MONOLITH LAW OFFICE+81-3-6262-3248Všední dny 10:00-18:00 JST [English Only]

MONOLITH LAW MAGAZINE

General Corporate

Převedení pověřených prací na práci z domova. Obsah potřebný pro uzavření nové smlouvy (dohody)

General Corporate

Převedení pověřených prací na práci z domova. Obsah potřebný pro uzavření nové smlouvy (dohody)

Vlivem pandemie nového koronaviru se “práce z domova” stala velmi populární. S nárůstem webových služeb a nástrojů pro práci z domova se očekává, že tento trend se bude v budoucnu ještě více rozšiřovat.

Avšak, pokud subdodavatel v rámci smlouvy o outsourcingu provádí své úkoly z domova, je nutné uzavřít novou smlouvu (dohodu).

V tomto článku podrobně vysvětlíme jednotlivé klauzule dohody o provádění subdodavatelských úkolů z domova v rámci smlouvy o outsourcingu.

Dohoda v tomto článku se vztahuje na písemnou formu, která se uzavírá, pokud strany již uzavřely smlouvu a chtějí částečně upravit nebo doplnit její obsah. V tomto případě se jedná o dokument, který doplňuje původní smlouvu o “dohody týkající se provádění úkolů z domova”.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Úvodní poznámky k Memorandu

【Memorandum】
Společnost ●● (dále jen “Strana A”) a společnost ●● (dále jen “Strana B”) se dohodly na následujícím týkajícím se smlouvy o poskytnutí služeb ze dne ●● (dále jen “původní smlouva”), kterou uzavřely dne ●●. Tuto dohodu potvrzují uzavřením tohoto Memoranda (dále jen “toto Memorandum”).

Na úvod Memoranda je třeba specifikovat, ke které smlouvě, již strany již uzavřely, se toto Memorandum vztahuje. Proto je v příkladu uvedeno datum uzavření původní smlouvy a její název, aby bylo jasné, ke které původní smlouvě se toto Memorandum vztahuje.

O klauzulích týkajících se účelu

Článek 1 (Účel)
Tento memorand je určen k tomu, aby se v rámci prevence šíření infekce novým koronavirem, pracovník pověřený prací v rámci smlouvy o zákazce (dále jen “tato práce”) mohl vypořádat se základními záležitostmi týkajícími se plnění této práce ve svém domově. Cílem je hladké provádění této práce.

V klauzulích týkajících se účelu se uvádí účel uzavření memoranda. Toto memorandum je uzavřeno za účelem prevence šíření infekce novým koronavirem, a to je uvedeno v tomto dokumentu.

V příkladu klauzule tohoto memoranda se předpokládá, že pracovník pověřený prací v rámci smlouvy o zákazce vykonává svou práci doma. V závislosti na konkrétním případu může být nutné změnit obsah popisu způsobu provádění dané práce atd.

O ustanoveních týkajících se práce na dálku

Článek 2 (Práce na dálku)
Práce na dálku znamená, že pracovníci odpovědní za zadané úkoly pracují z domova, využívají různé síťové linky a provádějí své úkoly pomocí zařízení a vybavení, které jim bylo poskytnuto nebo půjčeno (dále jen “půjčené zařízení atd.”) a zařízení a vybavení, které vlastní, pro plnění svých pracovních povinností.

V smlouvě může být uvedena definice jednotlivých výrazů, včetně definice “práce na dálku”. Obsah tohoto ustanovení lze upravit podle povahy práce a používaného zařízení a vybavení.

Důvodem pro explicitní definování tohoto pojmu je zabránit sporům vznikajícím z rozdílného chápání pojmu “práce na dálku” mezi smluvními stranami. I když je “práce na dálku” obecným termínem, má smysl ho definovat, protože je klíčovým bodem této dohody.

Ustanovení týkající se provádění práce na dálku

Článek 3 (Provádění práce na dálku)
1. Strana B se zavazuje, že pokud bude na žádost strany A provádět práci na dálku, dodrží následující:
1) Dny a hodiny provádění této práce budou v zásadě obchodními dny a hodinami stanovenými stranou A.
2) Jako zprávu o práci, “začátek práce”, “konec práce”, “začátek a konec přestávky a přesunu” budou okamžitě hlášeny.
2. Všechny náklady spojené s prováděním práce na dálku stranou B (včetně nákladů na energie a komunikace, ale nejen tyto) budou hrazeny stranou B.
3. Strana A se zavazuje, že pokud dojde k ukončení období provádění práce na dálku, oznámí to předem straně B.

Toto ustanovení podrobně stanovuje datum, čas, obsah hlášení a náhradu nákladů, a také oznámení o ukončení období provádění práce na dálku, pokud zaměstnanci strany B provádějí práci na dálku.

V článku 3 odstavec 1 je uvedeno “na žádost strany A”, ale je možné, že strana B bude také požadovat, takže je možné stanovit požadavky na provádění práce na dálku v jiném obsahu než je tento příklad ustanovení, podle potřeby.

Dále je možné přidat “obsah práce” do “zprávy o práci” podle článku 3 odstavec 1 bod 2 tohoto příkladu ustanovení, podle potřeby. V práci na dálku je obtížné vidět obsah práce na straně dodavatele, takže může dojít ke sporům o to, zda byla práce provedena nebo ne. Má smysl stanovit zprávu o obsahu práce jako “zprávu o práci”, aby se předešlo takovým problémům. Aby se zabránilo budoucím problémům mezi stranami, je třeba pečlivě projednat, které záležitosti budou hlášeny.

Ustanovení týkající se zacházení s půjčeným zařízením atd.

Článek 4 (Zacházení s půjčeným zařízením atd.)
1. Strana B používá půjčené zařízení atd. po provedení nezbytné kontroly a uchovává a spravuje je s péčí dobrého správce. Pokud strana A stanoví zvláštní pokyny týkající se půjčeného zařízení atd., strana B je uchovává a spravuje v souladu s těmito pokyny.
2. Strana B nepřevede, nepodpronajme, nepřevede vlastnictví, nenabídne jako zástavu ani nepoužije půjčené zařízení atd. pro jiný účel.
3. Pokud strana B dokončí své úkoly nebo pokud strana A požaduje, strana B vrátí straně A všechny materiály atd. (včetně kopíí a duplikátů), které jí byly poskytnuty.
4. Pokud půjčené zařízení atd. zničí nebo poškodí úmyslně nebo z nedbalosti strany B, nebo pokud se stane nemožným je vrátit (včetně případů krádeže a ztráty), strana B o tom okamžitě informuje stranu A telefonicky nebo jinými prostředky a podá podrobnou zprávu písemně a postupuje podle pokynů strany A. V takovém případě může strana A požadovat odškodnění od strany B a způsob a výše odškodnění se stanoví po dohodě mezi stranou A a stranou B.

Toto ustanovení stanovuje, jak má strana B zacházet s půjčeným zařízením atd. při provádění svých úkolů, jaký je stupeň povinnosti dbát na půjčené zařízení atd. a jaké jsou odpovědnosti za náhradu škody v případě ztráty nebo poškození půjčeného zařízení atd.

Obsah půjčeného zařízení atd. se může lišit, ale například pokud strana B ztratí dokumenty strany A, může se předpokládat, že straně A vznikne škoda, pokud se obsah těchto dokumentů dostane ven. Vzhledem k tomu, že zaměstnanci strany B pracují z domova, což je soukromé místo, je třeba mít na paměti, že je třeba věnovat větší pozornost správě půjčeného zařízení atd. než když pracují v kanceláři strany B nebo na určeném místě. Proto jsme stanovili samostatné ustanovení týkající se půjčeného zařízení atd.

O ustanoveních týkajících se zajištění bezpečnosti

Článek 5 (Zajištění bezpečnosti)
1. Druhá strana se zavazuje k zajištění bezpečnosti připojení a půjčeného zařízení a k prevenci škod způsobených neoprávněným vniknutím do oblasti, kde se provádí tato činnost, ztrátou půjčeného zařízení a infekcí počítačovým virem.
2. Druhá strana je povinna neprodleně informovat první stranu v případě jakékoliv nehody.

Toto ustanovení stanovuje povinnost druhé strany vynakládat úsilí na prevenci škod v souvislosti s bezpečností hardwarového a síťového prostředí při provádění práce a povinnost informovat o škodě v případě jejího vzniku. Důvodem je, že úroveň bezpečnosti při práci na dálku může být nižší než při práci v kanceláři druhé strany nebo na určeném místě. Například, pokud zaměstnanec druhé strany pracuje na svém počítači, může se stát, že na tomto počítači není nainstalován bezpečnostní software, a riziko neoprávněného vniknutí do domácnosti zaměstnance druhé strany je obecně vyšší než riziko vniknutí do kanceláře druhé strany. Je možné zvážit zvýšení úrovně povinnosti druhé strany v zajišťování bezpečnosti nad rámec povinnosti vynakládat úsilí, nebo stanovit konkrétní požadavky první strany na zajištění bezpečnosti.

Shrnutí

Dnes jsme diskutovali o memorandumu týkajícím se smlouvy o outsourcingu, která uznává práci na dálku. Cesta k ukončení pandemie nového koronaviru je nejasná, ale firmy musí nadále věnovat pozornost zdravotnímu stavu svých zaměstnanců a překonat tuto těžkou situaci.

Pokud nyní zvažujete zavedení práce na dálku a máte obavy nebo obavy týkající se způsobu práce souvisejícího s prací na dálku podle jednotlivých případů, nebo způsobu zápisu do smluvních dokumentů, doporučujeme se poradit s právníkem s bohatými odbornými znalostmi.

Informace o tvorbě a revizi smluv naší kanceláří

V právní kanceláři Monolis, která se specializuje na IT, internet a obchod, poskytujeme našim klientům a poradenským společnostem nejen služby na základě smluv, ale také tvorbu a revizi různých smluv.

Pokud máte zájem, podívejte se prosím na podrobnosti níže.

https://monolith.law/contractcreation[ja]

Managing Attorney: Toki Kawase

The Editor in Chief: Managing Attorney: Toki Kawase

An expert in IT-related legal affairs in Japan who established MONOLITH LAW OFFICE and serves as its managing attorney. Formerly an IT engineer, he has been involved in the management of IT companies. Served as legal counsel to more than 100 companies, ranging from top-tier organizations to seed-stage Startups.

Zpět na začátek