao động, Y tế và Phúc lợi Nhật Bản về “Kế hoạch tiếp tục hoạt động kinh doanh tại các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ phúc lợi cho người khuyết tật khi có sự bùng phát của bệnh truyền nhiễm do virus Corona mới[ja]“, việc lập BCP trước khi dịch bệnh bùng phát là rất quan trọng. Việc xây dựng BCP để có thể ứng phó một cách nhanh chóng khi có bệnh truyền nhiễm, cũng như việc thường xuyên tổ chức đào tạo, huấn luyện và đảm bảo các vật tư dự trữ là hết sức cần thiết.

Phương pháp ứng phó với thiên tai

Các cơ sở chăm sóc và doanh nghiệp cần phải xây dựng kế hoạch tiếp tục hoạt động kinh doanh (BCP) để ứng phó với các thiên tai như động đất và lũ lụt. Nội dung của BCP trong trường hợp thiên tai bao gồm các điểm sau đây.

Tham khảo: Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản｜Hướng dẫn duy trì hoạt động kinh doanh khi xảy ra thiên tai tại các cơ sở chăm sóc và doanh nghiệp[ja]

BCP cho thiên tai không chỉ bao gồm các biện pháp ứng phó trong thời bình và tình huống khẩn cấp, mà còn cần phải xây dựng kế hoạch liên kết với các cơ sở khác và cộng đồng, do đó nội dung của nó phức tạp hơn so với BCP cho các dịch bệnh.

Lợi ích của việc lập Kế hoạch Phục hồi hoạt động (BCP) cho cơ sở chăm sóc

Việc lập Kế hoạch Phục hồi hoạt động (BCP) đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, việc này cũng mang lại những lợi ích không thể phủ nhận như việc đảm bảo an toàn cho cư dân và nhân viên, cũng như nhận được các ưu đãi về thuế. Bài viết này sẽ giải thích các lợi ích khi xây dựng BCP.

Đảm bảo an toàn cho cư dân và nhân viên

Nếu có phương pháp ứng phó đã được xác định từ trước trong trường hợp dịch bệnh lan rộng hoặc thiên tai, không chỉ cư dân mà cả nhân viên cũng có thể xử lý tình huống khẩn cấp một cách trôi chảy. Mặc dù có rủi ro là công việc không thể thực hiện được do hỗn loạn khi tình trạng khẩn cấp xảy ra, nhưng nếu đã lập kế hoạch Phục hồi sau thảm họa (BCP), bạn sẽ có thể ưu tiên thực hiện các công việc quan trọng và nhanh chóng khôi phục lại hoạt động. Điều này cũng góp phần tạo dựng niềm tin từ người sử dụng, gia đình họ và cộng đồng địa phương.

Ưu đãi Thuế

Khi kế hoạch “Tăng cường khả năng tiếp tục kinh doanh” được công nhận sau khi đã bao gồm các nội dung do Bộ trưởng Bộ Kinh tế, Thương mại và Công nghiệp Nhật Bản quy định (như xây dựng hệ thống và các biện pháp phòng ngừa), các doanh nghiệp có thể nhận được ưu đãi thuế đặc biệt với tỷ lệ khấu hao đặc biệt 18% đối với đầu tư vào cơ sở vật chất nhằm tăng cường các biện pháp phòng chống và giảm nhẹ thiên tai (từ ngày 1 tháng 4 năm 2025 (Reiwa 7) sẽ là 16%).

Các ví dụ cụ thể về thiết bị bao gồm:

• Máy móc thiết bị (trên 1 triệu yên): như máy phát điện tự động và máy bơm nước thải
• Dụng cụ thiết bị (trên 300 nghìn yên): như giá đỡ chống rung, chống động đất và điện thoại vệ tinh
• Thiết bị phụ trợ cho tòa nhà (trên 600 nghìn yên): như tấm chắn nước và cửa chống cháy

Hỗ trợ tài chính và các khoản vay

Khi bạn xây dựng kế hoạch BCP (Business Continuity Plan – Kế hoạch Tiếp tục Kinh doanh) và nhận được sự chứng nhận của kế hoạch tăng cường khả năng tiếp tục kinh doanh, bạn sẽ được ưu tiên khi xét duyệt các khoản hỗ trợ tài chính. Các hỗ trợ có thể nhận được bao gồm:

Tùy thuộc vào từng địa phương mà nội dung của khoản hỗ trợ BCP có thể khác nhau. Ngoài ra, có một số tổ chức tài chính tư nhân cung cấp các chương trình cho vay dành riêng cho các doanh nghiệp đã xây dựng BCP. Khi bạn xây dựng BCP, hãy thử liên hệ với cơ quan địa phương nơi có cơ sở của bạn hoặc các tổ chức tài chính mà bạn có giao dịch để biết thêm thông tin.

Ưu tiên tiêm chủng vắc xin

Theo Điều 28 của Luật Đặc biệt về Biện pháp Phòng chống Dịch Bệnh Influenza và các Bệnh Truyền Nhiễm khác của Nhật Bản (Japanese Act on Special Measures for Pandemic Influenza and New Infectious Diseases), các doanh nghiệp đã đăng ký và xây dựng Kế hoạch Phục hồi hoạt động kinh doanh (BCP) trong trường hợp dịch bệnh lan rộng có thể thực hiện tiêm chủng ưu tiên. Tiêm chủng ưu tiên là việc tiêm phòng trước cho nhân viên của các doanh nghiệp đã đăng ký.

Để trở thành doanh nghiệp đăng ký có thể nhận được ưu tiên tiêm chủng vắc xin, cần phải nộp đơn đăng ký trước với chính phủ.

Phương pháp xây dựng BCP cho cơ sở chăm sóc

Có thể bạn đang băn khoăn không biết nên bắt đầu từ đâu để xây dựng BCP. Dưới đây là hướng dẫn cách xây dựng BCP cho cơ sở chăm sóc.

Thành lập ủy ban xây dựng BCP

Để bắt đầu xây dựng BCP, trước tiên bạn cần thành lập một ủy ban. Ủy ban xây dựng nên bao gồm các quản lý và người chịu trách nhiệm từ các địa điểm khác nhau, cũng như những người có thể thu thập ý kiến từ hiện trường. Sau khi thành lập ủy ban, hãy kiểm tra tình hình hiện tại của cơ sở chăm sóc và nêu ra các vấn đề cần giải quyết.

Sử dụng hướng dẫn và mẫu có sẵn

Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản cung cấp hướng dẫn và mẫu để xây dựng BCP. Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu hoặc làm thế nào để xây dựng, bạn có thể theo hướng dẫn của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi và sử dụng các mẫu có sẵn để tạo BCP.

Các mẫu được chuẩn bị theo từng loại hình cơ sở như cơ sở dịch vụ ngày hay cơ sở dịch vụ lưu trú, vì vậy hãy chọn mẫu phù hợp với dịch vụ của bạn để xây dựng BCP.

Hướng dẫn và mẫu có sẵn tại website dưới đây, hãy tham khảo để biết thêm thông tin.

Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản｜Hỗ trợ xây dựng kế hoạch tiếp tục hoạt động (BCP) cho cơ sở chăm sóc và doanh nghiệp[ja]

Tóm lược: Các cơ sở chăm sóc người già cần nhanh chóng tuân thủ nghĩa vụ xây dựng BCP

Từ tháng 4 năm Reiwa 6 (2024), việc xây dựng Kế hoạch Tiếp tục Hoạt động (BCP) đã trở thành nghĩa vụ đối với các cơ sở chăm sóc người già. Việc lập BCP là hết sức quan trọng để các cơ sở này có thể ứng phó một cách trôi chảy khi có sự bùng phát dịch bệnh hoặc xảy ra thiên tai và nhanh chóng phục hồi hoạt động. Ngoài ra, việc này còn mang lại nhiều lợi ích như được hưởng ưu đãi thuế, nhận hỗ trợ tài chính và vốn vay, cũng như được ưu tiên tiêm chủng vaccine. Hãy chuẩn bị BCP để có thể đối phó với các tình huống khẩn cấp có thể xảy ra bất cứ lúc nào.

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc xây dựng BCP, hoặc không biết nên bắt đầu từ đâu, việc tìm kiếm sự tư vấn từ luật sư là một lựa chọn khôn ngoan.

Văn phòng luật sư Monolith là một văn phòng có kinh nghiệm phong phú trong lĩnh vực IT và pháp luật, đặc biệt là luật liên quan đến Internet. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến BCP, xin đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.

Giới thiệu các biện pháp của Văn phòng Luật sư

Lĩnh vực kinh doanh dịch vụ chăm sóc người già phải tuân theo nhiều quy định của các đạo luật khác nhau như Đạo luật Bảo hiểm Chăm sóc Người già của Nhật Bản, Đạo luật Phúc lợi Người già của Nhật Bản, và Đạo luật Công ty của Nhật Bản. Văn phòng Luật sư Monolith đã đảm nhận vai trò cố vấn pháp lý cho Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Chăm sóc Người già Toàn quốc của Nhật Bản và các doanh nghiệp dịch vụ chăm sóc người già ở mỗi tỉnh trên khắp cả nước, sở hữu kiến thức chuyên sâu và kinh nghiệm phong phú liên quan đến các đạo luật trong lĩnh vực chăm sóc người già.

Lĩnh vực hoạt động của Văn phòng Luật sư Monolith: Pháp lý doanh nghiệp IT và startup[ja]