Právní rámec firemního řádu v japonském pracovním právu: Pravidla služebního chování, ochrana interních whistleblowerů a účinnost disciplinárních opatření

Pro hladký průběh podnikání a udržitelný růst je nezbytné udržovat jasný a spravedlivý řád uvnitř společnosti. Avšak firemní řád v Japonsku není založen pouze na zvyklostech nebo jednostranných pokynech manažerů, ale je přísně regulován právním rámcem založeným na pracovních smlouvách. Přesné porozumění a dodržování tohoto právního rámce je jedním z nejdůležitějších úkolů v managementu, aby se předešlo potenciálním pracovním sporům a vybudovaly zdravé vztahy mezi zaměstnavateli a zaměstnanci. Zejména tři klíčové prvky – ‘pracovní řád’ definující konkrétní chování zaměstnanců, ‘systém ochrany interních informátorů’ podporující samočisticí funkci organizace a ‘disciplinární opatření’ jako sankce za porušení řádu – tvoří základ firemního řádu. Tyto systémy jsou podrobně definovány v zákonech jako je Japonský zákon o pracovních smlouvách (Japanese Labor Contract Act), Japonský zákon o pracovních standardech (Japanese Labor Standards Act) a Zákon o ochraně informátorů ve veřejném zájmu (Whistleblower Protection Act), a jejich provozování vyžaduje pečlivou pozornost. Tento článek se zaměří na tato tři důležitá témata a vysvětlí právní požadavky a praktické body, které by společnosti měly dodržovat, s přihlédnutím k konkrétním zákonům a soudním rozhodnutím. Cílem je pomoci podnikatelům a právním pracovníkům správně řídit právní rizika a realizovat efektivní a zákonné řízení organizace.

Právní základ pro firemní řád v Japonsku

V Japonsku má společnost právo požadovat od svých zaměstnanců dodržování určitého řádu a toto právo vychází z pracovní smlouvy uzavřené mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Tento vztah není pouze vztahem příkazů a pokynů, ale je právně postaven jako smluvní vztah založený na vzájemné dohodě právně rovnocenných stran.

Vztah založený na pracovní smlouvě

Článek 6 japonského zákona o pracovních smlouvách stanoví, že pracovní smlouva je uzavřena “tím, že zaměstnanec souhlasí s tím, že bude pracovat pro zaměstnavatele a zaměstnavatel mu za to zaplatí mzdu”. Na základě této dohody má zaměstnanec povinnost poskytovat pracovní sílu a zaměstnavatel má povinnost platit mzdu. Povinnosti zaměstnance nezahrnují pouze vykonání určené práce. Smlouva zahrnuje širší povinnosti, jako je ochrana majetku společnosti, spolupráce pro hladký chod podnikání a zohlednění celkového zájmu společnosti. Dodržování firemního řádu je právně uznávanou součástí těchto doprovodných povinností vyplývajících z pracovní smlouvy. Jinými slovy, dodržování pravidel společnosti zaměstnancem je základní odpovědností vyplývající z plnění smluvních podmínek.

Principy “věrnosti a upřímnosti” a “zákazu zneužívání práv”

Konkrétnější regulaci tohoto smluvního vztahu stanovuje článek 3 japonského zákona o pracovních smlouvách, který obsahuje základní principy. Jeho odstavec 4 stanoví princip “věrnosti a upřímnosti”, který předepisuje, že “zaměstnanec a zaměstnavatel musí dodržovat pracovní smlouvu a jednat věrně a upřímně při výkonu práv a plnění povinností”. Porušení firemního řádu zaměstnancem může být hodnoceno jako jednání porušující tento princip věrnosti a upřímnosti.

Na druhé straně odstavec 5 stanoví princip “zákazu zneužívání práv”, který předepisuje, že “zaměstnanec a zaměstnavatel nesmí zneužívat práva vyplývající z pracovní smlouvy při jejich výkonu”. Tento princip představuje důležité právní omezení pro výkon pravomocí zaměstnavatele. Pokud je například výkon disciplinární pravomoci zaměstnavatelem v rámci udržování firemního řádu považován za nepřiměřený co do svého účelu nebo prostředků, může být právně neplatný jako zneužití práva.

Takto je firemní řád v japonském pracovním právu založen na vzájemném vztahu pracovní smlouvy, kde povinnost zaměstnance dodržovat řád je zakotvena principem věrnosti a upřímnosti, zatímco výkon pravomocí zaměstnavatele je přísně omezen principem zákazu zneužívání práv. Tato struktura vyvážených právních povinností na obou stranách je prvním krokem k pochopení otázek souvisejících s firemním řádem.

Zavedení pravidel: Služební řád a pracovní řád v Japonsku

Pracovní řád je nejdůležitějším právním dokumentem, který konkrétně a jasně ukazuje zaměstnancům pořádek v podniku a vyžaduje jejich dodržování. Služební řád je pak specifický dokument zaměřený na chování zaměstnanců.

Klíčová role pracovního řádu

Podle článku 89 Japonského zákona o pracovních standardech (Japanese Labor Standards Act) jsou zaměstnavatelé, kteří pravidelně zaměstnávají deset a více pracovníků, povinni vytvořit pracovní řád a oznámit jej příslušnému inspektorátu práce. Pracovní řád musí obsahovat ‘absolutně nezbytné položky’, jako jsou pracovní doba a mzda, a ‘relativně nezbytné položky’, které je nutné uvést v případě, že jsou stanoveny. Ustanovení o sankcích vůči zaměstnancům, tedy disciplinární opatření, patří mezi tyto relativně nezbytné položky a pro provádění disciplinárních opatření ze strany podniku je právním předpokladem, že důvody a typy trestů jsou v pracovním řádu jasně uvedeny.

Postavení služebního řádu

Služební řád konkrétně stanoví disciplínu, kterou by zaměstnanci měli dodržovat při práci, jako jsou povinnost věnovat se svým pracovním úkolům, povinnost zachovávat mlčenlivost, správné používání zařízení a majetku společnosti a zákaz obtěžování. Právně je služební řád považován za součást pracovního řádu. Podnik může zahrnout kapitolu s názvem ‘Služební disciplína’ přímo do pracovního řádu nebo může vytvořit samostatný dokument s názvem ‘Služební řád’. V obou případech je služební řád právně považován za nedílnou součást pracovního řádu, a proto je při jeho vytváření nebo změně nutné dodržet stejné právní postupy jako u pracovního řádu.

Povinné postupy při vytváření a změnách

Při vytváření nebo změnách pracovního řádu (včetně služebního řádu) je nutné dodržovat přísné postupy stanovené Japonským zákonem o pracovních standardech. Zaměstnavatel musí nejprve získat názor odborového svazu, pokud existuje a zastupuje většinu pracovníků, nebo v případě jeho absence názor zástupce většiny pracovníků a tento názor zaznamenat do písemného vyjádření (stanovisko). Zákon vyžaduje pouze ‘vyslechnutí’ názoru, nikoli ‘souhlas’ zástupce. Nicméně tento postup vyslechnutí je povinný a pokud inspektorát práce rozhodne, že nebyl řádně dodržen, je velmi pravděpodobné, že oznámení o pracovním řádu nebude přijato.

Vytvořený nebo změněný pracovní řád musí být po oznámení inspektorátu práce a přiložení stanoviska zpřístupněn všem zaměstnancům prostřednictvím vývěsky na viditelném místě, předáním písemného dokumentu nebo zveřejněním na intranetu. Pokud zaměstnavatel zanedbá tuto povinnost informovat, může se stát, že i když je pracovní řád právně platný, nebude moci podnik vůči zaměstnancům uplatňovat práva založená na jeho obsahu (například provádění disciplinárních opatření). Tyto postupy nejsou pouze formální záležitostí, ale základními požadavky pro právní účinnost pracovního řádu.

Ochrana upřímnosti: Japonský systém ochrany whistleblowerů

Udržení firemního řádu není jen o dodržování interních pravidel, ale také o schopnosti organizace odhalit a napravit interní nesrovnalosti. Právní podporu této sebereflexe poskytuje japonský “Zákon o ochraně whistleblowerů”.

Přehled Zákona o ochraně whistleblowerů

Tento zákon má za cíl chránit osoby, jako jsou zaměstnanci, kteří nahlásí nezákonné jednání, jako jsou porušení zákonů na pracovišti, určeným orgánům bez úmyslu nepravosti. Konkrétně zakazuje zaměstnavatelům, aby na základě tohoto nahlášení podnikli jakékoli nepříznivé kroky vůči zaměstnanci, jako je degradace, snížení platu nebo jakékoli jiné nepříznivé zacházení. Taková odvetná opatření jsou právně neplatná.

Posílení povinností podnikatelů podle novelizace z roku 2022

Novela Zákona o ochraně whistleblowerů, která vstoupila v platnost 1. června 2022, výrazně posílila opatření, která musí podnikatelé přijmout. Zejména pro podnikatele, kteří zaměstnávají více než 300 pracovníků, se stalo právní “povinností” zřídit systém pro řádné zpracování interních nahlášení (pro podnikatele s méně než 300 zaměstnanci to zůstává “povinností úsilí”).

Tato povinnost zahrnuje konkrétně následující: musí se zřídit kontaktní místo pro přijímání interních nahlášení a určit “pracovníky odpovědné za zpracování whistleblowerů”, kteří se budou zabývat přijímáním nahlášení, vyšetřováním a nápravnými opatřeními. Těmto pracovníkům je také uložena přísná povinnost mlčenlivosti ohledně informací, které by mohly identifikovat whistleblowera. Pokud pracovník bez oprávněného důvodu tyto informace prozradí, může být osobně potrestán pokutou až do výše 300 000 jenů. Tato novela změnila charakter interního nahlášení z pouhého doporučení na povinnou funkci dodržování předpisů s konkrétními právními závazky.

Soudní neplatnost odvetných opatření

Soudy striktně uplatňují zákaz nepříznivého zacházení s whistleblowerem. Jako příklad lze uvést rozhodnutí Okresního soudu v Jokohamě ze dne 14. dubna 2022. V tomto případě provozovala společnost pachinko salon, který se dopouštěl činností v rozporu s japonskými zákony týkajícími se sexuálního podnikání. Když zaměstnanci této společnosti oznámili tyto skutečnosti policii, společnost je za to degradovala a výrazně snížila jejich platy. Soud uznal, že toto oznámení policii spadá do ochrany poskytované Zákonem o ochraně whistleblowerů a rozhodl, že degradace a snížení platu, které byly provedeny na základě tohoto oznámení, jsou v rozporu se zákonem a jsou neplatné. Tento případ jasně ukazuje, že i když společnost vykoná odvetná personální opatření proti whistleblowerovi, soud může jejich účinnost popřít.

Vynucování pravidel: Platné požadavky pro disciplinární tresty podle japonského práva

Jako konečný prostředek k udržení firemního řádu mohou zaměstnavatelé podle pracovního řádu ukládat disciplinární tresty zaměstnancům, kteří porušili pravidla. Avšak výkon tohoto disciplinárního práva není neomezený a je přísně regulován požadavky japonského pracovního práva.

Druhy disciplinárních trestů podle japonského práva

Disciplinární tresty se v Japonsku liší podle míry závažnosti. Obvykle jsou řazeny od nejlehčích po nejpřísnější následovně:

• Varování a důtka: Ústní nebo písemné upozornění s cílem přimět zaměstnance k nápravě. V případě důtky je běžné požadovat podání vysvětlující zprávy.
• Snížení platu: Jako sankce se provádí odpočet určité částky z původně náležející mzdy.
• Stopka ve výkonu práce: Na určitou dobu je zaměstnanci zakázáno vykonávat práci, přičemž pracovní smlouva zůstává v platnosti. Mzda za toto období není vyplácena.
• Degradace: Snížení pracovní pozice nebo hodnosti.

Přísné právní omezení týkající se snížení mzdy podle japonského práva

Zejména v případě snížení mzdy jsou v Japonsku podle článku 91 Japonského zákona o pracovních standardech (Labor Standards Act) stanoveny přísné limity na maximální výši snížení mzdy z hlediska ochrany života pracovníků. Konkrétně nesmí částka snížení mzdy za jednotlivý případ překročit polovinu průměrného denního výdělku. Navíc, i v případě, že dojde k více porušením pravidel v jednom výplatním období, celková částka snížení mzdy nesmí přesáhnout desetinu celkové částky mzdy za toto výplatní období. Toto omezení se vztahuje na snížení mzdy jako na disciplinární opatření a neuplatňuje se přímo na nevyplácení mzdy v důsledku pozastavení docházky do práce nebo na nevyplácení příplatků za vyšší pozici v důsledku degradace.  

Principy zneužití práva na kázeň podle japonského práva

Jedním z nejdůležitějších právních principů při uplatňování práva na kázeň je “princip zneužití práva na kázeň”. Tento princip je explicitně zakotven v článku 15 japonského Zákoníku práce (Labor Contract Act), který stanoví, že “v případě, kdy má zaměstnavatel právo kárat zaměstnance, je taková kázeň neplatná, pokud je vzhledem k povaze a okolnostem jednání zaměstnance, kterého se kázeň týká, objektivně bez rozumného důvodu a není považována za přiměřenou podle společenských norem”.  

Tento článek ukazuje, že pro platnost disciplinárního opatření je nutné splnit následující dvě podmínky:

1. Objektivní rozumnost: Chování zaměstnance musí objektivně odpovídat důvodům pro kázeň stanoveným v pracovním řádu. Je vyžadována existence dostatečných důkazů podporujících tento fakt.  
2. Přiměřenost podle společenských norem: Závažnost opatření musí být v rovnováze s povahou, okolnostmi a výsledky sporného jednání, záměrem zaměstnance, rozsahem způsobené škody, předchozím pracovním chováním a historií kázně, stejně jako s mírou projevené lítosti a dalšími relevantními okolnostmi.  

Soudní rozhodnutí a judikatura v Japonsku

Japonské soudy striktně aplikují doktrínu zneužití disiplinární pravomoci a hodnotí platnost trestů na základě objektivních kritérií, nikoli subjektivního úsudku zaměstnavatele.

Například v případu, kdy byl docent na univerzitě potrestán šestiměsíčním zákazem výkonu práce kvůli obtěžování (rozsudek Okresního soudu v Kanazawě ze dne 25. ledna 2011 (2011)), soud uznal některé nevhodné chování docenta, ale rozhodl, že tyto činy neodůvodňují tak dlouhý zákaz výkonu práce a vzhledem k tomu, že docent neměl v minulosti žádné disiplinární tresty a projevil lítost, byl trest považován za nepřiměřený a postrádal “společenskou přiměřenost”, a proto byl označen za neplatný kvůli zneužití disiplinární pravomoci.

Co se týče disiplinárních trestů za chování zaměstnanců v soukromém životě, ty jsou považovány za platné pouze v případě, že “jejich negativní dopad na společenské hodnocení společnosti je objektivně hodnocen jako značně závažný”. Například u drobných soukromých trestných činů obyčejného zaměstnance, o kterých nebylo hlášeno a které nejsou známy v rámci společnosti, je pravděpodobné, že těžký disiplinární trest bude považován za nepřiměřený. Na druhou stranu, pokud osoba na klíčové pozici ve společnosti spáchá závažný trestný čin, který je široce zveřejněn, může být těžký trest považován za oprávněný kvůli značnému poškození pověsti společnosti. Nakonec je platnost disiplinárního trestu posuzována na základě komplexního zvážení konkrétních okolností jednotlivých případů.

Při posuzování platnosti disiplinárních trestů je nesmírně důležité porozumět charakteristikám jednotlivých typů trestů a právním omezením. Níže je uvedena tabulka srovnávající hlavní typy disiplinárních trestů.

Export do Google Sheets

Shrnutí

Udržení firemního řádu v Japonsku stojí na vícevrstvém právním rámci, který zahrnuje povinnosti zaměstnavatelů a zaměstnanců podle Zákona o pracovních smlouvách, přísné postupy pro pracovní řády stanovené Zákonem o pracovních standardech a důkladný dohled soudů nad zneužíváním disciplinární pravomoci. Pro efektivní a legální provoz organizace je nezbytné tyto tři pilíře správně pochopit. Za prvé, je třeba řádně zavést pracovní řády v souladu s právními postupy a zajistit, aby byly zaměstnancům plně známé. Za druhé, vybudovat systém dodržování předpisů požadovaný novelizovaným Zákonem o ochraně oznamovatelů veřejného zájmu a zajistit spolehlivou ochranu oznamovatelů před odvetou. A za třetí, při provádění disciplinárních opatření pečlivě zvážit, zda splňují přísná kritéria ‘objektivní rozumnosti’ a ‘přiměřenosti podle společenských norem’, která uplatňují japonské soudy. Dodržování těchto právních požadavků ochrání vaši společnost před zbytečnými právními riziky a poskytne pevný základ pro udržitelný růst.

Právní kancelář Monolith má bohaté zkušenosti s řešením složitých problémů spojených s japonským pracovním právem pro mnoho klientů doma i v zahraničí. V naší kanceláři působí právníci s různými specializacemi, včetně mluvčích angličtiny s právními kvalifikacemi ze zahraničí, kteří mohou poskytnout komplexní právní podporu v oblastech, které jsou předmětem tohoto článku, jako je vytváření a revize pracovních řádů, podpora při budování systému dodržování předpisů a hodnocení a poradenství v individuálních disciplinárních případech. Jsme připraveni silně podpořit všechny, kteří usilují o udržení firemního řádu a zároveň o řízení právních rizik, s využitím našich odborných znalostí a zkušeností.