Cách thực hiện thủ tục đăng ký nhận bản tin qua email

Trước đây, trong lĩnh vực tiếp thị qua email, thư trực tiếp đã từng là trọng tâm. Tuy nhiên, với sự phổ biến của Internet hiện nay, tầm quan trọng của “Thư thông báo qua email” đã tăng lên đáng kể.

Sự thuận tiện và tốc độ chỉ cần nhấp chuột để gửi thư thông báo đến người dùng trên toàn thế giới, cùng với chi phí thấp, là những điểm hấp dẫn lớn của thư thông báo qua email.

Tuy nhiên, nếu bạn gửi thư thông báo mà không tuân theo các quy định pháp lý liên quan, bạn có thể phải chịu hình phạt như tù giam hoặc phạt tiền.

Đặc biệt, có nhiều người không biết rõ về “Quy định về việc đăng ký nhận thông tin” rất quan trọng, vì vậy lần này, tôi sẽ giải thích một cách dễ hiểu về “Cách thức thực hiện việc đăng ký nhận thông tin trong việc gửi thư thông báo qua email” cần thiết để gửi thư thông báo một cách an toàn.

Quy định về Opt-in là gì?

“Opt-in” là việc người nhận yêu cầu gửi email từ người gửi email cụ thể trước hoặc đồng ý cho việc gửi email. Việc cấm quảng cáo email đối với người nhận không có ý định “đồng ý” được gọi là “quy định về Opt-in”.

Cho đến khi luật được sửa đổi vào năm 2008 (năm 2008 theo lịch Gregory), phương pháp cấm gửi email đến người nhận đã thông báo từ chối nhận “Opt-out” đã được áp dụng, nhưng do số lượng tăng lên, nó đã được thay đổi thành “phương pháp Opt-in”.

Cơ sở của quy định về Opt-in là Điều 3, Khoản 1 của Luật Email Cụ Thể của Nhật Bản (Luật về việc chuẩn hóa việc gửi email cụ thể, v.v.).

Điều 3 (Hạn chế việc gửi email cụ thể)
Người gửi không được gửi email cụ thể đến bất kỳ ai ngoại trừ những người được liệt kê dưới đây.
1. Người đã thông báo trước cho người gửi hoặc người được ủy quyền gửi (người được ủy quyền gửi email (chỉ giới hạn ở tổ chức có mục đích lợi nhuận và cá nhân kinh doanh). Dưới đây cùng áp dụng.) về việc yêu cầu gửi email cụ thể hoặc đồng ý gửi.
2. Ngoài những người được liệt kê ở mục trước, những người đã thông báo địa chỉ email của mình cho người gửi hoặc người được ủy quyền gửi theo quy định của Bộ Nội vụ và Chính phủ.
3. Ngoài những người được liệt kê ở hai mục trước, những người có mối quan hệ giao dịch với người kinh doanh liên quan đến quảng cáo hoặc quảng bá thông qua email cụ thể.
4. Ngoài những người được liệt kê ở mục trước, tổ chức hoặc cá nhân (chỉ giới hạn ở người kinh doanh) đã công bố địa chỉ email của mình theo quy định của Bộ Nội vụ và Chính phủ.

Email cụ thể

“Email cụ thể” là email mà người gửi (tổ chức/cá nhân) có mục đích lợi nhuận gửi cho mục đích quảng cáo hoặc quảng bá, nhưng các loại email sau cũng thuộc về “email được gửi cho mục đích quảng cáo hoặc quảng bá”.

• Email có mục đích gửi bao gồm việc dẫn dắt đến trang web nhằm quảng cáo hoặc quảng bá thông tin về dịch vụ/sản phẩm kinh doanh
• Email nhằm mục đích dẫn dắt đến trang web kinh doanh bằng cách giả mạo như lời mời đến SNS, thông báo trúng thưởng, email từ bạn bè hoặc liên lạc từ thành viên khác trên trang web thành viên

Tuy nhiên, các loại email sau đây không thuộc về “email cụ thể”.

• Email không chứa nội dung quảng cáo hoặc quảng bá và không dẫn dắt đến trang web quảng cáo hoặc quảng bá, như thông báo liên quan đến giao dịch như hướng dẫn về điều kiện giao dịch hoặc thông báo về việc thu phí
• Email chỉ là lời chào theo mùa, không chứa nội dung quảng cáo hoặc quảng bá và không dẫn dắt đến trang web quảng cáo hoặc quảng bá
• Email được gửi bởi tổ chức phi lợi nhuận như tổ chức chính trị, tổ chức tôn giáo, tổ chức phi lợi nhuận, công đoàn, v.v.

Hình phạt

Nếu vi phạm Luật Email Cụ Thể, Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Thủ tướng Chính phủ có thể ra lệnh “tuân thủ” hoặc “cải thiện”, “hủy đăng ký”, v.v. đối với người gửi.

Ngoài ra, nếu gửi email bằng cách giả mạo thông tin người gửi hoặc không tuân theo các lệnh, bạn có thể bị phạt tù dưới 1 năm hoặc phạt dưới 1 triệu yên (đối với tổ chức, ngoài việc phạt người hành động, tổ chức có thể bị phạt dưới 30 triệu yên).

Ngoại lệ của quy định Opt-in

Trong quy định Opt-in, ngoài trường hợp người nhận đã thể hiện “đồng ý” với việc gửi email cụ thể, cũng cho phép gửi email cụ thể đến những người được xác định như sau.

Người đã thông báo địa chỉ email của mình bằng văn bản

Trong trường hợp bạn đã trao “văn bản” có ghi địa chỉ email của mình như danh thiếp, vì đã hiểu rằng có khả năng sẽ nhận được email từ người nhận, nên người nhận có thể gửi email cụ thể mà không cần “đồng ý” của người nhận.

Ngoài ra, ngay cả khi không phải là “văn bản”, việc thông báo địa chỉ email thông qua trang web cũng cho phép gửi email cụ thể mà không cần “đồng ý” của người nhận trong các trường hợp sau.

• Trường hợp đăng quảng cáo kèm theo email về các vấn đề quan trọng như “thành lập hợp đồng”, “nội dung hợp đồng”, “xác nhận đơn hàng”
• Trường hợp đăng quảng cáo trong một phần của email như bản tin mà đã nhận được “đồng ý” của người nhận để gửi
• Trường hợp đăng quảng cáo như điều kiện sử dụng miễn phí trong trường hợp có thể lấy địa chỉ email miễn phí như email miễn phí

※Lưu ý rằng việc trao đổi danh thiếp trực tuyến không phải là “văn bản” nên nó sẽ trở thành đối tượng của quy định Opt-in.

Người có mối quan hệ giao dịch

Ví dụ, trong trường hợp khách hàng đã mở tài khoản tại một tổ chức tài chính và tiếp tục sử dụng tổ chức tài chính, có thể coi là có mối quan hệ giao dịch giữa tổ chức tài chính và khách hàng, và trong trường hợp này, nó sẽ trở thành ngoại lệ của quy định Opt-in.

Tuy nhiên, trong trường hợp chỉ mua hàng một lần từ cửa hàng trực tuyến, không thể nói rằng có mối quan hệ giao dịch liên tục giữa cửa hàng trực tuyến và khách hàng, nên nó sẽ trở thành đối tượng của quy định Opt-in.

Người đã công bố địa chỉ email của mình

Mục đích của việc công bố địa chỉ email là để nhận email từ bên thứ ba, vì vậy, ngay cả trong trường hợp gửi email cụ thể, nó được cho là có thể chấp nhận và không nằm trong phạm vi của quy định Opt-in. Tuy nhiên, nếu bạn đã hiển thị ý định từ chối nhận email cụ thể, bạn sẽ trở thành đối tượng của quy định Opt-in.

Cách thực hiện quy trình đăng ký nhận thông tin (Opt-in)

Cách thu thập “sự đồng ý”

Điều quan trọng nhất trong quy định đăng ký nhận thông tin là việc thu thập “sự đồng ý” của người nhận đối với việc gửi email cụ thể. Để xác định xem có “sự đồng ý” hay không, cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Người nhận phải nhận biết được việc “gửi email cụ thể”
• Phải có “biểu hiện ý chí đồng ý” với việc này

Để làm rõ việc thu thập “sự đồng ý”, bạn cần nhận được phản hồi từ người nhận, như email đồng ý hoặc xác nhận.

<Mẫu>
「※Email này được gửi đến những người đã tham gia các hội thảo của chúng tôi trong quá khứ, hoặc đã liên hệ với chúng tôi. Nếu bạn muốn nhận bản tin về dịch vụ và sản phẩm của chúng tôi, xin vui lòng trả lời email này.

Cách hiển thị để thu thập “sự đồng ý”

Khi thu thập “sự đồng ý”, người nhận phải nhận biết được ① người gửi email và ② việc gửi email chứa quảng cáo hoặc quảng bá. Điểm quan trọng của cách hiển thị được đề xuất là như sau:

• Làm nổi bật bằng “kích thước” hoặc “màu sắc” của chữ
• Đặt các mục hiển thị gần “nút đăng ký”
• Để trống hộp kiểm “Tôi muốn nhận email quảng cáo”, để người nhận tự đánh dấu (mặc định là tắt)
• Nếu hộp kiểm “Tôi muốn nhận email quảng cáo” đã được đánh dấu sẵn (mặc định là bật), hãy làm cho người nhận nhận biết được điều này bằng cách sử dụng màu sắc hoặc gạch chân
• Nếu email chứa quảng cáo hoặc quảng bá từ nhiều doanh nghiệp, hãy ghi rõ “ngành nghề”, “tên công ty”, “tên trang web”, v.v.

Ngoài ra, để ngăn chặn người nhận “đồng ý” một cách vô tình, chúng tôi khuyến nghị bạn hiển thị ① việc đồng ý với việc gửi email cụ thể và ② tiêu đề email cụ thể, trên màn hình xác nhận đăng ký, v.v.

Khuyến nghị sử dụng Double Opt-in

Double Opt-in là việc gửi email xác nhận không chứa nội dung quảng cáo hoặc quảng bá đến địa chỉ email của người nhận đã “đồng ý” với việc gửi email, và xác định “sự đồng ý” với việc gửi email cụ thể thông qua phản hồi của người nhận.

Điều này được khuyến nghị như một phương pháp hiệu quả để ngăn chặn việc sử dụng địa chỉ email của người khác mà không có sự cho phép (“giả mạo”) và chứng minh “sự đồng ý” của người nhận.

Có thể thu thập “sự đồng ý” qua điện thoại không?

Theo pháp luật, không giới hạn phương pháp thu thập sự đồng ý, vì vậy việc thu thập sự đồng ý qua điện thoại cũng là hợp lệ. Tuy nhiên, do việc “lưu trữ hồ sơ chứng minh sự đồng ý” là bắt buộc, bạn phải lưu trữ hồ sơ cho thấy “thời gian” và “phương pháp” thu thập sự đồng ý.

Nghĩa vụ của người gửi email tiếp thị

Đối với người gửi email tiếp thị như thư điện tử quảng cáo, ngoài việc phải có sự “đồng ý” từ người nhận, còn có một số nghĩa vụ khác.

Hiển thị tùy chọn từ chối nhận (Opt-out)

Theo Luật Thư điện tử cụ thể của Nhật Bản (Japanese Specific Electronic Mail Law) và các quy định thi hành, email tiếp thị cụ thể phải hiển thị các thông tin sau:

• Tên hoặc tên gọi của người chịu trách nhiệm gửi email tiếp thị cụ thể
• Địa chỉ của người chịu trách nhiệm gửi
• Thông báo về việc có thể từ chối nhận (opt-out)
• Địa chỉ email hoặc địa chỉ trang web dùng để từ chối nhận
• Số điện thoại, địa chỉ email hoặc địa chỉ trang web để khiếu nại hoặc yêu cầu thông tin

<Mẫu thông báo về việc có thể từ chối nhận>
“Bạn có thể dừng việc nhận bất cứ lúc nào từ liên kết ở cuối email.”

<Mẫu cách từ chối nhận>
“Nếu bạn muốn dừng việc nhận, vui lòng dừng từ URL dưới đây.”
“Để thay đổi hoặc hủy dịch vụ email tiếp thị, vui lòng nhấp vào đây”

Về việc từ chối nhận, điểm quan trọng là phải làm cho người nhận dễ dàng nhận biết thông qua “kích thước” “màu sắc” “vị trí” của chữ.

Khuyến nghị thêm điều khoản về chính sách bảo mật

Trước mục “Thông tin liên hệ” trên trang web, chúng tôi khuyến nghị bạn thêm các quy định về việc xử lý thông tin cá nhân như “tiết lộ” “sửa đổi” “dừng sử dụng” trong chính sách bảo mật.

＜Mẫu＞
“Công ty chúng tôi, đối với thông tin cá nhân mà chúng tôi sở hữu, nếu có yêu cầu về việc tiết lộ, sửa đổi, thêm, xóa, dừng sử dụng, xóa (dưới đây gọi là “tiết lộ, v.v.”), sau khi xác nhận rằng người yêu cầu là chính mình, chúng tôi sẽ xử lý mà không chậm trễ theo Luật Bảo vệ thông tin cá nhân.”

Nếu bạn muốn biết thêm về “Điểm quan trọng khi tạo chính sách bảo mật dựa trên Luật Bảo vệ thông tin cá nhân”, vui lòng xem chi tiết dưới đây cùng với bài viết này.

Lưu trữ “hồ sơ chứng minh sự đồng ý”

Trong quy định về opt-in, việc có “sự đồng ý” trước của người nhận là quan trọng để xác định xem có hợp pháp hay không, do đó, việc lưu trữ “hồ sơ chứng minh sự đồng ý” được yêu cầu theo Điều 3 Khoản 2 của Luật Thư điện tử cụ thể.

Nội dung lưu trữ

Nội dung lưu trữ liên quan đến “hồ sơ chứng minh sự đồng ý” là một trong những nội dung sau:

• Hồ sơ cho thấy tình hình như “địa chỉ email” “thời gian” “phương pháp” mà sự đồng ý đã được nhận
• Trong trường hợp nhận “sự đồng ý” thông qua văn bản, email, trang web, v.v., hồ sơ về phần cố định như câu văn hoặc cấu trúc màn hình được trình bày cho người nhận khi nhận “sự đồng ý”

Thời gian lưu trữ

Thời gian lưu trữ được quy định là từ ngày dừng gửi email tiếp thị cụ thể cho đến ngày sau một tháng. Tuy nhiên, nếu vi phạm các quy định liên quan và nhận lệnh hành động, thời gian lưu trữ sẽ thay đổi dựa trên ngày gửi cuối cùng, vì vậy cần lưu ý.

Tổng kết

Lần này, chúng tôi đã giải thích chi tiết về ① quy định về Opt-in, ② ngoại lệ của quy định Opt-in, ③ cách thức thực hiện thủ tục Opt-in, và ④ nghĩa vụ của người gửi bản tin dựa trên ‘Luật Email Điện tử Đặc biệt’ của Nhật Bản và các quy định liên quan khác.

Trong thực tế kinh doanh, chúng tôi nghĩ rằng sẽ có những trường hợp không nằm trong nội dung mà chúng tôi đã giới thiệu trong bài viết này.

Trong những trường hợp như vậy, chúng tôi khuyên bạn nên thảo luận với luật sư có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm phong phú trước khi tự quyết định.