Những điểm cần lưu ý khi ký kết hợp đồng thầu trong phát triển hệ thống

Hợp đồng được ký kết trong dự án phát triển hệ thống IT chủ yếu là hợp đồng thầu và hợp đồng ủy quyền. Cả người dùng lẫn nhà cung cấp đều có lợi ích và nhược điểm khác nhau khi áp dụng từng loại hợp đồng. Tuy nhiên, việc nắm bắt được đặc điểm và điểm cần lưu ý khi ký kết là rất quan trọng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích về hợp đồng thầu trong công việc phát triển hệ thống IT.

Phát triển hệ thống và hợp đồng thầu

Hợp đồng thầu là gì?

Để hiểu hợp đồng thầu là gì, điều quan trọng nhất là xác định các yếu tố thành lập hợp đồng thầu trực tiếp từ văn bản pháp luật.

Điều 632

Hợp đồng thầu có hiệu lực khi một bên cam kết hoàn thành một công việc và bên kia cam kết thanh toán tiền công cho kết quả công việc đó.

“Hoàn thành công việc” là từ khóa quan trọng nhất. Ví dụ tiêu biểu về hợp đồng thầu là xây dựng các công trình yêu cầu công việc xây dựng. Ví dụ, việc xây dựng nhà ở hoặc tòa nhà trước ngày hẹn sẽ được coi là “hoàn thành công việc”, và nghĩa vụ sẽ được thực hiện. Ngược lại, nếu công việc xây dựng không tiến triển và bị trễ hẹn, trách nhiệm vi phạm nghĩa vụ do chậm trễ sẽ được áp dụng dưới một số điều kiện. Tuy nhiên, nếu “hoàn thành công việc” được công nhận một lần, vấn đề vi phạm nghĩa vụ sẽ không còn, và sau đó sẽ trở thành vấn đề trách nhiệm bảo đảm khuyết điểm. Điều này cũng cho thấy rằng, đặc điểm của hợp đồng thầu là tập trung vào kết quả “hoàn thành công việc”. Về việc công nhận “hoàn thành công việc” dựa trên điều gì, chúng tôi đã giải thích chi tiết trong bài viết dưới đây.

Hợp đồng thầu không chỉ được sử dụng trong xây dựng mà còn được sử dụng rộng rãi trong các dự án phát triển hệ thống yêu cầu ý tưởng lớn và kế hoạch chi tiết.

Sự khác biệt giữa hợp đồng thầu và hợp đồng ủy quyền

Khi hiểu rằng hợp đồng thầu là một loại hợp đồng tập trung vào kết quả “hoàn thành công việc”, đồng thời, chúng ta cũng hiểu được đặc điểm của hợp đồng ủy quyền. Loại hợp đồng này tập trung vào phần quá trình, chứ không phải kết quả “hoàn thành”. Ví dụ, nếu quá trình xử lý công việc được tiến hành đúng cách, dù kết quả ra sao, việc yêu cầu thanh toán là có thể (Điều 648, khoản 2), và nếu việc thực hiện bị kết thúc giữa chừng do lý do không thể trách nhiệm được đưa về phía người nhận ủy quyền, việc yêu cầu thanh toán theo tỷ lệ cũng được quy định (Điều 648, khoản 3).

Về việc so sánh giữa hợp đồng ủy quyền và hợp đồng ủy quyền, chúng tôi đã giải thích chi tiết trong bài viết dưới đây.

Lý do hợp đồng thầu được ưa chuộng trong phát triển hệ thống

Trong hợp đồng phát triển hệ thống, hợp đồng thầu được sử dụng rất nhiều. Lý do hợp đồng thầu được sử dụng nhiều là vì cả hai bên, người đặt hàng và người nhận đơn đặt hàng, đều có lợi ích nhất định.

Đầu tiên, lợi ích của việc đặt hàng công việc theo hợp đồng thầu đối với người dùng là việc yêu cầu thực hiện nghĩa vụ dễ dàng được rõ ràng hóa dưới hình thức “hoàn thành công việc”. Nói cách khác, có sự rõ ràng rằng, trừ khi đạt được trạng thái có thể coi là “hoàn thành” (ngay cả khi có vấn đề về trách nhiệm bảo đảm khuyết điểm xuất hiện sau khi tìm thấy lỗi, v.v.), không cần phải thanh toán tiền công. Điều này rất hấp dẫn đối với người dùng không muốn chấp nhận rủi ro phí công tăng lên đáng kể khi công việc tốn nhiều thời gian hơn dự kiến hoặc kéo dài. Việc thanh toán một khoản tiền cố định cho sản phẩm hoàn thiện tương đương với việc quản lý ngân sách rất thuận tiện.

Mặt khác, đối với người nhận đơn đặt hàng, việc nhận đơn đặt hàng theo hợp đồng thầu cũng có thể mang lại lợi ích nhất định. Hợp đồng thầu có thể mang lại tỷ suất lợi nhuận lớn hơn nếu công việc được tiến hành tốt.

Vì “hoàn thành công việc” là yêu cầu để thực hiện nghĩa vụ, từ góc độ của người nhận công việc, không cần quan tâm đến việc bao nhiêu chi phí đã được bỏ ra cho quá trình “hoàn thành” (trong trường hợp phát triển hệ thống, phần lớn là chi phí nhân công). Do đó, có sự đồng lòng giữa nhà cung cấp muốn tăng tỷ suất lợi nhuận và người dùng muốn dễ dàng quản lý ngân sách, hợp đồng thầu rất được ưa chuộng trong phát triển hệ thống.

Điểm cần lưu ý khi ký kết hợp đồng nhận thầu

Dù hợp đồng nhận thầu mang lại lợi ích cho cả người dùng và nhà cung cấp, nhưng đặc biệt đối với nhà cung cấp, việc ký kết hợp đồng nhận thầu một cách dễ dàng cũng đi kèm với rủi ro. Điều quan trọng nhất là “hoàn thành công việc” cần thiết cho việc thực hiện nghĩa vụ, có nghĩa là bạn không thể được miễn trừ trách nhiệm về việc không thực hiện nghĩa vụ mà không hoàn thành sản phẩm. Đây cũng là lý do tại sao các vụ cháy lớn thường xuyên xảy ra, như việc phải dành thời gian cho việc giao hàng ngay cả khi bị lỗ do sai lầm trong việc ước lượng của nhà cung cấp.

Vậy, để ký kết hợp đồng nhận thầu, điều gì cần được chú ý trong việc ghi chú trên hợp đồng? Hãy xem từng điểm dưới đây.

Rõ ràng về yêu cầu hệ thống và điều kiện chấp nhận trước

Điều quan trọng trong hợp đồng nhận thầu, không cần phải nói, là làm rõ điều kiện “hoàn thành công việc”. Thông thường, “hoàn thành công việc” ở đây đề cập đến nội dung của thỏa thuận được thực hiện trong giai đoạn định rõ yêu cầu. Tuy nhiên, trong thực tế, có thể có trường hợp bị ép buộc thay đổi sau khi quá trình phát triển tiến triển, vì vậy, yêu cầu “hoàn thành công việc” cũng có thể thay đổi. Bao gồm cả những điều này, việc tài liệu hóa lịch sử thay đổi đặc điểm kỹ thuật được coi là quan trọng. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi giải thích cách quản lý thay đổi trong dự án phát triển hệ thống từ góc độ pháp lý.

Ngoài ra, liên quan đến chủ đề này, việc đặt thỏa thuận trước về “chấp nhận” mà người dùng thực hiện cũng hiệu quả trong việc ngăn ngừa rắc rối sau này. Ngay cả khi bạn muốn giao hàng sản phẩm, tình huống như việc không thể liên lạc được với người phụ trách phía người dùng, hoặc không nhận được phản hồi trong thời gian dài, là điều dễ hiểu. Để tránh tình trạng không rõ ràng về việc chấp nhận và bị bỏ qua, việc đặt một ngày cố định cho việc chấp nhận là hữu ích. Đây là điều được gọi là “điều khoản chấp nhận giả định”, nhưng chúng tôi đã giải thích về điều này trong bài viết dưới đây.

Đặt thỏa thuận trước về việc có chuyển giao quyền tác giả hay không

Ngoài ra, vấn đề thường gặp khác là liên quan đến việc chuyển giao quyền tác giả. Theo nguyên tắc, quyền tác giả thuộc về “người tạo ra”, tức là nhà cung cấp trong việc phát triển hệ thống, nhưng cũng có thể chuyển giao hoặc chuyển nhượng do tính chất của quyền. Do đó, việc đặt thỏa thuận trước về việc chuyển giao quyền tác giả cho người dùng có thể ngăn ngừa rắc rối sau này. Về quyền sở hữu và chuyển giao quyền tác giả, chúng tôi đã giải thích chi tiết trong bài viết dưới đây.

Các điểm cần lưu ý khác

Ngoài ra, nếu bạn muốn ký kết hợp đồng như một hợp đồng nhận thầu mà không bao gồm các yếu tố giống như ủy thác,

• Đặt mức thù lao không liên quan đến số giờ làm việc
• Ghi rõ “Hợp đồng nhận thầu” trong tiêu đề hợp đồng
• Ghi rõ điều khoản về trách nhiệm bảo hành khuyết điểm
• Thanh toán thù lao là sự trao đổi tương đương đối với kết quả hoặc thành quả

Điều này cần được chú ý.

Tuy nhiên, việc giữ ý nghĩ dễ dàng rằng viết “Hợp đồng nhận thầu” trong tiêu đề hợp đồng sẽ biến mọi thứ thành hợp đồng nhận thầu là điều cấm kỵ. Trong thực tế, có trường hợp mẫu hợp đồng của công ty khác được sử dụng liên tục mà không quan tâm đến việc nội dung ghi chú có phải là nhận thầu hay ủy thác. Trong trường hợp rắc rối đến tòa án, các vấn đề thực tế hơn, như nội dung tổng thể của các điều khoản ghi chú trong hợp đồng, thói quen kinh doanh trước đây, vv, sẽ được coi trọng hơn các yếu tố bề mặt như ngôn từ tiêu đề. Điểm này cũng nên được chú ý.

Tổng kết

Nếu chúng ta chú ý đến những điểm trên, việc xử lý các công việc hợp đồng theo hình thức nhận thầu sẽ trở nên dễ dàng hơn. Đáng chú ý là từ “ủy thác” được sử dụng trong cả hai loại hợp đồng nhận thầu và hợp đồng ủy quyền. Ngoài ra, thuật ngữ “ủy thác công việc” thường được sử dụng khi các bên có ý định ký kết hợp đồng ủy quyền. Việc chú ý đến những khác biệt nhỏ trong các thuật ngữ như vậy cũng sẽ rất hữu ích.