Giải thích về chính sách lao động người nước ngoài và các quy định liên quan trong luật lao động Nhật Bản

Trong thị trường lao động nội địa của Nhật Bản, sự hiện diện của nguồn nhân lực nước ngoài đang ngày càng trở nên nổi bật. Việc sử dụng nhân tài đa dạng về nền tảng văn hóa là chiến lược quản lý doanh nghiệp không thể thiếu để đạt được sự phát triển bền vững. Tuy nhiên, khi tuyển dụng nhân lực nước ngoài, việc hiểu rõ khung pháp lý đặc thù, khác biệt so với việc tuyển dụng nhân viên có quốc tịch Nhật Bản, là vô cùng quan trọng. Khung pháp lý này bao gồm hai tầng lớp chính.

Thứ nhất là “Luật Quản lý Nhập cảnh và Thừa nhận Người tịch nạn” (sau đây gọi là “Luật Nhập cảnh”), quy định về việc có thể hoạt động và làm việc có thu nhập tại Nhật Bản hay không. Đây có thể coi là luật “cửa ngõ” cho việc làm việc của người nước ngoài tại Nhật Bản.

Thứ hai, sau khi hợp đồng lao động được thiết lập, là các quy định về điều kiện lao động và môi trường làm việc được điều chỉnh bởi “Luật Tiêu chuẩn Lao động” và “Luật Hợp đồng Lao động” cùng các quy định pháp luật lao động khác của Nhật Bản. Những quy định này được áp dụng đồng đều cho tất cả người lao động tại Nhật Bản, không phân biệt quốc tịch, và được coi là các “quy tắc nội bộ”.

Bài viết này sẽ hệ thống hóa và giải thích các hệ thống pháp luật này mà các nhà quản lý doanh nghiệp và nhân viên pháp lý cần phải đối mặt khi xem xét việc tuyển dụng nhân lực nước ngoài. Cụ thể, chúng tôi sẽ trình bày chi tiết về yêu cầu của tư cách lưu trú “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Kinh doanh Quốc tế” – đóng vai trò trung tâm trong việc tuyển dụng nhân viên chuyên nghiệp, cũng như cấu trúc và nghĩa vụ pháp lý của “Hệ thống Thực tập Kỹ năng” – một hệ thống được thiết kế với mục đích đóng góp quốc tế nhưng thực tế đã hoạt động như một lực lượng lao động. Ngoài ra, chúng tôi cũng sẽ xác nhận nguyên tắc chung rằng pháp luật lao động của Nhật Bản được áp dụng toàn diện cho nhân lực nước ngoài được tuyển dụng dưới các hệ thống này và làm rõ các rủi ro và trách nhiệm thực tiễn mà doanh nghiệp cần lưu ý thông qua các ví dụ từ thực tế xét xử.

Khung pháp lý hỗ trợ chính sách lao động người nước ngoài tại Nhật Bản

Tại Nhật Bản, việc người nước ngoài có thể tham gia hoạt động lao động có trả công hay không phụ thuộc hoàn toàn vào “tư cách lưu trú” mà họ sở hữu. Nguyên tắc này được quy định cốt lõi trong Luật Quản lý Nhập cư của Nhật Bản. Khi xem xét tuyển dụng nhân tài nước ngoài, điều đầu tiên mà các doanh nghiệp cần hiểu rõ chính là hệ thống tư cách lưu trú này.

Tư cách lưu trú được phân loại thành hai nhóm chính. Một là tư cách lưu trú dựa trên tình trạng cá nhân hoặc địa vị như “người cư trú vĩnh viễn” hay “vợ/chồng người Nhật Bản,” v.v. Những người nước ngoài có tư cách này không bị hạn chế trong hoạt động lao động và có thể làm việc trong bất kỳ ngành nghề nào giống như người Nhật. Nhóm thứ hai là tư cách lưu trú được cấp với mục đích tham gia vào các hoạt động cụ thể như “giáo sư,” “y tế,” “quản lý kinh doanh,” v.v., và hiện nay, nhiều người nước ngoài làm việc trong các lĩnh vực chuyên môn và kỹ thuật đang làm việc dưới tư cách lưu trú này. Với nhóm tư cách lưu trú này, chỉ có việc làm việc trong phạm vi hoạt động được phép mới được công nhận.

Dưới hệ thống này, các doanh nghiệp có nghĩa vụ pháp lý phải kiểm tra tư cách lưu trú của ứng viên nước ngoài mà họ dự định tuyển dụng. Cụ thể, khi tuyển dụng, doanh nghiệp phải yêu cầu xem “thẻ lưu trú,” kiểm tra xem tư cách lưu trú có cho phép làm việc hay không, và liệu hoạt động được phép có phù hợp với công việc mà doanh nghiệp dự định giao phó hay không, đồng thời có nghĩa vụ thực hiện việc thông báo tình trạng lao động của người nước ngoài (khi tuyển dụng và khi chấm dứt hợp đồng). Nếu doanh nghiệp tuyển dụng người nước ngoài không được phép làm việc, hoặc để họ tham gia vào công việc vượt quá phạm vi hoạt động được quy định trong tư cách lưu trú, doanh nghiệp có thể bị xử lý về tội “khuyến khích lao động bất hợp pháp” bất kể có ý định hay không. Đây là hình phạt nghiêm khắc có thể áp dụng ngay cả khi doanh nghiệp không có ý định vi phạm, và đây là rủi ro lớn về mặt tuân thủ pháp luật.

Điều quan trọng ở đây là hệ thống quy định lao động người nước ngoài tại Nhật Bản có cấu trúc kép. Luật Quản lý Nhập cư chỉ là cánh cổng đầu tiên quyết định liệu có quyền làm việc tại Nhật Bản hay không. Khi vượt qua cánh cổng này và ký kết hợp đồng lao động hợp pháp với người nước ngoài có tư cách lưu trú phù hợp, các quy định của luật lao động Nhật Bản sẽ được áp dụng toàn diện để điều chỉnh “điều kiện” của hợp đồng lao động. Ngay cả khi đáp ứng tất cả yêu cầu của Luật Quản lý Nhập cư, điều kiện lao động vi phạm Luật Lao động cơ bản vẫn không được chấp nhận. Ngược lại, dù điều kiện lao động có thuận lợi đến đâu, nếu không có tư cách lưu trú thích hợp thì việc làm việc sẽ trở nên bất hợp pháp. Do đó, các doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống tuân thủ pháp luật kép từ cả hai phía của Luật Quản lý Nhập cư và luật lao động.

Yêu cầu về tư cách lưu trú trong lĩnh vực chuyên môn kỹ thuật: ‘Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn & Kinh doanh Quốc tế’

Khi tuyển dụng nhân tài nước ngoài có kiến thức chuyên môn hoặc kỹ thuật và tốt nghiệp đại học trở lên, tư cách lưu trú thường được sử dụng nhất là ‘Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn & Kinh doanh Quốc tế’. Tư cách lưu trú này bao gồm ba danh mục: lĩnh vực khoa học tự nhiên như vật lý học và kỹ thuật (Kỹ thuật), lĩnh vực khoa học xã hội như luật học và kinh tế học (Kiến thức Nhân văn), và lĩnh vực đòi hỏi tư duy và cảm nhận dựa trên văn hóa nước ngoài (Kinh doanh Quốc tế). Để được cấp phép tư cách lưu trú này, cần phải đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt được quy định trong Luật Quản lý Nhập cư và các quy định liên quan của Nhật Bản.

Đầu tiên và quan trọng nhất, yêu cầu cần thiết là phải có mối liên hệ chặt chẽ giữa nội dung công việc mà người lao động dự định tham gia và trình độ học vấn hoặc kinh nghiệm làm việc của họ. Ví dụ, một người chuyên ngành công nghệ thông tin tại đại học làm việc như một kỹ sư hệ thống, hoặc một người tốt nghiệp khoa kinh tế làm việc trong lĩnh vực phân tích tiếp thị. Nếu không thể chứng minh mối liên hệ này một cách khách quan, đơn xin cấp phép sẽ không được chấp thuận. Ngay cả khi không đáp ứng được yêu cầu về trình độ học vấn, với hơn 10 năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực ‘Kỹ thuật’ hoặc ‘Kiến thức Nhân văn’, và hơn 3 năm trong lĩnh vực ‘Kinh doanh Quốc tế’, có thể đáp ứng yêu cầu này thông qua kinh nghiệm làm việc. Việc chứng minh ‘mối liên hệ’ này không chỉ là một quy trình nộp hồ sơ đơn giản. Đó là việc xây dựng một ‘câu chuyện’ thuyết phục, cụ thể và logic, giải thích tại sao kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm của người nước ngoài là cần thiết cho công việc, tương tự như một quá trình luận chứng pháp lý. Một mô tả công việc chung chung là không đủ, mà cần có một thiết kế công việc chiến lược từ giai đoạn tuyển dụng, hướng tới việc xin cấp tư cách lưu trú.

Thứ hai, vì tư cách lưu trú này dành cho việc tham gia vào công việc chuyên môn, các hoạt động được coi là ‘lao động đơn giản’ không được chấp nhận. Nếu công việc được đánh giá là hoạt động tiêu chuẩn không yêu cầu kiến thức chuyên môn hoặc tư duy phân tích, tư cách lưu trú sẽ không được cấp phép.

Thứ ba, có yêu cầu về mức lương. Mức lương mà người lao động nước ngoài nhận được phải tương đương hoặc cao hơn so với mức lương của nhân viên Nhật Bản làm công việc tương đương. Điều này là quy định quan trọng nhằm ngăn chặn việc sử dụng lao động nước ngoài với chi phí thấp và duy trì một thị trường lao động công bằng.

Cuối cùng, sự ổn định và khả năng tiếp tục kinh doanh của công ty là nhà tuyển dụng cũng là một phần của quá trình xem xét. Có cơ sở kinh doanh vững chắc để thuê người nước ngoài và tiếp tục trả lương ổn định hay không, cũng như có lý do hợp lý về mặt kinh doanh để cần đến nhân tài đó hay không, sẽ được xác minh thông qua các báo cáo tài chính.

Cấu trúc của Chương trình Thực tập Kỹ năng và Nghĩa vụ Pháp lý của Doanh nghiệp tại Nhật Bản

Chương trình Thực tập Kỹ năng là một hệ thống mà qua đó các doanh nghiệp Nhật Bản tiếp nhận người nước ngoài từ các khu vực đang phát triển để làm thực tập sinh kỹ năng, thông qua đào tạo OJT (On-the-Job Training) nhằm chuyển giao kỹ thuật thực tế, kỹ năng và kiến thức, góp phần vào việc phát triển kinh tế của các quốc gia thông qua việc đào tạo nhân lực. Hệ thống này được quản lý bởi một đạo luật đặc biệt gọi là “Luật Thực hiện Thực tập Kỹ năng Nước Ngoài và Bảo vệ Thực tập Sinh Kỹ năng” (sau đây gọi là “Luật Thực tập Kỹ năng”).  

Theo Luật Thực tập Kỹ năng của Nhật Bản, để giám sát việc thực hiện chương trình một cách chính xác, Tổ chức Thực tập Kỹ năng Nước Ngoài (OTIT) đã được thành lập như một tổ chức được cấp phép. Các doanh nghiệp (người thực hiện thực tập) cần phải lập một “Kế hoạch Thực tập Kỹ năng” chi tiết cho từng thực tập sinh kỹ năng và nhận sự chấp thuận từ OTIT. Kế hoạch này bao gồm nội dung cụ thể về kỹ năng sẽ được học, thời gian, điều kiện làm việc, và OTIT sẽ kiểm tra nghiêm ngặt để đảm bảo kế hoạch tuân thủ các tiêu chuẩn của pháp luật.  

Doanh nghiệp thực hiện thực tập có nhiều nghĩa vụ pháp lý theo Luật Thực tập Kỹ năng. Đặc biệt quan trọng là các quy định liên quan đến bảo vệ quyền con người của thực tập sinh kỹ năng. Ví dụ, việc thu giữ hộ chiếu hoặc thẻ cư trú của thực tập sinh, buộc họ tiết kiệm tiền một cách cưỡng bức, hoặc ký kết hợp đồng với điều khoản phạt vi phạm hợp đồng đều bị cấm một cách rõ ràng.  

Mặc dù trong hệ thống được gọi là “thực tập sinh”, những người thực tập kỹ năng này ký kết hợp đồng lao động với doanh nghiệp tiếp nhận và làm việc như những người lao động. Do đó, ngoại trừ thời gian đào tạo sau khi nhập cảnh, các đạo luật liên quan đến lao động như Luật Tiêu chuẩn Lao động của Nhật Bản, Luật Tiền lương Tối thiểu, và Luật An toàn và Sức khỏe Lao động đều được áp dụng một cách toàn diện.  

Hiện nay, Chương trình Thực tập Kỹ năng đang đối mặt với một giai đoạn chuyển mình lớn. Chính phủ Nhật Bản đã quyết định bãi bỏ Chương trình Thực tập Kỹ năng và thiết lập “Chương trình Lao động Phát triển”. Thời gian thi hành dự kiến trong vòng 3 năm kể từ tháng 6 năm 2024, nhưng hiện tại vẫn chưa được xác định. Đặc điểm nổi bật nhất của chương trình mới này là mục tiêu được chuyển từ “đóng góp quốc tế” sang “phát triển và bảo đảm nhân lực trong các ngành công nghiệp của Nhật Bản” một cách rõ ràng. Điều này sẽ thay đổi cách tiếp cận người lao động nước ngoài từ việc chỉ là nguồn lực lao động ngắn hạn sang việc hỗ trợ hình thành sự nghiệp lâu dài thông qua việc đào tạo có kế hoạch. Dưới đây là bảng so sánh chính giữa hai chương trình.  

Sự thay đổi này cho thấy rằng, đối với các doanh nghiệp, việc lập kế hoạch nhân sự chiến lược để phát triển và giữ chân nguồn nhân lực nước ngoài một cách lâu dài sẽ trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Luật Lao Động Nhật Bản Áp Dụng Cho Mọi Quốc Tịch

Khi tuyển dụng người lao động nước ngoài, nguyên tắc cơ bản nhất mà nhà quản lý cần tuân thủ là từ thời điểm quan hệ lao động được thiết lập, luật lao động của Nhật Bản được áp dụng đồng đều cho tất cả người lao động bất kể quốc tịch. Đây là quy tắc vững chắc được thiết lập thông qua pháp luật và quyết định của tòa án Nhật Bản.  

Trụ cột của nguyên tắc này là Điều 3 của Luật Tiêu Chuẩn Lao Động Nhật Bản, quy định rằng “Người sử dụng lao động không được phân biệt đối xử về tiền lương, thời gian làm việc và các điều kiện lao động khác dựa trên quốc tịch, tín ngưỡng hoặc địa vị xã hội của người lao động”. Điều này có nghĩa là việc thiết lập mức lương thấp hơn hoặc áp dụng thời gian làm việc và hệ thống nghỉ phép bất lợi cho người lao động nước ngoài so với người Nhật Bản là điều bị cấm rõ ràng theo pháp luật. Tất nhiên, mức lương tối thiểu được quy định bởi mỗi tỉnh cũng được áp dụng cho người lao động nước ngoài. Ngoài ra, khi làm việc vượt quá giờ làm việc theo quy định, việc thanh toán tiền lương tăng thêm cũng là bắt buộc như đối với người Nhật Bản.  

Về việc sa thải, người lao động nước ngoài cũng được bảo vệ mạnh mẽ theo Luật Hợp Đồng Lao Động Nhật Bản. Điều 16 của luật này quy định rằng “Việc sa thải là vô hiệu nếu thiếu lý do khách quan hợp lý và không được coi là phù hợp theo quan niệm xã hội, được xem là lạm dụng quyền lực”. Đây được biết đến như là “nguyên tắc lạm dụng quyền sa thải” và là nguyên tắc quan trọng hỗ trợ pháp lý cho thực tiễn việc làm của Nhật Bản, nơi mà người sử dụng lao động không thể sa thải nhân viên chỉ vì lý do thuận tiện cho mình. Nguyên tắc này được áp dụng đầy đủ cho người lao động nước ngoài, do đó, việc sa thải đòi hỏi phải tuân theo các yêu cầu nghiêm ngặt.  

Hơn nữa, Luật An Toàn và Sức Khỏe Lao Động Nhật Bản cũng được áp dụng cho người lao động nước ngoài nhằm đảm bảo an toàn và sức khỏe cho họ. Các doanh nghiệp có nghĩa vụ cung cấp môi trường làm việc an toàn cho người lao động nước ngoài. Đặc biệt, khi thực hiện giáo dục và đào tạo về an toàn sức khỏe, cần phải tiến hành bằng ngôn ngữ hoặc phương pháp mà người lao động có thể hiểu được. Ví dụ, cần có sự quan tâm đến việc sử dụng hình ảnh minh họa hoặc tài liệu bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của họ.  

Bộ Lao Động và Phúc Lợi Nhật Bản đã công bố “Hướng dẫn về quản lý việc làm người lao động nước ngoài” nhằm hỗ trợ việc tuân thủ các quy định pháp luật này. Hướng dẫn này cung cấp các biện pháp cụ thể mà nhà quản lý cần thực hiện ở từng giai đoạn, từ tuyển dụng đến sa thải. Ví dụ, việc làm rõ điều kiện lao động thích hợp, hỗ trợ cuộc sống, và thiết lập hệ thống khiếu nại và tư vấn được khuyến nghị. Mặc dù hướng dẫn này không có hình phạt trực tiếp, nó hoạt động như một loại “luật mềm”. Nghĩa là, khi xảy ra tranh chấp liên quan đến vấn đề lao động, tòa án sẽ xem xét việc tuân thủ hướng dẫn này như một yếu tố quan trọng để đánh giá “sự thích đáng” và “tính chân thành” của phản ứng của doanh nghiệp. Do đó, từ góc độ quản lý rủi ro, việc thiết lập hệ thống quản lý việc làm phù hợp với hướng dẫn này là vô cùng quan trọng.  

Những Điểm Lưu Ý Trong Thực Tiễn Dựa Trên Các Phán Quyết Tại Nhật Bản

Không chỉ dựa vào văn bản pháp luật, việc hiểu cách các quy định được giải thích và áp dụng trong thực tế tranh chấp là điều cần thiết cho việc quản lý rủi ro của doanh nghiệp. Các phán quyết liên quan đến việc tuyển dụng người lao động nước ngoài tại Nhật Bản đã chỉ ra những rủi ro pháp lý cụ thể mà doanh nghiệp có thể phải đối mặt.

Thứ nhất, là việc xác định “tính chất là người lao động” của những người thực tập kỹ năng. Vụ việc liên quan đến thực tập sinh kỹ năng người Trung Quốc tại Amakusa (Phán quyết của Tòa án quận Kumamoto ngày 29 tháng 1 năm 2010 (2010)) là một tiền lệ quan trọng. Trong vụ việc này, tòa án đã rõ ràng quyết định rằng, mặc dù theo tên gọi hệ thống là “thực tập sinh” hay “học viên”, nhưng thực chất họ làm việc dưới sự chỉ đạo và giám sát của doanh nghiệp và nhận được tiền công làm việc, họ chính là “người lao động” theo Luật Tiêu chuẩn Lao động của Nhật Bản. Kết quả là, tòa án đã yêu cầu doanh nghiệp phải trả lương chưa thanh toán dựa trên Luật Tiền Lương Tối Thiểu và tiền lương tăng ca. Phán quyết này cho thấy thái độ nghiêm ngặt của tư pháp, rằng doanh nghiệp không thể sử dụng danh nghĩa “thực tập” hay “đào tạo” để trốn tránh nghĩa vụ theo luật lao động. Các nhà quản lý cần nhận thức rằng người thực tập kỹ năng là người lao động và họ được bảo vệ đầy đủ theo luật lao động, đồng thời cần thực hiện quản lý lao động một cách chính xác.

Thứ hai, là việc đánh giá tính hợp lệ của việc sa thải người lao động nước ngoài. Như đã đề cập ở trên, Điều 16 của Luật Hợp Đồng Lao Động Nhật Bản quy định rằng việc sa thải không có lý do chính đáng và hợp lý theo quan điểm xã hội là không hợp lệ. Yêu cầu về “tính hợp lý theo quan điểm xã hội” này thường được xem xét một cách cẩn trọng hơn khi đánh giá việc sa thải người lao động nước ngoài. Bởi vì, đối với người nước ngoài sống tại Nhật Bản với mục đích làm việc, việc bị sa thải không chỉ đơn thuần là mất việc làm mà còn có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng là mất cơ sở pháp lý để ở lại Nhật Bản. Xét đến hậu quả nghiêm trọng này, tòa án sẽ xem xét kỹ lưỡng liệu doanh nghiệp đã cố gắng hết sức để tránh việc sa thải bằng cách cung cấp cơ hội đào tạo, xem xét việc chuyển đổi vị trí làm việc (nếu có thể trong phạm vi tư cách lưu trú), và thực hiện các bước hướng dẫn hay cảnh báo từng giai đoạn trước khi đưa ra quyết định sa thải cuối cùng. Ví dụ, trong trường hợp tranh chấp về việc sa thải do thiếu khả năng tiếng Nhật, tòa án sẽ tổng hợp xem xét mức độ năng lực mà doanh nghiệp kỳ vọng vào thời điểm tuyển dụng và liệu có hỗ trợ nhân viên nâng cao năng lực sau khi nhập cảnh hay không. Doanh nghiệp cần nhận thức rõ ràng về rủi ro pháp lý của việc sa thải một cách dễ dãi có thể bị xem là không hợp lệ và phải thực hiện các biện pháp cẩn trọng dựa trên bằng chứng khách quan.

Tóm lược

Như đã được tổng quan trong bài viết này, việc tuyển dụng nhân tài nước ngoài ở Nhật Bản được quản lý nghiêm ngặt thông qua một hệ thống pháp lý kép, bao gồm quy định “cửa vào” của Luật Quản lý Nhập cư và kỷ luật “nội bộ” áp dụng cho tất cả mọi người dưới hình thức luật lao động không phân biệt quốc tịch. Để các công ty có thể vận hành hệ thống phức tạp này một cách thích hợp và bảo đảm sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực nước ngoài xuất sắc, việc hiểu rõ các yêu cầu về tư cách lưu trú và tuân thủ nghiêm ngặt luật lao động Nhật Bản trong toàn bộ quá trình từ tuyển dụng đến khi nhân viên rời đi là điều cần thiết. Đặc biệt, như các trường hợp đã được xét xử cho thấy, việc giải thích một cách dễ dãi hoặc chỉ thực hiện các biện pháp hình thức có thể dẫn đến những tranh chấp pháp lý nghiêm trọng và rủi ro về danh tiếng.

Phòng luật sư Monolith có nhiều thành tích đáng kể trong việc hỗ trợ một số lượng lớn khách hàng tại Nhật Bản về các chủ đề được đề cập trong bài viết này. Phòng luật sư của chúng tôi không chỉ có các luật sư am hiểu hệ thống pháp luật Nhật Bản mà còn có nhiều người nói tiếng Anh có chứng chỉ luật sư nước ngoài, cung cấp kiến thức độc đáo để lấp đầy khoảng trống giữa quy định pháp luật phức tạp của Nhật Bản và nhu cầu của các doanh nghiệp toàn cầu. Chúng tôi cung cấp hỗ trợ toàn diện từ việc xây dựng chiến lược để đạt được tư cách lưu trú, soạn thảo hợp đồng lao động tuân thủ luật lao động Nhật Bản, tư vấn quản lý lao động hàng ngày, cho đến việc xử lý tranh chấp nếu có, từ góc độ pháp lý để hỗ trợ việc sử dụng nhân tài nước ngoài của công ty bạn.