Právní vysvětlení tvorby stanov při zakládání společnosti v Japonsku

Proces zakládání společnosti v Japonsku nezahrnuje pouze vytvoření stanov jako jednoduchý procedurální krok. Stanovy jsou právním dokumentem, který definuje organizaci, provoz a základní pravidla společnosti a jsou často označovány jako „ústava společnosti“. Způsob, jakým jsou tyto dokumenty navrženy a sestaveny, má hluboký dopad na správní strukturu společnosti po jejím založení, procesy rozhodování a potenciál budoucího růstu. Ustanovení stanov mají silnou právní závaznost pro akcionáře, ředitele a samotnou společnost a jejich vytvoření vyžaduje dodržení přísných pravidel stanovených v japonském obchodním zákoníku (Japanese Corporate Law). V tomto článku podrobně vysvětlíme základní strukturu stanov podle japonského obchodního zákoníku, právní požadavky a praktické aspekty povinných i volitelných ustanovení, která lze do stanov zahrnout, aby odrážela individualitu společnosti. Zaměříme se zejména na důležité otázky, které jsou přímo spojeny s podnikatelskými rozhodnutími, jako je výklad „účelu“ společnosti, který definuje rozsah jejích obchodních aktivit, a složité pravidla týkající se „vkladů v naturáliích“, což jsou příspěvky do společnosti jiné než peněžní. Nakonec podrobně popíšeme nezbytné ověřovací procedury, které zajišťují právní účinnost vytvořených stanov, a poskytneme komplexní právní znalosti potřebné pro založení pevných základů společnosti.

Základní struktura stanov: Tři typy ustanovení

Japonské korporační právo (Japanese Corporate Law) rozděluje ustanovení, která se mají zahrnout do stanov, do tří kategorií podle jejich právní povahy. Jsou to „absolutní ustanovení“, „relativní ustanovení“ a „volitelná ustanovení“. Tato trojí struktura odráží legislativní záměr zajistit minimální právní rámec společný pro všechny společnosti, zatímco umožňuje jednotlivým podnikům navrhnout flexibilní správu podle svých konkrétních podmínek.

Absolutní ustanovení, jak název napovídá, jsou ty, které musí být v stanovách vždy uvedeny. Pokud chybí i jedno z těchto ustanovení nebo je jeho obsah právně neplatný, celé stanovy jsou neplatné a založení společnosti není povoleno. Důvodem je, že obsahují nezbytné informace pro určení základní identity společnosti, jako je obchodní název, účel a sídlo, které jsou nezbytné pro zajištění bezpečnosti transakcí.

Dále, relativní ustanovení neovlivňují platnost stanov, pokud nejsou uvedena. Nicméně, pokud si společnost přeje stanovit pravidla týkající se těchto ustanovení, musí být zahrnuta do stanov, aby měla právní účinnost. Příkladem mohou být ustanovení omezující převod akcií nebo ustanovení o zřízení správní rady. Tyto se často liší od zásadních pravidel stanovených japonským korporačním právem, a proto jsou zahrnuty do stanov, aby byla jejich účinnost jasná a aby byli všichni akcionáři a zainteresované strany vázáni těmito pravidly.

Nakonec, volitelná ustanovení nepatří do žádné z výše uvedených kategorií a společnost je může volitelně stanovit, pokud neodporují japonskému korporačnímu právu, jiným imperativním právním předpisům nebo veřejnému pořádku a dobrým mravům. Příklady zahrnují stanovení obchodního roku nebo doby svolání řádné valné hromady akcionářů. Tyto ustanovení lze stanovit i v jiných interních předpisech společnosti, ale jejich zahrnutí do stanov zvyšuje jejich význam a změny vyžadují zvláštní usnesení valné hromady, což zajišťuje stabilitu řízení. Proto je rozhodnutí, které ustanovení zahrnout do stanov a v jaké kategorii, důležitým strategickým rozhodnutím s ohledem na budoucí provoz společnosti.

Základní a nezbytné údaje tvořící jádro společnosti podle japonského práva

Základní a nezbytné údaje jsou nejdůležitější informace tvořící základ právnické osoby společnosti. Článek 27 japonského zákona o společnostech stanoví, že stanovy akciové společnosti musí obsahovat následujících pět položek:

1. Účel
2. Obchodní název
3. Sídlo společnosti
4. Hodnota majetku vkládaného při založení nebo jeho minimální částka
5. Jméno nebo název a adresa zakladatele

Zejména záznam o ‘účelu’ je mimořádně důležitý, protože právně vymezuje rozsah činnosti společnosti. Účel společnosti musí být legální, ziskový a jasně definovaný. Nicméně mezi právní teorií a praktickými požadavky existuje důležitý rozdíl v interpretaci ‘rozsahu účelu’.

Japonský nejvyšší soud konzistentně ukazuje na příkladu rozhodnutí známého jako případ Yawata Steel Works (rozhodnutí pléna nejvyššího soudu z 24. června 1970), že právní schopnost společnosti je omezena účelem stanoveným ve stanovách, ale její rozsah by měl být široce interpretován. Podle judikatury se činnosti společnosti neomezují pouze na účely přímo uvedené ve stanovách, ale zahrnují ‘veškeré činnosti přímo nebo nepřímo nezbytné’ pro jejich dosažení. Tato interpretace je zaměřena především na ochranu třetích stran jednajících se společností a zajištění bezpečnosti transakcí. Pokud by byly činnosti společnosti striktně omezeny na rozsah účelu, byli by partneři v transakcích nuceni neustále ověřovat, zda jejich obchod spadá do rozsahu stanov druhé strany, což by bránilo plynulému ekonomickému provozu.

Avšak tato široká právní interpretace není vždy aplikovatelná v praktických situacích. Například při získávání úvěru od finančních institucí může být obtížné projít schvalovacím procesem, pokud cílový podnik úvěru není výslovně uveden v účelu stanov. V případě, že je pro provozování určitého podnikání potřebná licence nebo povolení od úřadů, jako je stavebnictví nebo agentury pro dočasné zaměstnávání, musí být tento druh podnikání zahrnut v účelu stanov jako předpoklad pro získání povolení. I při daňových kontrolách může vzniknout pochybnost, zda náklady vzniklé z podnikání, které není uvedeno ve stanovách, mohou být uznány jako výdaje společnosti.

Proto i když je právně uznáván široký rozsah činností společnosti, je pro předcházení praktickým překážkám a zajištění plynulého provozu podniku moudré strategií zahrnout do účelu stanov nejen současné podnikání, ale i potenciální budoucí činnosti co nejkonkrétněji a nejúplněji.

Požadavky pro nabytí účinnosti vztahující se k relativním zápisům

Relativní zápisy jsou položky, které vyžadují zápis do stanov společnosti, aby nabývaly právní účinnosti, a to s ohledem na respektování autonomie společnosti, ale zároveň kvůli potenciálnímu významnému dopadu na zájmy akcionářů, věřitelů a dalších zainteresovaných stran. Pokud stanovy takový zápis neobsahují, jsou tyto položky právně neplatné, i kdyby byly schváleny na valné hromadě akcionářů.

Příklady běžných relativních zápisů zahrnují ustanovení o omezení převodu akcií, zřízení představenstva nebo dozorčí rady, a instalaci správce akcionářského rejstříku. Tyto ustanovení umožňují společnosti přizpůsobit si jednotné pravidla japonského obchodního zákoníku (Companies Act) a přidat vlastní aranžmá, avšak vzhledem k jejich významu je vyžadován zápis do stanov, které představují základní pravidla společnosti.

Mezi relativní zápisy, které podléhají zvláště přísné regulaci, patří ‘zvláštní ustanovení pro založení’ definovaná v článku 28 japonského obchodního zákoníku (Companies Act). Tento název odkazuje na položky týkající se ‘neobvyklého’ založení společnosti, které se liší od běžného založení založeného na peněžním vkladu. Zvláštní ustanovení pro založení zahrnují následující čtyři body:

• Vklad v naturáliích: vklad majetku jiného než peněžního
• Převzetí majetku: smlouva, podle které převezme zakladatel určitý majetek po založení společnosti
• Odměna zakladatelům a další zvláštní výhody: majetkové výhody, které zakladatelé obdrží jako odměnu za založení společnosti
• Náklady spojené se založením, které nese akciová společnost

Společným rysem těchto položek je riziko poškození finančního základu společnosti v důsledku rozhodnutí zakladatelů v rané, zranitelné fázi před vznikem nezávislých rozhodovacích orgánů. Například, pokud by zakladatelé přecenili majetek nízké hodnoty při vkladu v naturáliích nebo pokud by si zakladatelé vyplatili nepřiměřeně vysoké odměny, kapitál nově založené společnosti by byl pouze nominální a neodpovídal by skutečné hodnotě, což by mohlo vést k vzniku ‘prázdné společnosti’ bez reálného obsahu.

Aby se předešlo takovým situacím a zajistil se majetkový základ společnosti, vyžaduje japonský obchodní zákoník (Companies Act) zápis těchto zvláštních ustanovení pro založení do stanov a navíc obvykle ukládá povinnost provést kontrolu prostřednictvím inspektora jmenovaného soudem, čímž zavádí víceúrovňový kontrolní mechanismus.

Klíčové aspekty zakládání společnosti: Vklady v naturáliích a jejich právní úprava podle japonského práva

V rámci zakládání společnosti jsou vklady v naturáliích, které jsou v praxi nejčastěji využívány a podléhají nejpodrobnější regulaci, systémem, kde místo peněz vkládáte do společnosti majetek jako nemovitosti, vozidla nebo práva duševního vlastnictví a výměnou za to obdržíte akcie společnosti. Tento systém nabízí výhodu v situacích, kdy je hotovost omezená, neboť umožňuje využít stávající majetek k posílení kapitálu společnosti.

Avšak, aby se zajistila objektivita hodnocení a zabránilo se nespravedlivému nafukování hodnoty kapitálu, japonské korporační právo klade na vklady v naturáliích přísné požadavky. Tyto regulace vycházejí z základního principu “posílení kapitálu”, který má za cíl zajistit finanční základ společnosti a ochranu věřitelů.

Za prvé, pokud provádíte vklad v naturáliích, musíte podle článku 28 odst. 1 japonského korporačního práva uvést podrobnosti v zakladatelské listině. Konkrétně je třeba specifikovat jméno vkladatele, majetek, který se vkládá, jeho hodnotu a počet akcií, které budou vkladateli přiděleny.

Za druhé, obvykle je po ověření zakladatelské listiny nutné podat u soudu návrh na jmenování inspektora, který provede posouzení hodnoty majetku (podle článku 33 japonského korporačního práva). Tento proces je časově i finančně náročný, což představuje v praxi značnou zátěž.

Z tohoto důvodu japonské korporační právo stanovuje výjimky, kdy není nutné toto přísné inspekční posouzení. V praxi se většina vkladů v naturáliích provádí s využitím těchto výjimek. Výjimky jsou obvykle povoleny v následujících třech případech:

• Pokud celková hodnota majetku vkládaného v naturáliích uvedená v zakladatelské listině nepřesahuje 5 milionů jenů.
• Pokud se jedná o vklad cenných papírů s tržní cenou a hodnota uvedená v zakladatelské listině nepřesahuje tuto tržní cenu.
• Pokud je hodnota uvedená v zakladatelské listině považována za přiměřenou na základě osvědčení odborníků, jako jsou právníci, certifikovaní účetní nebo daňoví poradci (v případě nemovitostí je navíc vyžadováno hodnocení od znalců nemovitostí).

Za třetí, japonské korporační právo zavádí systém odpovědnosti za následné hodnocení. Článek 52 japonského korporačního práva stanoví, že pokud skutečná hodnota majetku vkládaného v naturáliích při založení společnosti “výrazně nedosahuje” hodnoty uvedené v zakladatelské listině, jsou zakladatelé a řídící orgány povinni solidárně zaplatit společnosti rozdíl (odpovědnost za doplnění hodnoty). Tato odpovědnost je zásadně bez ohledu na přítomnost nedbalosti a je velmi závažná. Odborníci, kteří poskytli osvědčení o hodnotě, jsou rovněž solidárně odpovědní, pokud nedokážou prokázat, že nebyli nedbalí. Rozsudek Vrchního soudu v Ósace ze dne 19. února 2016, který se zabýval odpovědností právníka, který poskytl osvědčení o hodnotě majetku vkládaného v naturáliích, je případem, který upozorňuje na váhu odpovědnosti, kterou odborníci nesou.

Takto japonské korporační právo prostřednictvím trojí regulace – zápisu do zakladatelské listiny, předběžné inspekce a následné odpovědnosti – zabraňuje zneužívání vkladů v naturáliích a zajišťuje substantivní dodržování principu posílení kapitálu.

Dobrovolné ustanovení odrážející individualitu společnosti podle japonského práva

Dobrovolné ustanovení jsou pravidla, která si společnost může volitelně zapsat do stanov, aby usnadnila svůj provoz, a to mimo povinné a relativní zápisy. Tyto položky nejsou právně neplatné, pokud nejsou zapsány ve stanovách, a mohou být stanoveny i v nižších předpisech, jako jsou například pravidla správní rady. Nicméně záměrné zahrnutí těchto položek do stanov, které jsou nejvyšším předpisem společnosti, má svůj důležitý význam.

Pro změnu položek zapsaných ve stanovách je obvykle vyžadováno zvláštní usnesení valné hromady, což znamená, že musí být přítomna většina akcionářů s hlasovacím právem a musí být získáno souhlasné hlasování alespoň dvou třetin přítomných akcionářů s hlasovacím právem. To je mnohem přísnější požadavek ve srovnání s firemními předpisy, které mohou být snadno změněny usnesením správní rady.

Proto je strategické rozhodnutí, které položky zahrnout do stanov jako dobrovolné ustanovení, otázkou vyvážení mezi “flexibilitou” a “stabilitou” vedení společnosti. Například následující položky jsou běžně stanoveny jako dobrovolné ustanovení:

• Termín svolání řádné valné hromady
• Počet členů správní rady a dozorčích rad
• Způsob určení odměn pro členy vedení
• Obchodní rok

Zvláště ve společnostech s více akcionáři, jako jsou joint ventures, nebo ve společnostech s externími investory, může být “zafixování” určitých provozních pravidel ve stanovách jako dobrovolných ustanovení účinným prostředkem k ochraně práv menšinových akcionářů a k zajištění dodržování dohod mezi zakladateli. Například konkrétní určení počtu členů správní rady ve stanovách může zabránit tomu, aby většinoví akcionáři jednostranně měnili složení správní rady. Takto dobrovolné ustanovení funguje jako nástroj správy, který odráží individualitu společnosti a dynamiku mezi zúčastněnými stranami a předchází budoucím sporům.

Poslední krok při tvorbě stanov společnosti: Proces ověření

Při zakládání akciové společnosti v Japonsku je podle článku 30 odstavec 1 Japonského obchodního zákoníku (会社法) nezbytné, aby notář ověřil stanovy (původní stanovy) vytvořené zakladateli, jinak nevstoupí v platnost. Tento proces ověření zajišťuje jasnost stanov a předchází budoucím sporům, a zároveň oficiálně potvrzuje, že stanovy byly vytvořeny v souladu s příslušnými právními postupy.

Existují dvě metody ověření: tradiční “ověření na základě písemného dokumentu” a moderní “ověření elektronických stanov”. Největší rozdíl mezi nimi spočívá v nákladech, zejména v existenci nebo neexistenci daňové známky. Písemně vypracované stanovy podléhají dani z daňových známek podle japonského zákona o daňových známkách a je třeba na ně přilepit daňovou známku v hodnotě 40 000 jenů. Na druhou stranu, elektronické stanovy jsou elektronická data a “dokument” se na ně nevztahuje, takže na ně tato daň z daňových známek neplatí.

Avšak pro vytvoření a ověření elektronických stanov je potřeba mít speciální vybavení, jako je software pro elektronický podpis a čtečka IC karet, a také elektronický certifikát uložený například na osobní identifikační kartě (マイナンバーカード). Pokud si tyto podmínky chcete připravit sami od začátku, počáteční investice může převýšit úsporu z daňových známek. Proto je často nejefektivnější z hlediska nákladů i času požádat o pomoc odborníka, jako je soudní zapisovatel nebo advokát, který již má prostředí pro elektronické ověření připravené, zejména pokud jde o jednorázové založení společnosti.

Následující tabulka shrnuje hlavní rozdíly mezi ověřením písemných dokumentů a elektronickým ověřením.

Jak tabulka ukazuje, elektronické ověření má jasnou výhodu v tom, že se na ně nevztahuje daň z daňových známek, ale pro využití této výhody je potřeba technická příprava. Je důležité vybrat si metodu, která nejlépe vyhovuje situaci vaší společnosti.

Shrnutí

Jak jsme podrobně rozebrali v tomto článku, stanovy nejsou jen jedním z dokumentů potřebných pro založení společnosti, ale představují klíčový dokument, který definuje právní identitu společnosti, její správu a základy podnikání. Na základě nezbytné kostry, kterou tvoří absolutní zápisové položky, se pomocí relativních zápisových položek vytváří strategický organizační design společnosti a prostřednictvím volitelných zápisových položek se do něj vkládají unikátní provozní pravidla, čímž vzniká ‘ústava’ na míru pro každou společnost. Zvláště vyvážení právní interpretace a praktických požadavků při zápisu ‘účelu’ společnosti, který určuje rozsah jejího podnikání, a složité regulace týkající se ‘vkladů v naturáliích’, které ztělesňují princip kapitálové dostatečnosti, vyžaduje odborné znalosti pro správné řešení. Přesné porozumění těmto ustanovením a jejich správné zahrnutí do stanov je nezbytné pro vytvoření pevného základu, který minimalizuje budoucí právní rizika a umožňuje udržitelný růst.

Naše právní kancelář Monolith má v Japonsku bohaté zkušenosti s poskytováním služeb mnoha klientům v tématu tohoto článku. Kromě bilingvních právníků s japonskou kvalifikací máme ve svém týmu i právníky s kvalifikací z jiných zemí, kteří mluví anglicky, a jsme tak schopni poskytovat detailní právní podporu přizpůsobenou specifickým potřebám našich klientů působících v mezinárodním obchodním prostředí. Od vytvoření stanov přes jejich ověření až po budování systému správy po založení společnosti – na každém kroku nabízíme optimální řešení založená na odborných znalostech.