Cách viết thư cảnh báo khi phát hiện vi phạm quyền thương hiệu

Nếu tồn tại sản phẩm hoặc dịch vụ vi phạm quyền thương hiệu của chính công ty, người sở hữu quyền có thể yêu cầu dừng sử dụng hoặc đòi bồi thường thiệt hại dựa trên quyền thương hiệu. Có thể giải quyết thông qua kiện tụng tại Tòa án vi phạm quyền thương hiệu Nhật Bản hoặc thông qua các biện pháp tạm thời, nhưng phổ biến nhất là gửi “thư cảnh báo” ngoài tòa trước.

Thư cảnh báo này, người sở hữu quyền có thể tự tạo và gửi, hoặc có thể yêu cầu chuyên gia tạo và gửi. Đặc biệt, trong những năm gần đây, vi phạm quyền thương hiệu trong quảng cáo liệt kê cũng đang trở thành vấn đề nghiêm trọng, nhưng biện pháp cơ bản trong trường hợp này cũng tương tự.

Thu thập thông tin để gửi thư cảnh báo

Ngay cả khi bạn đang sử dụng thương hiệu đã đăng ký, điều đó không nhất thiết có nghĩa là bạn đang vi phạm quyền thương hiệu. Trước khi gửi thư cảnh báo, bạn cần cẩn thận xem xét liệu điều đó có thực sự vi phạm quyền thương hiệu hay không. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ không đi sâu vào chi tiết, nhưng quyền thương hiệu không phải là quyền cấm người khác sử dụng thương hiệu mà bạn đã đăng ký. Những gì bạn có thể cấm chỉ là việc sử dụng thương hiệu theo cách được gọi là “sử dụng thương hiệu”, nghĩa là sử dụng thương hiệu theo một số điều kiện nhất định. Chúng tôi đã giải thích chi tiết về điểm này trong bài viết dưới đây.

https://monolith.law/corporate/trademark-infringement-cases-illegalityjudgment[ja]

Để xác định liệu quyền thương hiệu của bạn có đang bị vi phạm hay không, trước tiên, hãy thu thập và sắp xếp thông tin về quyền thương hiệu của công ty bạn và sản phẩm/dịch vụ của bên đối tác.

Về quyền thương hiệu của công ty

Ngay cả khi sản phẩm/dịch vụ sử dụng cùng một tên, nếu chúng thuộc các phân khúc khác nhau, thì không phải là vi phạm quyền thương hiệu. Trước khi tạo thư cảnh báo, hãy thu thập thông tin về quyền thương hiệu của công ty bạn và xác nhận rõ ràng phạm vi mà quyền thương hiệu đã đăng ký của bạn có thể áp dụng.

• Số đăng ký
• Ngày hết hạn của quyền
• Thương hiệu
• Nội dung của sản phẩm/dịch vụ đã chỉ định

Trong một số trường hợp hiếm hoi, quyền thương hiệu có thể bị mất do quên không nộp phí đăng ký gia hạn. Do đó, hãy chắc chắn kiểm tra ngày hết hạn của quyền. Ngoài ra, bạn cũng cần nắm rõ tình hình sử dụng thương hiệu của công ty mình. Bởi vì, nếu không phải là thương hiệu đang thực sự được sử dụng trong kinh doanh, bạn sẽ không thể đăng ký, và ngay cả những thương hiệu đã được đăng ký nhưng không có tình hình sử dụng sẽ không được bảo vệ.

Yêu cầu xem xét hủy bỏ thương hiệu không được sử dụng có thể được thực hiện bởi bất kỳ ai, và không thể phủ nhận khả năng rằng việc gửi thư cảnh báo có thể dẫn đến tình huống mà bên đối tác yêu cầu xem xét hủy bỏ do không sử dụng thương hiệu. Trong giai đoạn thu thập thông tin, hãy chắc chắn kiểm tra xem công ty bạn có thực sự sở hữu quyền đối với thương hiệu đã đăng ký hay không.

Thông tin về sản phẩm/dịch vụ của bên đối tác

Để xem xét liệu điều đó có thực sự vi phạm quyền hay không, bạn cần thu thập thông tin về sản phẩm mà bạn nghĩ rằng đang vi phạm quyền thương hiệu. Từ thông tin về sản phẩm, bao bì sản phẩm, catalogue, quảng cáo, thông tin trang web, bạn phải xác nhận rõ ràng về việc sản phẩm nào đang được bán như thế nào. Ngoài ra, nếu việc giải quyết bằng thư cảnh báo không thành công và bạn phải tiến hành các thủ tục pháp lý, hãy lưu lại thông tin về nội dung kinh doanh và phạm vi kinh doanh của bên đối tác, cũng như thông tin về lợi nhuận, như là bằng chứng. Vui lòng tham khảo cách bảo tồn bằng chứng thông tin trên Internet dưới đây.

https://monolith.law/reputation/identifying-contributors-after-deletion[ja]

Xác định người vi phạm

Để gửi thư cảnh báo, bạn cần biết nơi gửi. Trước khi tạo thư cảnh báo, hãy xác nhận xem bạn có biết thông tin liên lạc của bên đối tác hay không. Đặc biệt, trong trường hợp sản phẩm được bán trên Internet, có thể có trường hợp không thể xác định được người bán hàng vi phạm quyền thương hiệu. Những người bán hàng trên mạng phải hiển thị tên, địa chỉ và thông tin liên lạc của họ theo Luật Giao dịch Sản phẩm Cụ thể của Nhật Bản, nhưng có những trường hợp họ hiển thị thông tin giả mạo hoặc không hiển thị thông tin gì cả.

Tuy nhiên, nếu bạn không biết ai hoặc ở đâu đang vi phạm quyền thương hiệu, bạn sẽ không thể gửi thư cảnh báo. Ngoài ra, nếu tên hoặc địa chỉ của bên đối tác không rõ ràng, việc thực hiện các biện pháp pháp lý như yêu cầu tạm thời hoặc khởi kiện đối với người bán hàng cũng sẽ khó khăn. Trong trường hợp như vậy, bạn cũng có thể yêu cầu tiết lộ thông tin người gửi đối với người vận hành trang web mua sắm bán hàng vi phạm quyền thương hiệu hoặc máy chủ thuê nơi bán hàng, dựa trên Luật Trách nhiệm giới hạn của nhà cung cấp dịch vụ Internet.

https://monolith.law/reputation/disclosure-of-the-senders-information[ja]

Ngoài ra, nếu bên đối tác sử dụng tên miền riêng, có thể có trường hợp bạn có thể xác định bên đối tác từ thông tin whois.

https://monolith.law/reputation/whois[ja]

https://monolith.law/reputation/ansi-whois-howto[ja]

Định dạng và cách viết thư cảnh báo

Thư cảnh báo thường được gửi qua bưu điện thông thường hoặc bưu điện chứng thực nội dung. Phương thức gửi thư và tiêu đề của văn bản phụ thuộc vào cách vi phạm quyền thương hiệu. Nếu hành vi vi phạm có tính chất xấu xa, bạn nên gửi “Thư cảnh báo” qua bưu điện chứng thực nội dung. Nếu việc sử dụng không cố ý và có thể giải quyết một cách hòa bình, bạn nên gửi “Thông báo” hoặc “Thư liên hệ” theo định dạng thư kinh doanh qua bưu điện thông thường.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng có những nhà cung cấp trên Internet có địa chỉ giả mạo. Khi sử dụng bưu điện thông thường, bạn nên sử dụng phương thức gửi thư có thể theo dõi, như bưu điện chứng thực hoặc bưu điện chứng nhận giao hàng, để đảm bảo rằng thư cảnh báo đã được nhận. Trong trường hợp không quan trọng lắm và chỉ cần ngừng sử dụng thương hiệu, có thể gửi cảnh báo qua email. Tuy nhiên, so với việc gửi thư chứng thực nội dung qua người đại diện chuyên môn, khả năng bị bỏ qua cao hơn, nên nếu bạn muốn có phản hồi chắc chắn, bạn nên gửi thư cảnh báo bằng văn bản.

Nội dung cần ghi trong văn bản cảnh báo

Không có quy định cụ thể về định dạng của văn bản cảnh báo. Tuy nhiên, hãy chắc chắn rằng bạn đã ghi ít nhất những thông tin sau đây.

Thông tin xác định thương hiệu đã đăng ký của công ty bạn

• Số đăng ký
• Nội dung thương hiệu
• Sản phẩm được chỉ định, dịch vụ được chỉ định

Hành vi nào của đối tác vi phạm quyền thương hiệu

Trong mục này, bạn sẽ viết về “thương hiệu mà đối tác đang sử dụng giống với thương hiệu đã đăng ký của bạn” và “ngành nghề của đối tác giống với sản phẩm/dịch vụ đã chỉ định của bạn” dựa trên kết quả điều tra tài liệu đã thu thập trước đó. Hãy cố gắng mô tả cụ thể nhất có thể để đối tác cũng hiểu rằng hành vi của họ đã vi phạm quyền thương hiệu.

Yêu cầu đối với đối tác

Ở đây, bạn sẽ ghi rõ bạn muốn đối tác phản ứng như thế nào với việc vi phạm quyền thương hiệu.

Thông thường, bạn sẽ yêu cầu họ ngừng sử dụng thương hiệu – đây là yêu cầu ngừng vi phạm.

Nếu thiệt hại do vi phạm quyền thương hiệu lớn, bạn có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại do việc sử dụng thương hiệu đó, hoặc yêu cầu trả lại lợi ích không hợp pháp mà họ đã thu được từ việc sử dụng thương hiệu đó, hoặc yêu cầu họ công bố và xin lỗi công chúng vì đã làm tổn hại đến thương hiệu của bạn do việc sử dụng thương hiệu mà không có sự cho phép. Nếu bạn có ý định cho phép họ sử dụng thương hiệu của bạn với điều kiện họ phải trả một khoản phí hợp lý, hãy ghi rõ rằng bạn đã chuẩn bị hợp đồng cấp phép và hướng dẫn họ đàm phán hợp đồng cấp phép.

Phương pháp và thời hạn trả lời

Đặc biệt, đừng quên đặt thời hạn trả lời. Đối tác cũng cần thời gian để xem xét liệu hành vi của họ có vi phạm quyền thương hiệu hay không, và có thể họ không thể phản ứng ngay lập tức. Nếu bạn đặt thời hạn trước, họ sẽ gửi phản hồi nếu họ không thể trả lời trong thời gian đó. Việc ghi rõ thời hạn trả lời rất quan trọng, không chỉ vì bạn muốn họ phản ứng nhanh chóng, mà còn vì nó là tiêu chí để bạn xác định liệu họ có ý định phản ứng hay chỉ đơn giản là bỏ qua văn bản cảnh báo. Ngoài ra, thông thường, bạn sẽ ghi rõ rằng nếu không có phản ứng trong thời hạn, bạn sẽ xem xét việc tiến hành các thủ tục pháp lý và tố cáo hình sự.

Thương lượng sau khi gửi thư cảnh báo

Sau khi gửi thư cảnh báo, cách tiếp cận sẽ thay đổi tùy thuộc vào phản ứng của bên kia. Do đó, tùy thuộc vào việc có phản hồi hay không và nội dung phản hồi, bạn cần xem xét cách thương lượng tiếp theo.

Trường hợp có phản hồi

Bên kia sẽ đọc thư cảnh báo và sau khi xem xét liệu họ có vi phạm quyền thương hiệu hay không, họ sẽ gửi phản hồi.

Trong trường hợp họ sử dụng thương hiệu đã đăng ký mà không biết, thường họ sẽ đáp ứng yêu cầu của chúng ta một cách nhanh chóng.

Ngược lại, nếu bên kia phủ nhận việc vi phạm quyền thương hiệu, bạn cần xem xét lại lập luận về việc vi phạm quyền để xem có lỗ hổng nào không. Nếu hai bên có lập luận khác nhau, bạn cũng nên xem xét việc khởi kiện dân sự hoặc hình sự. Việc tiến hành các thủ tục pháp lý sẽ tốn cả chi phí và công sức, do đó, việc chuyển sang các biện pháp pháp lý có nên hay không đòi hỏi sự đánh giá cẩn thận về khả năng thắng kiện, tài chính của bên kia, sự cần thiết của kiện tụng, v.v. Câu hỏi khó khăn là phải xem xét từng vụ việc để xem cách phản ứng như thế nào đối với phản hồi của bên kia, bao gồm cả việc thương lượng về tiền đền bù và giấy phép. Nếu bên kia không đáp ứng yêu cầu và không giải quyết một cách dễ dàng, chúng tôi khuyên bạn nên nhờ đến chuyên gia.

Trường hợp không có phản hồi

Ngay cả khi bạn đã gửi thư cảnh báo, nếu không có phản hồi trong thời hạn đã nêu, hãy gửi lại thư cảnh báo để đảm bảo.

Trên thực tế, trong trường hợp thư cảnh báo được tạo bởi một luật sư hoặc một luật sư sở hữu trí tuệ, thường bên kia không thể bỏ qua. Nếu bên kia bỏ qua thư cảnh báo, việc yêu cầu chuyên gia tạo và gửi lại có thể tăng khả năng có phản hồi nào đó.

Nếu vẫn không có phản hồi đối với thư cảnh báo đã gửi lại, bạn sẽ cần xem xét việc kiện tụng, v.v.

Quy trình này và cách khởi kiện cụ thể sẽ khác nhau tùy thuộc vào cách vi phạm quyền thương hiệu và tình huống, nhưng ví dụ, về vi phạm quyền thương hiệu trong quảng cáo liệt kê, chúng tôi đã giải thích chi tiết trong bài viết dưới đây.

https://monolith.law/corporate/listing-ads[ja]

Tóm tắt

Có thể có những người do không muốn gây rối, nên do dự không gửi thư cảnh báo. Tuy nhiên, thực tế là hầu hết các trường hợp vi phạm quyền thương hiệu đều không cố ý mà do không biết. Vì vậy, nếu cảnh báo sớm, có thể nói rằng nhiều khả năng người nhận sẽ phản ứng một cách suôn sẻ. Nếu không cảnh báo mà tiếp tục để mặc, khả năng người khác sẽ không dễ dàng ngừng sử dụng thương hiệu cũng sẽ tăng lên, vì vậy, khi xác nhận vi phạm quyền thương hiệu, nên gửi thư cảnh báo ngay lập tức.

Tuy nhiên, không vì vậy mà bạn nên vội vàng giải quyết mà bỏ qua việc xem xét liệu điều đó có thực sự vi phạm quyền thương hiệu hay không. Nếu có lỗ hổng trong lập luận của thư cảnh báo đã gửi, bạn cần xem xét khả năng gây rối với đối tác và nên đưa ra quyết định một cách thận trọng. Nếu bạn muốn gửi thư cảnh báo về vi phạm quyền thương hiệu, chúng tôi khuyên bạn nên xem xét việc yêu cầu luật sư, không chỉ để chuẩn bị cho việc đàm phán và kiện tụng khi cần thiết, mà còn để giải quyết một cách nhanh chóng và chắc chắn.