Japonský systém řízení pobytu: Perspektiva dodržování předpisů a řízení rizik pro podniky

V kontextu globalizace a demografických změn v Japonsku se pro mnohé japonské společnosti stává zajištění kvalifikovaných zahraničních pracovníků nezbytnou součástí strategie pro podnikový růst. Avšak pro zaměstnávání zahraničních talentů a maximální využití jejich schopností je nezbytné mít nejen správné řízení lidských zdrojů, ale také specifické právní znalosti. Zvláště důležité je hluboké porozumění systému správy pobytu zahraničních osob v Japonsku, který je regulován základním zákonem „Japonský zákon o imigraci a uznání uprchlíků“ (dále jen „imigrační zákon“). Tento systém určuje právní status všech cizinců pobývajících v Japonsku a přísně definuje rozsah jejich aktivit. Proto je pro společnosti dodržování tohoto právního systému a jeho správná aplikace klíčová nejen pro vyhnutí se právním odpovědnostem, ale také pro vytvoření prostředí, ve kterém mohou zahraniční zaměstnanci pracovat bez obav a naplno uplatnit své schopnosti, což je základem pro udržitelný růst společnosti. Tento článek poskytne manažerům a právním zástupcům společností podrobný pohled na klíčové aspekty japonského systému správy pobytu, včetně systému povolení pobytu, postupů pro odjezd a opětovný vstup do země a souvisejících právních rizik, a to vše s ohledem na konkrétní právní předpisy a praktické aspekty.

Základy správy pobytu: Systém pobytových kvalifikací v Japonsku

Aby mohli cizinci legálně pobývat a působit v Japonsku, je absolutně nezbytné získat a udržet jeden z “pobytových kvalifikací” stanovených japonským imigračním zákonem. Tento systém pobytových kvalifikací tvoří základ správy pobytu v Japonsku a pochopení jeho struktury je prvním krokem k dodržování předpisů.

Základní principy systému pobytových kvalifikací

Systém pobytových kvalifikací v Japonsku je založen na principu “povolení”, který umožňuje jednotlivcům provádět specifické aktivity na základě individuálního povolení. Zákon nevyjmenovává zakázané aktivity, ale omezuje povolené aktivity pro každou pobytovou kvalifikaci. V tomto rámci jsou aktivity mimo povolený rozsah, zejména ty, které přinášejí příjem, v zásadě zakázány, pokud nejsou získána zvláštní povolení. Tato struktura “výchozí neoprávněnost” je základním principem, který musí podniky neustále zohledňovat při správě pracovních činností svých zahraničních zaměstnanců.

Pobytové kvalifikace jsou rozděleny do dvou hlavních kategorií na základě jejich podstaty.

První kategorií jsou “aktivní kvalifikace”, které se zaměřují na konkrétní činnosti prováděné v Japonsku. Příklady zahrnují “Technologie, Humanitní vědy, Mezinárodní služby” nebo “Management a Řízení”, kde je povoleno se věnovat pouze specifickým odborným a technickým aktivitám.

Druhou kategorií jsou “rezidenční kvalifikace”, které se zaměřují na osobní status nebo postavení jedince. Sem patří například “Trvalí rezidenti” nebo “Manželé Japonců atd.”, kteří mají v zásadě neomezené možnosti v oblasti činností a mohou pracovat svobodně.

Z pohledu podnikového dodržování předpisů a řízení rizik existují mezi těmito dvěma kategoriemi důležité rozdíly. Při zaměstnávání pracovníků s aktivními kvalifikacemi musí podniky nést odpovědnost za trvalé zajištění, že pracovní činnosti zaměstnanců nevybočují z povoleného rozsahu jejich pobytové kvalifikace. Na druhou stranu, u zaměstnanců s rezidenčními kvalifikacemi neexistují v rámci imigračního zákona žádná omezení týkající se pracovních aktivit, což výrazně snižuje správní zátěž podniků. Tento rozdíl by měl být zohledněn jako důležitý faktor při plánování strategie náboru pracovníků.

Pobytová karta: Důkaz identity a pracovního povolení

Cizincům, kteří pobývají v Japonsku na střednědobé a dlouhodobé období, je vydána “pobytová karta” od ministra spravedlnosti. Tato karta není pouhým dokladem totožnosti, ale veřejným dokumentem, který shrnuje důležité informace pro správu pobytu. Na kartě jsou kromě základních informací, jako je jméno, státní příslušnost a datum narození, uvedeny také typ pobytové kvalifikace, datum vypršení platnosti pobytu a nejdůležitější “existence omezení práce”.

Podle článku 23 imigračního zákona je střednědobým a dlouhodobým rezidentům uložena povinnost mít u sebe pobytovou kartu. Pro podniky je pobytová karta jediným a nezbytným zdrojem informací pro ověření pracovních kvalifikací cizince, kterého chtějí zaměstnat. Pouhé ústní prohlášení nebo sebeprezentace od uchazečů o zaměstnání jsou nedostatečné a před uzavřením pracovní smlouvy je právně vyžadováno ověření originálu pobytové karty a přesné pochopení, zda je práce povolena a jaký je její rozsah. Pokud podnik zanedbá tuto kontrolu, může být obviněn z podpory nelegálního zaměstnávání, což představuje vážný nedostatek v dodržování předpisů.

Hlavní typy pracovních víz v Japonsku

Existuje mnoho typů pracovních víz přímo souvisejících s podnikáním, ale zejména dvě z nich, která se týkají manažerských pozic a odborných pracovníků, vyžadují přesné pochopení jejich požadavků a provozních postupů.

Management a správa

Pracovní vízum “Management a správa” je určeno pro cizince, kteří se v Japonsku věnují řízení nebo správě podniku. To zahrnuje pozice jako jsou výkonní ředitelé společností, členové představenstva nebo vedoucí poboček. Při posuzování tohoto víza se hodnotí nejen osobní kariéra žadatele, ale také skutečná podstata, stabilita a udržitelnost podnikání.

Mezi konkrétní požadavky patří existence obchodního místa v Japonsku, dosažení určité velikosti podniku (například zaměstnání alespoň dvou stálých pracovníků nebo kapitál nebo celková výše investic ve výši 5 milionů jenů) a konkrétní a realizovatelný obchodní plán. Zvláště finanční situace podniku je přísně posuzována, pokud například poslední účetní uzávěrka ukazuje, že podnik je v dluhové pasti.

V posledních letech se požadavky na toto vízum zpřísňují. Například se zvažuje zavedení systému, který by vyžadoval určitou úroveň znalosti japonského jazyka u žadatele nebo stálých zaměstnanců, což ukazuje, že úřady kladou důraz nejen na formální splnění požadavků, ale také na schopnost a vůli skutečně řídit podnik v Japonsku. Firmy, které chtějí toto vízum využít k přivábení cizinců, musí prokázat nejen založení společnosti, ale také to, že jejich podnikání je hmatatelné a udržitelné, a to pomocí objektivních dokumentů.

Technologie, humanitní vědy a mezinárodní obchod

“Technologie, humanitní vědy a mezinárodní obchod” je jedním z nejtypičtějších pracovních víz zaměřených na zaměstnání. Zahrnuje činnosti vyžadující technické znalosti nebo dovednosti v oblasti přírodních věd (technologie), znalosti v oblasti práva, ekonomie, sociologie nebo jiných humanitních věd (humanitní vědy) nebo činnosti vyžadující myšlení nebo citlivost založenou na cizí kultuře (mezinárodní obchod). Příklady zahrnují IT inženýry, strojní konstruktéry, účetní a finanční pracovníky, konzultanty, tlumočníky a překladatele, jazykové učitele nebo designéry.

Nejdůležitějším požadavkem pro získání tohoto víza je přímá a racionální souvislost mezi vzděláním nebo pracovními zkušenostmi žadatele a obsahem práce, kterou bude v Japonsku vykonávat. Například v oblasti “technologie” nebo “humanitních věd” se obvykle vyžaduje, aby žadatel absolvoval univerzitu se zaměřením na příslušný obor nebo měl více než desetiletou praxi. V oblasti “mezinárodního obchodu” se kromě tlumočení a výuky jazyků obvykle vyžaduje více než tříletá praxe.

Důležité je, že toto vízum neumožňuje vykonávat činnosti, které jsou považovány za jednoduchou manuální práci a nevyžadují odborné znalosti nebo dovednosti. Nesoulad mezi vzděláním nebo pracovními zkušenostmi a obsahem práce je jedním z nejčastějších důvodů pro zamítnutí žádosti o vízum. Proto by firmy měly při náboru pečlivě ověřit, zda se specializace kandidáta shoduje s přidělenými pracovními úkoly, a v žádosti o vízum by měly jasně popsat tuto souvislost. Navíc je po zaměstnání nezbytné neustále sledovat, zda se pracovní činnosti zaměstnance nerozcházejí s původním rozsahem pracovních úkolů a nezahrnují činnosti, které by mohly být považovány za jednoduchou manuální práci, což je klíčové pro dodržování předpisů.

Postupy během pobytu v Japonsku

Cizinci pobývající v Japonsku musí v závislosti na změnách svého statusu podstoupit různé právní procedury. Správné provádění těchto procedur je základem pro udržení stabilního pobytu v zemi.

Povolení ke změně pobytového statusu v Japonsku

Cizinci držící pobytový status v Japonsku, kteří se chtějí věnovat aktivitám, jež přesahují rámec povolených činností jejich současného pobytového statusu, musí předem požádat o “povolení ke změně pobytového statusu” a získat schválení. Tento postup je stanoven v článku 20 Imigračního zákona (nyūkan-hō). Například student s pobytovým statusem “studium”, který po absolvování školy nastoupí do práce v japonské společnosti jako odborník, musí změnit svůj pobytový status na “technické dovednosti, humanitní znalosti a mezinárodní služby” nebo podobný.

Žádost o změnu pobytového statusu není jen obyčejným aktualizačním postupem registračních informací. Jedná se o podstatně novou žádost o pobytový status, která podléhá stejně přísnému posouzení, jako je tomu u posuzování splnění všech požadavků nového pobytového statusu. Úřady provádějící posouzení rozhodují na základě předložených dokumentů o oprávněnosti nové činnosti, způsobilosti žadatele a také o jeho chování během pobytu v Japonsku, včetně posouzení celkové historie jeho předchozího pobytu.

Povolení k prodloužení doby pobytu

Každý typ pobytového oprávnění v Japonsku má stanovenou dobu pobytu podle nařízení Ministerstva spravedlnosti. Pokud si přejete zůstat v Japonsku i po uplynutí doby pobytu uvedené na vaší pobytové kartě, musíte před uplynutím této doby požádat o “povolení k prodloužení doby pobytu”. Tento postup je založen na článku 21 Imigračního zákona. Žádost je možné podat obvykle asi tři měsíce před uplynutím doby pobytu.

Tato žádost o prodloužení má také charakter pravidelného auditu dodržování předpisů týkajících se pobytového statusu. Úřady přezkoumávají, zda žadatel nadále vykonává činnosti odpovídající povolenému pobytovému oprávnění a zda se řádně chová. Například u držitelů oprávnění “management a správa” se kontroluje, zda je podnikání stále udržováno v dobrém stavu, a u “technických dovedností, humanitních znalostí a mezinárodních služeb” se zkoumá, zda žadatel nadále vykonává odborné povinnosti.

V případě, že do uplynutí doby pobytu není rozhodnuto o žádosti, existuje “výjimečné období” až dvou měsíců po původním datu vypršení doby pobytu, během kterého je možné legálně zůstat v zemi, pokud byla žádost o prodloužení přijata včas. Toto je důležité opatření, které zabraňuje tomu, aby se osoba stala nelegálním rezidentem kvůli zpoždění v procesu schvalování.

Povolení k činnosti mimo kvalifikaci v Japonsku

Cizinci s platným japonským pobytovým statusem, kteří chtějí podnikat výdělečnou činnost, která není povolena jejich současným statusem, ale nebrání jejich hlavní činnosti, musí předem získat “Povolení k činnosti mimo kvalifikaci”. Toto povolení je udělováno na základě článku 19 odstavec 2 Zákona o imigrační kontrole a uznání uprchlíků (Imigračního zákona).

Existují především dva typy tohoto povolení. Prvním je “obecné povolení”, které je určeno hlavně pro držitele pobytového statusu “student” nebo “rodinný pobyt”. Toto povolení obecně umožňuje práci do 28 hodin týdně, s výjimkou některých odvětví, jako je například sexuální průmysl. Druhým typem je “individuální povolení”, které se uděluje odborníkům s pracovním statusem, kteří chtějí vedle své hlavní činnosti využít své odborné znalosti pro přednášky nebo konzultace a je udělováno pro konkrétní činnost a smluvního partnera.

Když společnost zaměstnává studenty na částečný úvazek, nestačí pouze zkontrolovat přítomnost povolení k činnosti mimo kvalifikaci na jejich pobytové kartě. Omezení na 28 hodin týdně se počítá i s pracovní dobou u jiných zaměstnavatelů. Proto musí společnost zřídit systém (například na základě osobního prohlášení, přísahy nebo žádosti o vedlejší činnost), který zajistí, že celková pracovní doba nepřesáhne 28 hodin týdně, a pokud se objeví příznaky překročení této hranice, je třeba je napravit. Pokud společnost tuto správu zanedbá a v důsledku toho zaměstnanec pracuje nad stanovený limit, může být společnost považována za podporovatele nelegální práce.

Povolení k trvalému pobytu v Japonsku

“Povolení k trvalému pobytu” je oprávnění k změně statusu pobytu na “trvalého rezidenta” podle článku 22 Imigračního zákona Japonska. Status trvalého rezidenta neklade žádná omezení na pobytové aktivity a doba pobytu je neomezená, což znamená, že správa pobytu je výrazně uvolněná ve srovnání s jinými typy pobytových statusů. To vede k velmi stabilnímu základu pro život v Japonsku.

Aby bylo možné získat povolení k trvalému pobytu, je nutné splnit tři přísné požadavky stanovené v odstavci 2 článku 22 Imigračního zákona Japonska. Prvním je “dobré chování” (požadavek dobrého chování), druhým je “mít dostatečné prostředky nebo dovednosti k samostatnému zajištění obživy” (požadavek samostatné obživy) a třetím je “uznání, že trvalý pobyt osoby je v souladu s japonskými národními zájmy” (požadavek souladu s národními zájmy). Požadavek souladu s národními zájmy obvykle zahrnuje podmínky, jako je nepřetržitý pobyt v Japonsku po dobu více než 10 let, řádné plnění veřejných povinností, jako je placení daní a sociálního pojištění.

Proces schvalování povolení k trvalému pobytu je prováděn s mimořádnou opatrností a standardní doba zpracování je stanovena na 4 měsíce, ale ve skutečnosti může trvat 6 až 10 měsíců nebo i déle. Celková doba pobytu žadatele v Japonsku je pečlivě posuzována z hlediska dodržování zákonů, takže i drobné přestupky nebo nesrovnalosti v minulosti mohou vést k zamítnutí žádosti.

Dočasný odchod a opětovný vstup do Japonska

Cizinci, kteří mají povolení k pobytu v Japonsku a chtějí zemi dočasně opustit z pracovních či osobních důvodů a poté se vrátit s tím samým povolením k pobytu, musí před odjezdem absolvovat správný proces. Pokud tento proces zanedbají, jejich povolení k pobytu zanikne a pro návrat do Japonska budou muset znovu podat žádost o vystavení osvědčení o způsobilosti k pobytu od začátku.

Přehled systému povolení k opětovnému vstupu

Existují dva systémy, které usnadňují opětovný vstup po odjezdu: “povolení k opětovnému vstupu” a “předpokládané povolení k opětovnému vstupu”. Výběr mezi těmito systémy by měl být pečlivě zvážen na základě délky a účelu odjezdu.

“Povolení k opětovnému vstupu” je systém založený na článku 26 zákona o imigraci, který vyžaduje předchozí žádost a získání povolení od regionálního úřadu pro imigraci a pobyt před odjezdem. Toto povolení se používá, pokud se plánuje odjezd na dobu delší než jeden rok. Existují jednorázová povolení a vícecestná povolení, která lze použít kdykoliv během platnosti, a maximální doba platnosti je pět let v rámci stávající doby pobytu.

Na druhou stranu, “předpokládané povolení k opětovnému vstupu” je zjednodušený systém podle článku 26-2 zákona o imigraci. Střednědobí a dlouhodobí rezidenti s platným cestovním pasem a kartou pobytu, kteří mají v úmyslu vrátit se do Japonska do jednoho roku po odjezdu, mohou vyjádřit tento záměr při odjezdu imigračnímu úředníkovi na letišti pomocí odjezdového záznamu (ED karty) a opětovně vstoupit bez předchozí žádosti o povolení.

Výběr systému z hlediska řízení rizik

“Předpokládané povolení k opětovnému vstupu” je kvůli jednoduchosti procedury a absenci poplatků široce využíváno pro krátkodobé služební cesty nebo cestování. Tento systém však obsahuje značná rizika. Jeho největší slabina spočívá v tom, že nelze prodloužit platnost jednoho roku (nebo do data vypršení doby pobytu, podle toho, co nastane dříve) z ciziny. Bez ohledu na důvod, ať už nečekaná nemoc, politická nestabilita v zemi nebo prodloužení pracovních povinností, pokud se do Japonska nevrátíte do jednoho roku, vaše povolení k pobytu automaticky zanikne. Pokud povolení k pobytu zanikne, resetuje se také doba pobytu, která byla nahromaděna pro žádost o trvalý pobyt.

Z hlediska krizového řízení společnosti je nejrozumnější politikou, pokud existuje i sebemenší možnost prodloužení zahraniční služební cesty zaměstnance, nebo pokud se jedná o dlouhodobý pobyt blížící se jednomu roku, poradit zaměstnanci, aby si i přes náklady a úsilí získal “povolení k opětovnému vstupu” před odjezdem. To je důležité preventivní opatření pro udržení stabilního povolení k pobytu zaměstnance a pro předcházení přerušení podnikání způsobeného nečekanými událostmi.

Níže je shrnutí hlavních rozdílů mezi oběma systémy.

Odpovědnost podniků a právní rizika: Perspektiva manažera

Řádná správa pobytu zahraničních zaměstnanců je sociální odpovědností podniku a zároveň klíčovou manažerskou výzvou k odvrácení vážných právních rizik. Problémy spojené s nelegální prací mohou výrazně poškodit reputaci podniku a vést k přísným trestním sankcím.

Zločin podporování nelegální práce

Zákon o imigraci, článek 73-2, definuje “zločin podporování nelegální práce”. Tento zločin trestá zaměstnávání cizinců bez pracovního povolení nebo povolování aktivit, které přesahují rozsah povolený jejich pobytovým statusem. Trestá se také umístění cizince pod kontrolu s úmyslem nechat ho vykonávat nelegální práci nebo zprostředkování takové činnosti jako podnikání. Zákonná sankce je až tři roky vězení nebo pokuta do 3 milionů jenů, nebo obojí, což je velmi přísné.

Nejdůležitější bod tohoto zločinu je ustanovení odstavce 2 téhož článku. Tento odstavec stanoví, že i když zaměstnavatel “neznal” skutečnost, že cizinec je nelegální pracovník, pokud existuje “nedbalost”, stává se předmětem trestu. To v praxi ukládá zaměstnavatelům přísnou povinnost ověřovat pobytový status a pracovní povolení zahraničních zaměstnanců. Nedostatečná kontrola pobytové karty nebo nedodržení základních povinností znamená, že výmluva “neznalosti” nebude akceptována. Ve skutečnosti byly různé typy podniků, včetně agentur pro dočasné zaměstnávání, stavebních společností, restaurací a jazykových škol, obviněny z tohoto zločinu, což ukazuje, že úřady aktivně provádějí vymáhání práva.

Od trestních sankcí k občanskoprávní odpovědnosti: Rozsudek Vrchního soudu v Hirošimě ze dne 26. března 2021

Rizika spojená s nedostatečnou správou pobytu nekončí pouze u trestních sankcí nebo správních opatření. V posledních letech byly představeny soudní rozhodnutí, která uznávají přímou občanskoprávní odpovědnost podniků za náhradu škody, což by měli manažeři brát vážně.

Symbolickým příkladem je rozsudek Vrchního soudu v Hirošimě ze dne 26. března 2021. V tomto případě byl cizinec zaměstnán jako stážista v oboru “výroba pečiva” a byl přinucen společností pracovat mimo plán stáže v restauraci na mytí nádobí a obsluze. V důsledku toho byl tento stážista zatčen a zadržen za podezření z činnosti mimo kvalifikaci.

V tomto případě soud nařídil společnosti a jejímu zástupci náhradu škody stážistovi. Základ tohoto rozhodnutí je pro řízení rizik podniku velmi poučný.

Za prvé, soud uznal, že nařízení pracovat mimo plánované činnosti je porušením pracovní smlouvy. Za druhé, a co je důležitější, soud rozhodl, že společnost má právní povinnost nevydávat pracovní příkazy, které by vedly zaměstnance k porušení imigračního zákona, a že tuto povinnost porušila. Společnost tvrdila, že konzultovala s dozorčí organizací, ale soud odmítl tento argument s tím, že konečná odpovědnost za dodržování zákonů leží na samotné společnosti jako zaměstnavateli. Navíc soud uznal, že zaměstnanci nemohou být odpovědni, když důvěřují pokynům společnosti.

Význam tohoto rozsudku je zásadní. Ukazuje, že porušení imigračního zákona, což je veřejnoprávní problém, může přímo vést k soukromoprávnímu problému nároku na náhradu škody od zaměstnanců k podniku. Jinými slovy, pokud podnik nevhodně spravuje pobytový status zaměstnanců a nařizuje jim činnosti mimo povolený rozsah, nejenže riskuje sankce od správních orgánů, ale také může být zaměstnanci požadována náhrada škody, jako jsou ušlé zisky nebo bolestné. Tím se správa pobytu stává nejen otázkou dodržování předpisů, ale také klíčovým manažerským problémem souvisejícím s pracovními vztahy, pojištěním odpovědnosti podniku a celkovou korporátní správou.

Shrnutí

Systém řízení pobytu v Japonsku je postaven na přísném rámci založeném na individuálních povoleních a jeho provoz je složitý. Pro podniky není správné pochopení a dodržování tohoto systému již jen částí správní práce. Jedná se o zásadní compliance aktivitu, která chrání cenný manažerský zdroj v podobě zahraničních pracovních sil a podporuje růst firmy. Rizika spojená s nedbalostí při pečlivé kontrole pobytového statusu, průběžnou správou rozsahu práce a správným vykonáváním různých procedur mohou vést od trestních sankcí až po občanskoprávní odpovědnost za škody, což může mít velmi vážné následky.

Pro správné navigování v tak komplexním a specializovaném právním oboru je nezbytná hluboká odborná znalost a bohaté praktické zkušenosti. Právnická kancelář Monolith má dlouholeté zkušenosti s poskytováním právních služeb ve všech aspektech japonského imigračního práva pro mnoho domácích i zahraničních klientů. V naší kanceláři pracuje několik odborníků hovořících anglicky, včetně těch s kvalifikací zahraničních právníků, což nám umožňuje přesně reagovat na různorodé potřeby v mezinárodním obchodním prostředí. Poskytujeme komplexní podporu našim klientům, aby mohli jistě minimalizovat právní rizika a využívat globální talenty stabilním a compliance dodržujícím způsobem.