Yêu cầu của việc sa thải có tổ chức trong luật lao động Nhật Bản

Môi trường kinh doanh của các doanh nghiệp luôn thay đổi không ngừng do biến động thị trường, đổi mới công nghệ và sự cạnh tranh toàn cầu ngày càng gay gắt. Trong bối cảnh như vậy, việc xem xét lại cấu trúc doanh nghiệp và tái tổ chức là chiến lược quản lý thiết yếu để doanh nghiệp có thể phát triển bền vững và duy trì sức cạnh tranh. Trong quá trình đó, đáng tiếc là có thể phải xem xét đến việc cắt giảm nhân sự, hay còn gọi là “sắp xếp lại nhân viên”. Sắp xếp lại nhân viên là việc sa thải dựa trên lý do quản lý của người sử dụng lao động, như kinh doanh không hiệu quả hoặc tái cấu trúc doanh nghiệp. Tuy nhiên, luật lao động của Nhật Bản bảo vệ vị thế của người lao động một cách mạnh mẽ và hạn chế nghiêm ngặt quyền của người sử dụng lao động trong việc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động. Cơ sở pháp lý cho điều này là Điều 16 của Luật Hợp Đồng Lao Động Nhật Bản, quy định rằng “Việc sa thải sẽ bị coi là lạm dụng quyền và vô hiệu nếu thiếu lý do khách quan hợp lý và không được coi là phù hợp theo quan niệm xã hội”. Điều này là sự cụ thể hóa của nguyên tắc “lạm dụng quyền sa thải”, được xác lập qua nhiều năm án lệ. Đặc biệt, trong trường hợp sắp xếp lại nhân viên mà không có lỗi từ phía người lao động, tòa án sẽ áp dụng nguyên tắc lạm dụng quyền sa thải một cách nghiêm ngặt hơn. Các yếu tố cần xem xét để đánh giá việc sa thải này được thiết lập từ các án lệ trước đây và được gọi là “Bốn Yếu Tố Cần Thiết của Sắp Xếp Lại Nhân Viên”. Những yếu tố này không chỉ là danh sách kiểm tra mà là hướng dẫn cho tòa án để xem xét toàn diện các hoàn cảnh cụ thể của vụ việc và đánh giá tính hợp lệ của việc sa thải. Bài viết này sẽ giải thích chi tiết về Bốn Yếu Tố Cần Thiết của Sắp Xếp Lại Nhân Viên, cùng với các án lệ của Nhật Bản, nhằm giúp các nhà quản lý doanh nghiệp và nhân viên pháp lý hiểu rõ hơn về chủ đề quan trọng này trong luật lao động của Nhật Bản.

Yếu tố đầu tiên: Nhu cầu cắt giảm nhân sự

Để việc sa thải có tổ chức được công nhận là hợp lệ, yếu tố đầu tiên cần xem xét là nhu cầu cắt giảm nhân sự. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần chứng minh việc cắt giảm nhân sự dựa trên dữ liệu khách quan là biện pháp cần thiết cho việc quản lý kinh doanh. Việc chỉ muốn tăng lợi nhuận hoặc lo lắng mơ hồ về tương lai không đủ để đáp ứng yêu cầu này.

Các tình huống điển hình mà tòa án công nhận nhu cầu cắt giảm nhân sự bao gồm việc liên tục và lớn về thâm hụt, vượt quá nợ, hoặc đóng cửa một bộ phận kinh doanh hoặc nhà máy cụ thể. Ví dụ, trong vụ án của United Airlines (Phán quyết của Tòa án Cấp cao Tokyo ngày 22 tháng 12 năm 2021), việc sa thải có tổ chức đã được tranh cãi sau khi hãng hàng không đóng cửa văn phòng tại Narita do giảm mạnh lượng công việc của đường bay quốc tế. Tòa án đã công nhận quyết định đóng cửa văn phòng là hợp lý và nhu cầu cắt giảm nhân sự đi kèm cũng được xem là cao.

Mặt khác, cũng có trường hợp nhu cầu cắt giảm nhân sự bị phủ nhận. Trong vụ án Barclays Securities (Phán quyết của Tòa án Quận Tokyo ngày 13 tháng 12 năm 2021), một tổ chức tài chính nước ngoài đã sa thải một nhân viên sau khi bãi bỏ vị trí quản lý cụ thể. Tuy nhiên, tòa án đã quyết định rằng việc quản lý kinh doanh của công ty nói chung không phải là trong tình trạng khủng hoảng và việc bãi bỏ một vị trí không ngay lập tức có nghĩa là cần thiết phải cắt giảm nhân sự, và do đó đã tuyên bố việc sa thải là không hợp lệ. Phán quyết này gợi ý rằng “nhu cầu bãi bỏ vị trí” và “nhu cầu cắt giảm nhân sự” được đánh giá riêng biệt.

Hơn nữa, khi tuyên bố nhu cầu cắt giảm nhân sự, sự nhất quán trong các hành động quản lý khác của doanh nghiệp cũng được xem xét. Nếu một công ty tiến hành cắt giảm nhân sự trong khi vẫn tuyển dụng nhiều nhân viên mới, tòa án có xu hướng nghi ngờ về nhu cầu cắt giảm nhân sự. Trong vụ án Senshu Gakuen (Phán quyết của Tòa án Cấp cao Osaka ngày 15 tháng 7 năm 2011), tòa án đã chỉ ra rằng việc sa thải nhân viên có chi phí nhân công cao và sau đó tuyển dụng gần như số lượng nhân viên mới với chi phí nhân công thấp hơn là phương pháp không được chấp nhận theo nguyên tắc.

Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị các bằng chứng khách quan như báo cáo tài chính, kế hoạch kinh doanh, biên bản họp hội đồng quản trị và lập luận một cách logic và nhất quán rằng việc cắt giảm nhân sự là biện pháp không thể tránh khỏi trong quản lý kinh doanh.

Yếu tố thứ hai: Nỗ lực tránh sa thải

Yếu tố thứ hai là liệu đã nỗ lực hết sức để tránh việc sa thải hay không. Tòa án Nhật Bản coi việc sa thải nhân viên như là “phương sách cuối cùng” và cho rằng người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải thực hiện các biện pháp thay thế khả dĩ trước khi đưa ra quyết định sa thải.

Nghĩa vụ nỗ lực tránh sa thải mà tòa án kỳ vọng bao gồm nhiều biện pháp khác nhau. Cụ thể, có thể kể đến như sau:

• Giảm giờ làm thêm
• Hạn chế hoặc ngừng tuyển dụng mới
• Dừng gia hạn hợp đồng với nhân viên không chính thức
• Chuyển đổi vị trí làm việc hoặc điều động đến các bộ phận hoặc công ty liên kết
• Cắt giảm tiền lương của ban giám đốc
• Thực hiện việc tạm thời đóng cửa
• Tuyển dụng những người muốn nghỉ việc với điều kiện thuận lợi hơn như tăng tiền trợ cấp thôi việc

Mức độ cần thiết của các biện pháp này phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Trong việc đánh giá tính hợp lệ của việc sa thải nhân viên, nỗ lực tránh sa thải là một yếu tố vô cùng quan trọng. Một ví dụ điển hình là vụ án Asahi Hoikuen (phán quyết của Tòa án Tối cao Nhật Bản ngày 27 tháng 10 năm 1983). Trong vụ án này, Tòa án Tối cao đã quyết định sa thải là không hợp lệ vì người sử dụng lao động không hề thực hiện nỗ lực nào để tuyển dụng những người muốn nghỉ việc hoặc giải thích và yêu cầu sự hợp tác của nhân viên về nhu cầu cắt giảm nhân sự. Phán quyết này đã làm rõ rằng nỗ lực tránh sa thải không chỉ là hình thức mà còn là nghĩa vụ dựa trên nguyên tắc chung thủy.

Ngược lại, một ví dụ về việc nỗ lực tránh sa thải được coi là đã thực hiện đầy đủ là vụ United Airlines, trong đó công ty đã đề xuất chuyển những người bị sa thải sang công việc mặt đất với mức lương tương đương và cuối cùng cung cấp một chương trình nghỉ hưu sớm với tiền trợ cấp thôi việc tăng thêm tới 20 tháng lương cơ bản. Tòa án đã đánh giá các biện pháp này là “các biện pháp tránh sa thải ở mức độ đáng kể” và coi đó là một trong những lý do để công nhận tính hợp lệ của việc sa thải. Tuy nhiên, trong vụ án Hokuei Fukui (phán quyết của Tòa án Cao cấp Nagoya, chi nhánh Kanazawa ngày 31 tháng 5 năm 2006), mặc dù đã tiến hành tuyển dụng những người muốn nghỉ việc, nhưng vì tiền trợ cấp thôi việc chỉ tăng thêm khoảng một tháng lương cơ bản nên không được coi là biện pháp tránh sa thải hợp lệ.

Tuy nhiên, mức độ nỗ lực tránh sa thải cần thiết phụ thuộc vào “mức độ cần thiết của việc cắt giảm nhân sự”, yếu tố thứ nhất, và cũng phải xem xét đến tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. Ví dụ, trong vụ án Carnival Japan (phán quyết của Tòa án Quận Tokyo ngày 29 tháng 5 năm 2023), một công ty đã phải sa thải nhân viên do không thể vận hành tàu du lịch vì ảnh hưởng của virus corona mới. Mặc dù công ty này không tiến hành tuyển dụng những người muốn nghỉ việc, tòa án không coi đó là lý do để kết luận rằng nỗ lực tránh sa thải là không đủ. Lý do được đưa ra là việc tuyển dụng những người muốn nghỉ việc có thể dẫn đến việc mất đi những nhân viên có chuyên môn cao, không thể thiếu cho việc tái khởi động kinh doanh, và do đó, quyết định của công ty được coi là hợp lý. Phán quyết này cho thấy bốn yếu tố không phải là một danh sách kiểm tra cứng nhắc mà phải được xem xét linh hoạt tùy thuộc vào hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp.

Yếu tố thứ ba: Tính hợp lý trong việc chọn lựa người bị sa thải

Yếu tố thứ ba là tiêu chí lựa chọn đối tượng bị sa thải phải khách quan và hợp lý, và việc áp dụng tiêu chí này phải công bằng. Do sa thải tổ chức không phải do lỗi của nhân viên, nên không thể có chỗ cho sự quyết định tùy tiện hay ý đồ phân biệt đối xử từ phía người sử dụng lao động.

Các tiêu chí lựa chọn mà tòa án Nhật Bản có xu hướng công nhận là hợp lý bao gồm:

• Kết quả đánh giá nhân sự một cách khách quan
• Tình hình điểm danh (số ngày vắng mặt không phép, v.v.)
• Sự có mặt của kỹ năng hoặc bằng cấp cần thiết cho tương lai của công ty
• Thuộc về bộ phận kinh doanh sẽ bị đóng cửa

Ngược lại, cũng có những tiêu chí được đánh giá là không hợp lý hoặc có rủi ro pháp lý cao. Ví dụ, các tiêu chí chủ quan và trừu tượng như “tiềm năng phát triển” hay “khả năng hợp tác” có thể bị bác bỏ do thiếu tính khách quan. Ngoài ra, việc lựa chọn dựa trên giới tính, quốc tịch, hoặc việc là thành viên của công đoàn có thể bị coi là phân biệt đối xử và trở nên bất hợp pháp. Việc sử dụng tuổi tác làm tiêu chí chính cũng có rủi ro bị đánh giá là không hợp lý do khó khăn trong việc tìm việc làm lại.

Điều quan trọng không chỉ là tiêu chí phải hợp lý mà còn phải được áp dụng một cách công bằng. Ngay cả khi có tiêu chí hợp lý trên giấy tờ, nhưng nếu đánh giá nhân sự là không công bằng hoặc tiêu chí được sử dụng một cách tùy tiện để nhắm vào một cá nhân cụ thể, thì tính hợp lý của việc lựa chọn sẽ bị phủ nhận. Các công ty cần phải xây dựng tiêu chí lựa chọn khách quan trước khi xác định đối tượng bị sa thải và ghi lại lý do tại sao tiêu chí này được áp dụng cho từng đối tượng.

Hơn nữa, theo thực tiễn lao động tại Nhật Bản, trước khi sa thải nhân viên chính thức, tòa án thường kỳ vọng rằng công ty đã tiến hành giảm bớt nhân viên không chính thức như nhân viên hợp đồng hoặc nhân viên thời vụ. Việc đã thực hiện những biện pháp này trước khi quyết định sa thải nhân viên chính thức hay không cũng có thể được xem xét khi đánh giá tính hợp lý của việc lựa chọn.

Yếu tố thứ tư: Sự thích đáng của quy trình

Yếu tố cuối cùng là sự thích đáng của quy trình. Điều này có nghĩa là người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải giải thích đầy đủ về sự cần thiết và nội dung của việc sa thải cơ cấu cho nhân viên hoặc công đoàn bị ảnh hưởng, và phải thực hiện thảo luận một cách chân thành.

Việc giải thích và thảo luận này không thể chỉ là thông báo một chiều. Nó cần phải là một quá trình giao tiếp hai chiều, nhằm mục đích thu được sự hiểu biết và hợp tác từ phía nhân viên. Các nội dung cần thảo luận thường bao gồm:

• Lý do quản lý cần phải giảm nhân sự (Yếu tố thứ nhất)
• Thời điểm, quy mô và phương pháp của việc sa thải cơ cấu
• Nội dung của nỗ lực nhằm tránh sa thải (Yếu tố thứ hai)
• Tiêu chí lựa chọn người bị sa thải (Yếu tố thứ ba)

Tầm quan trọng của quy trình này đã được nhấn mạnh trong nhiều phán quyết của tòa án. Trong vụ án Asahi Hoikuen đã đề cập trước đây, việc người sử dụng lao động không thực hiện giải thích hay thảo luận trước khi thông báo sa thải đã trở thành lý do chính dẫn đến việc sa thải bị xem là không hợp lệ. Ngược lại, trong vụ án United Airlines, việc công ty đã tiến hành đàm phán tập thể nhiều lần với công đoàn và cung cấp thông tin giải thích chi tiết đã được đánh giá là đáp ứng được sự thích đáng của quy trình. Ngay cả khi cuối cùng không đạt được thỏa thuận, việc trải qua quá trình đàm phán chân thành vẫn là điều quan trọng.

Một số ví dụ điển hình về quy trình được đánh giá là không thích đáng bao gồm việc từ chối cung cấp tài liệu tài chính để giải thích tình hình kinh doanh, hoặc số lần thảo luận quá ít, hoặc chỉ diễn ra một cách hình thức ngay trước khi sa thải. Đối với các doanh nghiệp, việc không xem nhẹ quá trình thảo luận, dành đủ thời gian để giải thích cẩn thận và lưu trữ biên bản cuộc họp như bằng chứng là điều cần thiết để phòng ngừa tranh chấp sau này.

Phân tích So Sánh Các Phán Quyết Quan Trọng

Để hiểu cách thức bốn yếu tố mà chúng tôi đã giải thích trước đây được áp dụng như thế nào trong thực tế xét xử và làm thế nào mà các quyết định có thể khác nhau, chúng ta hãy cùng so sánh các phán quyết chính. Bảng dưới đây tóm lược các yếu tố tranh cãi và điểm chính của quyết định từ tòa án trong những vụ án tiêu biểu mà bài viết này đề cập.

Tóm lược

Trong luật lao động của Nhật Bản, việc sa thải có tổ chức được xem xét một cách nghiêm ngặt dựa trên Điều 16 của Luật Hợp đồng Lao động Nhật Bản, và phải trải qua quá trình xét xử tư pháp cực kỳ chặt chẽ. Tòa án sẽ cân nhắc tổng hợp bốn yếu tố: “necessity of personnel reduction” (necessity of personnel reduction), “efforts to avoid dismissal” (efforts to avoid dismissal), “rationality in the selection of employees to be dismissed” (rationality in the selection of employees to be dismissed), và “appropriateness of the procedures” (appropriateness of the procedures) để đưa ra quyết định về tính hợp lệ của việc sa thải. Những yếu tố này không phải là những yêu cầu cứng nhắc mà được đánh giá một cách tổng hợp dựa trên tình hình kinh doanh của công ty và các hoàn cảnh cụ thể riêng biệt. Đối với các công ty đang xem xét việc sa thải có tổ chức, việc chuẩn bị bằng chứng khách quan làm cơ sở cho quyết định kinh doanh, nỗ lực chân thành để tránh sa thải, lựa chọn đối tượng một cách công bằng dựa trên các tiêu chuẩn chính đáng, và quan trọng nhất là quá trình tham vấn trung thực với nhân viên và công đoàn, tất cả cần được ghi chép và tài liệu hóa một cách chi tiết. Bất kỳ sự lơ là nào trong những quy trình này có thể dẫn đến việc sa thải bị xem là không hợp lệ, gây ra rủi ro quản lý nghiêm trọng cho công ty như việc phải thanh toán một khoản tiền lương chưa trả (back pay) lớn.

Văn phòng luật sư Monolith có kinh nghiệm phong phú trong việc hỗ trợ nhiều khách hàng trong và ngoài nước về luật lao động Nhật Bản, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến tái cấu trúc doanh nghiệp và các vấn đề nhân sự lao động đi kèm. Văn phòng chúng tôi không chỉ có các luật sư có chứng chỉ hành nghề tại Nhật Bản mà còn có luật sư nói tiếng Anh có chứng chỉ hành nghề ở nước ngoài, sẵn sàng đối phó với những thách thức đặc thù của các công ty trong môi trường kinh doanh quốc tế. Trước những quyết định quản lý quan trọng như việc sa thải có tổ chức, từ giai đoạn lập kế hoạch ban đầu, xem xét các biện pháp tránh sa thải, xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn, tham vấn với nhân viên, và ngay cả khi phải đối mặt với tranh chấp pháp lý, chúng tôi cung cấp hỗ trợ pháp lý chiến lược ở mọi giai đoạn.