Jaké jsou postupy pro výměnu vizitek online? Vysvětlení bodů, na které je třeba dávat pozor podle 'Japonského zákona o specifických elektronických poštách

V důsledku šíření nákazy novým koronavirem se rozšířila práce z domova a online komunikace pronikla nejen do firemních schůzek, ale také do jednání a obchodních jednání mezi společnostmi.

Avšak, na rozdíl od osobních setkání, neexistuje výměna vizitek a zejména pokud je více protistran, může se stát, že se nám podaří přehlédnout jména, oddělení, pozice atd. Proto je nyní v centru pozornosti “online výměna vizitek”, kterou lze použít i při videokonferencích.

Avšak, jelikož se jedná o systém, který byl zaveden teprve nedávno, mnoho lidí možná stále neví, jak ho správně používat.

Proto v tomto článku podrobně vysvětlíme skutečné postupy, výhody a nevýhody “online výměny vizitek”, a také rizika spojená s jejím používáním.

Co je to online výměna vizitek?

Online výměna vizitek je proces, při kterém se papírové “vizitky” digitalizují a vyměňují se online.

Pokud máte přístup k internetu, můžete data odeslat druhé straně ze svého smartphonu nebo počítače, což je velmi efektivní metoda v době s koronavirem.

Jedná se o relativně novou metodu, takže zatím neexistují žádné standardní normy, ale postupně se rozšiřuje její využití v kombinaci s nástroji pro správu vizitek.

Výhody online výměny vizitek

Předání/zaznamenání mnoha informací

Digitalizovaná data vizitek mohou obsahovat odkazy na webové stránky vaší firmy, záznamy o obchodních jednáních a poznámky. To umožňuje uchovávat více informací než na papírové vizitce.

Jednoduchá výměna vizitek i s lidmi na dálku

Při online schůzkách a obchodních jednáních může být realita méně výrazná než při osobních setkáních. Avšak s využitím online výměny vizitek můžete snadno představit sebe i novým lidem a usnadnit komunikaci.

Není třeba se obávat, že vám dojdou vizitky

Pro obchodní zástupce, kteří jednají s mnoha zákazníky, je výhodou, že na rozdíl od papírových vizitek mohou snadno odeslat data vizitek z mobilního telefonu nebo notebooku, takže se nemusí obávat, že by jim došly vizitky.

Efektivní správa vizitek

Navíc, díky databázovému zpracování dat vizitek získaných prostřednictvím online výměny vizitek, není třeba vizitkový držák. Kromě toho, můžete sdílet informace s členy týmu a vyhledávat kdykoli a kdekoli pomocí mobilního telefonu nebo notebooku, což je velmi efektivní.

Nevýhody výměny vizitek online

Potřeba internetového připojení

Pokud provádíte výměnu vizitek online během televizní konference, nemusíte se o nic starat. Avšak pokud chcete provést výměnu vizitek na cestách, budete potřebovat komunikační zařízení, jako je smartphone nebo počítač, a internetové připojení.

Na druhou stranu, pokud jste obchodník, pravděpodobně máte s sebou smartphone nebo počítač a internet je dostupný na různých místech, takže to nebude velký problém.

Možnost zvýšení nákladů

Pokud obchodník využívá nástroj pro správu vizitek zdarma pro osobní použití, je to možné. Avšak pokud chce celá společnost sdílet a využívat data vizitek, může být potřeba nástroj pro správu vizitek s více funkcemi, který je placený, což by mohlo zvýšit náklady.

Nízká míra rozšíření výměny vizitek online

Výměna vizitek online závisí na druhé straně, takže je důležité, aby se tato služba široce rozšířila, aby se mohly využít její výhody. Navíc, počet poskytovatelů této služby je omezený, což může být jednou z nevýhod.

Postupy potřebné pro online výměnu vizitek

Připravte si nástroj pro správu vizitek

I bez nástroje pro správu vizitek je možné provést online výměnu vizitek. Nicméně, pokud zvažujete vytváření vlastních dat vizitek a ukládání a využívání dat vizitek zaslaných od ostatních, měli byste využít nástroj pro správu vizitek.

Vytvořte data své vizitky

Vytvořte data své vizitky tím, že ji naskenujete nebo vyfotíte pomocí kamery na smartphonu pomocí nástroje pro správu vizitek.

Pošlete data své vizitky

Obvyklým způsobem odeslání dat vizitky je použití URL nebo QR kódu, který může zkontrolovat data vizitky i osoba, která nemá nástroj pro správu vizitek.

Metoda použití URL

V případě textových obchodních jednání nebo schůzek, jako je e-mail nebo chat, můžete vložit a odeslat URL dat vizitky vytvořených pomocí nástroje pro správu vizitek. Druhá strana pak může zkontrolovat data vizitky na této URL.

Metoda použití QR kódu

V případě, že je možné vidět obrázek, jako je video konference, můžete využít funkci virtuálního pozadí a vložit do něj QR kód. Druhá strana pak může pomocí smartphonu přečíst QR kód a zkontrolovat data vizitky.

Metoda využití funkce nástroje pro správu vizitek

Pokud druhá strana používá stejný nástroj pro správu vizitek, můžete využít funkci výměny vizitek nástroje pro správu vizitek a snadno provést výměnu vizitek.

Právní problémy při odesílání specifických elektronických zpráv

Je v pořádku odesílat e-maily s reklamou na vaše služby nebo produkty na e-mailové adresy získané při online výměně vizitek? Zde se stává problémem vztah se zákonem o specifických elektronických zprávách (japonský zákon o specifických elektronických zprávách).

Co jsou specifické elektronické zprávy

Specifické elektronické zprávy jsou e-maily odesílané za účelem reklamy a propagace, včetně případů, kdy je jedním z cílů odeslání přesměrování na webové stránky určené pro reklamu a propagaci služeb nebo produktů.

Například, v případě, kdy do e-mailu poděkování za online schůzku vložíte URL webové stránky s reklamou na vaše produkty, není neobvyklé využívat pracovní e-maily také pro reklamu a propagaci. Je to běžná praxe.

Omezení odesílání podle zákona o specifických elektronických zprávách (regulace opt-in)

Zákon o specifických elektronických zprávách zakazuje odesílání specifických elektronických zpráv, pokud příjemce nevyjádřil souhlas s jejich odesíláním.

Avšak, podle článku 3 odstavec 2 tohoto zákona je možné odesílat specifické elektronické zprávy i bez souhlasu, pokud existuje určitá předvídatelnost, že budou odeslány e-maily od druhé strany, pokud “oznámí svou e-mailovou adresu”.

Pokud se chcete dozvědět více o regulaci opt-in, podívejte se na následující detailní popis spolu s tímto článkem.

https://monolith.law/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure[ja]

Je odesílání specifických elektronických zpráv příjemci online výměny vizitek nelegální?

Při online výměně vizitek “oznámíte svou e-mailovou adresu”, což odpovídá situaci, kdy odesíláte specifické elektronické zprávy, takže se to na první pohled nezdá být nelegální.

Avšak, podle článku 2 odstavec 1 prováděcího nařízení k zákonu o specifických elektronických zprávách je “způsob oznámení vlastní e-mailové adresy stanoven jako oznámení písemnou formou”, což nezahrnuje digitální data vizitek.

Podle názoru Ministerstva vnitra a komunikací, v současné době nelze říci, že elektronické vizitky jsou zahrnuty do “písemné formy”, a zdá se, že ještě nebylo stanoveno jasné rozhodnutí ohledně nové metody online výměny vizitek.

Závěr

Pokud odesíláte specifické elektronické zprávy na e-mailové adresy získané při online výměně vizitek, může to být přísně vzato porušením článku 3 zákona o specifických elektronických zprávách, protože to není souhlas v písemné formě.

Avšak, i když je oznámení online, nezdá se, že by byla nezákonnost velká, protože účelem výjimky ze zákona o specifických elektronických zprávách je “pokud oznámíte svou e-mailovou adresu, je možné předpokládat, že budou odeslány e-maily od druhé strany”.

Navíc, i kdyby bylo rozhodnuto, že se jedná o porušení, nejprve by byl vydán “příkaz k opatření” týkající se zlepšení způsobu odesílání e-mailů, takže pokud se v této fázi postaráte, můžete se vyhnout trestu.

Shrnutí: Online výměna vizitek a japonský zákon o specifických elektronických e-mailech

V tomto článku jsme se zaměřili na ‘online výměnu vizitek’ a podle příslušných zákonů a nařízení jsme vysvětlili ① výhody a nevýhody, ② potřebné postupy a ③ právní problémy.

‘Online výměna vizitek’ je stále nová metoda a existují oblasti, kde zákon ještě nedokázal dohnat. Pokud tedy uvažujete o odeslání specifických elektronických e-mailů osobám, s nimiž jste provedli online výměnu vizitek, doporučujeme vám, abyste se předem poradili s právníkem, který má bohaté odborné znalosti a zkušenosti, místo abyste se rozhodovali sami.

Představení opatření naší kanceláře

Právnická kancelář Monolis je právnická kancelář s vysokou odborností v oblasti IT, zejména internetu a práva. V poslední době se věnuje velká pozornost online výměně vizitek, ale při jejím zavádění je nutná právní kontrola. Naše kancelář provádí právní kontroly pro mnoho společností. Podrobnosti jsou uvedeny v následujícím článku.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]